Контакты
Главная / Франшиза услуг

Первичные документы в бухгалтерском учете перечень. Как вести документооборот в бухгалтерии

Первичные учетные документы или первичка, как их называют бухгалтера, это - основа основ ведения учета, как бухгалтерского, так и налогового. Без правильного оформления, ведения и первичных документов вести легальную предпринимательскую деятельность невозможно.

Закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ указывает, что «каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом».

Чтобы удостовериться в наличии всех необходимых документов, стоит регулярно проверять свою бухгалтерию, а для тех, у кого нет на это времени, рекомендуем услугу бесплатного бухгалтерского аудита.

Первичка письменно доказывает факт совершения хозяйственной операции, подтверждает совершение предпринимательских расходов при расчете налоговой базы, устанавливает ответственность исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций. Первичные документы запрашивают налоговые инспекторы при проверке деклараций и отчетов, и они необходимы при прохождении проверок.

Учитывая, что заполняют и оформляют первичные документы не только бухгалтеры, но и руководители, ИП, менеджеры по продажам и другие работники, предлагаем вам ознакомиться с требованиями к этим документам.

Кто разрабатывает формы первичных документов?

Первичные учетные документы бывают унифицированные (форма которых разработана Росстатом (бывший Госкомстат РФ) или Центробанком) и самостоятельно разработанные налогоплательщиками.

Статья 9 закона № 402-ФЗ содержит следующий перечень обязательных реквизитов первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  • подписи этих лиц.

Что касается печати, то хотя она не указана в числе обязательных реквизитов, но при наличии поля «М.П.» (место для печати) ее оттиск обязателен.

Если налогоплательщика устраивают унифицированные формы от Госкомстата (благо, перечень их огромен), то разрабатывать свои формы необязательно. Есть также понятие «модернизированной первички», т.е. унифицированных первичных документов, в которые налогоплательщиком внесены свои дополнения.

Обратите внимание, нельзя самостоятельно разрабатывать и утверждать формы следующих первичных документов:

  • кассовые документы;
  • платежное поручение и другие расчетные банковские документы;
  • унифицированные формы по расчетам с применением кассового аппарата;
  • транспортная накладная;
  • расчетно-платежная ведомость и платежная ведомости.

Такие первичные документы могут быть только унифицированными.

Где найти образцы унифицированных первичных документов?

Разработка и утверждение форм первичных документов находится в ведении Госкомстата (теперь Росстат). На сегодняшний день продолжают применяться унифицированные формы, разработанные в 90-х годах прошлого века. Только расчетные (платежные) документы, разработанные Банком России, имеют сравнительно новую редакцию - от 2012 года.

Называются такие документы по-разному: акты, журналы, накладные, ведомости, ордера, книги, поручения, расчеты, доверенности, приказы и др. С помощью этой таблицы вы найдете, в каком именно Постановлении Госкомстата опубликованы нужные вам унифицированные формы первичных документов.

Назначение первичных документов

Нормативно-правовой акт

Учет кадров, рабочего времени и расчетов по оплате труда

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

Учет кассовых операций

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88;
Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55;

Учет расчетов с применением ККТ

Расчетные (платежные) документы

Положение о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П в ред. от 29.04.2014)

Учет торговых операций и операций в общепите

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132

Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ

Постановление Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100

Учет работ в автомобильном транспорте

Учет работы строительных машин и механизмов

Постановление Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78

Учет основных средств и НМА

Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7

Учет малоценных предметов

Учет продукции и товарно-материальных ценностей

Постановление Росстата от 09.08.1999 N 66

Учет материалов

Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а

Учет результатов инвентаризации

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

На нашем сайте вы можете скачать бланки унифицированных первичных документов и по .

Бланк строгой отчетности (БСО) — это тоже первичный документ, но требования к нему особые. Перечень обязательных реквизитов БСО шире, чем перечень обычных первичных документов, в частности, обязательно указание ИНН и наличие оттиска печати.

