Фактов хищения злоупотребления или порчи. IV
Инвентаризация проводится в случаях, установленных нормативными правовыми актами (обязательная инвентаризация), и в иных случаях.
Обязательная инвентаризация проводится всеми организациями независимо от их организационно-правовой формы и применяемых налоговых режимов в каждом из следующих случаев (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, ч. 3 ст. 11, ч. 1 ст. 30 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99):
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме активов, инвентаризация которых проводилась в IV квартале отчетного года);
При смене материально ответственных лиц (в отношении имущества, находящегося на ответственном хранении у материально ответственного лица);
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, когда необходимо установить наименование и количество похищенного (испорченного) имущества или имущества, в отношении которого допускаются (зафиксированы) случаи злоупотребления;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
При ликвидации или реорганизации организации.
См. дополнительно:
Об особенностях годовой инвентаризации;
Об особенностях инвентаризации при смене материально ответственного лица;
- об особенностях инвентаризации при реорганизации организации.
Согласно п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проведение инвентаризации обязательно и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, например:
Полная инвентаризация проводится для определения в договоре продажи предприятия состава и стоимости продаваемого предприятия (п. 1 ст. 561 ГК РФ);
Инвентаризация имущества должника проводится при его получении в управление внешним управляющим (п. 2 ст. 99 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)");
Ежемесячно проводится инвентаризация наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров, находящихся в распоряжении юридических лиц - владельцев лицензий на виды деятельности, связанные с оборотом наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров (п. 1 ст. 38 Федерального закона от 08.01.1998 N 3-ФЗ "О наркотических средствах и психотропных веществах").
Инвентаризация также проводится в случаях, установленных руководителем организации (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). В частности, такие случаи могут быть зафиксированы в положении об инвентаризации.
По срокам проведения инвентаризации активов и обязательств (объектов учета) могут быть плановыми и внеплановыми (внезапными).
Плановые инвентаризации проводятся в сроки, установленные руководителем организации. График плановых инвентаризаций вводится, как правило, положением об инвентаризации, утверждаемым руководителем (например, в составе учетной политики), или иным распорядительным документом, который целесообразно оформить до 1 января отчетного года. В частности, к плановым относятся инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при ликвидации или реорганизации.
См. образец положения об инвентаризации.
Внеплановая инвентаризация - инвентаризация, точные сроки проведения и назначение которой заранее неизвестны. Внеплановая инвентаризация может проводиться как в обязательном порядке, так и по инициативе руководителя организации. К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых в обязательном порядке, можно отнести:
Инвентаризацию при смене материально ответственных лиц;
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями.
К примерам внеплановых инвентаризаций, проводимых по инициативе руководителя, можно отнести инвентаризации, проводимые в рамках системы внутреннего контроля сохранности товарно-материальных ценностей, например внезапную ревизию кассы.
В зависимости от полноты выбранных для проверки учетных признаков одного объекта учета выделяют сплошные и выборочные инвентаризации. Сплошные инвентаризации охватывают все инвентаризируемые ценности или обязательства в отношении объекта учета. Например, проводится проверка всех материально-производственных запасов по всем местам хранения или переработки.
при смене материально ответственных лиц;
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при реорганизации или ликвидации организации.
Очевидно, что уклонение от проведения обязательных инвентаризаций, предусмотренных Законом о бухгалтерском учете, может расцениваться как нарушение норм российского законодательства со всеми вытекающими последствиями, прежде всего при оценке степени достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
В соответствии с законом стоимость выявленных при инвентаризации излишков имущества приходуется на соответствующих активных счетах бухгалтерского учета за счет увеличения прибыли (уменьшения убытка) отчетного года. Стоимость недостачи, порчи или иной утраты имущества в пределах норм естественной убыли относится на счета издержек производства и обращения, а в суммах, превышающих эти нормы, - на счета виновных лиц. Если виновные лица не установлены, а также по другим причинам, невозмещенные убытки от недостачи и порчи имущества списываются на финансовые результаты (уменьшение прибыли либо увеличение убытка) за отчетный период.
Закон прямо не предусматривает покрытие убытков от недостачи и порчи имущества за счет страховых платежей, но если оно было застраховано, то невозмещенные суммы недостач и порчи имущества должны быть отнесены на счет страхового возмещения, и только в случае недостаточности последнего оставшаяся сумма может быть списана на финансовые результаты.
Законом также не предусмотрен порядок уточнения расхождений в суммах расчетов и обязательств, выявленных при инвентаризации. Из контекста соответствующих норм, предусмотренных законом, можно предположить, что выявленные расхождения регулируются путем увеличения или уменьшения прибыли (убытков) отчетного периода, либо путем отнесения на счета резервов по сомнительным долгам.
Как определено в законе, регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Систематизация и накопление первичной информации необходимы для ее отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Закон разрешает вести регистры бухгалтерского учета на самых различных носителях информации - от бумажных журналов и книг до самых новейших машинных носителей. В обязанности лиц, отвечающих за ведение бухгалтерского учета, закон вменяет обеспечение защиты учетных записей в регистрах бухгалтерского учета от несанкционированных исправлений. Доступ посторонних к информации, содержащейся в регистрах, должен быть максимально ограничен, тем более что их содержание, равно как и содержание внутренней бухгалтерской отчетности, составляют коммерческую тайну. Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета необходимо обосновать и подтвердить с указанием даты исправления. Подтверждают исправления те лица, которые инициировали и вносили их в регистры бухгалтерского учета. Исправления следует вносит во все взаимосвязанные регистры и в обобщающие показатели бухгалтерского учета и отчетности.
Закон предусматривает систему контроля записей в регистрах: данные из первичных документов вносятся в регистры бухгалтерского учета в хронологической последовательности совершения хозяйственных операций и поступления первичных и сводных учетных документов. В регистрах бухгалтерского учета информация о хозяйственных операциях должна группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обязаны обеспечить лица, составляющие и подписывающие эти регистры.
