Главная / Акты

Выдача депонированных сумм отражается записью. Что значит депонированная заработная плата

Выдача заработной платы работникам предприятия осуществляет в сроки, установленные законодательством и закрепленные внутренними документами предприятия. Крупные организации полностью перешли на безналичную форму расчетов с работниками. Средние и малые предприятия часто применяют наличные денежные средства. При расчетах наличными возникают ситуации несвоевременного получения работником положенных сумм. В статье расскажем про депонирование заработной платы, дадим примеры проводок.

Причины депонирования сумм заработной платы

Отсутствие возможности у работника своевременно получить положенную заработную плату обязывает работодателя сохранить (депонировать) сумму. Несвоевременное получение заработной платы или ее части может быть вызвано отсутствием лица на рабочем месте в связи с отпуском, болезнью, командировкой. Депонирование производится только в случае расчетов наличными средствами, при перечислении средств на карты зарплатного проекта присутствие работника не требуется.

Документы, используемые в учете депонированных сумм

Учет операций осуществляется с использованием документальных форм стандартного унифицированного образца. Ряд документов, таких, как кассовые ордера, ведомости, кассовая книга самостоятельно не разрабатываются.

Документ	Описание
Ведомости по учету заработной платы	Используется расчетно-платежная форма № Т-49 и платежная форма № Т-53
Расходный кассовый ордер	РКО формы № КО-2
Приходный кассовый ордер	ПКО формы № КО-1
Кассовая книга	Используется форма № КО-4

Коммерческие предприятия разрабатывают самостоятельно формы реестра и книги учета депонированной заработной платы. В качестве книги учета часто используется форма ОКУД 0504048, реестра форма ОКУД 0504047, установленные для бюджетного документооборота.

Составление реестра депонированных сумм

При наличии невостребованного остатка по ведомости кассир производит запись напротив фамилии получателя в месте внесения подписи «депонировано». В конце ведомости на оплату указывается суммы, фактически выплаченные работникам и подлежащие депонированию. На основании произведенной операции кассир должен составить реестр депонированных сумм или внести запись в открытый ранее документ.

В реестре указываются:

Данные предприятия, используемые во внутреннем обороте.
Дата составления документа.
Период выдачи, за который возник остаток неполученных средств.
Номер и дата ведомости, по которой производилась выплата.
Данные о сотруднике – должность, ФИО, табельный номер.
Депонированная сумма.
Выведенный итог по реестру.
Данные о кассире, осуществившем операцию.
Сведения об РКО, по которому производится выдача депонента.

Реестр подписывается должностным лицом кассы и заверяется главным бухгалтером. На основании данных реестра составляется расходный кассовый ордер на выдачу средств из кассы.

В настоящее время отсутствует требование по обязательному составлению реестра, но предприятия продолжают использовать форму для упрощения учета и контроля над депонируемыми суммами. При отсутствии реестра в документообороте данные учитываются в книге учета. В журнале производится подсчет дебетового и кредитового остатка на конец месяца.

Хранение средств, депонированных кассиром

Сумма депонента направляется в банк для предотвращения возникновения сверхлимитного остатка кассы. Если лимит кассы позволяет хранение суммы, кассир может держать депонированную сумму наличными. Предприятия, не утвердившие лимит, но имеющие обязанность применять ограничения к остатку средств в кассе на конец дня, обязаны сдавать депонированные суммы в банк. Без утверждения лимита сумма остатка на конец дня отсутствует.

Свободный порядок распоряжения средствами кассы и их движением установлен для ИП и малых предприятий. Отказ от использования лимита необходимо подтвердить приказом. В рамках упрощенного ведения кассовых операций предусмотрено:

Отсутствие необходимости утверждения лимита кассы.
Наличие в кассе средств в размере, необходимом для оборота без ограничения суммы.
Возможность проведения кассовых операций без документального оформления.

Порядок истребования положенных на депонент сумм

Остаток средств, полученных кассиром в размере общей суммы к выдаче по ведомости и не востребованных в установленный срок, депонируется. Сумма может быть получена работником по истечении времени при условии:

Обращения в кассу за выдачей средств. Получить положенную сумму можно на следующий после подачи запроса или в установленный организацией день. Отсрочка требуется для получения средств в банке. При хранении депонированной суммы в кассе выдача производится сразу по обращению, если на предприятии не определены отдельные дни выплат.
Соблюдения сроков исковой давности. Получить положенные денежные средства работник имеет право в рамках 3 лет – общего срока, установленного для предъявления финансовых требований. По истечении предельного срока невостребованная сумма учитывается в составе прочих доходов предприятия.

