Суточные в служ командировке. Оплата служебных командировок и командировочные расходы
Когда сотрудника отправляют в командировку, ему обязательно должны выплачивать суточные за каждый день командировки. Суточные расходы – это дополнительные расходы работника, которые предназначены на оплату жилья, питания вне места проживания.
Разновидности суточных расходов
Суточные расходы выплачиваются при:
- Отправке работодателем работника в местную или заграничную командировку;
- При постоянной работе в дороге, при постоянных полевых выездах, снаряжении в экспедицию или геологическую разведку;
- Нахождении работника на занятиях для повышения квалификации.
Что входит в суточные расходы
Состав суточных расходов не регламентируется законом. Но согласно п. 11 Положения, утвержденного Правительством РФ от 13.10.2008 №749, предприятие должно обеспечить командированного сотрудника средствами, которые он может потратить на проживание и транспорт.
Обычно в суточные расходы входят:
- Транспортные расходы;
- Расходы на проживание;
- Расходы на питание
- Затраты на телефонные разговоры по служебной необходимости, интернет, банковские или почтовые услуги и т.д.
Вообще командированный работник может потратить суточные, на что угодно и отчитываться на них не обязан.
Размер суточных расходов
Размер суточных расходов предприятие определяет самостоятельно и регламентирует это в своих внутренних нормативных актах, например в Положении о командировках.
Согласно абз. 12 п.3 ст. 217 НК РФ предусмотрен максимальный размер суточных расходов, которые не облагаются налогом НДФЛ, а именно:
- На территории России – 700рублей;
- За территорией России – 2500 рублей.
Если предприятие установило у себя в нормативных актах суточный размер 1000 рублей, тогда необходимо будет с 300 рублей удержать НДФЛ.
Как рассчитать суточные во время командировки в России и за ее пределами
При расчете суточных вне зависимости куда отправляется работник или по России, или за границу формула расчета одна:
РС = СД × Д,
РС – расчетный размер суточных;
СД – сумма суточных на один день, которая установлена на предприятии во внутренних нормативных документах;
Д – Длительность командировки, которая выражается в днях, включаются и дни в пути.
Важно!!! Если суточные средства потрачены не в полном объеме, тогда неизрасходованную сумму возвращать не нужно, в отличие от аванса, предоставленного во время командировки.
Бывают случаи, когда суточных не хватает, тогда работник по согласованию с работодателем тратить свои денежные средства, а после возвращения предприятие ему возмещает потраченную сумму, только необходимо сохранить все подтверждающие документы.
Выплачиваются ли суточные расходы при однодневной командировке
Согласно действующего законодательства минимального срока командировки не установлено. Работника могут отправлять в командировку и на один день. Оформляется такая командировка как многодневная: издается приказ, проставляется соответствующая отметка в табеле учета рабочего времени.
Вопрос стоит, в следующем суточные выплачиваются при однодневной командировке? По законодательству суточные за однодневную командировку не выплачиваются. Но как можно оставить работника совсем без денег.
Суточные расходы при заграничной командировке
В какой валюте выплачивать суточные при заграничной командировки определяется самой организацией. Суточные, которые выплачиваются работнику при командировке в валюте должны перевестись в рублевый эквивалент по курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утверждается авансовый отчет.
Работник, который вернулся из командировки, не позднее 10 дней после возвращения должен составить авансовый отчет. Авансовый отчет должен содержать следующие параметры:
- Документы, которые фиксируют расходы во время командировки, а именно чеки, расписки и т.д.;
- Отчет, который содержит информацию о всех действиях командированного работника связанные с командировкой;
- Отсканированная последняя страница загранпаспорта, где стоит таможенная отметка.
Командированный сотрудник получает суточные в виде аванса, который вычисляется по командировочной смете. Размер суточных расходов определяется самостоятельно предприятием в своих локальных актах.
Суточные расходы должны начисляться сразу после отбытия из России. Эта формальность действует и в обратную сторону. День изменение суточных, определяется по штампу в паспорте на границе.
Когда выплачиваются суточные расходы
Суточные расходы, как и все остальные выдаваемые денежные средства в качестве аванса, должны выдаваться перед поездкой. Сроки и способ выплаты суточных определяется внутренними актами предприятия, например в положении об командировках.
