Главная / Журналы

Для чего берется справка 2 ндфл.

Доходы, которые физические лица, резиденты и нерезиденты РФ, получают на территории России, облагаются подоходным налогом. Сведения о доходах, полученных гражданами, и сумме, исчисленного НДФЛ, отображаются в специальной справке. Граждане, которые получили доход в отчетном периоде и уплатили налог, являются налогоплательщиками.

Субъекты, которые выплатили им определенную сумму, являются налоговыми агентами. Первая категория лиц имеет право на получение справки от работодателя по ф. 2-НДФЛ, когда требуется подтвердить свои доходы. Вторые обязаны подавать сведения по ф. 2-НДФЛ в территориальные отделения НС.

Налоговыми агентами являются работодатели, осуществляющие свою деятельность на территории РФ. Это могут быть российские или иностранные компании, их обособленные подразделения, предприниматели, лица, занимающиеся частной юридической практикой.

Они не только оплачивают наемный труд, но исчисляют, удерживают и уплачивают налог, отчитываются по каждому работнику. Для чего нужна справка 2-НДФЛ налоговикам? Для того чтобы осуществлять контроль за начислением налога на выплаченные доходы физлицам.

ИП указывают свои доходы в декларации по ф. 3-НДФЛ, а на нанятых работников в справке по ф. 2-НДФЛ. Если СХД не выплачивал доходы физлицам в предыдущем году, значит, не исчислял и не удерживал НДФЛ, то справку подавать не следует.

Существуют ситуации, когда выплаты производились налоговым агентом, но исчислять налог ему не следует. Например, налогоплательщик обязан сам исчислять и уплачивать налог либо ему выплачивается такой доход, с которого он самостоятельно уплачивает НДФЛ. В других случаях выплачиваемые вознаграждения не облагаются подоходным.

Когда налоговый агент выплатил доход физлицу, но не имел возможности удержать подоходный, он обязан по истечении отчетного периода в течение 2 месяцев известить об этом налоговую, подав сведения также по ф. 2-НДФЛ.

Главные нюансы

Каждому наемному работнику, безработному или пенсионеру рано или поздно придется столкнуться с ситуацией, когда у него потребуют информацию о доходах по форме 2-НДФЛ. Он также должен знать, зачем ему представлять справку в тот или иной орган, организацию, какие сведения нужны о нем другим лицам.

Что это такое

Справка по ф. 2-НДФЛ, с одной стороны, является официальным документом, который выдается настоящему или бывшему работнику для предоставления по требованию. С другой стороны, это форма отчетности для налоговой. Если в НС 2-НДФЛ подается за отчетный период, которым является календарный год, то по требованию гражданина работодатель обязан выдать справку за любой период: полгода, год, 2 года.

В зависимости от того, кому она предоставляется, вносимые сведения будут отличаться:

При оформлении справки для работающего сотрудника или уволившегося

В нее вносятся сведения о:

работодателе (наименование или Ф. И. О. предпринимателя, его ИНН и , другие);
получателе (данные на основании паспорта, гражданство, статус);
выплаченном доходе по месяцам, который облагается подоходным;
суммах налоговых вычетов, которые указываются помесячно, они могут быть имущественные, социальные, стандартные;
итоговой сумме доходов, исчисленного налога и вычетов.

Когда справку оформляет налоговый агент в отношении физлиц, которым выплатил зарплату в отчетном периоде и удержал налог

В ней проставляется признак для налоговой – «1». По всем физлицам отображается такая же информация, как в справке, которую получает один сотрудник.

Если справка оформляется для налоговой по физлицам, которые в отчетном периоде получили доход, но подоходный не был удержан и перечислен

На ней следует проставить признак «2».

Помимо общих сведений, в документе указывается общая сумма:

дохода, с которого НДФЛ не был удержан;
не удержанного НДФЛ.

Где её обычно требуют

Гражданину справка по ф. 2-НДФЛ может понадобиться в любой ситуации, в обязанности налогового агента входит выдать документ по требованию работника.

Чаще всего справку требуют:

Банки, когда потенциальный заемщик претендует на получение денег, причем чем больше сумма займа, тем жестче требования в отношении пакета документов. Обязательно справку потребуют при оформлении ипотеки и кредита на приобретение авто, а при потребительском кредитовании чаще всего она не требуется.
При увольнении работник должен взять справку и представить в центр занятости, который на основании данных о заработке будет осуществлять безработному выплату пособия на протяжении определенного периода.
Родители, чьи дети обучаются в платном ВУЗе. Они имеют право на налоговый вычет.
В суде, когда происходит разбирательство в отношении задолженности по алиментам или назначении выплат, усыновления ребенка, трудового спора, рассматриваются другие гражданские дела.
В посольстве, когда требуется оформить визу.
В других случаях, например, требуется оформить декларацию по ф. 3-НДФЛ, куда вносятся данные из справки.

