Контакты
Главная / Заработная плата

Ведомость начисления и выдачи зарплаты образец. Ведомости выдачи и начисления заработной платы в документообороте

С наемными сотрудниками, требуется ведение определенной документации по начислению и выдаче заработной платы. Расчетно-платежная ведомость – это наиболее востребованный документ для фиксирования заработной платы на многих предприятиях. Рассмотрим детально специфику ведомости и виды бланков, которые будет использовать ваш бухгалтер.

Виды ведомостей для начисления и выплаты зарплаты

Каждое предприятие или ИП могут самостоятельно выбрать документ, который станет основным в вопросе денежных отношений с работником. Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге. Некоторые работодатели предпочитают составлять отдельную ведомость на каждого сотрудника, чтобы сохранить коммерческую тайну о денежном вознаграждении каждого работника. Это необходимо для того, чтобы не возникало разногласий в коллективе.

Но оформление индивидуальной ведомости по заработной плате – это трудоемко и затратно, потому что для отчетности перед проверяющими инстанциями каждый документ должен быть приложен в отчет не в электронном виде, а в бумажном. Вот и представьте, сколько средств вам придется потратить, чтобы только начислить зарплату для каждого работника. Также стоит учесть отпускные, авансы и .

Чтобы выдать сотруднику деньги, сначала необходимо сделать начисление на бумаге.

Поэтому были приняты общие ведомости по заработной плате. Отличие лишь в форме, которую использует предприятие:

  1. Ведомость для начисления на всех сотрудников.
  2. Ведомость для выдачи заработной платы на всех сотрудников.
  3. Унифицированный бланк, где одновременно производится расчет и выдача денег.

Какую форму выбрать, решать вам.

Классификация ведомостей по заработной плате

Необходимо различать несколько видов бланков, которые отражают разные операции бухгалтера. Это может быть ведомость для расчетов, которая нужна только бухгалтерии, или унифицированная форма, имеющая силу для выдачи средств и отчета для проверяющих органов.

Если в организации нет готового образца расчетной ведомости, то вы можете скачать бланк . При возникновении вопросов по внесению информации можно посмотреть образец заполнения расчетной ведомости.

Документ составляется в 1 экземпляре и не требует подписи руководителя.

Бланк Т-53

Эта ведомость носит название платежной, именно она является основанием для выдачи денег. В этой ведомости должна стоять подпись работника.

Ведомость Т-53 является основанием для выдачи денег сотрудникам.

Как заполнить ведомость:

  1. На основании расчетной ведомости бухгалтер формирует список сотрудников с указанием их данных и суммы, подлежащей выдаче на руки.
  2. Расчетная ведомость обязательно подписывается руководителем. Только после его разрешения документ переходит кассиру. Выдавая деньги, кассир/бухгалтер дает ведомость работнику, чтобы он увидел сумму и поставил подпись. Такая процедура относится ко всем работникам.
  3. После выдачи заработной платы кассир фиксирует в конце ведомости сумму реально выданных денег. Если кто-то не смог прийти за деньгами, то кассир вносит слово «депонировано» и указывает на это в конце бланка. Ставит подпись и передает ведомость в бухгалтерию.

Перед оформлением ведомости посмотрите образец: лист 1 , лист 2 , а саму форму можно бесплатно скачать.

Форма Т-49

Является унифицированным вариантом расчетно-платежной ведомости. Позволяет сократить расходы на бумагу. Можно увидеть всю информацию о начислении в одном бланке. Если возникнут вопросы, то не придется поднимать никаких документов.

Оформление имеет определенную специфику – в одной строке по каждому сотруднику заносят полную информацию о количестве отработанных дней, ставку, премии, вычеты и окончательную сумму для выплат. Существует здесь и понятие «сальдо», которое рассчитывается по каждому сотруднику отдельно и по всей ведомости общим итогом.

Если на предприятии принята выдача заработной платы авансом и расчетом, если на текущий период возникла задолженность работодателя с предыдущего месяца или иные условия для возникновения остатка, то требуется выведение сальдо, чтобы исключить ошибки в расчетах. Но это значение также может быть нулевым в каждой расчетно-платежной ведомости.

