Главная / Кадровый учет

Что это за понятие — материальные запасы.

Недавно фирма "1С" выпустила 2-е, дополненное издание популярной книги "Бухгалтерия для бюджетных организаций" в вопросах и ответах", в которой разработчики этой конфигурации ответили на наиболее часто возникающие у пользователей вопросы. Учитывая высокую методическую ценность этого издания, редакция "БУХ.1С" решила ознакомить читателей с некоторыми материалами из него. В этом номере речь пойдет о ряде актуальных вопросов учета материальных запасов. Напомним, что книгу можно приобрести у партнеров фирмы "1С" и в книжных магазинах.

Организация аналитического учета материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР

При оформлении поступления материалов в программе нигде не указывается статья функциональной (ФКР) и экономической (ЭКР) классификаций расходов. Это приводит к тому, что невозможно в дальнейшем отслеживать статьи ФКР и ЭКР при движении материалов, а главное, при списании. Как решить эту проблему?

Оплата ТМЦ осуществляется с учетом кодов ЭКР. Оприходование материалов, если мы их сразу не списываем, происходит без учета кода ЭКР. Когда через некоторое время материал списывается, то надо проставить код ЭКР, но мы не помним, с какого кода ЭКР мы платили. Было бы комфортнее, если бы при оприходовании материала мы бы фиксировали код ЭКР, с которого была оплата.

Знаем, что в документе оприходования не предусмотрен код ЭКР. Как можно его ввести в базу?

В соответствии с пунктом 59 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) бухгалтерский учет материальных запасов ведется по наименованиям материалов и материально-ответственным лицам. Первичные документы и регистры учета материальных запасов, разработанные Минфином России, не предусматривают реквизитов для указания статей функциональной (ФКР) и экономической (ЭКР) классификаций расходов, следовательно, и аналитический учет материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР указанной Инструкцией не предусмотрен. Поэтому в типовой конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" по счетам учета материальных запасов установлены два разреза аналитического учета - по субконто 1 "Материалы" ("Оборудование", "Продукты питания") и субконто 2 "МОЛ".

Для организации оперативного учета материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР есть несколько вариантов.

Например, можно организовать партионный учет материальных запасов по статьям ФКР и ЭКР. То есть в справочниках "Материалы", "Продукты питания", "Оборудование" и т. п. на одну и ту же номенклатуру создается несколько позиций (элементов справочника) по статьям ФКР и ЭКР. Код статьи можно указать непосредственно в кратком наименовании МЗ. Можно также объединить материальные запасы в группы по видам ЭКР (ФКР). При такой организации справочника вы будете видеть, с какой позиции следует списывать материальные запасы.

Распределение элементов справочника по группам возможно не только при начале ведения учета, но и уже в заполненном справочнике.

Например, в справочнике "Материалы" первоначально введены только группы по видам материальных запасов, внутри которых введены элементы по номенклатуре.

Создадим внутри какой-либо группы новые группы по кодам ЭКР, по которым приобретались материальные запасы этого вида.

После создания иерархической структуры вложенных групп складывается ситуация, когда группы расположены отдельно от элементов справочника. В связи с этим потребуется элементы, ранее введенные общим списком, распределить по своим папкам.

Для реализации этой операции необходимо, чтобы в окне для просмотра справочника помимо таблицы было раскрыто дерево групп (щелчком мыши на папке с нужным кодом ЭКР) (рис. 1).

Рис. 1. Перенос элемента справочника в группу

Для переноса элемента или группы в другую группу справочника необходимо последовательно выполнить следующие действия:

в таблице справочника установить курсор на строку с тем элементом или группой, которую необходимо перенести в другую группу;
в дереве групп выбрать наименование той группы, куда предполагается перенести выбранный элемент;
в меню "Действия" выбрать команду "Перенести в другую группу" или нажать комбинацию клавиш Ctrl + F5.

Последовательно выполняя аналогичные действия с каждым элементом справочника, обеспечим их распределение по группам.

Следует отметить, что изменение кода или наименования объекта справочника (группы или элемента), изменение вложенности не потребуют исправления проводок или повторного проведения документов, использующих эти объекты. То есть объект остается тем же, несмотря на проведенные изменения.

Если код ЭКР (ФКР) указан непосредственно в наименовании материала, то в любых аналитических отчетах, сформированных по счетам учета материальных запасов, можно будет увидеть остатки по кодам ЭКР.

Если в справочнике материальные запасы объединены в группы по видам ЭКР (ФКР), то сформировав стандартный отчет "Оборотно-сальдовая ведомость по счету", в котором для субконто "Материалы" включена опция "Группы" (рис. 2), можно получить информацию о движении материальных запасов, сгруппированную по группам (рис. 3). Кроме того, к счетам учета материальных запасов можно создать субсчета второго порядка по статьям ЭКР или ФКР.