В статье « » вы можете узнать, в каких случаях надо применять унифицированную форму этого документа, а когда его можно разработать самостоятельно.

Ошибки в первичных документах

В первую очередь, первичные документы должны содержать правильно указанные обязательные реквизиты. По мнению Минфина, налогоплательщик может учесть расходы по первичке, если она содержит только несущественные ошибки.

Такие ошибки не должны препятствовать точному установлению продавца и покупателя, наименованию товаров и их стоимости, других обстоятельств документируемого факта хозяйственной жизни (из письма Минфина от 4 февраля 2015 года № 03-03-10/4547).

К сожалению, типичная обтекаемая формулировка объяснения чиновников часто не дает возможности четко понять, какие именно неточности или ошибки в первичных документах будут признаны несущественными.

Например, является ли несущественной ошибкой, если в наименовании налогоплательщика указаны строчные буквы вместо заглавных? В другом своем письме - от 02.05.2012 № 03-07-11/130 Минфин указал, что такие ошибки, как замена заглавных букв строчными и наоборот; перемена букв местами; неверное указание организационно-правовой формы не являются препятствием для идентификации налогоплательщика (при верно указанном ИНН и других реквизитах).

А вот существенными для первичных документов могут быть признаны следующие ошибки:

  • арифметические ошибки (неправильно указана стоимость/ количество товара или сумма налога);
  • разные наименования одного и того же товара (например, в спецификации к договору поставки конфеты названы «Конфеты вафельные в шоколаде», а в накладной - «Мишка на севере»);
  • неточные названия должностей тех, кто подписывает первичные документы (к примеру, в доверенности указано «Заместитель генерального директора», а в акте приемки - «Заместитель директора»);
  • суммы в цифрах не совпадают с теми же, но указанными прописью (вместо 155 000 руб. (сто пятьдесят пять тысяч рублей) написано 155 000 руб. (пятьдесят пять тысяч рублей).

Налоговая инспекция может не принять расходы по таким первичным документам, проблемы возможны и у контрагента при вычете НДС.

Исправлять первичные документы можно только корректурным способом (неправильный текст зачеркивается одной тонкой чертой, а сверху надписывается правильный текст). Исправления сопровождаются надписью «Исправлено», датой и подписями ответственных лиц. Недопустимы исправления приходных и расходных ордеров, банковских документов и БСО. Их надо составлять заново.

Обращайте внимание на то, чтобы первичные документы подписывались в период действия выданной на их подписание доверенности, иначе проверяющие посчитают, что документы подписал неуполномоченный на то сотрудник. То же самое надо отслеживать и относительно подписей на вашей первичке представителей контрагентов: выданные им доверенности должны быть актуальными.

При оформлении первичных документов надо быть внимательным не только к их заполнению, но и к соответствию их дат и других реквизитов другим документам, например, договорам и счет-фактурам. Так, спорным будет вычет НДС по счет-фактуре, составленной раньше товарной накладной.

Вопросы у налоговых органов вызовут накладные или акты, подписанные раньше договора, исполнение которого подтверждают первичные документы. Из этой ситуации есть выход, предусмотренный пунктом 2 ст. 425 ГК РФ: указать в тексте договора такую оговорку «Условия настоящего договора применяются также к отношениям сторон, возникшим до его заключения».

Или, например, в акте указано, что работы выполнены в период с 10 по 30 марта, в то время как в договоре срок работ установлен как с 10 по 30 апреля. В этом случае можно составить дополнительное соглашение к договору, где указать фактический срок выполнения работ или в самом акте указать, что работы были выполнены досрочно.

Подрядчикам надо быть внимательным при подписании заказчиком актов о выполнении работ. Если по договору подряда привлекались субподрядчики, то акты с ними подрядчик должен подписать до того, как работы будут сданы заказчику. При несоответствии этих дат налоговики могут посчитать расходы на субподрядчика необоснованными и не признать их при расчете налоговой базы.

