Контакты
Главная / Акты

Учет бланков строгой отчетности постановление. Обязательно ли заводить книгу учёта для бухгалтерии

Предприниматели и фирмы, реализующие продукцию или предоставляющие услуги, обязаны проводить наличные и безналичные платежи через кассу. Законодательством определен перечень ситуаций, когда кассу можно не использовать. Один из пунктов этого перечня – предоставление услуг гражданам. Предприниматели и фирмы могут при этом заполнять бланки строгой отчетности.

Некоторые из этих документов имеют утвержденные формы, в других случаях учреждение может составить свою форму с внесением обязательных реквизитов. Это не является единственным требованием. Бланк должен быть изготовлен в типографии на аппарате, делающем непрерывную нумерацию.

Фирмы и предприниматели должны вести учет типовых или самостоятельно разработанных форм. Для этих целей заводится специальная учетная книга.

Скачать бланк строгой отчетности в формате Word , вы можете

Предназначение учетной книги понятно из названия: она необходима для регистрации «строгих» бланков. Нормативно-правовыми актами не установлена определенная форма книги. Некоторые фирмы закупают готовые экземпляры, отпечатанные в типографии, но их не всегда можно найти в продаже. Учет можно вести в любой «амбарной книге» и даже в обычной школьной тетрадке.

Учетная книга позволяет зарегистрировать поступление и расходование бланков, подлежащих обязательной отчетности.

В левой части отображается прибытие бланков, которые заказываются в типографии, обязательно указываются их номера. В правой части отражается выдача бланков.

Бланки могут быть списаны не только ввиду их использования, но также и вследствие порчи. В последнем случае вносится соответствующая пометка. Допускается списывание неиспользованных бланков, которые по каким-либо причинам не будут более применяться.

Проверка книги БСО контролирующей организацией дает возможность выяснить цели использования каждого учтенного бланка.

Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 – пример заполнения:


Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности.

Узнать в каком порядке ведется журнал приказов по основной деятельности предприятия и скачать его образец, вы можете

Кто ведет книгу учета БСО?

Порядок ведения и оформления книги устанавливается местным нормативно-правовым актом фирмы. В документе прописывается ФИО лица, ответственного за приемку, должное хранение, регистрацию и выдачу бланков . С таким сотрудником подписывается договор о материальной ответственности.

Данный сотрудник вносит в книгу учета записи по мере надобности, а именно – по мере прибытия и расходования бланков. Сроки хранения журнала ни в каких нормативно-правовых актах не отображены. Тем не менее, срок хранения корешков, порченых и списанных бланков составляет пять лет, следовательно, книгу нужно держать как минимум столько же, сколько и последние формы, сведения о которых в нее внесены.

Приказ о регистрации и расходовании бланков может устанавливать срок хранения книги в течение пяти лет с момента внесения последней отметки. По истечении данного периода книга вместе со всеми корешками и списанными формами должна быть уничтожена.

Нужно также учитывать, что книги нельзя уничтожать, если еще не истек месяц с момента последней инвентаризации.

Кто и в каком порядке осуществляет ведение журнала регистрации входящих документов по предприятию – читайте

Правила ведения книги учета бланков строгой отчетности

Дополнительную информацию об учетной книге можно найти в ряде нормативно-правовых актов :

  • Положение №359 (пункт 13);
  • Приказ Минфина от 15 декабря 2010 г. №173н (в разделе о бланке 0504045).

В этих источниках содержится достаточно мало информации. В законодательстве сделан упор на правила оформления, а также в общих чертах указано, что именно должен содержать документ. Четких рекомендаций касаемо формы для ведения книги хозяйствующими субъектами нет.

Следует также отметить, что некоторые фирмы используют такое наименование, как «журнал учета БСО», что вполне допускается. Однако в законодательстве речь идет именно о книге, форму которой организация может составить сама.

Важно соблюдать следующие условия, которые требует законодательство:

  • Прошивка, скрепление печатью и росписями руководителя и главбуха (если такой числится в штате);
  • Нумерация страниц.

Учетная книга заполняется только от руки. Заполнять документ в электронном формате (например, в Excel) категорически запрещается. Это объясняется тем, что при этом не будут выполняться предписанные указания.

Электронную книгу пронумеровать можно, но прошить ее не получится. К тому же электронный вариант можно с легкостью скорректировать, что категорически запрещено.

Книгу учета можно вести в любой тетради или журнале, которые уже есть в фирме. В таком случае в тетради придется делать колонки, также нужно будет потратить время на прошивку и проставление номеров.

Если этого делать не хочется, можно заказать журнал в типографии. При этом следует заблаговременно озвучить нужные колонки и графы, а также размеры и формат, учитывая потребности фирмы.

При самостоятельной разработке формы журнала можно ориентироваться на бланк , утвержденный для бюджетных учреждений Приказом Министерства финансов №173н.

Многие организации используют именно такую форму в качестве основы, после чего вносят в нее свои корректировки: добавляют дополнительные графы или удаляют лишние. Некоторые фирмы вообще ничего не изменяют в форме и используют ее в исходном виде.

Учетную книгу заводят непосредственно перед ее получением и ведут, пока не кончатся пошитые и пронумерованные страницы. Обновление книги не требуется.