Все организации, обязанные по закону вести бухгалтерский учет, на основе информации, полученной на синтетических и аналитических счетах, должны составлять и представлять бухгалтерскую отчетность. Формы бухгалтерской отчетности организаций, за исключением банков, и указания по их заполнению подлежат разработке и утверждению Министерством финансов Российской Федерации. Центральный банк России утверждает формы отчетности банков и инструкции к ним.
Месячная и квартальная отчетность является промежуточной и составляется нарастающим итогом с начала отчетного года. Отчетным годом для всех организаций является календарный год - с 1 января по 31 декабря включительно. Первым отчетным годом для вновь созданных организаций считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря соответствующего года, а для организаций, созданных после 1 октября, - по 31 декабря следующего года.
"Фармацевтические ведомости", 2008, N 6/7
ЕСЛИ В АПТЕКЕ ПРОИЗОШЛА КРАЖА
Само собой разумеется, что кража товарно-материальных ценностей означает для аптеки прямые убытки. Чтобы их минимизировать и взыскать с виновных ущерб, нужно правильно оформить соответствующие документы. О том, как это сделать и какими на практике должны быть действия по взысканию недостачи с виновного работника и привлечению его к ответственности, читайте в статье.
Порядок действий по установлению и взысканию
недостачи
Предположим, что на складе аптеки обнаружена недостача, и есть основания полагать, что произошло хищение товарно-материальных ценностей. Какие действия в подобной ситуации должно предпринять руководство аптечного учреждения? Условно их можно разбить на несколько этапов.
Во-первых, нужно установить и документально подтвердить факт недостачи. Во-вторых, принять меры для установления виновных лиц и квалификации обнаруженной недостачи (возможно, для этого потребуется привлечь правоохранительные органы). В-третьих, если виновные установлены, - решить вопрос о привлечении их к ответственности. И наконец, в-четвертых, решить вопрос об источниках покрытия недостачи (в том числе - обеспечить взыскание ущерба с виновников).
Рассмотрим каждый из этапов действий подробно.
Установление и документальное подтверждение
факта недостачи
Если обнаружены признаки хищения, установить точный размер ущерба можно только на основании данных инвентаризации. Более того, как определено в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества проведение инвентаризации обязательно.
Здесь стоит обратить внимание на один важный момент. Если сам по себе факт хищения очевиден (например, имеются следы взлома), и руководство аптеки приняло решение заявить о краже в правоохранительные органы, имеет смысл не проводить полномасштабную инвентаризацию до того, как в организацию не прибудут специалисты органов дознания.
Дело в том, что в подобной ситуации преждевременное проведение инвентаризации (без согласования с соответствующими специалистами) может повлечь за собой изменение обстановки места хищения, повреждение или утрату следов преступления. А это, в свою очередь, может отрицательно отразиться на ходе расследования.
Поэтому, заявляя в подобном случае о предполагаемом преступлении в правоохранительные органы, для начала официальных (процессуальных) действий достаточно указать в сообщении лишь те обстоятельства, при которых были обнаружены признаки хищения имущества. Кроме того, в сообщении можно указать примерный перечень похищенных ценностей и приблизительную стоимость утраченного имущества исходя из действующих на момент пропажи цен с учетом износа. Впоследствии все необходимые цифры можно будет уточнить.
Однако независимо от того, будет ли инвентаризация проводиться только собственными силами организации или с привлечением специалистов органов дознания, порядок ее проведения в обоих случаях одинаков. Расскажем об этом подробно.
Оформление документов
Основной нормативный документ, который регулирует порядок проведения инвентаризации, - Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 (далее - Методические указания). Именно из этого документа можно узнать порядок необходимых действий при инвентаризации, в том числе и в случае кражи товарно-материальных ценностей.
Перед тем как проводить инвентаризацию, руководитель аптеки должен издать приказ (постановление, распоряжение) о ее проведении (унифицированная форма N ИНВ-22, утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88; этим же документом утверждены и все прочие унифицированные инвентаризационные формы).
В приказе должно быть определено имущество, подлежащее инвентаризации (например, товарно-материальные ценности на складе или в торговом зале), сроки ее проведения, а также состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии включают должностных лиц аптеки (в том числе обязательно представителя бухгалтерии), а также материально ответственных работников. При необходимости в состав инвентаризационной комиссии включают и представителей правоохранительных органов (например, органов дознания).
Обратите внимание: участие материально ответственных лиц в инвентаризации обязательно.
Предположим, что инвентаризацию проводят на товарном складе. В этом случае, перед тем как начать инвентаризацию, бухгалтерии необходимо установить, какое количество товарных запасов числится в бухгалтерском учете на дату ее проведения.
Поэтому до начала инвентаризации бухгалтерия должна получить все последние приходные и расходные документы на прием и отпуск товаров (или товарные отчеты). А материально ответственные лица обязаны дать расписки о том, что к моменту инвентаризации все приходные и расходные документы на товары сданы в бухгалтерию, все поступившие товары оприходованы, а выбывшие списаны.
В ходе инвентаризации выявляют фактическое наличие товарных запасов, которое затем сравнивают с данными бухгалтерского учета. Фактическое наличие имущества при инвентаризации при необходимости определяют путем подсчета, взвешивания, обмера.
Сведения о фактическом наличии имущества вносят в соответствующие инвентаризационные описи или акты инвентаризации (эти документы составляют не менее чем в двух экземплярах: один - для бухгалтерии, другой - для материально ответственных лиц). Например, результаты инвентаризации товаров оформляют в инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).
Товары показывают в описи отдельно по каждому наименованию. В ней указывают фактическое количество, стоимость и другие необходимые данные (вид, сорт, инвентарный номер товара и т.п.). В описи товары отражают в тех ценах, в которых они числятся в бухгалтерском учете аптеки. Этот документ подписывают все члены инвентаризационной комиссии. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, в которой подтверждают, что инвентаризация проведена в их присутствии, они не имеют претензий к членам комиссии, а перечисленные в описи товары находятся на их ответственном хранении.
