Документация основных средств. Порядок документального оформления основных средств

Поскольку речь пойдет о , напомним читателям основные положения, касающиеся основных средств. Правила формирования в бухгалтерском учете информации об основных средствах организации установлены Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденным Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н (далее - ПБУ 6/01).

При формировании информации об объектах основных средств организациям, помимо ПБУ 6/01, следует руководствоваться Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. N 91н (далее - Методические указания N 91н).

К бухгалтерскому учету в качестве основных средств согласно п. 4 ПБУ 6/01 принимаются активы , в отношении которых одновременно выполняются следующие четыре условия :

Объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации, для предоставления в аренду;

Объект предназначен для использования в течение срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

Организация не предполагает последующую перепродажу объекта;

Объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Обратите внимание! Активы, в отношении которых выполняются перечисленные выше условия и стоимостью в пределах лимита, установленного учетной политикой организации, но не более 20 000 руб. за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов. С целью обеспечения сохранности таких объектов в организации следует организовать контроль их движения.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект . Инвентарным объектом в соответствии с п. 6 ПБУ 6/01 признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций. Инвентарным объектом может быть также обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов представляет собой один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый предмет, входящий в комплекс, может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Согласно п. 11 Методических указаний N 91н каждому инвентарному объекту основных средств должен быть присвоен соответствующий инвентарный номер .

Если один объект имеет несколько частей с различными сроками полезного использования, существенно отличающимися друг от друга, каждая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект и каждой такой части присваивается отдельный инвентарный номер. Объекту, состоящему из нескольких частей с одинаковым сроком полезного использования, присваивается один инвентарный номер.

В течение всего периода нахождения основного средства в организации инвентарный номер, присвоенный объекту, сохраняется. При выбытии объекта его инвентарный номер не рекомендуется присваивать новому объекту в течение пяти лет по окончании года выбытия.

Срок полезного использования определяется организацией при принятии объекта к учету, что установлено п. 20 ПБУ 6/01. Срок определяется с учетом нескольких факторов, в частности с учетом ожидаемого срока использования объекта, ожидаемого физического износа, нормативно-правовых и иных ограничений.

При установлении срока полезного использования организациям следует руководствоваться Общероссийским классификатором основных фондов ОК 013-94, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359, а также Постановлением Правительства Российской Федерации от 1 января 2002 г. N 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" (далее - Постановление N 1), которое может использоваться в целях бухгалтерского учета.

Пунктом 7 Методических указаний N 91н установлено, что операции по движению основных средств оформляются первичными учетными документами. В качестве первичных учетных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7 (далее - Постановление N 7). Утвержденные унифицированные формы должны применяться юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации, что установлено п. 2 Постановления N 7. Исключение составляют кредитные организации и бюджетные учреждения.

Всего названным Постановлением утверждено 14 форм первичных документов, но для документального оформления поступления основных средств должны применяться, в частности, следующие документы :

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1);

Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма N ОС-1а);

Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОС-1б);

Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОС-6);

Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОС-6а);

Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОС-6б).

Акты форм N N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших:

По договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другим договорам;

Путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке.

Объекты, не требующие монтажа, включаются в состав основных средств в момент приобретения. Включение в состав основных средств объектов, требующих монтажа, осуществляется после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию.

Акты о приеме-передаче , утверждаемые руководителями организации-получателя и организации-сдатчика, составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается техническая документация, относящаяся к объекту.

Основанием для отражения операции по приобретению основного средства в бухгалтерском учете является надлежащим образом оформленный первичный документ. В качестве примера приведем Постановление ФАС Дальневосточного округа от 21 марта 2006 г., 14 марта 2006 г. N Ф03-А51/06-1/176. Организации, приобретшей объект основных средств, было отказано в его регистрации, поскольку для регистрации не был представлен Акт формы N ОС-1.

Из материалов дела следует, что между организацией-продавцом и организацией-покупателем заключен договор купли-продажи экскаватора.

