Главная / Бизнес-идеи

Учет сотовой связи. Расходы на мобильные телефоны и сотовую связь

Сейчас организации нередко обеспечивают своих сотрудников сотовой связью. А чтобы обезопасить компанию от того, что работники слишком много наговорят по рабочему мобильнику, руководство компании устанавливает денежный лимит расходов на мобильную связь.

Посмотрим, как этот лимит влияет на налогообложение и как бухгалтеру удержать с работника сверхлимитные расходы.

Выбираем тариф для сотовой связи: безлимитный или нет

Безлимитный тариф - наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.

Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.

Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами. А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Разумеется, каждый работник должен знать, с какими ограничениями он может пользоваться сотовой связью за счет компании. Только так появятся основания для удержания из его зарплаты стоимости сверхлимитных разговоров. Иначе придется смотреть расшифровки звонков и делить их на личные и рабочие.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. C этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор

Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО «Альтаир»

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО «Альтаир» (далее - Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.

2. SIM-карты являются собственностью Общества.

3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

4. Работник - пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).

5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение № 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.

6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.

7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.

8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение № 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорамПисьмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ .

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:

все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.

Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на расходы для целей налогообложения сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Вот комплект документов, которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связь , , от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 :

1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;

2) договор с оператором на оказание услуг связи;

3) счета оператора связи.

Нужны ли детализированные счета - мнения разделились

Аргументы «за»

Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связьПисьмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 № 16-15/066760@ ; Письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 , от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350 , от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15 . Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связьПостановление ФАС ВВО от 10.06.2008 № А29-2210/2007 .

Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита - рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Аргументы «против»

В Налоговом кодексе не сказано, что для подтверждения расходов на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.

Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишествомПостановления ФАС МО от 22.06.2010 № КА-А40/6056-10 , от 12.04.2010 № КА-А41/2775-10 , от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2 , от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2 ; ФАС ЦО от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8 ; ФАС ПО от 23.05.2008 № А55-10554/07 , от 09.11.2006 № А65-29284/2005-СА2-8 ; ФАС СКО от 24.04.2006 № Ф08-1482/2006-681А . Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.

Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоровПисьмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735 . Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую закономст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» ; Постановление ФАС МО от 03.06.2009 № КА-А40/4697-09-2 .

Выбор - за вами

Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.

Рассмотренные судебные решения можно найти:раздел «Судебная практика» системы КонсультантПлюс

К примеру, такие:

чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают судыПостановления ФАС МО от 19.01.2009 № КА-А40/12732-08 ; ФАС СЗО от 20.07.2007 № А05-692/2007 . Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время - повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное - цель разговора (его служебный характер)Письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/418 ;

Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связьюПостановление ФАС ВСО от 24.04.2007 № А33-10149/06-Ф02-2062/07 . Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь.

если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразнымиПостановление ФАС СЗО от 22.03.2007 № А56-46376/2005 . Но есть и решения других судов, которые не видят ничего «непроизводственного» в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагентовПостановление ФАС МО от 30.12.2008 № КА-А40/12225-08 .

Собственный лимит - дополнительное ограничение для налоговых расходов

Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастсяподп. 25 п. 1 ст. 264 , п. 1 ст. 252 НК РФ ; .

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

СИТУАЦИЯ 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника

Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

В этом случае надо действовать так.

ШАГ 1. Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или нетст. 136 ТК РФ .

ШАГ 2. В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т. д. - в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

ШАГ 3. Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.

Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.

ВАРИАНТ 1. Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.

ВАРИАНТ 2. Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих писемПисьмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 .

Мнение читателя

“ Руководитель установил лимит на мобильную связь - 1000 руб. в месяц. Но один из работников наговорил больше - на 1200 руб. Директор сказал, что сумма превышения несущественная и удерживать ее из зарплаты работника не нужно. Я так и сделал. И в налоговые расходы включил все 1200 руб. Ведь раз не удерживаем с работника - значит, признаем своими расходами. Правда, не знаю, как к этому отнесутся налоговики...”

Александр,
главный бухгалтер, г. Москва

Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.

ШАГ 4. НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом - а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НДСст. 172 НК РФ . Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц - 1180 руб. (включая НДС 180 руб.). Установленный работнику лимит - 944 руб. (включая НДС 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. – 944 руб.).

Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нетПисьмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178 . Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.

В аналогичном порядке надо определять и доход работника, включаемый в базу по страховым взносам (регулируемым по Закону № 212-ФЗФедеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» ) и взносам «на травматизм»Федеральный закон от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» .

СИТУАЦИЯ 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства

Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.

Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.

9. В случае перерасхода лимита мобильной связи по производственной необходимости работник не позднее 3 рабочих дней после окончания месяца может написать заявление на имя руководителя подразделения с просьбой об однократном увеличении лимита на истекший месяц с указанием причин перерасхода. Решение об увеличении лимита принимает руководитель подразделения.