Если из-за большого ассортимента и количества товаров провести их инвентаризацию за один день невозможно, то оформляют инвентаризационный ярлык (форма N ИНВ-2). Ярлык заполняют в одном экземпляре и хранят вместе с пересчитанными товарами. В конце инвентаризации данные из формы N ИНВ-2 переносят в опись формы N ИНВ-3.
Если в ходе инвентаризации будет выявлено отклонение фактического количества товарных запасов от их количества по данным бухгалтерского учета, составляют сличительную ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19). В ней отражают расхождения между количеством товаров, отраженным в учете, и их количеством, выявленным при инвентаризации.
Установление виновных в краже
Статья 247 Трудового кодекса РФ определяет, что обязанность установить причины ущерба (в том числе и возникшего по вине работника) возлагается на работодателя. Работодатель до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником обязан провести тщательную проверку причин возникновения ущерба и, в зависимости от ее результатов, определить размер ущерба.
При проведении проверки работодатель должен установить, имело ли место противоправное поведение работника и есть ли его вина в причинении ущерба. Необходимо также выяснить, имелись ли обстоятельства, исключающие материальную ответственность работника.
При выяснении причин возникновения ущерба работодатель обязан учитывать объяснение работника, привлекаемого к материальной ответственности. Объяснение от работника обязательно должно быть получено в письменной форме. Если работник отказался представить объяснение, составляют соответствующий акт. Вот пример такого акта:
Акт N 1/1
Об отказе кладовщика Петрова П.С. дать объяснения о
Причинах выявленной в результате инвентаризации
Недостачи вверенных ему товарно-материальных ценностей
обнаружена недостача следующих товаров:
3 тонометра "Omron" (паспорта SA 005-007) по цене 2000 руб. за единицу
на общую сумму 6000 руб.
Факт недостачи зафиксирован в следующих документах:
Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (от 22.04.2008
N 1);
Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных
ценностей (от 22.04.2008 N 1-и).
По факту недостачи на складе товарно-материальных ценностей кладовщику
Петрову П.С. было предложено представить соответствующие письменные
объяснения. Петров П.С. представить письменные объяснения отказался.
Директор аптеки Седова Т.В.
Гл. бухгалтер Набокова О.В.
Бухгалтер Новицкий Г.А.
Размер причиненного ущерба должен быть зафиксирован документально. Когда речь идет о пропаже (краже) товарно-материальных ценностей, такими документами будут бумаги, подтверждающие результаты инвентаризации (инвентаризационные и сличительные ведомости).
Обязательно ли привлекать следственные органы для
установления виновных лиц?
Обнаружив хищение, собственник может (но не обязан) обратиться в правоохранительные органы с соответствующим заявлением. В статье 151 Уголовно-процессуального кодекса РФ перечислены органы государственной власти, которые, в зависимости от вида уголовного преступления, уполномочены производить предварительное следствие. В частности, по хищениям имущества (ст. 158 УК РФ) предварительное следствие производится следователями органов внутренних дел РФ.
Для решения вопроса о привлечении работника, виновного в недостаче или хищении, к уголовной ответственности работодатель должен составить заявление в правоохранительные органы, приложив к нему копии материалов служебного расследования.
Решение, принимаемое по результатам рассмотрения сообщения о преступлении, может быть следующим (ст. 145 УПК РФ):
Отказ в возбуждении уголовного дела (при этом в течение 24 часов с момента вынесения решения копия постановления об отказе в возбуждении уголовного дела должна быть направлена (или по требованию вручена лично) заявителю);
Возбуждение уголовного дела (при наличии достаточных данных, указывающих на признаки преступления, и с согласия прокурора).
При наличии соответствующих оснований следственные органы могут возбудить уголовное дело по следующим составам преступлений:
Кража, то есть тайное хищение чужого имущества (ст. 158 УК РФ);
Мошенничество, то есть хищение чужого имущества или приобретение права на чужое имущество путем обмана или злоупотребления доверием (ст. 159 УК РФ);
Присвоение или растрата, то есть хищение чужого имущества, вверенного виновному (ст. 160 УК РФ).
Если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого в краже, не будет установлено, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается (подп. 1 п. 1 ст. 208 УПК РФ). О приостановлении предварительного следствия следователь выносит соответствующее постановление, копию которого направляет прокурору (п. 2 ст. 208 УПК РФ). Потерпевшая сторона вправе получить копию указанного постановления (подп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ). Этот документ будет являться основанием для списания последствий кражи на убытки аптеки.
Если же виновник будет установлен, организация сможет подать иск о взыскании с виновного ущерба в порядке гражданского делопроизводства.
Привлечение работника к дисциплинарной
ответственности
Если работник виновен в хищении, он в соответствии с трудовым законодательством может быть подвергнут дисциплинарному взысканию.
Если вина работника доказана судом
Трудовой договор с работником может быть расторгнут в случае "совершения по месту работы хищения (в том числе мелкого) чужого имущества, растраты... установленных вступившим в законную силу приговором суда или постановлением судьи, органа, должностного лица, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях". Это прямо предусмотрено подпунктом "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ.
Порядок увольнения по данному основанию разъяснен в пункте 44 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ". Работодатель, принимая решение об увольнении работника по подпункту "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ, должен учитывать следующие основные моменты.
1. В контексте данной статьи Трудового кодекса РФ под "чужим" понимается любое имущество, которое не принадлежит самому работнику. То есть это может быть как имущество аптеки, так и имущество, которое хотя и не принадлежит работодателю, но находится у него по тем или иным основаниям (например, товары, находящиеся на ответственном хранении или полученные по договору комиссии). Также это может быть имущество, принадлежащее другим работникам, а также лицам, не являющимся работниками данной аптеки.
