Главная / Финансирование бизнеса

Нюансы документального оформления кассовых операций. Кассовые документы: виды, оформление, хранение, исправления

Http://tinyurl.com/y43ndvqd

Как известно, на предприятии каждая выдача и каждое получение наличных денежных средств должны быть документально подтверждены. Мы уже упоминали ранее, что такими подтверждающими документами в случае осуществления наличных расчетов через кассу предприятия могут быть кассовые ордера (приходный и расходный) и ведомость на выплату денег. В этом разделе спецвыпуска мы с вами рассмотрим правила и порядок оформления таких документов, а также разберем нюансы заполнения «кассовых» учетных регистров. Кроме того, вы узнаете об исправлении ошибок в кассовой документации.

4.1. Документооборот в кассе

При документальном оформлении кассовых операций важно разграничивать обязанности между кассиром и бухгалтером. К сожалению, Положением № 637 порядок распределения таких обязанностей четко не регламентирован. Однако из содержания этого документа все же можно делать определенные выводы относительно того, что при работе с наличными входит в обязанности бухгалтера предприятия, а какие функции возложены на кассира.

Начнем с бухгалтера, ответственного за учет кассовых операций и работу с кассовыми документами. Так, в его обязанности входит выписка и оформление кассовых ордеров . Это следует из содержания п. 3.10 Положения № 637 . После оформления кассового ордера бухгалтер передает его на подпись главному бухгалтеру и/или руководителю предприятия.

Заметим: если для оформления приходного кассового ордера достаточно только подписи главбуха, то расходный кассовый ордер должен быть подписан также и руководителем предприятия . Исключение составляет случай, когда на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. п.) стоит разрешающая надпись руководителя предприятия . В таком случае его подпись на расходном кассовом ордере не обязательна ( п. 3.4 Положения № 637 ).

Бухгалтер до передачи кассовых ордеров в кассу предприятия регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов* ( п. 3.11 Положения № 637)

* О заполнении этого журнала см. в подразделе 4.7 на с. 50.

Что касается кассира, то после получения из бухгалтерии приходных и/или расходных кассовых ордеров он, в свою очередь:

Проверяет правильность их составления и выписки;

Осуществляет по ним непосредственно операции приема (выдачи) наличности;

Отражает записи по кассовым ордерам в кассовой книге (см. подраздел 4.8 на с. 55).

Последовательность действий бухгалтера и кассира при оформлении операций с наличными приведена на рис. 4.1 (см. с. 32).

4.2. Требования к оформлению кассовых документов

Напомним: наличность, поступающая в кассу предприятия, является оприходованной только тогда, когда такое поступление подтверждено надлежащим образом оформленным кассовым ордером с соответствующей записью в кассовой книге. Поэтому важно знать, как оформить приходный кассовый ордер. Кроме того, правильно должны быть составлены и расходные кассовые документы. Ведь при ненадлежащем оформлении таких документов кассир попросту не имеет права принимать и выдавать по ним денежные средства. О том, как правильно составить кассовые документы, и поговорим далее.

Общие требования

Как мы упоминали в предыдущем подразделе, кассовые документы выписывает работник бухгалтерии. Он же регистрирует их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Одновременно с заполнением приходного кассового ордера к нему оформляют квитанцию - отрывную часть приходного кассового ордера. Ее выдают на руки лицу, сдавшему деньги.

Имейте в виду: при оформлении кассовых документов следует учитывать ряд требований к их составлению, предусмотренных Положением № 637 . Перечислим их.

1. Приходные и расходные кассовые документы выписывают в одном экземпляре .

2. Кассовые документы заполняют чернилами темного цвета чернильной или шариковой ручкой, при помощи печатной машинки, компьютерных средств или другими способами, которые обеспечили бы надлежащую сохранность этих записей в течение установленного для хранения документов срока ( абзац первый п. 3.10 Положения № 637 ).

3. В кассовых документах во время указания сумм национальной денежной единицы гривни можно использовать ее графический знак ( п. 3.14 Положения № 637 ).

4. Исправления в кассовых ордерах и ведомостях на выплату денег запрещены ( абзац четвертый п. 3.10 Положения № 637 ).

Если при заполнении кассового документа бухгалтер допустил ошибку, следует оформить новый документ

5. Прием и выдачу наличности по кассовым ордерам можно осуществлять только в день их составления ( абзац третий п. 3.10 Положения № 637 ). Если по оформленному кассовому ордеру наличные в кассу в течение дня получены (выданы) не были, кассир предприятия возвращает такой ордер в бухгалтерию, а бухгалтер, в свою очередь, аннулирует этот документ . При этом в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов следует сделать соответствующую отметку.

А вот временной диапазон для выдачи наличности по ведомости на выплату денег может быть чуть шире. Связано это с тем, что согласно п. 2.10 Положения № 637 предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов, сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличности в банке. Если выплата, относящаяся к фонду оплаты труда, осуществляется за счет выручки, срок сверхлимитного хранения наличности в кассе - 3 рабочих дня со дня наступления сроков такой выплаты. То есть получить, к примеру, заработную плату по ведомости на выплату денег работник может в течение 3 рабочих дней , после чего неполученные суммы будут депонированы.

6. В кассовых ордерах указывают основания для их составления, а также перечисляют приложенные к ним документы ( ).

7. Выдача кассовых документов на руки лицам, которые вносят или получают наличность, запрещена ( абзац второй п. 3.10 Положения № 637 ).

запрещено выносить кассовые документы из помещения предприятия без письменного разрешения руководителя или главного бухгалтера ( п. 3.13 Положения № 637)

Еще один интересный момент. Нумерация приходных и расходных кассовых ордеров происходит с начала каждого года с номера «1» . Причем если в течение календарного года заканчивается или изменяется форма кассовой книги и/или журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, то нумерация кассовых ордеров продолжается. С таким разъяснением фискалов можно ознакомиться в категории 109.10 БЗ.