Покупатель в соответствии с Правилами государственной регистрации тракторов, самоходных дорожно-строительных и иных машин и прицепов к ним органами государственного надзора за техническим состоянием самоходных машин и других видов техники в Российской Федерации обратился в инспекцию Гостехнадзора с заявлением о регистрации приобретенного по договору экскаватора.

Инспекция Гостехнадзора в государственной регистрации экскаватора отказала в связи с непредставлением акта приема-передачи основных средств (форма N ОС-1). Данные обстоятельства послужили основанием для обращения организации-покупателя в арбитражный суд.

Отказывая в удовлетворении заявления, арбитражный суд исходил из следующего. В соответствии с п. 2.8.6 Правил регистрация приобретенных машин, номерных агрегатов, ранее состоящих на учете (кроме указанных в п. 2.8.2 Правил), производится за владельцами при представлении регистрационных документов с отметкой о снятии их с учета по прежнему месту регистрации, паспортов машин и документов, подтверждающих право собственности на машину, номерной агрегат.

Документом, подтверждающим право собственности на машину, номерной агрегат согласно п. 2.8.6.1 Правил является акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1).

Поскольку предусмотренный Правилами в качестве необходимого документа акт формы N ОС-1 в инспекцию Гостехнадзора не был представлен, арбитражный суд обоснованно пришел к выводу об отсутствии оснований для признания недействительным отказа в совершении регистрационных действий в отношении экскаватора.

Довод организации-покупателя об отсутствии необходимости составления акта формы N ОС-1, мотивированный тем, что экскаватор не был принят к учету как объект основных средств по дебету счета 01 "Основные средства", не принят во внимание кассационной инстанцией как несостоятельный.

Спорные регистрационные действия регламентированы Правилами, которые, указывая акт приема-передачи основных средств (форма N ОС-1) в качестве необходимого документа, подтверждающего право собственности на машину, номерной агрегат, не оговаривают его представление какими-либо условиями, в том числе принятием машины или номерного агрегата на бухгалтерский учет в качестве объекта основных средств по дебету счета 01 "Основные средства".

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат такой реквизит, как "Государственная регистрация прав на недвижимость" с указанием номера и даты. В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств, утвержденных Постановлением N 7, сказано, что этот реквизит заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. Напомним, что к недвижимым вещам согласно ст. 130 Гражданского кодекса Российской Федерации относятся земельные участки, участки недр и все, что прочно связано с землей, то есть объекты, перемещение которых без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, объекты незавершенного строительства. К недвижимым вещам относятся также подлежащие государственной регистрации воздушные и морские суда, суда внутреннего плавания, космические объекты. Законом к недвижимым вещам может быть отнесено и иное имущество.

Нередко организации задают вопрос о том, следует ли заполнять этот реквизит при приобретении автотранспортных средств. Разъяснения по этому поводу содержатся в п. 5 Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 "О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации N N ОС-1 и ОС-4а, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. N 7". В Письме, в частности, сказано, что реквизит "Государственная регистрация прав на недвижимость" формы N ОС-1 заполняется в случаях совершения сделок только с недвижимым имуществом, права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним". Данный реквизит не предусматривает ссылки на документ с указанием номера и даты регистрации автомобиля в ГИБДД, поскольку автотранспортные средства к недвижимости не относятся.

Формы N N ОС-1 и ОС-1а содержат разд. 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи". Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны, то есть в том случае, если принимается к учету объект, ранее использовавшийся в другой организации. Эти данные имеют информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В п. 2 упомянутого выше Письма Федеральной службы Госстатистики от 31 марта 2005 г. N 01-02-09/205 даны следующие разъяснения. В форме N ОС-1 реквизит с грифом "Утверждаю" заполняется обеими организациями (получателем и сдатчиком) при передаче объекта основных средств с баланса на баланс с целью включения объектов в состав основных средств или их выбытия из состава основных средств (операция приема-передачи объектов).

Если объект приобретается через сеть оптовой или розничной торговли для использования его покупателем в качестве основного средства, форму N ОС-1 заполняет только организация-получатель (покупатель). При этом реквизиты организации-сдатчика (продавца), то есть левый блок с грифом "Утверждаю" (в том числе "Подпись руководителя", "М.П." и "Дата"), не заполняются, поскольку продаваемый объект не числится у продавца в составе основных средств, а является для него товаром (здесь нет бухгалтерской операции приема-передачи, есть договор купли-продажи).

