Приход денежных средств в кассу. Наличные расчеты с организациями: проблемы документального оформления
Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером . Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Там он называется: "Форма №КО-1". ПКО (его внешний вид мы рассмотрим чуть позже) состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.
Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.
Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций
Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.
Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер , распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК . После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.
Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.
Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги . Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги , о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.
Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.
Оформление ПКО
Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер . В появившемся окне списка нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида документа.
Ниже перечислены виды документов, по которым можно организовать прием денежных средств, а так же приведены примеры операций с бухгалтерскими записями, содержащими корреспонденцию счетов. Обратите внимание на то, что здесь и далее мы будем, в основном, показывать схематические проводки, которые при ведении учета будут преобразованы к более подробному виду. Например, в 1С:Бухгалтерии счет 50 в проводках не используется - он представлен в проводках своими субсчетами.
| № | Вид документа | Хозяйственные операции | Д | К |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Оплата от покупателя | Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг | 50 | 62 |
| 2 | Прием розничной выручки | Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации | 50.01 | 50.02 |
| 3 | Возврат денежных средств подотчетником | Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации | 50 | 71 |
| 4 | Возврат денежных средств поставщиком | Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию | 50 | 60 |
| 5 | Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____ | 50 | 51 | |
| 6 | Расчеты по кредитам и займам с контрагентами | Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита | 50 | 76 |
| 7 | Прочий приход денежных средств | Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д. | 50 | 91, 76 |
| В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы , выявленные излишки оприходованы в кассу | 50 | 91 | ||
| Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д. | 50 | 73 |
Рассмотрим небольшой пример. 16.01.2009 в кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 10000 рублей .
Для создаваемого ПКО выберем вид документа Получение наличных денежных средств в банке , откроется форма ПКО, которую нужно заполнить.
Здесь мы заполняем реквизит Сумма - вводим 10000 рублей, на вкладке Реквизиты платежа устанавливаем следующие параметры:
Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 50 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС) . Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Если Форма №4 вашей организации по каким-то причинам не нужна - аналитику по счетам учета денежных средств лучше всего отключить (Предприятие > Настройка параметров учета , вкладка Денежные средства ).
Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать . На экране отобразится форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.
Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера .
Часто после того, как документ записан и проведен возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении. Например - для того, чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи. Напомним, что для того, чтобы узнать подробности о проведении документа, нужно выделить его и нажать на кнопку , которая расположена на панели инструментов окна списка документов. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рисунке ниже.
Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Для того, чтобы получить эту информацию, нажмите на кнопку Отчет по движениям документа в окнеРезультат проведения документа . Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.
Ввод на основании
При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.
Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю , Реализация товаров и услуг , Отчет комиссионера о продажах , Отчет о розничных продажах .
ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа. Это могут быть документ Отражение начисления НДС , Расходный кассовый ордер , Счет-фактура выданный .
Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы .
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от работников организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Возврат в кассу излишне выданных сумм оплаты труда от работников организации | Излишне выданная сумма оплты труда | |||
| Возврат в кассу неизрасходованных подотчетных сумм от работника организации | Неизрасходованная сумма | Авансовый отчет |
||
| Поступление в кассу от работников организации в счет расчетов по выданным займам | Сумма погашения займа | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление денежных средств в кассу от работников в счет погашения материального ущерба | Сумма материального ущерба | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 |
Поступления в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу от контрагентов и физических лиц, не являющихся работниками организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в счет погашения дебеторской задолженности | Сумма погашаемой дебеторской задолженности | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от покупателей и заказчиков в виде аванса по договору | Сумма аванса | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет погашения ранее предъявленных претензий | Сумма погашаемой претензии | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 | ||
| Поступление в кассу денежных средств от контрагентов в счет прибыли, полученной от совместной деятельности | Сумма прибыли | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Протокол собрания учредителей |
Поступление денежных средств с расчетного, валютного, специального счетов в кассу организации
Ниже приведены бухгалтерские проводки, отражающие в учете операции поступления наличных денежных средств в кассу организации с расчетного, валютного, специального счетов
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
| Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета организации | Сумма в рублях, полученная с расчетного счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
||
| Поступление денежных средств в кассу с валютного счета организации | Сумма в валюте, полученная с валютного расчетного счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
||
| Поступление денежных средств в кассу со специального счета | Сумма, полученная со специального счета | Приходный кассовый ордер. Форма № КО-1 Банковская выписка |
Прочие поступления в кассу организации
| Счет Дт | Счет Кт | Описание проводки | Сумма проводки | Документ-основание |
ТЕМА "УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ"
1. Учет денежных средств в кассе.