Выдача суммы производится по расходному кассовому ордеру. Данные РКО вносятся в книгу учета депонированных сумм. Допускается утверждение сроков для выдачи депонированной заработной платы с закреплением условий во внутренних документах предприятия. Предприятие имеет право установить срок выплаты в день выдачи заработной платы, аванса или иную отдельную дату.

Сроки проведения операций по выплате заработной платы

Получение заработной платы в отсутствие работника может производиться по доверенности любым представителем. Документ считается юридически правомочным при условии нотариального удостоверения. В особых ситуациях допускается заверение документа главврачами медучреждений, руководителей мест заключения. При получении сумм представитель должен предъявить паспорт, удостоверяющий личность.

Условие получения работником сумм	Срок и период операции
Дата выплаты заработной платы	Устанавливается предприятием с закреплением даты в трудовом или коллективном договоре
Срок хранения в кассе сумм после наступления даты выдачи	Утверждается предприятием в пределах 5 дней с учетом дня выдачи
Сдача остатка сумм по ведомости	В последний день выдачи заработной платы
Возможность получения депонированной суммы	В день, установленный предприятием или, при отсутствии конкретизации даты, по возможности поступления сумм в кассу
Предельный срок для истребования сумм работником	3 года, исчисляемых со дня положенной выплаты заработной платы

Стандартные проводки при депонировании сумм

Учет операций по депонированию осуществляется с использованием счета 76. Читайте также статью: → “ . Аналитический учет ведется в размере работников и неполученных своевременно сумм.

Операция	Дебет счета	Кредит счета
Получение средств в банке на выплату заработной платы	50	51
Выдача заработной платы	70	50
Депонирование невыплаченной суммы	70	76/4
Сдача сумм в банк	51	50
Снятие средств на выплату депонированной суммы	50	51
Выплата суммы работнику	76/4	50

В случае хранения депонированной суммы свыше 3 лет в бухгалтерии осуществляется проводка: Дт 76/4 Кт 91/1 в связи с истечением срока исковой давности. Списание суммы производится на основании бухгалтерской справки или акта инвентаризации задолженности. Для списания невостребованной суммы издается приказ руководителя предприятия.

Пример учета депонированной заработной платы

ООО «Тайга» производит расчеты с работниками по оплате труда наличным расчетом. За январь 2017 года сумма к выдаче в кассе по ведомости составила 290 500 рублей. Дата выплаты заработной платы установлена на 3 число ежемесячно с выдачей в течение 3 дней. Кассир предприятия на конец дня 5 февраля установил остаток по ведомости в размере 15 000 рублей, подлежащей депонированию. В учете организации произведены операции:

Отражено поступление денежных средств в кассу: Дт 50 Кт 51 на сумму 290 500 рублей;
Произведена выдача суммы по ведомости: Дт 70 Кт 50 на сумму 275 500 рублей;
Произведено депонирование остатка суммы по ведомости: Дт 70 Кт 76/4 на сумму 15 000 рублей;
Отражена сдача депонированной суммы в банк: Дт 51 Кт 50 на сумму 15 000 рублей.
Вывод: операция по депонированию суммы заключается в определении остатка по ведомости и сдача сверхлимитных средств в банк.

Налогообложение при депонировании заработной платы

Начисление страховых взносов в фонды на сумму установленной заработной платы и их перечисление в бюджет производится независимо от факта осуществления выплат. Иной характер имеет порядок удержания НДФЛ. При налогообложении депонированных сумм выявляется противоречие законодательных норм.

При депонировании заработной платы фактическая выплата работнику отсутствует, что не позволяет удержать и перечислить налог с доходов не позднее дня, следующего за получением сумм. Обязанность налогового агента не возникает до момента произведения выплаты работнику или его представителю. Перечисление в бюджет суммы НДФЛ за счет средств предприятия не допускается.

При определении даты перечисления удержанного налога возникает несоответствие между сроками:

Уплата в бюджет налога осуществляется не позднее дня, следующего за датой получения работником дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Дата осуществления выплат устанавливается предприятием.
Получение из банка суммы для расчета с работниками производится в день выплаты заработной платы.
На произведение расчета отводится не более 5 дней.
О возникновении депонента кассир может узнать в последний день, отведенный для расчетов. Налог на 5 день после выплаты уже уплачен.