Рис. 2. Настройка группировки информации в отчете

Рис. 3. Вывод информации с группировкой по группам справочника

Разделение финансового и материального учета

При работе с сетевой версией "1С:Бухгалтерии", как правило, с одним и тем же документом последовательно работают несколько сотрудников. Например, при поступлении материальных ценностей сопроводительные документы сначала частично обрабатываются в финансовом отделе - вносятся данные о поставке в целом для оперативного получения информации о взаиморасчетах с контрагентами, и только потом в материальном отделе производится разноска МЦ по бухгалтерским счетам. Как организовать такой порядок в "Бухгалтерии для бюджетных организаций"?

Для разделения финансового и материального учета во все документы по поступлению материальных ценностей введен реквизит "Сумма документа", в котором следует указывать общую сумму поступивших материальных ценностей.

Если сопроводительные документы поступают в первую очередь в финансовый отдел, то при оформлении поступления в программе сотрудник финансового отдела может заполнить в приходном документе только данные о контрагенте, общую сумму документа (стоимость поступивших материальных ценностей), а также отнести всю сумму документа на одну позицию в спецификации документа, например, "Не отрегулировано". Для этого в справочнике материальных ценностей должен быть элемент с таким наименованием. Заполненный документ следует записать в журнал, а на сопроводительном документе указать номер соответствующего документа в программе.

При поступлении сопроводительных документов в отдел материального учета, следует по указанному номеру открыть их аналог в программе и дооформить документ, то есть заполнить его табличную часть - по номенклатуре поступивших материальных ценностей ввести данные о количестве и стоимости, указать счета бухгалтерского учета, МОЛ, а затем перепровести документ.

Возможно, на один сопроводительный документ придется ввести несколько документов в программе, например, когда по одному счету-фактуре получены основные средства и малоценные предметы. В этом случае новые документы можно ввести копированием документа, введенного в финансовом отделе. В документах следует откорректировать сумму, указанную в электронном документе, введенном в финансовом отделе, указав в одном общую стоимость, например, только основных средств, в другом - общую стоимость, например, только малоценных предметов.

Регистрация поступления материальных ценностей в документе "Авансовый отчет"

В новом релизе "Бухгалтерии для бюджетных организаций" при создании документа "Авансовый отчет" для оформления расчетов с подотчетными лицами в части оприходования на склад поступивших МЦ не формируется проводка. Она формируется через документ "Поступление МЗ". В предыдущем релизе авансовый отчет всегда формировал проводки. На какой методологический документ можно ссылаться, объясняя данное изменение формирования проводки?

Возможность ввода документа "Поступление МЗ" (поступление материальных запасов) из документа "Авансовый отчет" при выборе счета из группы 06 включена в конфигурацию по многочисленным просьбам пользователей программы.

Предложенная в программе технология оформления поступления через подотчетное лицо основных средств, нематериальных активов и малоценных предметов - при выборе корреспондирующего счета из группы 01 или 07 вызывается соответствующий документ "Покупка ОС и НМА" или "Поступление МП" - понравилась пользователям: одновременно регистрируется авансовый отчет подотчетного лица и приходуются материальные ценности, при проведении документа "Авансовый отчет" проводится и документ поступления материальных ценностей.

Ввод документа "Поступление МЗ" из документа "Авансовый отчет" дает возможность, например, списать на расходы приобретенные через подотчетное лицо материалы сразу в момент оприходования. При проведении документа "Авансовый отчет" проводится и документ "Поступление МЗ". При отмене проведения документа "Авансовый отчет" отменяется проведение и документа "Поступление МЗ". Проводки по поступлению материалов (и списанию), сформированные документом "Поступление МЗ", отражаются в печатной форме документа "Авансовый отчет", а также на закладке "Шапка" документа "Авансовый отчет" при нажатии кнопки "Показать" и выборе пункта "Бухгалтерские записи". Перечень проводок, которые формируются при проведении документа "Авансовый отчет", отражается в расшифровке к авансовому отчету и в журнале проводок:

для формирования и печати расшифровки к авансовому отчету следует нажать кнопку "Проводки" в журнале "Авансовые отчеты";
чтобы просмотреть проводки, сформированные документом "Авансовый отчет", находясь в журнале "Авансовые отчеты", надо выделить курсором документ "Авансовый отчет" и нажать кнопку "ОK". Чтобы просмотреть проводки, сформированные документом "Поступление МЗ", находясь в журнале "Материальные запасы", надо выделить курсором документ "Поступление МЗ" и нажать кнопку "ОK".

Следует обратить внимание на ошибку некоторых пользователей, которые вводят в документ "Авансовый отчет" строки по каждому наименованию поступивших материалов. В строке документа "Авансовый отчет" следует указывать всю сумму по чеку на приобретение материалов, а в уже открывшемся документе "Поступление МЗ" производится расшифровка этой суммы по конкретным видам материалов.

