Контакты
Главная / Франшиза услуг

Акт сверки взаимных расчетов зачем нужен. Порядок составления и основные положения акта сверки взаиморасчетов

Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.

Назначение документа

Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.

Периодичность составления

Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:

1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.

2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.

3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.

4. Контрагенты сотрудничают длительное время.

5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.

Акты сверки и составление годовой отчетности

Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.

Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.

Форма документа

На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:

1. Наименование.

2. Дата его формирования.

3. Данные о составителе.

4. Краткое содержание проведенной операции.

5. Измерители указанных хозяйственных операций.

6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.

7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.

Порядок заполнения

Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.

Проведение сверки

Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.

Правила подписания

Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.

Статус документа

Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

«Доверяй, но проверяй» – это ключевой принцип в работе с дебиторами и кредиторами. Достоверность бухгалтерского учета достигается путем периодических уточнений учетных записей.

Самым распространенным приемом для этого в отечественной бухгалтерской практике остается обмен актами сверки взаимных расчетов.

Для чего он нужен

Акт сверки взаиморасчетов – это документ бухгалтерского оформления, который отражает:

  • движение продукции (работ, услуг) и денежных средств между двумя контрагентами за определенный период;
  • наличие или отсутствие задолженности одной стороны перед другой на определенную дату.

Акт – это не первичный документ , потому что не подтверждает факт уплаты денежных средств другому лицу, и его использование никак не изменяет финансовое положение сторон. По сути, это технический документ, использование которого в большинстве случаев является добровольной инициативой бухгалтера.

  • долгосрочное сотрудничество с наличием регулярных поставок товаров или услуг;
  • заключение нескольких договоров с одним партнером или составление дополнительных соглашений к существующим договорам;
  • предоставление поставщиком отсрочки платежа;
  • перечисление покупателем большой суммы предоплаты (аванса) в условиях регулярных поставок;
  • очень высокая стоимость товара;
  • предметом договора является продукция широкого ассортимента.

Также он составляется во время ежегодной или ситуационной инвентаризации расчетов. В этой ситуации важно понимать, что отражение в учете долгов перед дебиторами и кредиторами происходит в размере, который признается самим предприятием правильным на основании договоров, приказов руководителей и первичных документов, подтверждающих движение товаров и денег.

Рассылать акты сверки всем своим дебиторам и кредиторам, чтобы убедиться, совпадают ли суммы, не требуется. Тем более, что на их основании нельзя будет сделать никакие бухгалтерские записи, в том числе и откорректировать размер долга.

Исключение сделано только для расчетов с бюджетом и банками, которые нужно подтверждать (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Если для управленческих целей крайне важно обязать своего партнера обмениваться такими актами, эту процедуру, ее периодичность и штрафные санкции за несоблюдение нужно прописать в договоре.

Роль документа в судебном процессе

Важно помнить, что в случае судебных разбирательств по поводу выполнения условий договора или взыскания задолженности акт сверки может принести пользу. Но отечественная судебная практика содержит разное отношение к его наличию у потерпевшей стороны:

  • Подписанный акт сообщает всего лишь о состоянии расчетов, но не подтверждает факт, что один из участников процесса признает долг. Также он не является основанием для прерывания сроков исковой давности (Постановление по делу № А65-7955/2009 ФАС Поволжского округа от 25.12.2009 и Постановление по делу № А29-2498/2012 ФАС Волго-Вятского округа от 14.12.2012).
  • Он может служить косвенным доказательством, что одна сторона признает долг перед другой (подписанный акт) или доказательством отказа признавать долг (неподписанный акт) (Постановление по делу № А57-1313/2013 ФАС Поволжского округа от 02.12.2013).

Как видно, каждый хозяйственный спор всегда будет иметь свое индивидуальное решение. Все же лучше попытаться подписать акт сверки со своим партнером на тот случай, если деловые отношения с ним вдруг зайдут в глухой угол. И никогда не будет лишним напомнить дебитору о его долге.

