Фсс что смотрят при проверке. Проверка ФСС: что должен знать бухгалтер? (Данилова В.)

Проверки внебюджетных фондов, как и налоговые ревизии, бывают камеральными и выездными. На камеральных проверках сотрудники ПФР и ФСС контролируют правильность начисления взносов за конкретный период.

Камеральная проверка ФСС проводится с целью проверить, правильно ли начислены и уплачены взносы на обязательное социальное страхование. В рамках камеральной проверки сотрудники фонда контролируют лишь тот период, за который организация составила и сдала расчеты по форме 4 ФСС. То же самое и с «камералками» пенсионного фонда – проверка отчетности ПФР на предмет правильности начисления и уплаты вносов на пенсионное и обязательное медицинское страхование начинается с того дня, когда страхователь подал расчет по форме РСВ-1 ПФР. Срок камеральной проверки для фондов один – три месяца со дня подачи отчетности, и проходит она исключительно на территории фондов.

Совсем другое дело – выездные проверки. Они могут проходить по заранее составленному плану или же «случаться» внепланово. И так же, как визит налоговых инспекторов, выездная проверка ФСС либо выездная проверка ПФР вызывает тревогу у всех работодателей без исключения. Чтобы внести ясность, кого и «за что» проверяют, чего ожидать от ревизии, мы подготовили для вас эту статью.

Как проходит «кастинг» на проверку

На плановые выездные ревизии сотрудники фондов отдельно не ходят, так как ПФР и ФСС могут проводить плановые выездные проверки только совместно . План-график таких проверок на каждый отчетный период можно найти на сайте своего регионального отделения ФСС.

ФСС и ПФР ежегодно совместно составляют план выездных проверок. При этом каждый из фондов старается включить в план страхователей, интересных именно ему. В итоге примерно половина компаний попадает в план по инициативе ПФР, половина – по предложению ФСС.

Рассмотрим, на основании каких критериев происходит отбор.

Расхождения в отчетности . Назначить выездную ревизию фонды могут по итогам камеральной проверки. Например, если сотрудники ПФР в ходе «камералки» выявят несоответствия в расчетах по формам РСВ-1 и индивидуальных сведениях. Такой же подход применяют и в ФСС. Причем проверка возможна даже в том случае, если чиновники запросили у компании пояснения, и она их дала. Кроме того, если представленные в отделения ПФР расчеты по страховым взносам за предыдущий год не соответствуют количеству расчетов, сданных в отделения ФСС России, есть вероятность, что компании назначат выездную проверку.

Снижение зарплаты . Если у компании по сравнению с прошлым годом значительно снизился фонд оплаты труда – также повод включить ее в план совместных выездных проверок.

Нулевая отчетность . Особое внимание инспекторы обращают на компании, сдающие нулевую отчетность. Зарплата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда, не может быть ниже МРОТ. А если есть начисленная заработная плата, должны быть и страховые взносы.

Необлагаемые выплаты . К необлагаемым выплатам относятся государственные пособия, выплаты временно пребывающим в России иностранным работникам и т. д. В план попадают компании, которые отражают значительные суммы необлагаемых выплат (больше 10% от общей суммы) и часто подают корректирующие расчеты.

Пониженные тарифы . Речь идет о компаниях на «упрощенке» с льготной деятельностью и другие компании, которые платят пониженные взносы. При этом особенно рискуют оказаться в плане проверок компании с пониженным тарифом, которые по требованию фонда не подали на камеральную проверку документы, подтверждающие право на льготу.

Наличие долгов . В план попадут компании с недоимкой по взносам. Причем ФСС интересуют как компании с долгом в 1000 руб., так и крупные должники – от 100 000 руб. Но проверка возможна, только если компания хронически не платит взносы – два и более квартала подряд.

Подача «уточненок» к уменьшению . Страхователи, которые подают «уточненки» с уменьшением платежей, и делают это регулярно, очень рискуют оказаться в плане проверок. В фондах считают, что это может говорить об ошибках в расчете взносов.

Крупнейший налогоплательщик . Из всех компаний, помимо всего прочего, проверяющие будут выбирать те, у которых имеются наибольшие суммы облагаемой базы, наибольшее количество застрахованных лиц или наибольшая среднесписочная численность работников.