Сделаем небольшое отступление и отметим, что организации наряду с бухгалтерским учетом обязаны вести налоговый учет. Подтверждением данных налогового учета согласно положениям Налогового кодекса Российской Федерации являются :

1) первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

В Письме УФНС России по г. Москве от 28 апреля 2006 г. N 20-12/35854@ отмечено, что в качестве первичных учетных документов в налоговом учете могут выступать копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.

В целях налогообложения прибыли амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств служит для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию объекта амортизируемого имущества в соответствии с положениями ст. 258 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) и с учетом Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1.

Согласно п. 12 ст. 259 НК РФ организация, приобретающая объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

В Письме УМНС России по г. Москве от 22 сентября 2004 г. N 26-12/61646 было отмечено, что норма амортизации по объекту основных средств, бывшему в употреблении, определяется путем уменьшения срока полезного использования, установленного Классификацией основных средств, на документально подтвержденное время эксплуатации оборудования предыдущим собственником. При этом в Письме обращено внимание на то, что письмо продавца о периодах эксплуатации объекта предыдущими собственниками не является достаточным основанием для уменьшения срока полезного использования данного оборудования.

Как указано в Письме УФНС России по г. Москве от 7 июля 2008 г. N 20-12/064109 в формах N N ОС-1 и ОС-1а в разд. 1 имеется графа "Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)". Таким образом, при приобретении основного средства, бывшего в эксплуатации, организация может подтвердить срок его эксплуатации предыдущим собственником актом о приеме-передаче объекта основных средств, оформленным в установленном порядке.

Раздел 2, входящий в состав форм N N ОС-1 и ОС-1а и содержащий сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету, заполняется организацией-получателем только в своем экземпляре.

Объект основных средств может находиться в собственности двух или нескольких организаций. Во всех трех формах актов приема-передачи в разделе "Справочно" предусмотрены строки, в которые записываются данные о таких объектах соразмерно доле организации в праве общей собственности. Здесь же указываются сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу ЦБ РФ на дату, выбранную в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, для случаев, когда при приобретении объектов основных средств их стоимость выражена в иностранной валюте.

Данные приема объектов в состав основных средств вносятся в инвентарные карточки (книги) учета объектов основных средств (формы N N ОС-6, ОС-6а, ОС-6б) , с помощью которых бухгалтерией организации ведется учет основных средств по объектам. Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект.

В организациях с большим количеством основных средств инвентарные карточки, как правило, группируются в картотеке согласно Классификации основных средств, утвержденной Постановлением N 1, а внутри разделов - по месту эксплуатации объектов. Организации, имеющие небольшое количество основных средств, в том числе малые предприятия, учет основных средств по объектам могут осуществлять в инвентарных книгах, где также указываются сведения об объектах основных средств по их видам и местам нахождения.

Основанием для заполнения инвентарной карточки, помимо акта приема-передачи, являются технические паспорта и другие документы на приобретение инвентарного объекта основных средств. В карточке (книге) должны быть приведены данные об объекте основных средств, сроке полезного использования и способе начисления амортизации, установленных организацией. Указываются также индивидуальные особенности объекта основных средств.

Если объект основных средств получен в аренду, то п. 14 Методических указаний N 91н рекомендует также открывать инвентарную карточку, чтобы организовать учет арендованного объекта на забалансовом счете.

Учет объектов основных средств в инвентарных карточках следует вести в рублях, допускается ведение учета и в тысячах рублях, что установлено п. 37 Методических указаний N 91н. Если стоимость объекта при приобретении была выражена в иностранной валюте, то в карточке указывается контрактная стоимость в иностранной валюте.

Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, то есть в документе должны быть заполнены все необходимые реквизиты и документ должен иметь соответствующие подписи, что установлено п. 7 Методических указаний N 91н.