В любом случае для вас главное - получить распоряжение руководства (естественно, письменное) на единовременное увеличение лимита расходов на сотовую связь конкретному работнику либо просто на признание сверхлимитных расходов производственными. Поэтому можно обойтись и без заявления работника с просьбой увеличить лимит конкретного месяца, сразу составив приказ руководителя об увеличении лимита (о признании расходов производственными). Если руководитель подпишет этот приказ, то удерживать из зарплаты работника ничего не нужно. И в налоговых расходах вы сможете признать полную стоимость телефонных переговоров работника.

Если работников, которые вышли за рамки установленных им лимитов, несколько, то можно составить единый приказ. Разумеется, это можно сделать, только если ваше руководство согласно не удерживать сверхлимитные суммы из зарплаты этих работников.

Лимит расходов на сотовую связь - довольно удачное решение для контроля за звонками сотрудников. Для бухгалтерии и руководства это проще, чем требовать от работников отчета за каждый звонок. Но не забывайте, что основное предназначение лимита - дисциплинировать работников. А для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь его одного недостаточно.

Есть два способа учитывать расходы на сотовую связь. Первый детализировать, то есть подробно просматривать перечень телефонных номеров, на которые звонили работники, отделяя рабочие от личных.

И второй способ изначально лимитировать расходы на телефонные разговоры. То есть руководство компании определяет сумму, которую будут выделять сотруднику для оплаты телефона. К слову, необязательно выдавать работнику деньги, чаще всего оплату операторам связи компании переводят самостоятельно. Чтобы определить сумму лимита, желательно сначала ввести в компании оплату переговоров путем детализации. Так вы сможете выяснить, сколько нужно на это денег реально. В противном случае возможны конфликты из-за недостатка выделенных денег и возникающей у работников необходимости оплачивать рабочие звонки из личных средств.

Какой бы из способов вы не выбрали, разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. Этот документ поможет вам контролировать, как сотрудники расходуют средства.

Плюсы и минусы детализации

Очевидное преимущество детализации телефонных разговоров в том, что позволяет обосновать расходы на связь налоговым инспекторам. Ведь те зачастую требуют, чтобы у компании в наличии был детализированный счет. Ну и в целом плюс для руководства можно следить, как сотрудники тратят свое рабочее время, кому звонят.

Однако есть и минусы. Возможны конфликты с работниками из-за перечня номеров, которые можно отнести к служебным. Например, менеджер отдела продаж может звонить своим родственникам и по работе, так как в настоящий момент они являются покупателями товара. Вдобавок детализация звонков может потребовать дополнительных затрат. В частности, придется постоянно заказывать выписки у оператора связи.

Плюсы и минусы лимитирования

С помощью лимитирования компания может оптимизировать расходы на сотовую связь. Так как заранее известно, сколько денег предстоит заплатить за переговоры того или иного сотрудника. А это позволяет планировать бюджет.

Но есть два очевидных минуса. Во-первых, работники могут жаловаться на то, что им не хватает выделенной суммы. Во-вторых, вам периодически придется индексировать суммы лимита в зависимости от сезонности и объема работ. А это дополнительные расходы.

Личные переговоры за счет компании

Заключив договор с оператором связи, компания должна будет оплачивать все выставленные счета за услуги мобильной связи в полном объеме. То есть независимо от того, служебные или личные переговоры вели ваши работники. Как быть с личными переговорами? Все зависит от того, возмещает работник стоимость таких звонков или нет.

Сотрудник компенсирует стоимость звонков

После того как сотрудник возместит оплату телефонных переговоров, спишите потраченные суммы в составе прочих. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Саму же сумму, которую возместит сотрудник, отразите как внереализационный доход.

Работник не возмещает плату за личные звонки

Стоимость личных звонков сотрудника при расчете налога на прибыль компания учесть не вправе. Поскольку такие затраты не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными.

Пример

ООО "Вега" в июле заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации два абонентских номера. По приказу руководителя ООО "Вега" мобильной связью вправе пользоваться коммерческий директор и главный бухгалтер. Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В июле "Вега" перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. Проводка такая:
ДЕБЕТ 60 субсчет "Расчеты по авансам выданным" КРЕДИТ 51
- 5 000 руб. перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за август;.

В августе оператор выставил детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в августе составила 4720 руб. (в том числе НДС 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер определил, что личные телефонные переговоры сотрудники не проводили.В учете следующие записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60
- 4000 руб. (4720 720) отражена стоимость служебных телефонных переговоров за август;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
- 720 руб. учтен НДС на услуги мобильной связи;

ДЕБЕТ 68 субсчет "Расчеты по НДС" КРЕДИТ 19
- 720 руб. принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров.

Неизрасходованный аванс в размере 280 руб. (5000 4720) засчитывается в счет оплаты услуг связи в следующем месяце.

Важно!

Расходы на услуги сотовой связи удастся списать, если следующий комплект документов:

правила пользования служебными мобильными телефонами;
список работников, которым положена мобильная связь, утвержденный руководителем компании;
трудовые договоры или должностные инструкции, в которых прописано, что для работы сотрудникам нужно использовать сотовый телефон;
договор с оператором сотовой связи и детализированные счета.

