Главная / Документы

Отдельная касса обособленного подразделения. Ведение кассы с лимитом и без лимита (Семенихин В.)

При открытии обособленного подразделения в другом городе без выделения на отдельный баланс и без открытия расчетного счета,при совершении операций по приему наличных денежных средств, должна ли вестись кассовая книга? Каким образом может производиться сдача наличности?Необходимо ли устанавливать лимит кассы? Каким образом возможно производить выдачу денежных средств в подотчет? В данном случае (ОП без выделения на отдельный баланс и без открытия расчетного счета) должен ли быть назначен руководитель ОП? Кто должен быть ответственным за ведение кассовых документов?Также интересует возможно ли в ОП помимо приема наличных денежных средств от клиентов, производить расчеты по платежным терминалам?

В обособленном подразделении нужно вести кассовую книгу. Процедура передачи наличной выручки из обособленного подразделения в головную организацию законодательно не установлена, организация должна разработать и утвердить ее самостоятельно. Для обособленного подразделения нужно установить лимит остатка денежных средств в кассе. Денежные средства под отчет можно выдавать из кассы обособленного подразделения в обычном порядке (за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров, выполнения работ, оказания услуг). Назначать руководителя обособленного подразделения не обязательно, но руководитель организации должен предоставить право подписи документов, в том числе кассовых, одному из сотрудников подразделения. Для этого достаточно оформить доверенность. На этого же сотрудника следует возложить ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций. Обособленное подразделение может принимать выручку от клиентов как наличными, так и с использованием платежных терминалов.

Как вести кассовую книгу (ф. КО-4)

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление и выдачу наличных отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги передают в организацию согласно установленному порядку. Его сформируйте самостоятельно, главное, учесть сроки составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Из рекомендации « Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов »

Приходники и расходники вправе подписать руководитель подразделения

«…У нас есть обособленные подразделения по всей Московской области. Они не выделены на отдельный баланс и у них нет расчетного счета. Надо ли вести кассовую книгу в каждом обособленном офисе? Кто должен подписывать приходники и расходники в подразделениях за руководителя и главного бухгалтера?..»

- Из письма главного бухгалтера Елены Дроновой, г. Москва

Елена, кассовую книгу необходимо вести во всех обособленных офисах.

В правилах сказано, что подразделение передает в головной офис копии листов кассовой книги (п. 4.6 Указаний ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У). А значит, книга должна быть в каждом офисе.

По общему правилу расходник подписывают кассир, главбух и руководитель. А приходник - кассир и главбух. За директора в кассовых документах вправе расписываться руководитель подразделения, который действует по доверенности. А за главбуха - бухгалтер обособленного офиса. Если же в подразделении нет бухгалтерии, руководитель вправе расписаться за себя и за главбуха (п. 4.3 Указаний № 3210-У). А если в штате нет ни кассира, ни бухгалтера, составлять и подписывать документы за всех работников вправе руководитель подразделения. То есть в приходнике он поставит две подписи (за главбуха и кассира), а в расходнике - три (за руководителя, главбуха и кассира). Так же считают опрошенные нами налоговики.

1. Офисы продаж, находятся по адресам, отличным от юридического адреса компании (компания является малым предприятием, учет по ОСНО), однако офисы находятся в одном муниципальном образовании и подведомственны одному налоговому органу, являются ли они обособленными подразделениями? Каков порядок ведения кассы в данных офисах с 01.06.2014г.,учитывая то, что предприятие малое? Необходимы ли отдельный лимит и отдельная кассовая книга по каждому офису?

п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места. Поэтому если в указанных офисах продаж оборудованы рабочие места на срок более одного месяца, организация должна встать на налоговый учет по местонахождению этих обособленных подразделений (п. 1 ст. 83 НК РФ).

абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).

Так как организация относится к малым предприятиям, вы вправе не устанавливать лимит остатка кассы по обособленным подразделениям.

При этом обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 . Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827 .