Точные сроки хранения не определены, но Положение №359 устанавливает, что период хранения дубликатов и корешков составляет пять лет , поэтому и минимальный срок хранения журнала с даты внесения последней отметки также составляет пять лет.


Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности

В журнале отображаются все сведения, касающиеся «строгой» документации:

  • Получение;
  • Предоставление;
  • Возврат;
  • Списывание;
  • Вывод оставшихся документов.

Пример заполнения книги учета БСО:

ООО «Айболит» предоставляет ветеринарные услуги. Фирма при осуществлении коммерческой деятельности выдает квитанции на оплату оказанных услуг. 1 апреля 2015 года в компанию поступила новая партия квитанций в количестве 50 штук.

Квитанции оприходованы бухгалтером и учтены по всем правилам. Далее квитанции приняло ответственное лицо, позже (4 и 7 апреля) они распределены между двумя работниками по 15 штук на каждого. Каждый из сотрудников, работающих с документами-аналогами чеков при оказании услуг гражданам, подписывает договор о материальной ответственности.

Поэтапное заполнение книги учета бланков строгой отчетности

Основные этапы заполнения:

  • Поступление;
  • Применение;
  • Хранение.

Сначала необходимо указать данные, отображающие поступление. В учетной книге прописывается количество, выданное материально ответственному сотруднику.

Совет: Испорченные или неверно заполненные формы зачеркиваются и вкладываются в журнал в день, когда они заполнялись, но дополнительные записи касаемо возврата делать не надо. Тем не менее, отметку об аннулировании можно и сделать, это не будет считаться ошибкой. Если произошла порча документов, требуется полный комплект (т. е. две копии: оригинал и дубликат, либо оригинал с корешком).

Что касается прихода незадействованных документов, то при выдаче бланков подотчетным лицам нужно истребовать у них отчетность об использовании с определенной периодичностью. Если специально оснащенное место в офисе одно, возврат осуществляется по окончании рабочего дня. По возвращении незадействованных документов отображается их приход.

Совет: Как показывает практика, возврат незадействованных бланков от материально обязанного лица стоит требовать, только если в ближайшее время данный сотрудник не будет работать с ними (например, если направляется в командировку или уходит в отпуск).

В других случаях целесообразно выдавать следующую партию бланков с учетом незадействованных экземпляров , но только если имеется оборудованное соответствующим образом место для хранения (например, если есть несколько точек обслуживания или филиалов, а также, если офис оснащен сейфами, и у подотчетных лиц к ним имеется доступ).

Почему книга учета нужна не всем?

Книга учета необходима для контроля над использованием «строгой» документации, полученной налогоплательщиком у иных лиц. Законодательством предусмотрена вероятность использования таких бумаг не по назначению, т. е. с целью скрывания доходов. Хозяйствующий субъект учитывает каждый отдельно взятый задействованный или незадействованный бланк, и таким образом отображаются все сведения.

Следует обратить внимание на то, что пунктом 13 Положения №359 предусмотрено обязательное ведение учетной книги только для документов, изготовленных в типографии. Если в фирме используется автоматизированная система (например, Blanksomat), сведения о применении «строгой» документации фиксируются самой системой.

Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении: в каких случаях потребуется и как составить в соответствии с требованиями закона – узнайте

Отображать при этом информацию в каких-либо журналах, представляющих собой бумажные носители, не нужно. Всегда можно вывести необходимые сведения и составить отчетность, поскольку в системе зафиксирован электронный журнал, который заполняется автоматически.

Использование автоматизированной системы ведения бланков предусмотрено законодательством и обозначено в Положении №359. Все требования касаемо данного ресурса перечислены в пунктах 11 и 12.

Выводы

Чтобы не возникало никаких сомнений касаемо ведения журнала учета бланков строгой отчетности, при его заполнении нужно обратить внимание на следующее:

  • правильность оформления;
  • заполнение от руки;
  • внесение любых сведений, касающихся использования бланков (от оприходования до их выбытия);
  • обязательное выведение оставшихся бланков по каждому конкретному виду.

Если все перечисленные требования соблюдены, значит, при заполнении проблем возникнуть не должно. При этом нужно не забывать, что учетный процесс всегда можно автоматизировать. Это не только существенно сократит документооборот, но высвободит дополнительное рабочее время у сотрудников.

Как вести учет бланков строгой отчетности в электронной форме, вы можете узнать в этом видео:

Учет бланков строгой отчетности и организация их хранения - процедуры, которые предприятия обязаны проводить согласно требованиям законодательства. Какие нормы права могут использоваться при организации учета бланков строгой отчетности и обеспечении сохранности БСО?

Основные правила хранения бланков строгой отчетности

Правила, в соответствии с которыми российские организации должны хранить БСО, зафиксированы в Положении о денежных расчетах без применения ККТ (далее — Положение), утвержденном Постановлением Правительства РФ № 359 от 06.05.2008.

Традиционный способ изготовления БСО — обращение в типографию (п. 4 Положения). Законодательство РФ также допускает выпуск бланков при задействовании автоматизированных систем (п. 11 Положения).