Порядок составления документа, кто его подписывает

Акт сверки в двух экземплярах оформляется любым участником договора . Документ обязательно подписывает уполномоченное лицо, которым может выступать:

  • индивидуальный предприниматель;
  • руководитель (президент компании, генеральный директор или директор), действующий на основании Устава;
  • другой сотрудник, действующий на основании доверенности.

Чаще всего также требуется подпись главного бухгалтера, поскольку он наделен правом второй подписи на финансовых документах.

Наличие подписи только главного бухгалтера допустимо в порядке внутреннего контроля полноты расчетов, но в случае возникновения спорных ситуаций такой документ не будет иметь юридической силы.

Подписи уполномоченных лиц обязательно скрепляются печатью предприятия.

В документе отражается фактическое состояние расчетов, основываясь на бухгалтерских данных, и выводится сумма задолженности на конечную дату указанного периода. После этого оба экземпляра оправляются по почте или в сопровождении уполномоченного представителя контрагенту.

Другая сторона должна сверить предоставленную информацию со своими бухгалтерскими данными. В случае признания правильности расчетов второй экземпляр с подписью руководителя, главного бухгалтера и оттиском печати возвращается тому, кто составил акт.

Если в результате сверки обнаружились расхождения, то они указываются в этом же документе или отдельном реестре расчетов, который прилагается к акту. Отказ подписать документ является законным правом партнера (если это не обязательное условие договора). Но иногда это может означать, что дебитор отказывается признавать свой долг.

Оптимальные сроки сверки

Период уточнения взаимных расчетов определяется потребностью учета или менеджмента. Хотя акт составляется за определенный период, задолженность в пользу одной из сторон указывается на определенную дату (часто на первое и последнее число периода сверки).

Сверку проще всего проводить:

  • за отчетный год (с 01.01 по 31.12);
  • за определенный календарный период, в конце которого бухгалтер отчитывается перед собственниками предприятия (обычно квартал);
  • за период действия конкретного договора.

Формирование документа в программе 1С:Предприятие вы можете посмотреть на видео:

Процесс заполнения

Единой обязательной (унифицированной) формы акта законодательство РФ не предусматривает. Поэтому предприятие может составлять этот документ в произвольной форме (письмо Минфина России от 18.02.2005 № 07-05-04/2).

Традиционно заполняются такие реквизиты:

  • наименование документа;
  • полные наименования сторон;
  • дата составления и подписания акта;
  • календарный период уточнения расчетов;
  • реквизиты договора, по которому проводится сверка;
  • даты и номера первичных документов, которые подтверждают расчеты;
  • суммы хозяйственных операций;
  • сумма общего оборота за период;
  • окончательный размер долга в пользу одной из сторон;
  • подписи и информация о представителях контрагентов (должность, ФИО);
  • оттиски печатей.

Акт сверки, как принято, составляют организации, между которыми установлено продолжительное сотрудничество. Если одна компания отгружала другой товар, выполняла для нее работы или оказывала какие-нибудь услуги, а вторая перечисляла ей за это денежные средства, причем скорей всего округленными суммами, то почти наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. Как подтвердить эту задолженность – подписать с контрагентом взаимный акт сверки. О том, как это сделать расскажем в данной статье.

Акт сверки взаиморасчетов - это документ, в котором отражено состояние расчетов за определенный период времени между двумя контрагентами. Несмотря на то, что в законодательстве не прописана обязанность составлять акты сверок, рекомендуется делать это регулярно. Сверка расчетов с контрагентом избавит Вас от ошибок в бухгалтерском и налоговом учете.

Акт сверки взаиморасчетов свидетельствует о признании долга контрагентом. Причем в день подписания акта течение срока исковой давности прерывается и начинает идти заново (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.02.2013 N 13096/12).

Законодательство не обязывает контрагентов сверять свои учетные данные для определения задолженности. Стороны сверку проводят по собственной инициативе. А результаты, полученные при сверке, оформляют специальным документом - актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволяет избежать неточностей в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по Вашим учетными данными, то это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно и никакие платежи или отгрузки не пропущены и не "задвоены".

