Составления авансового отчета по командировке. Авансовый отчет по командировочным расходам
Авансовый отчет по средствам, потраченным работником в командировке – это документ, подтверждающий расходование работником выданного аванса. Это один из нескольких обязательных документов, подтверждающих траты во время командировки и позволяющий в случае необходимости сделать доплату или вернуть непотраченные средства, соответствующим образом оформив это в бухгалтерской документации.
Заполнение авансового отчета
Авансовый отчет представляет собой двухсторонний документ, актуальные бланки можно скачать напрямую из приложения к Постановлению Госкомстата № 55 от 01.08.2001 или на нашем сайте, посвященном отчасти и бухгалтерской помощи. На титульном листе должны быть заполнены графы, касающиеся самого работника, организации и цели выдачи аванса. На обратной стороне необходимо конкретизировать с указанием подтверждающих документов то, как были расходованы выданные средства. Также к отчету всегда прикладываются сами подтверждающие документы. Количество листов приложения указывается на титульном листе в соответствующей графе.
Работник вносит в форму авансового отчета по командировке данные (некоторые из них могут быть уже впечатаны машинным способом):
- полное наименование организации;
- Ф.И.О. работника, полное название его должности;
- дата составления документа;
- цель выдачи аванса – в этом случае это командировочные расходы;
- названия и суммы по документам, подтверждающим расходы – они указываются на обратной стороне отчета.
После заполнения авансовый отчет направляется в бухгалтерию, где командировочные расходы проверяются и при необходимости делается доплата по расходам сверх аванса или принимаются неизрасходованные остатки выданных средств.
После проверки документа бухгалтер заполняет графы с реквизитами документов, по которым был выдан аванс. Бухгалтер расписывается в получении отчета и проверяет все данные, указанные работником. Правильность предоставленной информации и соответствие всех приведенных в отчете сумм подтверждается соответствующей записью бухгалтера. Общая сумма расходов указывается в графе «Итого».
Далее отчет отправляется на утверждение руководителю компании или другому уполномоченному лицу. После этого бухгалтер может списать остаток средств и произвести окончательные расчеты с работником. Прием остатка аванса осуществляется по приходному кассовому ордеру, доплата – по расходному кассовому ордену. Возможно, как и выдача аванса, перечисление средств в безналичной форме.
Некоторые особенности заполнения авансового отчета и возвращения неизрасходованных средств
Отчет необходимо составить не позже, чем через три дня после истечения срока, установленного для сдачи остатков аванса. Образец заполнения отчета можно скачать в конце статьи, важно аккуратно заполнить все графы с реквизитами подтверждающих выдачу денежных средств и их расход документов. Соответствующие графы заполняет бухгалтер, названия документов можно записать в любых понятных формулировках. Далее отчет определяется в соответствующем приказе или ином нормативном документе компании.
Перед тем, как заполнять отчет, командированный работник должен систематизировать все подтверждающие расходы документы. Для расходов на транспорт - это билеты, для расходов на проживание и питание – чеки и накладные.
Если оправдательные документы составлены не на русском языке, перевод обязателен, но его может сделать любое лицо, владеющее языком. Перевод можно просто заверить у главного бухгалтера, полного перевода также не требуется – достаточно, чтобы в бухгалтерии могли удостовериться в сути документа и учесть его в отчетности.
Для отправки в командировку в другую страну аванс выдается в иностранной валюте, но указывать сумму необходимо и в рублях, и в валюте. Точно также выданный аванс проводится по всем документам.
Если работник не вернул неизрасходованные в командировке средства, их можно удержать с его зарплаты в будущем месяце – такая практика вполне законна, так как все остатки от выданного на командировку аванса должны быть возвращены в кассу. Но решение об удержании средств должно быть принято не позднее чем через месяц после командировки.
Авансовый отчет – необходимая часть оформления расчетов с работником, отправляющимся в командировку.Примеры заполнения посмотрите ниже, особой сложности в составлении этого документа нет, но очень важно уделить должное внимание оформлению и учету подтверждающих расходы документов и проводку средств в бухгалтерской отчетности.
Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете , и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.
Авансовый отчет АО –1 является первичным документом , необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели , такие как :
- командировочные расходы ;
- административные или производственные расходы .
Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО ). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели , которые были прописаны в РКО . Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику , который заключил трудовой договор с организацией , и его фамилия включена в перечень приказа о лицах , которые могут брать деньги в подотчет . Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение .
После того , как подотчетник потратил выданные средства , составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней .
Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.
Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником . К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.
Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.
Порядок составления авансового отчета (форма АО –1)
Документ
оформляется
как
работником
, так
и
сотрудником
бухгалтерской
службы
.