Что касается БСО, изготовленных типографскими методами, их следует размещать в сейфах либо в специальных помещениях предприятия, в котором гарантируется сохранность бланков. Каждый день место, где хранятся БСО, подлежит опечатыванию или опломбированию (п. 16 Положения).

Функции по обеспечению сохранности бланков строгой отчетности обязано выполнять материально ответственное лицо (далее — МОЛ) — сотрудник организации, с которым работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности (п. 14 Положения).

Свои функции МОЛ начинает исполнять с момента поступления БСО в распоряжение организации (например, из типографии). Его задачи в момент получения бланков сводятся к тому, чтобы:

  • сверить количество бланков, их серии и номера с данными, указанными в сопроводительных документах;
  • оформить акт приемки бланков;
  • внести информацию о принятых бланках в книгу учета бланков строгой отчетности.

Все 3 действия МОЛ должен осуществить в присутствии комиссии, которая создается на основании приказа руководителя фирмы (п. 15 Положения).

В качестве книги учета БСО (либо основы для ее создания) коммерческими компаниями может быть использована форма, соответствующая номеру 0504045 по ОКУД. Для государственных и муниципальных организаций ее использование обязательно (приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015).

Акт приемки (чуть позже мы рассмотрим, на основе какой формы он должен составляться) подлежит подписанию всеми членами комиссии. Он также должен быть утвержден руководителем. Книгу учета бланков строгой отчетности следует прошить и пронумеровать. Она должна быть подписана руководителем фирмы, главным бухгалтером, а также скреплена печатью.

Хранение бланков с помощью автоматизированных систем

«Инновационный» сценарий изготовления БСО — с помощью автоматизированных систем (АС) — значительно упрощает руководству фирмы задачу по организации хранения бланков. Если соответствующая система удовлетворяет критериям, содержащимся в п. 11 Положения (обладает защищенностью от несанкционированного доступа, идентифицирует и фиксирует операции с БСО в течение 5 лет и более, сохраняет в памяти данные о бланке), то необходимости в осуществлении отмеченных выше процедур не возникает, так как:

  • приемка БСО от сторонней организации не осуществляется;
  • копии БСО остаются в памяти компьютера и иных устройств в составе АС;
  • поставщики современных АС для организации оборота БСО, как правило, включают в комплект ПО решения, позволяющие вести книгу учета бланков строгой отчетности в электронном виде.

Вместе с тем однажды распечатанные с помощью АС, но по тем или иным причинам испорченные БСО должны, как и те, что созданы типографским способом, храниться в сейфах организации либо в иных надежных местах.

Функции МОЛ в случае использования АС возлагаются чаще всего на бухгалтера, обученного работе с соответствующим ПО, реже — на системного администратора, управляющего автоматизированной системой.

Внимание! В связи с переходом на онлайн-кассы налогоплательщик обязан с 01.07.2018, а в некоторых ситуациях с 01.07.2019 формировать БСО с помощью автоматизированных систем для бланков строгой отчетности, способных передавать сведения о взаиморасчетах в ФНС в режиме онлайн. Подробнее см. в материале "Закон об онлайн-кассах - как применять БСО (нюансы) ". БСО выдается покупателю на бумажном носителе или отправляется по электронной почте или на телефонный номер клиента.

Передача бланков в распоряжение сотрудников организации

Если расчеты, при которых используется БСО, осуществляет не МОЛ, а другой работник фирмы, то передача в его распоряжение соответствующих бланков осуществляется материально ответственным лицом на основании письменной заявки. Данные о выданных БСО заносятся МОЛ в книгу учета бланков строгой отчетности.

Копии БСО, выданных клиентам организации, либо корешки бланков (в зависимости от того, какая конкретная форма БСО используется) передаются работниками материально ответственному лицу. Данные об этом также фиксируются в книге учета БСО. Если какой-либо из ранее выданных бланков оказался испорченным, то он перечеркивается, после чего прилагается к книге учета.

Имеют ли юридическую силу протоколы ГМЭК?

Некоторые положения законодательства, регулирующие оборот БСО, содержатся в протоколе заседания Государственной межведомственной экспертной комиссии (ГМЭК) № 4/63-2001 от 29.06.2001. Имеют ли они юридическую силу, распространяющуюся на все российские организации?

Несмотря на то что ГМЭК прекратила существование с 09.08.2004, ее решения, которые были приняты в период осуществления данным учреждением полномочий, носят общеобязательный характер (письмо ФНС РФ № ЕД-18-2/947 от 17.06.2014).

Так, в том, что касается формы акта приемки БСО, следует использовать ту форму, которая соответствует номеру 070000 по ОКУД. Предписание задействовать данную форму включает п. 18 протокола ГМЭК № 4/63-2001.

Аналогично сохраняют юридическую силу и иные положения протокола ГМЭК № 4/63-2001. В частности, те, что регулируют бухгалтерский учет БСО.