2. Учет денежных средств на расчетных счетах в банках.
3. Учет денежных средств на валютных счетах в банках.
4. Учет денежных средств на специальных счетах в банках.
1. Учет денежных средств в кассе.
Получение и расходование наличных денег из кассы организации считаются кассовыми операциями, оформление которых регламентируется нормативным актом ЦБ РФ «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации» от 22 сентября 1993 г. №40.
Всеми операциями по приему и выдаче денег из кассы занимается специально выделенное МОЛ – кассир. Он несет материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. При оформлении на работу кассир дает письменное обязательство, по которому принимает на себя материальную ответственность за денежные суммы и прочие ценности в кассе. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другими лицами. Дирекция предприятия обязана создавать необходимые условия для сохранности ценностей в кассе.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами (ф. № КО-1), которые должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года. Для подтверждения приема денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая представляет собой доказательство факта совершения операции с наличными денежными средствами лицом, получившим на руки квитанцию.
Наличные деньги из кассы организации выдаются по расходным кассовым ордерам (ф. № КО-2). В отдельных случаях разрешается замена составления расходного кассового ордера документами на расходование денежных средств в кассе. Это: платежные или расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы из кассы организации; заявления на выдачу денег; счета и др. Документы на выдачу денег подписываются руководителем и главным бухгалтером организации Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.
Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера.
Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов . Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки.
Информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые - остаются в кассовой книге, поэтому и первые, и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.
В конце рабочего дня ежедневно кассиром подсчитываются итоги кассовых операций за день, выводится остаток денег в кассе на следующее число и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копия записей в кассовой книге задень) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим ее банком. Размер лимита обусловливается влиянием таких факторов, как: среднедневная выручка, среднедневной расход наличных денег, особенности деятельности организации, режим работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то в подобных случаях любой остаток в кассе считается сверхлимитным и на него накладываются штрафные санкции.
Организации всю денежную наличность сверх лимита должны сдавать в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда. В настоящее время предельная сумма расчетов между юридическими лицами по одному платежу составляет 100 000 руб. Все платежи, произведенные одним юридическим лицом в адрес другого в один день, не должны превышать установленного лимита.
Превышение лимита допускается только в дни выдачи заработной платы от 3 до 5 дней в зависимости от вида предприятия и удаленности его от банка. Неиспользованные в течение этих дней суммы подлежат сдаче в банк на расчетный счет. Сдача денежной наличности в банк оформляется объявлением на взнос наличных денег. На принятую по объявлению сумму выдаются квитанцию которая является оправдательным документом для списания денег по кассе. Основным каналом пополнения наличных денег в кассе является поступление их с расчетных счетов в банках. Кроме того, в кассу поступают неиспользованные остатки подотчетных сумм, выручка от продажи продукции, плата за различные коммунальные услуги и др.
Для получения наличных денег с расчетного счета учреждения банка выдают предприятиям на основании специальных заявлений чековые книжки , в которых заранее все чеки пронумерованы, на каждом из них проставлены наименование учреждения банка, номер расчетного счета, наименование владельца. Чек выписывается как правило на кассира, не допускается выдавать чеки на предъявителя.
Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса», по дебету которого отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу, а по кредиту - суммы выданных наличных денежных средств и денежных документов.
Счет 50 «Касса» имеет следующие субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».
Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.
Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.).
Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов - авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным кассовым и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов.
Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения обособленных данных о движении валюты по каждому ее виду.
Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов. Выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом различных счетов.
Рассмотрим порядок учета на счете 50.
Дт 50 Кт 51 – поступили денежные средства в кассу с расчетного счета.
Дт 50 Кт 71 – оприходованы деньги, полученные в возврат от подотчетных лиц.
Дт 50 Кт 66 – поступили деньги в порядке краткосрочного кредита (займа)
Дт 50 Кт 55 - поступили деньги в кассу со специального счета в банке
Дт 50 Кт 90/1 – поступила выручка от реализации продукции, работ и услуг в кассу организации
Дт 70 Кт 50 – выдана заработная плата из кассы
Дт 71 Кт 50 – выданы деньги подотчетным лицам
Дт 26 Кт 50 – оплачены мелкие общехозяйственные расходы из кассы
Дт 51 Кт 50 – внесены деньги из кассы на расчетный счет
Дт 66 Кт 50 – внесены деньги из кассы на погашении задолженности по кредитам.
Дт 50/3 Кт 51,76 – приобретение денежных документов
Дт 26 Кт 50/3 – использование марок на общехозяйственные расходы
Дт 50,51 Кт 50/3 при реализации путевок.
Регистром журнально-ордерной формы учета, в котором отражаются кассовые операции, является журнал-ордер 1-АПК.
В управлении оборотным капиталом для высвобождения денежных средств можно использовать различные подходы и инструменты. Главное — правильно организовать управление и наладить механизм контроллинга.
Расскажем, какими инструментами можно воспользоваться, на примере одной российской компании среднего бизнеса.
Хронический дефицит денег в компании обеспечивали кредитными ресурсами. Со временем их величина достигла предела и стала тяжелым бременем. Обычные краткосрочные меры не решали проблему кассовых разрывов. Нужно было найти долгосрочное решение. Параллельно в связи с перспективами развития и роста бизнеса встал вопрос об источниках его финансирования. Пришло время взять на работу финансового директора и при его участии построить систему управления экономикой и финансами. Первоочередная задача при этом заключалась в прояснении реальной ситуации с деньгами. Чтобы сделать практические выводы и понять, как ее изменить и как на нее влиять, какие рычаги включать в той или иной ситуации, и кто за что отвечает, нужно было ответить на вопрос — почему на текущую деятельность не хватает денег и какие есть возможности для ликвидации кассовых разрывов. Затем упорядочить денежные потоки и контролировать их с целью выявления возможностей увеличения прихода денежных средств. Иными словами, управлять оборотным капиталом.
Для получения надежного результата выстроили цепочку последовательных действий: анализ — моделирование — разработка мероприятий — механизм контроля денежных потоков.
Куда уходят деньги
Ответ на этот вопрос был найден при изучении движения ресурсов, продуктов/услуг и денег в оперативной производственно-экономической (внутренней) и финансово-экономической (внешней) сферах деятельности. Их представили схематично в виде финансовой модели компании (см. рисунок). Из нее следовало, что за движением денежных ресурсов и потоков скрываются проблемы в производственных бизнес-процессах основных подразделений.
Начали с анализа источников средств и направлений их использования. Их динамику проследили на основании структуры направлений использования (инвестирования) и источников финансирования средств на основании данных управленческого баланса за год по кварталам (табл. 1). Несколько лет назад сформировали форматы управленческой отчетности и добросовестно заполняли их. Информация была, но для принятия управленческих решений ею не пользовались. А чтобы правильно прокомментировать полученные результаты, воспользовались услугами внешнего консультанта. Ведь за ними стоят решения и конкретные действия по инвестированию денежных средств в текущую деятельность, выбору источников их финансирования.