Срок уплаты НДФЛ наступает ранее возникновения депонента. Излишне исчисленный налог учитывается в суммах очередного платежа.

Рубрика “Вопросы и ответы”

Вопрос №1. В каком документе устанавливается срок хранения денежных средств в кассе для расчетов с работниками по оплате труда?

Предприятия определяют предельный срок хранения средств сверх лимита в размере суммы по ведомости в учетной политике. Максимально допустимый период составляет 5 дней согласно указаниям ЦБ РФ.

Вопрос №2. Необходимо ли хранить реестры депонированных сумм в составе первичной документации?

Наказания за отсутствие реестров не предусмотрено, но в случае использования документа в учете кассовых операций хранение необходимо осуществлять в 5летний срок, установленный для остальных форм бухгалтерского учета.

Вопрос №3. В какой форме работник должен обратиться в кассу для получения неполученной в срок суммы?

Применяется устная либо письменная форма в зависимости от порядка документооборота, принятого на предприятии.

Вопрос №4. Как производится выдача заработной платы в филиалах предприятия?

При наличии обособленных подразделений на предприятиях утверждаются раздатчики –лица из числа сотрудников, право которых устанавливается приказом. При близости расположения филиала срок выдачи совпадает с периодом выплат по предприятию. В случае отдаленности расположения обособленных рабочих мест сумма выдается раздатчику под отчет.

Вопрос №5. Как узаконить использование разработанных предприятием реестров и книг учета депонентов?

Формы, самостоятельно разработанные предприятием, утверждаются в виде приложений к приказу об учетной политике.

Значительная часть предприятий и организаций перешли на обслуживание расчетов с сотрудниками с использованием банковских карт. Это существенно облегчает деятельность работников бухгалтерии. В отдельных компаниях по-прежнему применяют кассовый метод оплаты труда. Зачастую причина кроется не в нежелании перехода на более современные механизмы взаимодействия, а в дороговизне зарплатного проекта или отдаленности от банковских терминалов. В таких случаях вопрос правильного оформления депонированной заработной платы для них остается актуальным.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Понятие

Опираясь на трудовое законодательство, не реже двух раз в месяц сотрудники обязаны получать вознаграждение за выполненный фронт работы. Ежегодно на предприятии между администрацией и трудовым коллективом заключается трудовой договор, которым регламентируются обязательные сроки аванса и основной части заработка.

Ситуация, когда в отведенное время человеку или группе лиц не выдали полученные средства, порождает термин депонированной заработной платы. Понятие имеет французские корни, «dépôt» переводится как склад, хранилище и созвучно с депозитом и депонентом.

Соответственно депонированная заработная плата – это часть причитающихся сотруднику выплат, находящаяся на хранении у работодателя, подлежащая выдаче по первому требованию. Сюда не относятся выплаты, не выданные своевременно по вине управляющего состава.

Причины и сроки депонирования

Причины неполучения работником принадлежащих ему средств могут носить различный характер:

внезапная болезнь;
отпуск;
долгосрочная командировка;
отсутствие ввиду выходных.

Дожидаться его явки длительное время недопустимо.

Соблюдая положение Центробанка, ежегодно бухгалтерская служба проходит обязательную процедуру оформления лимита кассы. Этим документом устанавливаются ограничения на сумму наличных средств, разрешенных на хранение в кассе. Суммы, превышающие установленный размер, подлежат возврату на расчетные счета. Ограничения снимаются на дни выдачи социальных выплат сотрудникам, включая зарплату.

Период составляет:

для всех организаций, учреждений и предприятий – 3 дня;
для Крайнего Севера и приравненных к нему местностей он увеличен до 5 дней.

По окончании этого времени средства, превышающие закрепленный лимит, кассир обязан возвратить в банковское учреждение.

Процесс выдачи денежных сумм осуществляется с применением платежных ведомостей. Фиксация выплаты подтверждается подписью получателя напротив своей фамилии и указанной суммы. Ввиду отсутствия такой отметки кассир в отведенной графе осуществляет надпись «депонировано» либо штампом с аналогичной надписью проставляет оттиск. В конце документа прописью указывается выплаченная и депонированная зарплата. Расходный кассовый ордер оформляется на сумму выданных средств.