Сводная расчетно-платежная ведомость должна быть подписана бухгалтером, директором и каждым работником при получении зарплаты.

Другие виды

Помимо перечисленных форм в бухгалтерии есть и другие виды ведомостей для начисления зарплаты. Приведем пример:

  1. 0504401 – расчетно-платежная ведомость для бюджетных организаций, утвержденная Министерством финансов РФ (приказ №52н .) В ней рассчитывается и начисляется зарплата физическим лицам, имеющим отношение к различным бюджетным ведомствам, учебным заведениям. Является унифицированным документом и не может быть использована на других предприятиях небюджетного типа или у ИП.
  2. 0504402 – форма расчетной ведомости, которая тоже используется только в бюджетной сфере. В этом бланке бухгалтерия проводит только начисления. Используется как основание для ведомости платежного типа. В нее заносят количество отработанных часов, согласно установленному в организации графику работы.
  3. 0301009 – аналог бланка Т-49, который имеет отношение только к частным организациям и ИП. Применяется для одновременного начисления и выдачи заработной платы сотрудникам.

Учет и хранение ведомостей

В бухгалтерии существует определенный порядок по перемещению документов и их хранению.

Расчетно-платежные ведомости составляются только бухгалтером в период выдачи зарплаты на предприятии.

Порядок заполнения ведомостей:

  1. Если за основу отчетности взяты две формы (Т-51 и Т-53), то сначала формируется расчетный бланк, где подробно расписываются все денежные средства, имеющие отношение к конкретному сотруднику, – оклад, отпускные, премии, больничный, вычеты в пользу третьих лиц, аванс и другое. Так бухгалтер выводит итоговое значение, которое идет к выдаче. Документ составляется в одном экземпляре и остается только для отчетов.
  2. Дальше бухгалтер заполняет вторую ведомость – платежную, указывая в ней только сумму, идущую к выдаче. Этот документ подается на утверждение директору и только потом поступает в кассу. Когда выдача зарплаты завершена, а это период в течение 5 дней, бланк с подписью всех сотрудников и кассира возвращается в бухгалтерию для хранения.

Срок хранения первичной документации, в том числе расчетно-платежных ведомостей, составляет 5 лет. Все бланки должны быть подшиты в определенную папку в строгой последовательности.

Подведем итоги

Для упрощения работы предприятия или ИП были утверждены специальные формы расчетно-платежной ведомости. Для государственных предприятий – одна форма, для коммерческих организаций, ИП или юридических лиц – другие виды бланков.

Что выбирать за основу, каждый работодатель решает сам. Популярностью пользуется унифицированный бланк Т-49 для частников, 0504401 для бюджетников. Но такие документы возможны к применению, если заработная плата выдается наличными через кассу организации. Если работодатель перешел на выдачу денег работникам посредством пластиковой карты, то необходимость в оформлении унифицированной формы отпадает. Здесь нужна только расчетная ведомость, в которой расписывается лишь бухгалтер. Подпись работника нигде не требуется.

Если вы выдаете зарплату сотрудникам на банковскую карту, то заполнять ведомость Т-49 не нужно.

Платежные ведомости очень важны в работе предпринимателя, к их оформлению нужно отнестись серьезно. Если на предприятии существует понятие коммерческой тайны, то удобнее вести индивидуальные ведомости по каждому сотруднику.

Основным документом, который заполняется при денежных выплатах на крупных предприятиях, является платежная ведомость. Как и любые другие, она имеет свои правила и особенности оформления.

Этот бланк обычно используется именно в больших компаниях - маленькие фирмы для расчетов могут оформлять приходно-расходные ордера (действуют в течение одного дня).

Что такое зарплатная ведомость?

Зарплатная ведомость - бланк по форме Т-53 (ОКУД № 03010111). Применяется на предприятиях для выдачи зарплаты сотрудникам. Этот документ похож на расчетную ведомость. Ключевое отличие - в Т-53 указывается сумма, которая будет перечисляться сотруднику «чистыми» (то есть уже после всех отчислений).