Если обособленные подразделения организации находятся в одном муниципальном образовании на территориях, подведомственных разным налоговым инспекциям, для постановки подразделений на учет организация вправе выбрать одну инспекцию по местонахождению любого из ее подразделений (абз. 3 п. 4 ст. 83 НК РФ).* Это правило распространяется только на обособленные подразделения. Поэтому если в одном населенном пункте, но на территориях, подведомственных разным инспекциям, расположены головное отделение организации и ее обособленное подразделение, то регистрироваться придется дважды (письмо Минфина России от 15 апреля 2011 г. № 03-02-07/1-126).

Организация должна заявить в инспекцию о постановке на налоговый учет в течение месяца со дня создания обособленного подразделения (подп. 3 п. 2 ст. 23 НК РФ). Для этого в инспекцию по местонахождению организации подайте:
– сообщение о создании обособленного подразделения. Форма , формат и порядок заполнения сообщения утверждены приказом ФНС России от 9 июня 2011 г. № ММВ-7-6/362 ;
– уведомление о выборе налоговой инспекции. Форма , формат и порядок заполнения уведомления утверждены приказом ФНС России от 11 августа 2011 г. № ЯК-7-6/488 . Данное уведомление отправьте, только если организация вправе выбирать инспекцию для постановки на учет обособленного подразделения.

Вместе с сообщением и уведомлением организация вправе представить копии документов, подтверждающих создание обособленного подразделения.

Внимание: если организация опоздает с подачей заявления о постановке на учет обособленного подразделения, то ей грозит штраф по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа – 10 000 руб. Если же в незарегистрированном обособленном подразделении организация начнет вести предпринимательскую деятельность, санкции могут быть более строгими.

За ведение деятельности без постановки на налоговый учет (в т. ч. по местонахождению обособленного подразделения) с организации могут взыскать 10 процентов доходов, полученных от этого бизнеса, но не менее 40 000 руб. Такие меры ответственности предусмотрены пунктом 2 статьи 116 Налогового кодекса РФ.

Стоит отметить, что если обособленное отделение открывается на территории той же налоговой инспекции, где находится головная организация, то ответственность по пункту 1 статьи 116 Налогового кодекса РФ не применяется. В этом случае организацию могут оштрафовать на 200 руб. на основании пункта 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. Составом правонарушения будет не пропуск срока подачи заявления о постановке на учет, а то, что организация не представила документы, необходимые для налогового контроля. Такая позиция отражена в письме ФНС России от 27 февраля 2014 г. № СА-4-14/3404 .

Сообщение (уведомление, подтверждающие документы) можно:
– передать в инспекцию лично;
– отправить в электронном виде (с квалифицированной электронной подписью);
– отправить по почте заказным письмом.

Инспекция, в которой подразделение встало на учет, присваивает подразделению его КПП. Новый ИНН подразделению не присваивается: ИНН подразделения является ИНН организации. Это следует из положений пунктов и Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 29 июня 2012 г. № ММВ-7-6/435 .

Сергей Разгулин ,

2. Ситуация: какой день считается датой создания обособленного подразделения

Датой создания обособленного подразделения признается дата обустройства рабочих мест и фактического начала ведения деятельности через данное подразделение.

Обособленным признается подразделение, территориально отдаленное от организации, в котором оборудованы рабочие места на срок более одного месяца (стационарные рабочие места) (п. 2 ст. 11 НК РФ). Из определения следует, что для постановки обособленного подразделения на налоговый учет решающую роль играет создание хотя бы одного стационарного рабочего места.*

Рабочим является место, которое находится под контролем работодателя и где сотрудник должен находиться (куда он должен прибыть) для выполнения работ (абз. 6 ст. 209 ТК РФ).

