Подотчетный лист. Как заполнить авансовый отчет
Согласно п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ (далее - Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. В качестве таковых используются первичные учетные документы. Требования, которым они должны отвечать, чтобы быть принятыми к учету, приведены в п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Так, по общему правилу "первичка" должна быть составлена по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Исключением являются случаи, когда специальной формы подобные альбомы не предусматривают. Тогда достаточно, чтобы документ содержал обязательные реквизиты, приведенные в том же п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Согласно ст. 313 Налогового кодекса первичные учетные документы
- один из способов подтверждения данных налогового учета. К примеру, в силу ст. 252 Кодекса в целях налогообложения прибыли принимаются лишь документально засвидетельствованные расходы, а именно подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота. Иными словами, чтобы "первичка" служила "оправданием" в целях налогового учета, она также должна отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.
Одной из форм первичной учетной документации, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, является (форма N АО-1)
. Согласно Указаниям по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденным тем же Постановлением Госкомстата России N 55 (далее - Указания), служит она для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы.
Так, согласно п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40, далее - Порядок) организации вправе выдавать наличные деньги сотрудникам из кассы на хозяйственно-операционные нужды, а также на расходы, связанные со . При этом лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Составляется он как раз по форме N АО-1 в одном экземпляре и при этом может быть заполнен как вручную, так и на компьютере. Однако в любом случае хранить его лишь в электронном виде нельзя. Его обязательно нужно распечатать и подписать не только у бухгалтера и подотчетного работника, но также у главбуха и руководителя организации.
Порядок заполнения
Итак, авансовый отчет представляет собой двусторонний документ, который заполняется не только подотчетным лицом, но и бухгалтером.
Сотрудник, получивший деньги под отчет, на оборотной стороне формы в графах 2 - 4 указывает реквизиты документов, подтверждающих произведенные расходы (дату, номер и наименование), а в графе 5 - суммы затрат по ним. Если деньги выдавались в валюте, в графе 6 также должна быть отражена и сумма в валюте.
Все указанные документы, к которым относятся кассовые и товарные чеки, товарные накладные, бланки строгой отчетности, транспортные документы (проездные билеты, талоны) и т.д., прикладываются к отчету. При этом они должны быть пронумерованы подотчетным лицом в том порядке, в котором они записаны в отчете.
Проверив правильность отраженной информации, целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность их оформления и подсчета сумм, к заполнению авансового отчета приступает бухгалтер. Он присваивает документу порядковый номер, проставляет дату и указывает на лицевой стороне формы наименование структурного подразделения, в котором работает подотчетное лицо, его фамилию и инициалы, табельный номер, должность, а также назначение выданного ему аванса.
При этом сотруднику выдается расписка о том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке, которую представляет собой отрывная часть формы N АО-1, расположенная на лицевой стороне внизу. Здесь бухгалтер должен указать Ф.И.О. подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов и их листов, а также поставить свою подпись.
На оборотной стороне авансового отчета в графу 7 бухгалтеру необходимо записать суммы расходов, принятых к учету по каждому из подтверждающих документов. В графе 9 при этом проставляются счета (субсчета) бухгалтерского учета, которые дебетуются на эти суммы. Все данные переносятся в таблицу на лицевой стороне отчета, расположенную справа. Графа 8 на обороте заполняется, если подотчетным лицом отражены данные в графе 6, то есть при условии, что деньги выдавались в валюте. В ней указываются суммы расходов, принятые к учету в "валютном" исчислении.
В таблице на лицевой стороне слева вписывают сведения о наличии остатка или перерасхода по предыдущему авансу, а также данные о текущем авансе ("Итого получено", "Израсходовано", "Остаток", "Перерасход"). При этом строка 1а заполняется, только если подотчетное лицо получило деньги в валюте.
Под таблицами указывается итоговая сумма по авансовому отчету после проверки ("К утверждению в сумме") и количество приложенных к нему оправдательных документов и их листов. Далее проставляются подписи бухгалтера и главного бухгалтера, а сам отчет представляется руководителю организации, который проставляет свою подпись и утвержденную им сумму прописью и цифрами на лицевом обороте формы в правом верхнем углу.
На основании утвержденного отчета производятся окончательные расчеты с сотрудником по авансовому отчету.
Согласно п. 13 Порядка прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя предприятия. По приходному кассовому ордеру должен сдаваться в кассу и не израсходованный подотчетным лицом остаток аванса.