Т-53 может состоять из нескольких страниц (зависит от количества персонала). Срок оформления - обычно до 3 рабочих дней. Бланки по форме Т-53 регистрируются в журнале под порядковым номером. Его нужно вести на протяжении календарного года, а затем хранить в архиве компании следующие 5 лет. Также не помешает знать про - о правилах и особенностях его заполнения.

Зарплатная ведомость - бланк (скачать)

Платежная ведомость - образец заполнения


Особенности заполнения ведомости по зарплате

Документ должен заполнять бухгалтер (либо вручную на распечатанном бланке, либо на компьютере с последующей распечаткой). После этого бланк подписывается директором и передается кассиру, который и будет выдавать наличные сотрудникам согласно списку.

На лицевом листе указывают следующие сведения:

  1. Название и ОКПО предприятия.
  2. Дебетовый счет.
  3. Срок действия ведомости (не менее 5 дней со дня ее подписания).
  4. Сумма заработной платы, которую полагается выплатить по этому документу.
  5. Подписи главного бухгалтера и руководителя компании.
  6. Расчетный период.

На следующем листе (или листах, если сотрудников много) приводится таблица со следующими столбцами:

  1. Номер записи.
  2. Табельный номер работника.
  3. ФИО работника.
  4. Сумма к выдаче.

Напротив каждой строки (сотрудника) оставляют место для подписи работника. Он должен подписаться по факту полученных денег. Если по какой-то причине деньги не были выданы - напротив этого сотрудника кассир ставит отметку «Депонировано».

Если в штате большое количество сотрудников и кассир не знает всех в лицо - в последнем столбце указывается документ, который должен предъявить сотрудник для получения денег. Если это не требуется, столбец не заполняется.

Важно: если работник отличился какими-то положительными качествами или достижениями, руководство может выписывать .

В конце бланка кассир вносит результат: какую сумму он выдал, и сколько было депонировано (если было). Когда форма полностью заполнена, она подписывается кассиром (который выдавал средства), датируется и передается в бухгалтерию. Ее обязан проверить бухгалтер и, если нет ошибок, подписать и поставить дату проверки.

Допустимы ли исправления в ведомости на выдачу зарплаты?

При заполнении документа (особенно если заполняется не один бланк, а сразу большое количество) не исключены ошибки. Если они обнаружены кассиром перед выдачей средств, бумага возвращается в бухгалтерию. При невозможности переоформить документ можно зачеркнуть ошибочные данные и вписать правильные.

Чтобы не допускать ошибок и не исправлять их, любой бланк должен заполняться по правилам (в том числе ).

Важно: исправление должно быть заверено подписями ответственных лиц, которые подписывали начальный вариант. Также рядом должна ставиться дата внесения. Без подписей и даты исправление считается недействительным.

Подводим итоги

Ведомость на выдачу зарплаты не является самым основным документом, с которым приходится работать бухгалтерии. Бланк по форме Т-53 заполняется регулярно, но процесс его оформления простой и быстрый.

Главный нюанс - отсутствие ошибок в цифрах: из-за неточностей в расчетах сотрудник (или сотрудники) могут недополучить деньги или наоборот - получить больше. Чтобы предотвратить ошибки, после заполнения бухгалтером и после выдачи средств документ проверяется и хранится в архивах предприятия.

Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.

Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).

Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.

Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.

Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.

Образец заполнения унифицированной формы Т-51

Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:

  • название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
  • название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
  • расчетный период.

На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:

1.Номер сотрудника по порядку;

9.Начисления сдельной оплаты;

10.Иные начисления;

11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;

12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;

13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;

14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);

15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);

16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;

17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;

18.Сумма, которая подлежит выплате.

Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.

Одним из видов бухгалтерской документации любого предприятия является ведомость на выдачу заработной платы рабочим и служащим.

В зависимости от структуры производства, она может быть составлена единой по всем работающим на предприятии, или состоять из нескольких частей, для каждого подразделения отдельно.

