Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются. Формы учетных регистров бухгалтерского учета

Учетные регистры являются бланками или счетными таблицами определенной формы, предназначенными для группировки и регистрации данных бухучета о наличии средств и проводимых с ними операциях. Они построены в соответствии с принципом бухгалтерской группировки данных и отражают сведения о находящемся в собственности предприятия имуществе и источниках его формирования. Предприятия, уплачивающие налог на прибыль, должны также вести налоговые регистры.

Данные этих документов необходимы для получения информации о ведении предприятием своей хозяйственной деятельности. Именно регистры обеспечивают эту задачу наилучшим образом, поскольку в них все сведения экономического характера сгруппированы по содержанию.

Учетные регистры различают по многим признакам.

По внешнему виду делят учетные регистры на карточки (учета средств, инвентарные), книги (главная, кассовая), ведомости (по учету амортизации средств), машинные и цифровые носители (диски, дискеты).

Карточки - это бланки, разделенные на графы; необходимы для создания картотеки. Они удобны для группировки учетных данных. Бывают контокоррентные (например, о дебиторской задолженности), многографные (например, производственных расходов), инвентарные (учета основных средств), количественно-суммовые (учета материальных ценностей),

Ведомости (или свободные листы) применяются для учета всех видов записей, они являются основой современного бухучета.

Бухгалтерские книги - пронумерованные и прошнурованные одноформатные листы с подписью главного бухгалтера. Они имеют двусторонне строение (дебет/кредит).

По объему информации бывают аналитическими, в которых записи ведутся по счетам, с кратким описанием содержания операций (учет активов, карточки, ведомости, книги); синтетическими, в которых учет ведут в денежном выражении, не поясняя текстом (главная книга); комбинированными.

По строению разделяют учетные регистры на параллельные графы последовательные графы журналы-ордера), комбинированные (ордера, журналы).

По порядку записи документы бывают ручными (карточки) и машинными (компьютерными).

По характеру записи регистры бухгалтерского учета выделяют хронологические (фиксируют операции по времени их совершения, без группировки по счетам), систематические (группируются по определенной системе, отражают однородные по характеру операции: главная книга, ведомость учета складских остатков) и комбинированные (журналы-ордера).

По строению бывают односторонними, двусторонними, многографными, шахматными и линейными. В односторонних объединены графы дебетовых записей и кредитовых (учетные карточки). Двусторонние имеют две развернутые страницы (слева - дебет, справа - кредит), они используются для учета в книгах. Многографные регистры необходимы для возможности отражения дополнительных показателей при ведении (по предприятию в целом, подразделениям и т.д.). Шахматные - отражают дебет одного счета, кредит - другого (журналы, Главная книга). Линейные - показывают каждый аналитический счет на одной строке.

Вестись учетные регистры должны аккуратно, без исправлений и подчисток. Записи, вносимые в них, должны перепроверяться сравнением данных аналитических и синтетических учетных регистров, поскольку по ним составляется отчетность.

Сверка данных может проводиться сплошным или выборочным методом. Все выявленные ошибки должны исправляться до составления итоговой бухгалтерской отчетности. Обнаруженные ошибки допускается исправлять такими способами: корректурным, дополнительной записи и отрицательных чисел. Исправления можно делать как до подсчёта итогов, так и после него, обязательно составляя специальные справки с занесением данных в Главную книгу.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.

2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.

3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.

(см. текст в предыдущей редакции)

4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:

1) наименование регистра;

2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;

3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;

5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;

6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.

8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению

Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).

Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.

По обобщению данных

Интегрированный

Дифференцированный

Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.

По внешнему виду

Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.

Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

16. Формы бухгалтерского учета .

Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Отличие форм БУ :

Набор учетных регистров

Система взаимодействия учетных регистров

Объединение форм БУ :

Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами

Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Различают следующие формы бухгалтерского учета:

- Журнал-главная

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета по форме Журнал-главная:

- Мемориально-ордерную

Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Достоинства мемориально-ордерной формы:

Не ограничивает числа учитываемых операций;

Конкретизирует изменения в средствах на счетах;

Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;

Строгая последовательность учетного процесса;

Простота и доступность учетной техники;

Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

Многократность записей и трудоемкость учета;

Отрыв аналитического учета от синтетического;

Сложность приемов выявления ошибочных записей.

Схема мемориально-ордерной формы учета:

- Журнально-ордерную

Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.

Схема: «документ – регистр – форма отчетности».

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журналы-ордера:

В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:

Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.

- Упрощенную

Используется для субъектов малого предпринимательства.

Предусматривающая две формы учета:

Простая форма

Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.

Упрощенная форма

Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Схема упрощенной формы учета:

- Автоматизированную

Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Основные достоинства данной формы учета:

Однократное введение первичной информации;

Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

Возможность выдачи информации по запросу;

Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

Однократный ввод учетных данных;

Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Регистры бухгалтерского учета

В соответствии с графиком документооборота первичные учет­ные документы поступают в бухгалтерию, где подвергаются после­дующей обработке. Прежде всего, документы проверяют. Если к оформлению документов нет претензий, приступают к группиров­ке содержащейся в них информации.