Выплата или списание

Разрешить судьбу депонированных средств реально двумя способами:

Если сумма небольшая и не превышает установленный размер лимита, ее можно оставить в кассе и выдать предъявителю в момент его обращения.
При отсутствии такой возможности невыплаченная заработная плата подлежит процедуре возврата в банковское отделение на счет владельца.

Для удобства отслеживания подобных ситуаций оформляется реестр депонированных сумм. Ранее это действие было обязательным условием, на данный момент носит рекомендательный характер.

В документе отражаются:

идентификационные данные работающего человека (табельный номер, Ф.И.О.);
расчетный период;
размер задолженности;
номер ведомости на выплату;
графа для отметки о погашении с указанием даты и номера РКО.

Помимо реестра на законодательном уровне предусмотрено ведение книги учета депонентов. Для занесения сведений о выплаченной зарплате предоставляется 12 граф исходя из количества месяцев. В конце года оставшаяся зарплата, которая не была выплачена, переносится в обновленную форму аналитического учета.

Период, когда работник вправе востребовать причитающуюся ему зарплату, обозначен в 3 года. По окончании закрепленного периода средства учитываются как доход организации с отнесением на счет 91.1.

Действия работника и кассира

Для получения принадлежащих средств работнику достаточно обратиться в бухгалтерскую службу с устной просьбой или письменно оформленным заявлением. В случае смерти получателя выплата полагается близким родственникам при предъявлении и правильном оформлении соответствующих документов. В обстановке, когда требуемые средства в кассе отсутствуют, подается заявка в отделение банка на ее получение.

Существует несколько вариантов, когда член коллектива может получить причитающуюся ему сумму:

в период выплаты ближайшего аванса;
во время получения очередной заработной платы;
в специально выделенный для этих целей день.

Во избежание недоразумений и спорных ситуаций между сотрудником и администрацией, порядок возврата депонированных сумм лучше оговорить в локальных правовых актах.

Процесс выдачи депонированных сумм включает следующие этапы:

Полученные в банковском учреждении средства первоначально оформляются приходным кассовым ордером.
Выдача организована с применением РКО. При передаче средств доверенному лицу в документе отражаются и его паспортные данные.
Возврат депонентных сумм одновременно группе лиц оформляется ведомостью. Законность действий подтверждается подписями ответственного бухгалтера и руководителя.
Все операции подлежат фиксации в книге учета кассовых операций и находят свое отражение в книге депонентов с указанием номера РКО и его даты.

Учет и проводки

Все операции находят свое отражение в бухгалтерском учете с помощью проводок.

Налогообложение

В зависимости от метода ведения учета, выбранного предприятием, имеет значение, будет ли влиять депонированный заработок на сумму начислений по налогу на прибыль или нет.

Существует два варианта развития событий:

Применяемый метод начисления предусматривает включение депонированных средств в состав расходов в том периоде, когда было произведено их начисление. В этой ситуации разницы между обоими видами учетов не существует.
При кассовом методе начисленные, но невыплаченные своевременно суммы входят в состав расходов по бухгалтерскому учету, а по налоговому нет. При этом появляется вычитаемая временная разница, образовывая отложенный налоговый актив (ОНА). После выплаты депонентов он списывается с кредита счет 09 в дебет счета 68, субсчет расчетов по налогу на прибыль.

В соответствии с НК РФ выдаче заработанных средств сотрудникам предшествуют удержания и перечисления в бюджет НДФЛ не позже дня получения таких сумм в учреждениях банка. Поэтому вне зависимости от того, какая сумма по зарплате выплачена, а какая депонирована, налог предварительно будет перечислен.

Страховые взносы

Порядок перечислений по ЕСН и страховым взносам регламентируется законодательными актами РФ:

Для авансовых перечислений по единому социальному налогу установлен обязательный срок. Эта дата не зависит от выплаты заработка.
Взносы по пенсионному страхованию производятся по мере зачисления зарплатных средств на счета сотрудников или их получения в кассу компании для наличных расчетов. Операции проводятся не позднее 15-го числа в месяце, следующим за периодом начисления.
При оплате согласно трудовым договорам перечисление взносов по страхованию от несчастных случаев осуществляется в день, оговоренный для выплаты зарплаты.

Законодательными актами не предусмотрено отсрочки платежей по ЕСН, пенсионным взносам и взносам на страхование по несчастному случаю в связи с депонированием средств по заработной плате.

Если сумма осталась невостребованной

Требования на возврат депонированного заработка работник вправе предъявить в продолжение трехлетнего периода после его возникновения. По окончании выделенного времени средства зачисляются на внереализационные доходы предприятия.