Прежде всего, на основании данных табл. 1 можно сделать вывод, что компания не зарабатывает собственных средств из оборота, все они связаны в элементах оборотного капитала, а текущую деятельность финансирует заемными средствами. Это следует из превышения доли текущих пассивов (33—39%) над долей текущих активов в итоге баланса (30—32%). Причем заемные средства выросли на 6%, а оборотное имущество — на 2%.
В течение года рост «замороженных» средств в производстве вырос на 4% (с 75 до 79%). Это произошло в результате:
- увеличения средств, инвестированных в запасы сырья и материалов на складе на 2% (с 35 до 37%);
- роста незавершенного производства (НЗП) на 2% (с 17 до 19%).
Доля же средств в обращении (расчеты с клиентами) уменьшилась на 4% (с 25 до 21%). Получилось так, что высвобожденные средства из дебиторской задолженности бесконтрольно перетекли в производство.
При этом доля источников финансирования запасов в целом выросла на 2%, и изменилась структура:
- выросла доля краткосрочных кредитов на 7% (с 25 до 32%) ;
- снизилась доля кредиторской задолженности на 5% (с 41 до 38%).
Такое перераспределение средств способствовало их большему оттоку и постоянной потребности в дополнительных кредитных ресурсах. Сложившаяся структура заемных средств создала большую финансовую нагрузку, нести которую в дальнейшем компания не могла. И она стала проедать заработанные средства. Этот вывод подтвердился временем связывания капитала в оборотном имуществе.
В краткосрочном периоде, конечно, можно работать и без собственных оборотных средств, используя только заемные, но при условии их быстрой оборачиваемости.
Для понимания скорости движения денежных средств проанализировали их оборачиваемость (табл. 2). Результаты оказались неожиданными — соотношение затратного и кредитного циклов, показывающее потребность в оборотном капитале, с положительной величины в начале года изменилось на отрицательную в II квартале. Этот факт подтвердил вывод о «проедании» компанией собственных заработанных средств. Образно это можно представить так — бизнес начали с 10 000 руб. (условно), а в конце года их оказалось только 9000 руб. 1000 «проели» в результате неэффективного управления.
И хотя затратный цикл в целом сократился на 14 дней (со 160 до 146 дней), слишком длинным был период движения материалов на складе. Не согласованный по времени процесс изготовления продукции и несвоевременное его обеспечение необходимым сырьем и материалами вело к излишним промежуточным запасам полуфабрикатов и небольшим колебаниям длительности производственного цикла. Нормативное время производства составляло 14 дней, а фактически — на десять дней дольше. Так выявили неоптимальную технологическую цепочку создания стоимости — она замедляла приток денежных средств из оборота, а кредитные ресурсы способствовали их оттоку. За сравнительно большими объемами оборотного имущества скрывались неэффективные процессы производства, что и привело к замораживанию большего капитала, чем это необходимо согласно нормативам.
Медленное высвобождение средств из текущей деятельности привело к замедлению платежей по счетам. Средний кредитный цикл за год замедлился на шесть дней со 143 дней до 149 дней. А когда в конце года пришли деньги от клиентов, выплатили дивиденды учредителям.
Проблемы с ликвидностью возникали также по причине несогласованного принятия решений в сбыте, снабжении и производстве, а их влияние на финансовые результаты компании не оценивали.
Аналитический этап помог увидеть картину движения денег и ресурсов в целом и понять, что необходимо изменить. Обсудив реальное положение дел на рабочем совещании, сделали вывод о необходимости контроля за движением денежных средств и потоков, поставили задачу постепенно сократить долю средств в производстве за счет их эффективного использования.