Документооборот первичных документов

Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:

  • оформление первичного документа;
  • передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
  • текущее хранение и последующая передача документа в архив.

Далеко не праздный вопрос - когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни , а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания».

Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:

  • приходные и расходные кассовые ордера - в день составления;
  • документы, связанные с оформлением продаж - не позднее следующего рабочего дня;
  • авансовые отчеты - не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
  • листки нетрудоспособности - не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.

Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».

При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.

Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.

    Документация, значение первичных документов

    Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

    Виды бухгалтерских документов

    Порядок оформления, приёма, проверки, обработки и хранения документов

    Организация документооборота

      1. Документация, значение первичных документов

Для сплошного и непрерывного отражения объектов бухгалтерского учёта нужно прежде всего фиксировать каждую хозяйственную операцию. Для этого применяется первый элемент метода бухгалтерского учёта документация. Документация - способ первичного отражения объектов бухгалтерского учёта, позволяющий осуществить за ними сплошное и непрерывное наблюдение.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Министерства финансов РФ №34-н от 29.07.1998г.), «все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которой ведётся бухгалтерский учёт.»

Документ в переводе с латинского documentum означает свидетельство, доказательство.

Первичный учётный документ – письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственной операции или право на их совершение.

Первичный бухгалтерский учёт – это единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хранение информации о хозяйственной деятельности.

Значение первичных учётных документов в финансово-хозяйственной деятельности предприятия:

    Документы служат основанием и подтверждением правильности учётных данных.

    Они используются для оперативного руководства и управления.

    На основании документов ведется наблюдение за объектами учёта.

    Документы имеют правовое значение. Они используются в качестве доказательства при спорах в суде.

    Документы имеют контрольное значение.

      1. Реквизиты первичных документов, унификация и стандартизация документов

Реквизит в переводе с латинского requisitum означает требуемое, нужное.

Реквизиты – показатели, характеризующие хозяйственную операцию, отражённую в документе.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

Согласно пункта 2 статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. обязательными реквизитами первичного учётного документа являются:

1)наименование документа;

2)дата составления документа;

3)наименование организации;

5)величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием едениц измерения;

6)наименование должностей лиц, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни;

7)личные подписи указанных лиц с указанием фамилий и инициалов.

Дополнительные реквизиты законодательно не утверждены. Их вносит само предприятие по своему желанию во все документы, кроме документов по первичному учёту денежных средств. К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон организации, фамилия сторон, участвующих в совершении операции и т.д.

До ввода в действие нового ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. (начало действия данного закона 01.01.2013г.) большое внимание уделялось унификации и стандартизации первичных учётных документов. Документы принимались к учёту, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации. Данные альбомы разрабатывал Госкомстат России (ныне Росстат) по согласованию с Минфином России. Было утверждено около 250 унифицированных форм документов.

Унифицированные документы – это типовые документы, предназначенные для оформления однородных операций в организациях с различной формой собственности и отраслевой принадлежности.

Кроме того, отраслевые министерства для предприятий своей отрасли разрабатывали также унифицированные документы. Например, Министерство сельского хозяйство России разрабатывало унифицированные документы по учёту сельскохозяйственной продукции, животных, земельных угодий и т.д.

Стандартизация документов – это установление одинаковых стандартных размеров для типовых документов. Это делалось для сокращения расхода бумаги, упрощения обработки и хранения документов.

С вводом в действие ФЗ «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ от 06.12.2011г. с предприятий снимается обязанность использовать унифицированные документы, разработанные Госкомстатом и отраслевыми министерствами. Согласно пункта 4 статьи 9 данного закона, формы первичных документов утверждает руководитель предприятия по представлению главного бухгалтера (или лица на которого возложено ведение бухгалтерского учёта). Бухгалтер при разработке форм документов, должен включать в них все обязательные реквизиты и делать компактными. Главные бухгалтеры, как правило, представляют на утверждение унифицированные формы документов.