Процедура списания оформляется несколькими документами:

Необходимо проведение инвентаризации расчетов, составление соответствующего акта с перечислением отдельных фамилий сотрудников.
Бухгалтерская справка с указанием даты и причины возникновения задолженности.
На основании двух предыдущих документов издается приказ руководителя о списании задолженности по заработной плате на доходы компании.

Без соответствующих документов операция считается незаконной. Учет и оформление организовывается в последний день месяца, когда истекло время исковой давности.

Работодатель несет ответственность на законодательном уровне за невыплату депонированных средств. Объектом контроля являются все операции по правильному оформлению и своевременному перечислению таких сумм.

Срок выдачи наличных денег на выплату зарплаты руководитель организации определяет самостоятельно, но его продолжительность не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных с банковского счета). Срок выдачи зарплаты указывается в расчетно-платежной ведомости (унифицированная форма № Т-49) или платежной ведомости (унифицированная форма № Т-53).

Если сотрудник не получил зарплату в течение установленного срока, то невыплаченную сумму нужно депонировать. Сделать это необходимо в последний день выдачи зарплаты.

Такой порядок установлен пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Ситуация: когда нужно сдать в банк наличную выручку, которую используют на выдачу зарплаты? Выручка, которую организация использует на выдачу зарплаты, превышает лимит кассового остатка .

По общему правилу наличные деньги сверх установленного лимита организация обязана сдать в банк. Накопление в кассе сверхлимитной наличности допустимо:

в дни выдачи зарплаты (стипендий и ряда других выплат);

в выходные и нерабочие праздничные дни, если в эти дни организация проводит кассовые операции.

В других случаях хранить в кассе деньги сверх лимита нельзя.

Таким образом, хранить в кассе выручку сверх установленного лимита организация вправе лишь в течение срока, установленного для выдачи зарплаты. В последний день выдачи зарплаты сверхлимитную наличность необходимо сдать в банк.

Порядок депонирования зарплаты

Порядок действий при депонировании зарплаты следующий.

Закрывая ведомость на выдачу зарплаты, кассир должен:

поставить отметку «Депонировано» в графе 23 «Подпись» расчетно-платежной ведомости формы № Т-49 (в графе 5 платежной ведомости формы № Т-53) напротив фамилий сотрудников, которым зарплата не выплачена;

в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах;

сумму фактически выплаченной зарплаты записать в кассовую книгу (на основании расходного кассового ордера).

Это следует из положений пункта 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Для контроля за невыплаченной зарплатой можно составить реестр депонированных сумм.

Реестр депонированных сумм составьте в произвольной форме. В нем можно указать:

наименование организации;

дата оформления;

период возникновения депонированных сумм;

номер расчетно-платежной (платежной) ведомости;

фамилия, имя, отчество, табельный номер (при наличии) каждого сотрудника, не получившего зарплату;

невыплаченная сумма по каждому сотруднику;

итоговая сумма депонированной зарплаты.

Реестр может содержать и дополнительные реквизиты. Документ заверяется подписью кассира (с расшифровкой).

Депонированные суммы нужно сдать в банк. На эти суммы составьте один расходный ордер.

Бухучет

Для учета депонированной зарплаты предназначен счет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

При депонировании зарплаты сделайте проводки:

Дебет 70 Кредит 76-4

- депонирована не полученная сотрудником зарплата;

Дебет 51 Кредит 50

- зачислена сумма депонированной зарплаты на расчетный счет.

Депонированную зарплату нужно включить в расходы того месяца, когда она была начислена.

НДФЛ и страховые взносы

Депонированная зарплата - это часть общей суммы начисленной зарплаты. Поэтому на расчет зарплатных налогов (взносов) наличие депонента не влияет. Ведь налоги (взносы) рассчитывают в момент начисления зарплаты.

А вот порядок перечисления платежей в бюджет разный.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний перечисляют не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (п. 4 ст. 22 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование нужно перечислить не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, за который начислены взносы (ч. 5 ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете порядок списания депонированной зарплаты зависит от того, каким методом организация рассчитывает налог на прибыль.

При методе начисления депонированную зарплату включайте в состав расходов в том месяце, в котором она была начислена (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ). В этом случае никаких разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не будет.

Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет метод начисления

В феврале в ООО «Альфа» срок выдачи зарплаты - с 1-го по 3-е число. Этот срок указан в платежной ведомости. Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 1 февраля 2016 года. Деньги на выплату зарплаты были получены из банка в этот же день.

Зарплата, начисленная административно-управленческому персоналу, составила 1 200 000 руб. НДФЛ с указанной суммы - 156 000 руб. Сумма, причитающаяся к выдаче на руки, - 1 044 000 руб.

Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 200 руб.). Эта сумма была депонирована. Зарплата, начисленная финансовому директору по ведомости, - 60 000 руб., НДФЛ - 7800 руб.

Взносы на социальное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация уплачивает по тарифу 0,2 процента. Организация начисляет взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по общим тарифам.

Сумма начисленных взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование составила 360 000 руб. (1 200 000 руб. × 30%).

Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний составила 2400 руб. (1 200 000 руб. × 0,2%).

Бухгалтер «Альфы» отразил операции по выплате и депонированию зарплаты так.

Дебет 26 Кредит 70
- 1 200 000 руб. - начислена зарплата административно-управленческому персоналу за январь 2016 года;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
- 156 000 руб. - отражена задолженность перед бюджетом в размере рассчитанной суммы НДФЛ.

Сумма начисленной январской зарплаты (в т. ч. и депонированной) включается в состав расходов в бухгалтерском и налоговом учете в январе 2016 года.

Дебет 50 Кредит 51
- 1 044 000 руб. - получены в кассу деньги с расчетного счета на выплату зарплаты;

Дебет 70 Кредит 50
- 991 800 руб. (1 044 000 руб. - 52 200 руб.) - отражена сумма выплаченной зарплаты.

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» Кредит 51
- 148 200 руб. (156 000 руб. - 7800 руб.) - перечислен НДФЛ с суммы зарплаты административно-управленческого персонала за январь 2016 года.

Сумма депонированной зарплаты сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (3 февраля 2016 года).

Дебет 70 Кредит 76-4
- 52 200 руб. - депонирована сумма неполученной зарплаты;

Дебет 51 Кредит 50
- 52 200 руб. - сумма депонированной зарплаты сдана в банк.

Деньги на выплату зарплаты за февраль 2016 года были получены из банка 1 марта 2016 года. Вместе с ними была получена депонированная ранее зарплата. В этот же день зарплата была выплачена сотрудникам.

Таким образом, вместе с февральской зарплатой финансовый директор получил и депонированную январскую зарплату:

Дебет 76-4 Кредит 50
- 52 200 руб. - выплачена сотруднику депонированная сумма.

В марте при выдаче зарплаты финансовому директору бухгалтер удержал НДФЛ только с февральской зарплаты. Это связано с тем, что январский налог был удержан ранее.

Бухгалтер перечислил НДФЛ с январской зарплаты финансового директора (7800 руб.) 2 марта 2016 года.

При кассовом методе депонированную зарплату включайте в состав расходов в момент ее выплаты сотруднику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ). В этом случае в месяце, когда зарплата была начислена, возникает вычитаемая временная разница. Она приводит к образованию отложенного налогового актива, который списывается, когда зарплата будет выдана.

Пример, как учесть депонированную зарплату. Организация на общем режиме применяет кассовый метод

Срок выдачи зарплаты в ООО «Альфа» - с 3-го по 5-е число каждого месяца. Этот срок предусмотрен коллективным договором организации и указывается в платежных ведомостях.

Административно-управленческому персоналу организации зарплата за январь 2016 года выдана 3 февраля.

Финансовый директор организации не явился за зарплатой (был болен) и не получил причитающуюся ему сумму (52 000 руб.). Эта сумма была депонирована.

Сумма депонированной зарплаты была сдана в банк в последний день выдачи зарплаты (5 февраля 2016 года).

Бухгалтер «Альфы» так отразил депонирование зарплаты в учете:

Дебет 70 Кредит 76-4
- 52 000 руб. - депонирована не полученная сотрудником зарплата;

Дебет 51 Кредит 50
- 52 000 руб. - депонированная зарплата сдана в банк.

Так как в бухучете сумма депонированной зарплаты отнесена на расходы, а в налоговом нет, возникает вычитаемая временная разница. Поэтому отразите отложенный налоговый актив:

Дебет 09 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
- 10 400 руб. (52 000 руб. × 20%) - отражено возникновение отложенного налогового актива.

Депонированную январскую зарплату сотрудник получил в момент выдачи зарплаты за февраль 2016 года. Зарплату за февраль административно-управленческому персоналу организации выдали 5 марта 2016 года.