Если в вашем учреждении подотчетное лицо сначала сдает материалы на склад, а потом приносит авансовый отчет в бухгалтерию, то можно проводить оформление следующим образом. Сначала на складе (на участке учета материальных запасов) МЗ приходуются документом "Поступление МЗ", в котором в качестве корреспондирующего счета указывается счет 178. При проведении документа по каждой номенклатурной единице формируются проводки:

Дебет 06 Кредит 178 - на сумму поступивших ценностей.

Затем в бухгалтерии (на участке расчетов с подотчетными лицами) вводится документ "Авансовый отчет", в котором делается одна запись:

Дебет 178 Кредит 160 - на сумму поступивших ценностей.

Учет безвозмездно полученных ценностей

Мы - медицинская организация, и к нам частенько приходят медикаменты по гуманитарной помощи, то есть без цены, и, следовательно, приходный документ получается без сумм. А такие документы в "Бухгалтерии для бюджетных организаций" не проводятся, и количественный учет в отчетах (оборотно-сальдовая ведомость и так далее) не показывается. Каким образом мы можем решить эту проблему?

В соответствии с пунктом 59 Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях (утверждена приказом Минфина России от 30.12.1999 № 107н) учет материальных запасов, приобретенных за счет бюджетных средств, средств, полученных от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений, ведется на балансовых счетах в количественном и суммовом выражении. Поэтому документы, с помощью которых в конфигурации "Бухгалтерия для бюджетных организаций" отражается движение материальных ценностей на балансовых счетах бухгалтерского учета, предполагают указание как стоимости, так и количества материальных ценностей.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" оценка имущества, полученного безвозмездно, осуществляется по рыночной стоимости на дату оприходования (п. 1 ст. 11). Это же положение закреплено в пункте 47 Инструкции № 107н - "основные средства, полученные и переданные учреждениями безвозмездно, отражаются в бухгалтерском учете по рыночной стоимости", а также в пункте 26 (подп. "а") - "излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации".

Таким образом, на баланс учреждения не положено принимать ценности без указания их стоимости. Оприходование материальных ценностей, поступивших без цены, должно производиться по рыночной стоимости.

Рыночная стоимость определяется в порядке, изложенном в пункте 26 (подп. "а") Инструкции № 107н: "формирование текущей рыночной стоимости производится на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, на данный или аналогичный вид имущества. Данные о действующей цене имущества должны быть подтверждены документально или экспертным путем".

Подтверждением рыночной цены могут быть данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе.

Если по какой-либо причине невозможно получить необходимую информацию о действующих ценах, то стоимость должна быть определена "экспертным путем" - следует созвать комиссию из работников учреждения, оценить поступившие ценности, хотя бы в условной оценке, оформить соответствующий акт в произвольной форме, в котором фиксируется, что безвозмездно переданные учреждению ценности ставятся на учет по "такой-то" цене. Акт заверяется подписями членов комиссии. В этой оценке следует принять ценности к учету, оформив поступление на баланс соответствующими документами программы.

Следует учесть, что установление текущей рыночной цены объектов основных средств организацией-получателем, не имеющей лицензии на оценку имущества, в частности, комиссией из работников учреждения, действующими нормативными документами не предусмотрено. В данном случае придется прибегнуть к услугам независимого эксперта.

В "Бухгалтерии для бюджетных организаций" безвозмездно поступившие малоценные предметы приходуются универсальным документом "Поступление МП", в котором выбирается источник поступления "Безвозмездно получено/передано". При выборе этого источника на основной закладке документа надо указать только поставщика ценностей.

В табличной части указывается субсчет 3 счета учета малоценных предметов с типом источника финансирования "ЦС и БП" (так как безвозмездное поступление в соответствии с Инструкцией № 107н должно учитываться как целевые средства) и поступившие ценности по цене, которую утвердила комиссия.

Дебет 07.3 Кредит 260.3.

Безвозмездно поступившие материальные запасы (МЗ) приходуются универсальным документом "Поступление МЗ", в котором на основной закладке "Шапка" указывается счет 270.3 "Средства от безвозмездных поступлений", выбирается вид поступления, например "Благотворительность" и источник финансирования "Безвозмездно получено/передано".

В табличной части указываются счета учета материальных запасов с субсчетами "3" ("ЦС и БП"), например 063.3, номенклатура МЗ по цене, которую утвердила комиссия.

При проведении документа будут сформированы проводки:

Дебет 06.3 Кредит 270.3.

Учет оборудования для НИОКР по договорам заказчика

Как оприходовать оборудование для научно-исследовательских работ по договорам заказчика на счет 044.2? Как сделать так, чтобы это оборудование попадало в реестр закупок?

