Главная / Франшиза магазинов

Учет кассовых операций лекция. Теория бухгалтерского учета: конспект лекций

1.Кассовые операции с 2012г. претерпели несколько изменений, касающихся не только организаций, но и ИП, которым вменили обязанность вести кассовые операции. Учет кассовых операций ведется на основе Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ» №373-П, утвержденного ЦБ РФ 12.10.2011г. Этот документ вступил в силу с 01.01.2012г. Положением определен перечень лиц, обязанных вести кассовую дисциплину: ЮЛ, которые ведут бухучет, организации, находящиеся на упрощенной системе налогообложения, и ИП. На основании Положения вышеупомянутые лица должны вести кассовые операции, то есть производить прием и выдачу наличных денег из кассы. Месторасположение кассы определяется руководителем ЮЛ или предпринимателем по своему усмотрению. Ранее для касс необходимо было отдельное изолированное помещение, предназначенное только для хранения, приема и выдачи наличных денег, и руководители должны были соблюдать сохранность денег.

2.Ведение кассовых операций.

Кассовые операции ведет кассир, если несколько кассиров, то из них выбирается старший, а если кассиров нет, то кассовые операции может проводить сам руководитель. Свои права и обязанности кассир должен знать и быть ознакомленным под роспись. В Положении нет упоминаний о заключении с кассиром договора полной материальной ответственности. Заключение данного договора регламентировано статьей 244 ТК. Перечень должностей и работ, выполняемых или замещаемых сотрудниками, с которыми руководитель может заключать договоры о полной материальной ответственности за понесенную недостачу имущества, утвержден Постановлением Минтруда №85 от 31.12.2002г. Сюда включаются кассиры, кассиры – контролеры, контролеры.

3.Кассовые документы

Форма кассовых документов содержится в Общероссийском классификаторе управленческой документации. Это приходный кассовый ордер (ПКО), расходный кассовый ордер (РКО), платежная ведомость, расчетно – платежная ведомость и кассовая книга. При приеме наличных денежных средств выписывается приходный кассовый ордер, по нему также принимаются сумма выручки, остатки денег, выплаченных под отчет, полученные суммы из банка по чеку и прочие наличные поступления. При выдаче наличных денег выписывается расходный кассовый ордер, на выдачу сумм под отчет, на расходы, связанные с осуществлением деятельности ЮЛ/ИП, выдачу з/п и прочие расходы, связанные с наличностью. Выдача з/п помимо расходного кассового ордера производится по расчетно – платежным ведомостям или платежным ведомостям. Для учета кассовых операций ведется кассовая книга. При передаче денег от кассира старшему кассиру записи отражаются в кассовой книге в момент передачи денег.

4.Порядок оформления кассовых операций

Кассовые документы могут оформляться либо в бумажном, либо в электронном виде. В электронном виде после оформления они распечатываются на бумаге. Кассовые документы могут оформлять главбух, бухгалтер или иной работник по согласованию с главбухом на основании приказа или иного распорядительного документа; при отсутствии вышеупомянутого сотрудника документы оформляет руководитель. Кассовые документы оформляются на основании платежной или расчетно – платежной ведомости, заявлений, счетов и др. К ордерам должны быть приложены соответствующие документы. Внесение исправлений в кассовые документы не допускаются. Кассовые документы имеют право подписывать: главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии руководитель или кассир (приходный кассовый ордер); руководитель и главбух, либо ответственный бухгалтер, либо кассир (расходный кассовый ордер). У кассира должны храниться образцы подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы, а также штамп и печать с реквизитами организации или ИП. Если всю кассу ведет руководитель, то он и подписывает все кассовые документы. При получении приходного кассового ордера проверяется наличие подписи уполномоченного лица; они должны соответствовать имеющимся образцам. Если все документы проверены и замечаний нет, кассир подписывает приходный кассовый ордер и квитанцию к нему и ставит штамп о проведении кассовой операции. Вносителю на руки отдается квитанция к ордеру. Прием наличных денег ведется так, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. Если вносимая сумма не соответствует сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир либо предлагает ее внести, либо возвращает излишки. Если вноситель отказывается вносить недостающую сумму, кассир возвращает ему вносимую сумму, перечеркивает приходный кассовый ордер и возвращает руководителю или главбуху для переоформления. Если кассовая операция ведется с применением контрольно – кассовой техники, в конце рабочей смены кассир оформляет приходный ордер на общую сумму принятых денег на основании чековой ленты.

