Главная / Документы

Путевой лист окуд. Печать теперь ставить необязательно

Рассмотрим порядок оформления путевых листов на примере заполнения формы №3 «Путевой лист легкового автомобиля».

Пример
Индивидуальный предприниматель Кондрашов Сергей Иванович использует в своей деятельности легковой автомобиль «Форд Фокус Си Макс» с объемом двигателя 1,8 л. Путевые листы выписываются на неделю (5 рабочих дней).
Ответственным за эксплуатацию автомобилей приказом по организации назначен сам предприниматель (он же выполняет обязанности механика и диспетчера).
По данным предыдущего путевого листа и визуального обследования количество топлива в баке перед выездом составляло 30 литров. За время действия путевого листа водитель один раз производил заправку (40 литров). Кассовый чек АЗС был им представлен вместе с путевым листом (авансовым отчетом) по окончании его действия.
Общий пробег за время действия путевого листа составил 198 километров.
Используя данные этого примера, рассмотрим порядок оформления путевого листа.

Лицевая сторона
Одним из обязательных реквизитов документа является его номер. Порядок нумерации путевых листов разрабатывает сама организация или предприниматель. Серия указывается, как правило, в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
Обязательно также и указание даты путевого листа. Если срок его действия более одного дня, то указывается весь период – с какого по какое число действует данный путевой лист (в нашем примере он выписан на рабочую неделю с 17 по 21 мая 2010 г.)
По строке «Организация» заполняется наименование, адрес места нахождения и рабочий телефон предприятия – владельца (пользователя) автомашины. Кроме того, в кодовой части проставляются его коды ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Этот код вы можете найти в письме из Комитета статистики.
Далее в путевом листе заполняются данные на автотранспортное средство и водителя: марка автомобиля (в примере – «Форд Фокус Си Макс»). Если автомашина находится в аренде, то здесь же или в добавленной строке целесообразно указывать:
1. номер и дату договора аренды и собственника машины (арендодателя) (например, «по договору аренды №___ от «_» _______ 20___ г. с ООО «Профинфо»);
2. государственный номерной знак (в примере – Е 266 МЕ 62);
3. гаражный номер указывается в том случае, если на балансе (в пользовании) у организации несколько машин (при этом не возбраняется по данной строке приводить инвентарный номер автомобиля как основного средства. Но при этом он и не обязателен);
4. ФИО водителя и его табельный номер (если он является сотрудником этой же организации) (в примере – Кулешов Д.И., табельный номер 034);
5. ниже указывается номер водительского удостоверения водителя (либо удостоверений всех лиц, перечисленных по строке «Водитель»);
6. в числе реквизитов также предусмотрены вид, серия и номер лицензионной карточки. Однако в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более восьми человек. Соответственно, любые перевозки легковым транспортом не лицензируются. Поэтому в примере данные строки не заполняются, а виды лицензионных карточек зачеркнуты.
В подразделе «Задание водителю» указывается:
1. в чье распоряжение представляется автомашина (в примере – в распоряжение заместителя директора Денисова С.Е.). При этом строкой ниже отражается также наименование организации. Поскольку в нашем примере автомашина выдана в распоряжение сотрудника того же предпринимателя, в путевом листе указано: ИП Кондрашов Сергей Иванович. Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица.
Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (предпринимателя), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем»;
2. адрес подачи, то есть место, куда автомашина должна прибыть, выехав из гаража (с места стоянки). В нашем примере таким местом подачи является адрес места нахождения (офис) предпринимателя: г. Рязань, Первомайский проспект, д. 18;
3. ниже приводится фактическое время выезда из гаража (от места стоянки). Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то в этой же строке целесообразно указывать дату первого выезда (в нашем примере – 17.05.2010 г., 9.00);
4. задание водителю подписывает диспетчер (диспетчер – нарядчик). В примере функции диспетчера выполняет индивидуальный предприниматель.
Перед выездом все автомашины должны пройти проверку исправности основных агрегатов, сигналов, показателей заправки топливом, маслом и т.п. Если все системы автомобиля работают нормально, механиком (или иным лицом, ответственным за эксплуатацию автотранспортных средств) разрешается выезд, о чем свидетельствует подпись данного лица по строке «Выезд разрешен». В примере функции механика также выполняет предприниматель.
Приводятся показания спидометра перед выездом (в примере – 62346 километров).
Соответственно, водитель автомашины расписывается в том, что он принял автомобиль в исправном состоянии.
В левой нижней части лицевой стороны путевого листа приводятся данные при возвращении автомашины в гараж (на стоянку):
1. указывается время возвращения. Если путевой лист выписывался на срок более одного дня, то в этой строке целесообразно указывать дату приезда. В нашем примере – 21.05.2010 г. 18.00;