В обязанности работодателя входит выдать 2-НДФЛ за период, указанный работником. Максимально налоговый агент имеет право выдать справку за 3 года, когда доходы выплачивались работнику.

Особенности предоставления

Законодатель в НК, в ст. 230 (п. 3) обязывает работодателей выдавать справки по ф. 2-НДФЛ работникам по их заявлениям.

Обращаться за документом имеет право гражданин, который состоял или состоит на данный момент с работодателем в трудовых отношениях на основании трудового договора или гражданско-правового, получил (ал) от него выплаты или иные вознаграждения, считающиеся доходом. Этим гражданином может быть резидент РФ или иностранец.

Обращаться за документом разрешается неограниченное количество раз. Работник также может запросить неограниченное количество оригинальных экземпляров документа. Сообщать налоговому агенту, куда требуется справка, работник не обязан. Согласно ТК, ст. 62 на оформление справки должно уйти не более 3 дней.

Оформить необходимое количество экземпляров можно только оригинальных, с подписями ответственных сотрудников. Копия справки 2-НДФЛ не может быть принята никакой организацией. Точно так же не принимается к рассмотрению в 2019 году, как и раньше, документ, который оформлен с ошибками или имеет исправления.

Получить справку в электронном виде от работодателя можно, но после распечатки на принтере без подписи она будет недействительна. Заявитель должен получить документ лично в руки или на почтовый адрес, указанный им в заявлении. Обычно за 2-НДФЛ обращаются в бухгалтерию предприятия.

Получение справки некоторыми лицами имеет свои особенности:

Индивидуальные предприниматели не могут оформлять справку самому себе, поэтому при требовании предоставить информацию о доходах они могут предъявить декларацию по . Если ИП одновременно является наемным работником, то запросить документ он может у своего работодателя.
Если уволившийся сотрудник столкнется с ситуацией, что предприятие (ИП), где он раньше работал, закрылось или , то обратиться за справкой можно в территориальное отделение НС, где СХД раньше находился на учете.
Если гражданин не получил справку при увольнении, то это можно сделать в любой момент, когда возникнет необходимость. Когда справка требуется безработному, например, для оформления кредита, то обратиться можно на предыдущее место работы. Но, если с момента увольнения пройдет много времени, то сведения из 2-НДФЛ потеряют для банка свою актуальность. В данном случае взять документ можно будет в центре занятости, если безработный находится на учете. Но не всякий банк согласится выдать заем при предоставлении такой справки. Но ф. 2-НДФЛ, оформленная центром занятости, будет принята судом.
Когда военнослужащий находится на государственной службе и получает зарплату согласно официальному контракту, он имеет право на оформление справки. Сложность заключается в том, что расчетный центр Министерства Обороны чаще всего находится далеко, от места его службы, поэтому подавать заявление придется по почте заказным письмом. После того как заявление будет получено, документ оформят в течение 5 дней и вышлют по указанному адресу. Отправить прошение можно и по электронке. Обычно получение такой справки военнослужащим занимает немало времени.

Когда справка по ф. 2-НДФЛ подается в налоговую в виде отчетности, то ее можно оформить на бумажном носителе, если указывается количество работников меньше 25 человек, в других случаях потребуется только электронный вариант.

Детали заполнения

Последний вариант формы 2-НДФЛ был утвержден в 2019 г. Как заполнять справку обязан знать ответственный сотрудник предприятия, чаще всего это бухгалтер. Оформляется она только за прошлое время.

Поле о признаке	Заполняется налоговым агентом, когда документ сдается в налоговую в качестве отчетности. При выдаче справки работнику его заполнять не следует.
Раздел 1	Здесь должны указываться сведения о СХД, который выплачивал доход гражданину. Важно вносить адрес расположения организации, чтобы обособленное подразделение, например, не было перепутано с главным офисом, ведь наименования у них будут одинаковые. Обязательно в соответствующее поле заносится . В бланке для его размещения предусмотрено 11 клеточек. Если после записи остаются лишние, в них следует проставить прочерк.
Раздел 2	Вносится информация о получателе доходов (налогоплательщике). В соответствующие поля вносится: Ф. И. О., если гражданин(ка) ее сменил, и данные не были зафиксированы налоговой, то при сдаче отчета потребуется приложить копию паспорта; статус налогоплательщика, проставляется «1» в отношении резидента, «2» для нерезидентов и «3», если получатель справки – специалист высокой квалификации; информация о гражданстве, код страны следует взять из специального классификатора; код документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, для паспорта им является числовое значение «21».
Раздел 3	Указывается информация о кодах доходов, которые выплачивались работнику, и профессиональных вычетов. Здесь также указывается код дохода, на который налог на доходы физических лиц не начисляется (НК, ст. 217). В разделе требуется указать общую сумму выплаченных доходов и профессионального вычета.
Раздел 4	Указываются суммы других вычетов, если они были у налогоплательщика, стандартных, имущественных, социальных.
Раздел 5	Вносится сумма подоходного, который требуется уплатить. Для ее вычисления необходимо из налоговой базы отнять сумму вычетов, а полученный результат умножить на 13%.

