Инвентаризация денежных средств в каких случаях проводится. Нужна ли ежемесячная инвентаризация кассы

Инвентаризация является один из основных элементов метода бухгалтерского учета, сущность которого состоит в сличении наличия имущества и обязательств организации.Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка и соответствие данным бухгалтерского учета.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель.

Но проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

При смене кассира;

При выявлении фактов хищения наличных денег;

Если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

При реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Порядок проведения инвентаризации кассы до 01.01.12. дополнительно регулировался Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и Письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

Нормы Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее - Положение N 373-П), не содержат требований о проведении внезапных ревизий кассы. Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом. Лишь в п. 1.11 Положения N 373-П говорится, что мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, Общие правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (в том числе формы документов, применяемых для оформления результатов инвентаризации, порядок деятельности инвентаризационных комиссий и участия материально ответственных лиц в проведении инвентаризации) установлены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49 (Письмо Минфина России от 03.06.2010 N 07-02-12/13).

Результаты инвентаризации оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств в кассе по форме N ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).

Таким образом, порядок и сроки проведения инвентаризации кассы определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным для всех организаций индивидуальным предпринимателем.

Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в приказе об учетной политике.

Материальную ответственность за сохранность всех денежных средств и документов, имеющихся в кассе организации, несет кассир.

Инвентаризация кассовой наличности проводится на основании приказа руководителя организации комиссией в составе представителя администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы по каждой ведомости и в конце ведомости делает запись о выплаченной сумме.

На практике для маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных документов используют различного рода расписки, которые не могут служить документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они не соответствуют унифицированной форме расходного кассового документа и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются как недостача. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные кассовые ордера, приложенные к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир дает расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет кассира проверяется с соблюдением правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям:

Правильность ведения кассовой книги;

Арифметический контроль сумм по приходу и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

Своевременность и документальная обоснованность записей в кассовой книге.

При инвентаризации кассы в ООО «Росс-Эль» подлежат контролю:

Соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

Целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке;

Наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере;

Обоснованность записей в кассовых ордерах;

Своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате;

Правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам;

Наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

Наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения;

Законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки;

Соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие денежных средств и документов в кассе подтверждается их полным полистным пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности (как правило, начиная с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии значительного количества купюр необходимо составить опись, в которой указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по:

С учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости.

Денежные документы и бланки строгой отчетности принимаются к учету при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учетный остаток денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная касса», 50/3 «Денежные документы».

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

Путем сопоставления фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно новому Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов. В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств и документов приходуются следующей записью:

Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные документы»

Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».

При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки строгой отчетности» в условной (номинальной) оценке.

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость.

На сумму выявленной при инвентаризации недостачи денежных средств и документов в учете осуществляется запись:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кредит 50 Субсчета 1 или 3.

Сумма недостающих бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой отчетности».

Если недостача денежных средств и документов допущена по вине материально-ответственного лица – кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи возможно из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете производится запись:

Дебет 50/1«Касса организации»

Кредит 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается корреспонденцией счетов:

Дебет счет 91/2 «Прочие расходы»

Кредит счет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей».

Результаты инвентаризации наличных денежных средств и документов в кассе оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 18.08.98г.№ 88, в котором приводятся объяснения кассира о выявленных нарушениях и резолюция руководителя о дальнейшем решении по результатам инвентаризации. Акт инвентаризации кассы составляется в двух экземплярах (при смене кассира – в трех экземплярах), подписывается инвентаризационной комиссией и материально-ответственным лицом и доводится до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, а второй остается у материально-ответственного лица.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными составляется

инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности по форме № ИНВ-16.

Для обеспечения достоверности предоставляемых данных по бухгалтерскому учету и отчетности каждым предприятием в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы и имущества. Проведение ревизии направлено на проверку и контроль сохранности денежной наличности и прочих ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы может проводиться в соответствии с установленным графиком, то есть планово или внезапно (внепланово).

Обязательными случаями проведения контроля являются:

Перед сроком составления бухгалтерской ;

При ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;

При смене кассового работника;

В случае обнаружения хищения или недостачи.

Инвентаризация кассы проводится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Данным документом установлено, что, помимо ежегодной проверки, обязательны внезапные инвентаризации с пересчетом всей наличности и других ценностей. Количество ревизий не ограничено. Как правило, число их определяется соответствующей отметкой в

До 2012 года порядок кассовых операций определялся Методическими указаниями, установленными еще в далеком 1993 году. С 1 января прошлого года в силу вступило новое Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России на территории России №373-П. Данное положение распространяется на ИП, организации, перешедшие на УСН и юридические лица, в обязательном порядке ведущие бухгалтерский учет. Определенные моменты установлены для получателей - средств. Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо.

Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили.

Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира. Данную величину сравнивают с фактическим наличием денежных средств в кассе. Если фактический остаток превышает учетный, то это излишек денежных средств, который признается внереализационным доходом предприятия. В случае обнаружения недостачи, та величина, которой нет в наличии, подлежит взысканию с кассового работника.

Ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются поштучно. Сюда могут входить путевки в санатории, ценные бумаги и бланки, билеты и прочее. Ценные бумаги, а также бланки документов строгой отчетности считают полистно (по видам, в соответствии с их начальными и конечными номерами).

В конце ревизии составляется Акт о где указывается наличие всех ценностей, их стоимость, а также порядковые номера последних расходных, В случае выявления несоответствия строку с объяснением возникновения недостач или излишков заполняет кассир.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в кассе – обязательная процедура, проводимая с целью контроля правильности ведения кассовых операций. Процедура инвентаризации кассы имеет ряд особенностей, которые мы подробно рассмотрим в сегодняшней статье.

Инвентаризация денежных средств в кассе: цели и задачи

Субъекты хозяйствования, имеющие кассу и хранящие в ней наличность и денежные документы, обязаны периодически проводить инвентаризацию кассы. Организации и предприниматели инвентаризируют кассу с целью:

• проверить правильность ведения кассовых операций (полнота и корректность заполнения ордеров и кассовой книги, наличие документов, подтверждающих отражение операций, и т.п.);
• проконтролировать реальность текущего учета (соответствие фактических остатков наличности информации, отраженной в оборотно –сальдовой ведомости);
• выявить ошибок в расчетах (проверка математической правильности расчетов);
• проконтролировать сохранность наличности и денежных документов;
• проверка соблюдения правил материальной ответственности кассиров и руководителей (заведующий кассой, старший кассир и т.п.). Читайте более подробно: →

В соответствии с вышеперечисленными документами необходимо разработать внутренний нормативный акт, который будет регламентировать процедуру инвентаризации в конкретной организации. Данный документ может быть выпущен отдельно (Положение об инвентаризации кассы ) либо быть частью общего Порядка проведения инвентаризации на фирме. Кроме того, Положение об инвентаризации кассы может быть оформлено как часть учетной политики. Это целесообразно делать в случае, если речь идет о небольшой фирме или ИП.

Отдельно стоит поговорить о сроках инвентаризации кассы. Законодательством не утверждена периодичность проверки ведения кассовых операций. Каждая организация вправе проводить проверки по своему усмотрению, соблюдая при этом утвержденные внутренние положения. При этом следует знать, что законом утверждены случаи обязательной проверки кассы. Вот основные из них:

• ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, следует проинвентаризировать кассу и подать в бухгалтерию информацию об остатках наличности и денежных документов;
• в случае, если произошла смена МОЛа (уволен завкассой, кассир переведен на другую должность и т.п.), обязательно нужно провести инвентаризацию кассы с целью проверки сохранности наличности;
• инвентаризация кассы обязательна по факту проведения любой из форм реорганизации компании (слияние, поглощение, смена правовой формы и т.п.), а также при ликвидации и банкротстве;
• в ситуации, когда на предприятии установлены факты хищений и злоупотреблений со стороны работников кассы, то на основании соответствующих актов следует провести инвентаризацию.

При оформлении Положения об инвентаризации кассы на предприятии следует учитывать все вышеперечисленные случаи. Целесообразно составить документ в виде графика, в котором указать даты проверки кассы, а также отдельно описать случаи обязательных ревизий в соответствие с законодательными требованиями.

Как проинвентаризировать кассу: пошаговая инструкция, документы, проводки

Этап 1. Подготовка к инвентаризации

Подготовительный этап проверки кассы начинается с издания приказа о ее проведении. В документе следует указать:

• дату проверки. Если речь идет о комплексной инвентаризации всех касс предприятия (например, проверка касс сети магазинов), то целесообразно составить график, в котором указать дату проведения проверок конкретной кассы, а также общий период инвентаризации;
• состав инвентаризационной группы. Членами проверяющей группы могут быть сотрудники бухгалтерии, подразделений аудита, финансового мониторинга и безопасности, а также работники прочих отделов контроля. Инвентаризировать кассу запрещено сотрудникам взаимозависимых с кассой подразделений;
• документ, утверждающий результаты проверки (см. → ).

Этап 2. Процедура проверки

В день проверки члены инвентаризационной группы являются в кассу. На момент проведения проверки все кассовые операции должны быть прекращены, а именно:

• все расходные и приходные ордера переданы в бухгалтерию;
• денежные средства и документы, находящиеся в кассе и переданные под ответственность кассира, оприходованы;
• наличность, выданная из кассы, списана, о чем имеются соответствующие подтверждающие документы.