Понятие рабочего места различается для каждой отдельной организации и зависит от характера выполняемых работ. Поэтому датой создания можно считать дату окончания обустройства рабочего места, дату принятия первого сотрудника на работу или другую дату, связанную с началом деятельности подразделения. Такой вывод подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 12 июля 2011 г. № А14-8856/2010/337/28 , Московского округа от 17 января 2011 г. № КА-А40/16989-10 , Западно-Сибирского округа от 6 февраля 2007 г. № Ф04-8807/2006(29891-А45-19) , Дальневосточного округа от 12 декабря 2007 г. № Ф03-А73/07-2/5541) .

Сергей Разгулин ,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них.* При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

Если обособленное подразделение зачисляет выручку на расчетный счет, минуя кассу головной организации, установите для него лимит без учета лимитов других подразделений и лимита головной организации. То есть в данном случае лимит остатка кассы нужно будет установить отдельно для:

головной организации;
обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

Если обособленные подразделения сдают выручку только в головную кассу, то общая сумма лимита остатка в кассе в целом по организации должна включать в себя:

лимит остатка в кассе головной организации;
лимиты остатков по всем обособленным подразделениям.

Например, в данном случае можно рассчитать общий лимит в целом по организации с учетом выручки всех обособленных подразделений. А затем распределить его между главной (центральной) кассой и подразделениями исходя из доли выручки каждого подразделения. Распределение оформите приказом руководителя организации, составленным в произвольном виде.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012 , Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Елена Попова,

Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 , п. 5 ст. 346.26 НК РФ). В упрощенном порядке кассовые операции могут вести:*

субъекты малого предпринимательства (малые и микропредприятия);
индивидуальные предприниматели.

Расходование наличной выручки

Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:

выдачу зарплаты;
социальные выплаты;
оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг;
выдачу сотрудникам под отчет (в т. ч. командировочных);
выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан (при условии, что страховая премия была уплачена наличными);
выдачу денег в качестве банковского платежного агента (субагента);
использование денег на личные нужды предпринимателем, при условии, что выплата не связана с его предпринимательской деятельностью.

На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк.

Сохранность наличных денег

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, их хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы организации и предприниматели разрабатывают самостоятельно (п. 7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

За сохранность денег в кассе отвечает кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. Поэтому при приеме кассира на работу, помимо оформления обычных документов, нужно:

заключить договор о полной материальной ответственности ;
взять с кассира расписку о том, что он ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями.

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

6. Ситуация: можно ли обособленным подразделениям передавать друг другу наличные деньги, минуя кассу головной организации

Множество компаний осуществляет прием наличных денег от покупателей через структурные подразделения, расположенные вне места их государственной регистрации. Это может быть торговая сеть или пункты оказания услуг населению. Нередко каждую подобную «точку» обслуживает один-единственный работник. Следует ли в таком подразделении вести отдельную кассовую книгу?

К сожалению, простого и понятного от-вта на этот сугубо практический вопрос мы не найдем ни в базовом нормативном документе - Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П (далее – Положение), ни в официальных разъяснениях Банка России, Минфина России или Федеральной налоговой службы.

Попытаемся разобраться самостоятельно.

Читаем нормативный документ

Положение (абз. 2 п. 1.2) буквально устанавливает следующее: обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица, для совершения операций которого юридическим лицом открыт банковский счет, устанавливает лимит остатка н а л и ч ны х де нег. Но кол ь с коро дол жен быт ь лимит, наличествует и касса (абз. 1 п. 1.2 Положения). Кассовые операции подлежат отражению в кассовой книге (абз. 9 п. 2.6 Положения). А если обособленное подразделение ее не ведет?

Невнесение записей в кассовую книгу рассматривается как неоприходование в кассу наличных денег (абз. 2 п. 6.1 Положения). Оно расценивается как административное правонарушение и влечет за собой весьма внушительные штрафы (п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Контроль за полнотой учета выручки денежных средств осуществляют территориальные налоговые инспекции (п. 5 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утв. приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н). Поэтому каждой компании, работающей с наличными деньгами вне места своего нахождения, важно определиться с «кассовыми» обязанностями работников своих подразделений.

Так в каком же значении в Положении применено понятие «обособленное подразделение»?