Подписать документ необходимо в левом углу и только синей пастой.

Ответственные работники нередко допускают ошибки при заполнении справки, к наиболее распространенным относятся:

неверно указан признак документа;
возле подписи отсутствует расшифровка фамилии ответственного лица;
вместо синей пасты была использована черная;
для заполнения использован устаревший бланк;
код ОКТМО указан неверно;
вместо адреса обособленного подразделения указали расположение головного офиса;
дата оформления документа вписана не в арабском формате;
вычеты были указаны 2 раза, сначала в разделе 3, а потом в 4-м;
код вычета не соответствует коду дохода;
статус налогоплательщика указан неверно;
другие.

Для чего обычно нужна справка 2-НДФЛ

Работник должен знать, для чего нужна справка 2-НДФЛ, когда он устраивается на новую работу или ему требуется сделать вычет на лечение.

Приём на новую должность

В бухгалтерии на новом месте работы могут затребовать 2-НДФЛ с предыдущего. В данном случае для требуются сведения за период с начала календарного года до момента увольнения.

Если принятому работнику потребуется получать стандартные вычеты, то необходимы сведения о доходе, который выплачивался с начала года. Ведь вычет можно предоставить до момента, пока общий доход работника в отчетном периоде не достигнет 350 тыс. руб. При отсутствии 2-НДФЛ стандартный налоговый вычет работник получить не сможет.

Не представляют справки при устройстве на работу граждане, которые:

раньше не работали;
не имели доходов в текущем году, потому что нигде не работали.

Следует учитывать, что справка о заработке, который раньше имел работник, и ф. 2-НДФЛ являются разными, они не могут быть взаимозаменяемыми. Информация, которая отображается в этих документах, совершенно отличается.

Пенсионеру

Если 2-НДФЛ потребуется пенсионеру, сбережения которого находятся на счете негосударственного ПФ, для оформления документа он может обратиться в его отделение. Заявление разрешается подавать лично или отправлять по электронке.

Пенсионер, получающий пенсию в государственном ПФР, не может получить справку по ф. 2-НДФЛ. Такие пенсии не облагаются подоходным. Единственное, что могут ему выдать, это справку о выплатах в определенном периоде, который он закажет, но она отличается от 2-НДФЛ.

Возврат на лечение

Получить вычет на лечение можно, представив в налоговую пакет необходимых документов, он отличается в зависимости от того, за кого производилось лечение. В любом случае потребуется подать декларацию по ф. 3-НДФЛ, что даст право на получение социального вычета. Отчет сдается в территориальное отделение НС по месту прописки гражданина.

Если постоянной прописки и штампа в паспорте нет, то обращаться следует по месту временной регистрации. Для возврата суммы налога по лечению, его следует подтвердить документами, где отображается оплата. Помимо различных документов и декларации, требуется справка по ф. 2-НДФЛ, ее необходимо оформить за тот год, за который происходит возврат налога.

Нести документ за неполный год, в котором заявление на вычет подавалось, не нужно.

Подать пакет документов вместе с заявлением разрешается в любое время, но срок ограничен 3-мя годами. Нередко в налоговой не принимают заявление вместе с подачей декларации, утверждая, что срок еще не наступил. В таком случае следует обязательно поинтересоваться, когда именно его принести, иначе возврат на лечение не произойдет.

Срок действия и ответственность

У справки нет конкретного срока действия, но перед тем как ее оформлять следует уточнить период, за который требуется представить информацию. Например, банки устанавливают свои сроки, другие организации обычно требуют информацию за 2 последних года. Новый бланк, который применяется с 2019 г., не имеет места для печати, поэтому реквизит не является обязательным.

В то же время его наличие не считается ошибкой. Справка подается налоговыми агентами, выплатившими зарплаты и иные вознаграждения физлицам в предыдущем году, до апреля года, следующего за отчетным. Ответственность за несвоевременное представление сведений возлагается на налогового агента в случае просрочки подачи отчета в налоговую.

Штрафные санкции возлагаются на:

Если в отчете будет обнаружена ошибка, то на организацию наложат штраф в размере 500 руб. Санкция не применяется, если ошибка после сдачи отчета обнаружена самим налоговым агентом, который представит уточненные сведения. Когда отчет с ошибкой сдается раньше срока и инспектор ее выявит, у СХД есть еще время до 1 апреля подать уточненные сведения, но это не избавит его от штрафа.

