Учет труда и заработной платы на предприятии. Закрываем год

Какие документы ежемесячно и в конце года необходимо формировать, распечатывать по Заработной плате сч70(выплата заработной платы по кассе и банку)Спасибо.

Ежемесячно нужно оставлять документы, которые влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.). Суммы начисленной зарплаты каждый месяц фиксируйте в расчетной (форма № Т-51форма № Т-49). При выплате зарплаты каждому работнику выдавайте расчетный листок. Помесячно составляйте табель учета использования рабочего времени.

№ Т-54 или № Т-54а или по самостоятельно разработанной форме. В конце года составьте график отпусков. Утвердить график отпусков на новый год нужно не позднее 17 декабря текущего года.

Ежемесячно по счету 70 организация может вести и распечатывать регистры бухгалтерского учета: карточку или ведомость по счету 70 или иные регистры, разработанные в организации самостоятельно. Налоговым регистром по заработной плате является регистр учета расходов по оплате труда (образец ниже). Записи ведутся в нем ежемесячно нарастающим итогам в течении года.

Ежегодно нужно вести карточку пор по индивидуальному учету страховых взносов ПФР и ФСС РФ. Ее форма утверждена письмом ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П (см. http://www.1gl.ru/#/document/99/420246194/bssPhr8/?step=3). По НДФЛ ежегодно оформляйте Налоговую карточку по учету доходов и налога на
доходы физических. Его форма законодательно не утверждена, поэтому Вам нужно разработать ее самостоятельно. В нее нужно включить обязательные реквизиты: сведения о работнике и его статус, виды доходов и предоставленных вычетов, сумма дохода и дата его выплаты, информация об удержанном и уплаченном НДФЛ.

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как вести бухгалтерские регистры

Формы регистров утверждает руководитель организации. Обязательными реквизитами регистра бухучета являются:

• наименование регистра;
• наименование организации (экономического субъекта), составившей регистр;
• даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который он составлен;
• хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета ;
• единица измерения;
• наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра, и их подписи с расшифровкой.

Регистры составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью .

При внесении исправлений в регистры нужно проставить дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра (с расшифровкой).

Обязательных форм (бланков) регистров налогового учета в законодательстве нет. Организация сама решает, какие регистры использовать в своей деятельности ().

Если различий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, вести регистры налогового учета необязательно. Налоговый кодекс РФ позволяет формировать данные налогового учета на основе регистров бухучета (абз. 3 ст. 313 НК РФ). Такое положение объясняется рядом причин. Во-первых, сведения для налогового учета берутся из тех же первичных документов, которые используются для отражения операций в бухучете. Во-вторых, из-за совпадения многих методов и способов оценки в налоговом и бухгалтерском учете составлять отдельные налоговые регистры нецелесообразно. Для расчета налоговой базы можно использовать данные бухучета.

Таким образом, если отличий между бухгалтерским и налоговым учетом нет, налоговые регистры не ведите. А в учетной политике для целей налогообложения укажите источники, из которых берутся данные для расчета налоговой базы (перечень бухгалтерских регистров).

Обязательные реквизиты

Разрабатываемые организацией регистры налогового учета должны содержать ряд обязательных реквизитов:
- наименование регистра;
- период (дату) составления;
- измерители операций в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись (расшифровку подписи) сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.

Отсутствие налоговых регистров признается грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, за непредставление налоговых регистров по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ). Налоговая ответственность за аналогичное нарушение установлена Налогового кодекса РФ. Однако пункт 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ предусматривает начисление штрафа за каждый непредставленный документ. Поскольку количество и форму регистров налогового учета организация определяет самостоятельно (), заранее установить, сколько регистров должно быть представлено в инспекцию, невозможно. Следовательно, сумму штрафа в рассматриваемой ситуации определить нельзя. Некоторые арбитражные суды подтверждают такой вывод (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 февраля 2004 г. № А13-6442/03-21).

Если у организации нет возможности представить требуемые документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования, об этом нужно письменно уведомить налоговую инспекцию. В уведомлении укажите причины и срок, в который документы могут быть представлены. На основании этого уведомления инспекция может (но не обязана) продлить срок представления документов. Решение о продлении (отказе в продлении) сроков инспекция должна принять в течение двух рабочих дней после получения уведомления от организации. Такие правила предусмотрены пунктом 3 статьи 93 и пунктом 6 статьи 6.1 Налогового кодекса РФ.

<…>

Из формы

Регистр учета расходов по оплате труда
N	Наименование показателя	Источник информации
1.	Лицо, в пользу которого произведено начисление	Первичный документ
2.	Вид персонала	Первичный документ
3.	Дата осуществления (начисления) расхода	Первичный документ
4.	Наименование расхода	Первичный документ
5.	Сумма расхода	Первичный документ
6.	Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда	Первичный документ
7.	Итого (по видам персонала)	Расчет
Регистр формируется для обобщения информации о составе и размере расходов на оплату труда в понимании статьи 255 НК РФ.
Регистр заполняется без учета расходов по добровольному страхованию, предусмотренных в подпункте 16 статьи 255 НК РФ.
Записи осуществляются ежемесячно нарастающим итогом за год по всем начислениям, производимым в пользу работников исходя из фактических сумм. Регистр ведется по каждому работнику по виду персонала, к которому он относится.
Итоговые показатели переносятся в Регистр-расчет НЗП и Регистр учета прочих расходов текущего периода.
Аналитический учет задолженности ведется в разрезе следующих показателей:
- "Лицо, в пользу которого произведено начисление"
Указывается Фамилия, И. О. (табельный номер) физического лица, по которому производится начисление расхода на оплату труда.
- "Вид персонала"
Требуется для выделения расходов по оплате труда относящихся к производственному или управленческому персоналу для дальнейшего учета в составе прямых или косвенных расходов (в случае возникновения необходимости).
Реквизит может быть заполнен на основании справочника должностей, относящихся к производственной и непроизводственной сфере.
- "Дата осуществления (начисления или выплаты) расхода, связанного с оплатой труда"
Заполняется с учетом положений пункта 4 и пункта 7 статьи 272 НК РФ. Показатель отражается по дате составления первичного документа, фиксирующего начисление расхода, связанного с оплатой труда.
- "Наименование расхода"
Данный реквизит указывает наименование каждого начисленного расхода (по оплате труда, по премиям, начислениям стимулирующего и (или) компенсирующего характера, и др.).
- "Сумма расхода"
Отражается сумма начисления по каждому виду расхода по оплате труда без учета сумм налогов.
- "Объект учета (вид расхода), в связи с созданием (приобретением) которого осуществлено начисление расхода по оплате труда"
Необходимо для отражения информации о произведенных начислениях расходов на оплату труда, имеющих отношение к созданию, приобретению объектов учета или осуществлению расходов.
Заполняется в случаях, когда расход на оплату труда имеет отношение к определению стоимости конкретного объекта учета или расхода.
- "Итого за период заполнения регистра"
Указывается итоговая сумма по всем работникам (в разрезе вида персонала) и всем начислениям за период, за который производится заполнение регистра.