Выдача наличных из кассы в силу п. 14 Порядка должна оформляться расходным кассовым ордером. Соответственно, если имел место перерасход, то таковой возмещается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Реквизиты приходного или расходного ордера, а также сумма, на которую таковой составлен, также указываются на лицевой стороне авансового отчета и заверяются подписью кассира с указанием даты.
Пример . П.А. Скворцовой, работающей в ООО "Полюс" секретарем, поручено приобретение канцелярских товаров для предстоящего собрания участников общества с ограниченной ответственностью. На эти цели бухгалтером-кассиром, по распоряжению руководителя компании, выдано Скворцовой 10 000 руб. На исполнение поручения отведено пять рабочих дней, 26 июля секретарь приобрела канцтовары на сумму 7380 руб., а 27 июля вместе с бухгалтером составила авансовый отчет. В тот же день отчет был утвержден руководителем фирмы, а неизрасходованный остаток был внесен Скворцовой в кассу по приходному кассовому ордеру N 54 от 27 июля 2011 г.
Унифицированная форма N АО-1
Оборотная сторона формы N АО-1
Пределы оптимизации
При желании организация вполне может доработать любую унифицированную форму первичной документации. Такое право ей дает Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20. Не является исключением и авансовый отчет. В частности, абсолютно свободно можно обращаться с его форматом: сужать или расширять графы и строки, включать в форму дополнительные строки и вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Согласился с этим и Минфин России в Письме от 8 июля 2011 г. N 03-03-06/1/414.
Более того, при необходимости организация может дополнить форму N АО-1 требующимися реквизитами, против чего финансисты также не выступают. Однако те из реквизитов, которые уже содержатся в авансовом отчете, удалять из него, подчеркивают чиновники, компания не вправе (включая код, номер формы, наименование документа). Таким образом, даже если в ООО существует только безналичный вид расчетов с "подотчетниками" с использованием корпоративных кредитных и дебетовых карт, исключить из бланка поля, предусмотренные для отражения операций по выдаче из кассы и внесению в нее денег, фирма не может.
В частности, в упомянутом Письме специалисты финансового ведомства пришли к выводу, что, к примеру, в целях налогообложения прибыли налогоплательщику необходимо представлять авансовый отчет либо строго по унифицированной форме N АО-1, либо ее доработанный вариант, но в строгом соответствии с требованиями п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и Постановления Госкомстата России N 20 о наличии обязательных реквизитов. При этом любые изменения, вносимые в форму, должны сопровождаться соответствующим организационно-распорядительным документом организации; проще говоря, доработанный бланк авансового отчета должен быть закреплен в учетной политике организации.
Приложение
Перечень документов для сдачи авансовых отчетов
Оплата льготного проезда
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, .
2. Приказ о предоставлении льготного отпуска сотруднику . Оформление приказа о предоставлении отпуска производится с применением унифицированных форм № Т-6 и Т-6а (обязательно наличие всех реквизитов: дата документа, номер документа, основание, расчетный период, льготный период , количество человек (отдельно взрослых и детей), которым оплачивается льготный проезд.
3. Заявление на выдачу аванса. Заявление пишется на имя директора (заведующей) и визируется им. В заявлении сотрудник указывает сумму аванса. Правом оплаты проезда в отпуск обладают: неработающие супруг (супруга), несовершеннолетние дети до 18 лет (родные, усыновленные), дети (родные, усыновленные), не достигшие возраста 23 лет, осваивающие образовательные программы основного общего и (или) среднего общего образования, а также начального, среднего и высшего профессионального образования по очной форме обучения в образовательных учреждениях, имеющих государственную аккредитацию . Для оплаты проезда несовершеннолетних детей кроме проездных документов (билетов, квитанций, чеков) прикладывается свидетельство о рождении. Если же ребенок старше 18-ти лет и является студентом помимо вышеперечисленных документов обязательно необходимы: справка, подтверждающая факт обучения физического лица по очной форме обучения на дату проезда, копия свидетельства лицензии и государственной аккредитации учебного заведения.
4. Заявление от сотрудника об оплате льготного проезда. Заявление пишется на имя директора (заведующей). В заявлении сотрудник обязательно указывает место отдыха (конечная точка), маршрут к месту отдыха, перечислить ФИО, даты рождения, родственную принадлежность членов семьи, которым может быть оплачен проезд к месту отдыха сотрудника. Подпись и дата.
5. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:
8. Билеты. Оплата стоимости проезда к месту использования учебного отпуска и обратно по фактическим расходам, подтвержденные проездными документами (билетами), а также документами об оплате услуг (сборов) по оформлению проездных документов, предоставления в поездах постельных принадлежностей и другие услуги, включенные в стоимость билета, но не выше стоимости проезда:
Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
Воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
Автомобильным транспортом – в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сиденьями.
В случае если представленные работником документы подтверждают произведенные расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем установлено, компенсация расходов производится на основании справки о стоимости проезда в соответствии с установленной категорией проезда, выданной работнику соответствующей транспортной организацией, осуществляющей перевозку, или ее уполномоченным агентом (далее – транспортная организация), на дату приобретения билета. Расходы на получение указанной справки компенсации не подлежат.
Оплату стоимости проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.
Если стоимость проездных документов (с учетом взимаемых при продаже проездных документов обязательных платежей) указана в иностранной валюте, то оплата производится из курса валюты, установленного Центральным банком России на день приобретения указанных документов.
Авиабилеты:
Ж/д билеты:
При проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.
Дата билетов может быть раньше даты начала отпуска или позже окончания только в том случае, если это были выходные или праздничные дни, а так же если есть приказ об отпуске без сохранения заработной платы на этот период.
В случае утери билетов предоставляется справка о стоимости проезда ж/д транспортом в плацкартном вагоне на дату проезда. В этом случае необходима справка с места отдыха о том, что сотрудник действительно там был.
Проезд автобусом оплачивается при наличии контрольно-кассового чека.
Проезд автомобилем:
Маршрутный лист с печатями и датами выбытия и прибытия в г. Новый Уренгой, прибытия и убытия из места отдыха;
Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала отпуска или даты начала передвижения).
Оплата первичного медосмотра
1. Форма АО-1 двухсторонняя. обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ об устройстве на работу. Копия, заверенная отделом кадров учреждения.
3. Заявление от сотрудника об оплате первичного медосмотра. Заявление пишется на имя директора (заведующей). Подпись и дата.
4. Договор о предоставлении медицинских услуг. Оригинал. Обязательное заполнение реквизитов стороны оказание суммы предоставленных услуг.
7. Чеки. В чеке указывается наименование медицинского учреждения, сумма.
Оплата расходов, связанных с переездом работников
из районов Крайнего Севера
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ об увольнении работника.
3. Заявление на имя директора (заведующей) с просьбой оплатить проезд и провоз багажа в связи с выездом из РКС с визой.
4. Билеты.
Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира. Страховая квитанция не оплачивается, поэтому её не надо прикладывать.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
Проезд автомобилем:
Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;
ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.
В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.
5. Оплата контейнера : договор, акт выполненных работ, счет-фактура в которой будет указан вес вывозимых вещей (до 5 тонн), квитанция об оплате.
6. Справка с ЖЭУ (РЭУ) о снятии с регистрационного учета (выписке из города) или штамп в паспорте о выписке (ксерокопия).
7. Трудовая книжка (стаж работы не менее 3-х лет) все страницы заверенные специалистом ОК организации (копия).
Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа членов семьи сохраняется в течение одного года со дня расторжения работником трудового договора с организацией, финансируемой из бюджета муниципального образования город Новый Уренгой.
Так же сотрудник имеет право оплачивать проезд неработающему супругу (супруге). В этом случае должна быть предоставлена трудовая книжка, в которой отсутствует запись о работе в настоящее время и свидетельство о браке заверенная отделом кадров. Уволенным работникам в связи с выходом на пенсию проезд не оплачивается.
1. Форма АО-1 двухсторонняя. Заполнение документа производиться в единственном экземпляре, в срок не позднее трех рабочих дней с момента окончания срока отпуска. В авансовом отчете указать следующие реквизиты: название организации, подпись руководителя организации (директор, заведующего), должность подотчетного лица, ФИО подотчетного лица, целевое назначение выданных средств, на оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расход (билеты, чеки, квитанции и прочие), указывает их даты, номера и суммы, обязательно ставит свою подпись .
2. Приказ о командировании работника должен быть заранее принесен специалистом ОК для своевременной выдачи аванса на командировочные расходы.
3. Командировочное удостоверение обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: дату документа, номер документа, количество дней нахождения в командировке, номер приказа о командировании сотрудника, паспортные данные, печати прибытия к месту командировки и выбытия из места командировки с датами прибытия и убытия.