Группировочные записи производятся в специальных бухгал­терских документах, которые называются учетными регистрами. Регистры бухгалтерского учета - это носители учетно-экономической информации, полученные на основе первичных или свод­ных учетных документов. Они предназначены для систематизации и накопления информации, для отражения ее на счетах бухгалтер­ского учета и в отчетности. Учетные регистры представляют собой специальные таблицы определенной формы, построенные в соот­ветствии с экономической группировкой данных об имуществе организации, источниках его образования и т. п.

С помощью регистров бухгалтерского учета осуществляют:

· накопление и группировку информации по экономическим объектам учета;

· контроль за сохранностью первичных и сводных учетных доку­ментов;

· оперативный анализ движения имущества и обязательств орга­низации.

Особенность накопления информации в бухгалтерских регист­рах заключается в том, что записи производятся последовательно и еще до выведения общего итога хозяйственных операций за отчет­ный период в них можно определять промежуточные итоги, что технически гораздо менее трудоемко, чем выведение итогов из не­скольких сводных, а тем более первичных учетных документов. Однородность группировки накапливаемой экономической ин формации обеспечивается строением регистров, которые специ­ально для этого предназначены.

Контрольная функция проявляется в следующем. Обработанные первичные или сводные документы, подготовленные для группи­ровки, сначала регистрируются в учетных регистрах, после этого ни один документ не может быть незаметно изъят. Контролируются нумерация документов и даты их оформления, не может быть отра­жен в регистре документ более ранней даты, чем последняя запись, под одним номером не могут значиться два документа и т. д.

Возможен оперативный анализ информации, так как после ее группировки видны направления движения имущества и обяза­тельств, а также структура этого движения.

При формировании учетной политики организация самостоятельно решает, какие учетные регистры целесообразно использовать. Их выбор зависит от объема бухгалтерской работы, размера предприятия, видов хо­зяйственных операций, а также от уровня механизации бухгалтер­ского учета.

Классификация бухгалтерских регистров.

1. По назначению бухгалтерские регистры делятся на хроноло­гические, систематические и комбинированные.

Хронологическими являются учетные регистры, в которых фак­ты хозяйственной деятельности записываются по мере их воз­никновения и последовательного совершения, т. е. в хронологи­ческом порядке. К ним относятся журнал регистрации хозяй­ственных операций, различные журналы регистрации первичных документов, книги продаж и покупок, реестры и др. В хронологи­ческих регистрах не производится группировка документов по счетам. В них регистрируются документы по мере их выписки или поступления.

К систематическим относятся регистры, предназначенные для отражения записей в системе объектов бухгалтерского учета - счетов, субсчетов, шифров аналитического учета. К ним относят­ся журналы-ордера, ведомости и др. Они используются для запи­сей и получения итогов по отдельным счетам бухгалтерского учета. Систематическим учетным регистром синтетического учета является Главная книга.

Комбинированными называются регистры, которые сочетают хронологические и систематические записи. В них хозяйственные операции регистрируются по времени и одновременно системати­зируются по счетам. К таким регистрам относится, например журнал-Главная книга и др.

Синтетическими называются регистры, предназначенные для обобщения записей по синтетическим бухгалтерским счетам, на­пример журналы-ордера, мемориальные ордера и др. В этих регис­трах показатели хозяйственных процессов формируются в денеж­ном (стоимостном) выражении. Применение конкретных синте­тических регистров зависит от формы учета, принятой на предприятии.

Аналитические регистры предназначены для ведения учета по субсчетам и шифрам аналитического учета (изделиям, номенкла­турным номерам материалов, поставщикам, покупателям и т. п.). Они детализируют записи синтетических регистров. При этом данные аналитических и синтетических регистров должны быть тождественны. Это разнообразные карточки, ведомости и книги.

Универсальными являются регистры, которые позволяют совмещать в одном документе данные аналитического и синтетической учета (журнал-ордер № 6-АПК).

3. По форме бухгалтерские регистры делятся на книги, карточ­ки, свободные листы (ведомости).

Книги (или журналы) – это сброшюрованные листы бумаги, имеющие определенное графление. Они применяются в основном при ручной технике ведения учета. В книге все станицы должны быть пронумерованы. При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых объектов для удобства пользования со­ставляется оглавление. На обложке книги проставляются название регистра, год использования, название предприятия и другие не­обходимые данные.

Карточки - это плотные листы бумаги небольшого формата, разграфленные специальным образом. Карточки удобны для веде­ния аналитического учета (по табельным номерам, номенклатур­ным номерам материалов и готовой продукции и др.). При откры­тии карточек их регистрируют в специальном реестре, что обеспе­чивает контроль за их сохранностью.

