Главная / Журналы

Инкассация денежных средств. Порядок сдачи денег инкассаторам

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

напрямую в кассы банка;
посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
при помощи федеральной почтовой связи;
напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

транспортировка денег до банковского отделения;
перевозка наличных средств на предприятие;
доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

номера сумок, закрепленных за клиентом;
название и адрес организации;
график работы;
время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

доверенность по установленной форме;
штамп;
ключи;
явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
накладная к сумке 0402300;
квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
заполняет явочную карточку;
предъявляет образец пломбы;
передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
сверяет соответствие сумм во всех документах;
расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

физические повреждения пломб или сумки;
ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

сумма перевозимой наличности;
протяженность следования;
частота заездов к клиенту;
время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название	Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %	Фиксированная цена в месяц, рублей	Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд
Плюс-банк
Московский кредитный банк
Сбербанк
ЧОП Золотая подкова
ЧОП Центр-Альфа
ЧОП Легион

Видео

Инкассация – это процесс сбора и перевозки наличных денег из одного предприятия в другое, охватывая также их филиальную сеть.

Человек, который занимается инкассацией, занимает должность . Помимо наличных денег в инкассацию могут входить ценные бумаги, облигации, драгоценные металлы, банковские карточки, монеты и тому подобное.

Иными словами, инкассация – это когда деньги и иные ценные блага одной организации перевозятся в ее филиал или подразделение, с целью получения прибыли, или же перевозятся на другое предприятие.

Инкассация должна следовать правилу сохранения перевозимых ценных объектов, а также должна заниматься изыманием и передачей в кассу наличных денег, которые нужны для пополнения открытых расчетных счетов любого физического или юридического лица.

Происхождение инкассаторских служб

В России первые инкассаторские службы были созданы 1 августа 1939 года при поддержке Госбанка Советского Союза. И только ближе к концу ХХ столетия – в 1988 году, правительство объявило о создании Российского инкассаторского объединения, которое официально называлось «Росинкас». Данное объединение имеет законную силу после подписания 10 июля 2002 года Федерального закона «О Центральном банке РФ», после которого оно стало частью главного Банка Российской Федерации.

Инкассаторы – это довольно специфичная специализация, которая требует больших моральных сил, выдержки, ответственности и умений действовать быстро в нестандартных ситуациях. Помимо личностных качеств, у инкассатора должен быть опыт в охранной сфере, как минимум шестой квалификационный разряд и действующая лицензия на осуществление деятельности, связанной с наблюдением за зданиями и сооружениями. Такая лицензия имеет срок всего 6 месяцев, поэтому ее необходимо постоянно продлевать.

Как и у многих представителей разных профессий, у инкассаторов есть собственный праздник – День инкассатора, который празднуется в стране 1 августа.

Инкассаторские организации не имеют большой конкуренции внутри своего рынка, поэтому долго держатся в рамках монополии.

Процесс инкассации денежных средств

Стоит сказать, что процесс инкассации денег, ценных бумаг, драгоценных металлов и прочего – это довольно трудоемкий процесс, который по факту представляет собой операцию с кассой. Именно поэтому, предварительно нужно оформить определенное количество бумаг.

Сначала необходимо заключить договор с предприятием, которое будет выполнять инкассацию, и с предприятием, которому эта процедура нужна. Инкассаторская помощь востребована не только у юридических лиц, она также нужна и обычным гражданам.

Корпорации, занимающиеся услугами инкассации, очень часто тесно работают с банковскими организациями. Последние каждый месяц регистрируют для них номерные карты-явки, где написаны название организации, контакты, адрес главного здания и адреса филиалов, время их работы, номера заверенного багажа и временной промежуток прибытия инкассаторов.

Последние пункты всегда сопоставляются с количеством перевозимых объектов и общей загруженностью. Любая сумка из инкассаторского багажа имеет собственный номер. Также менеджер службы инкассации созванивается с организацией, и они вместе определяют удобное время для организации инкассации на предприятии.