Большие суммы расходов, финансируемых за счет ФСС . К таким расходам относятся пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, оплата дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом или инвалидом с детства в возрасте до 18 лет. В план включают компании, у которых расходы на пособия превышают 50 процентов от всех начисленных взносов. Но фонд сначала запросит объяснения. Ему можно ответить, что высокие расходы связаны с большим числом больничных. Визит возможен, только если фонд найдет нестыковки в больничных или его не устроят пояснения.

Подошел срок проверки . Выездная проверка фондов проходит раз в три года. Поэтому, если организацию не проверяли три года подряд, сотрудники ПФР и ФСС, скорее всего назначат ей проверку. То есть в план включают компании без особых признаков, у которых уже три года не было ревизии.

Расчеты в банке идут, а отчетности нет . С 2015 года ФСС вправе запрашивать в банках данные по счетам компаний. Эти сведения фонды запросят по всем компаниям, которые не отчитываются. Если у таких страхователей есть движение по счетам, то им стоит ждать визита контролеров.

Мигрирующие компании . Вдобавок ко всему ПФР интересуется теми компаниями, которые не находятся по своему юридическому адресу и не сообщают фонду данные о фактическом местонахождении.

Проверка ПФР – 2015: креатив от региональных отделений фонда
Помимо общепринятых критериев отбора компаний на выездную проверку, при составлении планов на 2015 год отделения ПФР в регионах использовали и другие, менее популярные критерии. Например, в него включали компании, которые взяли за правило сдавать отчетность в последний момент. А еще выездные проверки назначали тем, у кого побывала с ревизией трудовая инспекция и выявила нарушения.
Кстати, средняя «планка» доначислений по проверке в 2015 году для сотрудников ПФР составляет 20 000 руб. – то есть как минимум такую сумму постараются начислить проверяющие, иначе выездная проверка будет считаться неэффективной.

К вам приехал ревизор…

Выездная проверка ПФР и проверка ФСС проходит, как правило, на территории компании-работодателя. Но если у страхователя нет возможности предоставить проверяющим помещение для проверки, сотрудники фондов проведут ее у себя на месте.

Выездная проверка начинается с того, что компании вручают решение о проведении проверки. В таком документе должны быть указаны состав проверяющих и проверяемый период, который не может быть больше трех лет.

С предъявленным решением страхователя должны ознакомить под роспись. После этого сотруднику вручают требование о представлении документов. Причем, если проверка совместная, то от каждого фонда должно быть свое требование. Но исполнять эти требования придется по отдельности, независимо одно от другого. То есть документы нужно будет подготовить в двух экземплярах.

Поскольку круг интересов у проверяющих из разных фондов расходятся, то и запрашивать ревизоры будут разные документы.

В ходе плановых выездных проверок сотрудники ФСС проверяют, правильно ли страхователи начислили и заплатили взносы на обязательное социальное страхование, пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также верно ли расходовали средства, выделенные из ФСС «на травматизм».

Что нужно ФСС на выездной проверке

ФСС может требовать от плательщика страховых взносов копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов, а также подтверждают правильность их расчета и уплаты, а именно:

• расчетно-платежных ведомостей;
• больничных листов;
• договоров гражданско-правового характера;
• документов, необходимых для оформления пособий;
• табелей учета рабочего времени;
• трудовых книжек;
• документов о расследовании несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• материалов специальной оценки условий труда (аттестации рабочих мест)
• и т. п.

Что требует ПФР на выездной проверке

Что касается проверки пенсионного фонда, то ПФР может требовать от компании копии документов, которые являются основанием для исчисления и уплаты страховых взносов; подтверждают правильность расчета и уплаты страховых взносов. Это могут быть:

• учредительные документы;
• приказы об учетной политике;
• лицензии;
• расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам;
• бухгалтерская отчетность (в т. ч. годовые отчеты, пояснительные записки к ним, аудиторские заключения);
• регистры бухгалтерского (налогового) учета по расчетам с персоналом и подотчетными лицами, по социальному страхованию и обеспечению, по учету денежных средств;
• карточки индивидуального учета начисленных выплат (вознаграждений) и страховых взносов;
• организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к договорам (приказы, коллективные договоры, трудовые договоры и т. д.);
• банковские и кассовые документы;
• первичные документы, подтверждающие выплаты персоналу (например, зарплатные ведомости, расходные кассовые ордера, ведомости на выдачу аванса, зарплаты, премий и других вознаграждений, выписки банка по зачислению денежных средств на банковские карточки и счета физических лиц);
• документы индивидуального учета в системе обязательного пенсионного страхования.