Для регистрации движения оборудования для научно-исследовательских работ по договорам заказчика, учитываемого на счете 044.2, следует использовать документы раздела "Учет материальных запасов". В частности, для оприходования - документ "Поступление МЗ".

В табличной части документа выбирается счет 044 и номенклатура оборудования. Об оформлении документа "Поступление МЗ" читайте в описании документа и документации к программе. После проведения документа "Поступление МЗ" данные о закупке оборудования будут включены в реестр закупок.

При передаче оборудования со склада в научное подразделение для выполнения работ по теме (договору) следует оформить документ "МЗ списание" для списания оборудования с баланса.

При этом необходимо поставить оборудование на забалансовый учет - на счет А02 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение". Проводки по счету А02 следует вводить вручную.

Учет материалов в бюджетных учреждениях (БУ) отличается от учета в коммерческих организациях. В этой статье вы найдете информацию об особенностях отражения транзакций с материалами в БУ.

Материальные запасы в бюджетных учреждениях — что это и как формируется счет 105

Бухгалтерский учет материальных запасов в БУ регулируется приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н. Однако также все государственные организации следуют главному НПА, которым является приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н. Указанные законодательные акты утверждают частный и общий планы счетов и инструкции, разъясняющие их использование. Вся изложенная в статье информация и описываемый порядок списания материальных запасов в бюджетных учреждениях базируются на положениях этих НПА.

В состав материальных запасов входят предметы, которые используются не более года, готовая продукция, товары, а также другие специфические активы, перечисленные в п. 99 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н). Для их учета предусмотрен синтетический счет 010500000 «Материальные запасы». Сам номер счета 105, где отражаются материальные запасы в бюджетном учреждении, состоит из 26 разрядов, но только разряды 18-26 используются в бухучете учреждения. В зависимости от группы и вида материальных запасов и сути их движения в номере счета меняется код в разрядах 22-26.

Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 Инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов для бюджетных учреждений и в п. 2.1 Инструкции к этому плану счетов (приказ № 174н).

Номер разряда счета

Финансовое обеспечение	Объект учета	Группа объекта учета	Вид объекта учета	Вид поступлений, выбытий объекта учета
Пример, счет 110532340 «Увеличение стоимости продуктов питания — иного движимого имущества учреждения»

1 — за счет средств бюджета	105 — материальные запасы	3 — иное движимое имущество	2 — продукты питания	340 — увеличение стоимости

Нюансы отражения операций с готовой продукцией и товарами в данной статье не рассматриваются.

Учет поступления материалов

Материалы приходуются учреждениями по фактической стоимости, в которую входит:

стоимость, уплачиваемая поставщику;
суммы за сопутствующие услуги;
таможенные пошлины;
другие расходы, связанные с покупкой материалов.

Для отражения поступлений выделены отдельные аналитические счета «Материальные запасы», в разрядах 24-26 которых используется код 340 для каждого вида материалов: 010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340 (см. приказ № 174н).

БУ может закупать материалы самостоятельно или через головное учреждение (при недостаточности полномочий). Основные проводки по поступлению материалов смотрите в таблице ниже, другие транзакции можно найти в п. 34 Инструкции к плану счетов (приказ № 174н).

Проводка	Описание проводки
Кт 030234730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов», 020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»	Покупка материалов
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов»	Передача материалов от вышестоящего учреждения
Дт 010500000 «Материальные запасы» (010521340 — 010526340, 010531340 — 010536340, 010538340) Кт 010600000 «Вложения в нефинансовые активы» (010624340, 010634340)	Самостоятельное производство материалов, покупка по ряду договоров (стоимость материалов, транспортные затраты, консультационные услуги и т. д.)

Как списать материальные запасы в бюджетном учреждении: порядок списания

Списание стоимости материальных запасов может происходить 2 способами:

по фактической стоимости отдельного предмета;
средней фактической стоимости.

Выбранный способ для соответствующего актива или группы активов должен применяться последовательно в течение всего отчетного года. Опишем на примере, как списать материальные запасы в бюджетном учреждении.

Пример

На складе школы находится 5 метров рулонного ватмана по цене 150 руб. за метр, 7 метров ватмана по цене 177 руб. за метр. Дополнительно в начале месяца было закуплено еще 10 метров ватмана по цене 168 руб. за метр. За месяц использовано 15 метров ватмана. Определим среднюю фактическую стоимость 1 использованного метра ватмана и общую сумму затрат.

Средняя фактическая стоимость 1 метра равна:

(5 × 150 + 7 × 177 + 10 × 168) / (5 + 7 + 10) = 166,8 руб.

Общая сумма затрат на использованный ватман равна:

166,8 × 15 = 2 502 руб.

Для отражения транзакций выбытия также используются отдельные счета аналитического учета счета «Материальные запасы», заканчивающиеся на 440 и обозначающие уменьшение стоимости соответствующих материалов.