Естественно, инкассаторский процесс должен соблюдаться по установленным правилам: нужно не только эффективно доставить необходимую сумку, но суметь правильно оформить сопутствующую документацию. У инкассатора всегда имеется список, где по пунктам указано наличие перевозимого:

специальная емкость, которая имеет собственный идентифицируемый номер;
ключи;
штамп организации;
карта-явка;
заверенная доверенность, которая позволяет перевозить валюту и другие ценные объекты.

Манипуляции, которые должен привести в действия инкассатор при прибытии на предприятие с ценными объектами, подробно описываются в утвержденных нормативных актах.

Сначала сотрудник кассы должен осуществить проверку паспортных данных инкассатора, наличие доверенности на осуществление перевозки ценностей, карту-явку и принять прием-передачу нужной инкассаторской сумки.
Также следует показать образец пломбы, которая должна быть на сумке, и заполнить сумку ценными бумагами, приложив сопутствующие накладные бумаги и квитанции.
Сотрудник кассы должен заполнить документ, в котором должен указать полный список проведенных манипуляций.
После этого заполненные бумаги идут на проверку для выявления соответствия на запрошенную сумму.
Когда все сходится, то происходит процесс вложения наличных денег в индивидуальную сумку.
Далее идет опломбировка сумки: инкассатор при кассире должен осмотреть сумку и пломбу на ней на отсутствие дефектов, и проверить, нет ли возможности доступа к ценному содержимому.
Работник организации, куда приехал инкассатор, должен заполнить карту-явку и сверить реквизиты и номера с карты, накладных документов и квитанций. Если сотрудник допускает ошибку при заполнении документов, то он должен незамедлительно ее исправить.
После заполнения всех документов и актов, кассир ставит собственную подпись, которая является критерием правильности проведения процедуры инкассации.

При приеме-передаче инкассаторской сумки с деньгами и соответствующей документацией, инкассатор должен подписать квитанцию, заверить ее штампом и написать дату проведения инкассации. После этого он должен вернуть сумку сотруднику кассы.

Но бывает так, что кассир находит определенные несоответствия в документах. Нарушениями в инкассации могут быть не только отсутствие целостности сумки и пломбы, но и неправильно заполненная инкассаторская ведомость, которая оформляется перед отправлением инкассаторской машины.

Но что делать в данном случае, когда человек, заверявший данные бумаги, находится в другом месте? Решить вопрос положительно можно, если обнаруженные недочеты можно ликвидировать с помощью уполномоченного человека без нарушения его рабочей деятельности. Если устранение проблемы за короткое время невозможно, то процесс приема-передачи инкассаторской сумки не осуществляется. Инкассация денег (к примеру, в супермаркете) осуществляется в следующий раз. В данном случае инкассаторы должны поставить «галочку» в пункте «повторное посещение» в листе-явке.

Инкассация в банках

Инкассация в банковских организациях значительно отличается от инкассации в продуктовых магазинах, например. Такая манипуляция является более сложной и требует определенного порядка. Уполномоченный сотрудник банка должен:

внимательно перепроверить всю документацию (накладные, квитанции, явочные листы);
осмотреть инкассаторскую сумку на целостность: на ней не должно быть дырок, разрывов, торчащих узлов и т.д.;
определить эффективность пломб и замочных швов;
сверить номера, которые указаны на инкассаторской сумке и в документации.

Если уполномоченный сотрудник банковской организации нашел какие-либо недочеты в документации, то он должен сделать отметку в журнале приема, который впоследствии осматривается обеими сторонами. Если сотрудник находит следы взлома или вскрытия сумки, то ее вскрывают, пересчитывают внутреннее содержимое и составляют акт о вскрытии. При обнаружении недостачи или, наоборот, лишнего в сумке, это количество заносится в данный акт. Также в нем фиксируются данные об организации, дата, время, причина вскрытия, информация о сотрудниках, которые участвовали во вскрытии, а также информация о помещении, где проводилось вскрытие инкассаторской сумки.

Исходя из того, что инкассация является бухгалтерской операцией, то нужно открыть кассовую расходную бумагу, которая будет содержать счет 57 «Переводы в пути». Это очень удобно для предприятий, нуждающихся в инкассации, и для сотрудников инкассаторской службы.

Например, организация должна получить от инкассаторов денежные средства в размере 700 тысяч рублей в банк, которые будут переведены на определенный расчетный счет. Комиссия при проведении данной операции составит 0.2% от полученной суммы.

