Отражение излишек денежных средств в кассе. Бухгалтерский учет выявлены при инвентаризации излишков в кассе – проводки, документы, оприходование При инвентаризации кассы обнаружены излишки проводка

Касса организации предназначена для хранения денежных средств, бланков строгой отчетности, векселей и других денежных документов. Инвентаризация является инструментом для выявления излишков и недостач в кассе организации. Как оформить результаты инвентаризации, какие формируются проводки при выявлении излишков или недостач в кассе — рассмотрим далее.

Инвентаризация кассы производится с периодичностью, которая установлена приказом руководства и закреплена в учетной политике предприятия. Этими же нормативными актами закрепляется порядок инвентаризации. Материально ответственным лицом по кассе признается кассир.

Перед инвентаризацией руководитель (директор) издает распоряжение (приказ), в котором указывается дата начала и состав проверяющей комиссии.

В состав комиссии должно входить не менее трех человек. Присутствие МОЛ в списке комиссии обязательно. Кроме этого, желательно присутствие сотрудников СБ и внутреннего аудита (при наличии). При отсутствии подписи даже одного из членов комиссии, инвентаризация признается недействительной.

Перед проверкой кассир прекращает все операции и формирует кассовый отчет.

Пример кассового отчета

В этом отчете отражаются все приходные и расходные ордера, которые, кроме того, должны соответствовать утвержденным формам. Выявленные недостающие или излишние суммы отражаются в учете в периоде проведения ревизии.

При инвентаризации также проверяется:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Установление лимита остатка ДС в кассе;
• Несоответствие дат расходных кассовых ордеров и фактической выдачи денег;
• Корректность корреспонденций счетов кассовых документов;
• Вовремя ли депонировались суммы невыплаченной зарплаты.

По итогам инвентаризации составляется акт инвентаризации ИНВ-15. В коммерческих организациях излишки и недостачи списываются на финансовый результат.

Пример акта инвентаризации

Внеплановая ревизия кассы

Инвентаризация кассы может проводиться внепланово, внезапно и без предупреждения, в целях контроля за ответственностью МОЛ. Сроки и порядок внеплановой инвентаризации также устанавливаются нормативными актами предприятия.

Отражение излишков

Обнаружение излишков по итогам инвентаризации кассы никаких последствий для материально ответственного лица не несет.

Пример

В ООО «Маргаритка» в результате инвентаризации наличных средств обнаружен излишек в сумме 1 050 руб.

Бухгалтер делает проводку по выявленным излишкам:

То есть, обнаруженные суммы излишков приходуются в составе внереализационных доходов.

Отражение недостач

Выявленные суммы недостач до уточнения их виновников приходуются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Недостачи, которые нельзя отнести на определенные источники, списываются на счет внереализационных расходов.

Примеры

ООО «Норд-Вест» по результатам инвентаризации в марте 2016 выявило недостачу в кассе в размере 550 руб.

Бухгалтер ООО «Норд-Вест» делает проводку по выявленной недостаче в кассе:

Виновник недостачи не был обнаружен и было решено списать эту сумму на внереализационные расходы. Сформированы проводки:

В апреле вновь была зафиксирована недостача в сумме 1 000 рублей. В этот раз было принято решение отнести ущерб на счет кассира. Проводки в этом случае.

Инвентаризация является одним из методов ведения бухгалтерского учета и выступает в качестве инструмента подтверждения фактического наличия и учетных данных. Более подробно рассмотреть понятие инвентаризация можно в рамках изучения дисциплины: «Теория бухгалтерского учета», в статье: «Инвентаризация как метод бухгалтерского учета ».

Применение данного метода имеет достаточно древние корни и является неотъемлемой частью ведения бухгалтерского учета любого предприятия.

Инвентаризация кассы в свою очередь обеспечивает подтверждение правильности оформления кассовых операций, способствует выявлению ошибок и выполняет контролирующую функцию за сохранностью денежных средств.

