Примеры кассовых операций. Как заполнять кассовую книгу в бумажном и электронном виде

Каждое предприятие в ходе ведения хозяйственной деятельности сталкивается с использованием наличных средств, будь то выплата заработной платы сотрудникам через кассу, выдача наличных под отчет или оплата за товары и услуги. В статье мы расскажем о тонкостях учета кассовых операций, а также рассмотрим типовые проводки по кассе.

Под кассовым операциями понимают операции, при которых организация выдает и принимает наличные денежные средства в виде банкнот или монет. Осуществлять выдачу и принятие средств организация может как юридическим, так и физическим лицам. Ведение кассовых операций регламентируется порядком, описанный Налоговым кодексом РФ.

К основным кассовым операциям относят прием и выдачу наличности, хранение денежных средств в кассе и передача их в банк. Все операции осуществляются при обязательном соблюдении лимита кассы, сумма которого определяется каждым предприятием индивидуально и фиксируется в соответствующих документах.

В кассу могут осуществляться следующие поступления:

• оплата покупателя (заказчика) за товары, услуги, работы;
• возврат средств подотчетным лицом, ранее выданных на хознужды или на ;
• выручка от продажи продукции в розничной торговой сети;
• расчеты по кредитам;
• внесение процентов по акциям;
• возврат средств поставщиком;
• поступление денежных средств, приобретенных организацией у банка.

Основанием для внесения наличности в кассу является приходный кассовый ордер.

Выдача средств из кассы может осуществляться на следующие цели:

• выплата вознаграждения сотрудниками (заработная плата, премия, бонусы и прочее);
• оплата товаров, работ, услуг (как в виде аванса, так и за фактически полученные товары);
• страховое возмещение, выплата которого предусмотрена договором страхования;
• (как на хознужды, так и на командировочные расходы).

Из кассы могут быть выданы только средства, полученный в качестве выручки от реализованных товаров (работ, услуг). Если организация является посредником или занимается комиссионной торговлей, то все средства, полученные для оплаты в пользу третьих лиц, должны быть переданы в банк.

Основанием для выдачи наличных средств из кассы является расходный кассовый ордер.

Все операции по кассе должны быть отражены в кассовой книге.

Проводки по основным кассовым операциям

Для учета наличности в кассе, а также для отражения оборотов денежных средств используют .

Основные проводки операций по кассе рассмотрим на примерах.

Поступления и списание наличных денежный средств

Выдача средств сотрудникам под отчет, а также выдача заработной платы являются наиболее распространенным основанием для поступления средств из банка для их последующего списания.

Поступление наличности в кассу может осуществляться подотчетным лицом при возврате остатка средств, которые не были использованы на хознужды или с период командировки.

Рассмотрим каждую их вышеописанных ситуаций на примерах.

ООО «Бонус» осуществляет выплату сотрудникам заработной платы через кассу. Сумма, подлежащая выдаче, составляет 964 000 руб.

В учете ООО «Бонус» будут сделаны такие проводки:

Рассмотрим еще один пример с выдачей и поступлением средств через кассу:

ООО «Меркурий 1» осуществило выдачу средств под отчет сотруднику Медведеву А.Г. в сумме 500 руб. Деньги были выданы с целью приобретения бумаги для нужд бухгалтерии. По факту покупки бумаги, Медведев предоставил авансовый отчет и квитанцию об оплате на сумму 9 840 руб., НДС 1501 руб. Остаток неиспользованных средств Медведев А.Г. внес в кассу.

В учете ООО «Меркурий 1» данные операции были отражены следующим образом:

Инкассация наличности

Допустим:

ООО «Магнит Плюс» была передана инкассатору наличная розничная выручка для доставки в банк и зачисления на расчетный счет в сумме 856 000 руб. Согласно договору, стоимость инкассаторских услуг составляет 0,15% от инкассируемой суммы.

В учете ООО «Магнит Плюс» были сделаны такие проводки:

Проводки по недостаче в кассе

Предположим, что при передаче средств в сумме 856 000 руб. была выявлена недостача (8 400 руб.)

В таком случае бухгалтер ООО «Магнит Плюс» отразит такие операции в учете:

Выплата денежных средств учредителям в виде дивидендов

Допустим:

ООО «Олимп» было принято решения о распределении прибыли, полученной по итогам 2015 года, между участниками общества — учредителем Петренко и директору Сидоренко. Доля учредителя Петренко, который не является сотрудником ООО «Олимп», составляет 465 000 руб., доля директора Сидоренко — 118 000 руб.