Помимо этого, акт сверки взаимных расчетов можно предъявить в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года согласно ст. 196 ГК РФ). При этом, по п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. То есть, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частности со дня, когда должник совершил действия, свидетельствующие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к этому (смотри п. 20 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 12.11.2001 N 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 N 18). Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Есть и еще ситуация, когда сторонам обязательно потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между компаниями заключены хотя бы два договора и по ним имеются взаимные задолженности, то проще заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по данным договорам. А уточнить сумму взаимных задолженностей поможет акт сверки расчетов.

По правилам бухгалтерского учета все организации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Среди имущества и обязательств выделяют такой вид как расчеты, инвентаризация которых так же проводиться в обязательном порядке. И самый удобный и быстрый способ инвентаризировать Ваши расчеты с контрагентами - это оформление актов сверок.

Период сверки расчетов

Перед началом сверки, необходимо определить период, за который следует учитывать данные. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, тогда все просто: данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае, когда сверка между контрагентами проводится первый раз, самое правильное - включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но это бывает не так просто: операций могло быть очень много. Тогда сверку лучше провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам сверки не придут к единой сумме задолженности.

Порядок сверки

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности - формирует акт сверки (практически все программные продукты содержат в своем функционале данный документ) и сообщает об этом (передает акт сверки) представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации оформляет акт сверки в 2-х экземплярах, подписывает его со стороны своей организации и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то рекомендуем поступить по следующему алгоритму.

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Иногда акт сверки может быть подписан с расхождениями. Такие ситуации могут возникать, например, когда период, за который сверяются компании, уже «закрыт», то есть сформирована бухгалтерская (финансовая) отчетность.

Отметим, что Вам не обязательно проводить сверку расчетов со всеми контрагентами. Сделайте выборку по количеству операций или по размерам сумм.

Если контрагент не желает сверяться, все равно направьте ему составленный Вами акт. И сделайте оговорку о том, что при молчании контрагента в течение недели Вы будете считать, что он с долгом согласен. Проигнорировать такой акт Вашему партнеру будет сложно. А чтобы подобных проблем у Вас впредь не возникало, изначально в договор включайте условие о том, что сверку проводить обязательно. Также в договоре целесообразно предусмотреть детальный порядок этой процедуры

Что отражается в акте сверки

Унифицированной формы акта сверки расчетов не существует (Письмо Минфина России от 18.02.2005 N 07-05-04/2). Поэтому советуем разработать свой бланк и утвердите его в качестве приложения к учетной политике.

Приведем список реквизитов, которые должен содержать акт сверки расчетов:

1) наименование документа;

2) период, за который проводится сверка;

3) наименования сторон;

4) даты подписания акта;

5) реквизиты договора, по которому проводится сверка;

7) суммы операций (факта хозяйственной жизни) в денежном выражении;

8) начальное и конечное сальдо в денежном выражении;

9) подписи сторон и Ф.И.О. лиц, подписавших акт;

10) печати сторон.

Вместе с тем отметим, что отсутствие какого-либо из перечисленных реквизитов автоматически не влечет недействительность акта.

Далее должны фигурировать данные, которые Вы сверяете. То есть, с одной стороны, это показатели Вашего учета. А с другой - информация Вашего контрагента. Руководствуйтесь тем, что в учете контрагентов операции по одному и тому же договору отражаются зеркально. Так, если у Вас в учете значится дебиторская задолженность, то у контрагента будет кредиторская. В налоговых терминах это будет приход и расход.

Кто подписывает акт сверки?

Акт сверки составляют в двух экземплярах - по одному для каждой из сторон. Он может быть подписан в качестве уполномоченных лиц единоличным исполнительным органом организации (генеральным директором, директором, президентом и т.д.), либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Судебная практика. Представленные продавцом акты сверок взаимных расчетов признаны судами недопустимыми доказательствами, поскольку они подписаны в одностороннем порядке и не подтверждаются первичными бухгалтерскими документами (Определение ВАС РФ от 30.01.2013 N ВАС-48/13).