Если сотрудник использует личную сим-карту, то еще понадобится копия договора работника, как физлица, с оператором связи. Также нужны счета оператора, в которых работник будет выделять деловые звонки. Их пусть подаст вам вместе с заявлением на компенсацию.

Расходы на корпоративные сим-карты и телефоны

Расходы на покупку сим-карт и телефонных аппаратов списать, можно. Главное, чтобы они были корпоративными.

Корпоративной считается только сим-карта, которая принадлежит организации, а не работнику. То есть компания самостоятельно заключает договор с оператором связи и передает сотруднику сим-карту по передаточному акту для того, чтобы тот пользовался ею в служебных целях. При этом собственником сим-карты все равно остается работодатель. Организация может отнести затраты на их покупку к прочим расходам. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но это относится только непосредственно к стоимости сим-карт. Ведь зачастую стоимость услуги по предоставлению номера и подключению к сети равна нулю. При этом деньги, которые компания заплатила за сим-карты, оператор связи сразу зачисляет на счета абонентов. Тогда учитывать эти затраты нужно по мере расходования денег (подп. 3 п. 7 ст. 272 , п. , ст. 318 НК РФ).

Сам телефонный аппарат считается корпоративным, если он в собственности компании. Поставьте имущество на баланс. Как правило, сотовые телефоны стоят дешевле 40 000 руб. Значит, это материальные расходы. Их можно списать целиком и сразу.

Компенсация использование личного телефона

Допустим, работник использует свою сим-карту, чтобы вести служебные переговоры. Или же пользуется личным сотовым телефоном. Наконец, не исключено, что сим-карта и сама трубка принадлежат сотруднику.

За то, что человек использует для работы личное имущество, нужно выплачивать денежную компенсацию. Так сказано в статье 188 ТК РФ. Причем размер компенсации можно установить любой. Да и выплачивать деньги можно как угодно (либо наличными из кассы, либо на счет работника). Никаких требований и ограничений по данному поводу в законе нет.

С налогом на прибыль все просто. Компенсацию можете списать в составе прочих расходов. Основание подпункт 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но нужно оформить дополнительный документ, например, приказ. В нем прописать порядок выплаты компенсации работникам за использование личных мобильных телефонов.

Плата за дополнительные услуги связи

Операторы часто предоставляют своим клиентам дополнительные услуги связи. Например, международный и национальный роуминг, голосовая/факсимильная почта, режим ожидания/удержания и переадресации вызова, определитель и антиопределитель номера и т. д. При расчете налога на прибыль такие расходы списывайте как прочие. На основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Но для этого, конечно, нужны подтверждающие документы счета, акты и т. д.

Не менее важно подтвердить, что дополнительные услуги связи действительно необходимы для работы сотрудников. Здесь ориентируйтесь на должностные обязанности. Можно составить локальный документ, в котором будет прописано, кто и как может использовать дополнительные услуги связи. А можете сделать проще внесите аналогичную информацию в трудовые договоры и должностные инструкции сотрудников.

Е. Сафарова ,
юрист, консультант в области права, налогообложения и управления бизнесом

Л.В. Чхутиашвили , аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук

Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?

Работодатель может пойти двумя путями, обеспечивая сотрудникам мобильную связь:

1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;

2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.

В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.

Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).

В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Мобильный телефон

Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.

Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).

Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Передачу мобильных телефонов сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.

Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.

Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Подтверждением как того, что расходы носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику, должны быть соответствующие распорядительные документы. Размер возмещения расходов может:

Определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);

Быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).

Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Sim-карты

Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.

Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.

Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272, пункты 1 и 2 ст. 318 НК). Если же сумма, уплаченная за sim-карту, не зачисляется на абонентский счет, такие расходы организация может учесть единовременно в момент приобретения.

Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.

Оплата мобильной связи

Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.

Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Такой подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.

Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.

Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).

Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сотрудника знакомят под подпись.

Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).

Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям. А значит, для подтверждения расходов на мобильную связь требуется представить следующие документы (письмо от 19.01.2009 № 03-03-07/2):

Утвержденный руководителем организации перечень должностей сотрудников, которым предоставляется мобильная связь в рабочих целях;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).

В письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат контрагентам. Номера телефонов, указанные в расшифровке, должны фигурировать в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п.

Это сложная задача. Часто представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и личные телефоны. Не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются недостаточной для анализа документацией.

В налоговом законодательстве не содержится требований об обязательном подтверждении мобильных расходов таким документом, как счет оператора связи. Большинство судов в последнее время приходят к выводу, что отсутствие данного документа не является основанием для исключения сумм, перечисленных на оплату мобильной связи, из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 по делу № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 № А42-5778/2006).