Проводка	Описание проводки
Дт 040120272 «Расходование материальных запасов», 010900000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (010960272, 010970272, 010980272, 010990272)	Использование материалов в текущей деятельности или при производстве
Дт 040110172 «Доходы от операций с активами» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)	Продажа материалов (кроме готовой продукции и товаров), а также списание из-за непригодности, при недостаче
Дт 030404340 «Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов» Кт 010500000 «Материальные запасы» (010521440 — 010526440, 010531440 — 010536440)	Передача материалов от головного учреждения подведомственному

О том, как ведется учет материалов в коммерческих организациях, читайте в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов» .

Итоги

Ведение бухгалтерского учета в БУ строго регламентировано нормативными актами. Каждое движение материалов должно быть оформлено первичными документами и отражено в учете бухгалтерскими проводками, использующими свои особые (бюджетные) счета бухучета.

Материальные запасы – это продукция, предназначенная для технического производства и находящаяся на различных этапах производства и обращения, а также товары, ждущие поступления в процесс производства.

Причины для создания материальных запасов на предприятии:

Необходимость в постоянном производственном процессе.
Непредсказуемость величины спроса на товары.
Периодически возникающий спрос на определенную продукцию.
Оптовые закупки товаров покупателями.
Получение прибыли из-за повышения цены.
Затраты связанные с процессом продажи продукции.
Цикличность технологической цепочки производства и реализации товара.
Получение непрерывной прибыли вследствие немедленного удовлетворения спроса покупателей.
Обеспечение непрерывности производства.
Контроль за процессами на предприятии, корректировка количества выпускаемых товаров.

Выделяют следующие группы материальных запасов:

Сырье и основные материалы. Сырье-продукция добывающих отраслей производства, а основные – это материалы, которые образуют материальную основу продукта.
Вспомогательные материалы. Являются дополнением к основным материалам, могут присутствовать при производстве товаров широкого потребления или реализовываться.
Покупные полуфабрикаты.
Отходы.
Топливо.
Тара и тарные материалы.
Запасные части.
Средства учреждения.
Товары для реализации.
Готовая продукция.

Последние 3 пункта не всегда относят к материальным запасам.

Задачи учета материальных запасов:

Соответствующее документальное оформление.
Контроль за хранением, количеством, расходованием и списанием материальных запасов.
Выявление излишков и недостач.
Определение фактической себестоимости материальных запасов с учетом тех затрат, что были произведены (с помощью методов специфической идентификации, средневзвешенной стоимости, ФИФО).

В Едином плане счетов имеется счет для отображения всех операций с материальными запасами. Он так и называется – «Материальные запасы» номер счета 105.00. Этот синтетический счет подразделяется на аналитические группы.

В инструкции № 157н прописаны правила обращения с материальными запасами. К ним относятся:

предметы, находящиеся во владении предприятия должны маркироваться штампом с несмываемой краской, название учреждения указывается обязательно;
при выводе в пользование дополнительно маркируют год и месяц выдачи.

Штампы хранят у начальства.

При движении материальных запасов производят оценку их стоимости.

Поступление. Обычно учет происходит по первоначальной стоимости, которая в дальнейшем не меняется.
Перемещение или списание. В этом случае стоимость может быть либо средней, либо фактической. Выбор себестоимости не меняется весь отчетный период.

Учет материальных запасов ведется материально ответственным лицом, должен быть подписан соответствующий документ. Договор об индивидуальной ответственности за недостачу имущества создается с лицом старше 18 лет, непосредственно отвечающим и работающим с продукцией, за которую отвечает (ст. 244 ТК РФ). МОЛ ведет учет всех материальных запасов, имеющихся на складе. Последний должен быть оборудован тарой для возможных перемещений продукции. Документально все фиксируется в Книге складского учета материалов (ф. М-17).

Материально ответственное лицо должно понимать всю ответственность своего положения. Необходимо четко следовать всем инструкциям, а также делать свою работу тщательно. Забывчивость может сыграть злую шутку. Инвентаризация конкретно решает все вопросы компетенции заведующего складом. Выявленная недостача как показатель для дальнейшей работы сотрудника. Ему уже не доверят каких-либо товаров или ценностей. Но ответственность за ведение дел на складе несет не только одно МОЛ. Их может быть несколько, поэтому за нарушения каких-либо правил наказание получить могут коллективно.

Выдача МЗ производится по соответствующим документам (накладным), подписанным руководителем предприятия. Форма заполнения обычно прописана в учетной политике предприятия. Поступление на склад проводится на основании договоров. При этом происходит проверка поступившего товара.

После проверки товара на складе происходит его оформление, и данные отправляют в бухгалтерию, где уже и проходит оплата полученных материалов.

Каждый месяц заведующий складом отчитывается перед бухгалтерией, представляя соответствующие документы.