5.Выдача наличных денег производится непосредственно получателю, указанному в расходном кассовом ордере или в расчетно – платежной ведомости на основании паспорта. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность его оформления, а также соответствие Ф.И.О. При выдаче наличности по доверенности, кроме вышесказанного, кассир проверяет соответствие доверенности. В ведомости кассир прописывает перед подписью лица – доверителя надпись «по доверенности»; доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру или к расчетно – платежной ведомости. Если производится в несколько периодов времени, то делаются копии и заверяются в установленном порядке. Заверенная копия прилагается к документам; оригинал хранится у кассира и прилагается в последней выдаче наличных денег. При выдаче наличных денег получатель указывает получаемую сумму прописью; кассир пересчитывает деньги под наблюдением получателя, не отходя от кассы. После выдачи наличных кассир подписывает кассовые документы.

6.Выдача денег под отчет на расходы, связанные с ведением деятельности работником оформляется расходным кассовым ордером согласно с его письменным заявлением; оно составляется в произвольной форме и содержит надпись руководителя собственноручно о сумме наличных денег и сроки, на которые они выдаются, подпись руководителя и дата. Подотчетное лицо со дня выхода на работу или в течение 3 рабочих дней после истечения сроков выдачи денег обязано составить отчет с приложением подтверждающих документов и сдать его в бухгалтерию. Авансовый расчет должен быть проверен, утвержден и по нему произведен окончательный расчет. Авансовый отчет проверяет главбух или ответственный бухгалтер, а при их отсутствии – руководитель, и утверждает руководитель. Наличные деньги под отчет выдаются в том случае, если предыдущая задолженность по подотчетным суммам погашена полностью.

7.Выдача денег на з/п.

Выплата з/п, стипендий и прочие выплаты производятся на основании платежной или расчетно – платежной ведомости. Срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в учредительных документах. Он не должен превышать 5 дней со дня получения наличных из банка. В последний день выдачи з/п в ведомости кассир ставит штамп или пишет вручную «депонировано» напротив фамилий сотрудников, которым не выдали денег. Счета их записываются в конце ведомости в итоговой строке, сумма фактически выданных денег и депонированных денег, то есть подлежащих сдаче в банк. В произвольной форме делается реестр депонированных сумм. При этом указанный реестр должен содержать наименование ЮЛ или Ф.И.О. ИП, дату оформления реестра, период возникновения депонированной задолженности, номер платежной ведомости, Ф.И.О. работников, не получивших денег, суммы не выплаченных наличных денег, итоговую сумму по реестрам, подпись кассира с расшифровкой и дополнительные необязательные реквизиты. Реестры депонированных сумм нумеруются с начала года в хронологическом порядке. После подписания реестра кассиром, кассир заверяет своей подписью платежную ведомость и передает их на сверку и подпись руководителю. К фактически выданным суммам оформляется расходный кассовый ордер; номер ордера указывается в платежной ведомости.

8.Оформление кассовой книги.

В кассовые книги ведется учет поступающих в кассу и выдаваемых наличных денег. Кассир делает записи по каждому приходному и расходному ордерам. В конце рабочего дня в кассовую книгу вводится остаток наличных денег и заверяется подписью кассира. Записи кассовой книги проверяются бухгалтерией, а при отсутствии – руководителем, и подписывается проводящим операцию. Листы кассовой книги прошиваются и пронумеровываются. В конце книги проставляется количество листов цифрами и прописью; заверяются подписью руководства, а также закрепляются печатью. Если учет книги ведется в электронном виде, она распечатывается, сшивается и закрепляется по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

9.Лимит остатка наличных денег в кассе.

Это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно оставить в кассе после выведения остатка на конец дня. Организации этот лимит устанавливают самостоятельно на основании приказа или иного распорядительного документа, который должен храниться в определенном порядке. Лимит с 2012г. подтверждать в банке не нужно, ранее лимит устанавливался банком и согласовывался с руководителем организации. Лимит устанавливается из учета объема поступлений наличных денег. Организация с обособленными подразделения – с учетом объема поступления в этих обособленных подразделениях. Предусматривается превышение лимита в определенных случаях. Вновь созданные организации рассчитывают лимит кассы исходя из ожидаемой выручки.