Суды не принимают в качестве доказательства акты сверки, подписанные неуполномоченными лицами.

Судебная практика. Акт сверки расчетов не принят судом в качестве доказательства прерывания срока исковой давности, поскольку подписан неуполномоченным лицом (Определение ВАС РФ от 09.01.2013 N ВАС-17480/12).

Даже главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени предприятия без доверенности.

Судебная практика. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт - основанием для перерыва течения срока исковой давности (Определение ВАС РФ от 21.08.2013 N ВАС-11147/13).

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ составлению годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности в РФ в обязательном порядке должна предшествовать инвентаризация всех активов и обязательств.

Отметим, что дебиторская задолженность относится к имуществу организации, а кредиторская задолженность - к финансовым обязательствам.

Инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности числящихся на балансе сумм дебиторской и кредиторской задолженностей.

При этом, достоверно оценить правильность отражения сумм задолженности позволяет сверка расчетов контрагентами.

Для чего нужен акт сверки расчетов с контрагентами

Своевременно и правильно оформленный акт сверки расчетов с контрагентами позволяет исключить ошибки в бухгалтерском и налоговом учете.

Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по данным организации и данным контрагента, то это означает, что все хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете правильно и своевременно и операции по отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, по получению и перечислению денежных средств не пропущены и не "задвоены".

Таким образом, акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами.

Кроме этого, если дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность погасить свою задолженность.

Акт сверки расчетов с контрагентами также служит основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности.

Акт сверки расчетов с контрагентами можно использовать при обращении в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.

За какой период необходимо осуществлять сверку расчетов с контрагентами

Перед тем как проводить сверку, следует установить период, за который следует включать данные в составляемый документ.

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками, с поставщиками и подрядчиками, а также с прочими дебиторами и кредиторами организации следует провести сверку взаимных расчетов со своими контрагентами по состоянию на 31 декабря отчетного года, которые оформляются актами сверки взаиморасчетов.

Порядок осуществления сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется на основании данных двух сторон, которые принимают участие в сверке.

Организация, которая является инициатором сверки, информирует другую компанию о необходимости проведения сверки и составления акта.

После этого первая организации выявляет по своим данным сумму задолженности и сообщает об этом второй организации.

Если вторая организация согласна с величиной задолженности, то первая организация оформляет акт, распечатывает его в двух экземплярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую фирму.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить следующим образом:

  1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.
  2. Бухгалтер второй компании вносит свои данные, и таким образом выявляются расхождения.
  3. Сторона, у которой выявлены ошибочные данные в учете, вносит необходимые изменения в учете.
  4. После этого, первая организации формирует новый, уже скорректированный, акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземплярах и уже не содержит расхождений.
  5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Форма акта сверки взаиморасчетов

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.

В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.

Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.

При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.

Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.

Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не обязательно.

  • наименование документа - акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);
  • реквизиты договора, заключенного между сторонами;
  • дату и место составления документа;
  • номер документа;
  • период, за который проводилась сверка;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;
  • суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);
  • даты совершения хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);
  • реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные) Такими документами являются накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ/оказанных услуг, платежные поручения, кассовые ордера и т.д.;
  • сумму задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;
  • наличие расхождений в учетных данных сторон;
  • подписи и печати сторон.
Основную часть акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, лучше всего оформить в виде таблицы, которая состоит из двух частей.

В левой части таблицы отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности организации - составителя документа.

Она включает в себя четыре столбца.

В первом столбце указывается порядковый номер записи, во втором столбце - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом столбцах- ее денежное выражение по дебету или кредиту.

Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период.

После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту и определяется итоговая сумма задолженности (конечное сальдо) на определенную дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй вкладки, будут выглядеть зеркально в таблице.

Чтобы акт сверки стал правомерным, он должен быть подписан с обеих сторон уполномоченными лицами.