Получение товара оформляется по накладным, если имеются какие-то различия между количеством на накладной и количеством по факту пишется акт приемки материалов. Что касается внутреннего перемещения, то здесь оформляется накладная – требования, причем все документы в двух экземплярах (один оформляется для склада, второй – для бухгалтерии).

Материальные запасы – это часть стоимости имущества предприятия, а затраты материальных ресурсов имеют значительную в расходах. Поэтому контроль за положением материальных запасов и их использование оказывают очень большое влияние на результат, коим является финансовое положение организации.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (Код формы 0504210)

Применяется для оформления выдачи материальных ценностей в эксплуатацию для хозяйственных, научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов основных средств стоимостью до 3 000 рублей за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

Акт о списании материальных запасов в 2018-2019 году

(Код форм 0504230)

Применяют для списания материальных запасов по документам, где указывают их количественный расход. Акт составляется комиссией, назначаемой приказом руководителя.

Списание происходит, когда товар уже отправлен по назначению, чтобы не было путаницы. Оно сопровождается определенными документами, которые имеют силу лишь при подписании их руководителями предприятий и другими ответственными лицами, кого именно прописано в учетной политике. Запись должна появиться не только в регистрах низшего ранга, но и в других, находящихся на более высоких уровнях, так как учет ведется по всем регистрам и, соответствие, является необходимым условием. Ошибки допускаются только в самом редком случае и только в документах низшего уровня. Исправления на них можно оставить, но при этом должна быть надпись «Исправленному верить» и подпись. Небрежность в заполнении документов запрещена.

Необходимо отметить, что содержание на предприятии материальных запасов влечет за собой расходы, но прибыль, получаемая в итоге при успешном производстве, покрывает все издержки. Производство имеет свои существенные проблемы, если управленческий аппарат справляется со своей обязанностью из рук вон плохо. При более чем равнодушном производстве, пущенном на самотек, среди персонала появляется тяга к воровству. Начальству необходимо быть ближе к своим рабочим, знать об их проблемах, ведь чаще всего такие проступки люди совершают не из плохих побуждений, а из-за жизненной необходимости.

Материальные запасы бюджетного учреждения – это сырье, материалы, готовая продукция и товары. Материалы организация может использовать как для собственных нужд, так и направлять на продажу. Рассмотрим таблицы проводок по материальным запасам.

К материальным запасам бюджетные организации в первую очередь относят имущество, которое служит меньше 12 месяцев. При этом стоимость этого имущества значения не имеет.

Перечень объектов, которые можно классифицировать как материалы приведен в пункте 98 . А перечень материалов вы найдете в пункте 99 Инструкции № 157н.

Счет 105 материальные запасы в бюджетном учреждении

Материальные запасы учитывайте на счете 105.00 «Материальные запасы». Его аналитика зависит от вида ценностей:

Конкретный перечень материалов, которые учитываются на том или ином аналитическом счете, можно посмотреть в пункте 118 Инструкции № 157н.

Последние изменения в учете материалов произошли с 1 января 2018 года. Они связаны с вступлением в силу Федеральных стандартов бухгалтерского учета. Так, пунктами 54–56 Стандарта «Концептуальные основы бухучета и отчетности» установлен порядок определения стоимости безвозмездно полученных материалов, не учтенных ранее объектов, а также материалов, которые получили при разборе, утилизации и ликвидации имущества. Такие МЗ нужно учитывать по справедливой стоимости. Рассчитать ее можно методом рыночных цен.

Учет поступления материалов в бюджетном учреждении

Материальные запасы можно приобрести за плату или получить безвозмездно от других организаций. Кроме того, материалы могут образоваться в процессе деятельности учреждения. Например, при ликвидации . Рассмотрим, как учесть поступление МЗ во всех трех случаях.

Случай № 1. Приобретение материалов договорам за плату у поставщиков

Основание для оприходования материалов в первом случае – первичные документы, которые предоставит поставщик. Это могут быть счета, счет-фактуры, накладные, а также документы, подтверждающие качество товаров.

Материалы, которые приобрели у поставщиков, нужно отражать в бухучете по фактической стоимости. В дальнейшем эта стоимость не меняется. Исключение – переоценка МЗ.

В таблице ниже приведены типовые проводки для первого случая поступления материальных запасов.

№	Операция	Дебет	Кредит
Расходы понесены в рамках одного договора
1.	Поступили материальные запасы по фактической стоимости:
	– от поставщика по безналичному расчету;	0.105.XX.340	0.302.34.730
	– от подотчетника	0.105.XX.340	0.208.34.660
Расходы понесены в рамках нескольких договоров
1.	Отражены расходы, связанные с приобретением материальных запасов:
1.1	при безналичном расчете:
	– расходы по договору поставки;	0.106.X4.340	0.302.34.730
			0.302.XX.730
	– пошлины		0.303.05.730
1.2	при расчетах через подотчетника:
	– расходы на приобретение материальных запасов;	0.106.X4.340	0.208.34.660
	– другие расходы, связанные с приобретением материалов (например, на доставку, упаковку)		0.208.XX.660
2.	Приняты к учету материальные запасы по сформированной фактической стоимости	0.105.XX.340	0.106.X4.340

Случай № 2. Материалы поступили по договору дарения безвозмездно

Во втором случае поступление МЗ оформляют также, как и в первом. Но при отсутствии первичных документов необходимо составить . Этот документ подтвердит, что учреждение получило материалы.