За отказ в выдаче справки работнику на организацию могут наложить штраф в размере 30–50 тыс. руб. Должностное лицо могут наказать на сумму 1–5 тыс. руб. Без справки новая организация может не осуществить приём на работу и гражданин потеряет доход, а банк, например, не выдаст кредит. Поэтому, если пострадавший обратится в суд или трудовую инспекцию, то нарушителей закона привлекут к ответственности.

Часто задаваемые вопросы

В отношении 2-НДФЛ граждане и налоговые агенты часто задают вопросы.

На примере некоторых из них можно рассмотреть важные понятия о документе:

Работник компании имеет постоянную прописку в другом регионе. Обязан ли его работодатель представлять сведения по ф. 2-НДФЛ по месту его регистрации?	Нет, не обязан, потому что налоговые агенты отчитываются только в территориальные отделения НС, где находятся на учете.
Если у работника за последний год не было доходов, облагаемых подоходным, нужно ли ему по требованию выдавать справку?	Нет, НДФЛ не исчисляется на доходы данного работника, поэтому ему не может быть выдан документ с прочерками или нулевыми показателями.
Разрешается ли получить на руки документ близкому родственнику заявителя, если последний этого сделать не может?	Данную ситуацию можно заранее предусмотреть и указать сведения о получателе справки в заявлении. Близкий родственник должен явиться в бухгалтерию предприятия со своим паспортом и получить справку.
Когда гражданин устраивается на новое место работы, в обязательном ли порядке следует представить справку с предыдущего?	Нет, только при желании и возможности получить налоговый стандартный вычет. Если гражданин знает, что вычет ему не положен, справку можно не брать.
Если от гражданина в посольстве требуют представить справку за последние 5 лет, но за это время он сменил несколько работ, а некоторых работодателей вовсе не может найти, как поступать в такой ситуации?	Гражданину следует обращаться с заявлением в отделение НС по месту своего проживания (прописки), там выдадут необходимый документ.
Когда у одного из работников отсутствует ИНН, как налоговому агенту заполнять 2-НДФЛ для сдачи в НС?	Заполнение поля с работника является необязательным.

Справка по унифицированной форме 2-НДФЛ – официальный документ, который работодатель, в соответствии с п.5 ст.226 и п.2 ст.230 Налогового кодекса РФ, обязан представить в налоговые органы по окончании отчетного периода. Обычно она представляется за отчетный год. В соответствии с п.3 ст.230 НК РФ эту справку может затребовать и работник, получающий или получавший заработную плату у данного работодателя. Для этого ему следует написать заявление и указать период времени, за который ее следует предоставить.

Справка заполняется по унифицированной форме, утвержденной приказом Федеральной Налоговой Службы России от 17.11.2010 №ММВ-7-3/61. В ней содержатся реквизиты предприятия-работодателя, в том числе и его полное наименование, а также фамилия, имя и отчество работника. В основной части справки представлена помесячная информация о доходах данного физического лица, облагаемых налогом по ставке 13%, с указанием кода дохода, кода и суммы налогового вычета, если он производился. Кроме того, в ней указывается общая сумма доходов, налоговых вычетов и удержанных налогов за данный период.

Налоговый кодекс РФ не устанавливает срок выдачи этой справки, но согласно ст.62 Трудового кодекса РФ, он не должен превышать 3-х рабочих дней с даты подачи заявления. За отказ в предоставлении этой справки или непредставление ее в положенные сроки работодатель может быть наказан в административном порядке, согласно ст.5,27 и 5.39 Кодекса о административных правонарушениях РФ. Справка заверяется подписью руководителя организации и ее печатью.

Где нужна справка по форме 2-НДФЛ

Кроме налоговой инспекции, эту справку могут потребовать непосредственно у самого работника, например, в банке при оформлении крупного кредита. В этих случаях она служит не только подтверждением платежеспособности потенциального кредитополучателя, но подтверждением того, что у него имеется стабильное место работы. Как правило, представить такую справку у вас потребуют при оформлении ипотеки, кредита на ремонт дома или автомобиль. Когда вы готовы представить справку по форме 2-НДФЛ, можете рассчитывать, что процентная ставка на кредит будет ниже.

Эта справка выдается вместе с трудовой книжкой при увольнении и должна быть представлена по новому месту работы. Она потребуется родителям студента для оформления налогового вычета, полагающегося тем, за обучение своих детей. Справка по форме 2-НДФЛ требуется при оформлении пенсии, а также ее нужно будет представить, когда вы хотите усыновить ребенка. В некоторых случаях ее может затребовать суд, рассматривающий трудовой спор с вашим участием, она нужна при расчете суммы алиментов по исполнительному листу.