Из статьи Зарплата — 2014

1.3.2 Зарплатный документооборот

Основанием для начисления заработной платы служат документы, которые:

• устанавливают систему, форму и размер оплаты труда сотрудника (штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т. д.);
• подтверждают выполнение норм выработки (наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени);
• влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце (служебные записки, приказы о поощрении и т. п.).

Это следует из положений статей , Трудового кодекса РФ и Указаний , утвержденных .*

Типовые формы первичных документов для учета труда и его оплаты, а также Указания по их применению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 . Для некоторых отраслей разработаны специализированные унифицированные формы документов, позволяющие вести учет выработки для начисления зарплаты в зависимости от осуществляемого вида деятельности и установленной системы оплаты труда.

Вместе с тем с 1 января 2013 года все коммерческие организации вправе пользоваться формами первичных документов по учету труда и заработной платы, разработанными ими самостоятельно. Главное, чтобы при этом они содержали те обязательные реквизиты, что предусмотрены пунктом 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Исключение - кассовые документы. Однако в любом случае мы советуем взять за основу типовые документы, удалив из них лишние, на ваш взгляд, графы или строки.*

Сроки начисления и выдачи зарплаты должны быть закреплены в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах. Такой порядок следует из Трудового кодекса РФ.

Суммы начисленной зарплаты фиксируйте в расчетной (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). На сотрудников, которые получают зарплату на банковскую карту, ведомость по форме № Т-49 не заполняется. Правила заполнения данных форм приведены в Указаниях , утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 .

Данные о зарплате, начисленной сотруднику в течение календарного года, отражайте в лицевых счетах по типовым формам № Т-54 или № Т-54а . Лицевые счета заполняйте ежемесячно. В них указывайте все начисления и удержания по зарплате каждого сотрудника компании.

При выплате зарплаты вы, как работодатель, должны в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему полагается (ч. и ст. 136 ТК РФ). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок. Организация обязана выдавать сотрудникам этот документ независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме. Такой вывод следует из положений Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1 .*

Типового бланка расчетного листка нет, поэтому его форму следует разработать самостоятельно, утвердив ее в специальном документе. В расчетном листке, в частности, укажите:

• составные части зарплаты, причитающейся сотруднику. Прежде всего это оклад, премии, доплаты и надбавки. Также следует показать и суммы начисленных пособий;
• все удержания из зарплаты: НДФЛ (сумму налога надо округлить до полных рублей), алименты и т. д.;
• общую сумму к выплате.

Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Конкретный порядок выдачи расчетных листков закрепите в том же внутреннем документе, который определяет форму этого документа (письмо Роструда от 18 марта 2010 г. № 739-6-1).

<…>

Новая форма карточки индивидуального учета страховых взносов

Документ: письмо ПФР и ФСС РФ от 09.12.2014 № АД-30-26/16030, № 17-03-10/08/4738П
Что нового: в новом бланке карточки есть возможность отразить выплаты работникам, облагаемые по доптарифам, виды начисленных пособий

Компании обязаны вести учет выплат страховых взносов (ч. 6 ст. 15 и ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212?ФЗ).

В 2010 году ПФР и ФСС РФ уже приводили рекомендуемый образец карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов (письмо ПФР от 26.01.2010 № АД-30-24/691, ФСС РФ от 14.01.2010 № 02-03-08/08-56П). Однако прежний образец не учитывает последних изменений в законодательстве.

В первом отражается информация о выплатах и начислениях взносов по общим или пониженным тарифам. Во втором — сведения о выплатах и взносах по доптарифам в зависимости от класса условий труда. Третий блок предназначен для отражения информации о начисленных суммах по каждому виду пособий.

<…>

18.3.1 Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц

Все доходы, которые ваша компания выплачивает работникам, надо отражать в отдельном налоговом регистре для расчета НДФЛ. Причем Налоговый кодекс РФ требует от вас разработать учетный бланк самостоятельно. В частности, это написано в статье 230 кодекса.

В этой карточке вы будете в течение года собирать всю информацию о доходах человека, предоставленных ему налоговых вычетах, суммах удержанного НДФЛ. И именно отсюда вы потом возьмете данные для заполнения годовой справки по форме 2-НДФЛ .

И учтите, что, если инспекторы придут к вам с проверкой и не увидят карточек по НДФЛ, компанию могут оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса РФ. Размер денежного наказания колеблется от 10 000 до 30 000 руб.

Перечислим реквизиты, которые должны быть в карточке обязательно.

Сведения о работнике и его статус. Это и Ф. И.О. сотрудника, и его ИНН, и адрес постоянного места жительства, и паспортные данные. Здесь же нужно отразить налоговый статус работника - резидент (код 1), нерезидент (код 2), высококвалифицированный иностранный специалист (код 3).

Виды доходов и предоставленных вычетов. Естественно, главными составляющими при расчете налоговой базы по НДФЛ являются суммы выплаченных доходов и предоставленных вычетов. Но чтобы различать такие показатели по видам, заносите их в карточку под соответствующим кодом.

Сумма дохода и дата его выплаты. В регистре по НДФЛ обязательно нужно показывать не только сумму дохода, которую получил от вашей компании человек, но и дату ее реальной выплаты. Для последнего показателя стоит ввести отдельную графу.

Информация об удержанном и уплаченном НДФЛ. Закон требует фиксировать даты, когда вы удержали НДФЛ с дохода работника (по сути, в день выплаты такого дохода) и когда вы перечислили этот налог в бюджет. И в том и другом случае вы покажете еще и соответствующие суммы налога. Кроме того, в регистре следует отображать дату и номер платежного поручения. Того, по которому вы направили сумму налога в бюджет.

Какие еще графы важно внести в бланк. Само собой, Налоговый кодекс не ограничивает содержание учетной карточки по НДФЛ лишь теми данными, которые названы в статье 230 . Помимо них вы можете свободно включить в бланк и другие сведения. В частности, о компании как о налоговом агенте. Советуем вам предусмотреть в бланке поля, где вы будете отражать следующие сведения.

1. Сумма дохода с прошлой работы. Чтобы вы всегда могли безошибочно определить сумму предоставляемых налоговых вычетов, добавьте в карточку графу, куда вы впишете доход с предыдущего места работы человека. Это на тот случай, если новый сотрудник появится в вашей компании в середине года. Ведь доход для стандартных вычетов вы определяете нарастающим итогом с начала года.

