Форма ао 1 в excel. Как заполнить авансовый отчет

Часто в компании приходится осуществлять расходы за счет наличных денег, которые выдаются строго определенным должностным лицам. В установленные сроки они должны представить такой бланк, как авансовый отчет, к которому прикладываются подтверждающие документы на произведенные ими расходы. Последние нужно указать в заявлении при выдаче денег. Рассмотрим, как заполнить авансовый отчет по форме АО-1.

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Обращаем внимание! Обязательность оформления авансового отчета устанавливается Порядком ведения операций по кассе. Его можно не составлять только предпринимателям, которые ведут бухучет в упрощенном виде.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять .

Важно! По возвращении из командируемый должен отчитаться по потраченным сумма в течение 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Важно! Необходимо помнить, что согласно нормативным документам, лицу нельзя выдавать подотчет, если он не до конца отчитался по предыдущему авансу. Некоторые налоговые инспекции во время проверки налагают за это штраф.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств - остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 - его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 - в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8 , где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей - этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

Он отражает расходование выданных ранее под отчет сумм. К нему прилагаются удостоверяющие затраты бумаги.

Госкомстат России Постановлением № 55 от 01.08.01 утвердил форму отчета и порядок ее оформления. Она имеет шифр по ОКУД 0302001. Для бюджетников предусмотрен бланк № 0504505, принятый приказом Минфина № 52н от 30.03.15.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

С помощью авансового отчета учитывают денежные средства, полученные подотчетными лицами на нужды административно-хозяйственного плана.

Документ оформляет подотчетник и передает его в бухгалтерию для проверки, подписания директором и списания издержек.

Суть бумаги

Целями составления формы АО-1 являются:

• контроль над расходованием выданных авансом сумм;
• утверждение использования средств руководителем;
• списание производственных затрат.

Деньги по расходному ордеру под отчет выдаются кассиром предприятия. В нем отражают цель расхода. Список лиц, имеющих право получать суммы под отчет, утверждается директором компании и хранится в бухгалтерии. Распоряжением утверждают и сроки, на которые данные суммы выдаются. Законом этот период неограничен.

Средства на командировочные затраты сотрудник получает по соответствующему приказу о направлении в поездку либо по командировочному удостоверению.

Документ проверяет ответственный бухгалтер и утверждает руководитель. Остаток неизрасходованных сумм вносится сотрудником в кассу, а перерасход возмещается ему по расходному ордеру. Форма АО-1 оформляется в одном экземпляре.

При необходимости деньги под отчет работодатель выдает сотруднику, который должен по истечении определенного срока отчитаться за них перед бухгалтерией.

Когда это необходимо

Авансовый отчет нужен для того, чтобы получивший целевые деньги сотрудник отчитался за их расход перед работодателем.

Подотчетные суммы могут выдаваться на следующие нужны:

• покупку канцелярских и хозяйственных принадлежностей, ГСМ;
• командировки;
• общехозяйственные и представительские затраты;
• прочие.

По прошествии трех дней с даты, когда закончился срок, на который выдавались деньги или приезда из командировки, подотчетник обязан отчитаться перед работодателем по всем произведенным расходам.

Для этого он может самостоятельно заполнить типовой бланк документа или сдать бухгалтеру расходные бумаги. Он подготовит авансовый отчет с помощью компьютерной программы. Затем подотчетник проверяет соответствие распечатанного документа предъявленным им подтверждающим и подписывает отчет.

Кто и как составляет

Форма АО-1 заполняется работником, получившим деньги под отчет на хознужды или направленным в командировку.

• истечения периода, на который выданы деньги, указанного в заявлении работника на получение суммы;
• выхода труженика на работу, если срок использования средств истек в период его нетрудоспособности или отпуска;
• прибытия из командировки.

Такой порядок предусмотрен п. 6 указаний Банка России № 3210-У от 11.03.14 и п.26 Положения о командировках, одобренным постановлением Правительства № 749 от 13.10.08.

В помощь сотрудникам при заполнении отчета работодатель может разработать инструкцию по его оформлению.