Нормативной базой при проведении инвентаризации выступают:

1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ
2. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 11.04.2018) «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ»
3. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49

Согласно данным нормативным документам законодательно закреплены случаи обязательного проведения инвентаризации:

• имущество, передаваемое в аренду, а также при осуществлении выкупа или его продажи;
• имущество государственной или муниципальной организации в случае его преобразования;
• ежегодно все имущество, инвентаризация которых проводилась до 1 октября перед составлением годовой отчетности, при этом для отдельных категорий есть свои особенности.
• в случаях смены материально-ответственного лица (в день передачи дел);
• в результате фактов хищения и порчи имущества;
• при возникновении чрезвычайных ситуаций, стихийных бедствий, пожаров;
• имущество организации, подлежащей ликвидации, реорганизации;

Кроме того, предприятие вправе проводить внеплановую инвентаризацию кассы. Такой вид инвентаризации осуществляется в сроки, определенные руководством организации и отражается в приказе о проведении внеплановой инвентаризации с указанием причин ее проведения. Типовыми причинами при этом могут выступать:

• выполнение контролирующей функции, повышение ответственности кассового работника;
• выяснение причин возникновения ошибок в учете;
• по предписанию внешних контролирующих органов.

Инвентаризационная комиссия: понятие, состав, функции

Перед проведением инвентаризации руководитель утверждает приказ о проведении инвентаризации. Данный приказ определяет наименование имущества, обязательств, подлежащих проверке. Кроме того, данный приказ содержит в себе сведения о сроках проведения, причине, а также о составе инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия подписывает данный приказ в лице председателя комиссии и членов комиссии, с указанием занимаемых должностей.

Понятийная справка!

Инвентаризационная комиссия – это специальная комиссия, созданная на предприятии с целью осуществления сверки учетных данных с фактическими.

Согласно п.2.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов РФ от 13.06.95 № 49 состав комиссии, является постоянно действующим. Однако при большом объеме работ могут создаваться рабочие комиссии. Состав инвентаризационной комиссии определяется внутренним распорядительным документом (приказом).

Персональный состав комиссии включает в себя:

• представитель управляющего звена организации;
• сотрудник бухгалтерской службы;
• сотрудник аудиторской службы внутри предприятия/ представитель независимой аудиторской компании;
• работник отдела безопасности компании и др.

Отсутствие даже одного члена комиссии является основанием для аннулирования результатов инвентаризации.

В случае отсутствия кадровых изменений в составе комиссии нормативная база не обязывает предприятие переиздавать приказ, закрепляющий ее состав.

Ключевой функцией инвентаризационной комиссии является контролирующая функция . Данная функция реализуется через систему основных направлений, подлежащих проверке:

1. Хранение в кассе денежной наличности, согласно установленного лимита. Проверка данного условия проводится путём сверки остатка денежных средств в кассе на конец дня с размером суммы лимита.
2. Наличие и актуальность заключённых договоров с кассирами о полной материальной ответственности.
3. Соблюдение порядка заполнения кассовой книги и иных кассовых документов.
4. Сохранность наличных денежных средств. В случае обнаружения излишка или недостачи, выяснение причин и выявление виновников.
5. Корректность проставленной контировки на соответствие распределения по статьям затрат.
6. Проверка соблюдения сроков принятия к учету первичных кассовых документов и др.

Каждое предприятие, осуществляющее транзакции с денежной наличностью, обязуется совершать проверку кассы путем проведения инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации, основные правила

Начальным этапом проведения инвентаризации является приостановка работы кассы и предоставление комиссии последних первичных документов по движению кассовой наличности. При этом лицо с которым заключен договор о полной материальной ответственности (кассир, бухгалтер на которого возложены функции кассира) обязан сдать составленный кассовый отчет на день проведения инвентаризации, а также расписку, что документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие в кассу денежные средства оприходованы, а выданные – списаны в расход.

Следующим шагом является проверка денежной наличности, а именно прямой пересчет денег в кассе в присутствии всех членов комиссии, а также материально-ответственного лица. Пересчитывается наличность в сейфе (банкноты, монеты) и денежные документы. Полученная сумма сверяется с остатком денежных средств согласно учетных данных (первичных документов, бухгалтерской программой). Кроме того, в случае если предприятие осуществляет расчеты с использованием контрольно-кассовых машин, то обязательной проверке подлежат показатели ККМ.