Бывают случаи, когда суточные выплачиваются и после поездки, это может быть тогда, когда командированный работник потратил суточные на оплату проживания или на транспорт (эти расходы предприятие должно оплачивать отдельно). По возвращению бухгалтерия вернет потраченную сумму.
Выплата суточных при командировке в выходные дни
Если командировка выпала на выходные дни, тогда суточные оплачиваются за каждый выходной день в обычном режиме. В данной схеме и имеется отличие выплаты суточных в выходные в отличии от схемы начисления заработной платы в выходные дни:
- Если работник работает в выходной день, тогда ему оплачивается этот день в двойном тарифе;
- Если командированный работник не работает в выходной день, тогда ему ничего не начисляется.
Важно!!! Заработная плата и суточные – это две разные выплаты и в плате налогообложения, и в плане расчета. На суточные расходы не распространяется правило удвоения суммы в выходной день – это нудно помнить.
Порядок выплаты суточных расходов
Суточные начисляются за каждый день, которые работник проводит в командировке. Какие дни оплачиваются в командировке приведем ниже:
- Выходные и нерабочие праздничные дни в командировки;
- Дни нахождения в пути, а так же вынужденные остановки в пути.
Например, если командированный работник отправился в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей недели в субботу, тогда к оплате подлежат и суббота и воскресенье.
Приведем пример:
Работника отправили в командировку за границу на 10 дней. Какие положены суточные:
- 40 евро за 9 дней – время нахождения за границей;
- 700 рублей за 1 день – время нахождения на территории России.
Курс (условно) евро составил:
- На 30 мая (дата выдачи аванса) 72 рубля за 1 евро;
- На 14 июня (дата утверждения авансового отчета) 70 рублей за 1 евро.
И того какие суточные были выплачены:
40евро * 72 рубля * 9 = 25920рублей
700 рублей * 1 = 700 рублей
И того: 25920+700= 26620 рублей.
Обязательно следует знать, сколько платят за командировочные суточные расходы в 2019 году и что поэтому поводу говорит законодательство РФ.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
К тому же, не лишним будет выяснить, как выплачивают суточные во время заграничных командировок и в бюджетных организациях.
Огромное количество современных работников часто вынуждены отправляться в различные командировки как по стране, так и за рубеж. При этом все расходы, связанные с такими поездками, берет на себя работодатель.
Но как определить, что входит в командировочные расходы и что такое суточные? И о каких нюансах, связанных со служебными тратами денежных средств необходимо знать?
Основные сведения
Согласно Трудовому кодексу РФ, сотрудник, пребывающий в командировке, вправе рассчитывать на сохранение его рабочего места и заработной платы (). Это касается и тех, кто работает .
Но так как все поездки связаны с определенной тратой денежных средств, то командировка осуществляется за счет предприятия.
Ведь по закону работодатель не вправе ухудшать материальное положение сотрудника, и он обязан возместить своему работнику все затраты.
Из этого следует, что возмещению подлежат траты по проезду, оформлению необходимых документов (если поездка – заграничная), и т. д.
Отдельная статья расходов для работодателя – так называемые суточные. Интересно, что работник получает все необходимые выплаты, независимо от того, насколько удачной была его служебная поездка.
К тому же, работодатель совершенно не обязан предоставлять возмещение расходов всем работникам в одинаковом размере. Чаще всего сумма командировочных определяется должностью сотрудника.
А вот суточные должны быть одинаковыми для всех сотрудников учреждения. Различия допустимы только между поездками по России и заграницу.
Нельзя отправить в командировку:
- беременную женщину;
- несовершеннолетних работников, кроме спортсменов и представителей творческих профессий;
- инвалидов;
- кандидатов, участвующих в выборах;
- сотрудников, с которыми заключен ;
- некоторые категории сотрудников без их письменного согласия.
В некоторых случаях работодателю согласно необходимо получить письменное согласие на служебную поездку у:
- женщин, воспитывающих детей до 3 лет или до 5 лет без супруга;
- сотрудников, на иждивении которых находятся дети-инвалиды;
- работников, которые ухаживают и могут подтвердить этот факт документально.
Работодатель обязан выплатить сотруднику, отправленному в служебную поездку, его заработную плату.
