Главная / Бухгалтерия и кадры

Правонарушения с депонированной заработной платой. Депонированная заработная плата: документальное оформление и бухгалтерский учет

Согласно порядку ведения кассовых операций (Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У) депонированные суммы не обязательно сдавать на хранение в банк, однако несданные суммы будут учитываться в величине лимита кассы, в отличие от заработной платы.

В кассе нельзя хранить неограниченное количество денег – наличность должна быть передана в банк. Существует понятие кассового лимита – это определенная сумма наличных денег свыше, которой наличные в кассе держать нельзя.

Исключением являются только субъекты малого предпринимательства, которые указанный лимит могут не устанавливать (п. 2 Указания № 3210-У, п. п. 1, 4 письма ФНС от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338). Если организация – субъект малого предпринимательства не установила лимит остатка наличных, то она может любую сумму имеющейся у нее наличности хранить в кассе, не сдавая в банк.

Лимит остатка наличных в кассе организации, которая получает наличную выручку, рассчитывается по формуле, которая прописана в п. 1 Приложения к Указанию Банка России № 3210-У.

В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий по депонированию заработной платы с последующей сдачей депонированных сумм в банк.

Проверяем расписки в получении денег в расчетно-платежной ведомости

Необходимо построчно проверить в расчетно-платежной ведомости расписки в получении денег.

Напротив фамилий тех, кто не получил заработную плату, в графах «Деньги получил» (при выдаче денег по форме № Т-49) или «Подпись в получении денег» (при выдаче денег по форме № Т-53) нужно проставить оттиск штампа, либо сделать надпись «депонировано».

Обратите внимание

Налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня, следующего за днем выплаты сотруднику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ). Депонированная зарплата считается выданной, поэтому НДФЛ уплачивается в общеустановленном порядке.

Подводим итог по платежным ведомостям

В итоговой строке ведомостей формы № Т-49 или формы № Т-53 необходимо посчитать и записать суммы:

фактически выданных наличных денег;
подлежащие депонированию и сдаче в банк.

Если деньги на зарплату выдавал не кассир, а другое лицо, на ведомости дополнительно делается запись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Составляем реестр депонированных сумм

С 1 июня 2014 года вести реестр депонированных сумм не обязательно, поскольку в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У такого требования нет.

Однако этот документ удобен для отслеживания задолженности перед работниками, поэтому отказываться от него совсем не стоит.

Реестр депонированных сумм заполняют в произвольной форме. Как правило, он включает следующие реквизиты:

наименование (фирменное наименование)организации;
дата оформления реестра депонированных сумм;
период возникновения депонированных сумм наличных денег;
номер расчетно-платежной или платежной ведомости;
фамилия, имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги;
табельный номер работника (при наличии);
сумма невыплаченных наличных денег;
итоговая сумма по реестру депонированных сумм;
подпись кассира;
расшифровка подписи кассира.

Реестр депонированных сумм может содержать дополнительные реквизиты, например, о выплате депонированных сумм.

Нумерация реестров депонированных сумм осуществляется в хронологической последовательности с начала календарного года.

Вносим в книгу учета депонированные суммы

Обязательство вести книгу учета депонированных сумм также не прописано в порядке ведения кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У. Т. е. она не является обязательной.

Форму данной книги фирма разрабатывает самостоятельно. Книга открывается на год. В ней каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указывают его табельный номер, фамилию, имя и отчество, депонированную сумму.

В группе граф «Отнесено на счет депонентов» должны быть указаны месяц и год, в которых образовалась депонентская задолженность, номера платежных (расчетно-платежных) ведомостей и суммы депонированных выплат, а в группе граф «Выплачено» против фамилии депонента записываются номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц.

Заверяем подписью

После этого кассир подписывает платежные ведомости, реестр и книгу учета депонированных сумм (при их наличии) и передает их на подпись бухгалтеру.

Обратите внимание

Законодательством не предусмотрено смещение сроков уплаты страховых взносов в случае депонирования зарплаты.

Выплаты в пользу работников по трудовым договорам являются объектом обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). При этом взносы необходимо рассчитывать на дату начисления этих выплат (ст. 11 Закона № 212-ФЗ).

Следовательно, работодатель начисляет страховые взносы независимо от того, получил фактически работник зарплату или организация перевела ее на депонент (ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Передаем на проверку

Заверенные подписью бухгалтера формы № Т-49 или № Т-53, реестр и книгу учета депонированных сумм необходимо передать на проверку главному бухгалтеру.

Оформляем расходный кассовый ордер

На сумму фактически выданной зарплаты нужно оформить один общий расходный-кассовый ордер по форме № КО-2. РКО подписывает главный бухгалтер организации (либо иное лицо, уполномоченное на подписание кассовых документов приказом или доверенностью (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У). Номер и дату РКО надо проставить на последней странице расчетно-платежной или платежной ведомости.

Сдаем в банк депонированные суммы заработной платы

Если сумма наличных, оставшихся в кассе организации после выплаты зарплаты, с учетом депонированных сумм превысила лимит остатка наличных, то сумму, превышающую лимит, надо сдать в банк в этот же день (п. 2 Указания № 3210-У).