На лицевой части бланка подотчетник указывает следующие сведения:

• название фирмы;
• дату заполнения;
• свои ФИО, должность, номер по табелю;
• предназначение аванса.

Оборотная сторона содержит таблицу. В ней сотрудник указывает, на что он потратил деньги. По каждому подтверждающему документу заполняется отдельная строка.

В ней отражают:

• номер;
• дату бумаги;
• название;
• израсходованную сумму.

В конце таблицы пишется суммарный расход. Далее, работник сдает отчет и оправдательные документы в бухгалтерию.

Получив от подотчетника форму АО-1, бухгалтер должен:

• проверить, верно ли она составлена;
• сверить сведения в таблице с прикрепленными бумагами;
• присвоить отчету номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер оформляет отрывную часть, в ней указывается:

• от кого получен бланк;
• номер и дата бумаги;
• израсходованная сумма;
• число документов-приложений;
• дата проверки и подпись.

Расписка отрывается от основного бланка и отдается подотчетнику. Это свидетельствует о том, что документ проверен и принят.

На обороте бухгалтер оформляет строки:

Затем заполняются две таблички на лицевой стороне отчета.

В левой указывают:

• остаток (перерасход) по данным предыдущего аванса;
• выданная сумма;
• фактически израсходованные средства;
• остаток или перерасход.

Во второй таблице проставляются необходимые проводки. Данные о внесенном остатке или выплаченном перерасходе бухгалтер заносит в ячейку в нижней части формы. Здесь же ставится номер и дата приходного либо расходного ордера. После заполнения, бухгалтер передает отчет директору для подписи.

Бланк формы АО-1:

Основания для выдачи

Предприятие выдает авансы подотчетным лицам на предстоящие целевые затраты. Размер выплаты утверждается приказом директора, в нем также отражают: цели расходов, срок использования денег, порядок отчета за них.

Средства работник получает из кассы по заявлению, на котором должна стоять виза главбуха и руководителя организации или его структурной единицы. Деньги можно перечислять на пластиковую карту сотрудника. При этом в заявлении указывают реквизиты для зачисления суммы. Эта возможность должна закрепляться в учетной политике компании или ином внутреннем нормативном акте.

На предприятии обязательно должен быть приказ о перечне лиц-подотчетников. Хранится он в бухгалтерии. Отдельным распоряжением руководителя устанавливается предельный срок пользования деньгами.

Основание для выплаты подотчетной суммы на служебную поездку - приказ начальника или командировочное удостоверение. Отчет о затратах труженик обязан предоставить в течение трех дней после приезда.

Если труженик имеет задолженность по выданному ранее авансу, очередную сумму под отчет он получить не вправе. Сотруднику запрещается передавать полученные под отчет средства какому-либо другому лицу.

Образец формы АО-1

Для грамотного заполнения формы следует изучить заполненный образец. Сверху в документ вписывается наименование организации, ее шифр ОКПО.

Ниже приводятся сведения о сотруднике:

• подразделение, в котором он трудится;
• профессия;
• табельный номер.

Следом отражают назначение аванса. В идущих ниже таблицах указывают выданные суммы, расход, остаток, корреспонденцию счетов. Затем количество документов-приложений и число листов в них.

В расписке бухгалтер отражает, от кого принят отчет, его номер, дату, сумму расхода, количество приложений и расписывается. На обороте в таблицу подотчетник вносит данные о документе, подтверждающем затраты: дату, номер, название, сумму. Под своими записями он расписывается.

Образец заполнения формы АО-1:

Порядок составления бланка

Форма АО-1 оформляется подотчетным лицом и бухгалтером.

Сотрудник, получивший деньги, вносит следующие данные:

• наименование компании;
• дата составления;
• назначение аванса;
• персональные сведения: ФИО, номер по табелю, должность, подразделение;
• остаток выданного ранее аванса;
• полученная от кассира сумма;
• графы о расходе, остатке;
• число бумаг-приложений.

На обороте он указывает информацию о подтверждающем затраты документе:

• номер;
• дата;
• название;
• сумма.