Требования, содержащиеся в законе «О бухгалтерском учете» гласят, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным бухгалтерским документом. Что же представляет собой «первичка», каким образом она оформляется, и на кого в компании должна быть возложена обязанность по подготовке документов, рассмотрим в статье.

Что представляет собой первичная документация, и с какой целью она составляется

Первичка представляет собой документацию, которая подтверждает осуществление хозяйственных операций. Документы должны быть оформлены в той же последовательности, что и произошедшие события.

Оформление первичных документов в бухгалтерском учете – это необходимое требование ведения хозяйственного учета. Тем не менее, на сегодняшний день требования к первичной документации предъявляются совершенно иные. Так, начиная с 2013 года, обязанность использовать унифицированные формы основных документов бухгалтерского учета отменена. Теперь у компаний есть выбор применять уже разработанные государством документы в своей деятельности или утвердить их самостоятельно с учетом потребностей организации. Однако в том случае, если применение первичного документа определено не Госкомстатом, а иными нормативными документами, например «Порядком ведения кассовых операций», данные формы являются обязательными к применению.

Значение документов первичного бухгалтерского учета организации нельзя недооценивать. Ошибки, выявленные в «первичке», не позволяют определять корректную налоговую базу, требуемую для исчисления налоговых платежей. Вследствие этого может возникнуть не только недопонимание с инспекцией, но и основание для наложения штрафных санкций.

Для того чтобы компании не пришлось отстаивать свою позицию в споре с налоговиками, необходимо уделять достаточно внимания порядку оформления бухгалтерских документов.

Требования к оформлению «первички»

Главным требованием, предъявляемым к оформлению «первички» является обязательное наличие всех реквизитов.

Все документы, которые содержатся в Альбоме унифицированных документов, уже содержат обязательную информацию. Однако в том случае, если компания использует собственные образцы бланков, необходимо проследить за тем, чтобы в них содержались все обязательные к раскрытию сведения.

В большинстве своем каждый первичный документ состоит из трех частей:

  • Заголовка;
  • Основной части;
  • Оформляющей части.

Заголовок предназначен для отражения информации о составляемом документе, организации его выдавшей и ее контрагенте, а именно:

  • Наименование первичного документа;
  • Код данной формы в соответствии с классификатором ОКУД. На практике данное поле часто остается незаполненным в связи с тем, что никаких санкций за это со стороны налоговых органов не предусмотрено;
  • Дату свершившегося факта хозяйственной жизни;
  • Наименование организации, составившей документ;
  • Код организации в соответствии с классификатором ОКПО;
  • Наименование подразделения, ответственного за совершение хозяйственной операции (Указывается при наличии);
  • Название единицы измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ, а также валюты произведенной операции.

Основная часть первичного учетного документа может быть представлена, как в табличном, так и в текстовом формате. Этот элемент документ требует отражения следующих учетных данных:

  • Детальное содержание произошедшего факта хозяйственной жизни. Этот пункт компании потребуется прописать таким образом, чтобы в минимальное количество слов поместить максимум полезной информации;
  • Коды и показатели в денежном и натуральном выражении.
  • Суммы операции и при наличии налога отдельной строкой.

Завершающим этапом подготовки первичного документа является сбор подписей, ответственных за совершение факта хозяйственной жизни, лиц. При этом помимо ФИО работника необходимо указать:

  • Должности работников, ответственных за корректное оформление документа, полноту и достоверность отраженных в нем сведений;
  • Оригинальные подписи сторон;
  • Дату составления первичного документа, должность фактического исполнителя операции, его подпись и ФИО, а также контактную информацию.


Нужна ли печать на первичных учетных документах

Много вопросов при оформлении бухгалтерских документов возникает в отношении оттиска печати. Особенно актуальны сомнения организаций стали после того, как в 2015 году требование об обязательном наличии печати было отменено.