В случае передачи движимого объекта, относящегося к основным средствам, составляется соответствующий акт. В большинстве случае используется форма ОС 1, образец и инструкция по заполнению которой подробно рассмотрены в статье.

По сути и по форме документ представляет собой акт приема-передачи конкретных движимых объектов, относящихся к основным средствам. Сюда не относятся здания, промышленные сооружения и другие объекты недвижимости, для которых существует специальная форма ОС 1а. К тому же акт не составляется в отношении таких имущественных объектов:

  • движимых, стоимость которых на данный момент оценивается в 3000 рублей и ниже;
  • движимых, относящихся к библиотечному фонду.

Прием основных средств происходит по разным основаниям:

  1. В соответствии с договорами о приобретении средства: покупка оборудования, мена, дарение имущества, его аренда, получение по договору лизинга.
  2. Изготовление оборудования и ввод его в эксплуатацию за соответствующую плату (для собственных потребностей предприятия).
  3. Выбытие имущества из основных средств компании (аналогично – продажа, мена пользу другой организации).

В некоторых случаях ввод имущества осуществляется на основе других документов – подобные ситуации прописаны в законодательстве отдельно (существует отдельный порядок).

Акт всегда составляется в 2 одинаковых экземплярах, которые имеют равную юридическую силу. Зачастую к нему прикладывают технические документы, которые сопровождают передаваемое (приобретаемое) имущество.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе применять как стандартную форму бланка, так и документ собственной формы. Основное требование состоит в том, чтобы были отражен все ключевые сведения (как показано на бланке ниже).

Бланк и образец 2018 г.

Бланк состоит из 3 страниц и выглядит следующим образом:


Образец заполнения ОС 1, который можно использовать в качестве примера, представлен ниже. Здесь представлен экземпляр, который заполнен и предназначен именно для получателя. Соответственно, сдатчик вносит сведения в те графы, которые предусмотрены именно для него.



Непосредственное заполнение и подписание зависит от особенностей объекта, передаваемого предприятию. Если производственное оборудование конструктивно простое и не требует никаких монтажных работ, акт подписывают сразу в момент фактической покупки. Если же требуется сборка, то сначала проводится монтаж, а только потом подписывают акт.

Инструкция по заполнению

Следует обратить внимание на то, что заносятся сведения не во все графы: все зависит от того, кому именно принадлежит экземпляр: принимающей или передающей стороне.

Страница 1

На титульной странице приводятся такие сведения:

  1. Визы «Утверждаю» со стороны представителя (чаще всего генерального директора) компании-сдатчика и получателя. На каждом экземпляре ставятся соответствующие визы – т.е. 2 документа получателя и сдатчика будут отличаться.
  2. Место для печати (М.П.) предназначено для нанесения оригинального оттиска. Однако допускается отсутствие печати, если компания официально не использует ее в своей работе.
  3. Сведения о получателе – сокращенное название компании, например, ООО «ИКС», ее реквизиты (ИНН и КПП).
  4. Коды по ОКУД и по ОКПО.
  5. Юридический адрес компании, с указанием региона и почтового индекса.
  6. Банковские реквизиты – расчетный счет, наименование и БИК банка, данные корреспондентского счета.
  7. Название структурного подразделения, куда поступило основное средство (например, на склад готовой продукции).
  8. Правовое основание для совершения сделки – чаще всего это соответствующий договор купли-продажи.
  9. Номер документа (обычно идет сквозная нумерация в течение всего года) и дата заполнения.
  10. Дата, когда средство было принято к бухучету – это и есть дата составления акта.
  11. Номера – инвентарный, заводской, а также амортизационной группы
  12. Официальное название имущественного объекта (например, модель автомобиля), изготовитель этого имущества.
  13. Под местом нахождения объекта имеется в виду компания (и адрес), где оно было конкретно в момент передачи.
  14. Бывают ситуации, когда приобретаемое имущество находится в собственности сразу нескольких компаний. Тогда заполнение происходит в соответствии с величиной доли в праве собственности. К тому же необходимо поставить пометку о каждом участнике доли и ее размере. Эти сведения фиксируются на 1 странице формы (раздел «Справочно»).