Выдача справки 2-НДФЛ работнику осуществляется работодателем, который в отношении налога на доходы, выплачиваемого физлицу, является налоговым агентом, удерживающим и уплачивающим этот налог в бюджет. Справка выдается по запросу работника неограниченное число раз. Каков порядок выдачи справки сотруднику? По какой форме сделать 2-НДФЛ для работника, а по какой для налоговой? Куда обратиться, если работодатель отказывается выдавать 2-НДФЛ или предприятие ликвидировано? Может ли взять справку 2-НДФЛ безработный пенсионер? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.

Кто выдает справку 2-НДФЛ

В п. 3 ст. 230 НК РФ указано, что справка о доходах и удержаниях из них выдается по требованию физического лица налоговым агентом. Справка оформляется по утвержденной фискальным ведомством форме 2-НДФЛ.

В течение 2018 года (с 10.02.2018) действительна форма справки, утвержденная приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ в редакции приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@. А с 2019 года вводится новый бланк из приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Внимание! Приказом № ММВ-7-11/566@ с 2019 года установлены два бланка: один для сдачи в налоговую (приложение № 1), второй для выдачи работникам (приложение № 5). Не ошибитесь!

Налоговым агентом для работника выступает работодатель, который удерживает из его зарплаты и иных выплат налоги и перечисляет их в бюджет. При этом налоговым агентом для работника могут выступать не только юридические лица, но и иные работодатели (самозанятые лица, а также физлица, не входящие в число самозанятых).

Налоговым агентом для военнослужащих является государство, поскольку контракт на военную службу заключается от его имени. Соответственно, получить справку о своих доходах и удержаниях военнослужащие смогут в Едином расчетном центре (ЕРЦ) Минобороны России.

Кому предоставляется справка и в какие сроки

Справка по форме 2-НДФЛ представляется налоговым агентом:

В отношении налога, удержанного у физлица, - ежегодно в ИФНС (не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным). Справки готовятся на каждого работника, которому выплачивался доход в течение календарного года. Если работник трудился в течение налогового периода в нескольких подразделениях одного предприятия, то для заполнения формы 2-НДФЛ следует воспользоваться рекомендациями из письма Минфина России от 23.07.2013 № 03-02-08/28888.
В отношении налога, который работодатель не смог удержать у физлица, - ежегодно в ИФНС (не позднее 1 марта года, следующего за отчетным).

О том, какого рода последствия повлечет за собой непредставление справки в налоговый орган, читайте в статье «Какова ответственность за непредставление 2-НДФЛ?» .

По требованию работника неограниченное число раз, причем работодатель не может отказать работнику в его праве (письмо УФНС г. Москвы от 24.02.2011 № 20-14/3/16873). Работник также может потребовать предоставить сразу несколько оригиналов справки.

В ст. 230 НК РФ не оговорен срок изготовления справки после обращения работника. В то же время в ст. 62 ТК РФ для выдачи справки о зарплате установлен трехдневный срок со дня поступления письменного заявления работника.

Означает ли это, что для получения справки необходимо в обязательном порядке писать заявление? Не всегда. Некоторые работодатели выдают такие документы по устной просьбе работника, а также при увольнении — без напоминаний (в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ). Если же предприятие большое либо работодатель занял позицию, что без заявления ничего предоставлять не будет, следует написать ходатайство в произвольной форме.

В заявлении важно правильно указать свои личные данные, а также период (он измеряется в годах), за который требуется справка. Справка должна выдаваться сколько угодно раз по обращению работника в пределах трехлетнего срока, за который учитываются его доходы.

Для каких целей работнику может потребоваться 2-НДФЛ

Справка о доходах и удержаниях из них по форме 2-НДФЛ может потребоваться работнику в следующих ситуациях:

для получения кредита, оформления ипотеки;
для заполнения декларации 3-НДФЛ;
при трудоустройстве на новое место работы;
для оформления пособия по безработице, пенсии;
для получения государственной материальной помощи;
для оформления визы;
в других ситуациях.

О том, на каком бланке формируется 3-НДФЛ за 2018 год, см. . Она тоже изменилась.

О документах, которые могут оказаться нужными при подаче декларации о доходах, читайте в материале «Какие документы необходимы для подачи декларации 3-НДФЛ?» .

Что делать, если работодатель отказывается выдать справку

Редко, но все же бывают ситуации, когда работодатель отказывается выдать увольняемому сотруднику справку 2-НДФЛ. Чаще всего, по причине того, что на предприятии есть проблемы с ведением налогового учета. В таком случае работнику потребуется соблюсти все нормы закона для того, чтобы добиться своего.