2. время возвращения подтверждается подписью диспетчера (диспетчера-нарядчика). Как уже говорилось выше, в примере функции диспетчера исполняет предприниматель;
3. одновременно диспетчером делаются прочие необходимые отметки (опоздания, время ожидания (к примеру, при оказании коммерческих услуг сторонним лицам), простои автомашины и т.п.);
4. водитель автомашины расписывается в том, что он автомобиль сдал.
В правой нижней части лицевой стороны путевого листа приводится информация по движению горючего:
1. марка топлива (в примере – АИ-95);
2. по строке «Выдано по заправочному листу» вообще-то указывается количество топлива, выданного в самой организации (если, к примеру, у нее есть своя заправочная станция или хранящиеся в специальном помещении запасы топлива). Но на практике по данной строке, как правило, приводят данные о заправке ГСМ на сторонних автозаправочных станциях (АЗС) с приложением кассовых чеков АЗС к путевому листу (если топливо получено, к примеру, по корпоративной пластиковой карте) или к авансовому отчету (если топливо приобреталось за наличный расчет). В нашем примере водителем было приобретено 40 литров бензина по кассовому чеку АЗС;
3. остаток горючего при выезде может определяться: по данным предыдущего путевого листа, по показаниям приборов в автомобиле (уровень топлива), в результате контрольного замера уровня топлива в баке (если позволяет конструкция бака) и т.д. В нашем примере остаток горючего при выезде определен по данным предыдущего путевого листа и сравнен с показаниями приборов в машине (30 литров);
4. остаток горючего при возвращении может быть определен только по показаниям приборов в автомобиле или в результате контрольного замера уровня топлива в баке (в примере – 50 литров);
5. фактический расход горючего определяется как разница между остатком топлива перед выездом плюс количество заправленного горючего и его остатком при возвращении. В примере: 30 л + 40 л – 50 л = 20 литров);
6. расход горючего по норме многие организации просто не заполняют, а очень зря. Конечно, налоговым законодательством не определено нормативное расходование топлива для автотранспортных средств. Однако в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы, принимаемые налогоплательщиком в целях уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, должны быть документально подтверждены и обоснованы. Причем, обоснованность затрат в части ГСМ как раз и подтверждается нормами расхода топлива. При этом такие нормы предприятие может определить либо само (по данным технической документации к автомобилю), либо на основании Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (приложение к распоряжению Минтранса России от 14.03.2008 г. №АМ-23-р) (далее – Методические рекомендации).
Если в представленном в Методических рекомендациях перечне автомобиль вашей организации отсутствует, то норматив можно определить по технически близкому транспортному средству (примерные габариты, одинаковый объем двигателя, похожие технические характеристики и т.п.). В нашем примере в перечне Минтранса России автомобиль «Форд Фокус Си Макс» отсутствует. Поэтому за основу взят автомобиль «Форд Фокус» с таким же объемом двигателя (1,8 л). Количество бензина на 100 километров пробега по этой норме составляет 8,1 л. В соответствии с п. 5 Методических рекомендаций данная норма увеличена на 15%, так как автомобиль эксплуатируется в основном в г. Рязани (допускается увеличение нормы до 15% в городах с населением от 250 тыс. до 1 млн. человек). Таким образом, норма расхода топлива для автомобиля в нашем примере составит 9,3 л бензина на 100 километров пробега (8,1 л + (8,1 л х 15%)).
Исходя из данного норматива, норма расхода топлива по путевому листу составит (общий пробег указывается на оборотной стороне путевого листа):
198 км: 100 х 9,3 л = 18,4 л.
Получается, что фактический расход топлива не равен нормативному. В том случае, если возникает отклонение, оно отражается соответственно по строкам «Экономия» или «Перерасход». При этом экономия никак не влияет на сумму затрат предприятия на оплату топлива для автомашины. А вот с перерасходом в каждом конкретном случае требуется отдельное разбирательство. Если перерасход небольшой (к примеру, в пределах 1 литра бензина), то у налоговиков вряд ли возникнут к организации какие-либо претензии. Но если величина перерасхода значительная или возникает постоянно, то такого рода затраты могут быть не признаны проверяющими налоговыми органами для целей налогообложения налогом на прибыль с последующими штрафными санкциями согласно ст. 122 НК РФ (20% от величины недоимки по налогу);
7. в конце приводятся показания спидометра автомашины при ее возвращении в гараж (на стоянку) (в примере: 37 000 км + 198 км = 37 198 км);
8. все указанные выше данные (время возвращения, показания спидометра, движение горючего) фиксируются и подтверждаются подписью механика, принявшего автомобиль при возвращении в гараж (на стоянку). В примере функции механика выполняет индивидуальный предприниматель.
В верхней части путевого листа ставится штамп предприятия, выписавшего данный документ (естественно, при наличии такого штампа).
Сам путевой лист скрепляется печатью организации (в левом нижнем углу).