Выдаем заработную плату

По просьбе сотрудника ему необходимо выдать депонированную зарплату. Для этого достаточно устного заявления сотрудника. Бухгалтер должен подать заявку в банк на получение необходимой суммы. После выдачи банком денежных средств, нужно выдать сотруднику заработную плату, оформив расходник. Не забудьте внести сведения о выданных суммах в книгу учета депонированных сумм.

Если зарплата не востребована в течение трех лет

Если сотрудник не обратился за заработной платой в течение трех лет, то бухгалтер включает ее в состав прочих доходов в бухгалтерском учете, а в налоговом – в составе внереализационных доходов. Для этого нужно провести инвентаризацию расчетов с сотрудниками по оплате труда, подготовить акт инвентаризации, составить бухгалтерскую справку и издать приказ руководителя организации. Признавать соответствующий доход необходимо в последний день непосредственно того отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности.

Учет депонированной заработной платы

Заработная плата в бухгалтерском учете независимо от даты ее получения работником учитывается в расходах того месяца, в котором она была начислена (п. 5 ПБУ 1/2008).

Начисление заработной платы в бухгалтерском учете отражается проводками:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 и т.д) КРЕДИТ 70
– начислена заработная плата;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с суммы заработной платы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
– выплачена заработная плата за минусом НДФЛ;

ДЕБЕТ 68 субсчет «расчеты по НДФЛ» КРЕДИТ 51
– уплачен НДФЛ в бюджет.

Депонирование заработной платы. Для учета депонированных сумм предусмотрен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Депонирование заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам»
– депонирована сумма неполученной зарплаты;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 50
– сумма депонированной зарплаты зачислена на расчетный счет компании.

Выдача депонированной заработной платы отражается проводками:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51
– получены деньги в банке на выдачу депонированной зарплаты;

ДЕБЕТ 76, субсчет 76-4 «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 50
– выдана депонированная зарплата.

Списание невостребованной заработной платы отражается проводкой:

ДЕБЕТ 76, 76-4 субсчет «Расчеты по депонированным суммам» КРЕДИТ 91-1
– депонированная заработная плата включена в состав прочих доходов по истечении срока исковой давности.

Профессиональная пресса для бухгалтера

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи.

Термин «депонирование» берет истоки от латинского значения depono — «кладу, оставляю». Он сродственнен таким словарным значениям как «депозит», «депонент". Отсюда проясняется и смысл термина «депонирование» — он отражает процесс организованного хранения чего-либо. В нашем варианте - денежных средств физического лица. Получается, депонированная зарплата - это зарплата, которая находится на сохранении в банке у предпринимателя - работодателя, и ждет, пока работник надумает её получить. Поводы не получения заработанных средств трудящимися могут быть различными. Ключевой момент всей ситуации таков - когда весь коллектив предприятия является в нужное время за зарплатой, то работник N так и не приходит за ней. Такая ситуация требует ряда действий, направленных на решение проблемы, и от бухгалтера и от опоздавшего получателя.

Когда происходит депонирование вовремя не востребованных средств?

Обстоятельства, когда наемному работнику осуществляются переводы посредством банка, нас не интересуют. В этом варианте деньги автоматически перечисляются на карту, и совершенно все равно, где и что «в час икс» делает получатель. Особенность ситуации кроется в том, что «депонированная зарплата» относится к кассовым видам операций, а раздача людям заработанных средств через кассу происходит в четко назначенные дни. «Кассой» может называться огороженный участок внутри помещения, под нее может отводится и отдельный кабинет или комната. Не суть важно. Главное, чтобы они отвечали всем условиям, которые требуются для содержания денег. И был грамотный специалист, осознающий свою материальную ответственность и знакомый с кассовой дисциплиной.

Когда дело касается заработной платы, определенный процент предпринимателей не пользуется банковскими услугами. Но отнюдь не потому, что они не хотят идти «в ногу со временем», а просто ими движет предпринимательский расчет и экономия. Особенно, если это маленькая фирма с очень небольшим штатным набором - при небольшом количестве сотрудников, обращаться к банкирам финансово более затратно и нерентабельно, чем просто рассчитаться с работниками посредством кассы. Бывает, конечно, что, в силу консерватизма руководителя предприятия, все сотрудники получают заработанное наличным расчетом.

Каковы сроки по выдаче зарплаты через кассу?

Итак, деньги в кассу поступили, однако, после всех выплат, некоторая сумма на балансе все же осталась не выплаченной, поскольку ее никто не востребовал. В финансовых нормативах прописаны жестко ограниченные временные сроки, в которые в кассе разрешено хранить остатки денежных средств. После раздачи зарплаты служащим, невостребованные деньги, превышающие лимит допустимых сумм в кассе, не должны храниться в ней, их ждет возвращение на банковские счета фирмы. Деньги для зарплаты хранятся в кассе организации, и, соответственно, выдаются, в течение трех-пяти дней, включая день, с которого они начинают выплачиваться.