Как идет проверка и чем может закончиться

Выездная проверка не может длиться более двух месяцев и заканчивается в тот день, когда сотрудники фонда составили справку о ее проведении. В отдельных случаях срок проверки может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях – до шести месяцев.

Основанием для продления выездной проверки может стать:

• получение в ходе проверки информации, которая свидетельствует о наличии в организации нарушений законодательства о страховых взносах и требует дополнительной проверки;
• форс-мажорные обстоятельства на территории проведения проверки;
• наличие у организации четырех и более обособленных подразделений;
• непредставление или несвоевременное представление страхователем документов, необходимых для проведения выездной проверки.

Чтобы продлить срок выездной проверки, проверяющие должны направить мотивированный запрос в вышестоящий орган своего фонда. На основе этого запроса руководитель вышестоящего органа принимает решение о продлении выездной проверки или отказывает в продлении.

Если справка – то конец проверке

По окончании выездной проверки или в ее последний день проверяющие составляют Справку о проведенной выездной проверке. Один экземпляр остается в компании, второй приобщается к материалам проверки.

В течение двух месяцев со дня составления справки готовится Акт выездной проверки. Он подписывается обеими сторонами. Один экземпляр акта вручается представителю компании под расписку в течение пяти рабочих дней с даты подписания (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения его представителем организации).

Есть возможность возразить

Если компания не согласна с выводами проверяющих, изложенными в акте, она в течение 15 рабочих дней со дня получения документа может представить письменные возражения. Для обоснования возражений важно приложить заверенные копии документов.

Руководитель фонда, проводящего проверку, должен рассмотреть акт проверки, другие материалы ревизии, а также представленные возражения по акту, и уже на их основании вынести решение – в течение 15 рабочих дней со дня истечения срока, отведенного на представление письменных возражений.

Какой-то официально утвержденной формы для оформления возражений нет, поэтому они составляются в свободной форме. В документе обязательно надо указать наименование, ИНН, КПП, адрес компании, регистрационный номер страхователя, время проведения ревизии, ее объект. И затем пояснить причины возражения, привести ссылки на нормативные акты.

Результаты бывают разными

По результатам рассмотрения материалов проверки руководители (их заместители) территориального органа ПФР, ФСС России выносят одно из решений:

• О привлечении к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах.
• Об отказе в привлечении к ответственности.

В решении указываются выявленные нарушения, сумма выявленной недоимки, а также предлагается уплатить штрафы ПФР (штрафы ФСС) и пени по страховым взносам.

Один экземпляр решения в течение пяти рабочих дней после дня вынесения вручается проверяемому лицу под расписку (или передается иным способом, свидетельствующим о дате получения). В случае направления документа по почте заказным письмом решение считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня направления письма.

Обжаловать решение по выездной проверке можно как в вышестоящем отделении фонда, так и в суде. Но в отличие от обжалования решений по налоговым проверкам, где досудебный порядок обжалования является обязательным, подать жалобы на решение фонда одновременно – и в вышестоящее отделение фонда, и в суд. Срок для обжалования – три месяца с момента вынесения решения.

Ревизоры могут нагрянуть внезапно

Внеплановые проверки и ПФР, и ФСС России могут проводить отдельно.

Внепланово выездные проверки ФСС проводит, если:

организация находится на стадии ликвидации или реорганизации;

страхователь обратился за выделением средств;

сотрудник пожаловался на неправильный расчет пособия.

Что касается п. 2, то ФСС заинтересуются компанией только в том случае, если сумма возмещения превышает уплаченные взносы за несколько лет или компания хочет получить деньги через пару месяцев после своей регистрации.

Внепланово выездные проверки ПФР проводит только при ликвидации или реорганизации организации.

P.S. В ближайших публикациях мы подробно разберем спорные ситуации, которые возникают на камеральных проверках ФСС и ПФР . Их достаточно много, и, как показывает наша практика, приносят они хлопот не меньше, чем выездные ревизии.

Связаться с экспертом

ФСС имеет право самостоятельно проводить выездные проверки. Посмотрите, что проверяет ФСС в 2017 году, какой регламент взаимодействия с налоговыми органами, какие штрафы могут быть предъявлены компании по результатам проверки, а также какой порядок действий, если вы не согласны с ее результатами.