Приходный кассовый ордер и квитанцию к нему подписывает главный бухгалтер или лицо, уполномоченное на это руководителем предприятия. Кроме того, квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью предприятия* ( абзац второй п. 3.3 Положения № 637 ). После этого надлежащим образом оформленный кассовый ордер передается в кассу предприятия.

* Если она есть и предприятие документально не отказалось от ее применения (см. спецвыпуск «Налоги и бухгалтерский учет», 2015, № 85, с. 73).

А вот оформленный расходный кассовый ордер и ведомость на выплату денег перед передачей в кассу должен подписывать не только главный бухгалтер (уполномоченное на это лицо), но и руководитель предприятия ( абзац первый п. 3.4 Положения № 637 ). Однако если к документу на выдачу наличности приложены заявления на выдачу наличных, расчеты и т. п., на которых есть разрешительная подпись руководителя, его подпись на самом кассовом ордере (ведомости) не обязательна ( абзац второй п. 3.4 Положения № 637 ). Кроме того, типовая форма № КО-2 не предусматривает проставление на ней оттиска печати.

Корешки приходных кассовых ордеров, по которым наличность была получена в кассу, и расходные кассовые ордера, по которым наличность была выдана из кассы, прилагают к отчету кассира . После обработки этого отчета приходные и расходные кассовые ордера комплектуют в хронологическом порядке, нумеруют и переплетают в папки. Они хранятся в соответствии с законодательством ответственным лицом, на которое руководителем предприятия возложена эта обязанность ( п. 3.13 Положения № 637 ).

Подписи в кассовых документах

Еще раз обозначим, что кассовые документы должны быть подписаны:

- приходный кассовый ордер и квитанция к нему - главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это руководителем предприятия, а также кассиром, принявшим наличные денежные средства;

- расходный кассовый ордер или ведомость на выплату денег - главным бухгалтером (уполномоченным на это лицом), руководителем предприятия (за некоторым исключением), кассиром, выдавшим наличность из кассы, и лицом, получившим денежные средства.

Однако при реализации этого требования могут возникнуть определенные вопросы. Первый из них связан с возможностью использования факсимиле.

Напомним, что в общем понимании факсимиле представляет собой точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используют, как правило, должностные лица, в обязанности которых входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг.

В общем случае использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при совершении сделок в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей (ч. 3 ст. 207 ГКУ ).

«Підстава»

Приводят основания для внесения наличных средств в кассу предприятия (см. табл. 3.1 на с. 25)

«Додатки»

Перечисляют документы, прилагаемые к приходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления

«Головний бухгалтер», «Касир», «Одержав касир»

Подписи, а также фамилия и инициалы главного бухгалтера (лица, уполномоченного руководителем предприятия) и кассира

Реквизиты квитанции к приходному кассовому ордеру дублируют реквизиты самого ордера

Еще один момент, которому стоит уделить внимание, - оттиск печати на приходном кассовом ордере. Здесь сделаем несколько замечаний.

Проставления печати на приходном кассовом ордере требуют п. 3.3 Положения № 637 и сама форма этого документа. О необходимости проставлять печать на приходном кассовом ордере говорят и фискалы в своем разъяснении, приведенном в категории 109.15 БЗ. Вместе с тем, на сегодняшний день наличие печати у предприятия не является обязательным . Учитывая сложившуюся ситуацию, проставлять печать на приходном кассовом ордере нужно только тем предприятиям, которые ее имеют и документально не отказались от ее использования*. Если же у предприятия нет печати**, то и обязанность ее проставления на приходном кассовом ордере отсутствует.

* Не внесли соответствующие изменения в устав предприятия и не составили акт об уничтожении печати.

** Оно документально отказалось от ее применения или не имело ее с самого начала своего образования после отмены обязательного наличия печати.

Те, кто печать имеет и обязан ее использовать, должны учитывать следующее. Из п. 3.3 Положения № 637 следует, что печать нужно проставлять исключительно на квитанции к приходному кассовому ордеру, т. е. на его отрывной части. На корешке этого ордера ее проставление не требуется. Об этом свидетельствует и сама форма приходного кассового ордера, в которой место для печати предусмотрено только на квитанции (см. с. 37). Кроме того, аналогичные разъяснения на этот счет можно встретить в п. 4.1 Методрекомендаций № 210 . В нем также отмечается, что оттиском печати заверяют отрывную часть приходного кассового ордера - квитанцию.

В случае невыполнения требований, предъявляемых к порядку заполнения приходного кассового ордера,

кассир возвращает этот документ в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же в результате проверки приходного кассового ордера выясняется, что он оформлен с соблюдением всех указанных требований, то кассир:

Принимает денежные средства в кассу предприятия;

Подписывает ордер;

Выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру на руки лицу, сдавшему деньги.

Приходный кассовый ордер, по которому получена наличность, прилагают к отчету кассира .

А теперь порядок заполнения приходного кассового ордера покажем на примере.

Пример 4.1. 22.04.2016 г. начальник отдела снабжения Петров Г. Ю. возвращает в кассу ООО «Хамелеон» неизрасходованный остаток денежных средств (в сумме 135,10 грн.), выданных ему ранее под отчет на хозяйственные нужды.

Бухгалтер предприятия составил приходный кассовый ордер, на основании которого кассир принял эту сумму в кассу предприятия .

По условиям примера приходный кассовый ордер (типовая форма № КО-1) должен быть заполнен следующим образом:

Имейте в виду: согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210 при проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины на предприятиях контролирующие органы обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов приходных кассовых ордеров. В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для их выписки, наличие подписей должностных лиц, печатей, штампов, подписей о получении наличности и т. д. При этом существует вероятность того, что суммы средств, полученные в кассу предприятия на основании кассовых ордеров, заполненных с нарушением требований, будут признаны неоприходованными .

4.4. Оформляем расходные кассовые ордера

Прежде чем подписать расходный кассовый ордер и выдать по нему денежные средства, кассир обязан проверить правильность его оформления и наличие всех его реквизитов.