4. Служебное задание обязательно должно содержать все необходимые реквизиты: номер документа, дату документа, даты начала и конца командировки, место командировки, цели и конкретно выполненную в командировке работу или задачи, обязательна отметка о выполнении (невыполнении) задания, виза руководителя организации, подпись подотчетного лица.
5. Смета расходов. Если целью командировки является сопровождение детей, то необходима ведомость на питание, в которой указываются суточные на детей. Сумма суточных определяется сметой составленной организацией, которое отправляет детей.
6. Билеты.
Авиабилеты: электронный билет, посадочный талон. Номера электронного билета и посадочного талона должны совпадать. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачиваются авиабилеты только эконом класса. Если билет бизнес класса необходимо предоставить справку о стоимости билета эконом класса на эту дату, на этот рейс. При утере посадочного талона необходимо взять справку в аэропорту о том, что этот сотрудник действительно летел этим рейсом. В справке должны быть указаны номер рейса, дата рейса и Ф. И.О. пассажира.
Ж/д билеты: обязательно Ф. И.О. на билете должно совпадать с Ф. И.О. сотрудника. Дата квитанции разных сборов должна совпадать с датой покупки билета. Оплачивается проезд только в вагонах плацкарт и купе. При наличии электронного ж/д билета (маршрут/квитанции) обязательно необходимо предоставить билет установленного образца (выдается в терминалах на ж/д вокзале в пункте отправления.
В проезде за пределы РФ оплата производится только до границы РФ, поэтому необходимо предоставить справку о стоимость проезда до ближайшего к границе населенного пункта в пределах РФ.
Проезд автомобилем:
Заявление от сотрудника на оплату проезда личным автотранспортом с визой директора;
Маршрутный лист с печатями и датами выбытия из г. Новый Уренгой;
ПТС, тех паспорт, справка о расходе топлива. При проезде за границу РФ к учету будут приниматься только чеки ближайшей к границе РФ АЗС.
В чеках с АЗС должна быть обязательно указана марка топлива, стоимость 1 литра и др. реквизиты. Чеки с нечетко (смазано) прописанными данными к учету не принимаются.
Автомобиль должен быть зарегистрирован на сотрудника, который сдает авансовый отчет или на супруга (супругу) (в этом случае должно быть предоставлено свидетельство о браке), или если есть доверенность владельца автомобиля на сотрудника который сдает авансовый отчет (дата доверенности должна быть раньше даты начала передвижения).
По всем интересующим вопросам обращаться по телефонам:
В бухгалтерском делопроизводстве. Главным его назначением является подтверждение израсходованной подотчетным лицом суммы.
Двухсторонняя унифицированная форма № АО-1 - единый бланк для каждого юридического лица любой формы собственности. Исключением являются только бюджетники, пользующиеся с 2002 года специальным бланком «0504049».
Обязанность по оформлению авансового отчета ложится на каждого работника, получившего денежные средства для командировки или приобретения какого-либо материала или товара (например, канцелярские товары или продукты питания).
Авансовый отчет командированного сотрудника
Как правильно оформлять авансовый отчет, если сотрудник направлялся организацией для выполнения какого-либо задания в другой город?
Командировкой называют поездку работника с целью выполнения своих должностных обязанностей вне места расположения компании. Она никогда не обходится без расходов, которые подлежат компенсации сотруднику в соответствии с действующим законодательством.
К командировочным тратам можно относить:
- Проезд туда и обратно, но только в том случае, если работник располагает билетами.
- Аренду жилплощади (чеки или квитанции обязательны к предъявлению).
- Дополнительные траты, входящие в состав суточных.
- Телефонные переговоры, почтовые отправления, обмен валюты, транзитный и комиссионный сбор, багажный билет и любое другое мероприятие, без выполнения которого не будет достигнута основная цель поездки.
Все вышеназванные расходы должны подтверждаться документально. Если говорить о суточных, то их размер обычно оговаривается в приказе или в положении о командировке, издаваемых на каждом предприятии. Сумма может отличаться в зависимости от того, куда поехал сотрудник: внутри региона, в другой субъект Российской Федерации или за границу.