Что проверяет ФСС на выездной проверке

Выездные проверки ФСС регламентированы Федеральным законом от 24.07.1998 № 125-ФЗ и Федеральным законом от 29 декабря 2006 года № 255-ФЗ.

ФСС проводит 2 вида проверок:

• По взносам на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональны заболеваний ("травматизм");
• По взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ)

Мы составили для вас удобную таблицу по видам выездных проверок ФСС с указанием того, что проверяют контролеры. Посмотрите ее ниже.

Таблица. Что проверяет ФСС в рамках выездной проверки

Вид проверки	Что проверяют	Основания
По взносам на травматизм	1. Верно ли рассчитаны, полностью и своевременно ли уплачены взносы 2. Правомерно ли осуществлены расходы на выплату страхового обеспечения	1. Включение в план выездных проверок ФСС
По взносам на ВНиМ	Правильно ли осуществлены расходы на выплату страхового обеспечения	1. Одновременно с выездной налоговой проверкой, при получении информации от налоговой о расходах на выплату страхового обеспечения 2. При обращении в ФСС за выплатами страхового возмещения 3. При получении жалобы от застрахованного лица (физлица) об отказе в выплате или неправильной сумме выплаты страхового обеспечения
	1. Правильно ли рассчитаны, полностью и своевременно ли уплачены страховые взносы 2. Правильно ли осуществлены расходы на выплату страхового обеспечения	1. Включение в план проверок совместно с ПФР 2. Ликвидация или реорганизация

Какие выездные проверки проводит ФСС с 1 января 2017 года

Напомним, что с этого года взносы в ФСС уплачиваются только в части взносов на травматизм, остальные взносы уплачиваются в налоговую инспекцию. В связи с этим с 1 января этого года произошли изменения в части проведения выездных проверок.

1. Проверка правильности исчисления, своевременности и полноты уплаты страховых взносов за период до 1 января 2017 года.
2. Внеплановые выездные проверки на основании жалобы физлица о том, что ему не выплачено или неправильно выплачено страховое обеспечение, т.е. пособие по ВНиМ (проверки будет осуществлена только в части расходов на данное пособие).
3. Плановые выездные проверки совместно с налоговиками. ФСС проверяет правильность расходов компании на выплаты по пособиям (ВНиМ).
4. Выездные проверки по взносам на травматизм.

Подробнее о взаимодействие ФСС и ФНС с 2017 года можно ознакомиться в памятке "Взаимодействие страхователя с ФСС РФ и ФНС России по правоотношениям, возникшим до 31 декабря и с 1 января 2017 года" размещенной на официальном сайте ФСС РФ.

Штрафы по итогам выездной проверки ФСС

В зависимости от того, что проверяет ФСС в рамках выездной проверки, компания может быть привлечена к 2 видам штрафа:

1. ФСС РФ проверял правильность уплаты взносов на травматизм и выявил нарушение (например, не принял расходы). Привлечение к ответственности осуществляет ФСС в виде штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы и 40 %, если действия осуществлены умышлено.

2. В рамках совместной выездной проверки с налоговиками ФСС не принял в зачет расходы на выплату пособий (ВНиМ), а значит, образовалась недоимка по взносам. В этом случае ФСС сообщает об этом налоговой и к ответственности компанию привлекает уже налоговая инспекция. Размер штрафа в этом случае 20 % от неуплаченной суммы взносов и 40 %, если действие осуществлено умышленно.

Возражения на акт выездной проверки ФСС России

Результаты совместной выездной проверки с налоговыми органами будут оформлены в акте, составляемом налоговиками. В настоящей статье мы рассмотрим порядок возражения на акт выездной проверки ФСС по взносам на травматизм.

Обратите внимание, что в настоящее время формы акта выездной проверки, а также требования к оформлению акта выездной проверки утв. приказом ФСС РФ от 25.01.2017 № 9. Если вы получили акт, который не соответствует этим требованиям, то это повод его обжаловать и признать составленным с нарушением требований законодательства.

Мы составили подробную таблицу по срокам и порядку действий по результатам осуществления выездной проверки ФСС по взносам на травматизм. Посмотрите ее ниже.

Скачайте себе эту таблицу, чтобы не забыть важные сроки.