1)УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ на предприятиях общественного питания

Для приема хранения и расхода наличных денег, организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций определен приказом Центрального Банка РФ, и доведен до всех организаций письмом Центрального Банка РФ.

Размер сумм наличных денег в кассе организации ограничен лимитом, ежегодно установленным банком по согласованию с организацией. Сверх установленных норм наличные деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пособий в течении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Лимит кассы организации для расчетов наличными деньгами между юридическими лицами не должен превышать 10 000 рублей в день, а в торговых организациях в пределах 15 000 рублей.
Приход наличных денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером, который подписывается бухгалтером и кассиром и заверяется печатью (штампом) кассира "Получено". В учете это отражается одной из следующих проводок:
Д 50 К 90, 91, 51, 62, 71, 76, 66 - приход в кассу.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам, по платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и другим документам, на которых ставят реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписывают руководитель предприятия и главный бухгалтер, а расходный кассовый ордер подписывают кассир и лицо получившее деньги и заверяют печатью (штампом) кассира "Оплачено". Выдача оформляется одной из следующих проводок:
Д 20, 26, 44, 51, 60, 66, 70, 71, 73, 76 К 50 - расход денег из кассы.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег проводится строго в день составления документов.
Каждое предприятие обязано фиксировать приход и расход денежных средств в кассовой книге. Она должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем предприятия. Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Второй экземпляр отрывается и помещается в журнал, служащий отчетом кассира. Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операции за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными ордерами под расписку в кассовой книге.
Для учета наличия и движения денежных средств в организациях используется активный счет 50 "Касса".

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе организации на начало месяца; оборот по дебету - суммы, поступающие наличными в кассу; а по кредиту - суммы, выданные наличными.

Ревизия кассы. Кассир несет материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за всякий причиненный в связи с неправильным их применением ущерб организации. Касса должна иметь соответствующее помещение, оборудование и защиту. Руководитель организации обязан после издания приказа о назначении кассира ознакомить его с порядком ведения кассовых операций, после чего кассир заполняет договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Второй ключ от кассы должен храниться у руководителя в сейфе в специальном полиэтиленовом пакетике. Инвентаризация (ревизия) наличия денежных средств в кассе производится согласно Положению "О порядке ведения кассовых операций не менее одного раза в месяц". Ревизия кассы производится внезапно комиссией, назначенной приказом руководителя организации, в присутствии кассира. При этом почетно проверяются наличие денег, денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой отчетности.
О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт формы ИНФ №15 за подписями указанных лиц. Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций в организации возлагаются на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира. На оборотной стороне акта материально ответственное лицо пишет объяснение о причинах излишков или недостач, установленных инвентаризацией, а руководитель организации по итогам инвентаризации принимает решение об их списании.
Выявленные излишки наличных денег приходуются с последующим перечислением в доход бюджета или перечисляются в доход организации:
Д 50 К 68, 99
В случае выявления недостач их суммы подлежат взысканию с материально ответственного лица (кассира) и оформляются записью:
Д 94 К 50; Д 73/2 К 94; Д 50, 70 К 73/2

, п/о № 39

19 .12

18. Возвращен остаток неиспользованных сумм Васильевым Н.А., п/о 40

23 .12

130

19. Погашена дебиторская задолженность, п/о 41

27 .12

600

20. Внесено на расчетный счет из кассы, квитанция 103, р/о 59

30 .12

3 500

Таблица 2

Отражение на счетах кассовых операций

Форму № КМ-6 применяют как отчетный документ, который содержит данные счетчиков ККТ, а также суммы выручки за смену или весь рабочий день. Далее форма сдается по совместно с выручкой гл. бух. или др. лицу.

На основании данных, содержащихся в этом документе, составляется сводный отчет по .

Документ используют в том случае, когда на предприятии (организации) применяют две и более контрольно-кассовых машин (ККМ).

Бланк отчета содержит таблицу, в которой необходимо указать сведения о показаниях счетчиков каждой ККМ, выручке по каждой ККМ с разбивкой по отделам.

Данный вид журналов используют на предприятиях (организациях), которые работают без кассира-операциониста, а именно:

в организациях общественного питания, где денежные средства (выручку) передают официанту;

в организациях сферы обслуживания, где денежные средства (выручку) получает приемщик заказов;

Предназначение журнала – учет операций прихода наличных денежных средств (выручки) по каждой ККМ.