Основные правила проведения инвентаризации:

1. Обеспечение присутствия всех членов комиссии, утвержденных приказом. Данное условие является обязательным для признания результатов инвентаризации действительными.
2. Документы составляемые в процессе инвентаризации оформляются минимум в двух экземплярах (сличительные ведомости, акты, протоколы).
3. Материально-ответственное лицо обязательно должно присутствовать при проведении инвентаризации.
4. Документация, составляемая по результатам инвентаризации, подлежит подписанию всеми участниками инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом.

Инвентаризационный акт является заключительным документом при проведении проверки и содержит сведения об учетных и фактических данных.

Оформление результатов инвентаризации

Оформление результатов инвентаризации осуществляется путем формирования следующих документов:

• «Акт инвентаризации наличных денежных средств» (форма № ИНВ-15) ;
• «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (форма № ИНВ-16) .

Акт инвентаризации, как и остальные документы составляется в двух экземплярах. При смене материально-ответственного лица в трех экземплярах. Один экземпляр сдается в бухгалтерию, второй передается МОЛ сдавшему ценности, третий экземпляр – МОЛ принимающему ценности.

Сопоставление учетных и фактических данных при оформлении акта инвентаризации, позволяет сделать вывод об их соответствии либо о наличии расхождений. Данная информация направляется главному бухгалтеру и руководителю организации для принятия дальнейших решений.

Соответствие фактических данных учетным подтверждает качественную работу кассира и правильное построение учета кассовых операций.

Обнаружение каких-либо отклонений (недостача, излишек) предполагает выяснение причин их возникновения и отражения данных несоответствий в акте проверки.

Типовые проводки по оформлению инвентаризации кассы в бухгалтерском учете

Бухгалтерские записи по данным акта отражаются на счете 50

№	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы	Корреспондирующие счета
			Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Оприходованы излишки денежной наличности, обнаруженные при инвентаризации в кассе		50	91/1
2	При инвентаризации обнаружена недостача денег в кассе	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	94	50
3	Сумма недостачи отнесена на кассира	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	73/2	94
4	Кассир внес в кассу сумму недостачи	ПКО	50	73/2
5	Сумма недостачи удержана с оплаты труда кассира	Расчетно-платежная ведомость	70	73/2
6	Обнаруженная суммы недостачи денег в кассе отнесена на прочие расходы предприятия (виновные не обнаружены)	Акт инвентаризации, инвентаризационная опись	91/2	94

Основные нарушения выявленные в ходе инвентаризации кассы

При проведении инвентаризации возможно обнаружение следующих нарушений:

• обнаружение недостачи/излишка;
• несоблюдение лимита денежной наличности в кассе;
• отсутствие или неправильное оформление договора о полной материальной ответственности с МОЛ;
• ошибки в оформлении первичных кассовых документов;
• ошибки в контировании затрат по счетам и др.

Организация ведет кассовые операции с применением ККТ. На основании каких первичных документов заносится в кассу излишек (недостача)? Оформляются ли при этом приходные (расходные) кассовые ордера?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.

При выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.

Записей в кассовой книге в данной ситуации также производить не следует.

Обоснование вывода:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, на основании которых ведется (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)).

Начиная с 1 января 2012 года ведение кассовых операций юридическими лицами осуществляется в соответствии с нормами Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Банка России от 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение).

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) (далее - кассовые документы) (п. 1.8 Порядка N 373-П).

В соответствии с п. 3.3 Положения при ведении организацией кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, оформляется (форма 0310001) на общую сумму принятых наличных денег.

Отметим, что на основании процитированной нормы и других положений Главы 3 "Порядок приема наличных денег" Положения можно прийти к выводу, что приходный кассовый ордер применяется только при получении от конкретного вносителя. Применение данного документа при выявлении факта излишка денежных средств в кассе не предусмотрено.

К аналогичному выводу приходим и в отношении порядка применения расходного кассового ордера (форма 0310002) (п.п. 4.1, 4.2 Положения).
Иными словами, при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются.