Бухгалтер «Альфы» так отразил выплату депонированной зарплаты сотруднику:

Дебет 76-4 Кредит 50
- 52 000 руб. - выплачена сотруднику депонированная сумма.

Сумму депонированной зарплаты бухгалтер признал в налоговых расходах в момент ее выплаты сотруднику. То есть 5 марта 2016 года.

В месяце выдачи депонированной зарплаты (март 2016 года) бухгалтер списал отложенный налоговый актив:

Дебет 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» Кредит 09
- 10 400 руб. - списан отложенный налоговый актив в связи с выдачей депонированной зарплаты сотруднику.

УСН

Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, учитывают депонированную зарплату в расходах в момент ее выплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Упрощенцы, выбравшие объектом налогообложения доходы, при формировании налоговой базы расходы не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).

ЕНВД

Если организация платит ЕНВД, сумма депонированной зарплаты никак не повлияет на расчет налога, так как ЕНВД уплачивают исходя из вмененного дохода (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

ОСНО и ЕНВД

Депонированная зарплата - это часть общей суммы начисленной зарплаты. А расходы по зарплате сотрудников, занятых в обоих видах деятельности, распределяются между общей системой и ЕНВД (п. 9 ст. 274 НК РФ).

В расходы по налогу на прибыль включите часть зарплаты, относящейся к общей системе налогообложения. Датой признания расходов в этом случае будет день:

начисления зарплаты (при методе начисления) (п. 1 и 4 ст. 272 НК РФ);

выплаты депонированной зарплаты (при кассовом методе) (п. 2 ст. 273 НК РФ).

Часть зарплаты, относящаяся к деятельности на ЕНВД, в расходах не учитывается (п. 9 ст. 274, п. 4 и 7 ст. 346.26 НК РФ).

Депонированная заработная плата – это оплата труда, которую сотрудники по каким-то причинам не смогли получить вовремя, т.е. в течение срока выплаты заработка, установленного в организации. Этот срок, в который может быть превышен лимит кассы, устанавливается в количестве трех дней с момента получения денег в банке.

Если сотрудник не получил заработную плату вовремя, она депонируется. От того, получил работник заработок из кассы, или же он получил депонированную зарплату, расчет зарплатных налогов и взносов не влияет, поскольку все расчеты ведутся в момент начисления заработка (п. 1.4 Положения Банка России № 373-П от 12.10.2011).

Когда работник может получить депонированную зарплату?

В принципе, если работник не получил зарплату в указанный срок (например, был на больничном или в командировке), он имеет право получить ее в любое время. Для этого ему необходимо обратиться в бухгалтерию (это не зависит от того, в какой форме было обращение – устной или письменной). Депонированную зарплату компания может выдать работнику в любой день, а не тянуть до следующих сроков выплаты заработка.

Бывают ситуации, когда денег в кассе нет или их невозможно получить в банке в срочном порядке. Во избежание споров с работником, срок выдачи выплат депонированной зарплаты лучше закрепить в локальных актах организации (трудовом договоре, положении об оплате труда, коллективном договоре и пр.).

Пример 1.

Сотрудник Жилин А.А. заключил с ООО «Крошка» трудовой договор, в котором прописан порядок выдачи депонированных заработков. И в договор включены следующие условия: заработная плата выдается только по письменному заявлению работника в день обращения за заработной платой, если в кассе организации достаточно наличных средств, но не позднее 5 дней с момента обращения, если необходимые средства нужно предварительно заказывать в банке.

День выдачи заработной платы в ООО «Крошка» - 10 число каждого месяца. Этот срок закреплен и в положении об оплате труда. 10 марта 2013 работникам ООО «Крошка» была выплачена заработная плата.

Сотрудник Жилин А.А. в это время был на больничном, и вышел на работу только 18 марта. В связи с его отсутствием на рабочем месте, его заработная плата была депонирована. В день выхода на работу он написал заявление о выдаче ему причитающегося заработка. Наличных денег в кассе в этот день не оказалось. Бухгалтер подала заявку на снятие наличных в банк и получила деньги лишь 21 числа. В этот же день Жилин А.А. получил свою зарплату.

Общая ситуация по депонированной заработной плате.

При получении денег в кассу для выплаты заработка работникам, организация может превысить лимит в кассе лишь в течение трех дней с момента их получения с расчетного счета. Если работник в этот срок не получил заработную плату, она депонируется. При этом ведомость на выплату заработной платы закрывается.