2. Уволить работника по подпункту "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ можно в течение месяца после того, как соответствующий приговор (постановление) вступит в законную силу. Но работодатель не должен спешить с увольнением. Дело в том, что приговор суда вступает в силу не сразу после его провозглашения, а несколько позднее. Так, статья 390 Уголовно-процессуального кодекса РФ предусматривает, что приговор вступает в законную силу по истечении срока, отведенного для его обжалования в апелляционном или кассационном порядке.
3. Чтобы уволить работника по подпункту "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ, нужно издать стандартный приказ об увольнении со ссылкой на вступившее в законную силу решение суда. Кроме того, необходимо внести запись об увольнении в трудовую книжку работника. Никаких других бумаг, доказывающих вину работника, готовить не надо. Все эти документы заменяет решение суда, вступившее в законную силу.
Тут надо учитывать только такой момент. Если работника ознакомить с приказом об увольнении невозможно (например, по той причине, что он находится под арестом), следует составить акт о невозможности ознакомления с приказом. Акт составляют в произвольной форме. Вот пример такого акта:
Закрытое акционерное общество "Аптека-23"
Акт N 2/1
О невозможности ознакомления кладовщика Петрова П.С.
С приказом о его увольнении
на основании которого Петров П.С. приговорен за кражу к шести месяцам
уволен с должности кладовщика ЗАО "Аптека-23" по подпункту "г" пункта 6
статьи 81 Трудового кодекса РФ (приказ от 25.08.2008 N 39/лс).
Поскольку в настоящее время Петров П.С. отбывает наказание в местах
лишения свободы, лично ознакомить его с данным приказом не представляется
возможным, в подтверждение чего составлен настоящий акт.
Директор аптеки Седова Т.В.
Гл. бухгалтер Набокова О.В.
Бухгалтер Новицкий Г.А.
Обратите внимание на важный момент: расторжение трудового договора по подпункту "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ является правом, а не обязанностью работодателя. Иными словами, работодатель может и не увольнять работника, даже если против него возбуждено уголовное дело. Разумеется, если работник будет осужден на длительный срок, держать его в штате нет никакого смысла. А вот если, например, работнику вынесен условный приговор и этот работник представляет ценность для работодателя, он имеет полное право не предпринимать никаких действий и сохранить ценного сотрудника на рабочем месте.
Разумеется, в подобном случае работодатель имеет право применить к работнику и другие меры дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим трудовым законодательством (например, выговор). Надо лишь помнить о том, что за каждый дисциплинарный проступок законодательство допускает применение только одного взыскания.
Если работник подозревается в хищении
Как мы уже отметили выше, уволить работника по подпункту "г" пункта 6 статьи 81 Трудового кодекса РФ (за кражу или хищение) можно только в том случае, если имеется вступивший в силу судебный приговор (решение), признавший работника виновным. А как быть, если работодатель не хочет подавать в суд (например, когда это экономически нецелесообразно из-за незначительности кражи)? Тем не менее, как правило, в подобной ситуации работодатель уже не хочет иметь дело с таким работником, поскольку утратил к нему доверие.
Трудовой кодекс РФ имеет решение для подобной ситуации. Так, расторгнуть трудовой договор с таким работником можно по пункту 7 статьи 81 Трудового кодекса РФ - "совершение виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя".
Обратите внимание на важный момент: уволить "за утрату доверия" по пункту 7 статьи 81 Трудового кодекса РФ можно далеко не каждого работника. Расторжение трудового договора в данном случае возможно только в отношении работников, непосредственно обслуживающих денежные или товарные ценности (прием, хранение, транспортировка и т.п.), то есть материально ответственных лиц (например, кладовщиков, кассиров) и только при условии, что они совершили виновные действия, которые давали работодателю основание для утраты доверия к ним. Такой вывод сделан в пункте 45 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ".
Увольнение работника в подобном случае производится с предварительным предупреждением о предстоящем увольнении. При этом законность увольнения по данному основанию должна подтверждаться соответствующими документами. Например, факт совершения работником виновных действий, дающих основание для утраты доверия к нему, должен быть зафиксирован в докладной записке или акте.
Образец такого акта может выглядеть так:
Закрытое акционерное общество "Аптека-23"
Акт N 3/1
О совершении кладовщиком Петровым П.С. виновных
Действий, дающих основание для утраты доверия к нему
инвентаризации на товарном складе, принадлежащем ЗАО "Аптека-23", была
обнаружена недостача трех тонометров "Omron" (паспорта SA 005-007) по цене
2000 руб. за единицу на общую сумму 6000 руб. (инвентаризационная опись
товарно-материальных ценностей от 22.04.2008 N 1, сличительная ведомость
результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей от 22.04.2008 N
1-и).
(паспорта SA 005-007)) были обнаружены в одежном шкафу кладовщика Петрова П.
С. среди его личных вещей. Ключи от указанного одежного шкафа имелись только
в распоряжении Петрова П.С. Кладовщик Петров П.С. на вопрос о том, как
указанные товарно-материальные ценности оказались среди его личных вещей,
отвечать отказался.
Учитывая, что нарушения и недостачи при хранении товарно-материальных
ценностей на товарном складе аптеки имели место и ранее (материалы
инвентаризации от 05.02.2008), предлагаем:
1. Факт хранения товарно-материальных ценностей, принадлежащих ЗАО
"Аптека-23", среди личных вещей кладовщика Петрова П.С. квалифицировать как
повторное (злостное) совершение Петровым П.С. виновных действий, дающих
основания для утраты доверия к нему.
факту.
Директор аптеки Седова Т.В.
Гл. бухгалтер Набокова О.В.
Бухгалтер Новицкий Г.А.