Записи в кассовой книге (форма 0310004) производятся кассиром по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, оформленному на полученные (выданные) наличные деньги (п. 5.2 Положения). Поскольку мы пришли к выводу, что при выявлении факта излишка (недостачи) денежных средств в кассе организации приходные (расходные) кассовые ордера не оформляются, то в данной ситуации записей в кассовой книге также производить не следует.

В соответствии с п. 3 ст. 1 Закона N 129-ФЗ одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

В случае выявления излишка (недостачи) денежной наличности или других ценностей, находящихся в кассе, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации следует провести инвентаризацию кассы (п. 1 ст. 12 Закона N 129-ФЗ).

Отметим, что в Положении не установлен порядок ревизии кассы. В связи с этим полагаем, что при инвентаризации возможно использовать процедуру ревизии кассы, описанную в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40, несмотря на то, что этот документ утратил силу с 01.01.2012 (Указание ЦБР от 13.12.2011 N 2750-У).

Обращаем Ваше внимание, что порядок проведения инвентаризации активов и обязательств в Вашей организации следует утвердить при формировании учетной политики для целей бухгалтерского учета (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008).

Общий порядок проведения инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности определен в п.п. 3.39-3.43 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания).

Результаты проведенной инвентаризации отражаются в акте инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма N ИНВ-15, утвержденная постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88) и ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (унифицированная форма N ИНВ-26, утвержденная постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26).

Обратите внимание, что форма N ИНВ-15 предусматривает получение письменных объяснений от материально ответственного лица о причинах возникновения излишков или недостач. Если материально ответственное лицо отказывается комментировать факт возникновения излишка (недостачи) в кассе, то рекомендуется составить акт об отказе работника представить объяснения. Кассира нужно ознакомить с актом под роспись. Если работник отказывается подписывать акт, этот факт также следует зафиксировать.

На основании всего вышеизложенного приходим к выводу, что возникновение излишка (недостачи) в кассе организации отражается в бухгалтерском учете на основании данных инвентаризации (формы N ИНВ-15, N ИНВ-26) и бухгалтерской справки.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором закончена (п. 5.5 Методических указаний).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Самойлюк Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Горностаев Вячеслав

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Периодически подвергаются ревизии с проверкой всех ценностей. Проверку осуществляет инвентаризационная комиссия организации. Ее члены в присутствии ответственного лица проверяют наличие денег, квитанций на сданные ценности, чековых книжек и бланков строгой отчетности. Выявленные во время проверок несоответствия оформляются бухгалтерскими актами. Детальнее о том, как констатируется недостача в кассе, проводки, которые необходимо указать в балансе в случае ее выявления, читайте далее.

Ценности

В кассе на предприятии могут находиться денежные средства, платежные документы, ЦБ и бланки строгой отчетности. К платежным документам относятся не только квитанции, но также марки (почтовые, вексельные и госпошлины), путевки в санатории, авиабилеты и прочие документы. К бланкам строгой отчетности относятся: квитанции, удостоверения, дипломы, абонементы, билеты, талоны, товарно-сопроводительные документы и др. Материальную ответственность за сохранение денежных документов несет кассир.

Инвентаризация

Порядок осуществления регулируется «Порядком ведения кассы №40», утвержденным Советом директоров ЦБ РФ, и Письмом ЦБ № 18 от 04.10.93 г.

Сроки проведения проверки на предприятии устанавливаются руководителем и закрепляются в приказе. Инвентаризацию осуществляет специально созданная комиссия, в которую входят представители администрации, главный бухгалтер и кассир.

Перед проведением процедуры составляет кассовый отчет. В него включаются все первичные документы, которые должны находиться в кассе. Если при инвентаризации выявляются незакрытые ведомости (по выплате зарплаты), то все невыплаченные суммы приравниваются к наличным деньгам. Отдельно в документе фиксируются выплаченные суммы.

Кассир обязан предоставить расписку о том, что к моменту начала инвентаризации платежные документы сданы в бухгалтерию, а вся наличность оприходована. Это необходимо сделать, чтобы по завершении проверки кассир не заявил о наличии у него платежных документов. сверяется с информацией в кассовой книге и ордере.