Далее проверяющие переходят к основному этапу инвентаризации, а именно к пересчету наличности и денежных документов. Присутствие всех членов инвентаризационной комиссии – обязательное условие для проведения данной процедуры. Пересчет денег может осуществляться как вручную, так и с использованием ККТ. По факту пересчета проверяющий сравнивает полученный результат с данными, указанными в оборотно-сальдовой ведомости.

Этап 3. Оформление результатов.

По факту проверки возможен один из результатов проверки, а именно:

• сумма наличности и денежных документов соответствует информации, указанной в оборотно-сальдовой ведомости;
• выявлен излишек денег;
• обнаружена недостача наличности.

Вне зависимости от результата инвентаризации, проверяющие обязаны оформить результат проверки актом по форме ИНВ-15. Расскажем о некоторых особенностях заполнения бланка ИНВ-15:

1. При оформлении бланка обязательно заполнение необходимых реквизитов: наименование предприятия, код КВЭД, основание для проведения инвентаризации (номер, дата приказа), номер, дата акта, а также дату, на которую проводилась проверка. Подчеркнем, что акт об инвентаризации составляется в день ее проведения, не позже;
2. В основной части акта проверяющий указывает учетную и фактическую сумму денежных средств и документов. Оба показателя отражаются в разрезе видов наличности и документов (отдельно наличность, марки, ценные бумаги и т.п.). Суммы должны быть указаны как цифрами, так и прописью;
3. По факту проверке в акте отражается информация о выявленных излишках/недостача (при наличии). В случае, если учетные данные о средствах и документах соответствуют с их фактическим наличием, то в графа «Излишки», «Недостача» ставятся прочерки;
4. Обратная сторона бланка содержит информацию, касающуюся объяснений МОЛом причин выявленных недостачи (излишков), а также решение руководителя организации по данному вопросу (выговор, увольнение, необходимость погашения сумму недостачи за счет ответственного лица или предприятия и т.п.).

Обязательное условие для признания акта инвентаризации действительным – наличие всех необходимых подписей, а именно:

• членов комиссии, утверждающих акт;
• МОЛа, подтверждающего факт ответственного хранения ценностей, перечисленных в акте (дополнительная подпись – в случае объяснения причин излишков/недостачи);
• руководителя под решением, принятым в отношении выявленных излишков/недостачи.

Этап 4. Учет результатов инвентаризации.

В случае, если какие-либо отклонения по результатам инвентаризации выявлены не были, то отражать результаты проверке в учете не нужно. Если же в кассе выявлены излишки или обнаружена недостача, то этот факт необходимо отразить в учете.

Рассмотрим примеры по каждому из случаев.

Нарушения при проведении инвентаризации кассы

Нарушение №1 . Отсутствие одного из члена инвентаризационной группы.

Приказом о проведении инвентаризации кассы на ОА «Триада» утвержден список членов комиссии. В день инвентаризации один из членов группы (Субботин К.П.) не явился на работу по причине болезни. Проверка кассы проводилась без Субботина, его подпись отсутствует в акте ИНВ-15.

В данном случае «Триадой» допущена довольно распространенная ошибка. В случае отсутствия одного из членов группы, его следует заменить на другого сотрудника с соответствующими полномочиями, после чего внести соответствующие изменения в приказ об инвентаризации (см. → )

Нарушение №2 . Пересчет наличности в кассе производится в присутствие одного из проверяющих и завкассой.

При пересчете наличности во время инвентаризации кассы ООО «Фламинго» присутствовал член комиссии Голубев и завкассой Кукушкина. Излишков и недостач по факту проверки выявлено не было, в акте ИНВ-15 поставили подписи все члены комиссии.

Присутствие всех членов комиссии при пересчете наличности – обязательное условие для признания акта ИНВ-15 действительным. В данном случае имело место нарушение порядка проведения проверки кассы, акт, составленный по ее результатам, является недействительным.

Нарушение №3 . Кассир не был ознакомлен с актом ИНВ-15.

По результатам проверки кассы АО «Колибри» выявлена недостача в сумме 5.702 руб. По решению директора «Колибри», отраженном в акте ИНВ-15, виновным в растрате средств признан завкассой Комов, в связи с чем он обязан погасить сумму недостачи за счет собственных средств. Акт ИНВ-15 подписан членами комиссии и директором «Колибри». Подписи Комова в акте отсутствуют.

Так как завкассой Комов не был ознакомлен с результатами инвентаризации, решение о признание его виновным и факт удержания средств в счет погашения недостачи является неправомерным. Согласно законодательству, Комов должен быть ознакомлен с результатам проверки, а также объяснить причины выявленной недостачи.