Размер зарплаты должен подлежать пересчету, то есть он зависит от того, что какое-то время работник не сможет выполнять свои прямые трудовые обязанности.
Сумма напрямую зависит от количества рабочих дней на протяжении всей командировки, и, согласно Трудовому кодексу, не берутся во внимание выходные и праздники.
Также учитывается не только сама зарплата за последние 12 месяцев, но и всевозможные и вознаграждения.
Определения
Командировка – это поездка сотрудника организации, которая осуществляется по указанию работодателя и исключительно в рабочих целях ().
Важно знать, что отсутствие работника не является командировкой, если он возвращается обратно в день отправки.
Из этого следует, что поездка должна иметь определенные сроки. Что такое суточные и командировочные? Многие считают, что это одно и тоже.
Естественно, что сотрудник, отправленный в служебную поездку, должен получить определенную сумму на проживание, проезд и другие расходы.
Работодатель в свою очередь обязан обеспечить сотрудника не только командировочными, но и суточными.
То есть средствами на дополнительные расходы, которые не связаны с наймом жилья, проездом или другими служебными расходами ().
Какова их роль?
Командировочные траты должны быть подтверждены документально (билеты, чеки и т. д.), в то время как суточными сотрудник может распоряжаться по своему усмотрению и не отчитываться за это перед работодателем.
Но есть и свои нюансы. Например, работодатель может отказаться возместить расходы сотрудника, если они были осуществлены без его разрешения или ведома.
Траты, связанные с проездом оплачиваются согласно приобретенных сотрудником билетов. Чтобы не было путаницы с тем, сколько стоят билеты, работодатель сам решает, каким видом транспорта сотрудник отправится в командировку.
Часто этот пункт прописывается в нормативных документах организации. Для оплаты транспорта и гостиницы работнику обычно выдается аванс, а сумма фиксируется в .
Расходы по найму жилья в другом городе возмещаются следующим образом – при следует указывать название организации.
Возмещаются также траты за пользование телефоном, телевизором и т. д. Питание не компенсируется, так как считается, что его покрывают суточные.
В случае если сотрудник не может подтвердить данные расходы, ему возмещается только 12 рублей в сутки. В бюджетных организациях командировочные за жилье имеют ограничение – 550 рублей за сутки.
Когда сотрудник имеет возможность проживать бесплатно, эта статья расходов не учитывается. А как же быть, если командировки однодневные? Положены ли в этом случае работнику суточные?
Законодательством установлено, что однодневная командировка приравнивается к обычной, то есть сотрудник имеет право на возмещение всех расходов. Единственное исключение – суточные для него не предусмотрены.
Но и здесь закон, а точнее Постановление от 11. 09. 2012 №4357/2 Верховного суда РФ, разрешает выплату так называемых суточных за однодневные поездки работников.
Суточные должны выплачиваться за:
- каждый день поездки, включая выходные, праздники или болезнь сотрудника;
- дни, которые работник проводит непосредственно в дороге;
- вынужденные остановки и задержки.
Как только сотрудник возвращается из служебной поездки, он обязан в течение 3 дней предоставить бухгалтерии организации полный отчет обо всех своих расходах.
Если у него остаются какие-то денежные средства, он должен вернуть их в кассу. Важно знать, что оформление отчета о командировочных расходах необходимо, даже если все расчеты производились банковской картой.
Причем неважно, личная это карта или корпоративная. К следует приложить все подтверждающие поездку документы, например, билеты, чеки, копию загранпаспорта и т. д.
Существуют также такие и такие расходы, как услуги переводчика или билеты на различные служебные мероприятия. Их обязательно следует включить в .
Законодательная база
Все вопросы, связанные со служебными командировками, регулирует Трудовой кодекс РФ. Кроме того, в учреждении обязательно должен быть такой нормативный документ, как .
Особенно, если работники организации вынуждены очень часто отправляться в командировки. Налогообложение командировочных средств регламентирует Налоговый кодекс РФ.
Норма суточных командировочных расходов в 2019 году
Командировочные расходы суточные в 2019 году останутся такими же, как и в прошлом году. Существует фиксированный размер суточных выплат, которые не нуждаются в каких-либо документальных подтверждениях.