Для ее составления, в качестве источника информации, берутся индивидуальные ведомости расчета заработной платы каждого работающего или общие расчетные ведомости на весь штат работников, в которые включено фактически отработанное время, количество произведенной продукции и прочие показатели.

Формы ведомости на выдачу заработной платы

Для того чтобы не возникало неразберихи, и было легче вести учет бухгалтерских расходов, Госкомстатом России в 2004 году (5 января) было издано постановление о создании единой, унифицированной формы ведомости на выдачу заработной платы. Это форма Т-53.

Ведомость Т-53, заполненная по этой форме, содержит сведения только о сумме, которую работник должен получить на руки.

Полный механизм расчета заработной платы, включающий начисленную сумму, удержанный подоходный налог и прочие отчисления, содержится в расчетно платежной ведомости бланк Т-51.

Существует еще один вид ведомости – расчетно-платежная форма Т 49.

В нее включены все начисленные и удержанные суммы, а также графа, в которой указана сумма к выдаче.

Она предназначена для одновременного начисления и выдачи заработной платы. При ее использовании отпадает необходимость в составлении расчетной (Т 51) и платежной (Т 53) ведомостей.

При выдаче заработной платы перечислением на банковскую кредитную карточку, оформляется только расчетная ведомость Т 51 и общее платежное поручение на полную сумму зарплаты.

Эти документы передаются в банк, сотрудники которого сами перечисляют деньги на карточку каждому работнику.

Если заработная плата перечисляется на банковские расчетные счета работников, то оформляется платежное поручение на каждого из них, которые также передаются в банк вместе с расчетной ведомостью.

Ведомость на выдачу заработной платы не дублируется.

Это должен быть единственный экземпляр, имеющий порядковый номер, под которым она заносится в специальный журнал регистрации ведомостей (бланк Т-53а).

Журнал регистрации ежегодно заводится новый. Срок его хранения – 5 лет

Перед началом денежных выплат оформляются приходный и расходный кассовые ордера, в которых указывается полная сумма, предназначенная для выплаты зарплаты. Они нумеруются и на них проставляется дата.

Что содержит платежная ведомость

Ведомость на выдачу заработной платы, установленного образца, состоит из следующих частей:

Титульный лист.
В него включено:

    • название предприятия,
  • срок выплаты заработной платы,
  • фамилия и инициалы руководителя предприятия, дающего разрешение на выплату зарплаты
  • фамилия и инициалы бухгалтера, несущего ответственность за правильность выплат.
    Далее идет таблица, в которую включены следующие графы:
    • № п.п.;
    • номер табеля или личной карточки каждого работающего;
    • фамилия имя отчество работника, которые записываются полностью, чтобы не возникало недоразумений, в случае, если на предприятии работает несколько человек с одинаковыми фамилиями и инициалами;
    • графа с указанием суммы, которая должна быть выплачена;
    • незаполненная графа, в которой работник должен расписаться за полученную сумму;

    Графа «Примечания»:

  1. Кассиром записывается вид документа, который был востребован дополнительно, при выдаче денежной суммы, например, паспорт или доверенность.
  2. Величина полной задепонированной суммы и величина полной суммы, предназначенной к выплате.
  3. Проставляется номер и дата расходно-кассового ордера в конце ведомости.

После того, как все денежные суммы будут выплачены, кассир подводит итог и подписывает ведомость.

Кто подписывает платежную ведомость

После составления, ведомость должна быть проверена на соответствие начислениям в расчетной ведомости.

Это выполняется главным бухгалтером предприятия, который первым подписывает платежный документ, подтверждая этим правильность его составления.

Затем ведомость должен подписать руководитель предприятия, давая разрешение на выплату денежных средств.

В случае если руководитель находится в командировке или на отдыхе, платежный документ подписывается его заместителем или другим доверенным лицом, с правом подписи финансовых документов.

По окончанию выплаты заработной платы, ведомость подписывает кассир, подтверждая, что все выплаты были произведены правильно, и бухгалтер.

Как заполняется ведомость на выплату зарплаты (форма Т-53)


Пошаговая инструкция

Заполняем титульный лист.