Таблица. Порядок действий по итогам выездной проверки ФСС РФ

Действие	Срок
Составление справки о проведении проверки	В последний день выездной налоговой проверки
Составление акта выездной проверки ФСС РФ	В течение 2 месяцев со дня составления справки
Вручение представителю проверяемой компании	В течение 5 дней с даты подписания акта начальником (лично под расписку, по почте или по ТКС)
Подача возражение (в случае несогласия)	15 дней со дня получения акта
Рассмотрения письменных возражений	В течение 10 дней со дня истечения срока для подачи возражений. Срок может быть продлен не более чем на месяц
Вынесение решения по итогам рассмотрения возражений	Вручается представителю компании в течение 5 дней после вынесения решения (лично под расписку, по почте или ТКС)

Если вы не согласны с результатами проверки, составьте возражение на акт и подайте его в свой территориальный орган ФСС. Посмотрите пример возражений.

Индивидуальный предприниматель в ходе своей деятельности взаимодействует не только с налоговыми органами, но и с внебюджетными фондами. Так, проверка ФСС направлена на контроль правильности расчета расходов на соцобеспечение.

Какие сведения проверяет ФСС

По закону с 2018 года ФСС проводит следующие проверки:

1. Камеральные . Проверяются отчеты, соответствие реальным выплатам. Может осуществляться по обращению застрахованного лица или по данным, полученным из налоговой инспекции. Камеральная проверка 4-ФСС может выявить ошибочные сведения от страхователя.
2. Подобно налоговым, проводится выездная проверка ФСС или организаций – страхователей. Преимущественно в этой группе относятся внеплановые проверки, проводимые по заявлению – жалобе застрахованного лица.
3. Проводимые во взаимодействии с налоговой инспекцией . Может проверяться законность расходов на социальное обеспечение.
4. Правильность расчета и уплаты средств по страхованию от травматизма и профессиональных заболеваний. Административные функции этих выплат оставлены ФСС.

План и состав организаций подлежащих проверке ежегодно утверждается региональными отделениями Фонда. Предметом проверочных мероприятий выступают:

• правильность расчетов платежей;
• соответствие сроков уплаты;
• при наступлении страховых случаев контролируется своевременность и правильность проведения страховых выплат застрахованным лицам.

Особенности проверки

Контрольная процедура проводится чаще всего в случаях:

• наличия недоимок по взносам;
• выявления ошибок и несоответствия в отчетах;
• если плательщик взносов – крупнейшее предприятие.

Следует помнить, что проверка ФСС 2018 года проводится в соответствии с принятым решением, поэтому страхователь может потребовать этот документ. Что проверяет ФСС? Обычно специалист имеет перечень документов, подлежащих проверке. В любом случае потребуются заверенные печатью и подписью руководителя копии или оригиналы:

• устава или других учредительных документов;
• лицензии;
• приказы о назначении директора и главного бухгалтера;
• учетная политика;
• отчетность, подаваемая в соцфонд;
• документы первичного учета, которые были использованы при составлении отчетов в ФСС;
• ведомости, отражающие движение по счетам.

При травматизме документы, предъявляемые для проверки, могут включать коллективные договоры, трудовые контракты, содержащие данные о специфике выплат.

Результаты проверки

По итогам проверки составляется акт. На его оформление дается 10 дней. В документе отображается факт нарушения или делается отметка об его отсутствии. Решение об ответственности страхователя принимает руководитель отделения ФСС. Сумма недоимки вносится добровольно или принудительно списывается со счета организации.

Больничный лист: проверка

Любой работник, который отсутствовал на работе по причине нетрудоспособности, имеет право на денежную компенсацию. Однако, если больничный лист поддельный, то организации-работодателю суммы из Фонда не будут возмещены. В связи с этим появилась такая услуга, как на официальном сайте ФСС, как проверка больничного листа, на котором к тому же имеется база утерянных или похищенных документов.

Возможность правильно рассчитать или проверить начисление больничных также предоставляет сайт проверки ФСС. Однако услуга онлайн проверки действующих листков нетрудоспособности пока недоступна. Если возникает сомнение в подлинности, отправить запрос по больничным листам непосредственно .