2. Основания для предоставления вычетов. Введите в бланке строки, где можно будет сослаться на документы, на основании которых вы предоставили работнику стандартные или имущественный вычеты. Так вы сумеете легко проконтролировать, кому из сотрудников они положены и в какой сумме их можно предоставить.

Реквизиты уведомления о праве человека на имущественный вычет стоит выделить отдельной графой.

Расходы на оплату труда являются важнейшими статьями себестоимости продукции. По способу включения в себестоимость расходы на оплату труда могут быть прямыми (зарплата персоналу основного производства) и косвенными (зарплата руководящего, обслуживающего персонала, служащих).

Начисление заработной платы зависит от применяемой системы оплаты труда, технологии и организации производства. Оплата труда может быть повременная, сдельная, сдельно-премиальная, агентское вознаграждение, оклад и другие.

Учет оплаты труда базируется на первичной документации по учету затрат труда и нормативных документов по формам оплаты труда, разработанных в организации.

Основой для начисления оплаты труда являются следующие документы:

Штатное расписание;

Утвержденное Положением об оплате труда персонала;

Табель учета рабочего времени; ^ наряд на выполнение работ; ведомость учета выработки;

Приказ на выплату премии;

Трудовой договор и акт выполненных работ;

Другие документы, связанные с трудовыми отношениями и оплатой труда.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -133с.

Документальное оформление расчетов с работниками - неотъемлемая часть учета расчетов по оплате труда, поскольку заработная плата начисляется в соответствии с документами по учету использования рабочего времени.

При повременной оплате труда таким документом является табель учета использования рабочего времени (типовая форма № Т-13), который является внутренним, первичным, накопительным и оправдательным бухгалтерским документом, а также регистром оперативного учета рабочего времени.

Каждому работнику, принятому на постоянную, временную, сезонную работу сроком на один день и более, за исключением работников, выполняющих работу по договору подряда, присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

Учет выработки при сдельной форме оплаты труда может быть организован при условии, что есть возможность измерить и подсчитать объем выполненных каждым работником работ в натуральном выражении и установить плановые, нормированные задания в единицу времени. Поэтому документация по учету выработки должна обеспечивать организацию данными о количестве и качестве произведенной продукции и выполненных работ; о соответствии объема выполненных работ количеству израсходованных при этом материалов, сырья, полуфабрикатов; об уровне выполнения норм выработки и размере заработной платы.

Учет выработки рабочих-сдельщиков ведется мастерами, бригадирами и другими работниками. В зависимости от характера производства, системы организации и оплаты труда, способа контроля качества продукции в промышленности применяются следующие формы первичных учетных документов: наряд на сдельную работу, маршрутный лист (карта), рапорт о выработке и приемке работ за смену, карточки (ведомость) учета выработки, табель- расчет, акт о приемке выполненных работ, заказ и другие.

Независимо от формы первичные документы должны содержать следующие реквизиты: место работы (цех, участок, отдел и т. д.), расчетный период (год, месяц, число), фамилию и инициалы работника, его табельный номер и разряд, код учета затрат (изделие, заказ, счет, статья расхода), наименование работы, плановый и фактический объем, расценка за единицу выполняемой работы, фактический заработок. Заполняются эти документы на основе технологических карт, действующих норм и расценок в соответствии с производственной программой цеха (участка), графика работы. Эти документы оформляются до начала работы и передаются рабочему или бригаде. По окончании работ отдел технического контроля (ОТК) проставляет фактически затраченное время и объем выработанной, принятой годной продукции и брака. Подписываются эти документы руководителем работ, нормировщиком и бригадиром (если работа выполняется бригадой) и подтверждаются руководителем организации.

В единичных производствах, где изготавливают индивидуальную (неповторяющуюся) продукцию, основным документом на сдельную работу является наряд. По форме различают индивидуальные наряды (на одного человека) и бригадные (коллективные) наряды; по сроку действия - разовые (на один вид работы в течение смены или месяца, относящиеся к одному и тому же заказу, коду производственных затрат) и накопительные наряды. Но более совершенными считаются накопительные наряды на весь отчетный период или его половину. В такой наряд последовательно записывают нормированные задания и их выполнение. Подсчитывают их за каждую половину месяца. По окончании месяца наряд закрывают и сдают в бухгалтерию, где проводится его дальнейшая обработка: проверяется правильность заполнения учетных реквизитов, рассчитываются суммы заработка и количество часов нормированного времени, определяются итоговая сумма заработка и нормо-часы.

Если работа по наряду до конца месяца не закончена, то расценивается выполненная часть, а на завершение работы дается задание в наряде на следующий месяц.

В серийных производствах, где по одному технологическому процессу изготовляется одновременно серия (группа) однородных изделий, для учета выработки и заработной платы применяют маршрутные листы (карты). Работу по ним может выполнять каждый рабочий. Маршрутный лист выписывается заранее на все операции технологического процесса и на определенную партию деталей и изделий. В нем последовательно отмечают передачу работы (количество) с одной операции на другую, что позволяет контролировать потери и брак в производстве. Ввиду того, что работы по маршрутному листу выполняют несколько рабочих, заработок каждого накапливается в специальном документе - рапорте о выработке, составляемом за 15 дней или за месяц.Дудченко О.Н. Зарплата: расчет и учет. -М.: Экзамен, 2010. -135с

В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.

Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.

Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.

При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.

Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.

Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.

Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.

Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).

На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.

Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.

На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.

Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.

Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо - постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.

Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.

В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.

В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».

Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:

1. По учету кадров:

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу».

Эти формы применяются для оформления приема на работу сотрудника (Т-1) или группы сотрудников (Т-1а).
Срок хранения 75 лет.

• №Т-2 «Личная карточка работника»,
• №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего».

Личная карточка работника является основным документом по учету данных сотрудников и заводится на всех, без исключения, сотрудников предприятия, с которыми заключаются трудовые договора.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-3 «Штатное расписание».

Обязательный и очень важный документ, отражающий данные о структуре организации, ее штатном составе и штатной численности. И само штатное расписание и изменения, в него вносимые, утверждаются приказом руководителя.
Срок хранения 3 года.

• №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника».

Эта форма применяется в научных и образовательных учреждениях для учета научных работников.
Заполняется на основании дипломов доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и прочих аналогичных документов.

• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

оформляет перевод сотрудников на другую должность внутри организации. К приказу подшивается согласие сотрудника в письменном виде.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

Применяется для оформления и учета отпусков.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-7 «График отпусков».

Обязательный локальный нормативный акт, ежегодно определяющий очередность предоставления оплачиваемых отпусков сотрудникам организации в соответствии с положениями статьи 123 Трудового Кодекса.
Утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
Порядок составления графика может быть закреплен правилами внутреннего трудового распорядка или положениями коллективного договора, другими внутренними документами организации.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.
Срок хранения 1 год (рекомендуем хранить до прохождения проверки в ИФНС или Трудовой инспекции).

• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»,

применяется для документального оформления при прекращении трудовых отношений.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

оформляется при направлении сотрудника (сотрудников) в командировку. Заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а).
Срок хранения 5 10 лет).

• №Т-10 «Командировочное удостоверение»,

служит для подтверждения времени пребывания в служебной командировке. В удостоверении отмечается время прибытия сотрудника в место назначения, а так же время отъезда. Данный документ оформляется на основании приказа о направлении в командировку (форма Т-9) и заверяется принимающей стороной.
Срок хранения 5 лет (при командировках в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 лет).

• №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»,

содержит в себе информацию о цели поездки сотрудника и ее итоговых результатах. Является основанием для оформления приказа по форме Т-9 и служит для подтверждения экономической обоснованности расходов на командировку.
Срок хранения 5 лет (при долгосрочных зарубежных командировках - 10 лет).

• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников»,

оформляется в случае поощрения сотрудников за успехи в работе. Приказ является основанием для внесении соответствующей записи в личную карточку работника (форма №Т-2, №Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.
Срок хранения 75 лет.

2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

• №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»,

Является не только документом, отражающим трудовую дисциплину организации, но и служит основанием для начисления заработной платы сотрудникам.
Этот документ нужен компаниям не только для ведения бухгалтерского учета расчетов по заработной плате. Табель необходим также для подтверждения экономической оправданности расходов на оплату труда сотрудников для целей налогового учета, так как по сути своей является документом, подтверждающим фактическое осуществление работниками своей трудовой деятельности.
Форма Т-12 является универсальной и используется в большинстве организаций.
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-13 «Табель учета рабочего времени»,

используется компаниями, в которых используется автоматическая система контроля явок и отсутствия сотрудников на рабочем месте (турникеты, электронные пропуска и другие системы распознавания, фиксирующие время прибытия и убытия сотрудников).
Срок хранения 5 лет (при вредных условиях труда - 75 лет).

• №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»,
• №Т-51 «Расчетная ведомость»,
• №Т-53 «Платежная ведомость»,

применяются для расчета и выплаты заработной платы сотрудникам. В случае применения формы №Т-49, другие расчетные и платежные документы по формам №Т-51 и №Т-53 - не составляются .
В случае перечисления заработной платы на банковские карточки сотрудникам, составляется только расчетная ведомость (формы №Т-49 и Т-53 не составляются).
Срок хранения 5 75 лет).

• №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»,

применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам сотрудникам.
Срок хранения 5 лет.

• №Т-54 «Лицевой счет»,
• №Т-54а «Лицевой счет (свт)» (свт - средства вычислительной техники),

применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, всех начислениях, удержаниях и выплатах в пользу сотрудника в течении календарного года.
Срок хранения 75 лет.

• №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»,

используется для расчета причитающихся сотруднику отпускных выплат.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»,

применяется для учета и расчета заработной платы, компенсации неиспользованного отпуска и прочих выплат сотрудникам при расторжении трудового договора.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

• №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных сотрудником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Служит основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.
Срок хранения 5 лет при условии проведении проверки. (При отсутствии лицевых счетов - 75 лет).

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе унифицированных формы документов существует еще множество документов, ведением которых должна заниматься организация.

Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:

1. Трудовым кодексом:

• Трудовой договор, заключаемый с каждым сотрудником, его содержание и виды (гл.10-13 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Защита персональных данных работника (гл.14 ТК РФ).

Срок хранения 75 лет.

• Трудовые книжки (ст.66 ТК РФ).

Срок хранения - до востребования. Не востребованные - 75 лет.

• Разработка и утверждение Правил внутреннего распорядка (ст.189 ТК РФ).

Срок хранения - постоянно (не менее 10 лет). Срок действия - до принятия новых Правил..

2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»

• Положение о персональных данных.

Срок хранения 75 лет.

3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Срок хранения 75 лет.

Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:

• о заработной плате,
• премировании,
• коэффициенте трудового участия,
• и т.п.

разрабатываются и утверждаются в случае необходимости.

Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:

• Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Срок хранения - постоянно.

• Журнал регистрации инструктажных мероприятий;

Срок хранения 10 лет.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.

В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя , осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе - по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.

Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:

• Документы (карты) аттестации рабочих мест, планы об аттестации рабочих мест по условиям труда.

Проведение аттестации рабочих мест на сегодняшний день обязательно для всех организаций. Осуществляется специализированными организациями, имеющими государственную аккредитацию.
Срок хранения 45 лет. (При тяжелых, вредных, опасных условиях труда - 75 лет).

• Должностные Инструкции сотрудников.

Данные инструкции составляются для каждой позиции в штатном расписании.
Срок хранения - постоянно.

• Заявления сотрудников о приеме, увольнении, предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставлении отпуска без сохранения зарплаты.

Срок хранения заявлений, не вошедших в личные дела сотрудников - 5 лет.
Срок хранения заявлений, вошедших в личные дела сотрудников - 75 лет.

• Договор о полной материальной ответственности (ст.243, ст.244 ТК РФ).

Заключается в обязательном порядке с сотрудниками, которые были приняты на предусматривающие материальную ответственность должности.
Срок хранения 5 лет (после увольнения материально ответственного лица).

• Журнал регистрации проверок контролирующих служб.

Ведение данного журнала обязательно для всех юридических лиц и ИП.
Срок хранения - постоянно.

Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.

В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

• на должностных лиц - в размере от 1 000 до 5 000 руб.,
• на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет.

В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:

• предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб.,
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

В соответствии со ст.90 ТК РФ, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:

• в публичном выступлении,
• публично демонстрирующемся произведении,
• в средствах массовой информации,

наказываются:

• штрафом в размере до 200 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев,
• либо обязательными работами на срок до 360 часов,
• либо исправительными работами на срок до 1 года,
• либо принудительными работами на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 4 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 2 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.

При этом те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:

• штрафом в размере от 100 000 до 300 000 рублей,
• или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от 1 года до 2 лет,
• либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 2 до 5 лет,
• либо принудительными работами на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет или без такового,
• либо арестом на срок до 6 месяцев,
• либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 5 лет.

Своевременность, полноту и правильность ведения кадровой документации, а также соблюдение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, контролируют Госархив и Трудовая инспекция, которые проводят периодические плановые и внеплановые проверки.

Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.

Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001г. №26.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учета, принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6) и приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма №Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором (контрактом).