Бухгалтерский учет бланков строгой отчетности

Оборот БСО фиксируется на забалансовом счете 006, который называется «Бланки строгой отчетности». Бухучет БСО осуществляется посредством проводок, отражающих суммы затрат на изготовление бланков (п. 22 протокола заседания ГМЭК № 4/63-2001). Как правило, это проводки:

  • Дт счета 26 «Общехозяйственные расходы»;
  • Кт счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В некоторых случаях бухучет БСО предполагает создание субсчетов для счета 006. Это возможно, если бланки, оприходованные бухгалтерией, впоследствии выдаются другим сотрудникам, фактически распоряжающимся БСО (выше мы рассмотрели подобный сценарий). В этом случае может быть сформирован субсчет 006-1 «БСО в бухгалтерии», а также субсчет 006-2 «БСО у исполнителей».

Критерии корректной нумерации бланков строгой отчетности

Важный критерий, характеризующий учет и хранение БСО, — корректная нумерация соответствующих бланков.

Главное требование к БСО — наличие уникального 6-значного порядкового номера и серии, состоящей из 2 букв. На уровне федерального законодательства отмеченные критерии не закреплены, однако они регулярно встречаются в ведомственных правовых актах, регулирующих изготовление БСО (например, в письме Минкультуры РФ № 2344-01-39/03-Е4 от 13.04.2009). Данные положения могут быть применены субъектами правоотношений в иных отраслях по принципу правовой аналогии.

Соответствующие реквизиты бланков — серия, номер — необходимо будет фиксировать в отмеченных формах (акт приемки БСО, книга учета БСО).

Как мы отметили в начале статьи, БСО подлежат изготовлению типографским методом либо при задействовании автоматизированных систем. В первом случае организация, как правило, заказывает изготовление бланков у стороннего подрядчика, обладающего необходимым типографским оборудованием. Если подобный заказ осуществляется впервые, то можно начать выпуск БСО с серии АА и номера 000001. Но в последующих заказах распечатанные бланки должны начинаться с номера, следующего за тем, что присутствовал на последнем БСО предыдущего тиража.

Задействование автоматизированных систем выпуска бланков предполагает, что корректная нумерация БСО (в корреляции с занесением необходимых сведений в реестры системы) будет осуществляться соответствующим ПО автоматически.

Инвентаризация и списание БСО

В число задач, которые включает в себя процесс хранения бланков строгой отчетности, входит инвентаризация. Данная процедура предполагает сверку имеющихся копий БСО, а также их корешков с данными, содержащимися в книге учета бланков строгой отчетности. Инвентаризация БСО должна проводиться одновременно с аналогичной процедурой, установленной в отношении наличных денежных средств в кассе (п. 17 Положения).

По истечении 5 лет хранения бланков (включая испорченные либо некомплектные) в организации необходимо осуществлять списание БСО. Эта процедура осуществляется посредством составления отдельного акта (можно использовать форму, соответствующую номеру 0504816 по ОКУД, а для государственных и муниципальных структур ее задействование обязательно). Данный документ составляется при участии комиссии, создаваемой на основании приказа руководителя фирмы.

В структуре современных автоматизированных систем, как правило, присутствуют решения, позволяющие издавать необходимые акты об инвентаризации и списании БСО в электронном виде. Также в соответствующих системах предусмотрены алгоритмы исключения списанных цифровых БСО из аппаратных регистров.

Итоги

БСО приравнены к кассовым чекам и должны формироваться с использованием автоматизированных систем, способных передавать сведения в ФНС в режиме онлайн. Учет бланков в таком случае ведется также с использованием таких систем. Некоторым налогоплательщикам законодательно разрешено перейти на использование онлайн устройств с 01.07.2019. До этого они вправе применять типографские бланки. Приобретение таких бланков ведется на счетах учета затрат (25,26,44 - в зависимости от подразделения), а последующий учет с использованием звабалансового счета 006.

Большая часть людей, занимающихся коммерческой деятельностью, знает, что представляют собой бланки строгой отчетности. Подобные документы используют как коммерческие структуры, так и индивидуальные предприниматели. По своей сути, бланки строгой отчетности несут в себе функции обычного кассового чека в процессе наличных расчетов или же с использованием банковских счетов.

Использование таких документов допускается лишь при расчетах с физическими лицами. Если же в качестве клиента предприятия выступает другая коммерческая организация, то применение таких документов не допускается. Действующее законодательство не накладывает никаких обязательств на предприятие или ИП проверять юридический статус лиц, выступающих в качестве клиентов. Проблемы с налоговыми органами могут возникнут лишь в том случае, если будет обнаружен договор, заключенный с юридическим лицом.

Что представляет собой журнал

Учетная книга (журнал) по бланкам строгой отчетности используется коммерческими структурами и ИП в целях организации и упорядочивания процесса учета выданных документов, которые создаются в специальных типографиях.

Данный журнал вмещает в себе такие данные о бланках , как:

  • общее количество, полученных от типографии;
  • количество использованных (выданных продавцам для использования при расчетах с клиентами);
  • остаточное количество, что имеются в наличии у организации;
  • количество непригодных, которые были списаны.

Необходимо учесть тот факт, что в учетной книге нет никакой необходимости указывать данные по каждому из бланков, выданных клиентам.

Данный журнал используется лишь для ведения учета внутри коммерческой организации. По ошибочному мнению некоторых бизнесменов в книгу учета бланков строгой отчетности требуется вносить данные о размере полученных доходов. На самом деле этого делать не нужно.