Несчастный случай на производстве

Документальная проверка ФСС по таким ситуациям теперь стали плановыми. Особо это коснется организаций, которые тратят значительные суммы для выплаты компенсаций. Какие документы готовить при несчастном случае для проверки:

1. Отчеты о суммах выручки (форма №2 «Отчет о прибылях и убытках»).
2. Далее, сотрудник будет проверять правильность исчисления страховых взносов. Для этого нужно представить учредительные документы, а также положения об оплате труда, штатное расписание, приказы о приеме и увольнении сотрудников, порядке выплаты материальной помощи, других компенсаций.
3. Трудовые договора тоже нужно будет подготовить. На этом этапе будет проводиться сверка бухгалтерских документов (главная книга, журналы-ордера) с отчетами по форме 4-ФСС.
4. Непосредственно проверка несчастного случая потребует предоставления расходных ордеров, табелей учета рабочего времени, ведомости по зарплате, лицевые счета сотрудников. Будет происходить изучение листков нетрудоспособности, актов о несчастных случаях, выплат по больничным листам в ЛПУ и других документов, подтверждающих расходы.

С проверкой из ФСС столкнуться может любая организация. Проводят их как выездные, так и камеральные. Какие документы при этом запрашивают? В статье рассмотрим что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году, а также что грозит работодателю в случае невыполнения требований ФСС.

Что проверяет ФСС

Можно выделить несколько основных моментов, существующих в деятельности практически любой компании, которые могут заинтересовать ФСС:

• Начисление и уплата взносов (правильность начисления, своевременна ли уплата);
• Порядок траты денег, которые страхователь начислил по таким страховым случаям, как декретный, больничный или отпуск по уходу за ребенком;
• Путевки;
• Порядок траты денег, перечисленных при получении сотрудником травмы.

Таким образом, проверяющие из ФСС следят за тем, чтобы перечисляемые выплаты по страховому обеспечению были обоснованными, а взносы рассчитаны верно и перечислены вовремя.

Для дополнительного контроля отправляемых отчетов в ФСС, компании могут проверить их при помощи специальной проверки ФСС. Она проверяет правильно ли работодатель заполнил расчет, определил базу, а также сумму начислений и выплат. Такая проверка осуществляется исходя из контрольных соотношений и выполняется бесплатно.

Какие проверки проводит ФСС

Различают несколько видов проверок ФСС (Закон №255-ФЗ):

• Камеральная – при такой проверке производят сверку выплат по страховому обеспечению исходя из заявлений по возмещениям, либо информации из налоговой;
• Внеплановая выездная – проводится если в соцстрах поступила жалоба от застрахованного лица, предполагающего, что начисление страхового обеспечения ему произвели неправильно;
• Плановая выездная – такая проверка проводится вместе с налоговой с целью определения правильности выплат по страховому обеспечению;
• Проверка, необходимая для определения правильности расчетов, а также своевременности и полноты уплаты взносы, подлежащие к уплате до 2017 года.

Основная цель всех проверочных мероприятий заключается в контроле за соблюдением компаниями норм законодательства РФ. Камеральная проверка проводится при получении каждого отчета от компании. Если по итогам «камералки» будут выявлены нарушения или вынесено решение, ФСС направит в адрес проверяемого акт проверки. Если «камералка» проходит успешно, то никаких актов компаниям не направляют.

Важно! Узнать о предстоящих плановых проверках ФСС можно на их официальном сайте по региональному отделению.

Что проверяет ФСС при выездной проверке в 2019 году

Как уже отмечалось выше, выездная проверка может быть как плановой, так и внеплановой. Для проверки соблюдают ли плательщики взносов требования законодательства, ФСС составляет план на год. Причинами для плановых проверок становятся: запросы средств на выплату пособий, жалобы от работников, а также процессы ликвидации и реорганизации компании.

Важно! Основное, что интересует проверяющих из ФСС, это то, каким образом происходят траты переведенных сумм, порядок начисления и уплаты взносов в случае больничных или декретных выплат.

Выездная плановая проверка ФСС

Проводится выездная плановая проверка не чаще раза в три года (№255-ФЗ). За исключением следующих случаев:

• В ФСС поступила жалоба от работника на своего работодателя;
• При «камералке» были найдены ошибки в начислении или уплате взносов, либо в расходовании средств ФСС.