Как наладили механизм контроля и управления денежными потоками
На основании данных анализа каждой составляющей цикла денежного потока разработали приемлемые нормативы, в том числе и кредиторской (КЗ) и дебиторской задолженности (ДЗ), к которым решили двигаться поэтапно. Основное направление состояло в их балансировании. Разработали правила подготовки внутренней информации о времени замораживания денег в элементах ОК (их оборачиваемость), длительности затратного (операционного) и кредитного циклов.
Наряду с оборачиваемостью запасов, ДЗ и КЗ для контроля управления оборотным капиталом ввели показатель его интенсивности (отношение чистого оборотного капитала к выручке) и сделали его основным показателем, отслеживали его динамику и устойчивость. Рассчитывали его по кварталам и средний за год во избежание сезонных колебаний. Эти показатели отражают текущее и прошлое состояние дел и важны для мониторинга. Кроме того, нужно было видеть будущее, понимать, как финансировать перспективные проекты по производству новой продукции. Здесь требовался другой подход.
Исходя из главного принципа управления финансами — расходование денег не должно уменьшать приток денежных средств в перспективе — пришли к необходимости планировать приход и расход денег еженедельно и ежедневно. План прихода денежных средств составили на основании договоров с заказчиками. Сопоставив их с регулярными расходами на текущую деятельность, поставили задачу ускорить приход денег от заказчиков и сбалансировать их с платежами по КЗ. Для участия в этой работе привлекли специалистов сбыта и снабжения. Для этого потребовалось обучить специалистов, изменить порядок работы этих подразделений и способы их взаимодействия (установили регламент подготовки, обмена информацией и проведения рабочих совещаний).
Начали с налаживания системы управления денежными средствами и потоками в отделе сбыта. Здесь установили механизм жесточайшего систематического контроля за объемами продаж и ежедневным приходом денежных средств. Для этих целей разработали аналитическую таблицу (табл. 3). Работа с управленческой информацией — важная составляющая механизма или системы управления денежными потоками — включает необходимый минимум аналитических таблиц.
Приведенная в табл. 3 информация позволила структурировать денежные потоки по клиентам и регионам, а также во времени. Она упорядочила реальную картину и сделала ее доступной для восприятия. Кроме того, позволила измерить результаты работы сбыта, увидеть изменения на рынках, в клиентской базе, объемах продаж. Стали понятны причины невыполнения плана по приходу денежных средств, что помогло наметить конкретные мероприятия (по контрагентам) для достижения поставленных целей на следующий месяц. Составляли скользящий план по неделям. А чтобы аналитика стала реальным инструментом, чрезвычайно важно за каждой цифрой видеть конкретные действия по ее достижению и ответственных лиц. Поэтому так необходим план конкретных мероприятий его выполнения.
В снабжении наладили управление запасами (закупками). Для этой цели воспользовались главным инструментом — нормативными запасами основных видов сырья и материалов в днях и установили контроль их использования. Все было сделано с прицелом на перспективу создания на этой основе системы сквозного планирования.
В качестве рабочего инструмента составили еженедельный (а при необходимости использовали ежедневный) план платежей по форме табл. 4. Работа с информацией данной таблицы позволила отслеживать ежемесячную потребность службы снабжения в денежных средствах для расчета с поставщиками, в том числе за кредиторскую задолженность.
На следующем этапе приступили к налаживанию взаимодействия между сбытом и снабжением. И здесь нашли самый большой резерв (рычаг) повышения эффективности и результативности работы компании. Установили порядок проведения регулярных (при необходимости ежедневных) рабочих совещаний с участием руководителей подразделений. Предмет обсуждения — ежедневный приход денежных средств, бюджетные ограничения и жесткий контроль за расходованием заработанных средств на жизненно важные статьи расходов: сырье и материалы, энергетику, заработную плату, налоги, погашение кредита. Отдельно составили график погашения кредиторской и прихода дебиторской задолженности. Цель такого обсуждения — налаживание механизма принятия и реализации решений по управлению денежными и материальными ресурсами и потоками на базе систематического обсуждения аналитической информации, отслеживания последствий тех или иных решений и действий на финансовые результаты предприятия. Такая работа расширяет горизонты участвующих в ней специалистов и их возможности по поиску вариантов решений.