Что касается определенного перечня первичных документов, на которых оттиск печати является необходимым, то на практике это требование реализуется в нескольких случаях:

  1. Когда в документе присутствует обозначение «М.П.», обозначающее место для оттиска печати;
  2. Когда требование наличия оттиска определено на уровне российского законодательства;
  3. Когда требование наличия оттиска предусматривается первичным документом.

Однако важно отметить, что определять требуется ли печать на конкретном первичном документе или нет необходимо только тем компаниям, которые продолжают вести свою деятельность с использованием печати.

Типичные ошибки в первичной документации

В связи с тем, что на основании первичной учетной документации в компании формируется налоговая база и производится расчет налогов, налоговики пристально следят за корректностью оформления документов и достоверностью, отраженных в них сведений. Наиболее типичными ошибками при подготовке «первички» являются:

  • Использование не утвержденных компанией бланков. Когда в организацию с проверкой приходит налоговая инспекция, первым документом, который они просят предоставить является учетная политика. Именно в ней должен быть зафиксирован факт использования самостоятельно разработанных бланков документов;
  • Отсутствие в бланке обязательных к раскрытию реквизитов;
  • Отсутствие в ячейках бланка обязательной для отражения информации;
  • Арифметические ошибки при составлении. Данное нарушение зачастую имеет место возникать только в «первичке», которая заполняется не электронно, а вручную, так как формирование документа с использованием компьютерных программ позволяет предотвратить появления ошибок в расчетах;
  • Исправление вопреки требованиям законодательства произведено в кассовой документации;
  • В ячейках, которые являются обязательными к заполнению, но информация, по которым отсутствует или числовые значения показателей равняются нулю, не проставлены прочерки.
  • Документ подписан не уполномоченным на это лицом. На практике в компании должно быть распоряжение руководителя, определяющее перечень лиц, которые имеют право подписывать те или иные первичные учетные документы. Соответственно, если «первичка» подписана лицом, не имеющим такого права, документ признается недействительным и не имеющим юридической силы.

Как исправить ошибки в первичной документации

В первую очередь отметим, что исправлять «первичку» можно и нужно, так как недостоверно отраженная информация представляет для компаний большую опасность, нежели скорректированный документ. Однако разрешено вносить исправления не во все учетные формы документов.

В соответствии с требованиями, установленными для составления первичных кассовых и банковских документов, корректировки данной категории бланков находятся под запретом.

Что касается всей остальной первичной документации, вносить в них исправления разрешается.

При этом необходимо следовать простым правилам, позволяющим скорректировать документ без ущерба для его наглядного представления.

Суть сводится к следующему:

  • Неверную запись требуется аккуратно зачеркнуть,
  • Рядом с исправлением следует указать актуальную информацию.

Вносить исправления в первичные документы могут только уполномоченные на это работники. Вследствие этого заверить произведенное исправление необходимо подписью ответственного сотрудника компании.

Срок х ранение первичных документов в организации

Обязанности хранения первичных документов возлагаются на организацию. Но для разных категорий документов устанавливаются разные сроки, в течение которых в компании заполненные документы должны находиться на хранении.

Минимальный срок хранения «первички» составляет пять лет. Тем не менее, для кадровой документации период, в течение которого документы должны находиться в компании составляет 75 лет.

При этом организация должна обеспечить подходящие условия для хранения документов, а также для предотвращения внесения в бланки несанкционированных исправлений. В общем случае ответственность за сохранность первичной учетной документации должна быть возложена на руководителя компании.

Деятельность бухгалтерского отдела - неотъемлемая составляющая функционирования предприятия; она предполагает выполнение сотрудниками самых разных действий - от расчёта до оформления и ведения первичной документации. Сильно различается и степень ответственности компании или её непосредственного руководителя за допущенные ошибки: если они касаются сугубо внутренних проблем, не приходится говорить даже о штрафе; если же речь идёт о платёжных документах, на основании которых в дальнейшем выплачиваются налоги, нарушителю может грозить не только денежное взыскание, но и тюремное заключение. Именно поэтому хорошо организованная работа с первичкой относится к приоритетным направлениям работы юридического лица.