В верхней части указываем название предприятия (учреждения). При необходимости указываем название подразделения (участка, отдела).

Заполняем графы кодов по ОКУД и ОКПО, проставляем номер корреспондирующего счета (зарплатный счет – Д70).

В следующей строке указывается полная сумма заработной платы, предназначенная для выплаты всем работникам предприятия, включенным в ведомость.

Ее записывают прописными буквами. Первая цифра всегда пишется с заглавной буквы. Копейки указываются в цифрах.

На строке чуть ниже, проставляет свою подпись бухгалтер (с полным указанием фамилии и должности). Под этой строкой записывается дата составления документа.

Дата и сроки выдачи заработной платы дублируются перед началом табличной части. Здесь же указывается период, за который производится выплата заработной платы.

Заполняем таблицу ведомости, согласно приведенному образцу:

№ Табельный номер Фамилия, имя отчество Сумма (руб.) Подпись в получение денег или запись о депонировании Примечание
1 2 3 4 5 6
1. 28 Сергеев Иван Петрович 7560 Сергеев –
2. 29 Иванова Татьяна Михайловна 8746 Иванова –
3. 54 Ильин Михаил Иванович 7650 депонирована –

В графе «Подпись за получение денег» пишется «депонирована» в случае, если работник по какой-либо причине (например, в случае болезни и пр.) не получил начисленную ему сумму, в отведенные для выдачи заработной платы сроки.

В графе «Примечание» указывается вид документа, который кассир может запросить у получателя денег.

Например, у нового работника, пришедшего за зарплатой в первый раз, кассир имеет право потребовать предъявить паспорт.

При получении зарплаты другим лицом, в отсутствии работника, должна быть предъявлена доверенность на получение означенной суммы. В остальных случаях, в этой графе ставится прочерк.

Обязательное требование: в таблице не должно быть незаполненных граф

Денежная сумма должна быть вписана вплотную к вертикальной черте с левой стороны.

Если на предприятии большое количество работающий, ведомость может состоять из нескольких листов.

Под таблицей есть строка «Количество листов». В ней указывается, из скольких листов состоит ведомость.

После того, как все денежные суммы будут выплачены, кассир подводит итог.

Выплаченная сумма записывается (рубли – прописью, копейки – цифрами) в соответствующей строке. Все не выплаченные суммы подсчитываются и заносятся в строку «Депонированная сумма».

В следующей строке записывается фамилия и инициалы кассира, который производил денежные выплаты. Он ставит свою подпись.

На строке чуть ниже проставляется номер расходного ордера и дата его оформления.

Затем ведомость проверяется бухгалтером и заверяется в соответствующей строке.

По окончанию выплат, платежная ведомость, приходный и расходный ордера подшиваются, и бухгалтер отправляет их на хранение.

Не выплаченные суммы могут храниться в кассе не более пяти дней. По истечению этого срока они должны быть возвращены в банк.

Одновременно с выплатой заработной платы, работники бухгалтерии обязаны выдать работнику расчетный листок, в который включены следующие сведения:

  • все начисления за расчетный период (в том числе и премиальные);
  • все отчисления (подоходный налог, в пенсионный фонд и т.д.);
  • удержанные суммы с обоснованием этого действия;
  • итоговая сумма для получения.

Недостаток платежной ведомости по форме Т-53 в том, что в ней не соблюдается конфиденциальность

Все сотрудники видят, кто и сколько получает, в том числе открыты и заработные платы руководящего звена.

А это нередко приводит к недовольству и возникновению конфликтных ситуаций. Защитить от этого, призвана новая система денежных расчетов – посредством банковских карт.

Оплата зарплаты на банковские карточки


При переводе выплаты заработной платы на банковские кредитные карточки, заполняется расчетная ведомость по форме Т 51 на электронных носителях. При этом в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты:

  • должность каждого работающего;
  • его тарифная ставка (базовый оклад);
  • табельный номер;
  • количество фактически отработанного времени.

1С: Предприятие 8.2;
в базовой конфигурации: Бухгалтерия предприятия (ред.2.0).

