Главная / Бухгалтерия и кадры

Учет сотовой связи в учетной политике. Учет расходов на сотовую связь: с чем соглашаемся, а с чем спорим

Сегодня многие компании оплачивают мобильную связь для своих работников. Но на практике возникает целый ряд вопросов, как учитывать суммы, покрывшие стоимость телефонных переговоров, при расчете налога на прибыль. В частности, нужно ли определять величину расходов на звонки? И каким способом это лучше сделать? Как учесть затраты на телефонные аппараты и на сим-карты для них? На все вопросы ответила Елена Сафарова, юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом.

Какими способами можно определить сумму расходов на мобильную связь

Начну с того, что есть два способа учитывать расходы на мобильную связь. Первый – детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ – изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой же вариант вам лучше выбрать? Подскажу дальше, на что ориентироваться. Но прежде отмечу: какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами (см. образец ниже). Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации
Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров для вас, как бухгалтера, в том, что так вы будете готовы обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства – можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования
Явный плюс лимитирования – компания может оптимизировать затраты на мобильную связь. Проще говоря, вы заранее знаете, сколько денег заплатите за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

В противовес этому назову два очевидных минуса, которые встречались на моей практике. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Что делать, если сотрудник вел личные переговоры за счет компании?
Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Со служебными звонками мы разобрались.

А как быть с личными переговорами? Тут не важно, каким способом вы учитываете расходы на мобильную связь: детализируете или лимитируете. Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков
Сначала разберем ситуацию, когда работник компенсирует затраты компании на его личные звонки. Действуйте так. После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки
А вот обратная ситуация. Сотрудник не компенсирует работодателю потраченные на личные переговоры деньги. Так вот, стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример: Компания на общем режиме отражает в учете расходы на услуги мобильной связи

ООО «Вега» в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО «Вега» мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер.

Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле «Вега» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:

ДЕБЕТ 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» КРЕДИТ 51

– 5 000 руб. – перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 4000 руб. (4720 – 720) – отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 720 руб. – учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 720 руб. – принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 – 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Какие документы необходимы,чтобы подтвердить расходы на мобильную связь

Без проблем списать затраты на услуги сотовой связи удастся, если в наличии есть следующий комплект документов. Во-первых, правила пользования служебными мобильными телефонами. А во-вторых, утвержденный руководителем компании список работников, которым положена мобильная связь. Как вариант, все это можно закрепить в одном документе. В-третьих, трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон. И наконец, в-четвертых, договор с оператором сотовой связи и детализированные счета. Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Как учесть расходы на корпоративные сим-карты и сами телефоны
На семинарах мне часто задают вопрос: а можно ли списать расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов? Конечно, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Напомню, что корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Можно ли списать компенсацию за то, что сотрудник использует личный телефон
Теперь рассмотрим такую ситуацию, довольно частую. Ваш работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

Тут с налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание – подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Обратите внимание, что нужно оформить дополнительный документ, например приказ. В нем пропишите порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Удастся ли учесть в расходах плату за дополнительные услуги связи
Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы – счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще – внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Есть два способа учитывать расходы на сотовую связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров в том, что позволяет обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Плюсы и минусы лимитирования

С помощью лимитирования компания может оптимизировать расходы на сотовую связь. Так как заранее известно, сколько денег предстоит заплатить за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

Но есть два очевидных минуса. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Личные переговоры за счет компании

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Как быть с личными переговорами? Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

Стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример

ООО "Вега" в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер. Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Важно!

Расходы на услуги сотовой связи удастся списать, если следующий комплект документов:

правила пользования служебными мобильными телефонами;
список работников, которым положена мобильная связь, утвержденный руководителем компании;
трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Расходы на корпоративные сим-карты и телефоны

Расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов списать, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. , ст. 318 НК РФ).

Компенсация использование личного телефона

Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Плата за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Е. Сафарова ,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом

Практически все коммерческие организации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности пользуются услугами связи. Как правильно отразить расходы на услуги связи в бухгалтерском учете и избежать ошибок при налогообложении? Какие необходимо оформить документы? На эти и многие другие вопросы призвана ответить настоящая статья.

Правовые основы деятельности по оказанию услуг связи

С 1 января 2004 г. вступил в силу новый Закон , устанавливающий правовые основы деятельности в области связи на территории РФ, одной из главных целей которого является защита интересов пользователей услугами связи и организаций, осуществляющих деятельность в области связи. В дальнейшем пользователей услугами связи будем называть абонентами, а организации, оказывающие данные услуги, - операторами связи.

Итак, что необходимо знать абонентам о данном законе? Во-первых, в соответствии со ст. 2 Закона к услугам связи относится деятельность по приему, обработке, хранению, передаче, доставке сообщений электросвязи или почтовых отправлений.

Во-вторых, деятельность в области оказания услуг связи подлежит обязательному лицензированию (ст. 29 Закона ). Обратите внимание ! Если предприятию оказаны услуги связи организацией, не имеющей соответствующей лицензии, то такие расходы нельзя учесть при налогообложении прибыли.

В-третьих, услуги связи на территории РФ осуществляются на основании договора об оказании услуг связи, заключаемого в соответствии с гражданским законодательством (ст. 44 Закона ). Отношения пользователей услугами связи и операторов связи при заключении и исполнении данного договора регламентируют Правила оказания услуг связи .

Расходы организации на предоставление доступа
к телефонной сети (установку телефонов)

В соответствии с п. 13 Правил оказания услуг связи предоставление доступа к телефонной сети является основной услугой телефонной связи. В ее стоимость входит стоимость pабот по оpганизации абонентской линии от телефонной станции до телефонной pозетки, pабот по подключению абонентской линии к станционному обоpудованию и подключению абонентского устpойства к абонентской линии с учетом стоимости станционного и линейного обоpудования (п. 81 Правил оказания услуг связи ). Предоставление доступа к телефонной сети может быть связано с проведением строительных работ, в частности прокладкой линий связи, приобретением и монтажом соответствующей аппаратуры, либо без их проведения (подключение к уже существующим сетям). В зависимости от этого и осуществляется учет рассматриваемых расходов.

Строительно-монтажные работы производятся

Такая ситуация возможна, например, когда не хватает технических возможностей для подключения дополнительных телефонных номеров. В соответствии с п. 28 Правил оказания услуг связи в случае когда отсутствие свободных абонентских линий в телефонных кабелях связи препятствует заключению договора об оказании услуг телефонной связи, стpоительные pаботы по пpокладке недостающих линий связи могут пpоводиться за счет сpедств заявителя (при его согласии), в том числе путем заключения договора подряда .

В этом случае расходы на предоставление доступа к телефонной сети следует считать капитальными и учитывать на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» с последующим принятием на счет 01 «Основные средства» в качестве основных средств (как в бухгалтерском, так и налоговом учете) (п. 4 , 12 ПБУ 6/01 , п. 1 ст. 257 НК РФ , План счетов и инструкция по его применению ).

После того как строительно-монтажные работы осуществлены и первоначальная стоимость основных средств (средств и сооружений связи) сформирована, абонент, в силу , может передать эти средства и сооружения связи оператору связи в собственность, в безвозмездное пользование или на техническое обслуживание , а может не передавать, тогда их эксплуатация должна осуществляться абонентом в соответствии с нормативно-техническими документами федерального органа исполнительной власти в области связи. Если абонент самостоятельно осуществляет эксплуатацию средств и сооружений связи или передает их в собственность оператору связи, то проблем с отражением таких операций в бухгалтерском и налоговом учете у абонента не возникает.

Рассмотрим особенности бухгалтерского учета и налогообложения при передаче средств и сооружений связи в безвозмездное пользование оператору связи. В этом случае согласно гл. 36 ГК РФ абонент и оператор связи должны заключить договор безвозмездного пользования (договор ссуды). В бухгалтерском учете абонента переданные в безвозмездное пользование основные средства будут учитываться на счете 01 субсчет «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование». В соответствии с п. 17 ПБУ 6/01 их стоимость погашается путем начисления амортизации.

В налоговом учете переданные по договорам в безвозмездное пользование основные средства исключаются из состава амортизируемого имущества (п. 3 ст. 256 НК РФ ), и, следовательно, амортизация по ним не начисляется. Таким образом, указанное различие в начислении амортизации приводит к возникновению в бухгалтерском учете постоянной налогооблагаемой разницы и начислению (на основании п. 7 ПБУ 18/02 ) постоянного налогового обязательства: Дебет 99 «Прибыли и убытки» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом по налогу на прибыль» .

НДС со стоимости средств и сооружений связи, переданных в безвозмездное пользование оператору связи, не подлежит вычету, а ранее принятый восстанавливают и уплачивают в бюджет, так как в силу п. 2 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, предъявленные налогоплательщику и уплаченные им при приобретение товаров (работ, услуг) в отношении товаров (работ, услуг), приобретаемых для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения .

Созданные средства и сооружения связи абонент может также передать на техническое обслуживание оператору связи. Порядок бухгалтерского учета и налогообложение данной операции будет зависеть от условий договора на техническое обслуживание средств и сооружений связи. Так как в каждой конкретной ситуации условия договоров могут быть разными, а единый типовой договор отсутствует, то учет и налогообложение в этом случае в рамках настоящей статьи рассматривать не будем. При заключении договоров на техническое обслуживание абонентам следует учитывать, что в соответствии с п. 29 Правил оказания услуг связи оператор связи пpи установлении стоимости технического обслуживания компенсирует сpедства абонента, затpаченные на стpоительные pаботы, в том числе по договоpу подpяда, в размере амоpтизационных отчислений .

Пример 1.

ООО «Альфа» заключило с оператором связи договор на предоставление доступа к телефонной сети на сумму 118 000 руб. (НДС - 18 000 руб.). В стоимость услуг по предоставлению доступа входят строительно-монтажные работы по прокладке телефонных линий. По условиям договора:

1) Эксплуатация телефонных линий осуществляется абонентом.

2) Телефонные линии передаются в собственность оператору связи.

3) Телефонные линии передаются в безвозмездное пользование оператору связи.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачена стоимость строительно-монтажных работ	60	51	118 000
Отражены расходы на прокладку линий связи	08	60	100 000
Отражен НДС	19	60	18 000
Вариант 1
Принят к учету объект основного средства (телефонная линия)	01	08	100 000
Принят к вычету НДС<*>	68-НДС	19	18 000
Вариант 2
Телефонная линия передана оператору связи	91-2	08	100 000
Начислен НДС со стоимости передачи	91-3	68-НДС	18 000
Принят к вычету НДС	68-НДС	19	18 000
Отражена выручка от реализации телефонной линии	62	91-1	118 000
Перечислена стоимость телефонной линии оператором связи	51	62	118 000
Вариант 3
Принят к учету объект основного средства	01	08	100 000
НДС включен в стоимость основного средства	01	19	18 000
Основное средство передано в безвозмездное пользование	01<**>	01	118 000

<*> «Входной» НДС можно возместить из бюджета только в том месяце, когда по линиям связи начнут начислять амортизацию (п. 5 ст. 172 НК РФ ).

<**> Субсчет «Основные средства, переданные в безвозмездное пользование».

Строительно-монтажные работы не производятся

Поскольку изначально предполагается, что пользование телефонными номерами будет осуществляться организацией длительный период, единовременное списание затрат недопустимо. Согласно Плану счетов, расходы, произведенные в данном отчетном периоде, но относящиеся к будущим отчетным периодам, необходимо учитывать на счете 97 «Расходы будущих периодов». При этом организация должна самостоятельно определить срок списания затрат с данного счета на себестоимость продукции (товаров, работ, услуг).

В налоговом учете указанные расходы следует учитывать так же, как в бухгалтерском, поскольку такой порядок учета соответствует требованиям ст. 272 НК РФ.

ООО «Альфа» заключило с оператором связи договор на предоставление доступа к телефонной сети на сумму 118 000 руб. (НДС - 18 000 руб.). В стоимость услуг по предоставлению доступа к телефонной связи строительные работы не входят. Организацией принято решение списывать указанные расходы на себестоимость продукции (товаров, работ, услуг) ежемесячно в течение 6 лет.

В бухгалтерском учете организации ООО «Альфа» будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Оплачена стоимость услуг по подключению к телефонной сети	60	51	118 000
Отражены расходы по подключению к телефонной сети	97	60	100 000
Отражен НДС	19	60	18 000
Принят к вычету НДС	68-НДС	19	18 000
Списана часть расходов по подключению к телефонной сети (100 000 руб. / (6 лет х 12 мес.))<*>	20 (26, 44)	97	1 389

<*> Указанная проводка делается ежемесячно в течение 6 лет.

Расходы организации на предоставление местного,
междугородного и международного телефонного соединения (услуги связи)

В соответствии с п. 13 Правил оказания услуг связи предоставление местного, междугородного и международного телефонного соединения автоматическим способом является основной услугой телефонной связи. Как отразить такие расходы в учете?

В бухгалтерском учете на основании п. 4 ПБУ 10/99 расходы на услуги связи в зависимости от их характера, условий осуществления, направлений деятельности организации будут относиться либо к расходам по обычным видам деятельности и учитываться на счетах учета затрат, либо к внереализационным расходам - учет при этом ведется на счете 91 «Прочие доходы и расходы». К первому из названных случаев относятся услуги связи, произведенные для осуществления финансово-хозяйственной деятельности организации, ко второму - если указанные услуги с ней не связаны.

В налоговом учете в соответствии с пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Internet и иные аналогичные системы) включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Таким образом, в целях исчисления налога на прибыль расходы на услуги связи можно учесть в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, при условии их экономической обоснованности и документального подтверждения (п. 1 ст. 252 НК РФ). В качестве последнего из названных требований могут быть предъявлены договоры на оказание услуг связи, счета и расшифровки счетов, представленные операторами связи, с указаниями номеров абонентов.

В рассматриваемом вопросе особое внимание необходимо уделить моменту признания расходов на услуги связи в целях налогообложения, так как счета на них в большинстве случаев поступают в бухгалтерию предприятия с опозданием на один месяц (например, в феврале текущего года за январь и т.п.).

У организаций, работающих по кассовому методу, проблем с определением периода учета подобных расходов не возникает - дата их признания всегда следует после произведенной оплаты по выставленному счету за оказанные услуги. Совсем по-другому обстоят дела у организаций, определяющих доходы и расходы методом начисления.

Обратимся к пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ, согласно которому датой осуществления расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги) является:

дата расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров, или

дата предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для произведения расчетов, либо

последний день отчетного (налогового) периода .

Какую из предложенных кодексом дат следует выбрать? Минфин России в своих разъяснениях указал, что для организаций, работающих «по начислению», расходы на оплату услуг телефонной связи следует относить к тому налоговому (отчетному) периоду, в котором возникла обязанность оплатить оказанные оператором связи услуги, в порядке, предусмотренном договором оказания услуг телефонной связи .

Так как в соответствии с п. 18 ПБУ 10/99 в бухгалтерском учете расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) , то между бухгалтерским и налоговым учетом услуг связи может возникнуть разница независимо от применяемого метода определения налогооблагаемой прибыли.

Пример 3.

2 февраля 2004 г. ООО «Альфа» получило счет на оплату услуг связи за январь 2004 г. Согласно условиям договора на оказание услуг связи, обязанность оплатить оказанные оператором услуги связи за отчетный месяц возникает до 15 числа месяца, следующего за отчетным, то есть услуги связи за январь 2004 г. ООО «Альфа» должно оплатить до 15 февраля 2004 г. Задолженность по счету составляет 10 000 руб., НДС - 1 800 руб. В налоговом учете, в силу пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ и условий договора на оказание услуг связи, данные расходы подлежат отражению в феврале 2004 г.

В бухгалтерском учете организации ООО «Альфа» будут сделаны следующие проводки:

Дата	Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
31.01.04	Отражены расходы по услугам связи за январь 2004 года	26 (44)	60	10 000
31.01.04	Отражен отложенный налоговый актив (10 000 руб. х 24%)<**>	09	68-9 <*>	2 400
02.02.04	Учтен НДС по услугам связи	19	60	1 800
02.02.04	Списан отложенный налоговый актив	68- 9	09	2 400
05.02.04	Оплачены услуги связи	60	51	11 800
05.02.04	Принят к вычету НДС по услугам связи	68-НДС	19	1 800

<*>Субсчет«налог на прибыль».

<**>В соответствии с п. 17 ПБУ 18/02 на возникшую разницу необходимо начислить отложенный налоговый актив.

В связи с тем, что рассмотренный в примере порядок определения момента налоговых расходов на услуги связи (из-за возникающих в учете разниц) не очень удобен, можно применить другой вариант - признавать подобные расходы в последний день отчетного (налогового) периода. Его использование позволяет сблизить бухгалтерский и налоговый учет. Однако данный способ имеет один недостаток - в случае, если на последнюю дату отчетного (налогового) периода счет на услуги связи не получен, признать расход не представляется возможным из-за отсутствия документов, подтверждающих произведенные расходы.

В любом случае, выбранный метод признания расходов на услуги связи необходимо закрепить в приказе об учетной политике организации в целях налогообложения.

Особенности учета расходов на услуги связи при аренде помещения

В данной ситуации при отнесении расходов на услуги связи в уменьшение налогооблагаемой прибыли организациям-арендаторам следует обратить внимание на следующее.

В соответствии с п. 4 Правил оказания услуг связи услуги телефонной связи предоставляются на основании договора об оказании услуг телефонной связи, заключаемого между оператором связи (организацией, предоставляющей услуги связи на основании лицензии) и абонентом (организацией, непосредственно пользующейся услугами телефонной связи). Исходя из данного положения, проблем с учетом расходов на услуги связи не будет, если организация - арендатор заключит договор об оказании услуг телефонной связи непосредственно с оператором связи.

На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, уменьшающими доходы в целях формирования прибыли, подлежащей налогообложению, признаются документально подтвержденные затраты. В отношении расходов на услуги связи такими документами могут быть: договоры с организацией - поставщиком услуг связи, счета на оплату услуг связи, выставленные поставщиком указанных услуг организации-потребителю с расшифровкой выполненных услуг и тарифами за оказанные услуги. Следовательно, учесть расходы на услуги связи при налогообложении прибыли можно только в том случае, если договор на оказание услуг заключен непосредственно с оператором связи, и счета на оплату услуг тоже поступают непосредственно от оператора связи. Данная позиция активно поддерживается налоговыми органами .

Однако достаточно часто на практике используется вариант, когда договор на оказание услуг связи с оператором заключен арендодателем, который на основании выставленных ему счетов на услуги связи «перевыставляет» их арендаторам. Организации - арендаторы, в свою очередь, согласно условиям договора аренды, обязаны возмещать расходы на услуги связи арендодателю. Поскольку последний, как правило, не имеет лицензии на оказание услуг связи, у организации - арендатора могут возникнуть проблемы с принятием подобных расходов к вычету при исчислении налога на прибыль.

Как здесь быть? Ответ такой: следует либо учесть стоимость услуг связи при определении размера арендной платы, либо временно, на период действия договора аренды, переоформить договор на оказание услуг связи на арендатора здания. Если все-таки вы этого не сделали, то считаем нужным сообщить, что арбитражная практика, складывающаяся по рассматриваемому вопросу, свидетельствует о том, что суды встают на сторону налогоплательщика в случае, когда арендатор оплачивает услуги связи через арендодателя . Однако следует учитывать, что принятые арбитражными судами решения относятся к налоговым периодам до 2002 года и вступления в силу гл. 25 «Налог на прибыль организаций » НК РФ , то есть исходят из норм Положения о составе затрат , утратившего силу с 1 января 2002 г.

От редакции.

В ближайших номерах нашего журнала будет рассмотрено отражение в бухгалтерском и налоговом учете расходов на услуги сотовой связи.

Федеральный закон от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи».

Правила оказания услуг телефонной связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1235.

Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утв. Приказом МФ РФ от 30.03.01 № 26н.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению, утв. Приказом МФ РФ от 31.10.00 № 94н.

Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.

Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).

Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Берем в аренду

Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.

По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.

Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Начисление НДФЛ

Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).

Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).

Передай другому

SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.

Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.

Подробный отчет

Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

приказ руководителя;
договор с оператором на оказание услуг связи;
детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Общение по лимиту

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.

Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.

Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.

Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).

Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.

По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.

Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).

Способы оплаты услуг

1.Оплата услуг связи авансом

Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.

2. Карты экспресс-оплаты

Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).

В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.

3. Компенсация

Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.

Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.

Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.

Звоним по праздникам

Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?

В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Екатерина Петрова

По учету затрат для Елена Пшеничная, ведущий консультант по вопросам бухгалтерского учета и налогообложения ООО «ИК Ю-Софт», советник государственной гражданской службы РФ 3 ранга, на главные вопросы.

Многие организации оплачивают мобильную связь своих сотрудников. При этом у компаний возникает немало вопросов по учету затрат для расчета налога на прибыль.

Следуя нормам налогового законодательства, к прочим расходам на производство и реализацию относятся траты на оплату услуг связи, вычислительных центров и (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, в соответствии с указанной нормой, в составе прочих можно учесть расходы на услуги телефонной связи при условии, что они соответствуют критериям, пунктом 1 статьи 252 НК. Другими словами, такие затраты должны быть произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода и быть экономически обоснованы, ну и, конечно, подтверждены документами.

В своем Письме от 23 июня 2011 года № 03-03-06/1/378 Минфин указывал, что для того, чтобы организация без рисков могла включить в состав расходов затраты на оплату услуг сотовой связи, ей необходимо иметь утвержденный перечень должностей работников, которые вынуждены использовать мобильные телефоны; договор и счета оператора связи.

По порядку

Может возникнуть такой вопрос: в каком порядке относить на затраты сумму расходов на мобильную связь? Начнем со способов, с помощью которых организация может учесть эти траты.

Законодательство не содержат требований об обязательности расшифровки произведенных переговоров, получения детализированных счетов и составления отчета по звонку. Расшифровка не раскрывает содержание разговоров, а значит, не может подтвердить или опровергнуть их экономическую обоснованность.

Очевидно, что если работники много времени тратят на разговоры по мобильному телефону, и это является спецификой их работы, то приобрести для них безлимитный тариф Однако возникает вопрос: «Разрешает ли закон учесть затраты в этом случае?» Однозначного ответа нет. Минфин полагает, что расходы на мобильную связь можно учесть при условии их соответствия требованиям статьи 252 НК РФ (Письмо от 23.06.2011 г. № 03-03-06/1/378). Судебной практики по данному вопросу немного. В постановлении от 27 октября 2009 года по делу № А32-246/2008-12/27 ФАС Северо-Кавказского округа принял, как обоснованные, расходы на безлимитную сотовую связь, поскольку фирма представила договор о предоставлении услуг, счета-фактуры, распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности разговоров, номера телефона и стоимости.

Следовательно, ситуация с учетом затрат в этом случае аналогична учету практически любых расходов. Главное, чтобы организация доказала, что понесенные траты соответствуют требованиям статьи 252 НК.

Личные переговоры

А как быть, если сотрудник вел личные переговоры за счет организации? Заключив с оператором договор, фирма должна оплачивать все выставленные в ее адрес счета на услуги связи. Если стало известно, что сотрудник ведет личные разговоры, то уже не важно, каким способом учитываются расходы на связь. Важно, компенсирует ли работник стоимость личных переговоров или нет. Если да, то после того, как он внесет деньги, компания вправе отнести их стоимость в состав прочих расходов (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сумму, которую возместил работник, организация обязана отразить в составе внереализационных доходов.

Если специалист не вернет деньги, то стоимость его звонков компания не вправе учесть при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, поскольку такие траты, хоть и являются документально подтвержденными, тем не менее не связаны с деятельностью организации.

На имя сотрудника

Еще одна ситуация: договор с оператором заключен от имени сотрудника. Как учесть компенсацию расходов на мобильную связь? Статья 188 ТК закрепляет, что при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих ему, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора. Контракт может быть только письменным.

При этом указывают, что размер компенсации в таком случае должен соответствовать экономически обоснованным затратам (Письмо УФНС России по г. от 20.09.2006 г. № 20-12/83834.2). Если производственный характер разговоров будет документально подтвержден, сумму выплаченной работнику компенсации можно учесть в целях налогообложения прибыли. Для его подтверждения в организации должны быть в наличии следующие документы (их заверенные копии): договор с оператором и бумаги, подтверждающие расходы (детализированный отчет, выписанный на имя работника).

Компенсация полностью не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «и» пп. 2 п. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Организация, для расчета налога на прибыль, учтет ее как услуги связи на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Однако если компания является плательщиком НДС, то налог к вычету со стоимости услуг связи, компенсированной работнику, она принять не сможет, поскольку счет-фактура на имя фирмы отсутствует.

Экономическую обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают (Письма Минфина от 13.10.2010 г. № 03-03-06/2/178, Минздравсоцразвития от 06.08.2010 г. № 2538-19): должностная инструкция, трудовой контракт, копия договора между работником и оператором связи, копия счета оператора.

Елена Пшеничная, для журнала «Расчет»