Термин «первичная документация», в отличие от или аналогичных, используется исключительно в бухгалтерии, что при необходимости совместного решения организационных вопросов вызывает сложности у представителей других отделов предприятия. Ниже будет рассказано, что из себя представляет первичка в целом, а также приведён ориентировочный перечень входящих в неё документов.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Как ни странно, основной используемый в организации работы бухгалтерского отдела нормативный акт, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» №402-ФЗ, принятый 6 декабря 2011 года и содержащий правки от 29 июля 2018 года, не даёт однозначного определения этого словосочетания. Согласно пункту 1 статьи 9 указанного закона, к первичной документации могут быть отнесены любые правильно оформленные и официального заверенные бумаги, в которых отражается тот или иной эпизод хозяйственной жизни предприятия.

К таким эпизодам относятся получение денежных средств в обмен на поставляемую компанией продукцию, предлагаемые услуги или выполняемые работы или, напротив, перечисление денег в счёт приобретения товарно-материальных ценностей. По желанию руководителя предприятия (пункт 4 той же статьи) в список первичных бухгалтерских документов могут быть включены и содержащие сведения о взаиморасчётах, не связанных с финансовыми транзакциями.

Важно: главный критерий первичной документации в бухгалтерии - наличие факта перехода денежных средств от одного лица (работника, индивидуального предпринимателя, фирмы) к другому. Таким образом, в список первички входить не будет при любых условиях, а вот приходный или расходный кассовый ордер - вполне.

С рок хранения первичных документов в бухгалтерии - не менее пяти лет от года оформления. Как показывает практика, чаще всего представители Федеральной налоговой службы запрашивают первичку в первые год-три; в дальнейшем бумаги можно передать на хранение в архив, а по истечении указанного срока - уничтожить в соответствии с внутренним регламентом предприятия и предписаниями отечественного законодательства.

Впрочем, поскольку в российской бюрократической практике утилизировать документы обычно сложнее, чем продолжать их хранить, ставшую ненужной первичку можно оставлять в архиве до тех пор, пока будет хватать места; никаких наказаний за это ни указанным Федеральным законом №402-ФЗ, ни другими нормативными актами не предусмотрено.

Как и , ведение первичной документации может возлагаться как на одного, так и на нескольких сотрудников предприятия, в зависимости от их квалификации и численности штата. Если же дело касается индивидуального предпринимателя, не имеющего в подчинении соответствующих специалистов, он имеет право по собственному выбору или оформлять документы самостоятельно, или привлекать к делу сторонние компании, оказывающие такие услуги.

Перечень первичных документов бухгалтерского учета

В последней редакции Федерального закона №402-ФЗ (а точнее - в пункте 4 статьи 9 документа) право определять, какая документация относится к первичной, передаётся руководителю (генеральному директору, директору) предприятия. В соответствии со сложившейся практикой он подписывает уже подготовленный главным бухгалтером перечень, хотя может взять работу (от анализа деятельности до подведения итогов) целиком на себя.

Следовательно, говорить о едином списке первичных документов не приходится; можно лишь назвать наиболее часто включаемые в этот перечень бумаги:

  1. Договор . Наиболее спорный пункт с точки зрения принадлежности документа: довольно часто договоры хранятся не в бухгалтерии, а в юридическом отделе или даже в отделе кадров. С другой стороны, именно подписание контракта становится первым шагом к новому факту хозяйственной жизни предприятия, поэтому многие руководители своими приказами относят договоры купли-продажи, оказания услуг, выполнения работ, аренды и другие, непосредственно связанные с движением денежных потоков, к первичке. По сути адекватно составленный контракт содержит все перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ признаки первичного документа - значит, явного нарушения в этом случае нет.
  2. Счёт . На основании предложенного счёта покупатель (потребитель) до или после получения товара или услуги перечисляет продавцу (поставщику) денежные средства. Принятие счёта может расцениваться как фактическое согласие на его оплату. Помимо всего, в этом первичном документе могут приводиться (или дублироваться в соответствии с договором) условия предоставления товарно-материальных ценностей или проведения работ, а также способы расчёта с продавцом и даже порядок возврата средств в случае неисполнения одной или обеими сторонами сделки взятых на себя обязательств.
  3. Товарная накладная . Этот документ, неизменно включаемый в первичку, содержит полный список отпускаемых или передаваемых товарно-материальных ценностей: как готовой продукции, так и отдельных элементов или сырья. Количество экземпляров товарной накладной не регламентировано: оно должно соответствовать числу сторон сделки. И, разумеется, каждый экземпляр должен быть заверен подписями всех контрагентов; оттиски печатей или штампов в данном случае необязательны.
  4. Акт приёма-передачи . Первичный документ, составляемый по результатам оказания услуг, проведения работ или поставки товарно-материальных ценностей. Подписывается представителями обоих контрагентов; при отказе одного из них (обычно принимающей стороны) ставить подпись бумага может быть заверена в одностороннем порядке (непременно в присутствии наблюдателей). Акт приёма-передачи может содержать также дополнительные замечания, уточнения или разъяснения, вносимые сторонами в соответствующую таблицу. Использование для заверения печатей или штампов организаций необязательно. Разновидность этого документа, также включаемая в первичку, - акт приёма-передачи основных средств (ОС-1), отражающий движение основных активов предприятия.
  5. Расчётная ведомость . В ней приводятся данные об оплате труда всех наёмных рабочих компании, включая стимулирующие и компенсационные выплаты: премии, доплаты и так далее. Заверяется это первичный документ подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия; также, в отличие от двух перечисленных выше пунктов, для подтверждения юридической силы ведомости на ней проставляется «живой» оттиск печати или штампа организации.
  6. Кассовые документы . К ним относятся приходные и расходные ордера и кассовая книга. Именно из их содержания можно получить наиболее полное представление о движении финансовых потоков. КО-1, КО-2 и КО-4 содержат сведения относительно каждого факта хозяйственной жизни - следовательно, на них в первую очередь будут ориентироваться уполномоченные лица при проверке. Дополнительные кассовые документы, используемые с чуть меньшей интенсивностью (журнал регистрации кассовых ордеров КО-3 и книга учёта движения наличных средств КО-5), также относятся к первичной документации, оформляются и хранятся в соответствии с общими правилами.

Чаще всего первичка организуется по хронологическому принципу - от первого документа по сделке до последнего; возможны и другие варианты - по принадлежности, комбинированный и т.д.

Как оформляется первичная документация в бухгалтерии?

Необходимыми составляющими любого первичного документа являются:

  • заголовок в соответствии с установленной унифицированной формой;
  • дата подписания (составлена и распечатана бумага может быть в любое удобное время);
  • полное официальное наименование организации или предприятия (можно добавить и сокращённое);
  • описание и разъяснение эпизода движения средств, или факта хозяйственной деятельности;
  • стоимость сделки в натуральном (с одной стороны) и денежном (с другой) выражении с непременным указанием единиц измерения;
  • наименования в соответствии со внутренним распорядком предприятия или государственными стандартами должностей лиц, ответственных за заключение договора и совершение сделки;
  • подписи с расшифровками представителей сторон сделки, участвовавших в заключении договора.

Как следует из пункта 5 всё той же статьи, первичная документация в бухгалтерии может в настоящее время оформляться как в бумажном, так и в электронном виде; в последнем случае она заверяется с помощью квалифицированных электронно-цифровых подписей сторон и передаётся контрагентам на любом подходящем для этого носителе или отправляется по электронной почте.