Обычно по России это все же три дня, а вот для северных районов нашей страны сделано исключение - там «живые деньги» для зарплаты могут храниться все пять дней. Итак, если местоположение фирмы не на берегах Северного-ледовитого океана, то кассир вправе держать не востребованную вовремя сумму на предприятии три дня - пока выдается вся зарплата. Получается, с одной стороны, организация совершила действия, направленные на то, чтобы сотрудник не остался без своего заработка. С другой стороны - это не дало никаких результатов, деньги остались на фирме. Такая зарплата больше не отражается как задолженность фирмы сотрудникам - она переходит в разряд депонированных средств. Надо отметить, зарплатные средства, выплату которых задержали по вине предприятия, не могут быть депонированы.

Как правильно учитывать депонирование зарплаты?

Человек, получивший заработную плату, обязан расписаться рядом со своей фамилией в платежной ведомости. Учетный процесс может быть составлен так, что при расчете зарплаты бухгалтерия делает расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Возможно существование и единой расчетно-платежной ведомости, где видны и расчет и получение средств. Деньги получает только тот человек, который указан в ведомости. Бывает так, что работник затрудняется получить свои деньги лично, тогда он вправе выдать доверенность другому лицу. Если передача зарплаты происходит по доверенности, то перед распиской в ее получении кассир отмечает «по доверенности». Лицо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у специалиста и прилагается к документу - ведомости. Но вот отпущенное время закончилось, а в кассе "лишние" деньги - за ними не пришли даже по доверенности. Тогда кассир делает отметку «депонировано» напротив фамилий лиц, не получивших зарплату. Затем заполняется реестр депонированных сумм и в конце ведомости оставляется запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах. На все выплаченные деньги создается единый расходный кассовый ордер. Сумма оставшейся, а значит потенциально отправляемой на хранение заработной платы, считается отдельно и регистрируется в ведомости. После всех сверок и проверки главным бухгалтером, ведомость закрывается и направленные на депонирование средства идут в банк на специальный счет предприятия. На сданные суммы также составляется общий расходник. Теперь зарплата обретает новый статус - называется депонированной, а сотрудник, не получивший ее - депонент. Если кассир будет медлить с отправкой денег в банк и оставшиеся средства не будут удалены из кассы, а осядут в сейфе предприятия - тогда может возникнуть случай административной ответственности, и у определенных контролирующих служб появятся претензии к деятельности фирмы.

Пример оформления депонированной зарплаты в программе 1С Бухгалтерия

Для отражения и структурирования всех депонированных сумм, рекомендуется составлять соответствующий реестр. Сейчас он не обязателен, но по факту - необходим. Данный реестр помогает оценить сложившуюся картину по задолженностям определенным работникам, если они уже изрядно накопились. В подобном реестре необходимо обозначать:

табельный номер сотрудника,
его фамилию и инициалы,
расчетный период (за который не выдана зарплата),
сумму задолженности
номер платежной ведомости,
подпись ответственного лица.

Какие проводки в бухгалтерском учете отражают депонирование средств и их выдачу?

Депонирование - это бухгалтерская операция по организации хранения временно не востребованных средств по зарплате, поэтому ее нужно отразить проводкой:

Дебет 70 — Кредит 76, субсчет 4 (расчеты по депонированным суммам). Счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам" предназначен специально для этого случая.

Проводка по возвращению не востребованной суммы в банк на счет фирмы выглядит так: Дебет 51 — Кредит 50

Изъятие средств из банка, уже по желанию работника, происходит по расходному кассовому ордеру, который выписывается на получение суммы, равной зарплате.

Выглядит это так: Дебет 50 - Кредит 51 — получение фирмой средств в банке, ответственном за ее обслуживание.

Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — непосредственная выдача затребованных средств.

Это стандартные манипуляции бухгалтера по депонированию и выдаче средств. Не сложный и длительный процесс, а обычная рутинная бухгалтерская работа. На ее выполнение не тратится большое количество времени, особенно если бухгалтерия не была слишком загружена на тот момент, когда работник подал заявление на выплату по своей зарплате.

Бухгалтер обязан известить работника, что его денежные средства подлежат депонированию. Для уведомления о депонировании сотруднику дается справка с информацией о состоянии его зарплаты.

Как получить депонированную зарплату?

Депонированная зарплата выдается при наличии расходно-кассового ордера. Действия специалиста нам известны, а что предпринять человеку, своевременно не получившему выплату? Заболел он, что поделаешь, доверенных лиц нет. Мало кому можно доверить сокровенное. В этом случае для ее получения нужно совершить несколько действий:

Первое - обратиться в бухгалтерию письменно, либо с устной просьбой о предоставлении не выплаченной суммы в определенный срок - сегодня, завтра, через два дня. Срок, в течение которого получаются деньги, может быть прописан в договоре предприятия, но за неимением такового, заинтересованное лицо вправе получить свои деньги незамедлительно. Для работника - это просто его зарплата, которую он хочет все-таки получить. Это для бухгалтера-кассира она приобрела такой статус, и ее немедленная выдача может быть сопряжена с некоторыми трудностями. Например, в кассе может не оказаться нужных сумм. Заявление обязательно передается секретарю компании для регистрации.
Второе - рекомендуется немного подождать. Бухгалтерия снимет деньги в банке и после этой операции совершит выплаты по зарплате. Часто это происходит в течение одного дня или вообще нескольких часов. Однако бывает, что на эту операцию уходит и несколько дней. На некоторых предприятиях прописывается установленный порядок выдачи депонированной зарплаты. Ее могут выплатить со следующей, с авансом или в день выплаты депонированных средств, если он предусмотрен договором.