Организатором и ответственным за такую работу должен быть финансовый директор (менеджер). А его эффективность можно и нужно оценивать циклом оборачиваемости оборотного капитала. Чем он короче, тем эффективнее работа финансового директора. Для оптимизации цикла есть три подхода:
- эффективное и быстрое производство (процессы изготовления);
- согласование коротких сроков платежей на стороне клиентов во взаимосвязи с результативным напоминанием об уплате ДЗ;
- согласование платежей с поставщиками с отсрочкой.
Понять и вникнуть в эти внутренние и внешние взаимоотношения и выстроить их оптимально и эффективно для достижения поставленных целей — значит постичь бизнес и выстроить систему управления экономикой и финансами с механизмом контроля. В этом и состоит задача финансового директора. И это требует определенных технологий взаимодействия с контрагентами (клиентами и поставщиками) и эффективных форматов деятельности.
Структура инвестирования и финансирования средств, % (таблица 1)
|
Структура оборотных активов |
Изменения за год |
|||||
|
Производственные запасы и МБП | ||||||
|
Незавершенное производство | ||||||
|
Готовая продукция | ||||||
|
Счета к получению | ||||||
|
|
|
|
||||
|
Итого текущих активов |
|
|||||
|
Доля оборотных активов в имуществе | ||||||
|
Доля сферы производства в ТА | ||||||
|
Доля сферы обращения в ТА | ||||||
|
Структура текущих пассивов |
|
|||||
|
Краткосрочные кредиты и займы | ||||||
|
Счета к оплате | ||||||
|
Итого источники финансирования запасов | ||||||
|
|
|
|||||
|
Итого текущих пассивов |
|
|||||
|
Доля текущих пассивов в балансе |
Оборачиваемость элементов оборотного капитала, дни (таблица 2)
|
Оборачиваемость оборотных активов |
II кв. |
III кв. |
IV кв. |
|
|
Время оборота материалов в среднем | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Продолжительность НЗП в среднем | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Время оборачиваемости готовой продукции в среднем | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Время оборачиваемости дебиторской задолженности | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Средний затратный цикл | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Оборачиваемость текущих пассивов |
||||
|
Период погашения кредитов банков | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Период платежей поставщикам | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Расчет по зарплате в среднем | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Период расчетов с государством | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Период платежей прочей кредиторской задолженности | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Средний кредитный цикл | ||||
|
- « - на конец периода | ||||
|
Затратный — кредитный циклы (требуемый оборотный капитал) | ||||
|
| ||||
Прогноз прихода денежных средств по неделям на __ месяц 2013 г. (план/факт), млн руб. (таблица 3)
|
Контрагенты |
Итого за месяц |
1-я неделя |
4-я неделя |
||||||
|
план |
факт |
план |
факт |
план |
факт | ||||
|
Все контрагенты | |||||||||
|
% выполнения |
|
|
|
|
|
| |||
|
Контрагенты в РФ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Контрагенты в СНГ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Новые контрагенты |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ведомость о расчетах
с поставщиками сырья (таблица 4)
Выполнение плана поставок и оплат
на «___»___________2013 г., млн руб.
|
Наименование сырья |
Договор № |
Поставщик |
Задолженность |
Поставки |
Оплачено деньги |
Следует к оплате |
||
|
всего просроч. |
план |
факт |
план |
факт |
||||
|
|
| |||||||
Приход денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ПКО). Данный документ доступен из одноименного журнала, либо из общего журнала кассовых документов меню Журналы -> Кассовые документы и имеет унифицированную печатную форму КО-1. Имеется возможность создания ПКО на основании каких-либо других документов, например накладные и счет-фактуры на расход. В данном случае в приходный ордер будут перенесены все общие реквизиты.