Оборотная сторона путевого листа
Оборотную сторону путевого листа легкового автомобиля еще называют «маршрутным листом», так как здесь приводятся данные о маршруте и времени поездок автотранспортного средства.
Правильное заполнение оборотной стороны крайне важно для обоснованности всех расходов по содержанию и эксплуатации автомашины. Ведь именно по такого рода данным можно подтвердить экономическую целесообразность использования автотранспортного средства в производственных или управленческих целях.
Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером. Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов во второй графе отражается их код. Так как в нашем примере автомобиль находится в распоряжении сотрудника индивидуального предпринимателя – владельца автотранспортного средства, то, естественно, никакого кода не указывается. Однако, поскольку путевой лист выписан на пять рабочих дней, в данной графе целесообразно приводить даты поездок (в примере: 26.10, 27.10, 28.10, 29.10 и 30.10).
Далее по каждой поездке указываются:
1. место отправления и место назначения. Иными словами, откуда машина выехала и куда она прибывает. При этом в целях обоснованности (подтверждения производственного (управленческого) назначения поездок) целесообразно в этих графах отражать не только адрес, но и организацию (учреждение), в которое данная автомашина направлялась. В нашем примере – ИФНС №2, банк, заправка, контрагенты и т.п.);
2. время выезда и возвращения. То есть время выезда из места отправления и время приезда к месту назначения.
Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время выезда из гаража (стоянки) и возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки (как в нашем примере), то желательно указывать время каждой поездки;
в графе «Пройдено, км» приводятся данные о пройденном расстоянии (причем, его целесообразно указывать по каждой поездке);
3. в последней графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем. В примере – Кулешов Д.И.
В нижней части оборотной стороны путевого листа указывается общее количество пройденных километров (в примере – 198 км), а также данные, необходимые для расчета оплаты труда водителя (как правило, при сдельной форме оплаты труда) – трудочасы (всего в наряде) и сам расчет (за километраж или за часы работы).
Соответственно, расчет подписывается бухгалтером (расчетчиком).
Если данные по оплате труда не заполняются, то целесообразно указывать только итоговое количество пройденных километров.
Вот и все.
Путевые листы записываются в книгу учета путевых листов по порядку.
Н. Скворцова

Первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю является, как правило, путевой лист легкового автомобиля. Приведем образец заполнения путевого листа легкового автомобиля в нашей консультации.

Бланк путевого листа легкового автомобиля

Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.

Образец путевого листа легкового автомобиля:

При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.

Как заполнять путевой лист легкового автомобиля

Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .

Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.

Путевой лист - очень важный документ для служебного транспорта. Если владелец автомобиля - организация, этот документ подтверждает право управления, если автомобиль частный, но используется в рабочих целях, - помогает рассчитать затраты. Проверяют путевки многие службы: и ФНС, и ГИБДД, и трудовая инспекция. Как же правильно заполнить этот документ и избежать возможных санкций за ошибки с учетом последних изменений в законодательстве?.