В случае, когда депонент желает получить заработную плату раньше, чем он появится на работе и сможет забрать ее лично - то возможно перечисление заработка на расчетный счет в банке или на карточку работника. Однако, делается это исключительно по письменному заявлению сотрудника, при личном указании номера счета. Наличие такого заявления обязательно, но его оформление может быть произвольным.

Облагается ли налогом депонированная зарплата?

Депонированная зарплата ни налогами, ни взносами не облагается. Эти операции производятся при ее начислении. А депонированная зарплата, как правило, уже готова попасть в руки своего владельца, и к тому времени из нее произведены все требуемые законодательством налоговые вычеты. Соответственно, сумма таких денежных средств остается постоянной и не меняется только от того, что она не попала вовремя к адресату.

Что делать бухгалтеру, если зарплата так и осталась на хранении у фирмы?

Ситуации неявки депонента редко, но бывают. Особенно на предприятиях с большим числом сотрудников. Не исключено такое явление и в маленьких фирмах. Но на практике виноваты не столько трагические случаи, смерть или бесследная пропажа человека, сколько простые банальные ситуации. Да и о крупных суммах речь обычно не идет. Например, когда человек оформлен по внешнему совместительству, либо имеет несколько трудовых книжек. Тогда при его фактическом увольнении из учреждения, отделу персонала затруднительно грамотно все учесть и провести, а кассирам выдать деньги.

Когда образовываются депонированные средства, фирма имеет кредиторскую задолженность перед работником. Если человек еще работает на предприятии, ему нужно напомнить о "зависших" средствах. Возможно, он о них забыл, потому что речь шла о какой-то мелкой компенсации. Если же служащий уволился - не нужно ждать, когда пройдет время и срок давности истечет. Срок давности по невостребованной сумме - три года и рассчитывается на общих основаниях. Понятно, что при "равнодушии" работника к своим деньгам по прошествии трех лет, фирмой приобретается полное право списать задолженность на совершенно законных основаниях. Тогда сумма долга причисляется к внереализационным доходам предприятия. Это побочные доходы, их получение никак не касается основной деятельности учреждения.

Депонированная зарплата - зарплата, вовремя не полученная сотрудником и вновь отправленная в банк на хранение, до ее дальнейшего востребования заинтересованным лицом, когда ему будет угодно. Не получивший не обязан отчитываться в бухгалтерии, почему его не было. Депонирование (хранение) - обычная бухгалтерская операция в рамках действующего закона РФ.

Работникам:

Такую зарплату можно получить когда угодно, по требованию. Не стоит слишком затягивать с получением. Исключение - что-то упущено, о чем-то забыто, а бухгалтерия об этом не проинформировала. Если в течение трех лет работник так и не увидел свою зарплату или сумма была настолько мала, что он о ней забыл, законодательством РФ определен общий срок исковой давности, равный трем годам. Три года спустя работник уже не сможет затребовать свои сбережения, потому как в силу вступает разрешение о списании денежных остатков по зарплате. Поэтому только в течение трех лет у работника есть время, чтобы все-таки получить зарплату в бухгалтерии, или, при необходимости, в качестве истца потребовать ее в судебном порядке.

Бухгалтерам и руководителям:

Если в кассе фигурирует не выплаченная денежная сумма, желательно поинтересоваться, почему ее не забрали ни в установленный срок, ни позже, в качестве депонированной. И выплатить по первому запросу. Стараться не пускать на самотек случаи, когда на счетах фирмы долго «висит чья-то неизвестная», уже потерявшая своего владельца сумма. Существует вероятность возникновения спора с работником, когда он все-таки «поздно, но спохватится». Да и вообще у работодателя в дальнейшем гипотетически могут быть проблемы судебного характера по этому поводу. В конце концов ему придется назначить и заплатить компенсацию сотруднику. Необходимая компенсация к выплате складывается из размера ставки Банка России.

Пример ситуации с получением депонированной зарплаты:

Гражданин Петров Г. А. работает в ООО «Эверест» по трудовому договору. Он содержит вот такие условия, касающиеся депонированной зарплаты: деньги выдаются, если в кассе имеется необходимое количество наличных и только по письменному заявлению работника в день обращения. Не задерживаются более пяти дней с момента обращения, если нужен предварительный заказ в банке.

Дата получки в ООО «Эверест» в десятых числах. Этот срок оговорен и в положении об оплате труда. Десятого Петров Г. А. находился дома по болезни и на работе оказался лишь восемнадцатого апреля. Его заработок был депонирован - доверенных лиц на получение зарплаты у него не было. Когда после болезни он пришел на службу, то принес заявление с просьбой о выдаче своего сохраненного заработка. Нужной суммы в кассе тогда не случилось. Поэтому бухгалтер подала заявку на снятие наличных с счета в банк и получила искомую сумму только двадцать первого числа. В конце дня она уже была у Петрова Г. А.