И поэтому их не касается налогообложение, в отличие от командировочных выплат. Для командировки по территории РФ эта сумма не должна превышать 700 рублей за день, а для поездок заграницу – 2500 рублей за один день ().
Все, что выплачивается поверх этих норм, по закону облагается налогом в 13%, который удерживается из заработной платы.
Кто устанавливает величину
Размер суточных для сотрудников обычно устанавливает само предприятие на основании внутренних нормативных документов.
Часто все нюансы, связанные с командировками, указываются в . При этом учитываются как командировки по территории РФ, так и заграничные.
Сколько сейчас составляет сумма
Законом установлены суммы суточных, которые не облагаются никакими налогами. И в 2019 году они остаются неизменными.
Видео: актуальные вопросы командировочных расходов
При этом нет никаких ограничений для пересмотра размера суточных выплат, поэтому окончательная сумма зависит от возможностей той или иной организации.
Если поездка за границу
Это время фиксируется с помощью отметок в загранпаспорте сотрудника. И пока человек находится за территорией РФ, суточные должны выплачиваться в соответствующей валюте.
Как только он возвращается, выплаты начинают поступать в рублях. Сумма определяется согласно регламентным документам учреждения.
В бюджетных учреждениях
Сотрудники бюджетных учреждений могут рассчитывать на размер суточных, не превышающих установленную государством норму.
Если частные организации могут устанавливать любые суммы выплат для своих работников, даже если они превысят норму и остаток будет облагаться налогами. Бюджетные предприятия, естественно, не могут позволить себе такую роскошь.
Для военнослужащих
Если военнослужащий может возвращаться к месту службы или жительства каждый день, а его командировка не требует постоянного пребывания в одном месте, суточные ему не положены.
В других случаях он имеет право на выплату суточных в размере 300 рублей. Минимальные суточные в размере 100 рублей платятся, если во время командировки за счет федерального бюджета обеспечивается питание военнослужащего.
Эти вопросы регламентирует .
Какой размер командировочных будет в 2019 году
Следует знать, что с 2019 года будут отменены суточные выплаты работникам, которые отправляются в командировки в пределах РФ.
Такие поправки будут приняты Минфином, считающим, что работодатель и так оплачивает все издержки, связанные с командировкой. Поэтому и суточные выплачивать не имеет смысла.
Изменения внесут в первую очередь в Постановление правительства России «Об особенностях направления работников в служебные командировки». Но насколько верной является такая позиция Минфина, покажет практика.
Останутся только дополнительные выплаты для заграничных командировок, а их сумма пока будет прежней – 2500 рублей в сутки. Процесс изменения соответствующих нормативных актов еще не окончен.
Что касается командировочных, то их размер не ограничивается федеральными законами. То есть каждая организация самостоятельно решает, какую сумму можно потратить на возмещение командировочных расходов.
Но есть и определенные особенности, которые касаются расходов такого вида. При заграничных командировках особое внимание рекомендуют уделить сбору всех необходимых документов.
Екатерина Анненкова, аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру". Фото Б. Мальцева ИА «Клерк.Ру»
Хозяйственная деятельность организаций далеко не всегда ограничивается одним регионом и, соответственно, по тем или иным служебным надобностям сотрудники компаний отправляются для выполнения служебных заданий в командировки. Согласно положениям ст.166 ТК РФ, служебная командировка это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы*.
*Местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором. Место работы является обязательным для включения в трудовой договор условием в соответствии с положениями ст.57 ТК РФ.
Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008г. №749.
Обратите внимание: Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются .
На основании ст.167 ТК РФ, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются:
- сохранение места работы (должности) и среднего заработка,
- а также - возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
- либо коллективным договором,
- либо локальным нормативным актом организации.
Порядок выплаты суточных, при командировках внутри страны
Согласно п.11 Постановления №749, суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая:- выходные и нерабочие праздничные дни,
- а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
- суточные не выплачиваются .
- дальности расстояния,
- условий транспортного сообщения,
- характера выполняемого задания,
В соответствии с п.25 Постановления №749,работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке:
- возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении),
- выплачиваются суточные
Кроме того, работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством РФ.
Суточные при командировке за границу
При направлении сотрудников в зарубежную командировку действует особый порядок оплаты суточных.Согласно п.16 Постановления №749, выплата суточных, причитающихся работнику в связи с зарубежной командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003г. №173-ФЗ«О валютном регулировании и валютном контроле».