Так называемые «путевки» — это учетные первичные документы, которые должны вести все организации и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие автотранспорт. При этом юридические лица и ИП, оказывающие услуги по перевозке грузов или людей, обязаны применять унифицированные формы этих документов. Новая форма, по которой заполняется путевой лист 2019 года, утверждена двадцать лет назад постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78 . Она актуальна до сих пор, хотя за эти годы в нее много раз вносились изменения различного характера. Последнее из них внес Минтранс приказом от 07.11.2017 № 476 . В силу этих поправок с 15 декабря 2017 года в путевом листе нужно указывать дополнительные сведения о собственнике транспортного средства. Так, индивидуальным предпринимателям обязательно надо указать свой ОГРИП, а организациям — ОГРН.

В зависимости от вида транспортных средств и области их применения нужно использовать разные виды путевых листов. Так, отдельные новые бланки разработаны для:

легковых автомобилей;
грузовых автомобилей;
специального транспорта;
легкового такси;
грузового таки;
автобусов общественных и необщего пользования.

Порядок оформления путевых листов установлен приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 , который действует в редакции от 7 ноября 2017 года, вступившей в силу 15 декабря 2017 года. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2019 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Новая форма путевого листа

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к ведению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности и должен содержать обязательные реквизиты. В 2019 году таких сведений стало больше — чиновники в конце 2017 года добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008 . Не стоит забывать, что к первичным документам строгой отчетности применяются также правила, регламентированные статьей 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ о бухгалтерском учете.

Таким образом, новые путевые листы 2019 года обязательно должны содержать следующие сведения:

название и номер самого документа;
реквизиты владельце автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
дату выдачи;
период действия;
данные о водителе ТС;
данные о самом ТС;
данные о владельце ТС;
данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему Уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого он должен быть возвращен уполномоченному лицу под роспись, в этом случае считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Кому и зачем нужны путевые листы

Путевые листы, как и ранее, необходимы организации для контроля за движением автотранспорта, расчета заработной платы водителям, фиксирования расхода ГСМ, начисления амортизации на автомобиль, учета общих затрат на транспорт. Кроме того, если водителя на служебном транспорте остановит для проверки документов инспектор ГИБДД, этот документ подтверждает обоснованность рейса, законность перевозки груза и пассажиров и свидетельствует о том, что ТС находится в исправном состоянии и водитель имеет право им управлять. Если путевки не окажется, придется заплатить административный штраф по статье 12.13 КоАП РФ .

Порядок оформления и образец заполнения путевого листа

Оформлением этой формы для ТС в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки. Иногда оформлением путевых листов занимаются сами водители, однако по общему правилу, водители должны заполнять только свою часть документа — записывать данные о пробега автомобиля в соответствии с показателями приборов в машине.

Выписать путевку можно как на один рейс или рабочий день, так и на целый месяц. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с ТС в рейсах могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Бланк путевого листа	Кто и как заполняет
Для легковых автомобилей	Можно применять для оформления рейсов легковых ТС, как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в письме Росстата от 3 февраля 2005 г. № ИУ-09-22/257
Для грузовых автомобилей со сдельной зарплатой водителям.	Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Такая она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которых исчисляется зарплата. В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня. Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.
Для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям.
Для специального траспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)
Для легкового такси	В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.
Для автобусов	Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Если организации подходят такие путевые листы, бланки скачать можно прямо по ссылкам в таблице из соответствующих постановлений. На каждом учетном документе, чтобы он имел юридическую силу, обязательно должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС. Кроме того, необходимо проставлять время отъезда из гаража и точное время возвращения авто на место. Нужно принимать во внимание и другие требования к их оформлению.

В частности, как при выезде ТС из гаража, так и после его возвращения в гараж записи в путевом листе должен быть проверены на соответствие показателя приборов в автомобиле, таким, как датчик топлива, одометр и т. д. Техническое состояние ТС должен завизировать уполномоченный сотрудник, например, механик организации. Данные о предрейсовом медицинском осмотре обязательно заполняет медработник с указанием даты и проставлением личного штампа. Запись должна сообщать о том, что водитель «прошел предрейсовый медицинский осмотр и допущен к исполнению трудовых обязанностей». При необходимости ставится также отметка о медосмотре после рейса.