В данную книгу необходимо вносить лишь ту информацию, что касается количественного перемещения бланков : прием их из типографии, передача сотрудникам, остаточное количество, а также их . Одновременно с этим, процесс учета всех доходов, что были получены с помощью бланков строгого отчета, проходит в .

На сегодняшний день не существует утвержденного формата книги для ведения учета. Каждая организация может создать свой вариант данной учетной книги. Стоит отметить тот факт, что чаще всего предприятия используют для создания подобной книги форму по ОКУД 0504045.

Необходимо помнить о том, что каждый лист данной учетной книги должен быть пронумерован, прошнурован, а также подтвержден подписью непосредственного управляющего и главного бухгалтера организации и закреплен печатью компании.

Основные правила при ведении

Если коммерческая структура в своей хозяйственной деятельности использует бланки строгой отчетности, то она обязана вести учетную книгу. На данный момент времени государство пока не определило формат данной учетной книги (журнала) для использования предприятиями и индивидуальными предпринимателями.

По этой причине большинство специалистов рекомендуют организациям и частным предпринимателям использовать форму учетного журнала, что применяется государственными и муниципальными структурами. Данная форма была окончательно утверждена 15 декабря 2010 года Приказом Минфина РФ №173 .

При необходимости в данную форму можно вносить дополнительные столбцы и графы . Данную книгу можно купить или же изготовить в типографии. Каждый лист учета должен быть пронумерован. Все листы этого учетного журнала прошиваются, а подпись руководителя коммерческой организации скрепляется соответствующей печатью.

Журнал должен заполняться предельно аккуратно . Следует точно указать количество полученных от типографии бланков строгой отчетности. Кроме того, необходимо указать информацию о номерах, сериях, а также наименованиях данных бланков. Стоит не забывать о том, что все испорченные или же неверно заполненные БСО никогда не выбрасываются, они перечеркиваются и прикладываются к учетной книге (журналу) БСО.

За ведение учетного журнала БСО отвечает специально назначенный человек из числа сотрудников коммерческого предприятия, который несет материальную ответственность. Руководитель компании или же индивидуальный предприниматель в обязательном порядке должен составить договор о материальной ответственности с сотрудником, что будет заниматься , а также всеми финансовыми и денежными операциями, связанными с этими документами.

Исходя из условий деятельности компании с определенной периодичностью осуществляется внесение информации в учетную книгу.

Вся информация, которая вносится в учетную книгу, должна отражать исключительно процесс получения бланков из типографии , а также их передачу ответственному сотруднику, что будет заниматься выдачей данных документов клиентам предприятия. При этом всем стоит помнить, что при получении оплаты запись об этом в книге учета делать нет никакой необходимости.

Принцип внесения данных

В шапке регистра бухгалтерии или же на отдельном листе, что должен стать титульным, следует внести информацию о названии данного документа , а также данные о периоде, что будет охватывать внесенные в него записи. Непосредственно под регистровым названием вписывается название коммерческой структуры или же ФИО индивидуального предпринимателя.

Кроме этого, вносится информация о коде ОКПО и название отдела организации, что будет заниматься ведением этого временного списка (зачастую данным отделом будет бухгалтерия), а также название формы отчетности строгого типа.

Часть документа с таблицами должна вмещать в себя следующие данные :

  1. Подробная дата совершения финансовой операции.
  2. Полное название организации, что получает бланки, а также структуры, что их поставляет.
  3. Информация о документе, который будет выступать в качестве свидетельства о приеме каждого бланка строгой отчетности по отдельности.
  4. Подробные данные о применении и остаточном количестве бланков с внесением данных о серии и номерах этих бланков роме того, вносится информация о количестве БСО в том случае, если необходимо зафиксировать прием или передачу пакета документов. Как пример подобная ситуация может возникнуть при поступлении БСО из типографии. В такой ситуации следует указать все серийные номера бланков по их порядковому номеру расположения в пачке.
  5. Конечное количество БСО: пришли, были выданы, остались, а также на которых был заведен отдельный учетный журнал.

Вся подробная информация с детальными инструкциями относительно методики заполнения журнала учета документов строгой отчетности должна быть расположена внутри локального акта , что издается непосредственным руководителем коммерческой организации. В данном локальном акте или же в отдельном изданном приказе руководителя предприятия будет указано лицо с занимаемой им должностью, на которое будет возложена ответственность за сохранность БСО.

Также стоит отметить то, что с данным сотрудником компании в обязательном порядке составляется договор о материальной ответственности. Данное лицо получит функции внесения необходимых записей в учетный журнал бланков строгой отчетности.

В этом документе должна быть указана информация о приходе БСО, их выдаче, а также возврате и процедуре списания первичной бланковой документации. К шапке регистра необходимо прикладывать все корешки от выданных документов вместе с неверно заполненными БСО и теми бланками, что по определенным причинам уже не могут быть выданы клиентам предприятия.

Итоги

Чтоб полностью убедиться в том, что процесс ведения учетного журнала БСО происходит с полным соответствием требований и норм, необходимо провести проверку таких аспектов, что возникают при заполнении БСО:

  • соблюдение правил оформления учетной книги;
  • ручное внесение данных;
  • наличие всей необходимой информации о движениях документов;
  • указание по отдельным видам бланков их остаточного количества.