Лингвистический анализ

Для начала разберемся в конструкции «обособленное подразделение (филиал, представительство) юридического лица (далее – обособленное подразделение)», использованной в Положении. При перечислениях скобки в нем применяются не в целях уточнения (конкретизации, сужения) первого из перечисляемых терминов, а для обозначения альтернативных или дополнительных к нему вариантов. Об этом свидетельствуют многочисленные примеры из текста:

банковский платежный агент (субагент);
печать (штамп);
кассовая книга (книга учета принятых и вы данных кассиром денежных средств);
расчетно-платежная ведомость (платежная ведомость);
расходный кассовый ордер (расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость);
наименование (фирменное наименование);
приходный кассовый ордер (расходный кассовый ордер);
полученные (выданные) наличные деньги.

Значит, «филиал» и «представительство» – это не расшифровки или пояснения к «обособленному подразделению», тем более что любой объект из интересующего нас перечня – «обособленное подразделение», «филиал» и «представительство» – в целях применения Положения обобщенно именуется обособленным подразделением (с помощью оговорки «далее»). Казалось бы, обособленное подразделение в «кассовом» понимании не сводится к общеустановленному значению термина «обособленное подразделение».

Справочно

Обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения.

Формальный лингвистический анализ вынуждает нас признать, что обособленное подразделение, филиал и представительство – равноценные с точки зрения Положения понятия. А потому невозможно согласиться с мнением, что обособленными подразделениями в Положении считаются лишь филиалы и представительства.

Перечень объектов

Следующий шаг – разберемся со смыслом каждого из самостоятельных объектов – «обособленное подразделение», «филиал», «представительство».

На первый взгляд, речь идет о территориальной обособленности, которая характеризуется адресом, отличным от адреса государственной регистрации компании.

Бухгалтеры склонны рассматривать обособленное подразделение в специальном значении, придаваемом этому термину налоговым законодательством. Главным признаком такого обособленного подразделения является срок, на который в нем оборудованы рабочие места. И если рабочее место существует менее месяца, то обособленного подразделения оно не порождает. Однако не следует забывать об ограниченном применении этого критерия. Такой признак обособленного подразделения, как срок, «работает» лишь в актах законодательства о налогах и сборах. Об этом прямо сказано в абзаце 1 пункта 2 статьи 11 Налогового кодекса. Положение, принятое Банком России, к подобным актам не относится (п. 1 ст. 4 НК РФ). Оно предназначено для организации наличного денежного обращения (ст. 34 Закона от 10 июля 2002 г. № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)»).

Поясним сказанное на конкретном примере. Предположим, компания открыла торговую точку без определения срока и она функционирует менее месяца. С точки зрения налогового законодательства обособленного подразделения у нее нет. Но это не означает, что такового не имеется в целях соблюдения кассовой дисциплины. Эту позицию поддерживает письмо Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-02-07/1-242. В нем подчеркивается, что организация, в составе которой имеется «налоговое» обособленное подразделение, подлежит постановке на учет в налоговом органе по месту нахождения такого подразделения. Но факт такого учета не может влиять на порядок ведения кассовых операций.

Определения терминов

Характеристики интересующих нас терминов мы найдем в статье 55 Гражданского кодекса. А в ней нас поджидает удивительный сюрприз. Из формулировки статьи не следует, что обособленное подразделение юридического лица непременно характеризуется расположенностью вне места его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Это в налоговых правоотношениях территориальная обособленность специально оговорена, то есть имеет принципиальное значение.

Нетрудно представить себе обособленные подразделения, находящиеся по «юридическому» адресу компании. Скажем, в одном задании, ей принадлежащем, могут размещаться несколько магазинов разного профиля (например, реализующих продукты питания и спортивные товары), ресторан и т. д. Под каждый вид деятельности выделено отдельное помещение, но в ЕГРЮЛ этот факт не отражается.

Филиал и представительство – особые разновидности обособленных подразделений. Они должны быть, во-первых, расположены вне места нахождения юрлица, а во-вторых, непременно указаны в его учредительных документах.