Как мы уже отмечали выше, в подобной ситуации работодатель помимо увольнения имеет право применить к работнику и другие меры дисциплинарного взыскания в соответствии с действующим трудовым законодательством (замечание, выговор и т.п.). Условие то же: за каждый дисциплинарный проступок законодательство допускает применение только одного взыскания.
Взыскание суммы ущерба от кражи с виновного работника
Потребовать от работника возместить причиненный им ущерб (в том числе и в результате кражи) работодатель имеет право независимо от того, привлечен ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действие или бездействие, которыми причинен ущерб.
Определение суммы ущерба от кражи
При утрате и порче имущества ущерб определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества. Такой порядок предусмотрен статьей 246 Трудового кодекса РФ. В тех случаях, когда невозможно установить день причинения ущерба, работодатель вправе исчислить размер ущерба на день его обнаружения (п. 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 16.11.2006 N 52).
Обратите внимание: при определении размера ущерба не должны учитываться недостачи материальных запасов в пределах установленных соответствующими нормативно-правовыми актами норм естественной убыли.
Порядок взыскания ущерба с виновного работника
Привлечь к ответственности сотрудника можно, только если он причинил компании прямой действительный ущерб. В случае с кражей это как раз та самая ситуация.
Случаи, когда работника можно привлечь к полной материальной ответственности, жестко регламентированы трудовым законодательством. Однако если ущерб нанесен в результате преступных действий работника, установленных приговором суда (в том числе и в результате кражи), на работника возлагается полная материальная ответственность в размере нанесенного ущерба. Это прямо установлено в пункте 5 статьи 243 Трудового кодекса РФ. Причем это правило действует и в том случае, если с виновником кражи не был заключен договор о полной материальной ответственности.
Порядок взыскания ущерба, причиненного работником работодателю (в том числе и в результате кражи), установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ. Этот порядок зависит от размера ущерба, подлежащего взысканию.
Если сумма причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, взыскание производится по распоряжению работодателя, то есть в бесспорном порядке. При этом распоряжение работодателя должно быть сделано не позднее месяца со дня, когда размер причиненного ущерба был определен окончательно. Если работодатель не сделал в указанный срок соответствующего распоряжения, он может взыскать с работника причиненный им ущерб только в судебном порядке.
В судебном порядке подлежит взысканию ущерб, причиненный работником, и в случае, когда сумма ущерба превышает его среднемесячный заработок, а работник не дал согласия возместить причиненный работодателю ущерб добровольно.
Если в подобном случае работодатель в нарушение установленного порядка все-таки произвел удержание из заработной платы работника, работник вправе обжаловать действия работодателя в суде. Суд, рассматривающий трудовой спор по жалобе работника, в подобной ситуации примет решение о возврате работнику незаконно удержанной суммы.
Резюмируем. Предположим, что виновник кражи установлен, но руководство аптеки решило не заявлять о факте хищения в правоохранительные органы. Далее на практике события могут развиваться по двум сценариям.
1. Работник не возражает возместить ущерб. В этом случае никаких проблем быть не должно, даже если размер ущерба превышает среднемесячный заработок работника. Руководитель аптеки должен издать распоряжение, и впоследствии работник возмещает ущерб. По соглашению сторон компания может предоставить сотруднику рассрочку в выплате долга.
Пример
В результате инвентаризации, проведенной в апреле 2008 года, на складе, принадлежащем ЗАО "Аптека-23", была выявлена недостача (кража) трех тонометров "Omron". Общая сумма недостачи составляет 6000 руб.
Предположим, что виновник кражи установлен (им оказался кладовщик Петров П.С.), но руководство аптеки решило не заявлять о факте хищения в правоохранительные органы. Петров свою вину признал и согласился возместить ущерб.
По оценке независимого эксперта рыночная стоимость украденных тонометров на момент хищения составила 9000 руб. (эта сумма не превышает среднего месячного заработка Петрова П.С). По соглашению с руководством компании ЗАО "Аптека-23" было принято решение взыскать деньги из заработной платы Петрова равными долями в течение двух месяцев - в мае и июне 2008 года - по 4500 руб.
Обратите внимание: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). В нашем случае это ограничение соблюдается.
Руководство ЗАО "Аптека-23" издало соответствующее распоряжение:
Закрытое акционерное общество "Аптека-23"
Распоряжение N 28
Об удержании из заработной платы кладовщика
Петрова П.С. суммы недостачи
принадлежащем ЗАО "Аптека-23", была обнаружена недостача трех тонометров
"Omron" (паспорта SA 005-007) (материалы инвентаризации от 22.04.2008). По
данным независимого оценщика, стоимость недостающих тонометров составила
9000 руб. (акт от 25.04.2008 N 135/оц).
Виновником недостачи признан кладовщик Петров П.С. Петров факт своей
вины признал и согласился добровольно полностью возместить ущерб. На
основании вышеизложенного приказываю:
1. Кладовщику Петрову П.С. за неудовлетворительное исполнение служебных
обязанностей, выразившееся в недостаче вверенных ему товарно-материальных
ценностей, объявить выговор.
2. Удержать сумму недостачи - 9000 руб. - равными долями из заработной
платы Петрова П.С, в том числе:
4500 руб. - при выплате заработной платы за май 2008 года;
4500 руб. - при выплате заработной платы за июнь 2008 года.
3. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на главного
бухгалтера ЗАО "Аптека-23" Набокову О.В.
Директор аптеки Седова Т.В.
Бухгалтерия ЗАО "Аптека-23" сделала в учете такие проводки.
В апреле 2008 года:
Дебет 73-2 Кредит 94
6000 руб. - сумма недостачи отнесена за счет виновного работника;
Дебет 73-2 Кредит 98-4
3000 руб. (9000-6000) - отражена сумма превышения рыночной стоимости над балансовой стоимостью украденного имущества.