При соблюдении данных моментов можно смело утверждать о том, что процесс учета ведется на предприятии абсолютно верно .

Когда можно выдавать БСО? Подробности — на данном видео.

Применение бланков строгой отчетности (далее по тексту – БСО) на практике для начинающего бизнеса не всегда понятно. И, действительно, как правильно оформить бланками наличные расчеты? Как потом учесть выручку, отраженную в БСО? Как хранить использованные бланки? Об этом и пойдет речь в данной статье.

Порядок оформления расчетов с помощью БСО

На основании статьи 2 Федерального закона №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при наличных расчетах» (далее в тексте – №54-ФЗ) разрешено не применять кассовый аппарат, но при условии выдачи БСО. Иными словами, организация или предприниматель должен не только заполнить бланк, но и выдать его клиенту .

Весь этот процесс расписан подробным образом в п. 20 Постановления Правительства РФ №359 от 06.05.08г. «О порядке осуществления наличных расчетов без контрольно-кассовой техники (далее по тексту – Постановление №359):

  1. Если расчет производится только наличными средствами (бумажными купюрами и (или) монетами):
  • бланк полностью заполняется, кроме реквизита «Личная подпись» (при условии, что указанный реквизит предусмотрен формой). Заполнение документа осуществляет сотрудник, на которого возложена обязанность по приему оплаты от населения;
  • указанный сотрудник получает расчет от клиента;
  • после этого БСО подписывается данным работником и выдается клиенту.
  1. Если расчет за услуги осуществляется с помощью платежной карты :
  • сотрудник, ответственный за прием оплаты от населения, сначала получает платежную карту от клиента;
  • потом производит заполнение БСО, исключая реквизит «Личная подпись»;
  • далее полученная платежная карта вставляется в считывающее устройство с последующим проведением расчета;
  • как только получено подтверждение оплаты по платежной карте, сотрудник подписывает бланк и выдает его вместе с картой клиенту. Одновременно клиенту выдается документ, подтверждающий проведенную с помощью его карты операцию.
  1. Если расчет осуществляется одновременно и с использованием денег, и с помощью карты (т.е. частями) , в этом случае соблюдаются оба вышеуказанных алгоритма.

Как правило, рассмотренный порядок работы с БСО на практике не соблюдается. Но в любом случае:

  • бланками БСО оформляются все расчеты с населением (в том числе и с предпринимателями) за оказанные услуги – независимо от использования при оплате наличных средств и (или) банковских карт;
  • бланки обязательно выдаются (!) на руки клиенту. Не стоит забывать, что бланки строгой отчетности используются вместо кассового чека и к нему приравниваются. В №54-ФЗ в статье 5 сказано, что для ООО и для ИП предусматривается обязанность при оформлении наличных расчетов с помощью кассового аппарата выдавать на руки в качестве подтверждения факта оплаты кассовый чек. А БСО приравниваются к кассовому чеку – значит, на них тоже распространяется обязанность по выдаче их клиенту;
  • при заполнении БСО обязательно одновременно оформляется не менее 1 экземпляра копии бланка, который остается на руках у предприятия. Или бланк должен иметь отрывную часть, которая передается клиенту, а корешок остается у предприятия. Исключение в отношении копии бланка, в частности, составляют БСО, разработанные федеральными органами исполнительной власти РФ;
  • заполнение БСО и его копии должно быть идентично (в Постановлении №359 по этому поводу сказано четко «при заполнении бланка должно обеспечиваться одновременное оформление не менее 1 копии… »);
  • заполняются все реквизиты БСО. При этом подписи и печати должны быть оригинальными;
  • что касается обязанности клиента ставить свою подпись в бланке строгой отчетности, то если данный реквизит предусмотрен в форме, значит, подпись должна стоять. Более того, подпись клиента является доказательством не только произведенного им собственноличного расчета, но и приема результата оказанной услуги.

Общие правила заполнения БСО

Бланки строгой отчетности заполняются без пропусков по номерам. Вся нумерация БСО проставляется либо автоматизированной системой, либо при их выпуске типографским способом.

Заполнение документа производится без исправлений (они не допускаются), разборчиво и четко.

Образец заполнения БСО для ИП:

В случае если бланк испорчен, его не выкидывают, а перечеркивают и прикладывают к Книге учета бланков – к листу за тот день, в котором БСО заполнялся.

Заполнению подлежат все реквизиты документа без пропусков.

Печать должна ставиться на БСО только оригинальная. Это касается бланков, выпущенных и типографским способом, и с помощью автоматизированной системы. На основании ГОСТа Р 6.30-2003 поставленная на документе печать заверяет подлинность подписи. Поэтому на бланках БСО не допускается воспроизведение печати, кроме ее оригинального оттиска.

Образец заполнения БСО для ООО:

При выдаче бланков строгой отчетности для работы в Книге их учета проставляется соответствующая запись:

  • кому выданы бланки;
  • дата их выдачи;
  • номера и серии выданных бланков.

Все записи в указанной Книге производятся лицом, которое ответственно за получение, учет и хранение бланков, а также за прием оплаты от населения.

Оформление наличной выручки

Несмотря на то, что , для ООО и ИП не совсем ясно, что делать с БСО далее – в конце рабочего дня. Как оформить поступившую выручку?