Сотрудник может обратиться в кассу на получение данной суммы. Действия кассира:

1. Кассир может сообщить об этом бухгалтеру, и он включит эту сумму в планируемую для заявки на получение денег из кассы.
2. Кассир подает заявку, полученную от работника в письменной форме, и передает ее секретарю. Секретарь по всем правилам регистрирует входящий документ в журнале регистрации входящей документации, ставит отметку о получении на заявлении работника, затем передает его главному бухгалтеру.

Как выдать депонированную заработную плату?

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по РКО (), если в кассе есть необходимая сумма. Депонированный заработок может быть выдан в день выдачи заработной платы, при условии, что это оговорено положениями об оплате труда и пр.

Списание задолженности перед работником по депонированной зарплате.

При возникновении депонированной зарплаты, в организации образовывается кредиторская задолженность перед сотрудником. Если работник так и не обратился за выплатой заработка, то списание задолженности производится по истечении срока исковой давности. (О том, как рассчитать правильно срок исковой давности, читайте ). Долг перед работником учитывается в составе доходов организации в сумме, в которой его отразили на счетах бухгалтерского учета.

Срок давности для задолженности по депонированной зарплате рассчитывается на общих основаниях и считается равным три года (ст. 196 ГК РФ). По окончании этого срока сумма долга учитывается в сумме внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ).

Бухгалтерские проводки по депонированной зарплате.

Для учета депонированной зарплаты открыт бухгалтерский счет 76-4 "Расчеты по депонированным суммам"

Пример 2.

Работник Одинцов Л.Ж. работает в ООО «Крест» водителем. Во время выплаты заработка он находился в командировке. День выплаты заработка в ООО «Крест» - 5 число. Одинцов Л.Ж. вернулся из командировки 10 июня, написал заявление на выдачу зарплаты (как это было предписано Положением о заработной плате), но в данный момент денег не оказалось в кассе. Бухгалер подала заявку на снятие наличных в банк, и получила деньги лишь 9 июня. Одинцов Л.Ж. получил зарплату 11 июня в сумме 20 000 рублей.

1. Д-т 70 К-т 76-4 = 20 000 - депонирована зарплата Одинцова Л.Ж.
2. Д-т 51 К-т 50 = 20 000 – зачислен заработок Одинцова Л.Ж. на расчетный счет.

Проводки за 11 июня
3. Д-т 50 К-т 51 = 20 000 – с расчетного счета получена депонированная заработная плата для выдачи работнику Одинцову Л.Ж.
4. Д-т 76-4 К-т 50 – выдана депонированная зарплата работнику Одинцову Л.Ж.

Бухгалтерские проводки по списанию задолженности в связи с окончанием срока исковой давности.

Д-т 76-4 К-т 91 – депонированная зарплата отнесена на внереализационные доходы.

Бесплатная книга

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).

Сегодня вы узнаете:

Что такое ДПЗ и когда она возникает;
Когда и как можно получить ДПЗ;
Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.

Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно .

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

Получение денег от поставщиков;
Перечисление сумм поставщикам;
Получение выручки от продажи товаров;
Оплата труда сотрудников;
Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату . Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

Д50 К51 – поступили деньги из банка;
Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов

№	Название реквизита
1	Название организации
2	Чч.мм.гг. реестра
3	Чч.мм.гг. образования депонированной суммы
	№ ведомости для расчета
	Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, который не получил зарплату
6	Сумма ДПЗ
7	Итог по реестру неполученных средств
8	Подпись кассира с указанием расшифровки подписи
9	Дополнительная информация, необходимая предприятию

Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ

Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.

Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.

Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.

Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.

Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.

Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.

ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.

Сроки хранения и учет

После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.

Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.

Учитывают ДПЗ на счете 76.4.

Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:

Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.

Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.

Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.

Тип операции	Дебет	Кредит	Сумма, тыс. руб.

Начисление заработной платы	20	70
Перечислен НДФЛ	70	68.3

Перечислен НДФЛ	68.3	51
Получение средств на зарплату	50	51

Выплата зарплаты за март	70	50
Депонирована сумма, которую не выплатили	70	76.4
Депонированную сумму вернули в банк	51	50
Списание невостребованной задолженности	76.4	91.1

Банк перечислил ДПЗ	50	51
Сотрудник получил ДПЗ	76.4	50

Заключение

Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.

Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.

ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.