Заполнение документа рекомендуется начинать с табличной части. Табличная часть документа является многострочной, что существенно расширяет его возможности. В частности, при ведении взаиморасчетов с покупателями на счете 62 в разрезе договоров, в табличную часть заносятся суммы по каждому договору отдельно. При этом автоматически заполняются реквизиты шапки документа «Принято от» и «Основание» по последней строке табличной части.
- Реквизит «Приложение» автоматически заполняется при проведении процедуры «Привязка документов».
- Реквизит «Документ-основание» автоматически заполняется при создании ПКО на основании какого-либо документа. При формировании ордера непосредственно из журнала, данный реквизит не обязателен к заполнению.
- Реквизит «Подразделение» проставляется автоматически при ведении аналитического учета счета 50 по подразделениям предприятия (несколько касс). По умолчанию проставляется подразделение, указанное в настройках пользователя (Сервис -> Настройка -> Настройка Пользователя ).
- НДС Выделить - реквизит, относящийся к заполнению печатной формы документа и не оказывает влияния на его проведение. При активированном флаге сумма НДС выделяется отдельной строкой. По умолчанию - это сумма НДС из табличной части. Для того, чтобы в печатной форме документа было проставлено «НДС не облагается», необходимо, чтобы значение «%НДС» табличной части было равным «-1».
Заполнение табличной части производится вручную за исключением случаев заполнения документа на основании какого либо другого. Как уже было отмечено, табличная часть является многострочной. Каждая строка табличной части имеет свою операцию, что позволяет одним документом формировать разнообразные проводки. Примером может служить случай расчета с сотрудником предприятия, когда одним приходным ордером можно оформить возврат неиспользованной подотчетной суммы, возвраты займов по нескольким договорам и произвести расчет по прочим операциям (недостача). Реквизиты табличной части определяют сумму проводки и аналитику корреспондирующих счетов.
- «От кого» является ссылкой на любой из справочников, элементы которого прямо или опосредовано могут быть плательщиками наличных денежных средств.
- «%НДС» рекомендуется заполнять из предлагаемых значений, вызываемых через клавишу F4 . По умолчанию проставляется значение 18 %.
- «Расходный ордер» - реквизит, обязательный к заполнению при оформлениях возврата денежных средств. В данную графу вносятся банковские или кассовые документы, по которым были выплачены данные средства. Особенно важно заполнение данного реквизита при расчетах с поставщиками или покупателями, так как на их основании производится перерасчет оплаты документов при расчете НДС.
- «Комментарий» - поле для заметок.
При ведении валютного учета на предприятии (Константа «Валютный учет» имеет значение «Да»), становится доступным реквизит «Сумма, $» в которую заносится валютный эквивалент рублевой суммы, расчитываемый исходя из курса, действующего в системе на данный момент (Справочники -> Прочие -> Валюты ).
Остальные реквизиты служат для указания аналитики корреспондирующих счетов. В случае, если тип аналитики не предусмотрен документом, его значение следует проставлять в реквизите «Субконто».
Закладка «Валютный» служит для контроля и корректировки курса валюты.
При разделении документа на подвиды (Сервис -> Настройка -> Настройка видов документов ), появляется закладка «Дополнительные реквизиты», которая служит для введения реквизитов пользователя, не предусмотренных программным комплексом и определяемых выбранным подвидом документа.
Рассмотрим основные настройки основных операций по приходу наличных денежных средств.
Перемещение денежных средств
Операции по переводу денежных средств из одной кассы предприятия в другую (при наличии нескольких касс, либо прием дневной выручки из кассы розницы) или снятие денежных средств с расчетного счета рекомендуется производить через счет 57. Таким образом типовая операция в обоих случаях будет состоять из одной операции 50/57, «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма. Ответные документы должны содержать проводку 57/50 или 57/51. Данная методика позволяет оформить, провести и распечатать два взаимоувязанных документа. В противном случае один из документов не должен быть проведен. При этом из выписки банка, например, должна быть изъята информация о снятии денег с расчетного счета, а проводки по нему будет формировать несвойственный документ - ПКО.