Иногда для заполнения путевок используется специальная программа. Она позволяет скрывать ненужные области документа, точно определять сколько времени заняла дорога, а также ставить точное число на каждый документ. Объявление об использовании программы необходимо сделать всем диспетчерам, чтобы все путевки были оформлены одинаково. Кроме того, это облегчит жизнь водителям, которые смогут учесть каждый рубль стоимости потраченного на дорогу топлива и вывести точные остатки. Отсутствие такой программы нарушением не является, так как новые бланки не запрещается заполнять в ручном режиме.

Приказ Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 предписывает хранить закрытые путевые листы в течение пяти лет. Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Правильно заполненный новый путевой лист по форме № 3 (для легкового автомобиля) выглядит так:

Титульный лист с учетом изменений в порядке заполнения (подготовлено с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс):

Продолжение:

Важным сопроводительным документом, который каждый день вручается шоферам транспортных средств, является путевой лист. В нем фиксируется учет рабочего времени шофера, пробег автомобиля и его маршрут.

Предназначение путевого листа и его суть

На данный момент действует несколько образцов рассматриваемого документа. Водитель во время поездки, в случаях, которые отмечены в нормативных положениях, обязан иметь путевку при себе и предъявлять ее по требованию сотрудникам полиции.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Лист должен быть оформлен надлежащим образом . Правила составления регламентируются действующим законодательством и нормативной инструкцией «О порядке расчетов за перевозки автотранспортом». За правильное заполнение путевки для легкового авто отвечает руководитель предприятия, равно как и лицо, ответственное за эксплуатацию транспортного средства.

Путевой лист служит для отчета перед налоговой , страховой службой и прочими контрольными органами за использование материалов топливного предназначения, горючего, амортизацию автомобиля и соответствие заданному маршруту. Этот документ входит в список, который должен присутствовать у штатного водителя в любой поездке. Причем он обязан присутствовать как у управляющего легковым автотранспортом, так и шофера грузового авто.

Основные виды путевых листов

На сегодняшний день существует 8 основных видов рассматриваемого документа.

Форма № ЭСМ-2 (для строительной техники). Этот документ используется всеми организациями, в распоряжении которых имеются бульдозеры, тракторы, экскаваторы, автокраны, грейдеры и приравненная к ним техника. Обязанности по составлению данного типа путевки, которая определяет нормы начисления зарплаты водителю спецтехники, возлагаются на ответственное лицо компании (диспетчер, главный механик).
Форма № 3 . Путевой лист для легкового автомобиля, выписывается в организациях любой формы собственности, которые используют автомобильный транспорт. Заполнение бланка осуществляется уполномоченной особой в единственном экземпляре. При участии в длительной командировке, возможно оформление документа сроком до 30 календарных дней.
№ 3-спец – аналог предыдущего документа, который выписывается в случае использования легкового спецтранспорта (санитарные, ритуальные и прочие авто).
№ 4. Эта форма выдается в такси. Деятельность по перевозкам без соответствующе оформленного путевого листа воспрещается. Он служит основанием для начисления водителю трудового дохода и составляется ответственным лицом в 1 образце. По завершении работы, путевка возвращается особе, которая ее выдала. Руководители служб такси имеют право вносить дополнительные пункты в стандартный образец документа для более полной регулировки функционирования таксопарка.
Форма № 4- С. Путевой лист представленного образца служит в качестве обоснования для составления размера заработной платы водителя и выписки счетов за грузоперевозки. Этот вид документа предназначен для транспортировки грузов по сдельной тарификации.
№ 4- П – используется в случае перевозки товаров по повременным расценкам.
Форма № 6 . Путевка, которая предназначена для автобусов, работающих на городском, пригородном направлении и междугородних маршрутах.
№ 6 -спец. Документ, не предназначенный для общественного транспорта. Оформляется в случае заказа автобуса компанией или организацией.

Представленные бланки выписываются на транспорт, имеющий более 8 сидячих мест.

Любые перевозки без оформления путевки не допускаются. Лист заполняется с внесением определенных реквизитов с возможностью дополнений, на усмотрение руководителя. Выдается документ на одну смену ответственной персоной организации и является подоплекой для начисления заработка водителю.