В мае 2008 года:
Дебет 70 Кредит 73-2
Дебет 98-4 Кредит 91-1
В июне 2008 года:
Дебет 70 Кредит 73-2
4500 руб. - удержана сумма недостачи из заработной платы работника;
Дебет 98-4 Кредит 91-1
1500 руб. - признан прочий доход (в части суммы возмещенного ущерба).
2. Работник отказывается возмещать ущерб. Если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка, то руководитель вправе удержать сумму ущерба без согласия работника (нужно издать соответствующее распоряжение; оно может быть издано по аналогии с тем, образец которого приведен выше). Если же сумма больше, то взыскать ущерб можно только через суд.
Виновник кражи не установлен
Как уже было отмечено выше, если лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого в краже, не будет установлено, предварительное следствие по уголовному делу приостанавливается. Организация получает копию соответствующего постановления. Этот документ является основанием для списания потерь от кражи на убытки аптеки.
В бухгалтерском учете в данной ситуации будет сделана проводка:
Дебет 91-2 Кредит 94
Списана на финансовый результат стоимость похищенных ценностей.
В налоговом учете бухгалтерия, при наличии соответствующих документов, может включить стоимость украденных товаров в состав внереализационных расходов. Это позволяет сделать Налоговый кодекс РФ (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).
Ущерб от кражи возмещает третье лицо
Если украденное имущество было застраховано в страховой компании и такой случай предусмотрен в договоре страхования, то со справкой из милиции необходимо обратиться в эту компанию за страховым возмещением.
Если же компанию охраняет охранное предприятие и есть доказательства, что в момент кражи сотрудники охраны не предприняли никаких действий, можно смело подать в арбитражный суд иск о взыскании ущерба с охраны аптеки: шанс выиграть дело велик.
Если при охране офиса на пульт наблюдения поступил "тревожный" сигнал, дежурный обязан немедленно выслать на объект группу быстрого реагирования. В таких случаях он должен принять меры и уведомить о случившемся заказчика или его доверенное лицо. А директору охранного предприятия аптеки нужно знать досконально, выясняли ли его сотрудники причину срабатывания сигнализации и какие меры они приняли, чтобы своевременно вызвать лиц, ответственных за вскрытие помещений.
Когда по одной из краж рассматривалось арбитражное дело, именно этот пункт договора - непринятие должных мер - сыграл решающее значение при определении вины. Суд удовлетворил иск заказчика и взыскал с охранного предприятия аптеки стоимость похищенных ценностей (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 01.06.07 N А21-3364/2006).
Генеральный директор
аудиторской фирмы
"АКАДЕМИЯ АУДИТА"
А.ЕЛИН
Подписано в печать
25.06.2008
Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.
В процессе хозяйственной деятельности многие организации сталкиваются с недостачами и потерями от порчи материальных ценностей. Под материальными ценностями мы понимаем такое имущество организации, как: основные средства, материалы и запасы, готовая продукция, товары, денежные средства и прочие материальные активы.
Недостачи могут возникнуть в связи со злоупотреблениями материально ответственных лиц, хищениями, ошибками учета при приеме и отгрузке материальных ценностей, естественной убылью и прочими факторами.
В торговых компаниях часто возникает «пересортица», приводящая к возникновению излишков одних товаров и недостачам других.
Выявление недостач может происходить в процессе заготовки материальных ценностей, их хранения, перемещения, продажи, а так же при проведении инвентаризаций.
Следует помнить, что одной из важнейших задач ведения бухгалтерского учета на предприятии, является осуществление контроля за эффективностью использования ресурсов и сохранностью имущества организации.
Обязанность рационального использования ресурсов организации возлагается на тех сотрудников, которые работают с этими ресурсами и несут за них материальную ответственность. При этом бухгалтерия обеспечивает контроль за движением и потреблением материальных ценностей, соответствием осуществляемых хозяйственных операций действующему законодательству, своевременным проведением инвентаризаций для подтверждения остатков МПЗ и прочих материальных активов.
Как своевременно обнаружить недостачу? Что делать с пересортицей? Нужно ли включать суммы транспортных расходов и таможенных пошлин в стоимость списываемых товаров?
В нашей статье мы постараемся дать ответы на эти и другие вопросы, возникающие в связи с особенностями бухгалтерского и налогового учета недостач и потерь от порчи материальных ценностей.
Инвентаризация - лучший друг бухгалтера
В соответствии со ст.12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21.11.96 N 129-ФЗ, а так же на основании п.26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.98 N 34н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Обязательная инвентаризация проводится в следующих случаях:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.
- Количество инвентаризаций в отчетном году;
- Даты проведения инвентаризаций;
- Перечень проверяемого имущества и обязательств и т.п.
Если в процессе инвентаризации были выявлены недостачи, то сумма недостач относится:
- на издержки производства или обращения - в пределах норм естественной убыли (см. Приложение 1);
- за счет виновных лиц - сверх норм естественной убыли;
- к прочим расходам организации - в случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков.
Отклонения, выявленные при проведении инвентаризации между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием ценностей, отражаются в сличительной ведомости ИНВ-19.
В графах 12-17 этой ведомости отражаются сведения, скорректированные в связи с обнаружением ошибок в учете ТМЦ.
В графах 18-23 нужно отразить сведения о перекрывающихся излишками недостачах в связи с пересортицей.
Обратите внимание: в соответствии с п.5.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995г. №49, взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.
В графах 24-26 ИНВ-19 отражаются итоговые данные по излишкам. В графах 27-32 - итоговые данные по недостачам.
Итоговые данные по проведенной инвентаризации отражаются в ведомости ИНВ-26 «Результаты ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Порядок документального оформления списания недостач и излишков
Списание недостач и убытков от порчи ценностей должно быть обоснованным и подтверждаться соответствующими документами.
Порядок списания убытков от недостач в пределах норм естественной убыли необходимо утвердить учетной политикой предприятия.
