Главная / Заработная плата

Сколько знаков должен иметь инвентарный номер. Инвентарный номер

Правительство Ленинградской области
КОМИТЕТ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

[О присвоении инвентарных номеров объектам учета]

На основании предоставляемых документов на списание объектов основных средств учреждений комитет общего и профессионального образования Ленинградской области выявил, что инвентарные номера объектам учета присваиваются не в соответствии с Инструкцией N 25н от 10.02.2006.

Порядок присвоения инвентарного номера объектам учета - приложение 1.

При списании объектов основных средств необходимо провести переоценку стоимости основных средств и нематериальных активов, находящихся в оперативном управлении бюджетных учреждений (далее - учреждения), проводится в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15 ноября 2002 года N 1611-р в целях отражения в бухгалтерской отчетности реальной стоимости основных средств и нематериальных активов учреждений, в том числе находящихся в федеральной собственности за рубежом.

Переоценка основных средств и нематериальных активов учреждений по состоянию на 1 января 2007 года проводится в первом полугодии 2007 года.

Получить порядок проведения переоценки в 49 каб. (с наличием дискеты).

Зам. председателя комитета
З.Г.Найденова

Приложение 1 к письму. Положение о присвоении инвентарных номеров объектам учета

Приложение 1

Основные положения

1. Для организации бюджетного учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств и нематериальных активов каждому инвентарному объекту должен присваиваться при принятии их к бюджетному учету соответствующий инвентарный номер.

2. Когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

3. Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.

4. Инвентарный номер выбывших инвентарных объектов основных средств нельзя присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.

5. Каждому объекту, кроме перечисленных в пункте 2, присваивается уникальный номер, который состоит из десяти знаков, независимого от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации.

6. Инвентарный номер не присваивается:

- объектам основных средств до 1000 руб. включительно;

- [...] библиотечного фонда независимо от стоимости;

- объектам, условия эксплуатации которых не позволяют наносить на них инвентарный номер.

7. Арендованные объекты могут учитываться по инвентарным номерам арендодателя.

Структура инвентарного номера

Первый знак обозначает вид деятельности, за счет которой приобретен объект основных средств, следующие три знака - код синтетического счета, два знака - код аналитического счета и последние четыре знака - порядковый номер предмета по каждому счету. Например, инвентарный номер 1 101 04 0249 обозначает: 1 - бюджетная деятельность, 101 - основные средства, 04 - машины и оборудования, порядковый номер объекта 0249; инвентарный номер 2 101 05 0001 обозначает: 2 - предпринимательская и иная приносящая доход деятельность, 101 - основные средства, 05 - транспортные средства, порядковый номер 0001; инвентарный номер 1 102 01 0006 обозначает: 1 - бюджетная деятельность, 102 - непроизводственные активы, 01 - земля, порядковый номер объекта 0006.

Порядок нумерации

Порядок нумерации устанавливается в учреждении в зависимости от условия эксплуатации объектов учета. Допускается нанесение номера способами: непосредственно на объект краской; чеканка на металле; прикрепление к объекту специальной бирке; металлического жетона: штриховое кодирование и другие средства, необходимые для автоматизированной инвентаризации объектов учета.

Официальный
электронный текст
ИПС "Кодекс"

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
рассылка

Организации нужно знать, как присвоить инвентарный номер , когда она вводит в действие основные средства для осуществления своей деятельности. Все ОС должны подлежать учету. Единицей бухгалтерского учета основных средств считается инвентарный объект. Это объект, обладающий определенными свойствами, необходимыми для реализации конкретных дел. Если основное средство имеет ряд составных частей, различающихся по назначению и функциям, то каждой из них присваивают отдельный инвентарный номер.

Каждому основному средству, определенному как инвентарный объект, должен быть присвоен свой инвентарный номер. Это необходимо для того, чтобы вести учет ОС и контролировать их сохранность. Номера проставляют на объекты с помощью нанесения краски, крепления бирки и другими способами.