Реквизиты, указываемые в путевом листе и процедура его заполнения

Составление документа для легковых автомобилей может производиться ответственным лицом либо в бухгалтерии без участия водителя. Все бланки должны заверяться печатями или стандартными штампами фирмы. Лист имеет две рабочие стороны, все графы которых непременно заполняются соответствующим образом.

Обязательными для отметки в путевке являются следующие реквизиты:

Серия, № документа, дата оформления, информация о компании (юридический адрес, телефон, код ). Каждый год нумерация путевок обновляется;
Реквизиты транспортного средства (марка, номерной знак) и водителе (№ прав и категория удостоверения);
ФИО ответственного лица. Информация об исправности авто и сведения о том, в чье пользование он поступает;
Время и данные спидометра при выезде и возврате;
Объем и сорт выданного горючего, его остаток на время выезда и заезда;
Сведения о маршруте с пометкой времени и километража при выезде и заезде.

На фронтальной стороне в самой верхней части указываются:

Номер, серия документа, дата его выдачи;
Название организации, кодовые значения по ОКПО, ОКУД;
Марка авто, номерной шифр;
ФИО водителя, номер и серия удостоверения водителя.

Затем размещен пункт «Задание водителю». В нем фиксируется адрес фирмы и точка назначения. В случае если автомобиль используется по различным заданиям на продолжении рабочей смены, в этой графе указываются населенные пункты или области, по которым предстоит передвижение.

Графы, особо важные для водителя транспортного средства:

«Автомобиль исправен технически». Данный пункт требует подписи после убеждения в том, что авто действительно в порядке;
Показания спидометра и внесенный километраж должны соответствовать;
«Движение топлива». Отмечается количество горючего на период выезда, дозаправки в пути и остаток при возвращении;
«Отметки» – простой и его причина во время работы (например, стоянка в заторе с 11.00 до 11.30).
Прием средства механиком по окончаним рабочего дня. Его подпись свидетельствует о надлежащем техническом стоянии авто или вносятся пометки о характере поломки и требуемых ремонтных работах.

Все указанные сведения сверяются подписями, квитанциями и чеками.

Задняя часть путевого листа оформлена в идее таблицы. Сюда вносится каждый конкретный пункт посещения, время прибытия и уезда, фактический километраж на момент приезда в назначенную точку. В случае доставки легковым авто каких-либо грузов, получающая сторона должна подтвердить правильность информации письменно с печатным штампом.

Нижняя часть оборотной стороны документа содержит графы, в которых отмечается общее время, проведенное работником за рулем, общий пройденный километраж. Там же, осуществляется расчет заработной платы, в зависимости от способа ее начисления (по километражу или почасовая оплата), проставляется размер суммы.

Корректно заполненный путевой лист с соблюдением всех правил является ценным документом для водителя, так как от этого фактора зависит его трудовой доход.

Срок действия и ответственность за отсутствие путевки

Путевой документ для легкового авто выдается на 1 рабочую смену. При оформлении командировки более чем на одни сутки, лист может быть оформлен на период в 30 календарных дней. Допускается выдача путевого листа сроком действия на длительность командировки, если она носит затяжной характер с поездкой в другие регионы.

За отсутствие рассматриваемого документа на водителя накладываются штрафные санкции от 500 рублей и выше. В определенных случаях, штрафы могут применяться к ответственному лицу, если в нарушении по выдаче документа явно просматривается его вина. Сумму штрафа определяет суд.

Кроме путевки, водитель легкового транспортного средства обязан иметь:

Водительское удостоверение;
Свидетельство о регистрации машины;
Разрешение на осуществление грузоперевозок и транспортную накладную.

Необязательным наличием путевого листа формы № 3 для водителей, работающих на предпринимателей (функционирующих по упрощенной налоговой схеме). Также, это не принципиально для тех юридических лиц, износ авто и расход горючего, для которых малозначимы.

Учет документации ведется в регистрации путевых листов, которые хранятся на протяжении 5 лет.

Образец заполнения

Любая поездка транспортного средства должна отмечаться отдельным номером. В обязательном порядке указываются точка отправления и место назначения. Каждый водитель, пользующийся автомобилем, должен поставить собственную подпись напротив соответствующей записи.