Законодательство не устанавливает предельный размер суточных, но если их величина внутри страны превышает 700 руб., а за ее пределами - 2500 руб., то они должны облагаться НДФЛ. Проблемы с тем, как правильно оформлять авансовый отчет после возвращения из командировки, не должны возникать. Срок сдачи документа - не более трех дней с момента прибытия. Если подотчетная сумма была потрачена не полностью, то разницу необходимо вернуть в кассу посредством приходного кассового ордера, а если, наоборот, произошел перерасход, то работнику компенсируется все при помощи расходного кассового ордера.
Какие последствия влечет неправильно оформленный авансовый отчет?
Правильно оформить работник должен в течение трех дней, в противном случае контролирующий орган может рассмотреть эту сумму как доход, на который должен быть начислен НДФЛ и страховые взносы.
Кстати, принятие новой редакции закона № 290-ФЗ от 03 июля 2016 года, вводит некоторые корректировки, например, серьезный штраф за предоставление ненадлежащего чека. Также планируется начать использовать для оплаты командировочных расходов специальные банковские карты, соответствующие международному стандарту Visa и MasterCard.
Общие правила
Как правильно оформлять авансовый отчет? Нужно просто соблюдать каждый из следующих пунктов:
1. Отчет должен быть составлен не позднее трех рабочих дней с того момента, как:
- истек срок, указанный работников в заявлении о выдаче денежных средств;
- сотрудник вышел на работу, если истечение периода, на который выдавались деньги, пришлось на отпуск или болезнь;
- работник вернулся из командировки.
2. Для оформления отчета следует использовать унифицированную форму № АО-1 или форму, принятую предприятием.
3. Работник, совместно с бухгалтером, которому известно, как правильно оформлять авансовые отчеты (пример однозначно имеется в используемой программе), должны заполнить документ.
4. За утверждение отчетной бумаги отвечает руководитель.
5. Любой авансовый документ должны сопровождать чеки, счета, билеты и другие бумаги, которые подтверждают, что человек действительно потратил подотчетные средства.
Порядок заполнения
Как правильно оформлять авансовый отчет?
Первая или лицевая часть должна быть заполнена бухгалтером. Нельзя обойтись без указания реквизитов документа (номера и даты), сведений о предприятии и подотчетных лицах, о сумме выданного аванса, сводной информации: израсходованные средства и бухгалтерские счета, на основании которых можно судить о движении и списании. Кроме того, здесь следует указать перерасход или возвернутый неиспользованный аванс.
Вторая часть представляет собой отрывную расписку о том, что авансовый отчет принят на проверку. После заполнения бухгалтер должен отрезать ее и выдать подотчетному сотруднику.
Третью часть (оборотную сторону формы АО-1) необходимо заполнять коллективно. Задача подоотчетного работника - отразить реквизиты и приложить каждый правильно оформленный товарный чек для авансового отчета. Бухгалтеру останется заполнить сумму и бухгалтерский счет, на котором отразятся израсходованные деньги.
На документе должны стоять подписи работника, бухгалтера и главного бухгалтера. Только после этого его может утвердить руководитель.
Обоснованный перерасход
Как правильно оформить перерасход по авансовому отчету? Для начала нужно убедиться в его обоснованности:
- траты средств выше выделенных потребовало выполнение задания по поручению начальства;
- сотрудник располагает подтверждающими бумагами.
Если хотя бы одно условие не соблюдено, то денежная сумма не подлежит возмещению.
Порядок компенсации перерасхода по кассе
В случае перерасхода средств перед бухгалтером встает вопрос: авансовый отчет - как правильно оформить. формы № КО-2 легко можно найти на бескрайних просторах интернета. Реквизиты данного документа необходимо указать в отчете - строка «Перерасход выдан по кассовому ордеру».
Срок компенсации перерасходованных сотрудником средств не установлен законодательством. Следовательно, если бухгалтер не указал сразу сведения о расходном ордере в авансовом отчете, это не повлечет никаких штрафных санкций.
Условия компенсации перерасхода на зарплатную карту
В настоящее время практически все организации перечисляют сотрудникам заработную плату на банковскую карту. А можно ли перерасходованную по авансовому отчету сумму вернуть сотруднику таким же способом?
Законодательство не располагает однозначным ответом. Сам документ предполагает только одну форму возмещения перерасходованной подотчетной суммы - наличные деньги.