Согласно пп.9 п.1 ст.9 закона №173-ФЗ, между резидентами разрешено осуществление валютных операций при выплате сточных физическим лицам, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
То есть суточные сотруднику, едущему в заграничную командировку, российская организация может выдать в валюте той страны, куда он направляется и это не будет противоречить положениям действующего законодательства.
Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории РФ осуществляется в размерах, определяемых:
- коллективным договором,
- локальным нормативным актом (приказом, положением о командировках и т.п.).
- При проезде по территории РФ - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ
- При проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
- включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте.
- включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
В соответствии с п.19 Постановления №749,при направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются:
- по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ.
Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию РФ в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, установленных организацией для командировок на территории иностранных государств.
При направлении работника в командировку на территорию иностранного государства ему дополнительно возмещаются:
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Суточные для сотрудников, работающих по гражданско-правовым договорам
Если сотрудник, отправленный в командировку работает по гражданско-правовому договору, опираться на нормы законодательства, действующие в случае наличия трудовых отношений между работником и компанией - нельзя.Так как на сотрудников, работающих по договору ГПХ, нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются в соответствии с положениями ст.11 Трудового кодекса.
Соответственно, гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ, в том числе и связанные с командировкой, распространяются только на сотрудников, заключивших с организацией трудовой договор и в случае с договором ГПХ не применимы.
Аналогичная норма содержится и в п.2 Постановления №749:
- В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.
Поэтому, чтобы не увеличивать цену договора ГПХ (сумму вознаграждения) на сумму расходов, связанных со служебной поездкой, а так же - не платить «лишних» налогов, возможность выплаты компенсационных сумм исполнителю поручения необходимо предусмотреть в договоре ГПХ.
НДФЛ с суточных
Выплата суточных не образует налогооблагаемого дохода по НДФЛ, так как не является доходом сотрудника.Такие выплаты не облагаются НДФЛ в пределах норм, установленных п.3 ст.217 НК РФ:
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные , выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но:
- не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ,
- не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При этом, согласно пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, при получении доходов в денежной форме дата фактического получения такового определяется как день выплаты дохода.
Если организация выдает суточные в иностранной валюте, то ей необходимо проверить - не превысили ли они установленный лимит в рублях.
Для этого сумма «валютных» суточных пересчитывается в рубли по курсу ЦБ РФ, действующему на дату их выплаты сотруднику. И если рублевый эквивалент превысит установленную норму (2500 руб. в день), то с образовавшейся разницы нужно удержать и перечислить в бюджет НДФЛ.
НДФЛ с суточных при однодневных командировках
Как уже упоминалось выше, при командировках в местность, где работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются в соответствии с п.11Постановления№749.Однако, никто не мешает компании предусмотреть в своем коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компенсационные выплаты, причитающиеся сотрудникам, направляемым в однодневные командировки.
При этом, данные суммы можно не облагать НДФЛ в пределах 700 руб., если командировка на территории РФ и в пределах 2500 руб. - при заграничных командировках.
Такую позицию выразил Минфин в своем Письме от 01.03.2013г.№03-04-07/6189 (данное Письмо размещено на официальном сайте ФНС в разделе «Разъяснения ФНС, обязательные для применения налоговыми органами»):
«В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз.12 п.3 ст.217 Кодекса указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходов, связанных с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
То есть в соответствии с п.3 ст.217 Кодекса только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов.
Таким образом, если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст.168 Трудового кодекса Российской Федерации к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.
При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с Постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11.09.2012 №4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2500 руб. при нахождении в заграничной командировке.»
Аналогичную позицию Минфин высказал и в своем Письме от 05.03.2013 №03-04-06/6472.
Минфин ссылается на Постановление Президиум ВАСот 11.09.2012 №4357/12, в котором суд указал, что:
«Суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.
При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Вместе с тем в силу статей 167 и 168 Трудового кодекса работнику возмещаются иные расходы, связанные со служебной командировкой, произведенные с разрешения или ведома работодателя.
Согласно абзацу десятому пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса (в редакции, действовавшей в спорный период) при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации.
Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 рублей.
Таким образом, выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.»