Составляются работником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающийся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков – сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений, согласовывается с выборным профсоюзным органом и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняется работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11), работников (№ Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе. Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (ф. № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 – только для учета использования рабочего времени. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф. № Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49). Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету туда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием их причин, а также часов простоя и часов сверхурочной работы. Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табеле учета использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной продолжительности рабочего дня. Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов – справок о вызове в военкомат, суд, листов о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам; время простоев устанавливают по листкам о простое, а часы сверхурочной работы – по спискам мастеров.

Учет выработки рабочих в организациях осуществляют мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности. Для учета выработки применяют различные формы первичных документов (наряды на сдельную работу, ведомости учета выполненных работ и др.). Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие реквизиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы и т.д.

Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру. Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. № 49) , которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц. В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса обычно определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных работниками дней.

Заработную плату выдают в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр невиданной заработной платы и на титульном листе ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы, не выплаченной в срок заработной платы, по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (ф. № КО-2) , номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы. Журнал регистрации платежных ведомостей (ф. № Т-53а) применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии. Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т.п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате». Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций – расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Форма № Т-54 используется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. На основании данного лицевого счета составляют расчетную ведомость по форме № Т-51. Форма № Т-54а применяется при обработке учетных данных с применением средств вычислительной техники и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для печатания кодов видов оплат и удержаний.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (Форма № Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. № Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора (контракта). Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. Для получения аванса за первую половину месяца в банк представляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды - пенсионный, социального страхования, обязательного медицинского страхования).

остается открытым

Могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу. В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Перечень форм:

1. Т-54 Форма "Лицевого счета";

Табельный учет

В Т-53а

В Т-54

При увольнении сотрудника

Первичные документы, учётные регистры, отчёты

&ТЕМА 3. УЧЁТ РАСЧЁТОВ ПО ОПЛАТЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОМУ СТРАХОВАНИЮ

Вопрос 1. Учет расчётов с персоналом по оплате труда

Первичные документы, учётные регистры и отчёты

Порядок учёта расчётов по оплате труда

Учет личного состава работников осуществляет отдел кадров. Приказы руководителя содержат информацию о размере оклада или тарифа. Бухгалтерия открывает на каждого работника лицевой счёт (Т-54), где указаны:· табельный номер работника; · специальность (должность); · квалификация (оклад); · дата поступления на работу;· общий трудовой стаж.

Расчёты с персоналом по оплате труда включают 3 процесса: 1) начисление зарплаты; 2) удержания из зарплаты; 3) выдача зарплаты.

1. Начисление заработной платы

При повременной оплате заработок начисляют по окладам или тарифам за фактически отработанное время с учетом квалификации работника или занимаемой должности. Основной документ для начисления повременной оплаты – табель учёта рабочего времени .

При сдельной форме заработок зависит от количества изготовленной продукции и установленных расценок . Универсальным документом для оплаты сдельной работы является наряд – индивидуальный или бригадный. В серийном производстве применяют маршрутные листы , которые выписывают заранее на определенную партию изделий. В них последовательно отмечают передачу изделий от одного рабочего к другому по всей технологической цепочке.

Доплаты и надбавки к заработной плате.

Ночные. Ночным считается время с 22-00 до 6-00 (ст.96 ТК). Это время фиксируется в табелях итогами за месяц. Оплату в ночное время устанавливают по условиям коллективного договора (ст.154 ТК).

Сверхурочные. Продолжительность трудовой недели не может превышать 40 часов (ст.91 ТК), а продолжительность трудового дня определяется условиями коллективного договора. Оплата за первые 2 часа сверхурочных работ – в 1,5-ом размере, последующие часы – в двойном размере (ст. 152 ТК).

Выходные и праздничные – подлежат оплате в двойном размере или оговаривается предоставление другого выходного дня (ст. 153 ТК).

Простой – это время вынужденного перерыва в работе, когда рабочие находятся на предприятии, но не могут быть использованы. Простой по вине рабочего не оплачивается. Простой по вине администрации или внешним причинам оплачивается в размере 2/3 тарифной ставки (если работник письменно предупредил работодателя о начале простоя), оформляется листком о простое (ст. 157 ТК).

Оплата бракованной продукции . Брак – это продукция, не отвечающая требованиям стандартов и технических условий. Брак бывает частичный (исправимый) и полный (неисправимый). На обнаруженный брак составляется акт. Полный брак по вине рабочего оплате не подлежит, с виновного удерживается сумма ущерба. Проводка: ______________________

Частичный брак по вине рабочего оплачивается по пониженным расценкам. Брак, допущенный не по вине рабочего, оплачивается наравне с годными изделиями. Исправление брака сопровождается начислением зарплаты за исправление. Проводка: _____________________

Начислениями за фактически непроработанное время в бухгалтерском учёте также условно именуют заработной платой и регистрируют на счёте 70. К этой категории начислений относят отпускные и больничные.

Порядок расчёта отпускных

Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. Работодатель имеет право установить дополнительный отпуск отдельным категориям работников в соответствии с коллективным договором – максимальным пределом он не ограничивается. Основанием для расчета отпускных является приказ руководителя о предоставлении работнику очередного отпуска.

Для определения суммы отпускных применяется порядок, основанный на расчёте среднего заработка . В расчёт среднего заработка включаются только те выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда в организации. При этом не принимаются к расчёту: больничные, разовые премии, материальная помощь, подарки к праздникам и юбилеям.

1. Определяем зарплату работника за 12 месяцев, предшествующих отпуску:

Как быть, если работник болел? Рабочие дни в не полностью отработанных месяцах переводим в календарные при помощи коэффициента 1,4.

3. Рассчитываем сумму отпускных. Среднедневной заработок умножаем на количество дней отпуска:

Отпускные, как правило, выплачиваются в летнее время. Для равномерного включения этих сумм в издержки в течение года организация может создавать резервы.

Синтетический учёт резерва для отпускных ведётся на счете 96 «Резервы предстоящих расходов и платежей».

Начисление резерва означает создание предварительного источника финансирования для отпускных: суммы резерва включаются в себестоимость продукции ежемесячно равными долями еще до фактического расхода средств на начисление отпускных.

Порядок расчёта больничных (пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам)

Основанием для расчёта больничных является табель учёта рабочего времени и листок о временной нетрудоспособности. С 2007 г. пособие выплачивается не только по месту основной работы, но и по совместительству.

Пособие по временной нетрудоспособности, беременности и родам исчисляется исходя из среднего заработка за ________, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности.

1. Определяем зарплату работника за ___________, предшествующих болезни:

2. Определяем среднедневной заработок:

Документация по учету труда и его оплате

Умножаем среднедневной заработок на поправочный коэффициент Кст в зависимости от страхового стажа (общего стажа работы):

• до 5 лет – 0,6
• до 8 лет – 0,8
• более 8 лет – 1,0

Независимо от стажа Кст = 1,0: при наличии 3-х детей, инвалидам ВОВ, при производственном увечье, для пособия по беременности и родам.