Таким же мнением в 2006 году поделился Центральный банк России в своем письме № 36-3/2408. При этом его же письмо, но от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513 содержит информацию о том, вопрос: можно ли использовать банковскую карту для расчета по подотчетной сумме не является компетенцией Центрального Банка. То сеть предприятие должно самостоятельно разбираться со своими проблемами в данном случае. А чтобы у контролирующего ведомства не возникали лишние вопросы, рекомендуется пользоваться кассой.
Как компенсировать личные деньги сотрудника?
Работник организации может сам отправиться за приобретением необходимых товаров (работ, услуг) за свои собственные средства. В данном случае нет необходимости заполнять авансовый отчет. Как правильно оформить вышеописанные действия?
Вполне достаточно будет заявления и подтверждающих покупку чеков, накладных, бланков строгой отчетности, проездных документов и т. д.).
Оформление авансового отчета в 1С
Каждый бухгалтер должен быть знаком с таким документом, как авансовый отчет. Как правильно оформить в 1С? Местом расположения документа в программе является раздел «Банк и касса».
В созданном окне следует сначала указать информацию об организации и подотчетных лицах. Кнопка «Добавить» сделает доступной таблицу, в которой необходимо отразить всю информацию о выданных средствах.
Аванс бывает трех видов:
- При этом учитываются авиа- и железнодорожные билеты, путевки, почтовые марки и прочее.
- Наличные средства. Основной целью документа является списание наличной денежной суммы.
- Расчетный счет. Документ необходим для того, чтобы учесть списание безналичной денежной суммы с расчетного счета компании.
Чтобы сформировать сведения о выдаче наличных, необходимо начать с создания нового расходного кассового ордера. После заполнения документ следует распечатать и передать подотчетному лицу, чтобы последний заполнил строку о получении денежных средств и расписался. Только после этого можно сохранить и провести документ.
В табличной части расходного кассового ордера следует указать информацию о товарах и материалах, приобретенных подотчетным лицом. Если покупка товара сопровождалась выдачей счет-фактуры, то необходимо поставить флаг СФ, выбрать Поставщика и заполнить его реквизиты.
Раздел «Возвратная тара» требует заполнения информации о таре, которую Поставщик ждет назад.
Раздел «Оплата» фиксирует суммы, уплаченные поставщику за ранее приобретенный товар. Выданный аванс отражается проводкой Д 60.02 К 71.01.
Закладка «Прочее» предназначена для учета других расходов подотчетного лица (командировка, проезд, топливные расхода и т. д.).
Авансовый отчет – это документ, который подтверждает расход средств, связанных с осуществлением деятельности юридического лица и выданных в качестве аванса.
В авансовом отчете лицо, получившее денежные средства (независимо от цели), указывает:
сумму, полученную под отчет;
фактически произведенные расходы;
остаток либо перерасход денег.
Причем к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие соответствующие траты.
Форма авансового отчета
Форма авансового отчета (N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет".
Однако с 2013 года она не является обязательной к применению, поэтому организация может разработать собственную форму учитывая требования к обязательным реквизитам в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее по тексту - Закон о бухучете).
Отметим, что на практике пор большинство компаний предпочитает использовать унифицированную форму N АО-1.
Нормативные акты, регулирующие порядок составления и сдачи авансового отчета
Порядок составления и сдачи авансового отчета установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У).
Часть норм также содержится в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение о командировках).
Кто должен составлять авансовый отчет
В соответствии с абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У авансовый отчет должно заполнить и сдать в бухгалтерию подотчетное лицо, которому наличные денежные средства ранее были выданы под отчет:
в первую очередь – работники организации;
физические лица-внештатные сотрудники, заключившие с компанией гражданско-правовые договоры (например, договор оказания услуг или подрядный договор).
Согласно письму Банка России от 02.10.2014 N 29-Р-Р-6/7859 при заполнении авансового отчета они приравниваются к работникам компании.
В связи с этим и выдача денег под отчет, и окончательный расчет с ними осуществляются в таком же порядке, что и со штатными сотрудниками.
Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет
При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.
Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ-инструкция по составлению авансового отчета, так и раздел в положении о документообороте в организации.
Срок для представления авансового отчета
Срок для представления отчета по израсходованным суммам установлен в 3 рабочих дня:
после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет;
или со дня выхода на работу (возвращения из командировки или из отпуска/болезни).
Пример. Расчет даты представления авансового отчета
Ситуация 1:
Деньги были выданы под отчет в понедельник 15.05.2017 на 5 рабочих дней.