Акт сверки может быть подписан уполномоченными лицами единоличным исполнительным органом организации (например, генеральным директором, финансовым директором и т.д.) либо представителем, действующим на основании выданной таким органом доверенности.

Организация должна обеспечивать полноту и достоверность данных, отражаемых в ее бухгалтерском учете и финансовой отчетности. В этих целях проводится в том числе инвентаризация расчетов. Она направлена на проверку обоснованности сумм, которые числятся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризация расчетов производится на основании составленных и согласованных с контрагентами актов сверок. Напомним, что проводить инвентаризацию расчетов необходимо, как минимум, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения , утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Периодичность составления актов сверки в иных случаях контрагенты определяют самостоятельно.

Как составить акт сверки взаиморасчетов с контрагентами, расскажем в нашей консультации.

Как сделать акт сверки?

Единой, обязательной к применению формы акта сверки (бланка) не существуют. Поэтому организация может разработать такую форму самостоятельно.

В условиях автоматизации бухгалтерского учета функция формирования актов сверки обычно предусмотрена бухгалтерской программой. Нужно только выбрать из справочника контрагента, по которому необходимо сформировать акт сверки, указать дату, на которую акт сверки составляется, а также период, за который расчеты с контрагентом будут показаны в акте сверке. Также возможна различная степень детализации актов сверки: по контрагенту в целом или, скажем, в разрезе конкретного договора.

Конечно, акт сверки можно составлять и вручную. Но этот процесс, естественно, будет более трудоемким.

Для акта сверки образец формы обычно представляет собой таблицу, разделенную на 2 части - для отражения данных об операциях каждым из контрагентов. В ней указываются наименование операции, документы-основания, суммы по дебету и кредиту. А сальдо начальное в акте сверке что это? В начале и конце таблицы в акте сверке обычно приводятся сведения о сальдо на начало и конец периода сверки, т. е. об остатке задолженности. Дебетовое сальдо в разделе, заполненным по данным организации А, показывает, сколько ей должна организация Б, сведения об операциях которой отражаются в противоположной части таблицы. Соответственно, например, конечное кредитовое сальдо означает, сколько организация А остается должна организации Б на конец периода сверки. А задолженность в пользу в акте сверки что означает? Она показывает сумму и контрагента, перед которым на конец отраженного в акте сверке периода есть задолженность.

Организация, инициировавшая составление акта сверки, передает его своего контрагенту и предлагает заполнить в таблице сведения о состоянии расчетов по его данным. Иногда, когда компании уверены, что расхождений не будет, акт сверки передается с уже заполненными обеими частями сверочной таблицы (т. е. за обоих контрагентов). Второй стороне остается только подписать его. Если расхождения будут выявлены, подписывать такой акт контрагент не будет, а может передать свой экземпляр акта сверки или направить протокол разногласий, который также составляется в произвольной форме.

При составлении актов сверки важно контролировать, чтобы они были подписаны уполномоченными лицами. Это руководитель организации или лицо, действующее от имени организации по доверенности. Ведь в противном случае, будет сложно доказать, что контрагент действительно признал свой долг на основании такого акта сверки.

Для акта сверки взаиморасчетов образец заполнения 2018 приведем ниже.

Для акта сверки взаимных расчетов бланк скачать бесплатно можно по приведенной ниже ссылке.

Акт сверки и срок исковой давности

Напомним, что подписание сторонами акта сверки взаимных расчетов прерывает срок исковой давности, который в общем случае составляет 3 года. Ведь составление акта с должником означает, что он признал свой долг (ст. 203 ГК РФ). Следовательно, срок исковой давности после составления акта сверки начинает течь заново. Именно поэтому, если организация уверена, что должник не вернет деньги, подписание с ним акта сверки только отсрочит момент, когда кредитор сможет списать долг в убыток и учесть его при налогообложении прибыли. Подробнее о списании задолженности с истекшим сроком исковой давности мы рассказывали .