Для сокрытия факта растраты средств часто в качестве документов используются расписки. Но они не могут подтвердить расход средств, так как не составляются по унифицированной форме, не содержат подписи получателя, главного бухгалтера и руководителя. Если имеют место такие документы, то считается, что при инвентаризации кассы выявлена недостача. Проводка должна быть сделана в балансе на дату проведения проверки. Председатель комиссии визирует все ордера и прикладывает их к отчету. Этот документ и служит основанием для проведения учетных остатков средств.

Особенности

Во время инвентаризации нужно проконтролировать:

• не превышал ли остаток наличных средств в кассе установленного лимита;
• целевое использование средств;
• соответствие даты проведения сделки в кассе и расходном ордере;
• обоснованность записей;
• своевременность возврата на счет остатков невыплаченной зарплаты;
• корректность оформления документов;
• наличие подписей директора, главного бухгалтера на незаполненных чеках;
• факт хранения чековой книжки вне кассы;
• законность проводимых операций в пределах одной сделки;
• правильность составления корреспонденции счетов.

Пересчет наличности

Наличие средств в кассе подтверждается полистным пересчетом наличных денег, ценных бумаг и денежных документов. Кассир осуществляет пересчет в присутствии членов комиссии. Деньги просчитываются по каждой купюре отдельно начиная с высшего номинала. Если имеется большое количество купюр, то составляется опись, в которой указывается номинал и количество купюр. Этот документ подписывается комиссией. Если имеется нехватка денежных средств, значит выявлена недостача в кассе. Проводка в БУ с использованием счета 50 «Касса» подтверждает этот факт.

Пересчет бланков

Фактическое наличие бланков ЦБ и документов отчетности осуществляется по наименованиям, типам и категориям бланков. Например, акции бывают именные, на предъявителя, процентные и обыкновенные. Во время проверки также фиксируются начальные и конечные номера бланков, их серии и стоимости.

Все эти ставятся на учет по результатам инвентаризации в сумме расходов на их приобретение. Остаток бланков определяется исходя из данных кассовой книги или отчета. При выявлении нехватки бланков оформляется недостача в кассе. Бухгалтерские проводки делаются по счетам аналитического и синтетического учета. Примеры оформления подобных операций будут представлены далее.

Недостача в кассе: проводки

На предприятиях учет денежных средств осуществляется по счету 50 «Касса», который имеет три субсчета: 50-1 «Касса предприятия», 50-2 «Касса операционная», 50-3 «Платежные документы». Отдельно учитываются бланки отчетности на одноименном забалансовом счете 006.

Выявленные излишки средств подлежат оприходованию по статье внереализационных доходов. В БУ делается запись ДТ50-1 КТ91-1.

Недостача денежных средств в кассе отражается проводкой с использованием в ДТ счета 94 на сумму фактических расходов. Рассмотрим типовые проводки:

ДТ94 КТ006 - нехватка бланков.

ДТ94 КТ50-1(50-3) - недостача денег в кассе.

Проводка ДТ73-2 КТ94 отражает списание недостачи на кассира. Возмещение ущерба с зарплаты сотрудника отражается записью ДТ70(50) КТ73-2.

Как при отсутствии виновного лица отражается недостача в кассе? Проводки:

ДТ94 КТ50-1 - факт выявления нехватки средств;

ДТ91-2 КТ94 - сумма недостачи включается в состав внереализационных расходов.

Отчетность

Результаты инвентаризации отражаются в акте по форме № ИНВ-15. В него вносятся объяснения кассира по выявленным нарушениям и резолюция руководства. Отчет составляется в двух экземплярах, подписывается комиссией и доводится до сведения руководства. Один экземпляр остается в бухгалтерии, второй - у кассира.

Проверка операционных касс

Для расчетов с сотрудниками фирмы используются операционные кассы. Порядок их проверки отличается от вышеописанного.