Присвоение инвентарных номеров

1. Рекомендации о том, как присвоить инвентарный номер, содержатся в Методических указаниях по бухгалтерскому учету ОС. Ими определено, что инвентарный номер, присваиваемый объекту основных средств, будет отражать этот объект при бухгалтерском учете на протяжении всего периода использования этого ОС в организации.

2. Каждой части инвентарного объекта, имеющей свои сроки функциональности, присваивается отдельный . То есть одно основное средство может иметь несколько номеров в зависимости от количества частей. Если же инвентарный объект, несмотря на наличие составных частей, не разграничивается на них по срокам полезности и применяется целостно, ему присваивается один инвентарный номер основного средства.

3. Инвентарный номер сохраняется за основным средством и при перемещениях объекта внутри одной организации. Если инвентарный объект используется предприятием по договору аренды, за ним сохраняется тот номер, который дал ему арендодатель.

4. Если присвоение инвентарных номеров зафиксировано в особом документе, то порядок их составления не регламентирован. Эта обязанность возложена на сами организации, поэтому перед тем, как приступить к формированию инвентарных номеров, рекомендуется составить какой-либо внутренний акт организации, определяющий последовательность создания номеров основных средств.

5. Формирование инвентарных номеров может быть основано на номере бухгалтерского учета, по которому учитывается инвентарный объект. При наличии в организации филиалов их нумерация может быть включена в инвентарные номера. Если основных средств немного, имеет смысл присваивать им номера по порядку. При этом желательно фиксировать инвентарные номера в специальном журнале учета.

Как присвоить инвентарный номер , расписано в Методических указаниях по бухгалтерскому учету основных средств, а как формировать номера – решайте сами, законодательство дает организациям такую возможность.

Инвентарные номера присваиваются объектам для того, чтобы принять их на баланс и использовать в бухгалтерском учёте предприятия. Это основа фиксации и учёта имущества. Присвоить их можно не каждому предмету. Нужно чётко понимать, как выглядит номер основных средств, нематериальных объектов и непроизведённых активов и соблюдать порядок его присвоения.

Основные средства могут использоваться в работе только после принятия их к бухучёту. Единица такого учёта - инвентарный объект. Чтобы следить за сохранностью предметов, их использованием и состоянием, им присваивают номера.

Для организации бухгалтерского учёта и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств должен присваиваться при принятии их к бухгалтерскому учёту соответствующий инвентарный номер.

Приказ Минфина РФ от 13.10.2003 N 91н (ред. от 24.12.2010) «Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учёту основных средств», п. 1, пп. 11

Особенности присвоения номера:

Номер указывают на каждом объекте.
Изменять код во время использования нельзя.
Номер можно присвоить объекту, части которого имеют равный срок полезного использования.

Частям единого объекта нельзя присваивать разные коды. Также не предусмотрено объединение нескольких объектов под одним номером. Этот вид нумерации используется только во внутреннем учёте компании. При передаче прав собственности номер не сохраняется.

Какие объекты подлежат нумерации

Коды присваиваются следующим объектам:

Основные средства. Это материальные предметы, которые могут применяться в работе в течение 12 месяцев и более. Например, оборудование, инструменты, мебель и пр.
Нематериальные объекты. Например, кинофильм, мультимедийный продукт, технология.
Непроизведённые активы. Это ресурсы земных недр, земельные участки и пр.

Коды указываются в документации по учёту основных средств, используются при инвентаризации. Учитывается движимое и недвижимое имущество. Предметы стоимостью до 3000 р. не учитываются.

Объектам библиотечного фонда присваивают коды вне зависимости от стоимости. Все объекты подлежат нумерации, независимо от того, применяются ли они в работе или находятся в запасе.

Общие правила составления

Законодательством не предусмотрен особый порядок присвоения номеров. Организация вправе самостоятельно разрабатывать этот регламент. Процедура прописывается в Учётной политике предприятия или другом акте.

Главное требование - указание уникального номера для каждого объекта. Недопустимо, чтобы обозначения повторялись. Если основное средство снимается с учёта, его номер можно присвоить иному объекту минимум через 5 лет.

Номера должны быть порядковыми. В крупных организациях лучше разработать методические указания о присвоении кодов. Номер может состоять из нескольких частей: филиал компании, подразделение, код внутри подразделения. При передаче средства в другие филиалы оно не затеряется. Небольшие фирмы могут использовать простую нумерацию от 1.