Записи в данном документе ведет специалист, работающий с ККТ, в хронологическом порядке ежедневно шариковой ручкой

Форма № КМ-5 заполняется следующим образом: в начале рабочей смены или дня кассир в первой по третью графу указывает дату, номер его отдела и свои ФИО.

4 графа – порядковый номер контрольного счетчика на конец предыдущей смены или рабочего дня.

6 графа – показания на начало смены или рабочего дня.

По окончанию смены или рабочего дня делаются остальные журнальные записи. В графах 5, 7 вписывают показания счетчиков. В графу 8 – показания о выручке, которые должны быть равны разности граф 7 и 6.

Операции по кассе за период с 01.12–10.12 текущего года

Дата

№ документа

От кого получено или кому выдано

Кор.

счет

Сумма, руб.

01.12

451

По чеку № 518432 получено:

7500

на командировочные расходы

6500

на операционные и хозяйственные нужды

1000

01.12

607

Выдано главному инженеру

Геращенко В.Р. аванс на командировку в г. Хабаровск

6500

01.12

452

От Дубровского П.П. по авансовому отчету № 106

340

02.12

453

По чеку № 372512 получено на оказание материальной помощи работникам организации

1100

02.12

454

От заведующего складом Серова В.Г. погашение суммы недостачи материальных ценностей, выявленной при инвентаризации

105

ёёёёёёёёёё02.12

608

Выдана материальная помощь из фонда потребления делопроизводителю Рябининой С.К.

1100

05.12

609

Макаровой С.Ю. под отчет на хозяйственные нужды

300

05.12

455

От рабочих и служащих за путевки в дома отдыха и санатории

7650

05.12

610

По квитанции № 138046 внесено на расчетный счет

7650

06.12

611

Макаровой С.Ю. в возмещение перерасхода по авансовому отчету № 107

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Теория бухгалтерского учета: конспект лекций Дараева Юлия Анатольевна

6. Учет кассовых операций

Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском учете отражается следующей проводкой:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет».

Первичная документация:

1) приходный кассовый ордер (для оформления операции поступления наличных средств в кассу по любым основаниям от одного лица);

2) расходный кассовый ордер (для оформления выдачи наличных денег из кассы одному лицу на любые нужды);

3) кассовая книга;

4) платежная ведомость;

5) журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

6) книга учета принятых и выданных кассиром денег в подотчет общественным раздатчикам заработной платы и операциям кассирам.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера должны быть заполнены без помарок, четко и ясно. Книга кассира-операциониста должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия. Печать организации должна стоять на каждом кассовом документе.

Максимальная сумма, которая может находиться в кассе, определяется лимитом. Лимит централизованно устанавливается.

Все факты поступления и выдачи наличных денег в кассу учитываются в кассовой книге (типовая форма). Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана сургучной печатью и заверена подписями директора и главного бухгалтера. Записи в ней ведутся в 2-х экземплярах под копировальную бумагу. Второй экземпляр (отрывной) – это отчет кассира, он передается в бухгалтерию с приходными и расходными документами ежедневно в конце рабочего дня.

Учет операций по расчетному счету

Прием, выдачу и безналичные перечисления банк производит по документам специфической формы. Основные документы:

1) при наличных расчетах:

а) чек денежный;

б) объявление на взнос наличными;

2) при безналичных расчетах:

а) акцептная форма (согласие на оплату) расчетов (расчеты платежными требованиями; действительно в банк 10 дней);

б) расчеты платежными поручениями;

в) аккредитивная форма расчетов (заявление на аккредитив), это перечисление по поручению предприятия аванса в банк для оплаты по предъявлении отгрузочных документов поставщиком в свой банк;

г) заявление об отказе от акцепта;

д) инкассовое платежное поручение – для безакцептного списания средств со счета предприятия в случаях, установленных законодательством;

е) мемориальный банковский ордер – служит для списания или зачисления на счет предприятия безналичных средств по распоряжению обслуживающего банка.

Основная форма безналичных расчетов – акцептная (расчет платежными требованиями). Поставщик при посредничестве банка получает деньги от плательщика на основании расчетных документов.

Инкассо – поручение банку на получение суммы с покупателя.