Страница 2

Вторая страница предполагает заполнение сразу двух разделов:

  1. Если оборудование или другое имущество уже использовалось как основное средство, следует заполнить раздел 1. В нем указываются ключевые сведения об объекте, актуальные на дату его передачи:
  • дата или год выпуска;
  • дата официального начала эксплуатации;
  • дата последнего капремонта;
  • количество лет и месяцев всего срока использования;
  • данные по сроку полезного использования;
  • общая сумма издержек в связи с износом;
  • стоимость остаточная;
  • цена покупки (по договору).
  1. Сведения в разделе 2 фиксируются только получателем, причем они заполняются только в его экземпляре формы. Приводятся все актуальные сведения по амортизации имущества:
  • стоимость имущества на тот день, когда оно было официально принято к бухучету;
  • общий срок полезного использования (исчисляется в полных месяцах);
  • способ расчета амортизации – название метода и норма.

Также на второй странице вносится информация с характеристикой основного средства:

  • название;
  • количество;
  • пометка по содержанию драгоценных металлов и камней (Если таковые есть в его составе); в случае отсутствия ставятся прочерки во всех графах.

Если какие-либо существенные характеристики не были отражены в табличной части, они отдельно прописываются в строках после фразы «Другие характеристики».

Страница 3

Наконец, на странице 3 в бланке происходит заполнение всех данных по комиссии, принимающей основное средство:

  1. Дата, на которую зафиксирован результат испытания имущественного объекта (обычно это и есть дата оформления акта).
  2. Результат проведенных испытаний: пометка «соответствует» и пометка о возможной доработке (требуется или не требуется).
  3. Официальное заключение принимающей комиссии: обычно указывают, что оборудование находится в рабочем состоянии и годно к эксплуатации.
  4. Далее прописывают официальные названия всех документов технического характера, которые сопровождают данное оборудование (основное средство).
  5. Затем ставят подписи, расшифровки подписей и названия должностей такие лица:
  • председатель комиссии (как правило, это генеральный директор);
  • заведующий структурным подразделением, куда поступает это имущество (например, заведующий складом)
  • генеральный бухгалтер, который принимает средство на учет.
  1. В завершение приводится отметка о непосредственном приеме-передаче объекта: каждая сторона заполняет свою графу. Сдатчик прописывает все сведения после слова «Сдал», а принимающая организация заполняет данные после слова «Принял»:
  • кто именно принял (должность, подпись и расшифровка подписи);
  • основание возникновения полномочий принятия (доверенность – номер, дата, кто выдал и кому);
  • кто принял имущество на ответственное хранение (аналогично должность, подпись и расшифровка подписи);
  • отметка главного бухгалтера, в которой подтверждается факт заведения карточки учета, номер записи в инвентарной книге и дата ее составления (подпись и расшифровка подписи).

Порядок составления и подписания

Для разных сотрудников (генеральный директор, заведующий складом, который принимает основное средство на ответственное хранение, и главный бухгалтер, ставящий его на учет) процедура оформления и заполнения будет выглядеть по-разному. В общем виде последовательность действий следующая:

  1. На предварительном этапе две стороны (приемщик и сдатчик) ведут переговоры по согласованию самой процедуры передачи и правовому основанию (лизинг, покупка, мена или дарение). Составляется соответствующий договор, в котором учитываются интересы обеих сторон.
  2. Затем наступает собственно этап приемки. Он всегда проводится не одним лицом, а сразу комиссией, состоящей как минимум из директора, главного бухгалтера и заведующего складом. Могут присутствовать и технические специалисты, способные компетентно оценить состояние объекта и его соответствие заявленным в технической документации характеристикам.
  3. Акт подписывается – в каждом экземпляре компании заполняют свои графы: сдатчик прописывает отметки о сдаче, приемщик – о приемке.
  4. Затем главный бухгалтер стороны сдатчика снимает средство со счета 01.
  5. А главный бухгалтер приемщика, наоборот, ставит объект на учет по счету 01.

О том, как составить соответствующие бухгалтерские проводки, можно увидеть ниже.