В итоге мы выявили источник трудностей в понимании требований Положения. И пришли к выводу: территориально-адресный признак – не обязательный критерий обособленности.

По мнению автора, в Положении филиалы и представительства выделены с тем, чтобы подчеркнуть гражданско-правовой статус обособленных подразделений. Но делать это было даже не обязательно. Ведь филиалы и представительства – тоже обособленные подразделения. А вот мнение отдельных специалистов, что Положение определяет обособленные подразделения как филиалы и представительства, является заблуждением.

Внимание

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем использовать банковский счет вовсе не обязательно.

Роль банковского счета

В Положении сказано, что лимит устанавливают обособленные подразделения, для совершения операций которых юридическим лицом открыт банковский счет. Эта формулировка послужила еще одним источником разногласий. Казалось бы, если счет для обслуживания подразделения специально не открывался, то нет оснований и устанавливать лимит. Ну и соответственно – вести кассовую книгу.

Но Банк России возражает против такого толкования. В письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255 он разъясняет, что требование о ведении кассовой книги должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций обособленным подразделением. Эту позицию взяли на вооружение налоговые органы (п. 1 письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195).

Спорить с этой точкой зрения трудно, поскольку владельцем счета выступает не обособленное подразделение, а юридическое лицо. Возможность использования счета работниками подразделения устанавливается компанией и извне, со стороны банка, не ограничивается.

Если подразделение ведет кассовые операции, оно обязано вести и кассовую книгу. Причем подразделению для соблюдения лимита использовать банковский счет вовсе не обязательно. Сверхлимитную наличность можно сдавать и в головную кассу (абз. 2 п. 1.5 Положения).

Выводы

В итоге остается единственный критерий наличия кассы – совершение подразделением кассовых операций. Ну а кассовые операции – это операции по приему наличных денег, включающие их пересчет, и выдаче наличных денег (абз. 2 п. 1.1 Положения). И если такие действия осуществляются непосредственно в обособленном помещении, причем для этого назначены ответственные лица, то подразделение обязано вести кассовую книгу.

Приходится признать, что главный признак обособленности – организационный. Ведь касса – это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица (абз. 1 п. 1.2 Положения). По мнению автора, налоговые споры по неведению кассовой книги обособленным подразделением перспектив не имеют. Радует лишь то, что обязанности по специальному оборудованию и укрепленности касс ушли в прошлое.

У организации есть обособленное подразделение, которое не выделено на отдельный баланс и не имеет своего расчетного счета, но в котором используется операционная касса. Как должна формироваться кассовая книга - читайте в статье.

Вопрос: Можно ли использовать счёт 50.2 операционную кассу при обособленном подразделении (головная организация нет кассы, есть магазин по другому адресу другой КПП обособленное подразделение) в головной организации по 50.1счету только займы учредителя в подразделении, розничная выручка, касса есть инкассируемая учредителем и вносит через банковский терминал. Как должна формироваться кассовая книга отдельно по обособленному подразделению отдельно и по головной организации или общая с использованием счёта 50.2? Должен ли быть лимит кассы в таком случае? Обособленное подразделение магазин не выделено на отдельный баланс и нет отдельного расчетного счёта.

Ответ: Да, можно.

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25.12.2012 № А28-6462/2012 , Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10.12.2012 № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе

Нужно ли устанавливать лимит обособленным подразделениям

Если организация имеет обособленные подразделения, лимит остатка денежных средств в кассе установите каждому из них. При этом порядок расчета лимита кассового остатка по структурным подразделениям организации (филиалам, представительствам, территориально отдаленным торговым точкам и т. д.) зависит от того, куда они сдают наличность.

головной организации;

обособленного подразделения организации. При условии что деньги не сдаются в кассу головной организации.

А как быть, если обособленное подразделение создано недавно и движения денег в его кассе пока нет? Тогда для определения лимита воспользуйтесь формулой расчета исходя из ожидаемой наличной выручки, а при ее отсутствии - ожидаемого объема выдачи наличных денег. Такой порядок следует из пунктов и приложения к указанию ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У .