Перечень обязательных реквизитов расходного кассового ордера и порядок их заполнения покажем в табл. 4.2.

Таблица 4.2. Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера

Реквизиты расходного кассового ордера	Порядок заполнения реквизитов расходного кассового ордера
	Указывают наименование предприятия, из кассы которого выдается наличность
	Вписывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины
«Номер документа»	Указывают порядковый номер расходного кассового ордера, под которым он зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
«Дата складання»	Отражают дату составления расходного кассового ордера. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов
«Кореспондуючий рахунок, субрахунок»	Приводят дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»

«Сума»	Отражают сумму операции (отдельно цифрами и прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами))
«Видати»	Указывают фамилию, имя и отчество получателя денежных средств по расходному кассовому ордеру. Напоминаем: согласно п. 3.6 Положения № 637 выдавать наличность кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере . Заметьте: выдача наличности может производиться по доверенности , оформленной в соответствии с законодательством Украины, в том числе лица, которое не имеет возможности в связи с болезнью или по другим уважительным причинам собственноручно расписаться в расходном кассовом ордере. В таком случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получать денежные средства. Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру. В случае выдачи денежных средств по ведомости на выплату денег* в этом реквизите расходного кассового ордера, оформляемого на общую
	сумму проведенных кассовых операций, указывают соответствующее подразделение предприятия, получающее денежные средства (см. письмо НБУ от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 ). Если же ведомость на выплату денег составлена в целом по предприятию, то в таком случае, по нашему мнению, в реквизите «Видати» достаточно указать «работникам предприятия»
«Підстава»	Приводят основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия (см. табл. 3.3 на с. 27)
«Додаток»	Указывают документы, прилагаемые к расходному кассовому ордеру и являющиеся основанием для его оформления (заявления, расчеты и т. д.)
	Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица, уполномоченного руководителем предприятия). Обратите внимание: НБУ не всегда лояльно относился к возможности подписания расходного кассового ордера иным, нежели руководитель, лицом. Например, на тот факт, что подпись руководителя на расходном кассовом ордере является обязательной и осуществляться другим лицом не должна, указывалось в письме НБУ от 07.04.2008 г. № 11-113/1441-4464. Однако в более позднем письме НБУ от 26.08.2008 г. № 11-113/3421-115-75 говорилось, что расходный кассовый ордер может быть подписан не только руководителем, но и уполномоченным им лицом. Аналогичную позицию имеют и фискалы. При этом документом, свидетельствующим о сдаче выручки в банк, является на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Если предприятие сдает выручку в банк через инкассаторов, таким документом будет копия сопроводительной ведомости к сумке с наличностью , заверенная подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика. Документом, свидетельствующим о приеме наличности программно-техническим комплексом самообслуживания для дальнейшего ее перевода, является квитанция платежного терминала (слип)
«Підпис одержувача»	Физическое лицо - получатель денежных средств подписью подтверждает факт получения наличности. Подпись ставят чернильной или шариковой ручкой с чернилами темного цвета. Заметьте: для выведения остатков средств в кассе не принимают кассовые ордера, в которых выдача наличности не подтверждена подписью получателя ( п. 3.5 Положения № 637 ). При этом сумму наличности по таким расходным документам прибавляют к остатку наличности в кассе в день, в котором указанные расходные документы оформлены ( п. 7.24 Положения № 637 ). В дальнейшем указанная сумма не учитывается для расчета сверхлимитных остатков наличности. Другими словами, для предприятия неподписанный получателем расходный кассовый ордер может обернуться штрафом за превышение лимита кассы согласно Указу № 436 (см. с. 110). Этот реквизит может не заполняться в расходных кассовых ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в частности, при выдаче наличности по ведомостям на выплату денег). Об этом говорится в письме НБУ от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874
«Найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача»	Указывают паспортные данные получателя денежных средств или данные другого документа, удостоверяющего его личность. В кассовых ордерах, которые оформляют на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям на выплату денег, сдача наличности в банк), этот реквизит не заполняют
«Видав кассир»	Подпись, фамилия и инициалы кассира
* О порядке составления доверенностей на получение денег см. в подразделе 4.6 на с. 49.

Проконтролировав наличие и правильность заполнения всех перечисленных выше реквизитов расходного кассового ордера, кассир принимает решение о возможности выплаты по нему денег.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для соответствующего оформления

Если же расходный кассовый ордер оформлен правильно, кассир выдает денежные средства из кассы предприятия, подписывает ордер и на всех приложенных к нему документах ставит штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Расходный кассовый ордер, по которому наличность была выдана из кассы, прилагается к отчету кассира .

Рассмотрим порядок заполнения расходного кассового ордера на примере.

Пример 4.2. Руководителем предприятия издан приказ от 19.04.2016 г. № 19 о командировании инженера-технолога ООО «Хамелеон» Филатова А. П. и выплате ему аванса на командировку. На этом основании 22.04.2016 г. бухгалтер предприятия составил расходный кассовый ордер на сумму 3850,00 грн. и зарегистрировал его в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов под № 46. Кассир выдал денежные средства из кассы.

В рассматриваемой ситуации расходный кассовый ордер должен быть заполнен следующим образом (см. с. 41):

Определенные особенности имеет заполнение расходных кассовых ордеров, составленных на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по ведомостям, электронным платежным средствам, передача наличности в банк и т. п.). Рассмотрим отдельные нюансы оформления таких кассовых ордеров на примере самостоятельной сдачи кассиром предприятия наличности в банк.

Так, в строке «Видати » обычно указывают получателя денежных средств. Но в данном случае это будет банк. Именно банк, а не кассир, сдающий деньги в банк. Ведь деньги выдаются не кассиру «под отчет», а предназначены для передачи банку (внесения на текущий счет). Поэтому вместо фамилии, имени и отчества получателя здесь нужно указать, что денежные средства передаются банку, например, записью: «на текущий счет № ___ в (наименование банка) », «сдана наличность в (наименование банка) » и т. п.