Комиссия в присутствии кассира фиксирует показания счетчиков, которые отражают сумму выручки. Данные сверяются со сданной кассовой лентой. Разница в остатке средств на начало и конец дня отражает дневную сумму выручки. Цифры в кассовой книге, на ленте и на счетчиках должны быть идентичны.

Пересчет наличности осуществляется покупонным способом. Полученный остаток сверяется с учетным. По результатам инвентаризации может быть выявлена недостача денежных средств в кассе. Проводка, которая в таком случае заносится в баланс, выглядит так: ДТ94 КТ50-2.

Проверка банковских счетов

Перед сдачей годовой отчетности. Поскольку организация может открывать счета в разных банках, то перед проверкой следует детально изучить все банковские договоры, проверить законность и целесообразность открытия счета.

Для обобщения движения средств в безналичной форме в балансе используются счета 51 «банковский счет в рублях» и 52 «Валютные счета». С целью детализации информации можно использовать субсчета 52-1 «Валютный счет в РФ» и 52-2 «Валютный счет за рубежом». Остаток средств пересчитывается в рубли по официальному курсу дважды: в момент совершения операции и при проведении инвентаризации. При этом появляются Положительные значения зачисляются в финансовые результаты на внереализационные доходы. Отрицательные отражаются в БУ записью ДТ91-2 КТ50.

Инвентаризация осуществляется путем сверки остатков средств по балансу с данными выписок. Дополнительно сравниваются обороты по ДТ и КТ. Во время проверки может быть выявлен излишек и недостача в кассе. Проводки:

ДТ76-2 КТ51 - выявление ошибочно отнесенных на банковский счет сумм.

ДТ51 КТ76-2 - поступление платежей.

Вот как осуществляется инвентаризация касс на предприятии.

22.08.2019

Иногда в кассе хозяйствующего субъекта обнаруживаются излишки наличности. Как и в случае с , факт выявления избыточной количества наличных денег требует документального оформления, бухучета, адекватной реакции руководства.

Ведь совершение всех кассовых транзакций предприятия находится в компетенции кассира – сотрудника, с которым работодатель заключает соглашение о полной материальной ответственности.

Соответственно, учет кассы является важным аспектом хозяйственной деятельности организации.

Строгое соблюдение его правил и норм является ключевым фактором нормальной работы компании.

Что делать, если при инвентаризации выявлены лишние денежные средства?

Излишек кассы означает, что реальная величина имеющейся наличности предприятия, подтвержденная итогами выполненной ревизии, превышает сумму наличных денег, зафиксированную в регистрах кассового учета.

Избыток наличности в компании нередко выявляется инвентаризационной комиссией по результатам кассовой проверки.

Когда подобные факты обнаруживаются, участники комиссии, осуществляющей , изучают учетную документацию.

Задачи комиссии – оформить данный факт документально, установить причины возникновения кассового излишка, определить виновника обнаруженных нарушений, корректно ликвидировать выявленное расхождение в бухучете.

Возможные причины выявленных денег

Обнаружение избыточной наличности в кассе организации часто воспринимается работодателем неоднозначно.

Этим реакция руководства на факты кассовых излишков ощутимо отличается от типичных последствий выявления денежных недостач, при которых приоритетными версиями обычно становятся растрата/кража.

Так, присутствие в кассе избыточной, неучтенной наличности может быть вызвано, например, реализацией товаров по ошибочно указанной (завышенной) цене или, как вариант, недовесом.

Хотя, конечно, подобные ситуации редко возникают случайно при современных системах контроля и совершения операций.

Говоря о возможных причинах, нельзя исключать и те факты, что кассиры торговых организаций иногда докладывают в кассу собственные деньги.

Это нередко делается при дефиците разменных купюр, чтобы беспрепятственно давать сдачу покупателям.

Порой сотрудники забывают об этом, что обуславливает появление в денежном ящике лишней наличности.

Так или иначе, но данные факты можно расценивать как , что не является допустимым с точки зрения ведения наличных транзакций.

Определение виновника

Чтобы выяснить причины возникшей ситуации и корректно зафиксировать кассовые излишки в бухучете, инвентаризационная комиссия направляет соответствующие запросы материально ответственным субъектам – кассирам организации.