Наибольшее распространение получили три вида карточек - контокоррентные, материальные и многоколончатые. Каждый вид карточек имеет конкретное назначение.

Контокоррентные карточки используются для аналити­ческого учета расчетов. Это могут быть расчеты с разными дебито­рами и кредиторами, банками, с работниками предприятия и др.

Материальные карточки (количественного учета) предназначены для учета материальных ценностей и готовой про­дукции на складах. Они заполняются материально ответственны­ми лицами на основании первичных документов по движению ма­териала определенного наименования. В карточках имеются гра­фы прихода, расхода и остатка, ведется только количественный учет, на каждое наименование материала открывается отдельная карточка. После каждой записи о поступлении или выдаче матери­алов исчисляется новый остаток.

Для обеспечения сохранности их регистрируют в специальном реест­ре, который ведется в бухгалтерии. Сами карточки находятся в ме­стах их использования (на складах). Если на складе хранится много разнообразных материалов, то и количество карточек будет большим. Для удобства пользования их размещают в картотеке. Порядок расположения карточек зависит от специфики учитываемых материалов: обычно карточки одно­родных видов (сортов) материалов располагают рядом, но при этом в картотеке ставятся разграничители, показывающие номен­клатурные номера. При таком расположении значительно облег­чается поиск карточки конкретного материала.

Многоколончатые карточки используются для учета затрат по производству продукции, выполнению работ, ока­занию услуг. Учет в этих карточках ведется по статьям затрат. Многоколончатые карточки содержат несколько колонок (граф). Ко­личество заполняемых граф соответствует количеству используе­мых статей затрат. Положительным в использовании этих карто­чек является то, что в них постепенно собираются данные по каждой статье затрат, что удобно для составления калькуляции.

Ведомости (свободные листы) - это отдельные несброшюро­ванные листы определенного графления. Они используются для регистрации и накопления однородной учетной информации, на­пример расчетно-платежная ведомость содержит только инфор­мацию, связанную с оплатой труда работников. Ведомости явля­ются сводными учетными регистрами, которые накапливают мно­го однородной информации.

Ведомости, по существу, являются карточками, но несколько большего формата и из менее плотной бумаги. Их хранят в папках-накопителях и по окончании заполнения сшивают (брошюруют) в книги или журналы.

Машинограммы - это ведомости, полученные после ма­шинной обработки информации. Они могут повторять внешний вид типовых ведомостей, отражающих аналогичные хозяйственные операции, а могут и отличаться. Это важно учитывать, если на одном предприятии используется и ручная, и машинная обработка информации, например, на головном предприятии и в филиале.

4. По способу графления бумажные регистры делятся на однопозиционные, двухпозиционные, многопозиционные, линейные, шахматные и др.

В однопозиционных (односторонних) регистрах графы для отражения хозяйственных операций, например по приходу и расходу располагаются на одной стороне. Односторонними регистрами являются различные карточки по учету материальных ценностей

Двухпозиционными (двусторонними) называются регистры, и которых графы для отражения хозяйственных операций располо­жены на разных сторонах развернутого листа, обычно дебетовая часть находится на левой стороне листа, а кредитовая - на правой. Данные учетные регистры используются для учета материальных ценностей.

Многопозиционными (многографными) называются регистры, в которых одна сторона (обычно дебетовая) содержит несколько ко­лонок, данные записываются в подробном виде. В многографных карточках учитываются затраты по статьям.

Шахматные регистры разграфлены на клетки, напоминающие шахматную доску. Записи делают на пересечении колонок и строк. таким образом, запись одновременно проходит по дебету и по кредиту. Такое строение имеют многие журналы-ордера.

В линейных регистрах однородная информация записывается одной строкой, т. е. в одну линию. Например, учет расчетов с под отчетными лицами ведется в ведомости, где на расчеты с одним подотчетным лицом отводится одна строка. В графах указываются все расчеты - выдано, списано, возвращено, остаток и т. п.

5. По способу заполнения (используемым техническим сред­ствам для заполнения) бухгалтерские регистры подразделяются на заполняемые вручную, с использованием пишущих машинок (или их аналогов) и с использованием печатающих устройств ЭВМ (за­полнение производится автоматически).

Вручную заполняют регистры с помощью чернил, пасты шарико­вых ручек или химического карандаша. Ряд учетных регистров целе­сообразно заполнять вручную, например карточки, редко используе­мые регистры (инвентарные карточки по учету основных средств).

В качестве простейших печатающих устройств используют пи­шущие машинки. Это уменьшает время заполнения, обеспечивает аккуратность и четкость записей.

Наиболее эффективно изготовление бухгалтерских регистров с помощью печатающих устройств ЭВМ. Информация переносится на машинные (машиночитаемые) носители, что позволяет при не­обходимости повторить печать регистров, а также использовать информацию на этих носителях в качестве архива. С помощью персональных компьютеров можно печатать не только содержа­ние данных в регистрах, но и сами формы.