В строке «Підстава » указывают основание для выдачи наличных средств из кассы предприятия, например: «выручка от реализации продукции », «депонированная заработная плата » и т. п.

Отдельного внимания заслуживает часть расходного кассового ордера, касающаяся получателя денежных средств. Ее при сдаче в банк наличности заполнять не нужно . Как установлено абзацем пятым п. 3.10 Положения № 637 , в расходных кассовых ордерах, которые оформляются на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (в том числе на сдачу наличности в банк), реквизит «Одержав» (в котором указывается сумма полученных наличных) не заполняется . А из-за этого не заполняют и относящиеся к нему последующие строки: «Підпис одержувача», «За (найменування, номер, дата та місце видачі документа, який засвідчує особу одержувача)» и дата*. Кстати, на то, что реквизит «Підпис одержувача» в расходных кассовых ордерах, составленных на общую сумму кассовых операций, может не заполняться, указывал и НБУ в письме от 22.04.2013 г. № 11-117/1363/4874 .

* Заметим: на практике иногда налоговики настаивают на том, что эти реквизиты должны быть заполнены в любом случае. Однако, на наш взгляд, такие требования безосновательны.

Все прочие реквизиты такого кассового ордера заполняют без каких-либо особенностей. Пример см. на с. 47.

И помните: документом, подтверждающим сдачу выручки в банк , в этом случае будет квитанция к приходному документу банка на внесение наличности, заверенная подписями ответственных лиц банка и оттиском печати (штампа) банка. Ее следует приложить к расходному кассовому ордеру.

4.5. Выдача наличных по ведомости

Возможность применения ведомости на выплату денег предусмотрена Положением № 637 (ее типовая форма приведена в приложении 1 к этому документу). Ведомость, наряду с кассовыми ордерами, расчетными документами, квитанциями программно-технических комплексов самообслуживания, является кассовым документом ( п. 1.2 Положения № 637 ).

Ведомость, как и расходные кассовые ордера, применяют для выдачи наличности из кассы ( п. 3.4 Положения № 637 ). При этом ведомость, как правило, оформляют всякий раз, когда нужно произвести ту или иную выплату сразу нескольким работникам или даже лицам, не состоящим с предприятием в трудовых отношениях.

Рассмотрим порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег (см. табл. 4.3).

Таблица 4.3. Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег

Реквизиты ведомости на выплату денег	Порядок заполнения реквизитов ведомости на выплату денег
«Найменування підприємства (установи, організації)»	Приводят наименование предприятия, выплачивающего заработную плату и другие доходы работникам
«Ідентифікаційний код ЄДРПОУ»	Указывают идентификационный код предприятия согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины
«Структурний підрозділ підприємства (установи, організації)»	Вписывают наименование структурного подразделения предприятия (учреждения, организации), работникам которого выплачивается заработная плата (другие доходы) по этой ведомости
«До відомості № _____»	Указывают номер расчетной ведомости, на основании которой составлена ведомость на выплату денег
«У касу для оплати в строк з ____ до ____ 20__ р.»	Приводят временной интервал (день, месяц, год), в течение которого должна быть выплачена заработная плата (другие доходы). При заполнении этого реквизита помните, что предприятия имеют право хранить в кассе наличность, полученную в банке для выплат, входящих в фонд оплаты труда, а также пенсий, стипендий и дивидендов, в сумме сверх установленного лимита кассы в течение 3 рабочих дней, включая день получения наличных в банке ( п. 2.10 Положения № 637 ). Кроме того, в течение 3 рабочих дней можно также хранить «сверхлимитную» выручку, которую направляют для осуществления выплат, относящихся к фонду оплаты труда,в сумме,указанной впереданной в кассуведомости. В отношении наличных, полученных для выплаты больничных и других выплат, которые не включаются в фонд оплаты труда согласно Инструкции № 5 , действуют иные сроки хранения в кассе. Предприятие должно сдать их в банк (если их сумма превышает установленный лимит кассы) не позднее следующего рабочего дня банка после получения наличных . То есть такие денежные средства могут храниться в кассе 2 дня (см. письмо НБУ от 13.05.2005 г. № 11-113/1569-4857 )
«у сумі »	Отражают общую сумму заработной платы и других доходов, которая будет выплачена по этой ведомости, прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«Керівник», «Головний бухгалтер»	Подписи руководителя и главного бухгалтера или лица, уполномоченного руководителем предприятия ( п. 3.4 Положения № 637 )
«Кореспондуючий рахунок (рахунок, субрахунок)»	Указывают дебет счета (субсчета), с которым корреспондирует кредит счета 30 «Наличность»
«Код аналітичного рахунку», «Код цільового призначення»	Эти реквизиты заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций, в том числе выдачи наличности из кассы
«Відомість на виплату грошей № ___»	Приводят порядковый номер ведомости на выплату денег
«за ____________ 20 __ р.»	Указывают период, за который выплачивается зарплата
«Кількість аркушів»	Указывают общее количество страниц ведомости на выплату денег
«За цією відомістю виплачено гривень _________________ (____ грн.____ коп.)»	Отражают общую сумму заработной платы (другого дохода), выданной по этой ведомости, прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«і депоновано гривень _______ (____ грн.____ коп.)»	Приводят общую сумму депонированной заработной платы (другого дохода) прописью (гривень - прописью, копеек - цифрами) и цифрами
«Табельний номер»	Указывают табельные номера получателей денежных средств
«Прізвище, ім’я, по батькові»	Приводят фамилии, имена и отчества получателей денежных средств
«Сума»	Отражают сумму заработной платы (другого дохода), причитающуюся конкретному работнику «на руки»
«Підпис про одержання»	Подпись работника, подтверждающая получение им заработной платы или другого причитающегося дохода. Как предусмотрено п. 3.5 Положения № 637 , физическое лицо расписывается о получении наличности, используя при этом чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Кроме того, важно помнить: выдачу заработной платы кассир осуществляет только лицу, указанному в ведомости на выплату денег. Исключение из этого правила - выдача заработной платы (другого дохода) по доверенности (когда работник не может сам получить причитающуюся ему заработную плату, в том числе когда он не может расписаться собственноручно в связи с болезнью или по другим уважительным причинам). В этом случае перед подписью о получении денег кассир делает запись «По доверенности» и прилагает эту доверенность к ведомости на выплату денег. Если работник не получил заработную плату (другой доход), напротив его фамилии кассир делает запись или проставляет оттиск штампа «Депонировано»
«Примітки»	В этой графе при необходимости указывают номер, серию, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя денежных средств. Напомним, что требование относительно подтверждения личности получателей средств путем предъявления паспорта или другого подтверждающего документа содержится в п. 3.5 Положения № 637 . Кроме того, если лицо получает наличные по доверенности, то в этой графе указывают реквизиты доверенности, а ее саму прилагают к ведомости
«Виплату здійснив», «Перевірив бухгалтер», «Відомість склав», «Відомість перевірив»	Подписи кассира, выплатившего заработную плату и другие доходы, а также бухгалтера, составившего и проверившего ведомость. В случае если ведомость имеет несколько страниц, реквизиты «Відомість склав» и «Відомість перевірив» печатают на последней странице
Итого (вписывается самостоятельно)	Самой формой ведомости на выплату денег итоговая строка не предусмотрена. В то же время наличие этой строки желательно хотя бы для облегчения ведения учетной работы. Итоговую строку заполняют после последней записи в ведомости и в ней указывают общую сумму по ведомости . Кроме того, итоговые строки могут быть вписаны в конце каждой страницы ведомости