Сотрудники предприятия, лично отвечающие за правильное ведение кассы, дают письменные объяснения по поводу избыточной наличности.

Объяснительные записки ответственных лиц позволяют установить субъектов, виновных в появлении кассовых излишков.

Кроме того, решению данной задачи эффективно способствует сверка фактической информации с учетными сведениями.

Как составляется объяснительная записка кассиром организации?

Если на предприятии при проверке обнаруживается кассовый излишек, ответственный кассир обязан предоставить своему работодателю объяснительную записку по данному факту.

Действующим законодательством предусматривается, что руководитель хозяйствующего субъекта должен потребовать, чтобы кассир письменно предоставил необходимые пояснения в течение 2 (двух) дней.

Являясь материально ответственным субъектом, кассир не вправе отказаться от написания пояснительной записки.

Такая бумага является официальным документом.

Она может составляться вручную или в виде компьютерной распечатки. Так или иначе, объяснительная записка пишется на официальном формуляре (бланке) хозяйствующего субъекта и подписывается кассиром (с расшифровкой).

Поясняющий документ, составляемый кассиром по поводу обнаруженного излишка наличности, содержит два ключевых раздела:

• Описание фактов/обстоятельств. Указываются предпосылки возникшей ситуации или реальные события, которые привели к её возникновению.
• Изложение конкретных причин появления в кассе лишней (неучтенной) наличности. Как правило, таких причин бывает несколько. Их следует корректно обозначить, чтобы минимизировать степень вины и смягчить предстоящую ответственность.

Кроме того, в объяснительной бумаге, представленной двумя экземплярами, должны присутствовать следующие обязательные реквизиты:

• название хозяйствующего субъекта (компании-работодателя);
• ФИО, должность руководящего лица;
• наименование самой бумаги («Объяснительная»);
• ФИО, должность ответственного сотрудника (кассира);
• дата составления бумаги, подпись составителя.

Когда документ будет полностью составлен и подписан кассиром, его следует предоставить работодателю. Руководитель подписывает бумагу (оба экземпляра) с постановкой регистрационного номера. Один экземпляр обязательно остается у составителя (кассира).

Какие документы нужно оформить?

Работа инвентаризационной комиссии по выявлению и расследованию кассовых нарушений в организации обязательно фиксируется ведением специального протокола, в котором отражается следующее:

• детализация результатов кассовой ревизии;
• описание методов, применяемых для выявления кассовых излишков;
• выводы экспертов по поводу обнаружения в кассе предприятия избыточной наличности.

Результаты деятельности инвентаризационной комиссии в установленной форме предоставляются руководителю организации, который разрешает принятие избыточной наличности в кассу изданием специального распорядительного акта.

Документальным основанием для составления такого приказа является акт инвентаризации кассовой наличности, оформленный ревизионной комиссией по стандарту ИНВ-15 и содержащий следующие сведения:

Бухгалтерский учет и оприходование — проводки

Экземпляр акта ИНВ-15 направляется в бухгалтерию для совершения необходимых учетных действий. Бухгалтер выполняет нужные проводки (корреспонденции счетов).

Кассовые излишки фиксируются бухучетом в месяце завершения соответствующей проверки и, если выполнялась инвентаризация, приходуются на дату принятия обнаруженной наличности.

Если проводилась годовая ревизия, её итоги отражаются в годовой отчетности.

Выявленные излишки наличных денег в кассе отражаются записями на бухгалтерских счетах с помощью следующих проводок:

Полезное видео

Что делать, если обнаружены излишки в кассе, рассказано в данном видео:

Выводы

Как и недостачи наличности, кассовые излишки, обнаруживаемые при проверке, требуют определенных действий со стороны инвентаризационной комиссии, руководства, ответственного кассира.

Все тщательно документируется протоколом, обязательно составляется инвентаризационный акт, материально ответственный субъект готовит пояснительный документ по поводу кассового избытка.

Выясняются причины появления неучтенной наличности, определяется виновный субъект, работодатель выносит вердикт о принятии кассового излишка к учету и наложении санкций на виновника, издаются соответствующие приказы.