Екатерина Анненкова , аудитор, аттестованный Минфином РФ, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА "Клерк.Ру"
Для большинства работников служебная командировка — прекрасная возможность совместить приятное с полезным: ударно поработать (и заработать), а после трудового дня получить впечатления от нового города или даже другой страны. И все за счет фирмы. Однако работодатель командирует сотрудников не осматривать достопримечательности, а трудиться, выполняя поручение руководства. Командировкой может считаться любая работа вне организации, если характер деятельности работника не предполагает постоянных разъездов. То есть выезд по рабочим делам в пределах своего города, оформленный должным образом – тоже командировка. В то время как работник выполняет свое служебное задание, работодатель сохраняет за ним рабочее место, заработную плату и гарантирует оплату командировочных(статья 167 Трудового Кодекса РФ).
Что входит в командировочные расходы
Работодатель, отправляющий сотрудника на работу за пределы организации, обязан компенсировать ему связанные с этим расходы:
- выплатить зарплату за все время отсутствия на рабочем месте в связи с отъездом (за все рабочие, по графику основного места деятельности, дни, пока сотрудник находится в командировке и в пути);
- оплатить дорогу к месту пребывания и обратно (проезд на всех видах транспорта, за исключением такси, комиссию за бронирование билетов, страховую премию за страхование пассажиров, постельное белье);
- оплатить отель или съемное жилье (стоимость гостиничного номера или найма квартиры, питания и дополнительных услуг, если они включены в общий счет за проживание без вынесения отдельной строкой);
- перечислить суточные (из расчета за каждый командировочный день и время в пути, исключение — однодневные командировки или имеющаяся у работника возможность возвращаться домой каждый день);
- компенсировать дополнительные расходы, которые командированный понес по согласованию с руководством (оплата участия в деловых мероприятиях, услуг переводчика и прочие расходы).
Командировочные документы
Оплата командировочных расходов производится на основании полного, корректно оформленного комплекта документов. До выезда сотрудника работодатель со своей стороны формирует:
- служебное задание;
- приказ об организации командировки работника для выполнения задания руководства;
- командировочное удостоверение с записью о времени отъезда работника.
Сотрудник, вернувшийся из служебной поездки, обязан предоставить в бухгалтерию в трехдневный срок:
- командировочное удостоверение с отметками о прибытии/убытии по месту командировки и о времени возвращении на работу;
- авансовый отчет с перечнем понесенных затрат и суммой, причитающейся к выплате работнику или удержанию из его заработной платы (если не израсходован весь аванс);
- документы, подтверждающие расходы (билеты на транспорт, квитанции, счета), которые подклеиваются на листы формата А4 и прилагаются к авансовому отчету;
- отчет о выполнении служебного задания в командировке, подписанный непосредственным начальством.
Расчет командировочных
При определении суммы выплат производится расчет времени нахождения сотрудника в командировке. Днем начала командировки считаются сутки отправления из места нахождения, включая время, необходимое чтобы добраться до аэропорта, вокзала, станции (если они расположены вне населенного пункта). Соответственно, день окончания – сутки, в которые командированный прибыл к месту основной работы. Учитывая продолжительность поездки, рассчитывается количество дней, которые командированный должен был отработать за это время на постоянном рабочем месте.
Трудовым законодательством предусматриваетсяоплата командировочных по среднему заработку. Так как расчет средней зарплаты происходит, исходя из фактической оплаты труда за предыдущие 12 календарных месяцев, может оказаться, что средний заработок значительно меньше, чем текущий, в таком случае работник теряет в деньгах. Работодатель вправе компенсировать сотруднику эту разницу, основываясь на внутренних документах организации и коллективном соглашении. Таким образом, законодательно работнику гарантируется выплата обязательного минимума в размере среднего заработка, а доплаты до уровня действующего – в соответствии с локальными актами фирмы. Как правило, работодатели выплачивают максимально возможную сумму, так как ухудшение финансового состояния из-за командировки ущемляет права работника.