Акцепт – есть различные виды акцепта (предварительный, последующий и пр.). Если в 3-дневный срок плательщик не заявил об отказе от акцепта, платежное требование считается акцептованным, но отказ должен быть документированно обоснован.

Авизо – официальное банковское извещение о произведенной расчетной операции (о перемещении средств со счета плательщика на счет поставщика).

Типичные операции по поступлению и расходу наличных денежных средств:

1) получение из банка наличных денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 51 «Расчетный счет»;

2) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных сумм:

Дебет счета 50 «Касса»,

3) погашение задолженности покупателя за товары, работы, услуги:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

4) погашение задолженности по недостачам и хищениям:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;

5) оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации (ревизии) кассы:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

6) получение из банка наличных денежных средств в иностранной валюте:

Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 52 «Валютный счет»;

7) внесение подотчетным лицом остатка неиспользованных денежных средств:

Дебет счета 50 «Касса»,

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

8) отражение выплат работникам из кассы (заработная плата, социальные пособия, доходы от участия в уставном капитале и т. д.):

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», Кредит счета 50 «Касса».

Из книги Теория бухгалтерского учета: конспект лекций автора Дараева Юлия Анатольевна

6. Учет кассовых операций Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка. Поступление денежных средств в кассу с расчетного счета в бухгалтерском

Из книги 1С: Предприятие в вопросах и ответах автора Арсентьева Александра Евгеньевна

8. Учет кассовых операций Для формирования отчетов по кассовым операциям существует отчет «Кассовая книга», который формируется на основании кассовых документов. Отчет по кассе предназначен для выявления остатков денег в кассе и для осуществления контроля денежных

Из книги Бухгалтерский учет автора Мельников Илья

УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ На предприятии касса служит для приема, хранения и расходования наличных денег. Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией Центрального банка России.Размер сумм наличных денег в кассе предприятия ограничен лимитом, который

Из книги Теория бухгалтерского учета автора Дараева Юлия Анатольевна

19. Учет кассовых операций Кассовые операции – это операции, связанные с приемом, хранением и расходованием различных денежных средств, поступающих в кассу организации из обслуживающего банка.Первичная документация:1) приходный кассовый ордер;2) расходный кассовый

Из книги Практический аудит: учебное пособие автора Сиротенко Элина Анатольевна

2.2. АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ Предварительное знакомство с системой внутреннего контроля на предприятии позволяет аудитору оценить, как обеспечивается сохранность и целевое использование наличных денежных средств. При возникновении подозрений в возможных хищениях

Из книги Теория бухгалтерского учета. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

106. Учет кассовых операций В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством, все предприятия, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка.Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на

Из книги Контроль и ревизия: конспект лекций автора Иванова Елена Леонидовна

11. Контроль кассовых операций Важнейшим объектом бухгалтерского учета, заслуживающим особого внимания, являются кассовые операции.Такое положение существует, в частности, потому что данные операции связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь

Из книги Контроль и ревизия автора Иванова Елена Леонидовна

52. Контроль кассовых операций Основные задачи контроля денежных средств, кассовых операций состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций,

Из книги Восстановление бухгалтерского учета, или Как «реанимировать» фирму автора Уткина Светлана Анатольевна

4.3. Порядок выявления и исправления ошибок, выявленных при отражении операций по ведению кассовых операций и расчетных счетов При проверке правильности ведения кассовых операций следует руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,

Из книги Бухгалтерское дело автора Бычкова Светлана Михайловна

9.6. Аудит кассовых операций Цель аудита кассовых операций – установление соответствия применяемой в организации методики бухгалтерского учета, действующей в анализируемом периоде, нормативным документам.Основными задачами аудита кассовых операций

Из книги Бухгалтерский учет в торговле автора Соснаускене Ольга Ивановна

4.1. Учет кассовых операций и денежных документов в торговой организации Практически во всех случаях (за редким исключением) торговые организации имеют дело с наличными денежными средствами.Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен

Из книги Бухгалтерский финансовый учет автора Карташова Ирина

2.1. Учет кассовых операций 2.1.1. Какими нормативными документами регламентируется порядок ведения кассовых операций на предприятиях Российской Федерации?? Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального

Из книги Бухгалтерский учет с нуля автора Крюков Андрей Витальевич

Примеры кассовых операций Рассмотрим на конкретных примерах порядок регистрации кассовых операций в кассе и бухгалтерии организации. Но начнем с отражения кассовых операций в бухгалтерии организации после их регистрации кассиром в кассовой книге.В нижней части