По имеющимся данным можно составить акт передачи наличных денег в банковскую организацию, где видно как происходит инкассация денег. Это во многом упрощает жизнь всем участникам инкассации.

Рабочая деятельность инкассаторских организаций является очень важной, поскольку по статистическим данным количество нападений и краж постоянно растет, а инкассация – это некий метод борьбы с недобросовестными гражданами.

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в . А каким образом оформляется в бухгалтерском учете сдача денег инкассатору? Расскажем об этом в нашей консультации.

Как сдаются наличные в банк

Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты (абз. 8, 9 п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Поэтому излишне накопленную наличность, в т.ч. выручку от наличной продажи товаров, необходимо сдать в банк, где у организации открыт расчетный счет.

Организация сдает наличные денежные средства в банк, как правило, через своего сотрудника (к примеру, кассира) или специализированную организацию – инкассаторскую службу.

Как оформить передачу наличных инкассатору

Для передачи наличных денежных средств в банк через инкассатора оформляется препроводительная ведомость к сумке 0402300, которая представляет собой комплект документов, состоящий из (п. 2.4 Положения, утв. Банком России 24.04.2008 № 318-П):

ведомости к сумке;
накладной к сумке;
квитанции к сумке.

При этом у организации в качестве подтверждения того, что инкассатор принял от нее сумку с наличными для передачи в банк, остается квитанция к сумке, на которой должна стоять подпись инкассаторского работника и оттиск его штампа.

Кроме того, при передаче наличности инкассатору по препроводительной ведомости в обычном порядке оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме № КО-2 (Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88). Он составляется на лицо (как правило, кассира организации), которое сформировало и передало инкассатору сумку с наличными (Письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).

Как отразить в учете сдачу денег инкассатору

Сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью с использованием счета 57 «Переводы в пути». При этом на счете 57 движение денежных средств в иностранных валютах должно учитываться обособленно (

Для каждой организации, осуществляющей инкассацию наличных денег, в банке ежемесячно оформляются номерные явочные карточки 0402303. Формы этого и других документов утверждены Положением Банка России № 318-П. В явочной карточке указываются номера закрепленных сумок, наименование, адрес, телефон организации, выходные дни, время окончания работы, время заезда инкассаторов и др.

С учетом объема инкассируемых наличных денег определяется количество порожних сумок, выдаваемых организации. Каждой сумке присваивается индивидуальный номер. Руководителем инкассации по согласованию с организацией устанавливаются время и периодичность заездов инкассаторов.

Перед выездом в организацию инкассаторы получают:

Ш порожние сумки;
Ш доверенности на перевозку и инкассацию наличных денег;
Ш штамп;
Ш ключи;
Ш явочные карточки 0402303.

По прибытии в организацию инкассатор предъявляет кассиру:

Ш документы, удостоверяющие личность;
Ш доверенность на перевозку наличных денег (инкассацию наличных денег);
Ш явочную карточку;
Ш порожнюю сумку, закрепленную за клиентом.

Кассир организации в свою очередь предъявляет инкассатору образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, накладную к сумке 0402300 и квитанцию к сумке 0402300. Сумка должна быть опломбирована так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.

На сумку составляются препроводительная ведомость 0402300 и реестр проведенных операций. При этом сумма, указанная в препроводительной ведомости, должна соответствовать общей сумме наличных денег, отраженной в реестре проведенных операций. Ведомость и реестр вкладываются в сумку с наличностью.

Инкассатор в присутствии кассира проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной и квитанции. После заполнения кассиром явочной карточки инкассатор проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной в явочной карточке, накладной и квитанции. А также сверяет номер сумки с наличными деньгами с номером, указанным в явочной карточке, накладной и квитанции. Неправильная запись в явочной карточке зачеркивается, на полях проставляется новая запись, заверенная кассиром. Инкассатор не имеет права производить записи в явочной карточке.

При приеме сумки с наличными деньгами инкассатор подписывает квитанцию к сумке, проставляет штамп, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию кассиру. Если инкассатор выявил нарушение целости сумки или пломбы или неправильное составление препроводительной ведомости к сумке, то прием сумки не производится.