Неплохую помощь может оказать справка «Импорт/экспорт операций по лицевым счетам сотрудников», найти которую можно на странице обработки, в нижней правой части, под символом «?».

Начисление зарплаты работникам, с которыми заключены трудовые контракты в компании, может оформляться несколькими документами. Использование конкретного бланка должно быть закреплено в учетной политике фирмы. В настоящее время в связи с развитием безналичного перечисления денег сотрудником на первое место выходит расчетная ведомость.

Этот документ оформляет бухгалтер-расчетчик в момент начисления зарплаты. Органами Госстата для него предусмотрена стандартизированная форма т 51. Фирма имеет право применять либо ее, либо на основе этого бланка разрабатывать собственный, учитывающий особенности деятельности предприятия.

Специализированные программы включают в себя унифицированный документ, который формируется автоматически после внесения необходимых сведений в определенные карточки. Возможно использование бланков, которые продаются в типографиях. Их заполняют вручную, произведя все нужные вычисления. Выплата денег работником при использовании этой ведомости осуществляется в основном с применением .

Также организация может использовать для начисления зарплаты такой бланк, как расчетно . Данный документ используют предприятия малого бизнеса для оптимизации документооборота. Расчетная ведомость отличается от последней тем, что она предназначена только для отражения формирования оплаты труда, выдавать по ней деньги сотрудникам нельзя.

После составления формы Т 51 на ее основе бухгалтер выписывает либо платежную ведомость, либо кассовые ордера на выплату.

Расчетная ведомость является базой для определения суммы НДФЛ по работникам, который компания должна перечислять в бюджет как налоговый агент. На ее же основе составляются ведомости для начисления взносов во внебюджетные фонды.

Форма т 51 подшивается в папку за прошедший месяц вместе со всеми приложениями к ней. Это могут быть расчеты по больничным листам, отпускным и т.д.

Образец заполнения расчетной ведомости по форме Т-51

Заполнение документа начинается с титульного листа. На нем указывается точное название фирмы, код согласно справочнику ОКПО. Если ведомость составляется для строго определенного отдела, то нужно записать его название в графе «Структурное подразделение». В противном случае там ставится прочерк.

Ниже, после названия бланка, указывается его порядковый номер, дата заполнения и даты отчетного периода, за который производится расчет зарплаты.

Оборотная сторона представляет собой большую таблицу, в которую заносятся данные по расчету зарплаты сотрудников. Она заполняется построчно, при этом каждая позиция соответствует одному работнику.

В графе 1 указывается номер строки в документе по порядку. Следующие графы 2-4 содержат личные данные о каждом рабочем, и переносятся в ведомость из личной карточки. В графе 2 записывается табельный номер сотрудника, в графе 3 - полностью Ф.И.О., в графе 4 - должность на предприятии. Графа 5 содержит данные об окладе или часовой тарифной ставке работника.


Графы 6-7 содержат количество отработанных дней в данном месяце, информация сюда переносится из табеля учета рабочего времени. В графу 6 вписываются сведения о рабочих днях, в графу 7 - об отработанных праздничных и выходных. Такое разделение необходимо, поскольку последние согласно законодательству оплачиваются в двойном размере.

Блок «Начислено» содержит в себе графы с 8 по 12. В столбцах 8-11 указываются начисления за месяц расчета согласно различным видам оплат (за отработанное время, премии, отпускные и т. д.). Графа 12 - это общая сумма начислений за период.

Графы с 13 по 15 входят в блок «Удержано и зачтено» . В графе 13 записывается сумма подоходного налога, удержанного с сотрудника, в графе 14 - сумма предоставленных ему стандартных вычетов. При необходимости количество граф в данном разделе можно увеличивать, чтобы показать все причины удержаний сумм с работников. В графе 15 проставляется общая сумма удержаний.

Если на момент расчета зарплаты за сотрудником или предприятием числятся задолженности, их необходимо указать в графах 16-17 . Итоговая сумма, причитающаяся к выплате на руки, записывается в графе 18 .

Ведомость внизу подписывается ответственным работником, который ставит свою должность, подпись и расшифровку.