Естественную убыль можно списать только после проведения инвентаризации на основе соответствующего расчета. Расчет составляется бухгалтерией с участием материально ответственных лиц. После составления расчет проверяется членами инвентаризационной комиссии, а затем утверждается руководителем организации.
Обратите внимание: нормы естественной убыли не применяются к штучным товарам, а также к товарам, поступающим в торговую организацию в фасованном виде .
Недостача товаров в пределах норм естественной убыли, выявленная при проведении инвентаризации, списывается с материально ответственного лица.
Обратите внимание: Списание товарных потерь оформляется актами унифицированных форм ТОРГ-6 (завес тары), ТОРГ-7 (журнал регистрации ТМЦ, требующих завеса тары), ТОРГ-15 (порча, бой, лом ТМЦ), ТОРГ-16 (списание товаров), ТОРГ-20 (подработка, подсортировка, перетаривание товаров), ТОРГ-21 (переборка плодоовощной продукции) .
Если сумма недостачи превышает нормы естественной убыли, то необходимо проведение служебного расследования с целью определить наличие или отсутствие лиц, виновных в недостаче. Такое расследование может быть проведено инвентаризационной комиссией.
Обоснованное решение о списании недостачи сверх норм естественной убыли в расходы, либо об отнесении ее на виновных лиц принимается руководителем.
Документом, которым можно подтвердить отсутствие виновных лиц, может быть, например, оправдательный приговор суда, постановление о приостановлении уголовного дела и т.д.
Бухгалтерский учет излишков
Для целей бухгалтерского учета, выявленные организацией излишки учитываются в составе прочих доходов.
Стоимость излишков определяется на дату проведения инвентаризации и должна быть подтверждена документально или экспертным путем.
При оприходовании выявленных излишков на основании данных, отраженных в инвентаризационных ведомостях, составляется бухгалтерская справка, содержащая следующие проводки:
Дт счета учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43) Кт счета 91.1 «Прочие доходы» - оприходованы излишки ТМЦ, выявленные при проведении инвентаризации.
Выявленные при инвентаризации излишки могут использоваться организацией в дальнейшей хозяйственной деятельности.
В случае, если в дальнейшем излишки списываются в производство, стоимость по которой они были оприходованы, отражается по дебету счетов учета затрат.
Например: Дебет счета 20 10 «Материалы».
При реализации излишков МПЗ, их стоимость учитывается в составе прочих расходов:
Дебет счета 91.2 10 «Материалы».
При реализации излишков товаров, стоимость относится на себестоимость проданных товаров:
Дебет счета 90.2 «Себестоимость продаж» Кредит счета 41 «Товары».
Обратите внимание: оприходованные излишки в виде основных средств амортизируются в общем порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету
Бухгалтерский учет недостач
Обнаруженные недостачи отражаются в бухгалтерском учете на дату проведения инвентаризации.
При выявлении недостачи, бухгалтером составляется справка-расчет на сумму выявленной недостачи со следующими проводками:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счетов учета ТМЦ (01, 07, 10, 41, 43, 50) - отражена сумма выявленной недостачи.
Если сумма недостачи не превышает норм естественной убыли, расходы по ней учитываются в составе издержек производства и обращения. Например:
Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача в пределах норм естественной убыли.
Если сумма недостачи взыскивается с виновных лиц (в том числе сверх норм естественной убыли), делаются проводки:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 списана недостача за счет виновного лица.
В случаях, если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, а так же при возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, расходы по недостаче относятся к прочим расходам организации.
Например:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - списана недостача, возникшая в результате форс-мажорных обстоятельств.
В соответствии с п.5.2 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, при оформлении списания недостач и порчи сверх норм естественной убыли, предприятия должны иметь следующие документы:
- решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц;
- либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц;
- либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Налоговый учет излишков
Излишки, выявленные в результате инвентаризации, подлежат признанию в составе доходов организации.
В соответствии с п.20 ст.250 НК РФ, внереализационными доходами налогоплательщика признаются доходы в виде стоимости излишков МПЗ и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.
Оценка доходов полученного безвозмездно имущества осуществляется исходя из рыночных цен (без учета НДС и акцизов), определяемых с учетом положений ст.40 НК РФ, но не ниже остаточной стоимости - по амортизируемом имуществу и не ниже затрат на производство или приобретение - по иному имуществу. Информация о ценах должна быть подтверждена документально или путем проведения независимой оценки (п.8 ст.250 Налогового кодекса).
Такой подход к оценке излишков был изложен в письме Минфина от 20.05.2010г. №03-03-06/1/338.
При этом в качестве рыночной цены, можно использовать цену приобретения аналогичных товаров в том же периоде, в котором проводилась инвентаризация. Такая позиция налогоплательщика не вызовет возражений у Минфина (письмо Минфина от 12.08.2011г. №03-03-06/1/478).
Налоговый кодекс не содержит указаний по учету пересортицы и возможности перекрытия недостач излишками в связи с ней. Соответственно, так как порядок проведения инвентаризаций налоговым законодательством не регулируется, для целей исчисления налога на прибыль следует использовать бухгалтерские правила.
Такая позиция была высказана в Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 24.11.2008г. №09АП-14267/2008-АК по делу N А40-32554/08-129-101.
Если пользоваться бухгалтерскими правилами, то при налогообложении прибыли в состав доходов организации попадет разница между излишками и недостачами при пересортице.
Обратите внимание: использование вышеуказанного подхода отражения результатов инвентаризации при пересортице, может не встретить одобрения у налоговых органов. В этом случае свою позицию налогоплательщику придется отстаивать в суде.
Излишки в виде основных средств, для целей налогового учета, признаются амортизируемым имуществом. Первоначальной стоимостью такого имущества будет являться рыночная стоимость данного объекта, отраженная в составе внереализационных доходов.
Амортизация по таким объектам начисляется в общеустановленном порядке с 1го числа месяца, следующего за месяцем, в котором объект введен в эксплуатацию.