В организации должен быть издан приказ со списком работников или должностей сотрудников, которым в связи с их профессиональной деятельностью необходимо использовать для работы мобильную связь. В приказе следует указать номера мобильных телефонов и sim-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, цели использования мобильных телефонов (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Это условие должно быть также отражено в соответствующих должностных инструкциях, трудовых договорах. Кроме того, в должностной инструкции работника можно зафиксировать, что для выполнения трудовых обязанностей (в связи с разъездным характером работы по служебной необходимости) ему необходима мобильная связь.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника, исходя из его должностных обязанностей, внутренним локальным актом организации (письмо Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). В то же время в Постановлении ФАС СКО от 27.10.2009 № А32-246/2008-12/27 суд признал затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной мобильной связи обоснованными в связи с тем, что она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.

Стоимость сверхлимитных звонков организация не может учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Исключением может быть издание руководителем организации специального приказа, в котором норматив расходов на мобильную связь в данном месяце для конкретного сотрудника увеличивается в связи со служебной необходимостью.

В противном случае сумма превышения либо удерживается из зарплаты сотрудника, либо оплачивается за счет чистой прибыли. При этом если работник компенсирует перерасход, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

На основании статьи 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделок (по сделкам с конкретными сроками исполнения) и принципа равномерного и пропорционального формирования доходов и расходов (по сделкам, длящимся более одного отчетного (налогового) периода).

Когда организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, связанные с личным мобильным телефоном, она учитывает их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

Оказание услуг мобильной связи на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ). Сотовый оператор (если он является плательщиком НДС) обязан выставить организации счет за услуги мобильной связи с учетом НДС, а также оформить и выставить счет-фактуру в порядке, предусмотренном статьями 168 и 169 НК РФ.

Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.

Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобождения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же разговоры велись в собственных интересах сотрудника и соответствующие расходы он работодателю не компенсирует, с указанных сумм придется перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Бухгалтерский учет

При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

2) сумма расхода может быть определена;

3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).

Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Пример 1

Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%).

Дебет 60 Кредит 51

– 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в состав расходов на продажу;

Дебет 10 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации;

Дебет 44 Кредит 60

– 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 60

– 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость;

Дебет 68 Кредит 19

– 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону.

Пример 2

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит счета 51

– 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи;

Дебет 44 Кредит 60

– 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи;

Дебет 19 Кредит 60

– 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи.

Пример 3

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон.

Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%).

Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 60

– 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.);

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 60 Кредит 51

– 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»;

Дебет 73 Кредит 60

– 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия;

Дебет 70 Кредит 73

– 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи).

Прежде чем говорить об отражении затрат, связанных с телефонией, стоит разобраться, какие же конкретно расходы организация совершает. Как правило, в состав расходов, связанных с установкой телефонов, входят затраты на приобретение телефонных аппаратов и телефонной станции, прокладку кабельных линий, подключение к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера.

Купленные телефонные аппараты приходуются на баланс организации как основные средства (независимо от их стоимости).

Если стоимость аппарата менее 40 000 рублей, то он может быть списан на затраты после его передачи в эксплуатацию.

Если свободные абонентские линии в телефонных кабелях связи отсутствуют, строительные работы по прокладке недостающих линий связи могут проводиться телефонным узлом за счет средств фирмы. После выполнения работ телефонный узел заключает с предприятием договор об оказании услуг телефонной связи.

Затраты на прокладку кабельной линии отражают в бухгалтерском учете на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы».

После завершения работ израсходованные суммы списывают в дебет счета 01 «Основные средства».

Пример 1

ООО «Вектор» (арендатор) заключило с ООО «Альфа» (арендодатель) договор аренды производственных помещений сроком на два года. Так как в помещении не было телефонов, а они необходимы для работы, то с согласия арендодателя «Вектор» подал заявление в местный телефонный узел на заключение договора об оказании услуг телефонной связи.

Арендатор заключил с телефонным узлом договор подряда на строительство новой кабельной линии. Договорная стоимость работ составила 59 000 руб. (в т. ч. НДС - 9000 руб.).

В учете «Вектора» были сделаны записи:

ДЕБЕТ 08-4 КРЕДИТ 60

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – отражена стоимость работ по прокладке телефонной линии;

ДЕБЕТ 19-1 КРЕДИТ 60

– 9000 руб. – отражен НДС;

ДЕБЕТ 01 КРЕДИТ 08-4

– 50 000 руб. – телефонная линия принята к учету;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19-1

– 9000 руб. – НДС принят к вычету.

Если кабельная линия была проложена за счет средств арендатора для телефонизации арендуемого помещения, то по окон чании срока аренды она остается в этом помещении. Кабельная линия в данном случае – это неотделимое улучшение арендованного имущества (постановление ФАС Центрального округа от 3 декабря 2010 г. по делу № А62-8422/2009).

Отражение в учете у арендатора передачи линии на баланс арендодателя зависит от условий договора аренды.

Среди налоговых инспекторов довольно распространено мнение, что затраты на подключение любого нового ОС относятся к капитальным.