Подотчетному
лицу
необходимо
заполнить
следующие
данные
:
1
. Название
организации
;
2
. Дата
составления
;
3
. Назначение
аванса
(производственные
, представительские
, командировочные
расходы
и
т
.д
.);
4
. Персональные
данные
, а
именно
: фамилию
и
инициалы
, структурное
подразделение
, в
котором
работает
подотчетник
, табельный
номер
, должность
;
5
. Информация
о
размере
последнего
аванса
;
6
. Сумма
подотчета
, выданного
кассиром
;
7
. Графы
«Израсходовано
», «Остаток
/Перерасход
», а
также
информация
о
количестве
документов
, которые
прикладываются
к
АО
–1
, заполняются
после
написания
и
расчета
на
другой
стороне
отчета
необходимых
данных
;
8
. Табличная
часть
об
израсходованных
средствах
, а
именно
:
- порядковый номер . Все документы , которые прилагаются к авансовому отчету , должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня ;
- номер , дата каждого документа , подтверждающего целевое расходование средств ;
- название документов , приобщенных к АО –1 (товарный (кассовый ) чек , квитанции к ПКО , командировочное удостоверение ,счет –фактура и т .п .), на что потрачены деньги ;
- сумма расхода переписывается с каждого документа . Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов );
- расчет конечной суммы . Далее итог переписывается в графу «Израсходовано » (пункт 7 ).
После того , как подотчетник сдал АО –1 , сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа , который подтверждает сумму потраченных средств , их правильное расходование на поставленные цели , а также нужно заполнить остальные разделы . Для подтверждения того , что отчет по форме АО –1 сдан в бухгалтерию , сотруднику выдается расписка . После просмотра всех документов в оригинале , которые подтверждают расход , проверки правильности заполнения авансовый отчет АО –1 подписывается главным бухгалтером , бухгалтером и директором , далее принимается к учету .
Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения
Форма авансового отчета - это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.
Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?
На лицевой стороне бланка оформляются строки:
- наименование организации;
- дата составления отчета;
- структурное подразделение, в котором он работает;
- свои ФИО, должность, табельный номер;
- назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);
На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги. По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе. Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.
Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?
Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.
Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.
С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.
Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:
- в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше - то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по , если есть перерасход - то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по
Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.
Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.
Общие сведения
Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:
- заключения договоров;
- участия в различных тренингах и семинарах;
- проведения переговоров;
- приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
- участия в обучающих мероприятиях;
- обслуживания удаленного структурного подразделения.
Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.
На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.
Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.
На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.
Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.
На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.
Законодательная база
Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.
Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.
Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.
Отчет о командировке
Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.
Служебной
Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.
Авансовый
Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.
Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.
Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.
Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.
Финансовый
Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.
Его необходимо дополнить финансовой документацией.
В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:
- чеки;
- квитанции;
- оригиналы оплаченных счетов с печатью;
- билеты.
Рукописные документы бухгалтер не примет.
За границу
Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.
Обязателен ли?
До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.
Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.
Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.
Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.
В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.
Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.
Как оформить?
Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.
Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.
В свободной форме или нет?
Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.
Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:
- В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
- Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
- Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.
Документ может быть составлен и по собственной форме организации.
Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.
- период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
- лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
- сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.
Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.
Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.
В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.
К ним относятся:
- родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
- лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
- родители детей в возрасте до 3 лет;
- лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.
Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.
Пример написания
Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.
Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.
Обычно бланк должен включать следующую информацию:
- расход денежных средств по дням;
- место командировочной работы;
- использование авансовых платежей.
Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.
Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.
Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.
В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.
Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.
Кто подписывает и согласовывает?
Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:
- работник, оформлявший командировку;
- руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
- руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.
Сроки предоставления
Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.
В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.
Сопроводительные документы
Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.
Работник, которого направили в служебную командировку, как правило, имеет в своем распоряжении деньги, выданные ему подотчет для насущных расходов. Поэтому после возвращения он должен отчитаться за истраченные средства. Пример заполнения авансового отчета по командировке вы найдете в данной статье, а также узнаете, в какой срок его необходимо сдать в бухгалтерию.
В 2019 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2018 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 . Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.
Форма авансового отчета
Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 . Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.
Сроки
- заболел;
- ушел в отпуск;
- снова получил задание уехать по рабочим вопросам,
то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ . Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.
Оправдательные документы
Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:
- билеты (авиа, ж\д или автобусные);
- чеки об оплате такси;
- оплаченные счета гостиниц;
- прочие.
Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.
Образец заполнения авансового отчета по командировке
Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:
Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.
Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:
- бухгалтер, сверяющий расчеты;
- главный бухгалтер компании;
- кассир, который выдал деньги и принял их остаток.
Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.
На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.