4. Определяем размер пособия, умножением среднедневного заработка на количество дней болезни:

5. Сравниваем с суммой максимального пособия, выбираем меньшую:

6. Определяем величину пособия, оплачиваемую работодателем:

Проводка:

7. Определяем величину пособия, оплачиваемую Фондом социального страхования:

Проводка:

Таблица 10

предусмотрен НК, гл. 23.

Пример расчета НДФЛ:

1) Определяем совокупный доход (СД) работника по все видам начислений:

2) Определяем налоговые вычеты: стандартные (СНВ), социальные, имущественные:

3) Исключаем налоговые вычеты из совокупного дохода:

4) Рассчитываем сумму налога на доходы физических лиц по ставке 13%:

На сумму начисленного налога составляем проводку _______________________

Удержания по исполнительным листам.

Исполнительный лист – это постановления судебных и административных органов по удержанию алиментов, штрафов и взысканий. Бухгалтерия регистрирует исполнительные листы и делает пометку в лицевом счете работника.

Алименты удерживаются с суммы зарплаты (после удержания налогов), больничных, а также с суммы пенсий, стипендий.

Проводка ________________

Выдача заработной платы

Для организации расчетов с каждым работником бухгалтер составляет специальный регистр – расчетную ведомость. Это регистр аналитического учета, так как ведут его по каждому табельному номеру.

Расчетная ведомость содержит 3 раздела: «Начислено», «Удержано», «К выдаче».

Возможны 2 варианта оформления расчетов:

1) расчетно-платежная ведомость – в одном документе производится и расчет, и выдача зарплаты под роспись;

2) расчетная ведомость + платежная ведомость + расчетный листок для каждого работника.

На работников, получающих заработную плату с применением платёжных карт, составляют только расчетную ведомость.

Зарплату наличными выдают в установленные дни кассир или раздатчики. По истечении пяти дней кассир построчно проверяет и суммирует выданную зарплату, а против фамилий не получивших ставит «депонировано».

«Депонировать» означает отдавать на хранение, сохранять. Неполученная зарплата должна быть сохранена в течение определенного времени. Кассир составляет реестр невыданной зарплаты и передает его в бухгалтерию вместе с платёжной ведомостью. Суммы невостребованной зарплаты кассир сдаёт в банк на расчётный счёт с указанием «депонированные суммы», чтобы банк хранил их отдельно и не мог использовать на прочие выплаты организации.

Суммы депонированной зарплаты организация обязана хранить в течение 3-х лет. Если за этот срок они не востребуется, то их следует отнести на прочие доходы.

Проводки:

Зарплата безналичными выплачивается в случае перечисления денежных средств на лицевые счета работников в банке, в том числе на карточные счета.

Вопрос применения унифицированных или их самостоятельно разработанных, в сфере трудовых отношений пока остается открытым , поэтому рекомендуется придерживаться специально разработанных форм еще в 2004 году.

Ведь со стороны контролирующих органов могут возникнуть притязания, ведь при самостоятельной разработке форм могут быть не учтены новые законодательные требования, которые предъявляются к конкретному документу.

Документы по учету и начислению заработной платы

В связи с этим, при разработке самостоятельных форм, рекомендуется обратиться к грамотному специалисту, осведомленному в широком спектре законодательных вопросов.

Поэтому основные документы по учету заработной платы, действующие на российских предприятиях, целесообразнее всего рассматривать в свете Постановления №1 от 05 января 2004 года Госкомстата России .

Документы для начисления заработной платы и учета труда работников

Перечень форм:

1. Т-12 — Форма "Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда";
2. Т-13 Форма называется "Табель учета рабочего времени";
3. Т-49 Форма именуется "Расчетно-платежная ведомость";
4. Т-51 Форма носит название "Расчетная ведомость";
5. Т-53 Форма "Платежной ведомости";
6. Т-53а Форма "Журнала регистрации платежных ведомостей";
7. Т-54 Форма "Лицевого счета";
8. Т-60 Форма "Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику";
9. Т-61 Форма "Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником";
10. Т-73 Форма "Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников

Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия. В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность. Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче.

Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости . В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы - расчетную ведомость и платежную ведомость.
В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате. Второй документ является своеобразной распиской в получении заработной платы.

В Т-53а регистрируются ведомости за один календарный год.

В Т-54 отражаются ежемесячные сведения о заработной плате, полученной работником в течение года, там содержаться записи всех начислений и удержаний. В следующем документе по учету заработной платы — записке-расчете на предоставление ежегодного отпуска работнику производится расчет положенной заработной платы и др. положенных выплат при уходе в отпуск.

При увольнении сотрудника в организации составляется Т-61. Сам документ составляется кадровым работником, а расчет производится в бухгалтерии. Учитываются дни, за которые не был взят отпуск и производится компенсация, либо удержания из зарплаты, если отпуск брался авансом.

Последний документ из этого перечня составляется при оформлении выполненных работ, которые выполнялись по трудовому соглашению, заключенному на определенный срок. Этот акт является основанием для полного или частичного расчета по выполненным работам.

Документы по учету труда и заработной платы

Документы для учета труда и заработной платы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Унифицированные формы документов по учету труда, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Кроме унифицированных форм документов в организации следует разработать и другие документы, регулирующие трудовые отношения, так называемые локальные нормативные акты (далее — ЛНА). Большинство документов являются обязательными для каждой организации. Так, например, при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ).

Если в организации есть отдел кадров или специалист по кадрам, то большинство документов оформляются ими, в других случаях обязанности по ведению кадровых документов возлагаются на бухгалтера.

Характеристики некоторых документов, которые обязательно должны присутствовать в каждой организации, приведены в таблице.