Подобная точка зрения обоснованна: расходы на получение доступа к телефонной сети действительно являются долгосрочными. Это связано с тем, что договор между абонентом и оператором об оказании услуг телефонной связи (за редким исключением) является бессрочным.

Исключением может быть случай оформления договора между телефонным узлом и предприятием, арендующим помещение на определенный срок. Тогда на такой же срок будет заключен и договор.

Обобщая сказанное выше, можно предложить два способа отражения затрат на подключение нового телефона.

Способ 1

Если подключение к местной телефонной сети с предоставлением нового телефонного номера произошло после подписания акта о вводе новой кабельной линии в эксплуатацию, затраты на подключение можно учесть в составе затрат на строительство линии. Это правило применимо как в бухгалтерском, так и в налоговом учете (п. 1 ст. 257 НК РФ и п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утв. приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н; далее – ПБУ 6/01).

Способ 2

Подключение телефона может не требовать монтажных работ, которые оплачиваются отдельно. Тогда стоимость услуги по пре доставлению номера спишите едино-времен но – как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Пример 2

В январе ООО «Берег» заключило с телефонным узлом договор об оказании услуг телефонной связи сроком на один год. За подключение к местной телефонной сети предприятие уплатило 59 000 руб. (в т. ч. НДС – 9000 руб.). В бухгалтерском учете «Берега» были сделаны записи:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

– 50 000 руб. (59 000 – 9000) – отражена стоимость подключения к телефонной сети;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 9000 руб. – отражен НДС;

– 9000 руб. – НДС принят к вычету;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 59 000 руб. – оплачены услуги телефонного узла по подключению к телефонной сети. В налоговом учете «Берега» затраты на телефонные услуги учтены в той же сумме – 50 000 руб.

Мобильные телефоны

Есть три варианта использования мобильных телефонов сотрудниками фирмы. Фирма может:

купить мобильный телефон в магазине сотовой связи;
арендовать телефонный аппарат, принадлежащий сотруднику;
назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Вы можете выбрать любой из этих вариантов, но учтите, что в каждой из ситуаций отражать затраты на мобильную связь в учете нужно будет по-разному.

Если фирма покупает мобильный телефон, то его нужно принять к учету (оприходовать). При покупке мобильного телефона обычно оплачиваются стоимость самого аппарата, а также подключение к оператору сотовой связи.

Очевидно, что срок полезного использования телефонного аппарата – более одного года.

Если стоимость такого приобретения более 40 000 рублей, значит, в бухучете его нужно отнести к основным средствам. На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ 6/01).

Но сам аппарат будет работать только в том случае, если его подключить к оператору сотовой связи (например, установить в него SIM-карту).

Подключить аппарат можно в том же магазине, где вы его приобрели. Стоимость подключения к оператору также включается в первоначальную стоимость аппарата, поскольку эти затраты связаны с доведением объекта ОС до рабочего состояния.

Основным средством для целей расчета налога на прибыль мобильный телефон, скорее всего, не будет. Если только это не новинка или модель класса «люкс», стоимость которой составляет более 40 000 рублей. Как правило, стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) не превышает этой суммы. Поэтому в налоговом учете такие основные средства можно сразу списать как материальные расходы.

В бухучете также лучше воспользоваться правом списать на за траты основные средства стоимостью до 40 000 рублей (п. 5 ПБУ 6/01). Это позволит избежать применения правил ПБУ 18/02. Ведь в этом случае бухгалтерский и налоговый учет покупки мобильного телефона ничем различаться не будут.

Пример 3

ООО «Альфа» в августе купило мобильный телефон для своего менеджера по продажам. Стоимость телефонного аппарата составила 5605 руб. (в т. ч. НДС – 855 руб.), стоимость подключения к оператору сотовой связи – 150 руб. (в т. ч. НДС – 23 руб.).

В бухгалтерском учете «Альфы» основные средства стоимостью менее 40 000 руб. учитываются в составе материально-производственных запасов.

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 5755 руб. (5605 + 150) – оплачена стоимость мобильного телефона с подключением;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 60

– 4877 руб. (5755 – 855 – 23) – отражены затраты на покупку телефонного аппарата;

ДЕБЕТ 19-3 КРЕДИТ 60

– 878 руб. (855 + 23) – учтен НДС по купленному и подключенному телефонному аппарату;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10

– 4877 руб. – списана на затраты стоимость подключенного мобильного телефона;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19-3

– 878 руб. – принят НДС к вычету.

В налоговом учете на расходы по покупке мобильного телефона вместе с подключением можно уменьшить налогооблагаемую прибыль. Если же стоимость телефонного а ппарат а (вмест е с подк лючен ием) составляет более 40 000 рублей, то в целях налогообложения аппарат придется учитывать в составе основных средств (а точнее сказать, признавать амортизируемым имуществом) и начислять по нему амортизацию (п. 1 ст. 256 НК РФ). Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01).