Придется написать заявление в письменной форме и направить его в адрес работодателя. Предпочтительно отправлять такое заявление ценным письмом — тогда на руках останется опись вложения с отметкой почтового оператора. Если в течение установленного срока (три дня с момента получения заявления работодателем) справка так и не будет предоставлена, можно обращаться напрямую в трудовую инспекцию с жалобой на бездействие должностных лиц предприятия.

О том, к чему может привести невыдача работнику справки, читайте в материале «Не выдали сотруднику справку 2-НДФЛ? Ждите судебное разбирательство» .

Как поступить, если предприятие ликвидировано

Не исключена и другая довольно проблематичная ситуация, когда на момент обращения за справкой предприятие уже не функционирует (ликвидировано) и сведения о нем исключены из Единого государственного реестра юридических лиц. Существует несколько способов получить справку 2-НДФЛ в такой ситуации.

Так, если справка требуется новому работодателю, он направляет запрос в отделение ПФР и местную ИФНС с объяснением причин такой необходимости. Справка может потребоваться для правильного применения стандартных вычетов или расчета отпускных и больничных, когда без сведений об отчислениях, произведенных предыдущим работодателем, не обойтись.

В ответ на данный запрос будут предоставлены сведения о доходах и удержаниях из них по конкретному физическому лицу за запрашиваемый период. Также и само застрахованное лицо может самостоятельно отправить запрос в ПФР по форме, утвержденной приказом Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 21н.

Кроме того, физическое лицо может самостоятельно получить необходимые сведения о начисленном и уплаченном НДФЛ через личный кабинет на сайте ФНС России.

Справка 2-НДФЛ от ИП

Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работодателем — индивидуальным предпринимателем ничем не отличается от общепринятого для налоговых агентов — юридических лиц, поскольку ИП при выплате вознаграждения физическому лицу тоже удерживает из него налог и перечисляет его в бюджет. Именно эти сведения и заносятся в справку.

Но во многих ситуациях предпринимателю бывает достаточно копии декларации, в которой отражаются реальные доходы предпринимателя (это не подходит для ИП, работающих на ЕНВД или патенте), выписки из книги учета доходов и расходов, из кассовой книги либо копий подтверждающих получение дохода первичных документов.

Также читайте статью «ИП не вправе платить себе зарплату» .

Если имеется задержка по выплате зарплаты

В связи с тем, что в соответствии с п. 4 ст. 226 НК РФ начисленный НДФЛ не может быть удержан до момента выплаты сотруднику зарплаты, имеются особые сложности с внесением в справку 2-НДФЛ данных, относящихся к начисленному, но еще не выплаченному доходу.

По мнению налоговиков, озвученному в письме ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@, если доходы за прошлый налоговый период на момент составления справки (по запросу или в ограниченный срок — до 1 апреля) еще не выплачены, то их, а также удержание налогов из них в 2-НДФЛ, отражать не следует. Правда, согласно букве закона датой фактического получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который этот доход был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Где взять справку безработному и пенсионеру

Безработному можно получить справку о полученных доходах в виде пособия по безработице в центре занятости. Достаточно подать заявление и потом забрать готовую справку. Но это будет не форма 2-НДФЛ. Если же физическое лицо не работало более трех лет и не состояло на учете в центре занятости, то справку о доходах взять ему просто неоткуда, ведь официально их не было.

Если же у неработающего человека были доходы из других источников, необходимо сообщить о них, указав в декларации 3-НДФЛ. Кроме того, потребуется самому рассчитать налог и перечислить его в бюджет. Свидетельством полученных доходов и уплаченных с них налогов в данном случае будет копия налоговой декларации.

Пенсионеры, получающие платежи из негосударственных пенсионных фондов, могут затребовать 2-НДФЛ в местном подразделении своего фонда. А вот нетрудоспособные граждане, которые получают госпенсии, не смогут получить такую справку в ПФР, поскольку налогообложение НДФЛ таких пенсий не производится.

Что нового в порядке оформления справки

Как уже упоминалось выше, с отчета за 2018 год 2-НДФЛ оформляется на новом бланке . А точнее, на двух бланках:

Первый — именно он теперь называется 2-НДФЛ — используется для сдачи в ИФНС.

У него новая структура: он состоит из некоего подобия титульного листа, трех разделов и одного приложения. В самом начале документа приводятся данные о налоговом агенте, в разделе 1 — сведения о физлице, в отношении которого заполняется справка, в разделе 2 — информация об общей сумме дохода, налоговой базе и НДФЛ, в разделе 3 — предоставленные агентом вычеты: стандартные, социальные и имущественные, а в приложении дается расшифровка доходов и вычетов по месяцам.

Второй бланк, который вы будете выдавать работнику с 01.01.2019, именуется просто «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (без привычного «2-НДФЛ»). Он практически полностью повторяет прежний бланк (из приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@).