При поступлении материалов от организаций госсектора, они должны предоставить . На основании данного документа можно принять МЗ к учету.

Ниже приведены типовые проводки по безвозмездному получению материалов.

№	Операция	Дебет	Кредит
1	Отражено безвозмездное поступление материальных запасов:
	– в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании извещения ф. 0504805 и первички);	0.105.XX.340	0.304.04.340
	– при закреплении права оперативного управления в случае получения от органов власти и госучреждений (на основании извещения ф. 0504805 и первички);		4.401.10.189
	– от организаций и граждан (кроме случаев закрепления права оперативного управления);		2.401.10.189
	– от наднациональных организаций и правительств иностранных государств;		2.401.10.152
	– от международных финансовых организаций		2.401.10.153

Случай № 3. Поступление материалов, образовавшихся в результате деятельности учреждения

Ниже приведены основные случаи, когда в учреждении могут образоваться материалы и типовые проводки, по их отражению в бухучете.

В процессе деятельности учреждения МЗ могут образоваться в результате:

выявления излишков:

ликвидации ОС:

демонтажа и ремонта имущества:

воpмещения ущерба виновным лицом:

от собственного производства:

Учет списания материалов в бюджетном учреждении

Списывать материалы в бухучете учреждение может по разным причинам. Например, при выдаче МЗ в эксплуатацию или производство, при выявлении недостачи или в случае порчи имущества. В зависимости от причин списания бухгалтер определяет форму документа, на основании которого будет произведено списание материалов в бухучете.

В таблице ниже приведен перечень документов, которые могут быть использованы при списании МЗ.

Причина списания материалов	Какими документами оформить
МЗ передаются от одного МОЛ другому с целью выдачи имущества в эксплуатацию	Операцию можно оформить одним из следующих документов в зависимости от вида передаваемых в эксплуатацию материалов: - требование-накладная (ф. 0504204); - ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (); - ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203).
МЗ списываются с баланса при выдаче в эксплуатацию или производство	Выбор формы первичного документа зависит от вида списываемых МЗ: - ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203); - меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202); - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230); - ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); - путевой лист для списания в расход всех видов топлива.
МЗ списываются при выявлении недостачи	- акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143); - акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Существуют два способа определения стоимости, по которой можно списать материалы:

Способы определения стоимости списания МЗ	Описание способа
1. Фактическая стоимость каждой единицы материалов	При списании нужно взять фактическую стоимость единицы МЗ. Для этого бухгалтеру должно быть известна поставка той или иной единицы
2. Средняя стоимость	Чтобы определить среднюю стоимость списания МЗ (на дату списания) нужно: к стоимости остатка материальных запасов на начало месяца прибавить стоимость материальных запасов, поступивших за месяц, эту сумму разделить на количество материальных запасов на начало месяца и прибавить количество материальных запасов, поступивших за месяц

При списании материалов используйте типовые проводки, которые приведены в таблице ниже.

Учреждение может выдавать материалы в пользование своим сотрудникам. Например, это может быть форменная одежда. В этом случае материалы после списания с баланса нужно отразить на забалансовом счете 27. Н забалансовом счете материалы нужно отражать в разрезе МОЛ. В бухучете при этом нужно сделать проводки:

Внутреннее перемещение материальных запасов в бюджетных учреждениях

При выдаче материалов в эксплуатацию в бухучете нужно отразить внутренне перемещение между материально-ответственными лицами. Обычно основанием для отражения в учете подобных ситуаций является требование-накладная (ф. 0504204). Образец данного документа приведен ниже.

Скачать пустой бланк формы 0504204 Требование-накладная

Скачать заполненный образец 0504204 Требование-накладная

Внутреннее перемещение отражается в бухучете следующей проводкой:

Передача материальных запасов между учреждениями

Порядок и проводки безвозмездного поступления материалов мы уже рассмотрели выше. Теперь разберемся, как отразить в бухучете передачу материалов безвозмездно другим учреждениям и организациям.

В таблице ниже приведены типовые проводки по безвозмездной передаче материалов другим организациям.