Дефекты упаковки и ошибки в составлении препроводительной ведомости к сумке устраняются в присутствии инкассаторов, если это не нарушает график их работы. В ином случае прием сумок с наличными деньгами в организации осуществляется при повторном заезде инкассаторов в удобное для них время. Соответствующая запись заносится в раздел «Повторные заезды» явочной карточки.

Все организации обязаны сдавать выручку, превышающую допустимый кассовый лимит, в банк. При больших суммах предприятия прибегают к услугам инкассаторской службы банка.

Инкассация - это сбор инкассаторами из кассы денежных средств, расчетно-платежных бумаг, векселей клиентов банков с гарантией сохранности до момента сдачи в банк и зачислением впоследствии на счета клиентов.

Процедура хранения, перевозки, инкассации наличности в российских банках закреплена в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 (далее - Положение 318-П) и Законе № 86-ФЗ от 10.07.02. Согласно документам, инкассацию могут осуществлять только организации системы Банка России.

Главные формальности

Осуществлять инкассацию ценностей можно следующим образом:

через обслуживающий компанию банк путем оформления договора;
через отделение Центробанка составляется трехстороннее соглашение между ЦБ, фирмой и обслуживающим ее банком;
через прочие банки, предоставляющие подобную услугу также по трехстороннему договору.

Задачи и функции службы

Инкассаторская служба призвана выполнять следующие задачи:

доставлять средства предприятий в банк;
перевозить выручку из мест торговли в офис компании для последующей сдачи ее в кредитную организацию;
доставлять деньги и банка в кассу фирмы для выдачи заработка персоналу;
перевозить средства в торговые точки при оформлении кредита под покупку;
доставлять валюту из банка в пункт обмена;
перемещать наличность между отделениями банка;
сопровождать и охранять банковских служащих при перевозке им ценных бумаг.

Инкассация финансов хозяйствующих субъектов способствует быстрому и безопасному зачислению денег на счет, обеспечивает кассу головного предприятия и его торговых точек купюрами разного номинала и монетами. Услуги инкассаторов также включают перевозку материальных ценностей и документации.

Инкассация любого банка состоит из специалистов высокой квалификации. Они качественно выполняют свои обязанности, связанные с перевозкой различных ценностей. Кроме доставки налички, сотрудники данной службы подбирают банкноты нужного номинала и разменную мелкую монету.

Правила и бухучёт

Для каждой инкассаторской службы банк готовит явочные карты. Их форма 0402303 принята Положением 318-П. В документе фиксируют номера порожних сумок, данные компании (название, адрес, телефон), график работы, время заезда и т. д.

В зависимости от объема наличности определяется, сколько сумок потребуется инкассаторам. Каждая из них имеет индивидуальный номер. Периодичность заездов определяется по согласованию руководителей инкассаторской службы и организации.

Накануне выезда инкассаторы получают:

сумки для налички;
доверенности;
штамп;
ключи;
явочные карты.

По приезде в компанию приемщик денег показывает кассиру:

паспорт;
доверенность;
явочную карту;
пустую сумку.

Кассир показывает образец пломбы, передает опломбированную сумку с деньгами, накладную и квитанцию к ней.

В сумку вкладываются препроводительная ведомость и реестр операций. Суммы в документах и в сумке должны совпадать.

Инкассатор проверяет:

соответствие пломбы на сумке шаблону;
правильно ли оформляется сопроводительная документация;
равенство сумм в бумагах;
совпадает ли номер на сумке со вписанным в карточку.

При ошибке в явочной форме исправление может делать только кассир. Он зачеркивает неправильные сведения и рядом указывает верные, заверяет их.

Получая сумку с наличкой, инкассатор подписывает квитанцию, ставит штамп, дату и возвращает бумагу кассиру.

При обнаружении нарушения в целостности сумки или пломбы, неверного заполнения ведомости, сумку инкассатор не принимает. При наличии времени инкассатор ждет, когда изъяны устранят либо сумку примут при повторном заезде. Запись об этом делается в явочной карте.

Если кассир не сдал сумку приемщику средств, в форме 0402303 тон пишет «Отказ», указывает причины и расписывается.