Обратите внимание:

выдачу наличных лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, осуществляют по отдельной ведомости ( п. 3.5 Положения № 637)

Кроме того, как правило, отдельные ведомости открывают на каждое структурное подразделение предприятия, а также на каждый вид выплат.

Оформленная должным образом (с соблюдением всех предусмотренных Положением № 637 требований) ведомость передается на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Далее ведомость передают в кассу предприятия для выплаты денег.

После получения оформленной ведомости на выплату денег кассир обязан проверить :

Наличие на документах и подлинность соответствующих подписей (главного бухгалтера и руководителя);

Правильность оформления ведомости и наличие всех ее реквизитов.

В случае невыполнения хотя бы одного из требований, предъявляемых к оформлению ведомости на выплату денег, кассир возвращает ее в бухгалтерию для соответствующего переоформления.

Если же проверка показала, что ведомость оформлена правильно, то кассир на ее основании выплачивает из кассы предприятия причитающиеся соответствующим лицам суммы средств.

После осуществления выплат по ведомости или по истечении установленного срока выплаты кассир должен выполнить следующие действия ( п. 3.9 Положения № 637 ):

1) в ведомости на выплату денег напротив фамилий лиц, которые не получили заработную плату, в графе «Підпис про одержання» поставить штамп или сделать запись «Депонировано»;

2) указать фактически выплаченную и неполученную сумму заработной платы (другого дохода), подлежащую депонированию (прописью и цифрами), сверить эти суммы с общим итогом по ведомости. Когда все реквизиты ведомости заполнены, кассир заверяет ее своей подписью;

3) составить реестр депонированных сумм, в котором ведется аналитический учет расчетов по депонированной заработной плате по каждой неполученной сумме отдельно. Форма реестра депонированной заработной платы приведена в Методических рекомендациях о применении регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 г. № 356 ;

4)сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную по ведомости сумму.

Бухгалтер предприятия проверяет записи, произведенные кассиром в ведомости, и осуществляет подсчет выданных и депонированных по ней сумм. На общую сумму депонированной заработной платы бухгалтер оформляет один общий расходный кассовый ордер , на основании которого сумма невыданной заработной платы сдается в банк для зачисления на текущий счет предприятия.

Как правильно составить ведомость на выплату денег, рассмотрим на примере.

Пример 4.3. Кассир предприятия ООО «Хамелеон» 20.04.2016 г. получил в банке по чеку денежные средства на выплату заработной платы за первую половину апреля 2016 года в сумме 31150,00 грн. Бухгалтер предприятия оформил приходный кассовый ордер на эту сумму.

Сумма фактически выплаченной заработной платы составила 28350,00 грн. Причем работник предприятия Литвинов Г. С. по уважительной причине не смог самостоятельно получить заработную плату за первую половину апреля 2016 года. В связи с этим его заработную плату по доверенности получила его жена Литвинова Е. А.

Кроме того, была депонирована заработная плата менеджера по сбыту Крикуна О. В. на сумму 2800,00 грн. по причине его отсутствия в связи с пребыванием в служебной командировке в период выплаты зарплаты.

На сумму фактически выплаченной и депонированной заработной платы бухгалтер предприятия оформил расходные кассовые ордера, на основании которых кассир в этот же день сделал записи в кассовой книге.

22.04.2016 г. депонированная сумма заработной платы сдана в банк.

Как в этом случае составить ведомость на выплату денег, расходные кассовые ордера, а также реестр депонированной заработной платы, см. на с. 46 - 48.

Для того чтобы разобраться с понятием «кассовая дисциплина» сначала необходимо понять различие между терминами «Кассовый аппарат» и «Касса»:

Кассовый аппарат (ККМ, ККТ) – это устройство, необходимое для получения денежных средств от ваших клиентов. Таких устройств может быть сколько угодно и по каждому из них должны оформляться свои отчетные документы.

Касса предприятия (операционная касса) – это совокупность всех наличных операций (прием, хранение, выдача). В кассу поступает выручка, полученная, в том числе по кассовому аппарату. Из кассы осуществляются все наличные расходы, связанные с деятельностью предприятия и сдаются деньги инкассаторам для дальнейшей передачи в банк. Кассой может быть отдельное помещение, сейф в комнате или даже ящик в письменном столе.

Так вот, все операции по кассе должны сопровождаться оформлением кассовых документов, что обычно и подразумевается под соблюдением кассовой дисциплины.

Кассовая дисциплина – это набор правил, которые необходимо соблюдать при осуществлении операций, связанных с приемом, выдачей и хранением наличных денежных средств (кассовые операции).

Основными правилами кассовой дисциплины являются:

Кто должен соблюдать

Необходимость ведения кассовой дисциплины не зависит от наличия ККМ или выбранной системы налогообложения .

Как рассчитывается лимит остатка наличных денег по кассе

Порядок расчета лимита остатка по кассе представлен в приложении к Указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Согласно нему в 2019 году лимит остатка по кассе можно рассчитать одним из двух способов:

Вариант 1. Расчет исходя из объема поступлений в кассу наличных денег

L = V / P x N c

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях (вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем поступлений).

P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы поступлений наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней

N c – период времени между днем, в котором были получены наличные деньги и днём сдачи этих денег в банк. Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например , если деньги сдаются в банк один раз в 3 рабочих дня, то N c = 3. При определении N c могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности (сезонность, режим рабочего времени и т.д.).

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года. В декабре компания отработала 21 день и получила наличную выручку в размере 357 000 рублей. При этом кассир организации сдавал выручку в банк один раз в 2 дня. Лимит остатка по кассе в этом случае будет равен: 34 000 руб. (357 000 руб. / 21 дн. x 2 дн.).

Вариант 2. Расчет исходя из объема выдач наличных денег из кассы

Данный способ как правило используют ИП и организации, которые не получают наличные в процессе деятельности, но периодически снимают деньги в банке (например, для расчетов со своими поставщиками).

В этом случае применяется формула:

L = R / P x N n

L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег за расчетный период в рублях (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других перечислений работникам). Вновь созданные ИП и организации указывают ожидаемый объем выдач наличных денег;

P – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег (при его определении можно взять любой период времени, например, месяц, в котором были наиболее пиковые объёмы выдач наличности). Расчетный период должен быть не более 92 рабочих дней , при этом его минимальное значение может быть любым.

N n – период времени между днями получения денег в банке (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам). Данный период не должен превышать 7 рабочих дней, а в случае отсутствия банка в населенном пункте – 14 рабочих дней. Например, если деньги снимаются в банке один раз в 3 рабочих дня, то N n = 3.

Пример расчета . ООО «Компания» занимается розничной торговлей. Наличную выручку общество не принимает, покупатели расплачиваются через банк. Однако периодически компания снимает наличные деньги в банке для расчетов с поставщиками. Руководство организации решило установить лимит остатка по кассе на 2019 год, взяв за расчетный период – декабрь 2018 года.

В декабре компания отработала 21 день и получила в банке наличных денег в размере 455 700 рублей. При этом кассир организации получал наличные в банке один раз в 4 дня. Заработная плата из кассы не выдавалась. Лимит остатка в этом случае будет равен: 86 800 руб. (455 700 руб. / 21 дн. x 4 дн.).

Приказ для установления лимита по кассе

После того как вы рассчитаете лимит остатка наличных денег по кассе, необходимо издать внутренний приказ, утверждающий сумму лимита. В приказе можно указать срок действия лимита, например, – 2019 год (образец приказа).

Обязанность каждый год переустанавливать лимит законом не предусмотрена, поэтому если в приказе срок действия не указан, то установленные показатели можно применять как в 2019 году, так и далее до тех пор, пока вы не издадите новый приказ.

Упрощенный порядок

Начиная с 1 июня 2014 года – ИП и малые предприятия (количество работников не более 100 человек и выручка не более 800 млн. рублей в год) больше не обязаны устанавливать лимит остатка наличных денег по кассе.

Для того чтобы отменить лимит по кассе, необходимо издать специальный приказ. Он должен быть основан на Указании Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и обязательно содержать формулировку: «Хранить наличные денежные средства в кассе без установления лимита остатка в кассе» (образец приказа).

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно только на основании заявления от сотрудника . В нем он должен указать: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

Примечание : желательно, чтобы в заявлении была строчка: «У сотрудника отсутствует задолженность по ранее выданным авансам» (так как по закону нельзя выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придётся удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы .

Ограничение наличных расчетов

Ещё одним важным правилом кассовой дисциплины является соблюдение ограничения наличных расчетов между субъектами предпринимательской деятельности (ИП и организации) в рамках одного договора суммой не более 100 тыс. рублей .

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России.

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

для организации — от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
для ее должностных лиц и ИП - от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2019 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы - допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в нашей .

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС .

Кассовые операции в 2019 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2019 году: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

С физиками обмен наличными (получение/выдача) организации/ИП могут проводить без каких-либо ограничений (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У).

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Документальное оформление кассовых операций

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.3 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов/физических показателей (п. 4.1 Указания , п. 2 Письма ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии - подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии - подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись «депонировано». Затем кассир:

подсчитывает фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
записывает эти суммы в соответствующие строки ведомости;
сверяет эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
проставляет свою подпись и отдает ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии - руководителю).

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость - можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании , написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данное заявление должно содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче - расходный кассовый ордер. Причем порядок выдачи наличных своему ОП каждая организация определяет самостоятельно (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен проверить (п. 6.1 Указания):

соответствие ФИО получателя, указанных в РКО, ФИО доверителя, указанным в доверенности;
соответствие ФИО доверенного лица, указанных в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

В расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости перед подписью лица, которому выдаются деньги, делается запись «по доверенности».

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате - оригинал.

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, запрещено.

Центробанк РФ в 2015 году установил новые правила ведения кассовых операций для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Изменения затронули документооборот компаний – порядок проведения расчетов, уменьшение численности документов, упрощенные требования к их оформлению.

Сущность и специфика проведения кассовых операций

Кассовые операции – это совокупность материально-технических действий с юридическими или физическими лицами по приему или оплате денежных средств. Их сущность заключается в приеме, сохранении и оплате наличных.