Корректировка данных для справки

При обнаружении неточностей (при проведении налоговой или самостоятельной проверки) налоговый агент должен предоставить уточненный вариант справки в ИФНС. И сделать это как можно скорее, чтобы не попасть под ответственность за искажение поданных в ИФНС сведений (ст. 126.1 НК РФ). Исправления, сделанные до момента выявления нарушения налоговым органом, избавят от ответственности.

См. также:

«Новую или старую фамилию работника указать в корректирующей 2-НДФЛ?» ;
«Как сдать 2-НДФЛ, если у работника нет ИНН?» .

Кроме того, правильный вариант справки надо передать и работнику.

Необлагаемые доходы в справку вноситься не должны. Если в этом при оформлении исходной справки была допущена ошибка, работодателю следует устранить данное нарушение.

Если изменения связаны с пересчетом НДФЛ в сторону увеличения налоговых обязательств, то в исправленной справке излишне уплаченный налоговым агентом, но не удержанный с работника налог не указывается, поскольку ФНС России не считает такую переплату налогом.

Если в предыдущей справке был указан излишне удержанный с работника налог, а впоследствии он был возвращен физическому лицу, то в новой справке следует указать правильную сумму. После обнаружения ошибки в виде излишне удержанного НДФЛ возврат должен быть произведен в течение 3 месяцев.

О том, как осуществляется возврат, читайте в статье «Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ» .

Итоги

Справка по форме 2-НДФЛ формируется налоговым агентом, осуществляющим выплату доходов физлицам, по каждому физическому лицу, получившему доход, подлежащий обложению НДФЛ. В качестве обязательной отчетности такие справки сдаются в ИФНС в году, следующем за отчетным:

до 1 марта - в отношении тех лиц, с дохода которых удержать налог не удалось;
до 1 апреля года - по физлицам, с доходов которых налог удержан.

Однако чаще всего такие справки создаются работодателями по запросу работника. Количество экземпляров справки, выдаваемых работнику, равно как и число обращений за этим документом, ничем не ограничено. Это значит, что налоговый агент должен удовлетворять каждое поступившее от работника заявление о выдаче 2-НДФЛ.

На изготовление работодателем документов, запрашиваемых у него работником, отводится 3 дня — такой срок прописан в ТК РФ и может быть использован в отношении выдачи справки о доходах. Справку можно оформить на бланке, имеющемся в любой бухгалтерской программе. Также он доступен для скачивания на всех бухгалтерских порталах (в т. ч. на нашем). Кроме того, можно загрузить программу по заполнению этой формы на сайте налоговой службы.

Для скорейшего получения справки работнику следует составить письменный запрос и передать его работодателю. Справка 2-НДФЛ требуется работнику довольно часто, поэтому бухгалтерии любого налогового агента следует побеспокоиться о правильном ведении налогового учета и своевременном исправлении выявленных ошибок.

Куда предоставляется справка 2 НДФЛ? Сразу же скажем о том, что справка данного формата является весьма популярной и востребованной. Она предоставляется в различные инстанции, так как является основным элементом доказательств дохода гражданина. Справка выдается исключительно работающим гражданам, которые имеют официальное трудоустройство. В дополнение к этому нужно сказать, что в справке отображаются только те суммы, которые фиксируются в официальной документации компании. А это значит, что все премии, которые не редко выдаются в конвертах, не считаются официальным...

Как оформить справку, и какой она должна быть?

Если у вас возникла необходимость оформить справку данного образца, нужно обратиться к работодателю и написать заявление. Законодательство нашей страны определяет, что любой работник имеет право получить данную справку тогда, когда ему будет это удобно. Руководитель не имеет право отказать в ее выдаче. Справка выдается бухгалтерией на основании вашего заявления. Оформляется справка в течение трех календарных дней, после того, как вы подали заявление.

Структура справки:

Наименование организации со всеми необходимыми реквизитами;
Данные о работнике;
Данные о начислениях по месяцам и отчислениям по налогам;
Общая сумма доходов и отчислений.

Форма справки:

Обязательно справка заполняется на официальном бланке, имеет специализированную форму;
Обязательно ставиться печать организации и подпись руководителя.

Обратим ваше внимание на то, что отсутствие вышеперечисленных атрибутов является негативным фактором, и такая справка не является документом.

Куда предоставляется справка 2 НДФЛ?