Если фирма арендует мобильный телефон у сотрудника, нужно заключить с ним договор аренды телефона. При этом организация-арендатор должна платить сотруднику арендную плату, предусмотренную договором между сотрудником и фирмой (ст. 606 и 614 ГК РФ).

Сумма арендной платы в бухучете относится на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество работника. В налоговом учете сумма арендной платы учитывается в составе прочих расходов (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Учтите, что в данном случае с арендной платы придется удержать и перечислить в бюджет НДФЛ. Однако страховые взносы на пенсионное, социальное, медицинское страхование и взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начислять на сумму арендной платы не нужно.

Пример 4

В марте ООО «Лотос» заключило договор с оператором сотовой связи на подключение мобильного телефона. Стоимость подключения составила 150 руб. (в т. ч. НДС – 23 руб.).

Телефонный аппарат принадлежит сотруднику «Лотоса» Васильеву. Стоимость телефонного аппарата составляет 5630 руб. С сотрудником ООО «Лотос» заключило договор аренды сотового телефонного аппарата. Ежемесячная арендная плата составляет 500 руб.

Бухгалтер «Лотоса» в учете сделал записи:

ДЕБЕТ 001

– 5630 руб. – учтен на забалансовом счете сотовый телефон, арендованный у сотрудника Васильева;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 150 руб. – оплачены услуги по подключению к оператору сотовой связи;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60

– 23 руб. – учтен НДС за оказанную услугу по подключению к оператору сотовой связи;

ДЕБЕТ 26 (20, 44) КРЕДИТ 60

– 127 руб. (150 – 23) – расходы на подключение телефонного аппарата к оператору сотовой связи списаны на затраты;

ДЕБЕТ 68, субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– 23 руб. – принят НДС к вычету.

В налоговом учете бухгалтер «Лотоса» может уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму затрат по подключению к оператору сотовой связи (127 руб.). В этом же месяце бухгалтер «Лотоса» должен начислить сотруднику Васильеву арендную плату за использование его телефонного аппарата.

В учете это отразится так:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 73

– 500 руб. – начислена арендная плата за использование телефонного аппарата сотрудника;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 65 руб. (500 руб. X 13%) – удержан налог на доходы физических лиц с арендной выплаты сотруднику;

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 50

– 435 руб. (500 – 65) – арендная плата выплачена сотруднику.

На сумму арендной платы (500 руб.) можно уменьшить налогооблагаемую прибыль за март.

Безлимитный тариф - наиболее удобный. Оплата по такому тарифу не зависит ни от количества разговоров, ни от их продолжительности. Поэтому у проверяющих обычно не возникает вопросов об обоснованности таких расходов на связь.
Однако безлимитный тариф может кому-то не подойти из-за его дороговизны (хотя сейчас есть и весьма недорогие предложения от сотовых операторов). Других же безлимитный тариф может не устроить тем, что фиксированная месячная плата распространяется, как правило, только на местные звонки. А если по долгу службы работники звонят по межгороду или за пределы страны, то такие звонки надо оплачивать отдельно.
Поэтому организации часто обеспечивают сотрудников связью с повременными тарифами . А раз так, то возникает необходимость контроля за деньгами фирмы (в виде оплаты счетов сотового оператора), чтобы они не разбазаривались сотрудниками на свои личные цели. Вот для этого руководство и устанавливает сотрудникам свой внутренний лимит.

Устанавливаем свой лимит на мобильную связь

Предупреди руководителя
Для сотрудников, пользующихся SIM-картами компании, лучше установить лимит расходов на сотовую связь. Не сделав этого, будет сложно удержать что-либо с работника, который подозрительно много разговаривает по рабочему мобильнику.

Для введения лимита лучше утвердить приказом руководителя порядок использования корпоративной связи с учетом специфики вашей организации. В нем желательно как можно подробнее прописать обязанности работников в части использования мобильной связи. С этим порядком нужно под роспись ознакомить всех работников, имеющих право на пользование сотовой связью за счет фирмы. Вот так, к примеру, может выглядеть такой порядок.

Утверждаю
Генеральный директор
-------- Иванов И.И.

Порядок пользования корпоративной сотовой связью работниками ООО "Альтаир"

1. Право пользования номерами сотовой связи ООО "Альтаир" (далее - Общество) предоставляется работникам для оперативного решения вопросов, связанных с деятельностью Общества. Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), утверждает генеральный директор Общества.
2. SIM-карты являются собственностью Общества.
3. SIM-карта с номером выдается работнику, который имеет право на использование корпоративной сотовой связи, сотрудником склада, на которого возложены обязанности по учету и хранению SIM-карт, принадлежащих Обществу. SIM-карта выдается работнику под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.
4. Работник - пользователь корпоративной сотовой связи обязан держать мобильный телефон с SIM-картой Общества во включенном состоянии с 9.00 до 18.00 в рабочие дни. По служебной необходимости работник может пользоваться корпоративной сотовой связью в нерабочее время (в том числе в выходные дни и во время пребывания в отпуске).
5. Работникам устанавливаются лимиты пользования сотовой связью согласно Перечню работников, которым выделены SIM-карты (приложение N 1 к порядку). Лимит устанавливается на месяц. Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся.
6. В случае превышения установленного лимита сумма перерасхода удерживается из заработной платы сотрудника.
7. Работникам организации запрещается обмениваться SIM-картами. Также запрещается передавать SIM-карты Общества третьим лицам.
8. В случае расторжения с работником трудового договора либо перевода его на должность, не включенную в Перечень работников, которым выделены SIM-карты в связи со служебной необходимостью (приложение N 1 к порядку), работник обязан вернуть выданную ему SIM-карту работнику склада не позднее дня увольнения или перевода.