Документальное оформление основных средств представляет интерес для любой организации. В зависимости от конкретных особенностей бизнеса ОС могут попадать в распоряжение фирмы разными путями. Аналогична ситуация и с выбытием ОС. Тому, что является важным для специфики документального оформления движения ОС в каждом конкретном случае, посвящена данная статья.

Документальное оформление учета основных средств: поступление ОС в фирме

Правила документального оформления поступления ОС на предприятие в российской нормативной базе не закреплены. Вместе с тем отдельные положения содержатся в законе о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также в методических указаниях по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н.

В частности, в п. 38 методических указаний № 91н разъяснено, что в учете следует отразить факт поступления ОС в тот момент, когда произошло подписание акта приемки-передачи ОС руководителем компании.

ВАЖНО! При этом указано, что такой акт следует составлять на каждый отдельный инвентарный объект. Исключение предусмотрено только для однотипных объектов ОС, имеющих одинаковую стоимость, которые фирма принимает к учету единовременно: в такой ситуации достаточно будет составить 1 общий акт по всем таким однородным ОС.

Какой-либо формы указанного акта, которая была бы обязательна к применению всеми компаниями, законодателем в настоящее время не установлено. Поскольку такой документ является первичным, фирма самостоятельно может разработать для своей практики форму такого акта (в силу ст. 9 закона № 402-ФЗ) или воспользоваться бывшими ранее (до 01.01.2013) обязательными унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Это постановление содержит следующие формы актов, которыми фирма имеет право задокументировать поступление ОС:

  • . Это стандартный шаблон, который компания может использовать применительно к любому вновь поступающему объекту ОС за исключением зданий (для них предусмотрен специальный шаблон по форме ).
  • . Такой шаблон фирма может применить, если принимает к учету не один объект, а сразу группу однородных.
  • . Актом по такой форме компания может оформить поступление в распоряжение фирмы (на ее склад) оборудования, которое в будущем (после осуществления монтажа), будет использоваться в качестве ОС. Передачу ОС в монтаж оформляют актом по форме .

ВАЖНО! Независимо от того, каким актом оформлялось поступление ОС в фирму, принятие его в эксплуатацию на производство все равно следует задокументировать актом по типовой форме ОС-1.

После того как акт о поступлении составлен, он вместе с сопроводительными документами технического характера об оборудовании передается в бухгалтерию фирмы. Бухгалтерия, в свою очередь, открывает инвентарную карточку по каждому объекту ОС (форма карточки ОС-6) либо по группе однородных объектов ОС (форма карточки ОС-6а). Возможно также ведение инвентарной книги (форма ОС-6б).

Порядок оформления выбытия ОС в компании

Наиболее часто встречающиеся ситуации выбытия ОС из производственной активности связаны с одним из следующих обстоятельств:

  • фирма решила продать ОС;
  • ОС предприятия признается подлежащим списанию.

Каждое из приведенных выше обстоятельств требует специфического документального оформления.

Если фирма продает свое ОС, то, как и в случае с покупкой, необходимо составить акт приемки-передачи ОС (п. 81 методических указаний № 91н). Он составляется по правилам и по формам, описанным выше в отношении ситуации с поступлением ОС в фирму. Т. е. если компания продает ОС, не являющееся зданием, то акт может быть составлен по форме ОС-1. Если же продается здание, то наиболее подходящий шаблон для акта — ОС-1а. А в случае, когда компания продает одновременно группу однородных ОС, следует оформить выбытие актом ОС-1б.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Составлять указанные выше акты следует не только в ситуации, когда происходит непосредственно продажа ОС, но и при передаче объекта фирмой в уставный капитал иной организации, а также при безвозмездной передаче третьему лицу.

Оформлять такие документы надо обязательно в любом случае, независимо от того, кем является покупатель (физическим лицом или компанией). На это указало УМНС РФ по г. Москве в письме от 17.05.2004 № 26-12/33266.

Второй возможный вариант — ОС в компании устарело, полностью прослужило отведенный временной отрезок либо сломалось в результате воздействия каких-либо внешних факторов, при этом восстановление или ремонт такого ОС нецелесообразны с экономической позиции для фирмы. Такое ОС должно быть списано.