На самом деле все просто:

  • в конце рабочей смены на основании всех выписанных за день бланков строгой отчетности оформляется один приходный кассовый ордер, в котором отражается сумма выручки, исчисленная путем сложения всех сумм из БСО (п. 5.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г.);
  • и именно этот приходный кассовый ордер отражается кассиром в Кассовой книге и передается вместе с листом Кассовой книги в бухгалтерию на проверку.

При этом в бухгалтерском учете у юридического лица на такие суммы выручки делается прямая проводка без использования счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 90 «Продажи» субсчет «Выручка».

Что касается предпринимателей, то они могут использовать указанные проводки для упрощения своего учета – это не наказывается.

Стоит отметить, что приходным кассовым ордером оформляется только наличная выручка, т.е. полученная банкнотами и (или) монетами. А выручка от расчетов платежными картами, несмотря на то, что оформляется бланками строгой отчетности, поступает не в кассу, а на расчетный счет предпринимателя или организации. Поэтому через кассу ее проводить не нужно и на эту сумму оформлять приходный кассовый ордер тоже не нужно.

Хранение и уничтожение использованных бланков

Бланки строгой отчетности – их отработанные копии (или корешки – в случае если форма БСО предусматривает отрывную часть), — хранятся в опечатанных мешках, в систематизированном виде (т.е. по датам, номерам, сериям) в течение не менее 5 лет.

По истечении 5 лет, но не раньше окончания месяца с момента проведения последней ревизии бланков, их использованные копии (корешки) подлежат уничтожению. Для этой цели составляется акт, форма которого разрабатывается предприятием самостоятельно и утверждается в Учетной политике (у предпринимателя в отдельном приказе). Данный акт составляется специальной комиссией, которую создает руководитель организации (или предприниматель).

Кстати, в таком же порядке уничтожаются испорченные или некомплектные бланки.

Посмотрите пошаговый бизнес план по открытию кофейни с нуля с минимальными вложениями.

Использование POS терминалов позволяет увеличить выручку.

Вас может заинтересовать порядок заполнения акта приёма-передачи товара.

В некоторых случаях индивидуальным предпринимателям, а также организациям разрешается не использовать контрольно-кассовые машины. Но в таком случае строго обязательно необходимо применение БСО.

Этот документы имеют установленный в законодательстве формат. Имеются определенные правила их использования, применения. Существует множество самых разных особенностей, нюансов и сложностей составления.

Очень важно помнить о необходимости ведения специальной учетной документации. Она представлена как журнал с большим количеством таблиц, в них отражается информация о бланках строгой отчетности, максимально подробная информация.

Базовые аспекты

Индивидуальные предприниматели и различные организации в некоторых случаях имеют право не применять ККМ, не выдавать кассовые чеки. Полный перечень ситуаций, когда это возможно, отражается непосредственно в законодательных актах.

Важно с ними ознакомиться предварительно. Это даст возможность избежать затруднений всевозможного характера, связанных с составлением и формирование документации.

Наиболее существенным нюансом является необходимость ведения учета всех БСО, которые выданы населению. Так как подобного рода документы могут формироваться и использоваться только лишь в случае наличных расчетов с физическими лицами.

БСО при расчете между ИП, юридическими лицами не может применяться. Рассмотреть сложности, а также ознакомится с порядком того, как заполняется книга, нужно будет заблаговременно.

Наиболее существенные вопросы:

  • определения;
  • назначение документа;
  • правовое регулирование.

Определения

Сегодня все действия в обязательном порядке должны осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами. Но для правильной их трактовки необходимо будет иметь представление о используемых терминах.

В перечень основных понятий на данный момент входит следующее:

  • платежный терминал;
  • фискальный режим;
  • фискальная память;
  • бланк строгой отчетности;
  • книга учета (бланков);
  • наличные денежные средства.

Под сокращением ККМ подразумевается контрольно-кассовые машины. Данные устройства эксплуатируются как ИП, так и юридическими лицами. Служат для формирования кассовых чеков. Именно их и заменяет БСО.

Контрольно-кассовые машины в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в специальном реестре. Все нюансы использования этого оборудования устанавливаются в законодательстве.

Платежный терминал Устройство для приема наличных. Относится к ККМ. Также, как и остальные машины подобного типа, печатает чеки и может работать без оператора. Прием наличных у населения не требует присутствия физического лица. Обязательно осуществляется регистрация соответствующим образом
Фискальный режим Работа устройства с включенной фискальной памятью. Таким образом обеспечивается фиксация всех обязательных данных
Фискальная память Специальная электронная память, в которой размещаются данные обо всех свершенных финансовых операциях. Главной её особенностью является отсутствие возможности вмешательства в её работу. Получение доступа к данной памяти возможно только при наличии специального сервисного кода. Он устанавливается в момент регистрации в налоговой инспекции
БСО Представляет собой специальный документ, бланк строгой отчетности. Он имеет установленную действующим законодательством форму. Данные документы должны соответствовать рекомендациям заполнения. Содержит перечень данных о осуществленной операции по расчету наличными средствами. Имеется обширный перечень самых разных нюансов, связанных с данного типа документами. В первую очередь – необходимость ведения строго учета. Реализуется он путем составления специальной книги
Кассовая книга учета остатков бланков строгой отчетности Включает в себя перечень данных о каждом БСО, который был выдан ИП, юридическим лицом за определенный период времени. Существуют определенные требования к формат данного документа. Книгу проверяют контролирующие органы — региональное отделение налоговой службы и иные
Наличные денежные расчеты Покупка товаров, оплата услуг наличными деньгами. Именно в случае осуществления расчетов таким образом используется БСО. При безналичном расчете в БСО необходимости нет. Существует множество самых разных нюансов, связанных с процедурой формирования отчетности. Важно помнить, что нарушение основных правил приведет к возникновению административной ответственности. Она подразумевает достаточно серьезные денежные штрафы