Мнение эксперта:

Надо сказать, это крайне редкое явление, на практике многим специалистам оно почти уже не встречается. А если и произошел какой-нибудь разовый прецедент, кассир на короткое время, если знает, что сотрудник скоро появится, может отложить сумму в сейф, хотя это уже не правильно. Или даже может взять расходный ордер и деньги, и поехать к человеку, если он в больнице, например, и отдать ему деньги на месте. Зарплата нужна всем и быстро. Но даже если это не частое явление, все равно грамотный бухгалтер-кассир должен знать о депонировании хотя бы в общих чертах. Эти знания пригодятся в случае смерти человека или других внезапных форс-мажорных ситуациях на предприятии. В последнее время на форумах встречала вопросы специалистов по теме депонирования. Например, умер сотрудник, какие документы должны предоставить родственники, чтобы получить его зарплату? И еще, это может быть не только солидная зарплатная сумма, о которой мало кто из сотрудников может забыть и не прийти за ее получением. Это могут быть маленькие суммы, оставшиеся от всякого рода компенсаций, за неиспользованный отпуск и т.д. и их обязательно надо учитывать.

Большинство предприятий предпочитают проводить расчеты с работниками по заработной плате в безналичном порядке, перечисляя деньги на его счет. Поэтому понятие «депонированная заработная плата» встречается сегодня крайне редко. Но в организациях, проводящих оплату труда через кассу, ситуация, когда заработок не получен работником вовремя может встречаться. Рассмотрим в статье, как поступить бухгалтеру в этом случае, чтобы не превысить лимит кассы и не нарушить законодательство по труду и бухгалтерскому учету.

Депонированная заработная плата. Что это такое?

Под депонированной зарплатой понимаются денежные средства, предназначенные для оплаты труда работника, не полученные им своевременно. Для того чтобы не нарушать правил хранения денежной наличности в кассе и не превышать установленный лимит, такие средства депонируют.

Факт неполучения заработка в установленные сроки никак не отражается на порядке удержания, начисления и перечисления налогов по этой сумме. Все расчеты по налоговым платежам осуществляются еще на этапе начисления заработка.

Причины возникновения депонированной заработной платы могут быть разными. Чаще всего это:

отпуск;
пребывание в командировке;
болезнь работника;
смерть и т.д.

Если депонированная заработная плата возникла по вине работодателя, по причине его нежелания выдать деньги, то налицо факт нарушения трудового законодательство. Такое деяние наказуемо.

Сколько хранится зарплата в кассе?

Наличные средства, полученные для проведения расчетов с персоналом по оплате труда, могут храниться в кассе без нарушения законодательства 3 дня. По истечении этого срока неполученные деньги должны быть возвращены на расчетный счет работодателя. Зарплатная ведомость закрывается. Вместо подписи работников, которые не получили зарплату, кассир пишет слово «депонировано».

После подсчета всех итоговых сумм в ведомости остаток в кассе возвращается в банк. Работодатель обязан хранить неполученную в срок зарплату 3 года (срок давности, определенный законодательством). По завершении трехлетнего периода невостребованная зарплата может быть зачислена в его доход как прибыль по неосновной деятельности.

Депонированная зарплата отражается в отдельной книге, которую необходимо хранить на протяжение пятилетнего срока.

Как оформить документы по возврату средств

Законодательством установлена обязанность работодателя вести реестр депонированных сумм. Аналитический учет таких операций ведется в книге аналитического учета депонированных сумм. Записи в этой книге следует проводить своевременно по мере совершения операций.

Как получить депонированную зарплату

Порядок действий бухгалтера при депонировании зарплаты и выдачи ее по требованию работника четко определен. Если в установленные сроки сотрудник не пришел за своим заработком в кассу, то ведомость закрывается. Напротив фамилии такого работника ставится запись «депонировано».

Если сумма не большая и не превышает установленный руководителем предприятия и согласованный с банком лимит, то она в зависимости от обстоятельств на усмотрение главного бухгалтера может не сдаваться в банк, а храниться в кассе до востребования.

Например, если крайний срок выдачи зарплаты пятница, но точно известно, что во вторник работник вернется из командировки. Если сумма его заработка небольшая, то можно хранить ее в кассе до того момента, как работник возвратится из командировки и приступит к своим профессиональным обязанностям.

Если депонированная заработная плата превышает установленный лимит, то кассир вносит деньги на расчетный счет.

Работодатель обязан выдать неполученный заработок депоненту по его устному или письменному заявлению. Если средства сданы в банк, то потребуется день на предварительное бронирование и получение этой суммы с расчетного счета в кассу. Работник, если его это устраивает, может получить депонированную зарплату в день получения очередного аванса.

На предприятии может быть установлен специальный день выдачи депонированных сумм. Порядок выдачи таких средств должен быть закреплен в учетной политике. Выплата депонированной зарплаты работнику оформляется расходным кассовым ордером.