Кассовые операции состоят из следующих этапов :

зачисление;
передача;
пересчет банкнот, монет;
хранение;
документирование кассовых операций.

Документооборот включает заполнение, прием и ведение бумаг, которые подтверждают выполнение финансовых обязательств.

Абсолютно все денежные операции должны отражаться в отчетности. При этом важно отталкиваться от нормативной базы РФ и соблюдать установленный Центральным Банком порядок ведения документооборота.

От необходимости вести учет платежных операций освобождаются только предприятия, которые не работают с наличными и принимают оплату по безналу. В таком случае во время проверки налоговой службе в свободной форме сообщается данный факт, который обязан подтверждаться документально.

Порядок проведения кассовых операций

Документальное оформление кассовых операций отображается в установленной межведомственной форме первичного документооборота. Порядок ее ведения регламентирует Центробанк и Министерство финансов РФ. Также нормативная база включает положения Федеральной службы государственной статистики и инструкции Государственной налоговой службы.

Вести документооборот может кассир или другой человек, который имеет данные полномочия. И в первом, и во втором случае необходимо оформить приказ о его назначении. Как правило, данную функцию выполняет один человек. Но при большом товарообороте на крупных предприятиях работают несколько кассиров. В таком случае в штатном расписании указывается старший кассир, который отвечает за документооборот фирмы. Если же работает сам предприниматель и не имеет дополнительного персонала, вести учет кассовых операций он должен самостоятельно.

Документы для ведения кассового учета

Федеральная служба статистики РФ утверждает несколько первичных документов: расходный и приходный ордера, книги по работе с кассой или по учету денежной наличности, финансовые ведомости. Их специфика и особенности заполнения будут рассмотрены ниже.

ИП, которые ведут учет финансовых показателей организации согласно условиям Налогового кодекса России, кассовую книгу, расходный и приходный ордер могут не оформлять.

Иногда возникают ситуации, в которых ведение кассового документооборота может улучшить эффективность организации, способствовать грамотному планированию и разработке стратегии. В таком случае вести учет нужно согласно всем требованиям Центробанка РФ. Рассмотрим виды кассовой документации, нормативная база которых — Общероссийский классификатор финансовых операций ОК 011-93.

Особенности заполнения кассовой книги

Кассовая книга ведется для контроля финансовых потоков, которые поступают в кассу за проданный товар, предоставленные услуги или выполненные работы. Ведение учета допускается и в бумажном, и электронном виде. В последнее время все больше предприятий оценили преимущества электронного документооборота.

Если вы предпочитаете оформлять кассовую книгу традиционным методом, пронумеруйте каждый лист и в месте скрепления заверьте документ у главного бухгалтера или владельца бизнеса. Если для своей работы предприятие использует печать, она также должна проставляться в месте скрепления листов.

При электронном документообороте кассовая книга заверяется электронными подписями. Решение о печати данных принимает руководитель (ежедневно, еженедельно или раз в месяц). Перед началом заполнения установите опцию нумерации страниц, чтобы данные вводились в хронологическом порядке.

После завершения рабочего дня или смены кассир обязан сверять оставшуюся сумму в кассе со сведениями в кассовой документации и указывать количество остатков. После закрытия смены кассовая книга заверяется бухгалтером или владельцем бизнеса.

Приходный и расходный ордера

Приходным ордером фиксируются финансовые операции для контроля над финансовой деятельностью компании и возможности принятия грамотных управленческих решений. Он применяется для фиксации поступления денег в кассу и может быть оформлен на бумаге или в электронном виде.

Приходный ордер должен содержать :

номер регистрации;
название компании;
код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций;
номер корреспондентского счета или субсчета (если ведется бухгалтерия);
дата регистрации ордера.

После получения денег ордер по учету финансовых операций должен находиться у кассира, а покупателю предоставляется бланк отчетности (квитанция, чек) как подтверждение выполнения обязательств.

Расходный ордер используется для регламентации первичных документов, по нему выдается наличность из кассы предприятия.

Расходный ордер должен быть в одном экземпляре, с подписью бухгалтера или владельца бизнеса. Он фиксируется в журнале кассовой документации.

Другие документы для учета финансовых операций

Книга учета денежной наличности заполняется старшим кассиром для фиксации передачи финансовых средств между кассирами на протяжении рабочей смены. Если компания небольшая в ведении такой книги нет необходимости. В начале смены старший кассир выдает определенную сумму наличных каждому продавцу, а после окончания дня остаток фиксируется.

Если из кассы берутся средства для оплаты заработной платы, отчитаться за выполнение финансовых обязательств нужно до завершения периода, прописанного в ведомости. Нераспределенная сумма на остатке в конце смены опечатывается и передается главному бухгалтеру или ответственному лицу.

Расчетно-платежная ведомость необходима для фиксации отработанных часов, по учету премий и штрафов работникам компаний. Данный документ составляется бухгалтером или ответственным лицом для расчета рабочего времени и оплаты труда персонала.

Если сотрудники получают зарплату на банковские счета, оформляется расчетная ведомость. В ней должны быть заполнены все статьи доходов определенного работника: оклад, премии, надбавки, отпускные, материальная помощь и др. Сумма к оплате должна быть прописана на титульном листе.

Платежная ведомость необходима для предоставления зарплаты и социального страхования. Начислить зарплату можно без заполнения таких бланков – достаточно отталкиваться от расходного ордера. Но гораздо удобнее и эффективней оформлять данную ведомость. Заполняется такой документ главным бухгалтером или ответственным за денежные операции лицом.

Поправки в платежных ведомостях не разрешаются и считаются грубым нарушением.

Документальное оформление кассовых операций должно быть принято на основе приказа, в котором прописываются ключевые принципы проведения кассовых операций. Перед допуском к работе кассиров, необходимо утвердить их права и обязанности для дальнейшей работы.

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся заполнения первичной документации по кассе. Что это за тип документов, как правильно их оформлять, какие функции выполняют – далее.

Финансовая операции должна подтверждаться документами. Оформлять их необходимо правильно, соответствуя требованиям и правилам, установленным законодательством.

Важные моменты

При поступлении документов в бухгалтерию их необходимо проверить:

Очень часто бухгалтеры допускают ошибки при оформлении. Наиболее распространенные:

использование простого карандаша;
отсутствие необходимых реквизитов;
наличие исправлений;
использование не утвержденных бланков;
в незаполненных строках нет прочерка;
подписи теми лицами, которые не имеют на это право.

Чтобы не допускать ошибок, необходимо ознакомиться с правилами оформления. Если избежать помарок не удалось, важно знать, как их исправить:

Если ошибка в кассовых или банковских документах	Они аннулируются и составляются заново
В случае порчи кассового документа уничтожать его не нужно	Необходимо приложить его к отчету
Остальные типы документов	Исправляются только после согласования с контрагентами
Неправильная запись перечеркивается	Таким образом, чтобы исправленное можно было разобрать. Обычно зачеркивают тонкой линией
Если неправильно записана одна цифра	Зачеркивается сумма полностью
Сверху зачеркнутого	Пишется правильная запись
На поле делается отметка «исправлено»	Ставится подпись ответственного лица
Если экземпляров документа несколько	Исправлять необходимо каждый

Если поправки внесены неверно, они не признаются и считаются недействительными. Любая организация должна хранить первичные документы.

Срок – не меньше 5 лет. Эти документы фиксируют факт проведения операций в учреждении.

Что это такое

Первичные документы по учету денежных средств в кассе – это документы, которые подтверждают осуществление действий или операций на предприятии.

Какова их роль

С помощью первичных документов можно подтвердить факт совершения операции в организации, узнать дату ее проведения.

Также на их основании ведется контроль по работе как структурного подразделения, так и работников в отдельности. По информации, содержащейся в документах, осуществляются проверки.

Также играют роль по сохранности имущества организации, дают возможность оптимально его использовать. Обладают первичные документы и юридическим значением.

Поскольку служат письменным доказательством проведения операций, то используются судьей при рассмотрении бухгалтерских споров.

Правовое регулирование

Приходной кассовый ордер необходимо заполнять следующим образом:

указывается название организации, которая выдала ордер и структурное подразделение (при наличии);
ставится порядковый номер ПКО;
проставляется дата поступления денег в кассу и сумма (цифрами);
ставится номер бухгалтерского счета;
указывается дебет и кредит;
проставляется код назначения использования финансов из кассы;
указывается наименование компании и личные данные лица, от которого поступили деньги;
пишется цель операции, например, оплата по соглашению;
прописывается сумма ;
рубли пишутся буквами, копейки – цифрами;
при наличии первичных документов указываются их реквизиты.

Для индивидуальных предпринимателей приходник может не составляться. Если ИП оформляет ПКО и отвечает за кассовую дисциплину, то документ необходимо подписать.

Оформляется в одном экземпляре во время предоставления выручки ИП в кассу. Средства могут поступать в таких случаях:

в качестве оплаты за услугу;
за проданное имущество;
как возврат неиспользованных финансов;
во время пополнения капитала;
от сотрудников организации – займы, ущербы;
с банковского счета.

Хранится приходной кассовый ордер не менее 5 лет. Приходные документы:

от юридических лиц – объявление на взнос наличкой;
от физических — ордеры.

Основные операции прихода:

наличная выручка;
поступления из банка;
возврат лишней заработной платы;
возмещение ущерба;
поступление денег от учредителей;
возвраты от поставщиков.

Расходный

Бухгалтерия занимается выдачей денег, помогает в этом расходный кассовый ордер. Заполняется он в зависимости от порядка осуществления операций. .

Бланк выписывается работником бухгалтерии. Описание заполнения расходного ордера из кассы:

Составляется ордер в день выдачи финансов. После оформления его необходимо зарегистрировать в .

Главный бухгалтер организации и руководитель ставят свои подписи, после чего бланк передается кассиру.

Расходный кассовый ордер на руки сотрудника не выдают, он хранится в кассе. Относятся:

Деньги разрешено выдавать в день составления документов. Расходные операции:

сдача финансов в банк;
выдача заработной платы сотрудникам;
выдача отчетных денег;
расчеты с поставщиками.

Кассовая книга

Любое учреждение обязано вести кассовую книгу в одном экземпляре. Форма стандартная – . Вести ее можно в электронном и бумажном варианте.

Первый вариант возможен в случае обеспечения сохранности данных. Для этого в начале каждого рабочего дня оформляется 2 машинограммы – «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Отчет ведется с начала года.

В случае ведения бумажного формата кассовая книга заводится на определенный период времени. Зависит он от числа операций. Заполнять книгу можно несколькими вариантами – горизонтально и вертикально.

При вертикальном расположении данные об операции расположены на одном листе. Отчетом является следующая страница или вкладыш (пустой).

Записи ведутся ручкой или чернилами. Сведения можно дублировать, используя копировальную бумагу, которая вкладывается между страницами.

При выборе горизонтального расположения книга содержит 2 части – вкладыш и отчет. Первая часть имеет горизонтальную линейку, у второй ее нет.

Она заполняется с помощью копира. Нумерация у обеих частей одинаковая. Обрывать отчет, пока смена не закончится, не допускается.

В кассовой книге в первую очередь указываются приходные документы, затем – расходные. По окончании рабочего дня кассир должен подвести итоги по движению денег в кассе и сдать бухгалтеру отрывной лист.

На титульном листе книги обязательно должны присутствовать данные:

код организации;
данные индивидуального предпринимателя;
отчетный период;
название структурного подразделения.

Таким образом, первичные документы служат основанием для проведения операций в учреждении. Оформлять их необходимо на основании требований, установленных законодательством.

Основными первичными документами являются ордеры, кассовая книга, различные распоряжения и другие. Прежде чем сдавать документы, необходимо их проверить.

Занимается этим бухгалтер предприятия. После проверки документация сдается в кассу. На руки кассовые документы не выдаются.