Но для этого п. 77 методических указаний № 91н требует создания специальной комиссии из экспертов производства, которые решат, следует списывать такое ОС или нет.

Если такая комиссия решит не восстанавливать объект ОС, а полностью его списать, то после получения письменного решения комиссии компания должна будет задокументировать факт выбытия ОС специальным актом. Его форма, так же как и по ранее описанным документам, может быть разработана фирмой самостоятельно или выбрана из унифицированных. В последнем случае это будут такие формы:

  • — если фирма списывает один объект ОС, который не является автотранспортом (для автотранспорта следует применить форму ОС-4а);
  • — когда осуществляется списание не одного объекта ОС, а группы однородных.

После того как акт о выбытии ОС составлен, специалист бухгалтерии проставляет в инвентарной карточке объекта отметку о том, что ОС выбыло.

О том, какие проводки делаются при выбытии ОС и как рассчитать коэффициент выбытия, читайте в статье .

Какие ошибки документального оформления движения ОС наиболее распространены

На практике встречаются ситуации, когда фирма забывает оформить прием ОС соответствующим актом, мотивируя это тем, что обязательной для применения формы такого акта законодатель не установил.

Такой подход неверен, поскольку с 01.01.2013 компаниям предоставлено право самим разрабатывать формы учетных документов, в том числе и форму акта о приемке-передаче ОС. Единой обязательной формы нет. Но это не значит, что акт можно не составлять. Ведь если акт отсутствует, это означает, что фирма фактически признает, что объект ОС пока еще не готов для использования.

ВАЖНО! Только после подписания акта о приемке-передаче фирма может открывать инвентарную карточку по объекту ОС.

Вместе с тем на практике некоторые организации нарушают порядок документального оформления основных средств, открывая сначала инвентарные карточки (в момент поступления объектов в компанию), а затем только подписывая акт (когда ОС готов к эксплуатации).

Инвентарная карточка — документ, который выступает в роли биографии для объекта ОС. Фирма ведет такую карточку на протяжении всего срока службы ОС. Новая карточка может заводиться, только когда объект прошел коренную модернизацию, в результате которой в старой карточке фирма уже не может зафиксировать все характеристики ОС.

Поэтому если компания с некоторой периодичностью переоформляет карточки по каким-либо объектам, то данные действия тоже следует считать ошибочными.

Итоги

Порядок документального оформления поступления в фирму и выбытия из компании объектов ОС во многом схож: подписывается соответствующий акт, после чего создается инвентарная карточка либо в такой карточке проставляются необходимые отметки. Компаниям важно понимать: несмотря на то, что унифицированных форм актов сегодня не установлено, сама необходимость оформления таких документов сохраняется.

Все действия с ОС должны быть оформляться документально. Из этой статьи вы узнаете, какие используются первичные документы по учету основных средств.

Организация первичного учета ОС подразумевает:

  1. Установление списка форм первичных документов, которые компания будет применять для того, чтобы учитывать фактическое наличие объектов, а также их перемещение.
  2. Создание системы оборота документов с учетом графика движения первичной документации, а также перечнем лиц, несущих ответственность за верное и своевременное оформление документов.
  3. Определение работников, которые будут нести материальную ответственность за верное применение, а также целостность и сохранность объектов ОС.

Правила оформления документации

Документация по учету ОС должна оформляться в соответствие со следующими правилами:

  1. Должны быть указаны все необходимые реквизиты, а также проставлены все подписи и штампы.
  2. Может оформляться как на компьютере, так и вручную.
  3. Из унифицированных форм нельзя удалять обязательные реквизиты.
  4. Форматы бланков первичной документации разрешено изменять.

Документация для поступления ОС

В настоящее время документальное оформление основных средств, поступающих в компанию, не обязательно осуществлять с помощью унифицированных форм. Фирмы имеют право на использование бланков, разработанных самостоятельно. Однако на практике унифицированные формы все также активно используются.