автора

82. Порядок ведения кассовых операций Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, в чековых книжках и т. д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет

Из книги Бухгалтерский управленческий учет. Шпаргалки автора Зарицкий Александр Евгеньевич

83. Учет кассовых операций В соответствии с правилами, установленными действующим законодательством, все предприятия, независимо от формы собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на

Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

Глава 3. Бухгалтерский учет финансовых активов (денежных средств). Порядок учета наличных денежных средств и кассовых операций (1-й ур.) Нормативная база Организация ведения кассовых операцийРасчеты наличными денежными средствами осуществляются через кассу и

Бухгалтерские документы и требования, к ним предъявляемые.

Каждая хозяйственная операция оформляется соответствующим первичным документом. Документы подтверждают законность и факт совершения хозяйственной операции. Они используются при выяснении спорных вопросов, при проверках контролирующих органов, для управления и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

К бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Документы должны иметь юридическую силу, т.е. содержать ряд обязательных реквизитов:

наименование предприятия
наименование документа
дата составления документа
подписи лиц, ответственных за проведение операции
на отдельных документах должна стоять печать (банковские документы, документы о передаче товаров)

Документы должны быть достоверными, т.е. отражать фактическое содержание операции.

Текст и цифры в документах должны писаться разборчиво, чтобы не допускать двоякого толкования.

Записи сумм в документах производятся не только цифрами, но и прописью.

Первичные документы, на основании которых производится прием или выдача денег, полежат обязательному гашению штампом или надписью от руки: “Получено” “Оплачено” “Погашено”, с указанием даты и подписи.

Строки, оставшиеся в документах не заполненными, перечеркиваются.

Все документы подлежат обязательному хранению:

большинство первичных документов и бухгалтерская отчетность - 4 года;
лицевые счета работников (при их отсутствии расчетные ведомости) – 75 лет.

В денежных документах не допускается никаких исправлений. В остальных документах исправления могут производиться одним из 3-х методов бухгалтерских исправлений (см. III).

Учетные регистры и формы бухгалтерского учета.

Сведения из первичных документов группируются, накапливаются и регистрируются в учетных регистрах.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой:

книги (журнал регистрации хозяйственных операций, кассовая книга, главная книга);

карточки (карточки учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств);

свободные листы (журналы, ордера).

По степени детализации учета учетные регистры бывают:

Синтетические (главная книга, журнал “Главная”);

Аналитические (карточки учета материальных ценностей);

комбинированные (некоторые журналы-ордера).

Сочетание различных учетных регистров образует разные формы бухгалтерского учета.

Основными формами бухгалтерского учета на сегодня являются:

упрощенная форма бухучета (журнал регистрации хозяйственных операций);

журнально-ордерная форма бухучета;

автоматизированная форма бухучета.

1. Упрощенная форма бухучета (журнал регистрации хозяйственных операций)

Первичные документы

Журнал регистрации хозяйственных операций

Аналитический учет - ведомости, карточки

Синтетический учет -журнал “Главная” (где открыты синтетические счета)

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Оборотная ведомость по синтетическим счетам

Взаимная сверка синтетического и аналитического учета

Журнально-ордерная форма:

Это форма бухгалтерского учета позволяет сократить количество записей и разделить бухучет по отдельным участкам. Журналы - ордера представляют собой таблицы шахматной формы и заполняются по кредитовому принципу, т.е. хозяйственные операции разносятся с кредита какого-либо счета в дебет соответствующих корреспондирующих счетов.

Журналы - ордера достаточно разнообразны, некоторые из них являются регистрами только синтетического учета, например, журнал - ордер № 8. Другие позволяют скомбинировать синтетический и аналитический учет, например, журнал - ордер № 7 (по расчетам с подотчетными лицами), журнал - ордер № 6 (по расчетам с поставщиками).

Отдельные журналы - ордера заполняются в хронологической последовательности. Например, журнал - ордер № 1 по счету 50 “Касса”; журнал - ордер №2 по счету 51 “Расчетный счет”.

Часть журналов - ордеров заполняется только в конце отчетного периода на основании групп однородных документов.

Первичные документы

Журналы-ордера

Синтетический учет – «Главная книга»

Аналитический учет - ведомости, карточки, журналы-ордера

Оборотные ведомости по аналитическим счетам

Промышленные предприятия применяют 16 журналов - ордеров.