Как присвоить номера основных средств и прочих типов объектов

Код наносится сотрудником, который несёт материальную ответственность. Процедура проводится под наблюдением члена комиссии по поступлению и выбытию активов.

Номера наносятся на объекты учёта. Удобнее использовать нестираемые полипропиленовые этикетки. Также номер можно наносить краской, прикреплять к предмету металлический жетон с надписью. Можно использовать также другие способы нанесения: гравировка, сварка, проставление штампа. Наносить код нужно таким способом, чтобы его нельзя было исправить или подменить. Номер должен быть чётким, легко читаться.

Иногда объект имеет особые свойства при эксплуатации, что не позволяет проставить на нём номер. В таком случае, в бухгалтерском учёте описывают предмет и его номер, отмечают отсутствие номера непосредственно на объекте.

Общие правила присвоения:

Код не изменяется во время использования.
Если части объекта учитываются как отдельные единицы, то каждой части присваивается отдельный код.
Если части объекта учитываются как одна единица, то указывается единый код.
При перемещении в другое подразделение код не изменяется.
После списания объекта должно пройти не менее 5 лет, после чего инвентарный номер можно использовать повторно.
Если предприятие использует объект по договору аренды, то может учитывать его по прежнему номеру от арендодателя.

Первая часть номера - бухгалтерский счёт или субсчёт учёта объекта.
Вторая часть - код филиала предприятия.
Третья - порядковый номер объекта.

Примеры и образцы

Номера фиксируются в журнале учёта инвентарных номеров. На титульном листе книги учёта содержатся сведения об организации, а также данные ответственного сотрудника.

Название организации, подразделение, дата, ФИО и табельный номер ответственного бухгалтера

На второй странице заполняются сведения об объекте.

Сведения об объекте

Информация фиксируется по мере поступления.

Остаточная стоимость, переоценка, внутренние перемещения объекта

На каждый объект заводится инвентарная карточка. В ней фиксируются все перемещения объекта.

Сведения об объекте, его переоценке и передвижении

На обратной стороне карты описываются изменения, которые происходят с объектом в ходе эксплуатации.

Затраты на ремонт, изменения стоимости и индивидуальные характеристики объекта

Заполняет и подписывает документы бухгалтер. Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону. Последний способ уместно использовать в крупных организациях с широкой филиальной сетью.

Пример с бюджетной организацией

Система способна составлять сложные номера до 30 символов.

Как составить инвентарный номер: пример

На заводе ООО «Стройпроект» к бухучёту приняли компьютер. Объект выдан подразделению под номером 9. Последний зарегистрированный код - 0121.

Компьютер относится к перечню «Машины и оборудование». В итоге, объект зарегистрирован под номером 9101340122:

9 - код подразделения.
101 - код синтетического учёта.
34 - код аналитического счёта.
122 - номер объекта по порядку.

Во время реорганизации предприятия из одной формы собственности в другую меняется его собственник. Каждый новый владелец устанавливает новые инвентарные номера для всех объектов.

В органах кадастрового учёта хранятся сведения о строениях: инвентарный номер дома и дополнительный код в виде цифр или букв. Этот номер позволяет определить район и вид недвижимости.

Нет строгой инструкции, как исправлять ошибки при назначении номеров. В зависимости от ситуации можно произвести комплектацию объекта, списание или принятие к учёту нового объекта.

Инвентаризация объектов должна проводиться внимательными и ответственными бухгалтерами по регламенту. Ошибки в учёте средств наказываются контролирующими органами. Предприятие будет платить штрафы при нарушении порядка учёта.

Одной из наиболее важных задач организации является правильное использование основных фондов. Для удобства бухучета каждой единице имущества присваивается инвентарный номер. Эти номера применяются на протяжении всего времени пользования имуществом.

Инвентарные номера должны составляться в соответствие с такими условиями:

номер должен быть уникальным – это значит, что не должно быть ни одного актива с одним и тем же номером;
номер должен быть порядковым.