Сдача денег инкассаторам оформляется расходным ордером (РКО) с применением счета 57 «Переводы в пути».

В таблице приведены возможные проводки по оформлению операций по инкассации:

Содержание операции	Дт	Кт
Оплачен счет за услуги инкассаторов	76	51
Учтены инкассаторские услуги	91.2	76
Передана наличка из кассы инкассаторам	57	50
Поступили деньги на счет, поступившие в банк от инкассаторов	51	57
Выявлена недостача средств, подготовленных для инкассации	94	57
Недостача отнесена на виновника	73	94
Недостача погашена кассиром наличными (удержана из заработка)	50 (70)	73
Учтен излишек, зачисленный на счет	57	91.1

Кассир несет материальную ответственность за вверенные ему ценности. При недостаче в кассе проводят ревизию.

Организации и должностные лица несут ответственность по ст. 15.1 КоАП за несоблюдение порядка работы с наличностью и ведения операций по кассе. Для уполномоченных лиц штраф составляет 4 тыс. р. - 5 тыс. р., для организации его величина в 10 раз больше.

Этапы процесса сдачи денег инкассаторам

Инкассация выручки включает следующие этапы:

Подготовка ценностей к отправке

Она проводится кассиром до приезда инкассаторов. Для этого используются аппараты-пломбиры, штампы, пломбы и т. д. Число сумок определяется по объему наличности. Каждая имеет порядковый номер и пломбируется в установленном порядке.
Перед распределением по сумкам деньги кассир пересчитывает и упаковывает. Лучшим вариантом является применение специальных депозитных машин. Они имеют несколько функций и используются для пересчета, хранения, приема купюр. Ряд опций этих устройств автоматизирован, что облегчает работу ответственного лица и снижает вероятность ошибок, вызываемых человеческим фактором.

Сдача денег инкассаторам

Вместе с сумками инкассаторы получают препроводительную ведомость. Документ составляют в трех экземплярам: по одному для инкассатора и кассира, третий вкладывают в сумку с деньгами.

При передаче ценностей допускается присутствие следующих лиц:

главного бухгалтера;
руководителя;
старшего кассира;
контролера;
ревизора.

Инкассатор проверяет соблюдение правил сдачи денег и при отсутствии замечаний забирает сумки.

Доставка налички в банк и их сдача-приемка

На этом этапе инкассаторы действуют по внутренним правилам. На них полностью лежит ответственность за сохранность денег. Приехав в банк, инкассатор действует по инструкции: выполняет определенные действия и оформляет нужные бумаги.

Отдельные алгоритмы

Процедура инкассации ценностей может несколько отличаться в зависимости от некоторых критериев. В любом случае клиент должен заключить с банком договор на предоставление данной услуги. Ее стоимость зависит от тарифа кредитного учреждения. Выгоднее всего пользоваться сервисом обслуживающего отделения банка.

Банк

Как только инкассатор забрал ценности, кассир перестает нести материальную ответственность за них.

Деньги поступают в банк по определенной схеме:

По согласованию с клиентом разрабатывается график следования инкассаторского автомобиля.
Инкассатор заполняет специальную карточку и отдает ее в банк.
Сотрудник кредитной организации получает необходимые для работы атрибуты (документы, штамп, сумки и т. д.).
Кассир накануне сдачи выручки предъявляет инкассатору бумаги, подтверждающие его право распоряжаться ими (накладная, квитанция, пломба).
Кассир заполняет явочную карту.
Инкассатор проверяет бумаги, сверяет суммы в них и в сумке, забирает ценности.

Когда сумка попадает в банк, уполномоченный сотрудник проверяет:

правильность оформления сопроводительной документации;
целостность сумки и штемпеля на ней;
соответствие номеров на сумке и в накладной.

Если нареканий нет, наличка принимается. Инкассаторы возвращают ключи, карточки, штамп, доверенность. На этом процесс доставки денег считается завершенным. Банку остается перевести деньги на счет клиента. В отношении физлиц данная процедура осуществляется аналогично.