Малые предприятия используют только часть из них:

№ 1 по кредиту счета 50 “Касса”;

№ 2 по кредиту счета 51 “Расчетный счет”;

№ 6 по кредиту счета 60 “Расчеты с поставщиками”;

№ 7 по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”;

№ 8 по кредиту счетов 67, 68, 61, 64, 75, 76;

№ 11 по кредиту счетов 41, 42, 43, 44, 62, 90;

По кредиту остальных счетов ведется журнал – «Шахматка»

Автоматизированная форма бухучета основана на использовании ПЭВМ и представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности.

Способы бухгалтерских исправлений.

Корректурный. Сущность заключается в том, что ошибочно написанное число аккуратно зачеркивается, сверху записывается правильное число и делается оговорка “Исправленному верить”.

Способ дополнительной записи. Если записана меньшая сумма по каждой позиции, то можно сделать дополнительную запись. Этим способом можно исправить ошибку и в журналах - ордерах.

Метод красного сторно. Неправильно записанное число повторяется в записи еще раз красным цветом чернил или синим (темным), но в рамке. Затем делается новая запись правильной суммы.

Тема 1. Учет денежных средств в кассе, учет денежных документов и переводов в пути.

I.Документальное оформление движения денег в кассе

II.Корреспонденция счета 50 с другими счетами

III.Учет денежных документов

IV.Учет переводов в пути

I. Документальное оформление движения денег в кассе

Для приема, хранения и расходования наличных денег предприятие должно иметь оборудованное специально помещение кассы.

Порядок ведения кассовых операций регулируется “Правилами ведения кассовых операций в народном хозяйстве”, которые устанавливаются Центральным банком РФ.

Кассовые операции осуществляет кассир, с которым должен быть заключен договор об индивидуальной материальной ответственности. Кассир несет материальную ответственность как за денежные средства, так и за денежные документы и ценные бумаги, хранящиеся в кассе (акции, облигации, исполнительные листы, бланки трудовых книжек.)

Остаток наличных денег в кассе на конец дня ограничен лимитом, который устанавливается банком по согласованию с предприятием, сверх лимита деньги могут находиться в кассе только в дни выдачи заработной платы не более 3-х рабочих дней.

Характеристика кассовых документов.

1. Приходный кассовый ордер

Любое поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО - 1). К приходному кассовому ордеру заполняется квитанция, которая отрывается и выдается лицу, внесшему деньги, или подписывается к выписке банка, если деньги получены с расчетного счета. Приходный кассовый ордер подписывают главный бухгалтер и кассир. На приходном кассовом ордере ставится печать предприятия.

2.Расходный кассовый ордер

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (форма КО - 2). Расходный кассовый ордер подписывают руководитель, главный бухгалтер и кассир. В расходном кассовом ордере также расписывается получатель, который собственноручно проставляет сумму прописью и дату получения. Если получатель не является работником данного предприятия, то в расходном кассовом ордере указываются его паспортные данные. Если из кассы выдаются деньги по платежной ведомости, то по истечении срока выдачи (3-х дней) расходный кассовый ордер выписывается на сумму выданной по платежной ведомости заработной платы. Подпись получателя при этом в расходном кассовом ордере не ставится.

Приходные и расходные кассовые документы выписываются бухгалтерией и, до передачи в кассу, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма К-3).

В соответствии с этим журналом присваиваются порядковые номера кассовым документам, контролируется целевое использование денег в кассе и проверяется полнота произведенных кассиром операций.

Деньги по кассовым документам выдаются и принимаются только в день их составления. Кассовые документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги. Помарки, подчистки, исправления (в том числе оговоренные) в кассовых документах не допускаются. Кассовые ордера сразу же после получения или выдачи по ним денег кассир подписывает, а приложенные к ним документы погашает штампом или подписью “Погашено”.

Все исполненные кассовые документы кассир регистрирует в кассовой книге (форма № К-4). На предприятии может быть только одна кассовая книга, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись: “В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано... страниц”, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера.

При заполнении кассовой книги кассир переносит остаток с предыдущего листа кассовой книги, затем заполняет кассовую книгу по мере совершения кассовых операций. В конце дня в кассовой книге подсчитываются обороты и выводится остаток денежных средств в кассе.