Проверка больничных листов

Проверка больничных листов сотрудниками ФСС осуществляется с особой тщательностью, так как они являются единственным подтверждением того, что работнику необходимо выплатить пособие. Проверяют листы как при камеральной, так и при выездной проверке. Что именно проверяет ФСС в больничных:

• Соответствует ли бланк больничного Госстандарту и не является ли подделкой;
• Наличие печати и подписи врача на больничном (они должны быть четкими и разборчивыми);
• Правильность заполнения (как о работнике так и об организации все сведения должны быть четко заполненными). Если в больничном есть ошибки, то они должны быть заверены требуемым способом.

Важно! ФСС проверяет не только правильность заполнения больничного работодателем, но то, как его заполнило медучреждение. Не допускаются ошибки в ФИО работника или наименовании работодателя.

Какие документы потребует ФСС при проверке

Первое, что проверяется сотрудниками ФСС – это отчеты 4-ФСС и 4а-ФСС. Организация в обязательном порядке должна хранить эти отчеты не менее 5 лет, так как на основании предыдущих периодов рассчитываются будущие пособия.

Помимо этого, проверяющий может запрашивать и иные документы. Первоначально документы запрашиваются в устной форме, а если сразу они предоставлены не будут, то направляется письменный запрос, исполнить который проверяемый обязан в 10-дневный срок. Если вдруг проверяемая компания в 10 дней не укладывается, она вправе попросить его продлить. Для этого в ФСС направляют письмо, в котором указывается просьба о продлении срока, а также обоснование его продления. В ответ ФСС направит решение, в котором срок может быть продлен, либо откажет в его продлении.

Результаты выездной проверки

По итогам проведения выездной проверки ФСС составляет акт. Первоначально, до акта проверки, в последний день проверки проверяющий из ФСС составляет справку, где указывается предмет проверки, а также сроки проведения.

Важно! Акт по результатам проверки составляется в течение 2 месяцев после выдачи такой справки. После составления акта, в течение 5 дней его передают проверяемой компании.

Ответственность работодателя

Штрафы, которые могут быть назначены ФСС предусмотрены в законе №125-ФЗ и в КоАП РФ. За просрочку в предоставлении расчета по взносам штраф взимается в размере 5% от страховых взносов за три месяца последних в расчетном периоде. При этом должен соблюдаться как максимальный, так и минимальный лимит – соответственно, не более, чем 30% от указанной суммы, но не менее 1000 рублей.

Рассмотрим административную ответственность для работодателя в случае нарушения требований законодательства РФ относительно предоставления определенных документов.

Повод для внеплановой проверки - ликвидация или реорганизация организации, жалоба работника на то, что ему не выплачивают пособие или неправильно его рассчитали, и просто обращение организации за выделением средств. На внеплановую проверку ревизоры ФСС приходят одни, без коллег из Пенсионного фонда.

Каждый раз, когда страхователь обращается в Фонд за выделением средств, назначается либо камеральная, либо внеплановая выездная проверка. Достаточно ли будет камеральной проверки или нужна выездная, решает сам ФСС. Никаких ограничений по количеству внеплановых проверок нет.

Плановая выездная проверка, которую нельзя проводить чаще чем раз в 3 года, проводится по трем направлениям:

1. проверка правильности начисления и уплаты страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
2. проверка правильности выплаты пособий по больничным и по беременности и родам, а также других пособий (по уходу за ребенком до 1,5 лет; на погребение; за постановку на учет в ранние сроки беременности);
3. проверка правильности начисления страховых взносов «на травматизм» и расходования этих средств.

И по каждому из этих направлений составляется отдельный акт проверки.

А вот внеплановая выездная проверка носит целевой характер.

Ее причина, например «в связи с обращением страхователя за выделением средств», указывается в решении о проведении проверки, которое подписывает руководитель отделения ФСС или его заместитель.

За сколько дней ревизоры должны предупреждать, что придут на внеплановую проверку?

Нигде не закреплена обязанность органов ФСС заблаговременно предупреждать плательщика страховых взносов о начале выездной проверки - как плановой, так и внеплановой.

Ревизоры вправе прийти на проверку вообще без предупреждения. Но на практике обычно уведомляются бухгалтера о предстоящей проверке за один-два дня. Обычно делается это по телефону. Говорят, какие документы будут нужны для проверки, уточняется фактический адрес и график работы организации.

Если поводом для внеплановой выездной проверки стало обращение за выделением средств, то предмет целевой внеплановой выездной проверки будет- правильность расчета и своевременность выплаты именно тех пособий, за которыми обращается страхователь. Но может быть так, что пособие, за которым обращается страхователь, было исчислено и назначено еще в предыдущем периоде. И тогда ревизоры требуют документы не только за текущий, но и за прошлый год.