Наименование документа	Нормативный акт	Цель создания документа	Срок хранения документа
1. Правила внутреннего трудового распорядка (ЛНА)	Статья 189 ТК РФ	Регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя	Постоянно
2. Положение о защите персональных данных работников (ЛНА)	Статья 86 ТК РФ	Регламентирует порядок обработки персональных данных работника (получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника)	Постоянно
3. Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании (ЛНА)	Статья 135 ТК РФ	Установка системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования	Постоянно
4. Инструкция (Положение) по охране труда (ЛНА)	Статья 212 и другие статьи разд. Х ТК РФ	Устанавливает требования охраны труда в организации на основе государственных нормативных требований, в том числе стандартов безопасности труда	Постоянно
5. Журнал учета инструктажа по технике безопасности	Статьи 214, 225 и другие статьи разд. Х ТК РФ	Подтверждает выполнение требования об ознакомлении работодателем работников с требованиями охраны труда	10 лет
6. Приказы по кадрам (прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, направление в командировку и т.д. — унифицированные формы)	Статьи 68, 72.1, 84.1, гл. 19 ТК РФ, п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749) и т.д.	Применяются для учета работников и рабочего времени	Постоянно
7. Трудовые договоры	Раздел III ТК РФ	Регламентируют трудовые отношения, возникшие между работодателем и работником	75 лет
8. 2.1.5 Первичные документы по учёту труда и его оплаты. Должностные инструкции (могут являться приложением к трудовому договору или самостоятельным документом)	Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6	Определяют трудовую функцию работника, его должностные обязанности, предел ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности	Постоянно
9. Приходно- расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)	В книгу вносятся сведения о получении и расходовании бланков трудовых книжек с указанием серии и номера каждого бланка. Ведется в бухгалтерии	5 лет
10. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек)	В книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. Ведется кадровой службой или уполномоченным лицом	75 лет
11. Трудовые книжки	Статья 66 ТК РФ, Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Инструкция по заполнению трудовых книжек), Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225	Основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	До востребования работником
12. Штатное расписание (форма N Т-3)	Статья 57 ТК РФ	Приведение в соответствие с уставом организации ее структуры, штатного состава и численности работников	Постоянно
13. Табель учета рабочего времени (формы N Т-12, N Т-13)	Часть 3 ст. 91 ТК РФ	Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду	5 лет, при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет
14. График отпусков (форма N Т-7)	Статья 123 ТК РФ	Для планирования времени предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий календарный год и для отражения сведений о времени распределения фактического предоставления по месяцам отпусков	1 год
15. Личная карточка работника (форма N Т-2)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Основной документ унифицированного первичного учета персональных данных работника	75 лет
16. Расчетно- платежная (форма N Т-49) или расчетная ведомость (форма N Т-51) и платежная ведомость (форма N Т-53)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации	5 лет. При отсутствии лицевого счета (форма N Т-54) — 75 лет
17. Лицевой счет (форма N Т-54)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года	75 лет
18. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска	5 лет
19. Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61)	Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1	Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора	5 лет
20. Командировочное удостоверение (форма N Т-10)	Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749)	Подтверждает срок пребывания работника в командировке	5 лет после возвращения из командировки
21. Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а)	Пункты 6, 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749)	Определяется цель командировки работника	5 лет. Для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет
22. Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н	Учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации	5 лет
23. Журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н	Учет работников, прибывших в организацию, в которую они командированы	5 лет
24. Расчетный листок	Статья 136 ТК РФ	Информирует каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате	Выдается работнику при выплате заработной платы

Этот список может быть дополнен в зависимости от специфики деятельности организации и условий труда в ней.

Так, при наличии системы обучения сотрудников организации следует разработать положение о системе обучения, а при проведении аттестации — положение об аттестации работников.

Если специфика работы в организации связана с вредными или опасными условиями труда, то также разрабатываются специальные обязательные документы. К ним относятся:

списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда;

списки работников, уходящих на льготную пенсию;

инструкции по охране труда по профессиям;

журнал учета инструктажа (ознакомления с инструкциями) и т.д.

При особой специфике деятельности организации должно быть разработано положение об охране коммерческой тайны.

Если работа в организации осуществляется по сменному принципу, то необходим график сменности.

При наличии ненормированного рабочего дня следует утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем.

Напоминаем, что наличие коллективного договора между работниками и работодателями не является обязательным условием (ст. 9 и гл. 7 ТК РФ).

Отсутствие обязательных документов по труду и его оплате, нарушения порядка работы с ними, а также правил их ведения приравниваются к нарушениям в сфере трудового законодательства.

Согласно ст. 419 ТК РФ "лица, виновные в нарушении трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами".

Административная ответственность предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ:

"1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда —

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от одной тысячи до пяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

1. Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, —

влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет".

И.Каганова

Пластиковая карточка как одна из форм выдачи заработной платы

Перечисление денежных средств на пластиковые карты — распространенный и удобный способ выдачи заработной платы, который используется во многих бюджетных учреждениях, в том числе и в учреждениях физической культуры и спорта. За изготовление карт, ведение счетов кредитные организации устанавливают комиссию.

Осуществление такого рода выплат вызывает у бухгалтеров вопросы: за счет чьих средств оплачивать изготовление пластиковых карт и комиссию по ведению счетов? Как данные выплаты отражать в учете? В статье мы ответим на эти вопросы.

Выплату заработной платы работнику учреждение может осуществлять:

• наличными денежными средствами из кассы;
• в форме безналичного перечисления на счет работника в банке;
• в натуральной форме.

Выдача заработной платы сотрудникам бюджетных учреждений путем перечисления ее на пластиковые карточки встречается все чаще. Данная форма оплаты труда имеет ряд преимуществ:

• отсутствует необходимость иметь в кассе большое количество наличных денег на выдачу заработной платы;
• сокращается количество кассовых операций;
• заработная плата выдается более оперативно;
• снижаются затраты на получение и перевозку наличных денежных средств.

Перечисления зарплаты на пластиковые карточки производятся по письменному заявлению сотрудника. Далее учреждение заключает с банком договор об открытии банковского счета (ст. 846 ГК РФ). Для оформления договорных отношений с выбранным банком-эмитентом организация должна представить пакет документов, который, как правило, включает:

• список доверенных лиц, которым поручено передавать в банк сведения о заработной плате работников на бумажных и электронных носителях;
• список должностных лиц, уполномоченных подписывать ведомости на зачисление средств на счета работников, с образцами подписей этих лиц и оттисков печатей;
• список работников, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;
• заявление-обязательство от имени каждого работника организации на открытие карт-счета и получение зарплатной карты;
• копия паспорта каждого работника, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации;
• график выдачи заработной платы, заверенный руководителем организации.

После заключения договора банк открывает каждому работнику специальный счет, на который и будет зачисляться его заработная плата, а также изготавливает и выдает банковские пластиковые карты.

Расчетная пластиковая карта — банковская карта, выданная владельцу денежных средств на банковском счете, использование которой позволяет ее держателю, согласно условиям договора между банком-эмитентом и клиентом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на его счете, в пределах расходного лимита, установленного эмитентом, для оплаты товаров и услуг и (или) получения наличных денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П <1>). При выдаче таких карт банки обычно взимают плату за оформление карточек, а также за услуги по их годовому обслуживанию.

<1> Положение об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утв. ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П.

Бухгалтерский учет

При оплате труда с использованием пластиковых карт работодатель так же, как и при наличной оплате, выдает сотруднику расчетный листок. Согласно ст. 136 ТК РФ работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний.