Бухгалтерский учет депонированных сумм

Синтетический учет депонированных сумм ведется на счете 76. Читайте также статью: → “ ». По отношению к предприятию депонент выступает в качестве кредитора. Учет неполученной в срок зарплаты у работодателя ведется следующим образом:

Пример. 27 ноября на выдачу заработной платы на предприятии в кассу организации было получено 500000 рублей. Из них 300000 рублей выдали в этот же день из кассы, а 200000 выдано двум раздатчикам зарплаты в подразделениях организации. 29 ноября раздатчики вернули обратно не выданную заработную плату в размере 100000 рублей.

Бухгалтер сделал следующие записи:

Дата	Корреспонденция счетов		Сумма	Содержание операции
Дата	Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
27.11	50	51	500000	Снято в кассу для выдачи зарплаты
27.11	70	50	300000	Выдана зарплата из кассы
27.11	71	50	200000	Выдана сумма для выплаты зарплаты раздатчикам
29.11	70	71	100000	На сумму выданной раздатчиками зарплаты
29.11	50	71	100000	Возвращена не выданная раздатчиками зарплата
29.11	70	76/4	100000	Депонирована зарплата
29.11	51	50	100000	Неполученная в срок зарплата сдана на расчетный счет

Налоговый учет с депонированных сумм

НК РФ закреплена обязанность работодателя выполнить удержания налога из дохода работника при его выплате. Днем выдачи этого дохода для расчетов по НДФЛ признается последний день того месяца, за который начислена зарплата согласно трудового соглашения. Налоговый агент должен перечислить удержанные налоговые платежи по зарплате не позднее того дня, когда им сняты деньги с расчетного счета на выдачу заработка работникам предприятия.

Таким образом, порядок начисления и перечисления НДФЛ в связи с депонированием зарплаты и выдачей ее впоследствии для налогового агента совпадает с общеустановленным.

Списание денежных средств со счета

Встречаются ситуации, когда по окончании срока исковой давности, физическое лицо так и не обратилось к работодателю с просьбой о выплате не полученного вовремя заработка. По истечении 3 лет суммы неистребованной депонированной зарплаты не могут числиться на 76 счете. Их необходимо списать на доходы или на финансовый результат деятельности экономического субъекта. Такие суммы обязательно должны быть подтверждены результатами инвентаризации.

Списание их на финансовый результат оформляется приказом руководителя организации, который издается по итогам инвентаризации. Не в каждом случае работодатель готов выплатить депонированную зарплату по требованию работника. Просьбы физического лица о выдаче причитающихся ему сумм могут быть проигнорированы. В таком случае работнику нужно обратиться в инспекцию по труду и взыскать сумму долга в принудительном порядке.

Если работодатель не пошел на встречу в этом вопросе и после обращения в инспекцию, физическое лицо вправе обратиться в суд. Воспользоваться таким правом работник может в течение 3 лет с момента депонирования его заработка. Рассмотрим списание неполученной вовремя зарплаты на примере.

По результатам инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности установлено, что по депонированной зарплате в сумме 10000 рублей завершился срок исковой давности. В связи с чем, приказом директора предприятия определена необходимость списания этой суммы:

Дт76/4 Кт91 = 10000.

Ответы на актуальные вопросы

Вопрос №1. По результатам инвентаризации в октябре установлена кредиторская задолженность по не выданной зарплате, сложившаяся более 3 лет назад. В соответствии с приказом по предприятию эта сумма просроченной задолженности была списана. В ноябре в организацию обратился бывший сотрудник с просьбой выдать ему эту зарплату. Обращения в суд с его стороны не было. Правомерна ли его просьба, если дебиторская задолженность уже списана?

Да, просьба сотрудника выдать ему депонированную более 3 лет назад зарплату находится в рамках закона. Законодательно время, когда работник может обратиться к работодателю с просьбой выдать ему неполученный заработок, не ограничено. Такой срок установлен лишь для обращения в суд. Даже если трехлетний срок закончился, работодатель может выплатить задолженность. В таком случае нужно восстановить депонированную зарплату:

Дт91 Кт76/4.

После чего выдать в установленном на предприятии порядке:

Дт76/4 Кт50.

Вопрос №2. Как определить время, когда необходимо списать депонированный заработок по причине окончания срока исковой давности?

В первую очередь необходимо определить, от какой даты начинается отсчет срока исковой давности. Для этого нужно принимать во внимание документы, в которых установлен срок осуществления расчетов с персоналом по оплате труда на предприятии. Например, Правила внутреннего трудового распорядка или трудовое соглашение. Отсчет срока начинается со следующего дня после выдачи зарплаты. В случае если работник обратился работодателю с просьбой о выплате депонированной зарплаты, и ему было отказано в этом, в течение 3 месяцев он может подать иск в суд.

Вопрос №3. В какие сроки работник может получить депонированную зарплату после обращения с просьбой о выдаче к работодателю?

Если речь идет о небольшой сумме, которая хранится в пределах установленного лимита в кассе, депонированная зарплата может быть выдана сотруднику с течение дня. Если же в кассе нет такого количества наличности, то работник может получить свой заработок:

при получении аванса;
или в ближайший день выдачи зарплаты на предприятии;
или в специальный день выдачи депонированных сумм, если он установлен на предприятии.

Вопрос №4. Когда необходимо перечислить НДФЛ по депонированному заработку?

Если источником наличных денег на выдачу зарплаты на предприятии является банк, то НДФЛ придется заплатить не позднее их получения. Если же зарплата выдается за счет каких-либо прочих источников, то можно перечислить налог, когда сотрудник получит зарплату. Но для удобства бухгалтера и повышения точности расчетных операций лучше заплатить НДФЛ по всей зарплате.

Вопрос №5. В какие сроки надо отнести к расходам суммы депонированной зарплаты на предприятии, применяющем ОСН?

Включение в расходы депонированного заработка зависит от метода определения налога на прибыль, применяемого предприятием. Для целей бухучета депонированные суммы следует относить к расходам периода, когда они были образованы. А для целей налогового учета, если предприятие применяет метод начисления, депонированная зарплата относится к расходам по аналогии с бухучетом. Расхождений между налоговым и бухгалтерским учетом при этом не возникнет.

Но когда применяется кассовый метод, депонированную зарплату нельзя относить к расходам до того момента, пока она не будет выплачена работнику. Это приводит к появлению вычитаемой временной разницы и, следовательно, к образованию отложенного актива. Его можно будет списать после погашения задолженности по зарплате перед сотрудником.

Звонок в один клик

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про депонированную заработную плату (ДПЗ).

Сегодня вы узнаете:

Что такое ДПЗ и когда она возникает;
Когда и как можно получить ДПЗ;
Как отражать в бухгалтерском учете депонированную заработную плату.

Сейчас, когда большинство организаций используют дебетовые банковские карточки для перевода заработной платы работникам, а не наличный расчет, термин депонированная заработная плата применяется все реже и реже. Тем не менее, предприятия, выдающие зарплату наличными, могут столкнуться с этим термином.

Что такое депонированная заработная плата (ДЗП)

Чтобы понять суть депонированной заработной платы, сначала нужно разобраться в терминах депонирование и заработная плата.

Депонирование означает процесс хранения. Депонирование в банке – хранение свободных денег.

Заработная плата – сумма, выплачиваемая в денежном эквиваленте работнику, за объём выполненной работы согласно .

Сотрудники организаций могут получать зарплату 2 способами – на карту или наличным расчетом. Если организация платит наличными, то требуется выделить сейф для хранения денег. Сейф обязательно должен запираться на ключ. Ключ в единственном экземпляре находится исключительно у кассира, а дубликат у руководителя организации.

Кассовые операции отражают движение денежных средств. Их осуществляют банки и другие организации и предприятия.

К термину «кассовые операции» относят:

Получение денег от поставщиков;
Перечисление сумм поставщикам;
Получение выручки от продажи товаров;
Оплата труда сотрудников;
Выплата депонированных средств.

Кассовые операции необходимо правильно оформлять.

Кассир должен заполнить ряд документации, в который входят:

Кассовая книга – книга, в которой регистрируются операции по наличным средствам;
Расчетно-платежная ведомость – документ, по которому сотрудникам выплачивают зарплату;
Приходный кассовый ордер – документ, который показывает, сколько поступило денег в кассу;
Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, который показывает, сколько было выдано денег из кассы.

Также нужно отметить необходимость проведения ревизионных мероприятий.

Ревизия кассы – это контроль над правильностью и законностью осуществления манипуляций с наличными средствами.

Ревизия проводится внепланово специально назначенной комиссией. В назначенные сроки комиссия пересчитывает деньги и проверяет ведение всей документации.

Кассир может выдавать зарплату только в присутствии сотрудника, получающего зарплату. Посторонних лиц не может быть. Работник должен обязательно расписаться о получении зарплаты.

Но бывают ситуации, когда сотрудник по объективным причинам не может присутствовать на работе и получить зарплату. Тогда кассир в расчетной ведомости напротив фамилии работника пишет слово «депонировано» и заполняет РКО. Гл. бухгалтер должен следить за правильностью оформления документации.

Таким образом, депонированная заработная плата – денежная выплата, не полученная сотрудником по разным обстоятельствам.

Важно отметить, что сумма считается депонированной, если сотрудник по собственным причинам не смог получить зарплату . Причины могут быть следующие: отпуск, командировка, болезнь и т. д. Если причина в работодателе, то это нарушает трудовое законодательство и может нести административную или даже уголовную ответственность.

Речь о ДПЗ может идти только в случае, если выдача зарплаты осуществляется наличными деньгами. Если работники получают зарплату на банковскую карту, то вопрос депонирования отпадает, так как все средства поступают в срок напрямую на счет сотрудника.

Также следует сказать, что налоговые расчеты и прочие взносы не имеют отношения к депонированию, так как такие расчёты проводятся во время начисления зарплаты, а не во время получения. перечисляют не позднее того дня, когда банк переводит в кассу организации деньги на оплату труда.

Необходимо выполнить 3 проводки:

Д50 К51 – поступили деньги из банка;
Д68.01 К51 – перечислен НДФЛ;
Д69 К51 – перечисления в социальные фонды.

Появление ДЗП необходимо отразить в реестре депонентов. Строго утвержденной формы заполнения данного реестра нет. Оформить его можно в свободной форме, соблюдая наличие реквизитов, показанных в таблице 1.
Таблица 1. Реквизиты для заполнения реестра депонентов

№	Название реквизита
1	Название организации
2	Чч.мм.гг. реестра
3	Чч.мм.гг. образования депонированной суммы
	№ ведомости для расчета
	Ф.И.О. и табельный номер сотрудника, который не получил зарплату
6	Сумма ДПЗ
7	Итог по реестру неполученных средств
8	Подпись кассира с указанием расшифровки подписи
9	Дополнительная информация, необходимая предприятию

Порядок получения и особенности выплаты ДПЗ

Работодатель обязан выдать неполученную зарплату по обращению сотрудника. Он может обратиться устно или письменно. При письменном обращении нужно написать заявление на имя руководства.

Если лимиты позволяют, то депонированную сумму можно хранить в кассе на предприятии. Если лимиты превышены, данные средства отправляют обратно в банковскую организацию.

Согласно регламенту, лимит по кассе – максимально разрешенная сумма денег, которая можно оставить в кассе к завершению рабочего времени.

Лимит по кассе руководитель устанавливает самостоятельно, с учетом указаний ЦБ РФ.

Если деньги находятся в кассе, то тогда они без проблем могут быть возвращены работнику по первому обращению. Если лимиты превышены, то сотрудник может получить свою зарплату вместе с ближайшими планируемыми выплатами. Но если он настаивает на незамедлительном возвращении, то организация отправляет запрос в банк на перевод требуемой суммы денег.

Далее, после того как будут получены деньги, кассир оформляет РКО на имя сотрудника для выплаты неполученной зарплаты. Бухгалтер должен вести книгу депонентов, в которой должны отражаться нумерация ордеров и даты. Расходник должен подписать руководитель и главбух, и оставить хранить на предприятии.

ДПЗ работодатель обязан выдать полностью. Если какая-то сумма удерживается, то работник может пойти с обращением в трудовую инспекцию. Данный процесс регулируется Трудовым кодексом. После 3 месяцев просроченной зарплаты судом будет принят иск.

Сроки хранения и учет

После поступления денег из банка, их нельзя хранить более трех дней в кассе. Иначе суммы депонируются и отправляются обратно в банковскую организацию.

Срок давности по депонированным суммам законами РФ не регламентируется. Однако, существует общий срок по искам, который равен 3 годам. После прохождения данного времени, ДПЗ относится к невостребованным суммам и переходит в доход организации. Отражается в статье «прибыль не связанная с основной деятельностью».

Время хранения книги учета ДПЗ равно 5 лет. Считают не с момента задолженности, а с 1 января следующего года за годом задолженности.

Учитывают ДПЗ на счете 76.4.

Для депонирования оплаты труда применяют следующие бухгалтерские проводки:

Д70 К76.4 – депонирование денежных сумм;
Д51 К50 – возврат депонированных средств в банк;
Д50; К51 – банк отправляет депонированную сумму в кассу предприятия по востребованию;
Д76.4 К50 – ДПЗ выдана.

Как только истекает три года, депонированная сумма считается невостребованной и учитывается на 91 счете «Внереализационные расходы». Отражается бухгалтерской проводкой: Д76.4 К91.

Пример. Работникам организации начислили заработную плату в размере 400 тыс. рублей 27 марта. 31 марта банк перечислил в кассу средства на оплату труда в сумме 348 тыс. рублей. Также в этот день отправили сумму НДФЛ – 52 тыс. рублей. Один из работников не получил зарплату в сроки выдачи, так как находился в командировке. 10 апреля зарплата в сумме 23 тыс. рублей была получена. В конце марта была проведена инвентаризация. По ее итогам выявили невыплаченную ДПЗ в размере 20 тыс. рублей. Срок давности заканчивается 3 апреля т.г.

Тип операции	Дебет	Кредит	Сумма, тыс. руб.

Начисление заработной платы	20	70
Перечислен НДФЛ	70	68.3

Перечислен НДФЛ	68.3	51
Получение средств на зарплату	50	51

Выплата зарплаты за март	70	50
Депонирована сумма, которую не выплатили	70	76.4
Депонированную сумму вернули в банк	51	50
Списание невостребованной задолженности	76.4	91.1

Банк перечислил ДПЗ	50	51
Сотрудник получил ДПЗ	76.4	50

Заключение

Несмотря на то что в современное время многие организации используют безналичный расчет, есть еще те, кто выдает зарплату через кассу. Когда используется такой вид выплат, может возникнуть ДПЗ.

Бухгалтер должен знать, когда она возникает и как ее выдавать впоследствии. А возникает она в случае, если сотрудник не явился за своей зарплатой в день ее получения. Выдать ее необходимо, как только сотрудник этого потребует.

ДПЗ отражается по счету 76.4, в расчетной ведомости отражается с отметкой «депонировано» и заполняется РКО на депонированную сумму.

Что это такое - депонированная заработная плата?

Депонированная заработная плата - это нередко проблемная зона для руководителей предприятия и бухгалтеров, т. к. при разрешении сопутствующих проблем приходится руководствоваться сразу гражданским, трудовым и налоговым законодательством. В тонкостях этого вопроса мы попробуем разобраться далее.

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности - 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.