В финансовые организации и банки. Следует заметить, что при выдаче кредитов, банк обязательно старается максимально защитить свои интересы. Именно по этой причине, требуется справка, которая смогла бы подтвердить доход гражданина. Нужно сразу же сказать о том, что в банке могут быть установлены весьма существенные параметры по срокам. То есть, справка должна быть оформлена не позже 10-30 дней назад.
Для оформления пособий. То есть, справка данного образца предоставляется в органы социальной защиты, чтобы оформить своеобразную помощь от государства. Справка должна быть оформлена не позже, чем 30 дней тому назад;
При оформлении вида на жительство также могут потребовать справку о доходах. В данном случае, срок справки нормируется одним месяцем;
При оформлении визы также могут потребовать справку. Срок ее действия – 30 дней;
При оформлении налогового вычета нужно предоставить справку данного формата. Срок действия справки в данном случае не нормируется.

Хотелось бы также отметить, что законодательство нашей страны определяет, что при вступлении на новую работу, но исключительно на четко определенные должности, человек должен предоставить справку 2 НДФЛ.

Копия справки 2 НДФЛ образец которой четко установлен государством, может потребоваться лишь при предоставлении оригинала. Другими словами, копия документом не считается. И в...

Нередко в жизни случаются ситуации, когда требуется получить справку 2-НДФЛ. Поводов для ее получения масса: необходимость подать ее в органы налогового контроля или же...

Справка 2 НДФЛ в свободной форме, образец которой не нормируется законодательством, требуется крайне редко. В принципе, юристы говорят о том, что такие справки по законодательств123

Сколько готовится справка 2 НДФЛ? Не более трех дней. Так определяет законодатель. Обратим ваше внимание на то, что справка 2 НДФЛ является официальным документом, способным...

Зачем нужна справка 2-НДФЛ? Этот вопрос могут задавать себе те, кто никогда не сталкивался с необходимостью отчитываться перед налоговыми органами о полученной прибыли (доходе). В данной статье мы рассмотрим, что называют справкой 2-НДФЛ, и в каких случаях она может понадобиться.

Справка 2-НДФЛ (справка о доходах) - это документ, который используется для отчета в своих доходах. Бланк документа утвержден на законодательном уровне приказом ФНС РФ. В этом документе указываются все доходы работника за определенный период времени, а также подоходный налог, который был удержан из его зарплаты и перечислен в бюджет. Обычно ее готовит бухгалтер налогового агента, и делает это в двух случаях:

когда она необходима сотруднику компании (по разным причинам);

когда ее запрашивают налоговые органы.

2-НДФЛ для сотрудника

Зачем нужна справка 2-НДФЛ сотруднику организации? Причин может быть несколько. Например, работник намерен уйти работать в другую компанию, но ему нужно оформить налоговый вычет. В этом случае учитываются доходы физического лица, полученные с начала года, вне зависимости от того, где он работал. Другая причина - оформление справки 3-НДФЛ. Она заполняется на основе данных указанных в 2-НДФЛ. Справка о доходах может понадобиться и для других целей. Например, сотрудник хочет взять кредит в банке, и сотрудники финансового учреждения хотят удостоверится в том, что их потенциальный клиент платежеспособен и сможет вовремя вносить платежи.

Стоит отметить, что сотрудник компании (организации, фирмы), заказывая справку о доходах имеет полное право не сообщать бухгалтеру, для чего она ему понадобилась, а бухгалтер в этом случае не вправе отказать, хотя на законодательном уровне ответственность за подобный отказ не предусмотрена. Справку он должен подготовить в течение трех дней. Если это не произойдет, то налоговому агенту придется нести ответственность за несоблюдение норм действующего законодательства. Об этом сказано в ст. 5.27 КоАП РФ.

2-НДФЛ для налоговой

Справка о доходах физического лица может понадобиться не только ему самому, но и, например, налоговой. Зачем нужна справка 2-НДФЛ налоговым органам? Понадобиться она может в двух случаях: когда налоговый агент перечислил доходы, с которых ему нужно удержать подоходный налог, и когда перечислены доходы, с которых удержать налог не представляется возможным. В последнем случае, налоговый агент обязан в течение месяца после завершения отчетного периода сообщить налоговым органам о том, что удержать НДФЛ с сотрудника невозможно, и при этом подать справку о доходах этого сотрудника.

В ряде случаев организация не должна удерживать подоходный налог из заработной платы своих сотрудников и перечислять его в бюджет. От подобной обязанности организация (а она уже не будет налоговым агентом) освобождена, если:

выплачивает зарплату тем гражданам, которые обязаны перечислять подоходный налог самостоятельно;

были выплачены средства, с которых сотрудник должен сам заплатить НДФЛ;

выплачиваются доходы, которые не подлежат налогообложению.

Итак, справка 2-НДФЛ (справка о доходах) необходима для того, чтобы предоставить достоверные сведения о доходах физического лица за определенный период времени. Ее составляет и выдает налоговый агент, а понадобиться она может как самому сотруднику, так и налоговым органам. Причины могут быть разными: от стремления доказать платежеспособность до желания понять, почему налоговый вычет не может быть произведен.