Для каких активов формируются

Инвентарные номера присваиваются для таких видов активов:

Основные средства. При формировании для них номеров необходимо принимать во внимание следующие особенности:

Если постройки прилегают друг к другу и обладают хотя бы одной общей стеной, но каждая из них – это самостоятельное конструктивное целое, каждой постройке присваивается свой номер.
Надворные постройки и сооружения (сараи, колодцы) представляют вместе с главным зданием один инвентарный объект.
Наружные пристройки к сооружениям (гаражи) считаются отдельными инвентарными объектами.
Обстановка дороги, такая, как разметка, знаки, входит в состав дорог, то есть имеет вместе с дорогой один инвентарный номер.
Двигателям самолетов присваиваются отдельные инв. номера.

Нематериальные активы. Такими активами являются объекты, соответствующие таким условиям:

Актив дает организации финансовую выгоду;
Актив не имеет материально-вещественной формы;
Данный объект не будет в последствие перепродаваться;
Срок полезного использования актива составляет не менее двенадцати месяцев;
На актив имеются надлежащим образом составленные документы.

Непроизведенные активы. К подобным активам относятся предметы нефинансовых активов, которые не являются продуктами изготовления, вещное право на которые должно быть зафиксировано за организацией, используемые в процессе деятельности:

Земля;
Ресурсы недр;
Иные непроизведенные активы.

Правила присвоения инвентарных номеров

Присвоение инвентарных номеров осуществляется в соответствие с такими правилами:

Номер, который присвоили предмету основных средств, будет отражать данный объект в бухучете на протяжении всего периода пользования этим объектом.
Всем частям предмета имущества, которые имеют собственные сроки функциональности, присваивается отдельный инвентарный номер. Это значит, что одно ОС может обладать сразу несколькими номерами в зависимости от числа частей. Если же объект имеет составные части, но по срокам полезности не разделяется, ему присваивают только один номер.
Инвентарный номер сохраняется за активом даже в тех ситуациях, когда этот актив перемещается внутри компании. Если организация пользуется активом по контракту аренды, за активом должен быть сохранен тот номер, который ему присвоил арендодатель.
Если присвоение инвентарных номеров отражено в особенном документе, то порядок их составления не регламентируется. Данное обязательство возложено на сами компании. В связи с этим, компаниям следует перед формированием номеров составить внутренний акт компании, который будет определять последовательность формирования данных номеров.
Составление инвентарных номеров может основываться на номерах бухучета, по которым учитываются инвентарные активы. Если в компании есть филиалы, их нумерация может включаться в инвентарные номера. Все номера обязательно должны фиксироваться в специальном журнале учета инвентарных номеров.
Номер должен быть нанесен на каждом предмете, подлежащим учету. Его можно написать на самом объекте, или на листочке.

Структура формирования номера

Законодательство не установило особых указаний по составлению инвентарных номеров. В связи с этим, организации должны сами установить порядок проведения данного процесса, и зафиксировать его в своей учетной политике.

В инвентарные номера следует закладывать те сведения, которые нужны компании для оперативного учета имущества.

К примеру, инвентарный номер может обладать следующей структурой:

ХХ – два числа определяют код отдела (если организация крупная, чисел может быть больше), в котором числится объект имущества;
Х – код вида деятельности, в которой компания используется актив;
ХХХ – код синтетического учета;
ХХХ – код аналитического учета;
порядковый номер может состоять из скольких угодно чисел, в зависимости от числа активов организации.

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

они не должны дублироваться;
они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

ее размеров;
структуры и наличия подразделений;
возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

04 — счет учета НМА;
03 — код подразделения, в котором находится объект;
02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

«АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
«СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.

Главное

Инвентарный номер – обязательный признак инвентарного объекта.
Определение структуры, длины и других признаков инвентарного номера – внутреннее дело компании. При этом процедура должна быть отражена в локальных нормативных актах и учитывать действующие законодательные акты, в том числе при необходимости и внутриведомственного характера.
Объекты стоимостью менее 3 тыс. руб. не подлежат нумерации.
Основные и обязательные требования к инвентарному номеру – уникальность и последовательность.