Пример определения лимита кассы для нового подразделения организации. Наличные деньги сдаются в банк*

В январе ООО «Торговая фирма "Гермес"» открыло обособленное подразделение. Выручку подразделение будет зачислять на расчетный счет. Расчет лимита кассового остатка производится исходя из ожидаемого объема поступлений за товары.

В подразделении установлена пятидневная рабочая неделя. Следовательно, расчетный период составляет 57 рабочих дней (17 дн. + 20 дн. + 20 дн.).

По плану объем продаж по месяцам:

в январе - 600 000 руб.;

в феврале - 800 000 руб.;

в марте - 800 000 руб.

Итого допустимый лимит остатка наличных денег в кассе:
- 115 789 руб. (2 200 000 руб. : 57 дн. * 3 дн.).

На основе этих данных руководитель организации установил своим распоряжением лимит кассового остатка для подразделения в сумме 115 789 руб.

На вопросы отвечала Н.А. Мартынюк, эксперт по налогообложению

Касса в обособленных подразделениях

Недавно Центробанк в ответ на запрос ФНС пояснил: своя кассовая книга должна быть у всех обособленных подразделений (ОП) без исключени яПисьмо ЦБ от 04.05.2012 № 29-1-1-6/3255 . Это породило у бухгалтеров новые вопросы, связанные с ведением кассовых операций в ОП.

Переделывать кассовую документацию с начала этого года не имеет смысла

Н.К. Есенина, Красноярский край

Мы с начала этого года поступали по старинке, то есть заносили операции ОП в кассовую книгу головного подразделения. Нужно ли теперь переделывать всю документацию с января и если да, то как?

: Не нужно. Достаточно завести в ОП кассовые книги с текущего момента. Ведь оштрафовать за учет операций ОП в одной общей книге организации, а не в отдельной нельзя. Под оприходованием наличных в кассу понимается внесение записей в кассовую книгу на основании всех ПКО и РКО за ден ь (далее - Положение) . И от того, что деньги учтены в основной кассовой книге организации, а не в книге ее подразделения, они неоприходованными не становятся.

Если же вы для пущей безопасности все-таки решите переделать документы, помните, что срок давности по штрафу за «кассовые» нарушения - 2 месяца с момента их совершени яч. 1 ст. 4.5 КоАП . Так что более ранние периоды перелопачивать бессмысленно.

Есть такие ОП, в которых ведение отдельной книги нерационально

В. Фатеева, г. Ростов-на-Дону

У нашей организации 29 торговых точек, у каждой точки из кассовых операций - только прием наличных от покупателей в течение дня и сдача всей выручки вечером в кассу дирекции. Делать по каждой точке отдельную кассовую книгу - ненужная работа! Что нам грозит, если я буду по-прежнему все операции отражать в одной кассовой книге?

: Раз в ОП есть кассовые операции, там должны быть и касса, и кассир, и кассовая книга. Но это по правилам. А на деле в тех ОП, которые наличные у себя не хранят и не расходуют, вести отдельную книгу особого смысла нет. И если вы полностью отражаете выручку таких подразделений в основной кассовой книг еп. 6.1 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение) и у вас есть документы на передачу денег из ОП в основную кассу, то штрафовать вас не за что. Обратите внимание: вместе с выручкой из ОП в основную кассу следует передавать также документы, которые являются основанием для ее оприходования. Это Z-отчеты (при продажах с применением ККТ) и копии БСО либо их отрывные части (если вместо кассовых чеков обособленное подразделение выдает БСО).

А вот при появлении в ОП расходных операций (например, возврат покупателям денег за товар не в день его покупки) мы советуем завести там отдельную кассовую книгу и назначить кассира. Ведь иначе кассиру основной кассы придется подписывать РКО и, соответственно, отвечать за выдачу денег, которая происходила без него.