В конце таблицы ставится итоговая израсходованная сумма. Бухгалтер проверяет правильность внесенных подотчетником данных, целевой характер расходов, заполняет оставшиеся графы. В качестве подтверждения принятия отчета работнику выдается его отрывная часть.

Главные правила заполнения

С начала 2002 года все организации, за исключением бюджетных, при выдаче денег под отчет применяют унифицированный бланк АО-1.

При оформлении авансового отчета должны соблюдаться следующие требования:

• данные вносятся от руки или на компьютере;
• составляется 1 экземпляр;
• заполнение документа возложено на подотчетника и бухгалтера;
• на лицевой стороне указываются сведения об организации и работнике, движение подотчетных сумм, проводки;
• отрывная часть заполняется бухгалтером и вручается сотруднику;
• на обороте фиксируют информацию о расходных документах и сумме затрат;
• за подотчетную сумму сотрудник должен отчитаться в трехдневный срок с момента истечения периода, на который средства выданы;
• получающий деньги под отчет работник не должен иметь задолженности перед организацией;
• остаток по отчету труженик сдает кассиру или получает в качестве возмещения перерасхода;
• форма подписывается бухгалтером, главбухом и руководителем предприятия и принимается к учету для списания издержек.

Итак, авансовый отчет необходим для контроля за использованием денег, выданных подотчетным лицам на внутриорганизационные нужды. Важно ознакомить сотрудников с правилами его оформления. Проверка документа осуществляется бухгалтером, он же списывает на затраты указанные в отчете суммы.

Расчеты со своими сотрудниками по выданным авансам, подотчетным суммам составляют достаточное количество операций, которые осуществляют бухгалтерские службы каждого хозяйствующего субъекта. В оформлении документации по подтверждению расходов, произведенных подотчетными лицами, возникают спорные вопросы. В связи с этим актуальным остается вопрос, где можно взять или скачать авансовый отчет (бланк).

Из чего состоит авансовый отчет

Состав бланка авансового отчета можно представить в виде трех частей (таблица 1).

Таблица 1. Состав бланка авансового отчета

Номер части	Кто заполняет	Какая информация отражается
Часть первая		В первой части бланка авансового отчета указываются: наименование документа (авансовый отчет); регистрационный номер документа и дата составления; информация о наименовании организации и структурном подразделении; сведения о подотчетном лице (ФИО), его табельный номер, профессия; цель получения подотчетной суммы; информация о сумме имеющегося предыдущего аванса (с указанием имеющегося перерасхода или остатка); сумма полученного аванса; расчет полученных и израсходованных подотчетных сумм; сумма остатка или перерасхода по подотчетным суммам; бухгалтерские записи с указанием счетов и субсчетов; информация об имеющихся приложениях к авансовому отчету с указанием количества листов; сведения о проверке авансового отчета бухгалтерской службой и сумме к утверждению, которая указывается прописью и цифровым способом; подписи главного бухгалтера и бухгалтера хозяйствующего субъекта; сведения о внесенном остатке по подотчетным суммам или выданном перерасходе с указанием номера и числа оформления кассового ордера.
Часть вторая	сотрудник бухгалтерской службы	Расписка является второй частью бланка авансового отчета и является отрывной, в ней отражается информация о принятии подготовленного отчета к проверке, указывается следующая информация: сведения о лице, от которого принят отчет на проверку (указывается ФИО); проставляются номер авансового отчета и дата его составления; отражается информация о сумме авансового отчета и количестве документов с указанием листов; подпись бухгалтера хозяйствующего субъекта, который принял отчет к проверке; дата.
Часть третья	подотчетное лицо совместно с сотрудником бухгалтерской службы	В третьей части бланка авансового отчета, который печатается на оборотной стороне: отражается наименование документа (с указанием реквизитов, которые подтверждают произведенные расходы); проставляется сумма расхода (отдельно по отчету и принятая к учету); указывается дебет счета и субсчета, куда будут отнесены расходы; проставляется итоговая сумма; подотчетное лицо ставит свою подпись и расшифровку подписи.

Вторая часть является отрывной, представлена в виде расписки, которую отдают подотчетному лицу, который отчитывается за произведенные расходы по данному документу.