Зарплата сотрудников перечисляется на карточные счета одним платежным поручением, к которому прилагается реестр, содержащий реквизиты банка, фамилии, имена и отчества сотрудников, номера их счетов и суммы перечислений. Заработная плата при безналичной форме ее перечисления считается выплаченной работнику в момент зачисления денежных средств на его банковский счет. Следовательно, работодателю необходимо заранее, как минимум за два дня до даты выплаты заработной платы, установленной правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным или трудовым договором, отправить платежное поручение на ее перечисление в банк.

Денежные средства клиента банки обязаны перечислить не позднее следующего операционного дня после получения соответствующего платежного документа, если иное не предусмотрено законодательством или платежным документом (ст. 31 Закона РФ N 395-1 <2>).

<2> Федеральный закон от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности".

При перечислении заработной платы сотрудников на пластиковые карточки возникает вопрос: за счет чьих средств (работников или организации) оплачивается стоимость пластиковой карточки и услуги банка по ее годовому обслуживанию. В бюджетных учреждениях, в том числе и в учреждениях физической культуры и спорта, финансируемых за счет средств федерального бюджета, оплата услуг кредитных организаций по перечислению заработной платы сотрудникам за счет средств бюджета не допускается (п. 5 Письма Минфина России от 07.07.2005 N 02-14-10/2091). Учреждениям физической культуры и спорта, финансируемым из бюджетов субъектов РФ, а также местных бюджетов, рекомендовано обратиться к нормам регионального, местного законодательства.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Если законодательством не запрещено оплачивать услуги кредитных организаций по перечислению заработной платы сотрудникам за счет средств бюджетов, то учреждение может производить оплату за счет этих средств (Письмо Минфина России от N 02-14-13/1254 <3>). В противном случае услуги кредитных организаций по перечислению зарплаты на пластиковые карточки осуществляются либо за счет средств сотрудников, либо за счет средств учреждения, полученных от приносящей доход деятельности, если утвержденной сметой доходов и расходов и разрешением на открытие лицевого счета по учету средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, указанные операции предусмотрены.

<3> Письмо Минфина России N 02-14-13/1254, Казначейства России N 42-7.1-15/5.1-209 от 16.05.2006 "Об оплате банковских услуг по перечислению заработной платы на пластиковые карты".Обратите внимание: оплата банковских услуг по перечислению денежных средств на счета, открытые в кредитных организациях, осуществляется по подстатье 226 "Прочие услуги" ЭКР (Письмо Минфина России N 02-14-13/1254). Оплата стоимости на изготовление пластиковых карт также производится по данной статье, поскольку входит в услуги банка по договору о банковском счете.

Во избежание споров с налоговыми органами обязанность работодателя нести расходы, связанные с безналичной формой выдачи заработной платы, а также оплату услуг банка по изготовлению и обслуживанию пластиковых карт за счет средств работников рекомендуем включить в коллективный или трудовые договоры.

Рассмотрим, как в бюджетном учете отражается выдача заработной платы по пластиковым картам и оплата банковских услуг.

Оплата банковских услуг за счет средств физических лиц — сотрудников учреждения

Рассмотрим ситуацию, когда услуги банка оплачиваются за счет средств сотрудника бюджетного учреждения.

Пример 1 . Штатному сотруднику спортивного бюджетного учреждения начислена заработная плата за счет бюджетных средств за июнь в сумме 6000 руб. Налоговый вычет предоставлен в размере 400 руб. По заявлению работника заработная плата перечисляется на счет в банке. Комиссия банка за зачисление средств на счет сотрудника составляет 0,7% от суммы 6000 руб.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующим образом:

	Дебет	Кредит
Начислена заработная плата
Начислен ЕСН на зарплату (6000 руб. х 26%)
Удержан НДФЛ (5600 руб. х 13%)
Начислена комиссия банка (5272 руб. х 0,7%)
Произведено удержание из заработной платы сотрудников для оплаты комиссии банка (5272 руб. х 0,7%)
Перечислена зарплата сотруднику
Перечислена комиссия банка

Оплата банковских услуг за счет средств учреждения, полученных от приносящей доход деятельности

А теперь рассмотрим бухгалтерские проводки при оплате комиссии банка за перечисление денежных средств за счет средств, полученных от деятельности учреждения, приносящей доход.

Пример 2 . Воспользуемся условиями примера 1, однако комиссию банка будем оплачивать за счет средств от приносящей доход деятельности.

Бухгалтерские записи будут следующими:

Налоговый учет

При перечислении заработной платы работникам на пластиковые карты возникают вопросы: можно ли уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму расходов, связанных с изготовлением и обслуживанием карт-счетов, нужно ли удерживать НДФЛ со стоимости изготовления и обслуживания банковских карт?

Налог на прибыль

Вопрос об уменьшении прибыли на сумму расходов, связанных с изготовлением и обслуживанием банковских счетов, возникает, когда организация оплачивает эти расходы за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Если руководствоваться Письмом Минфина России от 02.03.2006 N 03-03-04/1/167, в котором говорится об оплате комиссии за открытие и обслуживание счетов для перечисления заработной платы за счет средств учреждения, то данные расходы являются обоснованными и согласно пп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ относятся к внереализационным расходам. Поэтому их можно учитывать при определении налоговой базы по налогу на прибыль, главное условие — расходы должны быть документально подтверждены.

Если оплата банку за изготовление пластиковых карт по договору осуществляется за счет средств работника, то при определении налоговой базы по налогу на прибыль данные расходы не учитываются, поскольку они произведены в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК РФ). Комиссионное вознаграждение также не подлежит обложению налогом на прибыль, так как оплачивается за счет средств сотрудников. Эти разъяснения даны в Письме Минфина России от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19, Письме ФНС России от 26.04.2005 N 02-1-08/80@.

Налог на доходы физических лиц

При оплате банку комиссии, взимаемой за изготовление пластиковых карт и обслуживание счетов при зачислении на них заработной платы за счет средств учреждения, возникает вопрос об обложении данных расходов НДФЛ.

Статьей 22 ТК РФ установлено, что работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату. Следовательно, он должен обеспечить своевременное получение ими сумм заработной платы в любой форме: наличной или безналичной.

В соответствии с Письмом Минфина России от 03.08.2005 N 03-05-01-04/258 такие выплаты организации-работодателя банку, как комиссия за выпуск, годовое обслуживание банковских карт, не являются объектом обложения данным налогом, поскольку не являются доходом работников.

Единый социальный налог

В соответствии с Письмом Минфина России от 07.02.2005 N 03-05-01-04/19 комиссия, взимаемая за изготовление и обслуживание банком пластиковых карт для перечисления заработной платы сотрудникам за счет средств учреждения, в соответствии с п. 3 ст. 236 НК РФ не признается объектом обложения ЕСН.

Эксперт журнала

"Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"