Сводить книги всех подразделений в одну общую не нужно

В. Лейка, г. Тольятти

Прочитав Письмо ЦБ, заводим отдельные кассовые книги в каждом из наших ОП, не имеющих своих счетов в банке. Нужно ли будет ежедневно сводить данные всех этих книг в одну общую кассовую книгу по организации?

Внимание

Срок передачи в головное подразделение листов ОП за каждый рабочий день - не позднее следующего за ним рабочего дня.

: Делать сводную книгу Положение не обязывает. Вы можете вести ее, если это необходимо для ваших внутренних нужд (аналитических либо контрольных), но налоговики не вправе требовать ее у вас для проверк иПостановления ФАС УО от 04.08.2010 № Ф09-5313/10-С1 ; ФАС ЦО от 29.10.2010 № 35-12310/2009 .

Листы кассовых книг ОП (вторые отрывные экземпляры листов бумажной книги либо распечатки, если книга ведется в электронном виде) нужно передавать в головное подразделение и там сшивать отдельно по каждому ОПп. 2.5 Положения .

Нет основной кассы - нет и «главной» кассовой книги

Р. Жучинская, г. Новгород

У нас несколько ОП, которые имеют дело с наличными, а в главном офисе все операции проходят через банк, наличных нет. Но если каждое ОП будет вести свою кассовую книгу, то что же мне записывать в основную кассовую книгу организации?

: Раз в главном офисе нет кассовых операций, то у него не может быть и своей кассы, и соответствующей ей кассовой книги. То есть у вас должны храниться только сшитые листы кассовых книг ОПпп. 1.2 , 2.5 Положения .

Опоздать с передачей листов ОП можно, но осторожно

А. Русачева, Ленинградская обл.

У нас несколько небольших магазинчиков, не имеющих своего лимита остатка наличных в кассе, где кассовые книги ведут на бумаге. Передавать отрывные листы в бухгалтерию каждый день нет возможности - их сдают раз в неделю. Что нам за это будет?

: Ответственности за нарушение срока передачи листов не предусмотрено. Главное, чтобы у вас своевременно передавалась информация об остатках денег в кассах магазинов и вы не допустили превышения лимита остатка кассы. Ведь за это предусмотрен немаленький штраф: от 40 000 до 50 000 руб. - для организации и от 4000 до 5000 руб. - для директор ач. 1 ст. 15.1 КоАП РФ .

В каждом ОП - свой кассир и свой уполномоченный подписывать ПКО и РКО

Б. Корсакова, Московская обл.

Не могу понять, кто будет подписывать РКО и ПКО по операциям ОП, если там нет бухгалтера и руководителя, имеющих право подписи финансовых документов? До сих пор у нас кассовая книга была одна на всю организацию и все кассовые ордера по операциям ОП оформляли и подписывали в центральной кассе. А теперь что, директору, главбуху и кассиру центральной кассы по всем точкам продаж каждый день ездить, чтобы поставить свои подписи?

О том, как организовать подписание подотчетных заявлений в ОП, читайте:

: Разумеется, этого делать не нужно. Полномочия подписывать кассовые ордера ОП ваш директор может передать тому сотруднику ОП, который отвечает за полноту поступления наличных в кассу и принимает решения о расходовании из нее. Что до подписи бухгалтера, то она не обязательна - при отсутствии бухгалтера РКО и ПКО подписывает касси рп. 2.1 Положения либо руководитель. А последний, как мы уже сказали, вправе свои полномочия передат ьпп. 1.2 , 2.2 Положения . Причем нет никаких ограничений, кому именно из работников их передавать. То есть это может быть все тот же сотрудник, выполняющий обязанности кассира в ОП. Он один будет оформлять и подписывать кассовые документы и кассовую книгу.

У каждого ОП - своя нумерация кассовых ордеров

В. Залесская, г. Новосибирск

Если каждое ОП ведет свою кассовую книгу и само оформляет ПКО и РКО, то как соблюдать хронологический порядок нумерации кассовых документов в целом по организации?