Когда ОС поступает в фирму, оформляется акт приема-передачи ОС по форме:

  • ОС-1 – для принятия всех объектов, кроме зданий;
  • ОС-1а – для принятия зданий;
  • ОС-1б – для принятия групп объектов.

Акты по этим формам оформляются на ОС, поступившие в компанию:

  • Путем покупки;
  • По контрактам мены, купли-продажи и дарения;
  • Путем изготовления для личного использования.

При приеме спецоборудования применяется акт по форме ОС-14. Если есть необходимость в монтаже спецоборудования, оформляется акт формы ОС-15. Если при монтаже обнаружилось, что объект непригоден для дальнейшего использования, заполняют акт формы ОС-16.

Передвижение ОС внутри компании

После того, как объект был принят к учету, на него заводится инвентарная карточка учета (по форме ОС-6 или ОС-6а). В ней прописываются все передвижения ОС: ремонт, ликвидация, достройка, реконструкция и так далее. Все эти операции также должны быть отражены в инвентарной книге по форме ОС-6б.

Если объект ОС перемещают между подразделениями, на него должна быть оформлена накладная по форме ОС-2. Этот документ оформляют в 3х экземплярах. На нем должны проставить свои подписи ответственные работники подразделений сдатчика и получателя.

При ремонте, реконструкции или модернизации объекта, формируется акт формы ОС-3. В нем прописываются все данные о расходах на выполнение работ. Его подписывает директор организации и все члены комиссии. Если выполнением работ занималась сторонняя фирма, акт составляют в 2х экземплярах.

Выбытие ОС из учета

Если ОС сломалось и уже не подлежит ремонту, его списывают с учета. Для этого формируется акт списания по форме ОС-4 (ОС-4б – для списания группы ОС). При списании транспорта формируется акт по форме ОС-4а.

Эти акты оформляются в 2х экземплярах. На обоих документах должны проставить свои подписи управляющий компании, члены комиссии, а также уполномоченный работник.

Любые хозяйственные операции в организации оформляются первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). И операции с объектами основных средств - не исключение. О документальном оформлении основных средств (ОС) в организации расскажем в нашей консультации.

Есть ли обязательные формы для ОС

Действующее бухгалтерское законодательство не предусматривает обязательное использование какой-либо определенной первички для документального оформления движения основных средств и их наличия (Информация Минфина № ПЗ-10/2012).

В то же время можно использовать формы, которые для учета объектов основных средств были утверждены Госкомстатом. В любом случае, какие бы формы организация не использовала («госкмостатовские» или самостоятельно разработанные, в т.ч. на основе документов Госкмостата), эти формы ей необходимо закрепить в .

Приведем в нашей консультации те основные формы первичных учетных документов для объектов ОС, которые были утверждены Госкомстатом. Ведь именно они в настоящее время используются наиболее широко, в т.ч. применяются по умолчанию в большинстве бухгалтерских программ.

Документальный учет поступления ОС

При поступлении основных средств в организацию наиболее часто используются как товарная накладная (форма № ТОРГ-12) (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132), так и формы, утвержденные Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7. К ним, частности, относятся:

  • форма № ОС-1);
  • форма № ОС-1а);
  • форма № ОС-1б);
  • Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма № ОС-14).

Документальный учет наличия и движения объектов ОС

Для текущего учета ОС на поступившие объекты оформляется один из следующих документов:

  • Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма № ОС-6);
  • Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма № ОС-6а);
  • Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма № ОС-6б).

Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 предусмотрены также следующие первичные учетные документы, которыми могут оформляться:

  • прием-передача оборудования в монтаж (форма № ОС-15 «Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж»);
  • обнаружение дефектов оборудования (форма № ОС-16 «Акт о выявленных дефектах оборудования»);
  • внутреннее перемещение объектов ОС внутри организации (между структурными подразделениями) (форма №ОС-2 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств»);
  • прием-сдача объектов ОС из ремонта, реконструкции, модернизации (форма № ОС-3 «Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств»).

Документальный учет выбытия ОС

При выбытии объектов ОС могут использоваться, в частности, такие формы первичных учетных документов в зависимости от причины выбытия:

  • Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1);
  • Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а);
  • Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б);
  • Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (