Как правильно заполнять авансовый отчет. Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона
Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.
Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.
Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.
Обязателен ли?
Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.
Правовые акты:
- Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
- Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.
Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:
- перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
- подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.
Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?
Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.
Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.
Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.
На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.
Требования к документу
Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?
Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.
Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.
Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.
Форма и разделы
Как правильно заполнить:
- Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
- Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).
Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.
Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.
Образец заполнения (пример)
Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:
Пример заполнения авансового отчета
Кто подписывает и согласовывает?
Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.
Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.
Сроки сдачи
После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.
Сопроводительные документы
Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:
- Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
- Чеки, квитанции, подтверждающие .
- Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
- , утвержденный руководителем.
- Другие расходы, связанные с командировкой.
Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.
При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.
Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.
Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
- Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
- Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
- Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.
Проводки
- 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
- 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
- 51 – «расчетный счет»;
- 50 – «касса»;
- 94 – «недостачи и потери предприятия».
Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:
- При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
- При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
- Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
- Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
- При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
- В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.
Нюансы составления при командировке за границу
Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.
Основные расходы при командировке за границу:
- . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
- Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
- Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
- Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
- Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.
Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.
Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.
Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.
Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.
Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.
Авансовый отчет - образец заполнения его рассмотрен в настоящей статье. Это документ, составляемый работником, получившим наличные деньги для расходов, совершенных в интересах организации. Далее мы расскажем, в какой срок, на каком бланке должен быть составлен авансовый отчет и какие документы к нему необходимо приложить.
Для чего составляется авансовый отчет
Авансовый отчет является документом, который подтверждает правомерность расходования ранее полученных сумм и полноту расчетов по ним работника организации или ИП.Он должен быть составлен не позже 3 дней (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У):
- после окончания срока, на который выдается подотчетная сумма;
- выхода на работу по окончании командировки или периода нетрудоспособности и отпуска (если последний день отчета пришелся на их срок).
- чеки;
- товарные чеки;
- документы, выданные гостиницами;
- бланки строгой отчетности;
- товарные накладные;
- счета-фактуры.
На каком бланке составляется авансовый отчет
Бланк авансового отчета (АО-1) был утвержден постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. В постановлении дана краткая инструкция, как заполнить бланк авансового отчета.В настоящее время этот бланк не является обязательным, и каждая организация или ИП вправе самостоятельно разработать свой бланк авансового отчета, утвердив его в учетной политике. Такая же позиция подтверждена в письме Минфина РФ от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700.
Однако многие организации все равно продолжают использовать для заполнения авансового отчета бланк этого образца. Он же реализован в большинстве бухгалтерских программ.
Образец заполнения авансового отчета можно скачать выше.
Порядок и цели выдачи подотчетных средств
П. 2 указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает организациям и предпринимателям выдавать наличные деньги, поступившие в их кассу, под отчет для оплаты:- канцтоваров,
- почтовых расходов;
- услуг связи;
- хозяйственного инвентаря;
- представительских и командировочных расходов.
Список сотрудников, получающих деньги под отчет систематически, утверждается приказом руководителя, копия которого передается в кассу предприятия или ИП. Разовые подотчетники для получения денег пишут заявление, в котором указывают нужную сумму и срок, на который она должна быть выдана. Заявление подписывается руководителем.
Подотчетные деньги могут быть выданы только работникам организации. Причем для того, чтобы получить на расходы новую подотчетную сумму, работнику уже не обязательно полностью отчитываться за ранее полученные деньги.
Сумма, которая может быть разово выдана подотчетнику, законодательно не ограничена (п. 6 указания № 3073-У).
Обратите внимание! Законодательство не запрещает перечислять подотчетные деньги на корпоративные или дебетовые пластиковые карты (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781). В этом случае порядок перечисления сумм и отчетность за них должны быть определены во внутренних документах организации.
Как заполняется лицевая сторона документа
Авансовый отчет заполняется как от руки, так и с применением компьютерных средств. Он утверждается руководителем предприятия.В шапке документа указываются:
- наименование и ОКПО предприятия или ИП;
- порядковый номер отчета и дата его составления;
- структурное подразделение организации (при его наличии);
- Ф. И. О. отчитывающегося лица;
- профессия, должность и табельный номер отчитывающегося сотрудника.
- В левой выводится остаток либо перерасход денежных средств. При заполнении от руки это может сделать сам подотчетник.
- В правой делаются бухгалтерские записи, отражающие затраты подотчетника и расчеты с ним.
Верность заполнения отчета подтверждается подписью бухгалтера, принявшего авансовый отчет, и главного бухгалтера, проверившего его.
Далее приводится информация о выведенном остатке подотчетных сумм и кассовом ордере, по которому этот остаток денег был внесен в кассу либо получен перерасчет. Правильность оформления этой операции подтверждается подписью кассира.
В расписке указываются:
- дата принятия документа;
- порядковый номер и дата составления отчета;
- истраченная сумма;
- количество приложенных к отчету документов.
Как заполнить оборотную сторону отчета
При заполнении этой части отчета вручную отчитывающийся сотрудник заполняет столбцы таблицы с 1 по 6.Им указываются дата и номер документа, полученного подотчетным лицом от продавца, назначение затрат, потраченная сумма и валюта, в которой была совершена покупка.
Информация о каждом расходе записывается подотчетником с новой строки. В том случае, если информация об оплаченной услуге или описание покупки занимает несколько строк, информация о следующей покупке заносится на строку ниже.
Все сделанные подотчетником записи нумеруются по порядку, а затраты суммируются.
Столбцы 7, 8 и 9 заполняются бухгалтером организации по каждой сделанной подотчетником покупке.
При компьютерном заполнении вся таблица формируется в бухгалтерской или аналогичной программе.
Правильность записей подтверждается подписью подотчетника.
Пример заполнения авансового отчета
Теперь посмотрим, как заполнить авансовый отчет и образец заполнения отчета в конкретной ситуации.Пример
Приведем пример заполнения авансового отчета работником ООО «Новый дом» Чановым И. И., получившим 02.07.2018 на приобретение ТМЦ для нужд автохозяйства организации 3600 руб.
06.07.2018 завхоз Чанов И. И. составил авансовый отчет о потраченных деньгах в сумме 3540 руб. и представил 2 документа.
05.07.2018 им были приобретены:
- Набор отверток и ключей на сумму 1200 руб. по товарной накладной № 14.
- Набор слесарных инструментов на сумму 2340 руб. по товарной накладной № АТ002/1.
Оставшиеся на руках 60 руб. Чанов И. И. вернул 06.07.2018 в кассу организации.
Образец заполнения авансового отчета в 2018 году для скачивания был представлен в нашей статье выше.
Авансовый отчет представляется работником предприятия или ИП не позднее установленного срока на бланке, установленном Госкомстатом РФ, или по самостоятельно разработанной форме. Он заполняется от руки или с использованием компьютера и передается в бухгалтерию вместе с подтверждающими документами.
При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.
Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя , с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании или , утвержденного руководителем.
Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.
Заполнение авансового отчета
1) Подотчетным лицом.Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).
Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.
В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.
В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.
В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).
Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.
Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке "Итого" в графе 5 или 6.
2) Бухгалтером.
Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.
Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.
Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.
Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.
После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.
После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.
Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по
Порядок заполнения авансового отчёта.
Авансовый отчёт – один из документов, который входит в бухгалтерскую отчётность. Он нужен для подтверждения расходования денежных средств, которые выдаются сотрудникам в виде аванса. Но на этом правила и особенности документа не заканчиваются.
Сам авансовый отчёт имеет форму бланка, заполняемого с лицевой и оборотной сторон. В заполнении должны принимать участие два подотчётных лица: бухгалтер и второй сотрудник.
Унифицированная форма бланков содержит поля, где проставляет подписи каждый из ответственных сотрудников.
Закрепляет всё руководитель. Эти поля надо предусмотреть даже тем, кто занимается разработкой собственных форм.
Сотрудник должен прикладывать к отчёту все документы, способные служить доказательствами и оправданиями. Рекомендуется наклеить их на плотный лист картона, тогда хранения будет более удобным.
Где можно скачать бесплатный образец в формате word?
Скачать бесплатный образец авансового отчёта в формате word можно .
Напротив итоговой строки пишут суммы как в российской валюте, так и в зарубежных.
Каких правил должен придерживаться бухгалтер?
Бухгалтер должен составить расписку о принятом пакете документов в присутствии подотчётного лица. Это делается сразу после оформления отчёта первым. В расписке надо обязательно указать дату, когда документы были получены бухгалтером.
На утверждение руководству документ передаётся только после тщательной проверки. И согласия с тем, что ошибки отсутствуют.
Руководитель знакомится с содержанием документа. Если ничего не вызывает сомнений, он ставит свою подпись, подтверждая факт наличия самих расходов, а так же их соответствия закону.
Открытие цветочного магазина – хорошая идея собственного бизнеса. смотрите по ссылке.
Что нужно знать, чтобы заполнить этот документ?
Бухгалтер должен выполнить ряд определённых действий после получения отчёта с подписью руководителя .
- Требуется заполнить поле, где написано «Израсходовано». Здесь указывается сумма по расходам, которые официально утверждены руководством, основываются на приложенных документах.
- Отдельно заполняется графа «Остаток\Перерасход». Используют несложную формулу для того, чтобы заполнять это поле. Для чего пользуются так же авансовым отчётом, составленным в предыдущий раз. Ставится знак с плюсиком, если сотрудник потратил не все деньги, которые ему были предоставлены. Отрицательное значение у числе будет в том случае, если ответственное лицо осталось должно руководству.
- Есть раздел так называемого «Документального дополнения». Здесь пишут, сколько документов послужили приложением к отчёту для доказательства по израсходованным суммам.
- Значения рассчитываются для графы, которая называется «Остаток внесён\Перерасход компенсирован». Это необходимо для определения самого факта внесения остатка, средств, которые не были израсходованы. Принимают их в кассе. Кассир отвечает за проверку того, насколько правильно заполнен пункт. Его подпись подтвердит отсутствие ошибок.
Бланк можно оформлять не только на бумаге, но и с использованием программы 1C, в электронном виде.
В какие сроки ответственное лицо должно подать правильный авансовый отчёт?
Предельный срок подачи отчёта равен 5 дням, если подотчётному лицу выдавались именно наличные средства, и если это произошло в кассе предприятия. Срок отсчитывается с того дня, когда у работника закончилась командировка.
Другое дело – если произошла выдача средств в виде корпоративного электронного платёжного устройства.
- Когда форма расчётов безналичная, сдача отчёта происходит до окончания десятого банковского дня.
- С наличными средствами время сокращается до конца 3 банковского дня, следующего за последним командировочным днём.
Использование личных платёжных средств приводит к тому, что правила становятся одинаковыми, для наличного и безналичного расчёта.
Бухгалтер должен получить отчёты максимум за три дня.
Какие документы могут играть роль приложения?
Без подтверждающих документов отчёт просто не будут принимать. От вида первичных документов зависит и то, сможет ли бухгалтер принять к вычету «входные» разновидности НДС.
Открыть свой бизнес по франшизе намного проще, чем с нуля. Всё – по ссылке.
Есть несколько видов документов, которые прилагаются к авансовому отчёту:
- При покупки мелочёвки в магазинах. Можно обратиться в обычные магазины, чтобы приобрести канцтовары, другие подобные мелочи. Тогда покупателям выдаются чеки, кассовый с товарным. От продавца не обязательно требовать предоставления товарного чека, если в кассовом уже пишут о наименовании с количеством и стоимостью. Но в этом случае бухгалтера не принимают «входной» НДС. В данном случае требуется получение счёта-фактуры.
- Мелкие оптовые приобретения за наличные средства. В этом случае сотрудники не покупают что-то в розницу. Тогда его просят предоставить доверенность, выданную руководством предприятия. Представителю надо сказать, чтобы он требовал от продавца такие бумаги: квитанция к приходному ордеру; накладная; счёт-фактура. Это особенно важно для ценностей, которые облагаются НДС.
- Приобретение ГСМ. Актуальна для водителей, которые приобретают что-то на газозаправочных станциях. Правила для них действуют такие же, что и при приобретении в розницу. Водителям отдают кассовые чеки на самих заправках. В этом документе описывают сумму с ценами, количество литров вместе с разновидностью используемого топлива. При этом отсутствует счёт-фактура. В затраты без выделения НДС включается вся сумма, потраченная на приобретение бензина.
В расчётный день поставщик передаёт отчёт о выборке топлива вместе со счёт-фактурой, если организация заключает договор с топливной компанией, вносит аванс за ГСМ по безналичному расчёту.
При каждой заправке водителю тогда просто выдают чек, подтверждающий, что топливо было получено. Работник должен отчитаться не за полученные средства, а за то, какое количество топлива пришлось использовать.
Без авансовых отчётов водителей взаиморасчёты с поставщиками усложняются.
Авансовый отчёт – документ, облегчающий взаимодействие не только между сотрудниками, но и с поставщиками различных товаров.
Как вести журнал учёта рабочего времени? Образец и правила заполнения вы найдёте .
Благодаря этому документу у руководства на счету будет буквально каждая копейка. А сотрудники будут более ответственно относиться к денежным средствам, полученным на текущие расходы.
О порядке заполнения авансового отчёта в 1С Бухгалтерия вы узнаете из данного видео:
Авансовый отчет - это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.
Выдача средств
Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.
Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.
Сдача авансового отчета
Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.
Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона
Документ предоставляется в одном экземпляре.
Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:
- Номер документа.
- Дату заполнения авансового отчета.
- Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
- Табельный номер (при наличии).
- Назначение аванса.
В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.
Оборотная сторона
Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:
- Командировочное удостоверение.
- Чеки ККМ.
- Квитанции.
- Товарные, транспортные накладные.
- Счета-фактуры и пр.
Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.
Нюанс
На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной - 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.
Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу "Бухгалтерская запись" необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.
На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).
После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).
На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.
На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.
При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.
Утверждение руководителем и списание сумм
Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.
Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.
Запреты
Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.
Сроки хранения
Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.
На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.
В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.
Работа в "1С"
На компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или "1С". Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в "1С".
Для работы нужно открыть документ "Авансовый отчет". Его создают из вкладки "Производство" или "Касса". В меню следует выбрать необходимый пункт.
После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку "Добавить". Далее необходимо выбрать "Физическое лицо".
После этого выбирается необходимый тип документа. Например "Выдача средств в кассах по РКО". Далее откроется Здесь выбирается нужный документ.
В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.
После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на "+", можно добавить новую позицию.
Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.
При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка "Оплата". В графе "Прочее" отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.
Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку "Печать".