Некоторые организации ограничиваются составлением перечня работников, которым необходима сотовая связь. А лимиты расходов на нее указывают в трудовом договоре. В таком случае в приказе, утверждающем перечень работников, которым разрешено пользоваться служебной связью, надо сделать отсылку к трудовым договорам (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 N 16-15/104055@).

Учитываем расходы на мобильную связь для целей налогообложения

Конечно, установленный лимит расходов на сотовую связь не говорит о том, что:
- все звонки в пределах лимита носят рабочий характер;
- звонки, выходящие за его пределы, носят характер личный.
Причем понимают это не только бухгалтерия и руководство организации. Понимают это и проверяющие. Поэтому нельзя просто списать на сумму лимита, установленного руководством. Требуется документальное подтверждение этих расходов.

Документы, подтверждающие расходы на связь

Вот комплект документов , которые Минфин считает необходимыми для учета расходов на мобильную связь (Письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350):
1) утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым необходима сотовая связь;
2) договор с оператором на оказание услуг связи;
3) счета оператора связи.

Нужны ли детализированные счета - мнения разделились

Аргументы "за "
Контролирующие органы часто требуют именно детализированные счета для подтверждения обоснованности расходов на сотовую связь (Письмо УФНС России по г. Москве от 25.06.2010 N 16-15/066760@). Если вы их не представите, инспектор может попытаться вычеркнуть из налоговых расходов все услуги связи. Некоторые суды поддерживают проверяющих, считая детализированные счета необходимым условием для подтверждения расходов на сотовую связь (Постановление ФАС ВВО от 10.06.2008 по делу N А29-2210/2007).
Если по окончании каждого месяца вы, ориентируясь на требование проверяющих, запрашиваете у своего оператора детализированные счета, то вам лучше ставить на них отметки, заверенные подписью ответственного сотрудника, о том, что все разговоры в пределах установленного вами лимита - рабочего характера. Тем самым вы покажете, что проанализировали характер телефонных переговоров работников.

Аргументы "против "
В Налоговом кодексе не сказано, что для на связь нужны детализированные счета. Да и к тому же сотовые операторы часто предоставляют их лишь за дополнительную плату.
Большинство судов в последнее время считает детализированные счета излишеством (Постановления ФАС МО от 22.06.2010 N КА-А40/6056-10). Их основной аргумент не оригинален: налоговым законодательством не предусмотрено наличие детализированного счета в качестве обязательного документа для подтверждения таких расходов. Кроме того, счета все равно не доказывают экономическую обоснованность расходов. Ведь они не раскрывают характер разговоров.
Достоверно определить характер разговора может только его аудиозапись. Кстати, некоторые налоговики требуют расшифровки разговоров (Письмо УФНС России по г. Москве от 18.06.2009 N 16-15/061735). Если стараться им угодить, не останется времени для работы (на расшифровку звонка уйдет времени в несколько раз больше, чем на сам звонок). Но требовать записи разговоров инспекторы не вправе. Ведь, как справедливо указал один из судов, содержание переговоров составляет тайну связи, охраняемую Законом (Статья 63 Федерального закона от 07.07.2003 N 126-ФЗ "О связи").

Выбор - за вами
Решайте сами: будете ли вы заказывать детализированные счета или нет. Если у вас будут такие счета, то, скорее всего, у проверяющих возникнут дополнительные вопросы.
К примеру, такие:
- чем обоснована служебная необходимость звонков работника в нерабочее время? Некоторые организации для того, чтобы обосновать такие звонки, прописывают в должностных инструкциях необходимость использования работниками сотовой связи во внерабочее время. И их поддерживают суды (Постановления ФАС МО от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08). Кстати, Минфин не считает, что разговоры во внерабочее время - повод для того, чтобы признать их однозначно необоснованными. Главное - цель разговора (его служебный характер) (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Совет
Укажите в должностных инструкциях работников, что в служебных целях (для оперативного взаимодействия с коллегами, руководством, покупателями и заказчиками) им необходимо пользоваться сотовой связью (Постановление ФАС ВСО от 24.04.2007 N А33-10149/06-Ф02-2062/07). Это поможет подтвердить экономическую обоснованность расходов на связь;

Если были звонки в другие города или страны, в которых у организации нет контрагентов, то почему их стоимость учтена в налоговых расходах? Иногда суды поддерживают проверяющих, считая такие расходы нецелесообразными (Постановление ФАС СЗО от 22.03.2007 по делу N А56-46376/2005). Но есть и решения других судов, которые не видят ничего "непроизводственного" в заграничных звонках даже в случае, если за границей нет ни клиентов, ни других контрагентов (Постановление ФАС МО от 30.12.2008 N КА-А40/12225-08).