Магазин

Продавец магазина должен сдать инкассаторам наличность, превышающую установленный кассовый лимит. При передаче денег он должен их оприходовать соответствующим ордером и сдать по . Эти действия нужно отразить в .

Перед выездом инкассатор получает пустые емкости для денег, ключи, документы и т. д. Приехав в магазин, инкассатор предъявляет продавцу паспорт, отдает сумки, доверенность, явочную карточку.

Кассир проверяет бумаги. Если претензий нет, он заполняет сумки банкнотами, вкладывает туда ведомость и реестр, опломбирует, передает сотруднику банка вместе с сопроводительными бумагами (накладная и квитанция).

Кассиром составляется ведомость сопровождения и реестр операций. Итоговые суммы в них должны совпадать. Ту же сумму он указывает в явочной карте.

Инкассатор проверяет бумаги на наличие ошибок, целостность штемпеля, его соответствие оригиналу, пересчитывает купюры. Затем он расписывается и ставит дату в квитанции о приеме ценностей. Возвращает ее продавцу.

Если банковский работник отказывает в приеме денег, то кассир в явочном листке указывает причины, дату, пишет слово «отказ» и подписывает его.

Без кассы

Кассовые операции оформляются только при наличии ККМ. Данное требование установил Закон о применении кассовой техники № 54-ФЗ от 22.05.03. В документе указаны случаи, когда наличку можно принять и при отсутствии кассы.

В таких ситуациях предприниматель должен заполнить приходный и расходный ордера и сдать деньги в банк.

Иногда организации или ИП просят клиентов подготовить платежку, по которой сами вносят деньги на счет от имени плательщика.

Одним из вариантов зачисления на счет налички является использование сервиса «Банк онлайн». При этом наличный расчет замещается безналичным.

Указанные методы являются исключениями. При ревизии налоговики могут выявить данные факты и оштрафовать предприятие. При осуществлении наличных расчетов следует приобрести кассу и сдавать выручку в банк.

Документальное оформление и проводки

Деньги инкассаторам передает кассир по расходному кассовому ордеру. В строке «Выдать» он указывает свое ФИО, а в графе «Приложение» - первичку с номерами и датами. Кассир делает соответствующую запись в кассовой книге и оформляет препроводительную ведомость, накладную и квитанцию к сумке, явочную карточку.

Деньги уполномоченный сотрудник подготавливает, складывает в сумку вместе с ведомостью, опломбирует, передает инкассатору вместе с накладной.

Принимая ценности, инкассатор подписывает и ставит штамп на квитанцию. Она остается в организации. Такой порядок прописан в Положении 318-П.

Для отражения факта выдачи средств из кассы инкассаторам в бюджете делается проводка:

Дт 201.23.510 Кт 201.34.610.

Зачисление денег на расчетный счет оформляется так: Дт 201.11.510 Кт 201.23.610. По вышеуказанным операциям производится увеличение забалансовых счетов 17 и 18 по дебету и кредиту соответственно.

Такие операции предусмотрены Инструкциями 174н (п. 77, 78) и 154н (п. 365, 367).

Обособленные единицы не вправе передавать друг другу наличку, минуя кассу головной компании. Можно утвердить внутреннюю схему движения денег между структурными единицами, но это может привести к конфликтам с контролирующими органами.

По Указаниям ЦБ (№ 3210-У) допускается перемещение денег между подразделениями с заполнением кассовых ордеров. Правила их составления отражены в постановлении Госкомстата № 88. В расходнике по строке «Основание» пишется хозяйственная операция, например, «передача наличных представителю подразделения № 3 по заявке № 15 от 25.03.17». В приходнике аналогично оформляется поступление средств.

Бухгалтерская запись у бюджетников будет такой:

Дт 304.04.610 Кт 201.34.610 (субсчет касса 1) - средства выданы представителю отделения 2 из кассы отделения 1;
Дт 201.34.510(субсчет касса 2) Кт 304.04.510 - наличка поступила в кассу 2.

Итак, услуга по инкассации денег очень удобна для хозяйствующих субъектов. Ее стоимость невелика, а руководители могут не беспокоиться о сохранности денег и сэкономить время их сбора с различных торговых точек. Главное при этом - грамотно оформлять документы и действовать по установленным законодательством правилам.