Приход наличных денежных средств от покупателя
Приход наличных денежных средств за редким исключением должен производиться с применением контрольно-кассовой техники (ККТ). В программном комплексе реализована возможность подключения ККТ и работы с ней в автоматическом режиме (см. Справочник "Кассовые аппараты" (УАУ)). В некоторых случаях предпочтительнее параллельно кассовому чеку формировать ПКО. Данный подход удобен при расчетах с юридическими лицами, либо на оптовых складах, где организована реализация товара по схеме «подбор товара - оформление накладной (счет-фактуры) - наличный расчет». В данном случае процедура снятия кассы и передача выручки в кассу предприятия носит номинальный характер.
ПКО по приему наличных денежных средств от покупателя может быть сформирован на основании документа отпуска ТМЦ, например, счет-фактуры или розничной накладной. В данном случае все необходимые реквизиты (в том числе контрагент, договор, документ-основание, сумма, ставка НДС и, при необходимости, значение субконто) будут автоматически перенесены в ПКО. Типовая операция в данном случае состоит из одной операции 50/62. «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма. В проводке типовой операции должен быть активирован флаг «Оплата документов».
Оплата документов производится в хронологическом порядке исходя из аналитики, указанной в ПКО. Например, при ведении учета расчетов с покупателями в разрезе договоров, будет закрываться задолженность наиболее раннего документа по договору, указанному в ПКО. Для оплаты данным ПКО конкретных документов (счетов-фактур), независимо от оплаты более ранних документов, предусмотрен стандартный механизм жесткой привязки, вызываемый элементом управления «Привязка документов».
В верхней таблице представлены неоплаченные документы по состоянию на установленную дату и, в соответствии с фильтрами, по Контрагенту, договору, счету. Элементом управления «Оплатить», документ переносится в нижнюю таблицу с приоритетом оплаты. Контрольная сумма «Итого в корзине» - сумма приоритетно оплачиваемых документов, «Сумма продажи» - сумма, установленная в ПКО. Возможна корректировка оплачиваемых сумм приоритетных документов в графе «К оплате». В случае, если суммы приходного ордера не хватает на оплату всех отмеченных документов, недооплаченным останется последний документ списка, в случае избытка суммы - остаток будет использован по общему правилу. Активированным флагом «„Жесткая“ привязка оплачиваемых документов» подтверждается приоритет оплаты.
Рассмотренный вариант (с использованием счета 62) применим как для расчетов с юридическими лицами по оптовым продажам, так и по продаже мелким оптом с использованием накладных. При этом не обязательно регистрировать каждого покупателя, достаточно в справочник «Контрагенты» ввести элемент «Розничный (мелкооптовый) покупатель» и все расчеты проводить по данной аналитике. Единственным обязательным условием при этом должна быть жесткая привязка ПКО к расходной накладной.
Возврат от продавца излишне уплаченных сумм
При приеме наличных денежных средств от поставщика в виде возврата излишне оплаченных сумм, необходимо указать документ, по которому эти суммы были выплачены. Выбор документа оплаты производится в графе «Расходный ордер», где выбирается тип документа (выписка банка, РКО), а затем сам документ. Заполнение данной графы обязательно, так как по этой информации производится движение по регистру взаиморасчетов и корректировка оплаченных документов, что в свою очередь находит отражение в расчете НДС.
Операция содержит одну проводку 50/60 с привязкой к регистру «Покупки» (измерения Стоимость и Количество). «Тип суммы» - Вся сумма, «Операнд» - Исходная сумма.
Прочие операции прихода наличных денежных средств оформляются с учетом аналитики корреспондирующего счета. Если для проведения документа не хватает аналитики, система выдаст сообщение.