Если с рабочими днями все понятно, то что делать с выходными, которые приходятся на время командировки? Здесь порядок оплаты таков: если, будучи в командировке, работник в выходные и праздники отдыхает, средний заработок за ним не сохраняется. Если сотруднику, в соответствии с приказом, приходится выходить на работу, то оплата командировочных в выходные дни производится в двукратном размере, исходя из оклада работника, либо однократно, но с предоставлением отгула. Отказ в оплате выходных дней, если сотрудник находится в пути в/из командировки, на основании того, что в это время он не исполнял трудовых обязанностей, неправомерен. Время в дороге также оплачивается по двойной часовой ставке за фактические затраченные на проезд часы.
Что касается суточных, то их размер работодатель определяет самостоятельно своими локальными актами. Суточные, превышающие норматив, установленный Налоговым Кодексом (700 рублей в сутки по России и 2500 рублей в заграничных командировках), облагаются налогом на доходы физлиц (на сумму превышения).
Документально подтвержденные расходы на проезд и жилье компенсируются в полном объеме, при непредоставлении документов на затраты — возмещаются по минимальной или нормативной стоимости. Также работник получает возмещение дополнительных затрат, связанных с выполнением служебного задания: представительских расходов, входных билетов на мероприятия и прочих. Компенсация всех этих расходов не является доходом работника, поэтому подоходный налог с нее не выплачивается. Питание и личные расходы в транспорте и гостинице, если они идут отдельными счетами (не входят в стоимость проезда и проживания) оплачиваются из суточных работника. Работодатель может добровольно возместить сотруднику такие расходы, но тогда с них будет удерживаться НДФЛ.
Возмещение командировочных расходов, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом, не облагаются ЕСН и пенсионными отчислениями. Работодатель имеет право эту сумму вычесть из своей налогооблагаемой прибыли.
Загранкомандировка
Особенности оплаты командировочных за границу связаны с расчетом суточных и расходов, произведенных в валюте. Выплата суточных производится по нормам, установленным правительственными постановлениями № 93 от 08.02.2002 с последующими изменениями и №812 от 26.12.2005 (для бюджетных организаций).
Перед отправлением сотрудник получает аванс, рассчитанный по командировочной смете, в виде наличной валюты либо перечислением на пластиковую карту, или другими способами, в том числе и рублями. С момента выезда из России суточные начисляются по нормам страны прибытия, при въезде на территорию России – аналогично, в обратном порядке. День изменения суммы суточных определяется по штампу пересечения границы. Если командированный переезжает из одной страны в другую, суточные рассчитываются по нормам каждой страны отдельно. Когда штампы в паспорте отсутствуют (как при поездках по шенгенским странам) факт пересечения границы подтверждают другими документами, например билетами.
Коммерческие организации могут определять собственные размеры суточных для заграничных командировок, но они должны быть не меньше законодательно установленных норм. Данные нормы фиксируются во внутренних положениях фирмы.
Суточные свыше 2500 рублей в день подлежат подоходному налогообложению, а с возмещения командировочных расходов налоги не удерживаются. Проезд и проживание за границей оплачиваются за фактически понесенные затраты в соответствии с предоставленными подтверждающими документами. Дополнительно работодатель возмещает работнику такие расходы, как:
- оформление загранпаспорта и визы;
- страхование выезжающих за рубеж;
- телефонные переговоры;
- комиссии за обмен валюты и обналичивание чеков;
- провоз багажа не более 30 кг;
- прочие согласованные с руководством расходы.
Авансовый отчет предоставляется вернувшимся из-за границы работником в десятидневный срок. К нему прилагаются:
- документы по расходам;
- копии страниц заграничного паспорта с таможенными отметками;
- подробный отчет о командировке.
Неизрасходованный остаток подотчетной валюты возвращается в кассу предприятия либо перерасход аванса любым удобным способом возмещается сотруднику.
Суточные при командировках в 2018 году обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.
Порядок выплаты суточных
Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).
Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты - документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке. Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании. В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).
При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.
Подробнее о расходовании суточных см. в материале .
При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки. Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.
Размер суточных при командировках в 2018 году
Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум. Нормы суточных в командировке - 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году. Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).
Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале .
- Расчет суточных по заграничным командировкам производится по отметкам таможенной службы в загранпаспорте командированного сотрудника. По общему правилу день пересечения границы на выезд из РФ считается как день за границей, день пересечения границы на въезд в РФ считается уже днем в РФ (п. 18 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Если суточные для поездки выданы в иностранной валюте, в целях НДФЛ они пересчитываются в рубли по курсу Банка России , в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки или на , если после возвращения из командировки сотрудник увольняется. А вот для целей расчета страховых взносов со сверхлимитных сумм суточных используется (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).