В учете ООО «Олимп» были сделаны такие проводки:

При работе с наличными средствами любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель должны особое внимание уделять кассовой дисциплине и грамотному оформлению всех кассовых операций. Для этого нужно изучить образец заполнения кассовой книги и правильно вести учет операций с наличными.

Что такое кассовая книга и для чего она нужна?

Начнем с определения кассовой книги, которая является бухгалтерским документом, в котором отражаются все операции с наличными деньгами (и приход, и расход). Такая книга должна быть на всех предприятиях, где есть касса. Исключение не составляют даже те юридические лица или ИП, которые работают по УСН (упрощенной системе налогообложения). Кассовая книга ведется в одном экземпляре по унифицированной форме КО-4, которая была утверждена Постановлением Госкомстата России в 1998 году.

Этот документ заслуживает повышенного внимания, поскольку регулярно проверяется представителями различных инстанций.

По закону в учреждении, работающем с наличными деньгами, должна быть только одна кассовая книга. Но если речь идет о крупном предприятии, которое имеет обособленные подразделения, выделенные на отдельный баланс, то каждое такое подразделение ведет собственную кассовую книгу. Ее оригинал находится в обособленном подразделении, а в головное учреждение передаются только копии первичных документов и кассовой книги. Все данные об остатках денежных средств в кассе такого подразделения в этом случае показываются в его балансе и учитываются при составлении сводного баланса по предприятию.

Как оформляется кассовая книга?

Согласно Инструкции №157н все учреждения, в которых есть касса, обязаны вести кассовые операции в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, который был утвержден Советом Директоров Центробанка России в 1993 году, и Положением Банка России №14-П от 1998 года «О правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ». Кассовая книга должна быть оформлена соответствующим образом: прошнурована, пронумерована, скреплена печатью, а все записи должны быть заверены подписью главного бухгалтера и руководителя учреждения. можно на нашем сайте.

Кассовая книга ведется в течение календарного года по нарастающей, а с наступлением нового года необходимо заводить новую кассовую книгу. Как правило, стандартная кассовая книга, которая выглядит, как журнал, имеет пятьдесят или сто листов. Если на предприятии ведется активное использование наличных средств, то на календарный год одного журнала может и не хватить. В этом случае можно начать другой журнал, но тогда на титульном листе должен быть указан четкий временной промежуток, записи за который находятся в данной книге.

Титульный лист кассовой книги должен отображать информацию о предприятии, а именно:

• ОКПО предприятия.
• Фамилии, имя, отчество (если речь идет об индивидуальном предпринимателе).
• Год (или период, если за один календарный год использовалась не одна, а несколько книг).
• Наименование структурного обособленного подразделения (если речь идет о подразделениях одного учреждения, выведенных на отдельный баланс).

Как осуществляется ведение кассовой книги?

Заполнение кассовой книги предполагает внесение записей в готовую форму. Все операции по кассе за сутки записываются на одну страницу, с обязательным отражением приходных и расходных материалов. В конце рабочего дня подводится итог и сводится остаток. По результатам работы составляется отчет кассира, а полученные наличные средства сотрудник, ведущий кассу, в конце рабочего дня сдает в бухгалтерию.

Каждый лист кассовой книги имеет две одинаковые части с линией отрыва. Одна часть – непосредственно лист книги, а вторая – отчет кассира. Лист можно согнуть по линии отрыва и заполнить сразу обе части под копирку. После этого лист разрезается, его первая часть подшивается, а к отчету кассира прикрепляются все первичные документы (приходные, расходные кассовые ордера, выписки из приказов, расписки, заявления на аванс, доверенности, ведомости и прочее). можно найти на нашем сайте.

Графы и поля заполняются соответствующим образом:

• В графе «Остаток на начало дня» должна быть перенесенная сумма из графы «Остаток на конец дня» с предыдущего листа книги.
• В графе «Номер документа» указываются номера приходных и расходных кассовых ордеров.
• В графе №2 необходимо записать информацию из ордеров, а приходные и расходные суммы нужно вносить полностью в рублях и копейках.
• При записи корреспондирующего счета в кассовых книгах организаций нужно указывать: расчетный счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (индивидуальные предприниматели номер корреспондирующего счета могут не указывать).
• «Перенос» суммирует все операции, указанные на предыдущих строках, а обратная сторона бланка либо заполняется, либо прочеркивается буквой Z.
• Итоги за день выводятся по расходу и приходу, а остаток на конец дня должен равняться остатку на начало дня + приход – расход.
• В самом низу кассир и бухгалтер ставят свои подписи и фиксируют количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Электронный учет

Ведение кассовой книги предполагает возможность ее заполнения как вручную, так и при использовании компьютерной техники. Для этого нужно специальное программное обеспечение, которое гарантирует как визуальное отображение кассовой книги на мониторе с возможностью заполнения, так и распечатывание листов и отчетов кассира. Электронная кассовая книга, как и ее бумажный вариант, заполняется в конце каждого рабочего дня и распечатывается (правила внесения данных установлены п.4.4 Положения №637). В результате должно получиться две распечатки:

• вкладной лист кассовой книги (с нумерацией и реквизитами);
• отчет кассира.

Все распечатки проверяются и подписываются кассиром. Листы книги нумеруются и хранятся в кассе, а подшиваются в конце календарного года, формируясь в книгу. Отчеты же с приложением первичных документов передаются в бухгалтерию.

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4) , если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии - на руководителя).

Оформление кассовой книги

Кассовая книга может вестись одним из трех способов: от руки, на компьютере либо в электронном виде.

Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

первая всегда остается в книге;

вторая - отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка "Перенос" кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

или в конце смены;

или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке "Касса за" указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии";

ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

• на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Кассовая книга: подробности для бухгалтера

• Кассовая книга и журнал кассира-операциониста у ИП

  Заполнять журнал кассира-операциониста? О кассовой книге Индивидуальный предприниматель, в том числе... общественного питания, может не вести кассовую книгу и документы, на основании... в этой книге. (Записи в кассовой книге (ф. 0310004) осуществляются кассиром... документы, а также не вести кассовую книгу. Добавим: то же самое... К сведению: освобождение от ведения кассовой книги не распространяется на ИП, являющегося... предприниматель однозначно может не вести кассовую книгу и документы, на основании...

• Организация наличных расчетов в автономном учреждении

  До 50 000 руб. Ведение кассовой книги Поступающие в кассу и выдаваемые... наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0504514). Записи в ней... ордеру. Согласно внесенным изменениям вести кассовую книгу теперь может не только кассир... денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью. Нельзя оставить...

• Упрощен порядок ведения кассовых операций

  Оформления кассовых документов и ведения кассовой книги. Определены особенности оформления кассовых документов... оформления кассовых документов и ведения кассовой книги. Определены особенности оформления кассовых документов... основании фискальных документов. О ведении кассовой книги Согласно п. 4.6 Порядка... был сверить данные, содержащиеся в кассовой книге. А теперь он сверяет фактическую... остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге. Уточнен порядок оформления электронных документов...

• Изменен порядок оформления кассовых операций и выдачи средств под отчет

  Деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге (ф. 0310004) (п. 4.6 ... Указания № 3210-У). Записи в кассовой книге (ф. 0310004) осуществляются по каждому... чего следует, что записи в кассовую книгу (ф. 0310004) могут вноситься не... , отраженной в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004 ... (ф. 031001, 0310002), прилагаемые к кассовой книге, должны отвечать требованиям, установленным законодательством...

• Внесены изменения в порядок ведения кассовых операций

  Кассовых документов на бумажном носителе. Кассовая книга. Поступающие в кассу и выдаваемые... наличные деньги должны учитываться в кассовой книге (ф. 0310004). Записи в ней... Указании № 4416-У предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и... , отраженного в кассовой книге (ф. 0310004), и заверяет записи в кассовой книге (ф. 0310004 ...

• Новый порядок кассовых операций и выдачи денег под отчет

  Заверяться электронной подписью. Записи в кассовой книге в связи с поправками могут... . Ранее кассир сверял данные в кассовой книге с кассовыми документами, выводил сумму... и остатком денежных средств в кассовой книге. Оформление приходных и расходных кассовых...

• Возврат денег покупателю при использовании онлайн-кассы

  Выданных наличных денежных средствах в кассовую книгу (п. 4.6 Указаний N ... покупателю) по РКО, учитывают в кассовой книге (п. 4.6 Указаний N ... денег, которые следует учесть в кассовой книге. То есть получается, что по...

С 1 июня 2014 г. согласно Указания ЦБ РФ № 3210-У устанавливается . В новом порядке ведения кассовых операций предусмотрена та же самая форма кассовой книги. Здесь дан пример оформления, заполнения и образец, а также бланк кассовой книги, которую можно скачать бесплатно.

Кассовую книгу КО-4 форма по ОКУД 0310004 могут НЕ вести и НЕ заполнять . Для них предусмотрен упрощенный порядок ведения кассовых операций.

Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем. и кассового приходного и расходного ордера - 5 лет. Как сшивать и подшивать кассовые документы, кассовую книгу? Это делается в обычном порядке.

1. 
   Правомерность осуществления налоговыми органами проверок по соблюдению организациями и ИП порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, расчетов наличными деньгами с другими организациями.