: Сейчас требования соблюдать такой порядок нет. Достаточно вести сквозную нумерацию внутри каждого подразделения. Можно добавлять к порядковым номерам кассовых документов каждого ОП его собственный буквенный или цифровой индекс.

ОП может сдавать выручку и в кассу другого ОП

Н. Ермошина, г. Нижний Новгород

У нас есть несколько ОП в другом городе. Нам удобнее централизованно сдавать деньги в банк через одно из них, а также при необходимости пополнять кассу одного ОП из выручки другого. В Положении написано, что подразделения сдают наличные только в банк и в свою организаци юп. 1.5 Положения . Так что же, ОП не могут передавать деньги друг другу?

: Могут. Ведь ОП не являются отдельными юридическими лицам ист. 55 ГК РФ . Они - часть организации. Так что передача наличных из одного ОП в другое - это и есть сдача денег в свою организацию.

Как не допустить превышения лимита при наличии ОП, не имеющих своего счета в банке

Н. Семиухова, г. Орел

У нас несколько ОП без расчетного счета. Хотим установить свой лимит остатка наличных в кассе для каждого из них. Ведь каждый должен знать, сколько денег он может оставить в своей кассе в конце дня. Как установить лимиты?

: Вы можете:

<или> внутренним приказом закрепить за каждым из ОП свой лимит как «кусочек» лимита организации. При его расчете вовсе не обязательно пользоваться предложенной ЦБ методикой - исходите из потребностей каждого ОП в наличных и наличия у него возможности оперативно сдавать деньги в банк, в кассу другого ОП либо в основную. Минус такого варианта - может получаться так, что зарезервированный за каким-то из ОП лимит оказался им не востребованным, а другому подразделению своего лимита, наоборот, не хватило;
<или> выяснять остатки в конце рабочего дня (до выведения остатков в кассовых книгах) по телефону либо вести электронный обмен данными и затем оперативно решать, кому и сколько оставить в кассе.

Сдача выручки ОП на «транзитные» счета не приводит к отдельному лимиту

С. Коробейщикова, г. Москва

У нас несколько ОП в разных городах. Там мы открыли в банках специальные счета, на которые ОП сдают свою выручку, а оттуда она раз в трое суток автоматически списывается на расчетный счет организации. Ни снять деньги с такого счета, ни перечислить их оттуда ОП не может. То есть распоряжаться средствами на этих счетах может только генеральный директор. Считаются ли наши ОП имеющими свой счет, то есть обязаны ли мы каждому установить отдельный лимит?

: Устанавливать отдельные лимиты вы не должны. Положение обязывает иметь свой лимит те обособленные подразделения, которым открыт банковский сче тп. 1.2 Положения . Средствами на таком счете вправе распоряжаться руководитель ОПп. 4.3 , подп. «д» п. 4.1 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И .

В вашем же случае такого нет - распоряжаться так называемыми транзитными счетами работники ваших подразделений не могут.

Сколько кассовых книг положено ИП

О. Немченко, г. Брянск

Я работаю бухгалтером у предпринимателя. У него есть точки продаж в нескольких населенных пунктах, свою выручку кассиры этих магазинчиков сами сдают в банк на счета ИП или частично расходуют. Как нам вести кассовые книги? Так же как обособленным подразделениям организации?

: Для вашего случая правил в Положении нет. Давайте исходить из главной цели - вовремя отражать все наличные в кассовых документах. Тогда оштрафовать ИП за неоприходование выручки будет нельзя. Так что у вас есть варианты.

ВАРИАНТ 1. В каждой точке, где есть операции с наличными, вести свою кассовую книгу.

ВАРИАНТ 2. Сделать единую книгу, при этом в удаленных точках вести ее разделы. То есть поступать так же, как раньше поступали организации с ОП (подробно об этом мы рассказывали в , , и , 2009, № 6, с. 60).

ВАРИАНТ 3. Вести одну-единственную кассовую книгу, передавая все кассовые документы из магазинов самому ИП.