Третья часть является оборотной стороной бланка авансового отчета.

Авансовый отчет может составляться в следующих формах:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде.

При формировании отчета в электронном виде применяется электронная подпись всеми сотрудниками, которые участвуют в его заполнении (Письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Форма банка авансового отчета (АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. На данный момент формы первичных документов не обязательны к использованию и каждый хозяйствующий субъект имеет право не использовать его, видоизменять, использовать другие формы первичных документов, разработанные самостоятельно. При этом вновь разработанные формы должны быть представлены в приложении к учетной политике предприятия.

Бланк официальной формы АО-1

Авансовый отчет – бухгалтерский документ, подтверждающий расход наличных средств, выданных в качестве аванса с кассы предприятия, на нужды, связанные с осуществлением юридическим лицом производственно-хозяйственной деятельности.

Авансовый отчет: трансформация

В своей первоначальной форме АО-1, в числе прочих первичных документов бухгалтерского учета , был утвержден постановлением № 55 от 01.08.2001 года. В 2013 году введенная в действие вышеуказанным постановлением форма объявлена не обязательной к применению, и субъектам хозяйственной деятельности разрешено разрабатывать и использовать бланки собственного образца, которые, однако, должны содержать обязательные установочные данные, перечень которых имеется в нормах Закона «О бухгалтерском учете» (ч. 2 ст. 9). Тем не менее, несмотря на возможность формировать документ по своему усмотрению, подавляющей частью субъектов финансовой деятельности и сегодня используется в документообороте унифицированная форма АО 1.

В первоначальном варианте бланк авансового отчета форма АО-1 word-формата можно скачать ниже.

Нормативные документы, регулирующие обращение авансового отчета

Указанием ЦБР за № 3210-У от 11.03.14 года, а также некоторыми нормами Положения о командировках, устанавливается принцип составления, сдачи ответственным лицом, последующий учет и хранение авансовых отчетов.

Концепция работы с АО-1

Чтобы авансовый отчет по форме N АО-1, мог быть принят к последующему учету как финансовый документ, подтверждающий затраты по хозяйственной деятельности, должен быть соблюден ряд требований и условий по основным критериям работы с документом.

Формирование и сдача авансового отчета: кто?

Лицом, которое в соответствии с нормами Указания № 3210-У, может быть допущено к формированию и сдаче отчета об авансовых выплатах, может являться:

• штатный работник предприятия,
• физическое лицо, которое находится с предприятием в отношениях, регулируемых условиями договора подряда или об оказании услуг (приравниваются к штатным работникам, что обусловлено письмом ЦБР № 29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14 г.),

которому ранее из кассы предприятия были выданы подотчет наличные деньги.

Выдача денег подотчет: кому?

Законодательные нормы не устанавливают строгий перечень лиц, уполномоченных получать в кассе наличные средства подотчет. Эта функция оставлена на усмотрение собственника, и оформляется внутренним приказом.

Для оптимизации внутренней системы учета и отчетности, собственник условиями ЛНА (приказ по предприятию, распоряжение, инструкция) правомочен предусматривать круг лиц, которыми может быть составлена и сдана форма ОА-1 – авансовый отчет по затратам средств на различные виды хозяйственных нужд.

Выдача средств под отчет осуществляется по заявлению (служебной записке) работника, которое визируется руководителем, и является основанием для издания приказа о выдаче авансовой суммы, выписки расходного кассового ордера и выдачи наличных средств.

Следует учитывать, что к работе с документом могут привлекаться работники, не имеющие навыков обращения с документами по подотчетным выплатам, поэтому на авансовый отчет форма АО-1 образец заполнения должен находиться в открытом доступе – на доске с образцами документов.

Сроки: в течение какого времени подотчетное лицо обязано сформировать и сдать АО-1?

Сдать АО-1 об израсходованной сумме, прилагаемые к нему подтверждающие финансовые документы, а также остаток авансовой суммы (если таковой имеется) работник обязан не позднее, чем через 3 рабочих дня:

• с момента окончания срока подотчетного периода,
• с первого выхододня после окончания командировки (если в расходном ордере указано назначение авансовой выплаты – «командировочные расходы»).

Проверка и утверждение АО-1: в какие сроки?

После того, как подотчетное лицо подготовит и сдаст отчет, он должен быть проверен и утвержден в сроки, установленные внутренним нормативным актом предприятия, который издается и утверждается в начале каждого финансового года.

Для формирования отчета работник может получить бланк у кассира или в бухгалтерии (если на предприятии используется произвольный стандарт АО-1) либо может, если на предприятии применяется унифицированная форма АО-1, скачать бланк в конце статьи, и заполнить его по установленной форме.

После сдачи АО-1, документ проходит проверку и утверждается руководителем. На основании утвержденного отчета с работником должен быть произведен окончательный кассовый расчет – возврат остатка или выплата перерасходованной суммы, если таковая признана руководителем объективной.

Данные, отражаемые в отчете

Работником, получавшим ранее по РКО деньги подотчет, заполняется произвольная или унифицированная форма АО-1 авансовый отчет, в которой должны быть отражены:

• сумма, выданная работнику из кассы;
• общая сумма фактических затраченных средств;
• сумма остатка или перерасхода.

При несовпадении суммы аванса и израсходованных средств бланк в разделе проводок заполняется следующим образом:

О выдаче суммы, составившей перерасход, в случае если она будет утверждена руководителем предприятия, в бланке авансового отчета делается соответствующая запись:

Лицам, отчитывающимся по авансовым выплатам, следует помнить, что без предоставления документов, подтверждающих затраты, авансовый отчет не может быть принят к проверке и утверждению, поэтому финансовые документы (товарный либо кассовый чек , счет-фактура и проч.), подтверждающие расходы выданных средств, являются обязательным приложением к АО-1. Перечень прилагаемых документов указывается в специальной графе, на обороте бланка.

Унифицированный бланк авансового отчета (АО, ф. АО-1), новый образец которого бесплатно мы предлагаем скачать в Word или Excel на этой странице, позволит правильно организовать подтверждение расходования подотчетных денег в компании. Заполнив предложенную форму для бюджетных организаций 0504505 взамен старого аналога 0504049, получивший наличность сотрудник сможет представить в бухгалтерию вместе с оправдательными документами доказательство целевой траты средств.

Особенности заполнения авансового отчета получателем

Типовой авансовый отчет выполнен в виде двухстороннего первичного документа. Помимо номера и даты заполнения, на его лицевой части (гр. 1-6) пишется название компании, данные получателя наличности (ФМО, табельный номер, должность и пр.), а также сумма и назначение выделенных средств. В таблицу, расположенную слева, заносится информация о предыдущем авансе и вновь полученных деньгах с указанием их остатка (расхода или перерасхода).

С обратной стороны АО-1 следует перечислить все документы, подтверждающие расходование полученных средств, указав соответствующие затраты по каждому наименованию:

• командировочное удостоверение;
• проездные билеты;
• квитанции об уплате;
• товарные чеки и пр.

Подтверждающие документы также нумеруются согласно очередности записи. Если подотчетные средства были получены в иностранной валюте, заполняются соответствующие строки: 1а (лицевая сторона), 6 и 8 (обратная сторона). Дальнейшее оформление авансовых отчетов (гр. 7–10) возложено на сотрудников бухгалтерии. А утверждение предварительно проверенных документов производится директором компании (ИП).

Когда оформляется АО?

Наличные деньги разрешается выдавать только лицам, заключившим трудовые договоры с компанией (ИП), в следующих случаях:

• хозяйственно-оперативные нужды;
• аванс на командировочные расходы;
• возмещение командировочных расходов.

При этом если имеется задолженность по отчету за предыдущий аванс, очередная выдача наличности этому сотруднику, как правило, не производится. Также запрещается передавать эти деньги другим лицам, включая близких родственников.

Сотрудник, получивший подотчетные средства, обязан в течение трех рабочих дней после завершения периода, на который выдавались указанная сумма (после прибытия из командировки), предоставить документальное подтверждение их расходования.

Скачать бланк

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

Бланк авансового отчета форма АО-1
Бланк авансового отчета форма 0504505