Наименование операции				Основание
Безвозмездная передача материальных запасов в порядке, предусмотренном законодательством				п. 36, 37 Инструкции № 174н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н
– государственным и муниципальным организациям	Дебет 2.401.20.241	Кредит 2.105.21.440 – 2.105.26.440, 2.105.31.440 – 2.105.36.440, 2.105.44.440, 2.105.46.440	Основание: Извещение (ф. 0504805), первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)
– иным организациям (за исключением государственных (муниципальных))	Дебет 2.401.20.242
– наднациональным организациям и иностранным государствам	Дебет 2.401.20.252
– международным организациям	Дебет 2.401.20.253
Вложение материальных запасов в уставный капитал организаций при создании некоммерческих организаций (в соответствии с действующим законодательством)	Дебет 0.215.00.530	Кредит 0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440	Основание: Первичные документы, подтверждающие передачу материальных ценностей (например, акт о приеме-передаче)	п. 36, 37

Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях

Для того, чтобы выявить излишки или недостачи материалов, учреждения проводят инвентаризацию. Она бывает обязательная и добровольная. Например, обязательно нужно проводить инвентаризацию перед годовой отчетностью.

Все выявленные при инвентаризации излишки и недостачи нужно отразить в бухучете. В таблице ниже приведены типовые проводки, как это сделать.

Содержание операции	Бухгалтерская запись		Документальное оформление	Примечание
	дебет	кредит
Оприходование неучтенных материальных запасов, выявленных при инвентаризации, по текущей оценочной стоимости	0.105.21.340 – 0.105.26.340, 0.105.31.340 – 0.105.36.340	0.401.10.180	Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), акт о приемке материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220)	п. 34 Инструкции № 174н, п. 25 Инструкции к Единому плану счетов № 157н
Выбытие материальных запасов при принятии решения об их списании комиссией о поступлении и выбытии активов:				п. 37 Инструкции № 174н
– пришедших в негодность вследствие физического износа	0.401.10.172	0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440	Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230), акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143)
– вследствие выбытия помимо воли бюджетного учреждения (при выявленных недостачах, хищениях, уничтожениях при террористических актах)
– пришедших в негодность вследствие стихийных и иных бедствий, опасного природного явления, катастрофы	0.401.20.273	0.105.21.440 – 0.105.26.440, 0.105.31.440 – 0.105.36.440, 0.105.44.440, 0.105.46.440

В каждом бюджетном учреждение, в деятельности используются учет товарно-материальных запасов. Приобретение материальных запасов бюджетными учреждениями может осуществляться за счет бюджетных и внебюджетных средств. При этом в зависимости от источника финансирования применяются как бюджетный, так и налоговый учет материальных запасов.

Бюджетные учреждения, на балансе которых есть материальные запасы, в том числе продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, это в первую очередь: больницы, школы, детские сады, детские дома.

Материальные запасы

Перечень объектов, относимых к материальным запасам, приведен в п. 51 Инструкции N 148н от 30.12.2008г. (с изменениями от 01.01.2010г.)

Материальные запасы – это часть имущества, используемая: для управленческих нужд учреждения. Основными задачами учета материальных запасов в бюджетного учреждения являются:

контроль за сохранностью ценностей;
контроль за соответствием складских запасов нормативам;
контроль за выполнением планов снабжения материалами;
выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов;
контроль за соблюдением норм потребления;
своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации;
получение точных сведений об остатках, находящихся на складах.

Также важно указать значимость первичных документов в учете материалов в бюджетных организациях. Первичные документы по поступлению материальных запасов играют важную роль в организации учета материальных запасов в бюджете, так как являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляют контроль за сохранностью и рациональным использованием материальных запасов. Учет ТМЦ в бюджетных организациях требует, чтобы первичная документация оформлялась на основании типовых форм, которые имеют все необходимые реквизиты.

Материальные запасы в бюджетную организацию поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и собственного производства материальные запасы – это один из видов нефинансовых активов бюджетных учреждений. На поставку материалов бюджетная организация заключает договоры с поставщиками, которые определяют права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции.

Операции по перемещению материальных запасов

Отражение в бюджетном учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию, к списанию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании соответствующих документов. См. Приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».

Для оформления и регистрации движения материальных запасов, продуктов питания, оборудования, требующего монтажа – на счетах группы 105.00 «Материальные запасы»:

105.01 «Медикаменты и перевязочные средства»;
105.02 «Продукты питания»;
105.03 «Горюче-смазочные материалы»;
105.04 «Строительные материалы»;
105.05 «Мягкий инвентарь»;
105.06 «Прочие материальные запасы»;
105.07 «Готовая продукция»;
105.08 «Товары».

А также по счетам 107.х3 «Материалы в пути» применяются документы группы «Учет материальных запасов». См. Приказ от 16 декабря 2010 г. N 174н «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкции по его применению».

На сегодняшний момент списание материальных запасов в бюджетных учреждениях производится на основании приказа по учреждению и указанию норм списания.

Статья актуальна на февраль 2015 года.

Анастасия Карабанова

Бухгалтер - эксперт