Тогда 1-й рабочий день заканчивается 16.05.2017 во вторник, а последний 5-й – в понедельник 22.05.2017.
Значит, в течение следующих 3 рабочих дней со вторника по четверг включительно (23 мая – 25 мая) авансовый отчет должен быть представлен в бухгалтерию.
Ситуация 2:
Допустим, деньги были выданы на .
Последний день командировки – пятница 19.05.2017.
А в понедельник 22 мая сотрудник компании возвращается на свое привычное рабочее место. Тогда у него будет 3 дня (с 23 по 25 мая) для представления авансового отчета.
Заявление работника о выдаче денег под отчет
Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее – подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (абз. 1 п. 6.3 Указания N 3210-У).
Таким образом, в заявлении работника о выдаче денег под отчет:
подотчетное лицо указывает сумму наличных денег и срок, на который они требуются;
а резолюция руководителя подтверждает запрос работника либо корректирует его.
Подпись руководителя и дата на таком заявлении являются обязательными реквизитами.
Отметим, что форма заявления не предусмотрена нормативным актом и потому заявление составляется произвольно (с отражением всех необходимых сведений) либо утверждается в ЛНА компании.
В заявлении также еще должна содержаться информация об отсутствии задолженности за подотчетным лицом.
Это обязательное требование к подотчетному лицу: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения с его стороны задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (абз. 3 п. 6.3 Указания N 3210-У).
Таким образом, если сотрудник еще не отчитался по выданному ранее авансу, выдать ему новый нельзя.
Срок проверки, утверждения авансового отчета и окончательного расчета с работником организации
Авансовый отчет передается в бухгалтерию, где он проверяется, далее его утверждает руководитель организации и производится окончательный денежный расчет с работником организации в срок, установленный в ЛНА или приказом.
Срок, в течение которого проверяется и утверждается авансовый отчет, а также проходит окончательный расчет, устанавливается руководителем (абз. 2 п. 6.3 Указания N 3210-У).
При окончательном расчете с работником сотрудник или возвращает неизрасходованную часть денег или наоборот: ему выплачивают сумму перерасхода, если пришлось потратить больше запланированного и руководство это уже утвердило.
Бухгалтерские проводки по авансовому отчету
Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет о потраченных суммах (форма N АО-1).
Неизрасходованные деньги, т.е. остаток по авансовому отчету, работник возвращает в кассу.
Если денег потрачено больше, чем выдано, перерасход с согласия руководителя возмещается работнику.
В бухучете эти операции отражаются так:
|
Проводка |
Операция |
|
На дату выдачи денег под отчет |
|
|
Работнику выданы деньги под отчет |
|
|
На дату утверждения авансового отчета |
|
|
Приняты к учету товары (работы, услуги), оплаченные подотчетником. Например, канцтовары, услуги нотариуса, командировочные расходы |
|
|
От работника получен остаток неизрасходованных подотчетных денег |
|
|
Работнику возвращен перерасход по авансовому отчету |
|
|
Расчеты с использованием пластиковой карты |
|
|
Работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте |
|
|
Сняты работником деньги с корпоративной карты (работнику выданы денежные средства под отчет) |
|
|
Отражено списание наличных денег со специального счета, не подтвержденное первичными документами |
|
|
Внесены работником наличные денежные средства для возмещения расходов |
|
|
Удержана из заработной платы работника денежная сумма, потраченная по корпоративной карте в личных целях |
|
В определенных случаях подотчетные деньги можно удержать из зарплаты работника. Проводки будут такие:
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Авансовый отчет: подробности для бухгалтера
- Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»
По которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 ... сумм на банковскую карту. Авансовый отчет также надо составить подотчетному лицу... расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке... в отчете. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие... указанием даты их получения. Авансовый отчет утверждается руководителем учреждения или лицом... через банкомат. На основании авансового отчета канцелярские товары приняты к учету...
- Расходы на командировку при УСН: особенности их признания
... » сможет только на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации в части... момент начала командировки неправомерно, поскольку авансовый отчет предоставляется только после ее окончания... т. д.) и подтвержден документально (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов). Перед... командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета работника руководителем компании, то есть... в служебных командировках, а также авансовые отчеты в общеустановленном порядке. В части...
- Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами
В наличии приложенных к авансовому отчету документов, подтверждающих произведенные расходы... авансовых отчетов и приложенных к ним документов. Следует убедиться, что авансовый отчет...) авансовый отчет с подтверждающими документами. Установление учреждением срока для представления авансового отчета, ... подотчетного лица предполагает представление авансового отчета с приложением документов, подтверждающих... служебной командировки работник представляет авансовый отчет и железнодорожные билеты, согласно...
- К чему приведет невозврат аванса, выданного перед командировкой?
Срок относится только к представлению авансового отчета, поскольку об окончательном расчете... – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или... руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный... представленного работником в установленном порядке авансового отчета исходя из фактического времени... денежные средства, по которым авансовый отчет работник своевременно не представил, ...
- Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
На командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого... сведению: Если прилагаемые к авансовому отчету оправдательные документы составлены на иностранном... реквизитов, а сотруднику к авансовому отчету нужно приложить документы, подтверждающие... командировками, будет день утверждения авансового отчета (п. 3 ПБУ 3 ... будут учитываться на дату утверждения авансового отчета. Если сотрудник не представил... Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету (900 евро x 70 ...
- Подготовка к составлению годовой бухгалтерской отчетности
На командировку); на правильность оформления авансовых отчетов (ф. 0504505), приложенных к журналу... граф и строк авансового отчета, а также приложения к авансовому отчету (ф. 0504505), документов...); на соответствие документов, приложенных к авансовому отчету (ф. 0504505), записям, отраженным на... обратной стороне авансового отчета (ф. 0504505); на соблюдение сроков оформления авансовых отчетов (ф. 0504505 ... месяц, например в марте, а авансовый отчет составлен и представлен в бухгалтерию...
- Суточные - 2017 в разрезе налогов
Сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета. А значит, суточные, которые... календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника. Напомним, что по... трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи... день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога... Признают их на дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как... к учету на дату утверждения авансового отчета руководителем компании. Пример В...
- Расхождение показателей налоговой и бухгалтерской отчетности при УСНО: как объясниться с налоговой?
На отчетную дату не представлен авансовый отчет. Аналогичная ситуация наблюдается с займами...
- Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек?
Будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым... первичных учетных документов, в частности, авансового отчета, товарных чеков, a также документов... , на наш взгляд, может выступать авансовый отчет. Так, на основании пп. 6 ... бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (который... будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет, отвечающий требованиям ст. 9 Закона...
- О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только
Расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При... продуктов питания (при безналичной оплате); авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо... 208 96 000 15 000 Авансовый отчет, ведомость выдачи суточных Приняты к... 208 12 000 1 500 Авансовый отчет Приняты к учету расходы на... 208 96 000 20 000 Авансовый отчет, чек (товарная накладная), ведомость выдачи...
- Нарушения в области ведения бухгалтерского (бюджетного) учета
Нему, можно назвать срок представления авансового отчета по расходам, связанным с приобретением... выдачи представить в бухгалтерию учреждения авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести... лицами) было установлено, что такие авансовые отчеты представляются в бухгалтерию учреждения не...
- Вычет НДС по электронным билетам. Примеры
Вернувшись из командировки, работник представил авансовый отчет с приложением подтверждающих документов, в... том числе НДС 1530 руб.). Авансовый отчет работника утвержден руководителем организации в... кассовый ордер На дату утверждения авансового отчета работника Отражены командировочные расходы в... с подотчетными лицами» 17 500 Авансовый отчет Отражен НДС, выделенный в авиабилетах...
- Разрабатываем положение о командировках
Возвращению командируемый сотрудник обязан составить авансовый отчет в установленный срок. Этот документ... заполнению и проверке отдельных разделов авансового отчета, требования к прилагаемым расходным документам... , телефон, ГСМ, такси и пр.); авансовый отчет в установленной форме. В некоторых...
- Новое в бухгалтерской отчетности в 2019 году
Возвращению сотрудника из командировки оформляется авансовый отчет. В программе так же будет... списания стоимости билетов на расходы авансовым отчетом, который будет формировать проводки: Дт...
- Расчеты с подотчетными лицами
Кассовых операций). Формирование авансового отчета. Порядок заполнения и представления авансового отчета. Форма авансового отчета (ф. 0504505 ... , подписанного электронной подписью. Следовательно, авансовый отчет, являющийся первичным учетным документом, может... соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход): на оборотной стороне авансового отчета подотчетным... лицом; на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером. На лицевой стороне авансового отчета...