Большинство первичных документов выпускается на основе унифицированных бланков, не подлежащих модификации; к исключениям относятся договоры, акты приёма-передачи и ряд других бумаг, разработкой формы и структуры которых занимается непосредственно субъект хозяйственной деятельности.

Несколько советов по оформлению первичной документации:

  1. Вносить записи в бланк от руки разрешается шариковыми и гелевыми ручками с пастой синего или чёрного цвета; для внесения же исправлений используются красные чернила. Для заполнения первичной документации в электронном виде допустимо применять любые электронно-вычислительные машины, подходящие с технологической точки зрения.
  2. Каждый из входящих в перечень первички документов должен быть оформлен в свой срок. Заполнение и подписание бумаг задним числом при обоюдном согласии сторон вполне возможно, но ставить в известность об этом контролирующие органы крайне не рекомендуется.
  3. Если процедура внесения данных в бланк подразумевает дублирование числовой информации (например, суммы платежа) письменной, ни той, ни другой составляющей пренебрегать нельзя, иначе документ может быть признан недействительным.
  4. При оформлении документа первичной отчётности нельзя оставлять пустых полей. Если в них нечего вписать, следует применить прочерк, а лучше - универсальный знак, представляющий собой дважды перечёркнутую латинскую букву Z.

Важно: использовать для исправления ошибок корректирующие полоски, жидкость, бритвы или просто зачёркивать неверно внесённые данные до невозможности их прочитать в первичной документации в бухгалтерии не допускается. В зависимости от ситуации можно использовать контурное исправление, дополняющие основной текст записи и сторнировку. В первом случае ошибочная информация перечёркивается тонкой линией, поверх неё делается запись, отражающая реальное положение дел, а сбоку на странице - надпись «Исправленному (можно) верить», сопровождаемая подписью ответственного лица и оттиском печати или штампа организации. Во втором - уже имеющиеся сведения дополняются новыми, необходимыми для получения исчерпывающего представления о сделке. В третьем, особенно часто применяемом при нахождении в первичке преувеличенных сведений, - не соответствующие действительности данные дублируются красной пастой, а рядом с ними, уже обычной, приводятся верные. Заверяющая подпись в этом случае также необходима.

Первичка, как и другие документы, должна быть оформлена чётко, разборчиво и красиво. Это поможет в будущем при возникновении спорных ситуаций быстрее установить истину, доказать свою правоту в судебном процессе или проконтролировать работу уполномоченных лиц. А дополнительным стимулом к добросовестному и своевременному выпуску документации послужит пункт 3 статьи 327 Уголовного кодекса России, согласно которому использование подложных бумаг наказывается штрафом до 80 тысяч рублей или вплоть до полугодового заработка виновного, арестом на срок до полугода, обязательными или исправительными работами на срок до 480 часов и 24 месяцев соответственно.

Доказать свою невиновность или отсутствие состава преступления сложно и отнимает значительно больше времени и нервов, чем качественное оформление первичной документации.

Подводим итоги

К первичке относятся документы, отражающие эпизоды хозяйственной деятельности предприятия или организации. Их оформлением занимаются сотрудники бухгалтерского отдела, а если такового нет - сам предприниматель или оказывающие подобные услуги компании. Полный перечень используемой в деятельности компании первичной документации утверждает её руководитель, а составляет обычно главный бухгалтер.

Обычно к первичке относятся договоры, счета, акты приёма-передачи, в том числе и основных средств, кассовые документы и иные бумаги. Они должны включать в себя блоки, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ. Делать исправления в документах допускается строго определёнными способами: сторнировкой, контурными или дополняющими надписями.

На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

  • дата оформления документации;
  • название;
  • название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
  • наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
  • содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
  • обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.


Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

  • бухгалтерского оформления;
  • оправдательные;
  • организационно-распорядительные.

Рассмотрим две последние группы более детально:

Чтобы правильно вести перечень первичной документации в бухгалтерии, был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

  • арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
  • по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
  • по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по срокам хранения бухгалтерской документации первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.