Пример
Коммерческий директор ООО «Смоленские пивоварни» выехал из Смоленска в командировку 01.03.2018. В период с 02.03.2018 по 03.03.2018 он работал в Москве. 04.03.2018 уехал на поезде в Прагу. Поезд отправился в 7:45 04.03.2018, пересек границу РФ в 3:01 05.03.2018, прибыл в пункт назначения в 9:50 05.03.2018. Обратно директор вернулся самолетом до Москвы 09.03.2018 и в Смоленск прибыл 10.03.2018.
По корпоративным нормативам, дирекции установлены повышенные нормы суточных: 1 000 руб. для России, 50 евро — для европейских стран.
По графику командировки директору были выданы:
- Рубли за 01.03.2018, 02.03.2018, 03.03.2018, 04.03.2018, 09.03.2018 и 10.03.2018 = 6 дней. Итого: 6 000 руб. суточных по России.
- Евро за 05.03.2018, 06.03.2018, 07.03.2018, 08.03.2018 = 4 дня. Итого: 200 евро.
Авансовый отчет директор представил 13.03.2018. Этим же днем авансовый отчет был утвержден.
Курс евро, установленный Банком России, на 13.03.2018 — 69,7972 руб., на 31.03.2018 — 70,5618 руб.
Расчет суточных при командировке, принимаемых в расходы:
6 000 + 200 × 69,7972 = 19 959,44 руб.
Нормативы:
700 × 6 + 2500 × 4 = 14200 руб.
Обложению НДФЛ подлежит сумма: 6 000 + 200 × 70,5618 - 14 200 = 5 912,36 руб.
Страховые взносы бухгалтер ООО «Смоленские пивоварни» начислил на сумму: 19 959,44 - 14 200 = 5 759,44 руб.
- ТК РФ не установлена обязанность работодателя выплачивать одинаковые суточные всем сотрудникам организации: их можно разделить на категории, закрепив за каждой из них в учетной политике соответствующую сумму. Об этом сказано в письме Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291 и письме Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1.
Также размер суточных при командировках в 2018 году можно сделать зависимым от нескольких факторов, например стоимости питания и проезда на пассажирском транспорте в месте командировки, занимаемой должности. Главное — закрепить изменения в учетной политике и положении о командировках.
- Как уже выяснилось, суточные освобождены от удержания НДФЛ в пределах норм, указанных в НК РФ, то есть при выплатах суточных в большем, чем эта норма, размере на превышающую сумму налог начисляется. Для целей НДФЛ датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных признается последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). При этом удержание следует производить из ближайшей выплаты заработной платы сотруднику, а перечислить налог в бюджет не позднее чем на следующий день после этой выплаты (об этом гласит п. 6 ст. 226 НК РФ).
- Минфин РФ в письме от 01.10.2015 № 03-04-06/56259 указывает, что денежные средства, выплачиваемые работнику взамен суточных при однодневных командировках, не облагаются НДФЛ в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ.
- Налоговый учет суточных для целей налога на прибыль не подразумевает нормирования, то есть они признаются в той сумме, в какой установлены на предприятии. Ст. 272 НК РФ говорит о том, что командировочные расходы признаются в учете на дату утверждения авансового отчета: это правило действует и для суточных.
- Начиная с 2017 года на суточные сверх норм, установленных п. 3 ст. 217, начисляются страховые взносы на ВНиМ, ОПС и ОМС (п. 2 ст. 422 НК РФ). В письме Минфина России от 16.03.2017 № 03-15-06/15230 уточнено, что для суточных в иностранной валюте пересчет в рубли должен осуществляться по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации, установленному на дату начисления суточных в пользу работника.
- Днем начисления суточных для целей расчета страховых взносов понимается день утверждения авансового отчета (см. письмо Минфина РФ от 29.05.2017 № 03-15-06/32796). Взносы на травматизм на суточные как в пределах норм, так и сверх норм не начисляются (п. 2 ст. 20.2 закона № 125-ФЗ, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Об отражении суточных в 6-НДЛФ читайте в статье