Кроме того, могут потребоваться документы и за более ранние периоды. Иногда и при плановых, и при внеплановых выездных проверках у бухгалтеров возникает вопрос: зачем ревизорам документы (приказы, лицевые счета) сотрудников за предыдущие годы? Ревизоры вправе их требовать, ведь расчетный период по большинству пособий - это предыдущие годы.

Если причиной внеплановой выездной проверки стала жалоба работника организации на неправильный расчет пособия, то в ходе такой проверки ревизоры, если есть необходимость, могут проверить расходы по пособиям за 3 предыдущих года.

Если документы по конкретным пособиям раньше уже проверялись при плановой или внеплановой выездной проверке, снова проверять их не будут. Акты любых выездных проверок учитываются при вынесении решения на проведение новой выездной проверки. И правильность назначения и исчисления пособий будет проверяться только за те периоды, которые выездными проверками остались не затронуты.

Если же при обращении организации за возмещением средств по пособиям ФСС выездную внеплановую проверку не проводил, а ограничился камеральной проверкой, при внеплановой выездной проверке все документы надо будет представить заново. Ведь акты по камеральным проверкам не составляются. В этой ситуации ревизоры обязательно потребуют все больничные листки, все справки о заработной плате из ПФР, остальные документы по назначению и расчету пособий.

Что произойдет, если организация проигнорирует требование проверяющих о представлении документов?

Такой отказ - правонарушение, штраф за него - 200 руб. за каждый непредставленный документ2.

Как страхователь может оспорить назначение проверки, которую считает незаконной?

Для начала обратитесь в свое территориальное отделение ФСС и уточните, по какой причине была назначена проверка. А если ответ вас не устроит и вы по-прежнему будете считать, что проверка незаконна, можно обратиться с жалобой в вышестоящий орган, то есть в региональное отделение ФСС.

В жалобе обязательно укажите, почему именно вы считаете назначение проверки незаконным. Ведь для того чтобы вашу жалобу удовлетворили, надо установить, что решение о проверке было вынесено неправомерно.

Бывает, что проверка назначена законно, но проводится с нарушениями. Какие конкретные действия проверяющих можно оспорить? Как это сделать?

Можно оспорить процедуру оформления результатов проверки, факты, изложенные в акте проверки, сроки проведения проверки и вынесения решения по ее результатам.

Так, на проведение любой выездной проверки (плановой или внеплановой) отводится 2 месяца. Этот срок начинает исчисляться с даты, когда руководитель отделения ФСС вынес решение о ее проведении. А оконченной проверка считается тогда, когда составлена справка о проведенной проверке.

Так что если ревизоры потребуют какие-то дополнительные документы позже чем через 2 месяца после начала проверки, вы не обязаны выполнять их требования. То же самое - если справка об окончании проверки издана, хотя 2 месяца с ее начала не прошло: после издания справки требование документов будет незаконно.

После даты издания справки об окончании проверки у проверяющих есть 2 месяца для написания актов. При плановой выездной проверке таких актов обычно бывает три, так как по каждому направлению проверки издается отдельный акт. При внеплановой проверке - один акт. Если вы не согласны с фактами, изложенными в акте, то можете представить в отделение ФСС свои возражения в течение 15 рабочих дней со дня, когда получили акт. Если актов несколько - по разным направлениям проверки, то на каждый акт надо написать отдельное возражение. Но можно и сразу обжаловать акт проверки в вышестоящий орган - в территориальное отделение ФСС или в суд.

Проверка правильности начисления страховых взносов и правильности начисления и выплаты пособий - это два отдельных направления проверки. По ним составляются два разных акта. Если работнику пособие переплатили, корректируется база для начисления взносов того периода, когда произошла переплата, и доначисляются страховые взносы на эту сумму. А если недоплатили и это обнаружилось при проверке, оставшуюся часть пособия работодатель будет выплачивать и отражать в отчетности текущего периода, И эта доплата (как расходы ФСС) уменьшит облагаемую страховыми взносами базу текущего, а не прошлого периода. Дата выплаты в пользу работника - это день ее начисления. Поэтому «сворачивать» в акте переплаченные и недоппаченньге суммы пособия ревизор не имеет права.