Назначение документа

Документ рассматриваемого типа одновременно решает достаточно большое количество самых разных задач.

Книга учета бланков строгой отчетности служит для реализации следующих целей:

Использование данной книги не только упрощает проверку контролирующим органам, но и делает работу ИП, коммерческого предприятия более организованной.

Специальный журнал позволяет проверить верность данных в различных документах бухгалтерской/налоговой отчетности.

Тем самым становится возможным избегание большого количества затруднений, вопросов со стороны налоговой службы .

Правовое регулирование

Книга учета бланков строгой отчетности форма 0504045, пример заполнения которой можно найти в интернете без особого труда, установлена

Данный документ являются основополагающим. В его состав включены специальные приложения, регламентирующие различные формы отчетных документов:

Необходимо не забывать о множестве разнообразных нюансов, связанных с нормативными документами этого вида.

Для индивидуальных предпринимателей, предприятий, ведущих коммерческую деятельность, не обозначены стандарты относительно .

Именно поэтому необходимо ориентироваться на обозначенный вышей приказ, который распространяется на государственные учреждения различного типа, внебюджетные фонды.

Порядок формирования журнала учета БСО

Алгоритм составления журнала учета БСО, несмотря на не установленного на государственном уровне стандарта, должен соответствовать некоторых рекомендациям.

По возможности необходимо изучить следующие моменты:

  • данные;
  • как составляется;
  • образец заполнения;
  • нюансы для предпринимателей, которые ведут свою деятельность, не заключая .

Необходимые данные

На данный момент обозначенная в нормативно-правовых документах форма данного документа отсутствует. Но при этом нужно отразить в специальной книге некоторые определенные данные.

В перечень такой информации входит:

Обозначенные выше данные являются «шапкой» данного документа. Следующим этапом будет составление перечня, он включит следующие данные:

  • время формирования БСО;
  • от кого наличные средства были начислены, назначение перечисления;
  • основания (полное наименование, его индивидуальный номер и дата составления);

В нижней части таблицы в обязательном порядке должна присутствовать графа «Итого». В ней отражаются данные следующих граф (суммарные):

Как составляется документ

Определенных правил для ИП по составлению данных документов не существует. Но при этом необходимо помнить, что непосредственно на самом предприятии обязательно должен быть сформирован специальный локальный акт.

Он издается руководителем предприятия. При этом необходимо помнить, что сам акт имеет определенные правила формирования. В приказе, которым устанавливается определенная форма книги учета, обязательно обозначается ответственное лицо.

Оно выполняет следующие функции:

  • отвечает за сохранность книги учета БСО;
  • отвечает за ведение книги учета бланков строгой отчетности.

Существенной особенностью, имеющей непосредственное отношение к ответственному лицу, является составление специального .

Все записи в книгу учета БСО обязательно должно делать именно ответственное лицо. Какие-либо альтернативы попросту не предусматриваются.

Сама книга обязательно должна содержать данные о выдаче/возврате/приходе/списании всех бланков первичных отчетных документов. К регистру обязательно прикладываются корешки БСО.

Помимо них также необходимо приложить:

  • неверно заполненные формы документов строгой отчетности;
  • не выданные по какой-либо причине документы.

Образец заполнения

Избежать всевозможных сложностей при заполнении бланков строгой отчетности можно будет путем ознакомления с верно составленным документом. Образец заполнения можно легко найти в интернете.

Важно лишь использовать в качестве источника хорошо себя зарекомендовавшие ресурсы. Особенно это касается ситуации с формированием специального акта, на основании которого производится составление книги.

Нюансы дл ИП без работников

Составление книги бланков строгой отчетности связано с большим количеством самых разных нюансов. Особенно им необходимо уделить внимание в случае, если индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность без работников.

К наиболее существенным нюансам в таком случае относятся следующие:

  • в качестве ответственного за ведение книги лица выступает сам предприниматель;
  • утверждает документ также ИП самостоятельно;
  • хранение должно осуществляться не менее 5 лет;
  • допускается только по истечении 1 месяца – с момента проведения инвентаризации;
  • неиспользованные бланки могут храниться в течение любого времени – какие-либо сроки для этого случая попросту не установлены;
  • списание бланков осуществляется стандартным способом.

Существует множество различных особенностей, связанных с ведением учета бланков строгой отчетности.

Важно ознакомиться со всеми ними, только таким образом можно будет избежать возникновения самых разных затруднений, а также штрафов.