Собственный лимит - дополнительное ограничение для налоговых расходов

Установив лимит на сотовую связь работникам, ваша организация тем самым признала нецелесообразность (экономическую необоснованность) сверхлимитных звонков. А значит, суммы, превышающие лимит, признать в качестве налоговых расходов без дополнительных распоряжений руководства не удастся (Подпункт 25 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Выбираем вариант действий, когда работник превысил свой лимит

Ситуация 1. По установленным в организации правилам любые сверхлимитные суммы удерживаются из зарплаты работника
Допустим, для менеджера установлен лимит разговоров по корпоративной сотовой связи в размере 944 руб. в месяц с учетом НДС, а он наговорил на 1180 руб. Вы должны удержать из его зарплаты 236 руб. (1180 руб. - 944 руб.).
В этом случае надо действовать так.
Шаг 1 . Укажите в расчетном листке работника, что из его доходов удержана сумма расходов, превышающих лимит. Кстати, расчетный листок вы должны выдавать работникам при выплате заработной платы независимо от того, были какие-либо удержания или нет (Статья 136 ТК РФ).
Шаг 2 . В бухгалтерском учете расходы на связь (без учета НДС), укладывающиеся в лимит, признайте в составе расходов (производственных, общехозяйственных и т.д. - в зависимости от того, в каком подразделении трудится работник). Суммы превышения лимита (с учетом НДС) отразите в составе задолженности работника за личные переговоры проводкой по дебету счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредиту счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".
На дату начисления ближайшей зарплаты надо будет сделать проводку по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".
Шаг 3 . Стоимость телефонных переговоров в пределах установленного работнику лимита учтите в составе налоговых расходов на связь.
Для налогового учета сверхлимитных сумм есть два варианта.
Вариант 1 . Не показывайте сверхлимитные суммы, удержанные из зарплаты работника (или подлежащие удержанию), ни в расходах, ни в доходах. Это можно обосновать тем, что сверхлимитные суммы организация вообще не признает своими затратами.
Вариант 2 . Сумму превышения лимита (с учетом НДС) учитывайте в составе расходов только после возмещения ее работником (удержания этой суммы из зарплаты работника). А саму сумму возмещения (удержания) учитывайте для целей налогообложения в доходах. Так рекомендует делать Минфин в одном из своих Писем.
Но какой бы вариант вы ни выбрали, сумма налога на прибыль от этого не изменится.
Шаг 4 . НДС по расходам на услуги связи примите к вычету только в части, относящейся к лимитированным расходам. Ведь именно эти услуги вы признали расходом - а значит, только они могут быть использованы вами для операций, облагаемых НДС (Статья 172 НК РФ). Счет-фактуру от оператора сотовой связи надо подшить в журнал учета полученных счетов-фактур. Но в книге покупок надо отразить не всю сумму налога, а только ту, которая приходится на лимитированные услуги сотовой связи. К примеру, общая стоимость телефонных переговоров за месяц - 1180 руб. (включая НДС - 180 руб.). Установленный работнику лимит - 944 руб. (включая НДС - 144 руб.). Значит, к вычету можно принять только входной НДС в сумме 144 руб. А с работника вы удерживаете 236 руб. (1180 руб. - 944 руб.).

Примечание
Кстати, расходы на сотовую связь, оплачиваемые организацией за работника, не надо облагать НДФЛ, только если разговоры были вызваны служебной необходимостью. Причем не важно, превысили ли расходы работника установленный ему лимит или нет (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178). Стоимость всех личных разговоров, даже если они укладываются в утвержденный работнику лимит, надо включить в облагаемый НДФЛ доход работника. Если же работник возместил организации стоимость личных звонков, то и дохода у него нет. А следовательно, НДФЛ удерживать не из чего.
В аналогичном порядке надо определять и доход работника, включаемый в базу по страховым взносам (регулируемым по Закону N 212-ФЗ) и взносам "на травматизм" (Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Ситуация 2. Лимит расходов на сотовую связь может быть повышен по распоряжению руководства
Такое возможно, если все звонки работника за месяц (в том числе и сверхлимитные) были исключительно по работе. К примеру, такая ситуация возможна, если работник был в зарубежной командировке. Понятно, что работник не обрадуется, если сверхлимитные суммы вы удержите из его зарплаты.
Для таких случаев некоторые организации закрепляют в порядке пользования корпоративной сотовой связью положение о том, что в случае превышения месячного лимита стоимости разговоров по служебным целям он может быть увеличен. Эта норма может выглядеть так.