Стандартный образец листа путевого содержит поля обязанные для заполнения. Кроме того, на усмотрение руководства, в документе могут быть произведены определенные корректировки. В случае использования транспорта посменно разными водителями, запись в журнале фиксируется по бланку первого водителя, который выехал (показания спидометра, времени и даты убытия).

Аналогичные параметры фиксируются в бланке водителя, который последним заехал в ангар или гараж.

Заключение

Путевой лист является важнейшим документом. Его наличие и правильное оформление позволяют регулировать отношения между организацией с налоговыми и прочими контролирующими органами.

Кроме того, документ позволяет фиксировать внутри компании расход ГСМ, амортизацию машины, прочие нюансы.

С 21 декабря 2018 года необходимо проходить не только предредрейсовый осмотр, но и предсменный(если водитель совершает больше одного рейса аз смену).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах печать не нужна(приказ Министерства транспорта от 18 января 2017 г. № 17).

С 26 февраля 2017 года в путевых листах нужно отображать информацию о предрейсовом состоянии автомобиля иначе возможен штраф до 30 000 р.(ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).

C 1 июня 2017 года запрещено нанимать водителей или ИП с иностранными правами (ФЗ от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»). Это правило не распространяется на личные поездки.

Кому нужен путевой лист?

Путевой лист нужен для обоснования расходов на ГСМ(бензин, моторное масло и пр) на УСН доходы-расходы и ОСНО. ИП и организации на УСН доходы, ЕНВД и Патенте не ведут учет расходов и путевой лист просто не нужен. Также он не нужен если вы не хотите или вам не нужно вписывать такие расходы на любом налоговом режиме.

Запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство(тут имеется ввиду прежде всего перевозки за деньги, а иначе абсурд - ИП везет свою жену в театр и должен иметь путевой лист).

Также за отсутствие штраф до 20 000 р. для ИП или до 100 000 р. на юр.лиц.(КОАП 12.31.1).

Если будет неправильно заполнен (например, не будет отметки о медосмотре) - штраф до 30 000 р организацию, до 5 000 должностное лицо.(КОАП 12.31.1).

За отказ водителя от обязательного медосмотра - для должностных лиц организации (например, руководителя) – от 2000 до 3000 руб., для организаций – от 30 000 до 50 000 руб..(КОАП 12.31.1).

Обязательные реквизиты

1. Название - путевой лист

3. Срок действия

4. Сведения о собственнике машины

5. Тип и модель машины

6. Государственный регистрационный знак машины

7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж

8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж

9. Подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время

10. Ф.И.О. водителя

11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя

12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который проводит медосмотр

13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины

14. Подпись и Ф.И.О. контролера технического состояния машины

Оформление

Срок оформления путевого листа от одного дня до одного месяца. Для автотранспортных компаний его нужно оформлять на каждый день (письмо Минтранса от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС). Необходимо подробно указывать маршрут следования.

Хранение

Путевые листы необходимо хранить пять лет.

Расходы-нормы

Расходы нужно списывать в пределах норм - до 2000 куб. см включительно - 1200 рублей;свыше 2000 куб. см - 1500 рублей; мотоциклы - 600. Данные нормы применяются для Налога на прибыль, УСН, ЕСХН(ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 8 февраля 2002 г. N 92).

А вот «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р носят рекомендательный характер. Обязанности следовать этим нормам у организаций нет.

Для легкового автомобиля

Типовая форму (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78) не обязательна к применению. Кроме того, в неё необходимо внести 2 новых реквизита:

5) сведения о водителе.

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 18.01.2017) "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов"

I. Общие положения

1. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов разработаны в соответствии с Федеральным законом от 8 ноября 2007 г. N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 46, ст. 5555).

2. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

II. Обязательные реквизиты путевого листа

3. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер путевого листа;

2) сведения о сроке действия путевого листа;

3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

4) сведения о транспортном средстве;

5) сведения о водителе.

4. Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

6. Сведения о транспортном средстве включают:

1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;

2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

7. Сведения о водителе включают:

1) фамилию, имя, отчество водителя;

2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

8. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.

III. Порядок заполнения путевого листа

9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1. Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17)

17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017, подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).