При этом налогоплательщик не может воспользоваться правом на амортизационную премию в соответствии с п.9 ст.258 НК РФ, т.к. у него отсутствуют расходы в виде капитальных вложений на создание и приобретение такого объекта. Подобной позиции придерживается Минфин в своем письме от 29.12.2009г. №03-03-06/1/829.
Налоговый учет недостач
Выявленные недостачи отражаются в налоговом учете в соответствии с положениями Налогового кодекса.
Если выявленные недостачи не превышают норм естественной убыли, то в соответствии с пп.2 п.7 ст.254 НК РФ, к материальным расходам для целей налогообложения приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норместественной убыли, утвержденных в порядке , установленном Правительством РФ (см. Приложение 1).
Обратите внимание: положениями НК РФ не предусмотрено отнесение к материальным расходам потерь от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке ТМЦ в пределах норм естественной убыли, определяемых в порядке, установленном локальными актами налогоплательщика (письмо УФНС от 30.07.2010г. № 16-15/080278@).
Если суммы выявленных недостач взыскиваются с виновных лиц, то у организации возникает внереализационный доход в соответствии с п.3 ст.250 НК РФ.
Такой доход признается в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда в соответствии с пп.4 п.4 ст.271 НК РФ.
При этом в Налоговом кодексе отсутствуют прямые указания, учитывается ли сумма такой недостачи в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Однако сама сумма недостачи уменьшает экономические выгоды предприятия и по своей сути является расходом.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ, налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов, если они оправданы и документально подтверждены.
Документами, подтверждающими расходы организации в связи с недостачей, могут служить:
- инвентарные ведомости;
- акты, подтверждающие недостачу;
- заключение комиссии, расследующей недостачу;
- объяснительная записка сотрудника.
При возникновении недостачи из-за форс-мажорных обстоятельств, при отсутствии виновных лиц или при отказе суда во взыскании убытков, расходы по недостаче учитываются в составе внереализационных расходов организации.
В соответствии с пп.5 п.2 ст.265 Налогового кодекса, к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в том числе - в виде недостачи МЦ в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
В своем письме от 27.08.2010г. №03-03-06/4/81 Минфин подтвердил, что при документальном подтверждении (в соответствии с пп.5 п.2 ст.265 НК РФ) факта отсутствия виновных лиц уполномоченным органом государственной власти, для целей исчисления налога на прибыль, налогоплательщик может уменьшить полученные доходы на сумму внереализационных расходов в виде убытков от хищений.
При отсутствии документального подтверждения отсутствия виновных лиц, расходы в виде недостач не учитываются в составе расходов для целей налогового учета.
Обратите внимание: транспортные расходы, таможенные пошлины и сборы в части, приходящейся на недостачу товара сверх норм естественной убыли, не учитываются для целей налогообложения прибыли, поскольку не удовлетворяют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, как и недостача товара (см. пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ, п. 2 Письма Минфина России от 10.08.2005 N 03-03-04/1/160).
Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств. Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей: на складах (склады сырья, продовольствия, горюче-смазочных материалов, готовой продукции, товаров; аптеки, библиотеки и т. п.). в производстве, на торговых площадях, в кассе.
При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта: основные средства, материальные запасы, готовая продукция, товары в торговой сети, наличные денежные средства, ценные бумаги и денежные документы.
Также проведение инвентаризации помогает достигать ряда побочных целей:
контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности; испорченных,
выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.
Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.
Требования к проведению инвентаризации:
внезапность (для материально-ответственного лица),
комиссионность (проведение комиссией),
действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
непрерывность,
обязательное участие материально-ответственного лица.
Когда назначается инвентаризация
Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (пункт 2 статьи 12 федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):
ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,
при продаже имущества, сдаче в аренду,
при смене материально-ответственного лица,
при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,
после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.
при реорганизации или ликвидации предприятия.
Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:
о фактах обмана потребителей,
о фактах присвоения ценностей,
о фактах изготовления неучтённой продукции,
о фактах неучтённых продаж,
о фактах уничтожения имущества и т. п.
Подготовка к проведению инвентаризации
Инвентаризация организуется на основании письменного приказа руководителя организации. Для её проведения создаётся комиссия не менее трёх человек. В состав комиссии могут, в частности, быть включены специалисты необходимого профиля (бухгалтер, товаровед, технолог), представители службы внутреннего контроля предприятия. При проведении инвентаризации в рамках документальной ревизии в состав комиссии обычно включается представитель ревизионной группы. Если инвентаризация проводится по инициативе правоохранительных органов, то их представитель может присутствовать при её проведении, но в состав комиссии не включается. Присутствие всех членов комиссии при непосредственном пересчёте имущества обязательно, отсутствие хотя бы одного из них может служить основанием для признания итогов инвентаризации недействительными. Также обязательно присутствие материально-ответственного лица. Даже в случае, когда материально-ответственное лицо находится под арестом, правоохранительные органы обеспечивают его доставку, в противном случае результаты инвентаризации не будут иметь юридической силы.
На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:
за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,
за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),
за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.
Перед началом инвентаризации комиссия:
получает из бухгалтерии учётные данные (книжные остатки) по наличию проверяемых товарно-материальных ценностей,
проверяет весовое и измерительное оборудование,
опечатывает все места хранения материальных ценностей (чтобы у материально-ответственного лица не было возможности утаить излишки; если инвентаризация внезапная, то материально-ответственное лицо узнаёт о её начале только на этом этапе),
предлагает материально-ответственному лицу провести по учёту все непроведённые приходно-расходные документы; председатель комиссии расписывается на каждом из этих документов (чтобы потом нечаянно не появились новые),
на предприятии розничной торговли - снимает кассу и определяет выручку текущего дня,
отбирает у материально-ответственного лица расписку о готовности к сличению остатков (о том, что все приходные и расходные документы проведены и нет имущества, находящегося отдельно, в других местах хранения)