Для проверки фактического остатка наличных денег в организации и его соответствия данным учетной системы проводится инвентаризация кассы . Во время этой процедуры пересчитываются денежные средства, проверяется правильность оформления документов, а также установленная норма наличных.

Проведение процедуры инвентаризации позволяет собственнику или директору компании контролировать кассиров на предмет хищений или некачественной работы. Каждая организация на случай налоговой проверки должна иметь на руках заполненные и подписанные акты инвентаризации кассы по форме ИНВ-15 .

Порядок проведения инвентаризации кассы

Инвентаризация денежных средств в кассе регулируется Порядком ведения кассовых операций в РФ. Процедура проводится на основании приказа, распоряжения или постановления руководителя организации. Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. В ее состав могут входить представители руководства организации, например, владелец или генеральный директор, и практически любые специалисты, в том числе бухгалтеры, юристы, сотрудники службы безопасности.

Порядок проведения инвентаризации кассы предполагает, что до начала процедуры комиссия получает последние (текущие) приходные и расходные документы о движении наличных денег. Кассиры, как материально ответственные лица, письменно подтверждают, что документы переданы комиссии или находятся в бухгалтерии, все денежные средства в кассе оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Далее порядком проведения инвентаризации предусматривается пересчет денег, находящихся в кассе. Полученную сумму комиссия сравнивает с учетными цифрами, зафиксированными в сданных до этого документах. Также обязательно проверяются данные, находящиеся в памяти контрольно-кассовых машин организации.

При проведении инвентаризации денежных средств в кассе необходимо соблюдать ряд методических указаний:

• комиссия должна присутствовать в полном составе, иначе результаты проверки будут считаться недействительными;
• все описи и акты инвентаризации должны заполняться не менее чем в двух экземплярах;
• пересчет денежных средств проходит при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров);
• документы подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица; в инвентаризационных актах не допускаются помарки — ошибки нужно исправлять путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними верных. Исправления обязательно визируются всеми членами комиссии.

Таким образом, в заполненном акте инвентаризации денежных средств в кассе содержатся учетный и фактический остаток наличных, перечислены все члены комиссии, в документе стоят их подписи. Результаты доводятся до руководителя организации.

Интерпретировать итоги проведенной проверки стоит так: если все совпало, значит, учет в организации ведется правильно, а кассир работает хорошо. Если обнаружена недостача или излишек, нужно принимать меры. Проверить правильность учета и скорректировать правила, оценить профессиональную пригодность кассира и его благонадежность.

Излишек по кассе после проведения инвентаризации оформляется в приход и квалифицируется как прочий доход — с него потом будет уплачен налог. Оформленная недостача уменьшает остаток денег в учетной системе, а следовательно, его должен возместить виновный в инциденте сотрудник – кассир либо другое материально ответственное лицо.

Объяснение причин излишков и недостач необходимо фиксировать непосредственно в акте инвентаризации наличных денежных средств - на втором листе.

Как часто проводится инвентаризация кассы

Начинающих предпринимателей интересует вопрос, как часто проводится инвентаризация кассы. Она может проходить как в плановом, так и внеплановом режиме. В первом случае периодичность проверки регламентируется учетной политикой компании, которая может пересматриваться ежегодно. Помимо планового сценария есть моменты, когда проводить инвентаризацию наличных денежных средств обязательно:

• если денег в кассе больше или меньше, чем должно быть;
• когда меняется кассир (материально ответственное лицо);
• организационные преобразования, в том числе ликвидация юридического лица;
• форс-мажор — когда организации наносится ущерб, например, в результате стихийных бедствий;
• конец календарного года — это тоже повод для проведения инвентаризации кассы – проверка проводится в последний рабочий день декабря.

Облачный сервис для управления торговлей МойСклад поможет быстро наладить ведение кассы организации и складской учет , а также автоматизировать торговые точки при минимуме вложений.

Угроза искажения бухгалтерской информации присутствует на протяжении всей деятельности предприятия.

Инвентаризация денежных средств в кассе является одним из эффективных способов учета и фактического контроля за сохранностью средств на предприятии, которая обеспечивает достоверность бухгалтерских данных.

Проведение инвентаризации регламентируется действующим законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, о порядке ведения кассовых операций, даны методические указания Минфином по проведению инвентаризации имущества и финансовых обязательств. На предприятиях инвентаризации проводятся согласно Приказу, который является неотъемлемым документом учетной политики

Указанными нормативными документами оговариваются обязательные случаи проведения инвентаризации:

• сдача годовой отчетности
• смена кассиров — материально ответственных лиц
• установление фактов злоупотребления материально ответственным положением
• ликвидации или реорганизации
• особо чрезвычайные обстоятельства.

Вместе с тем, инвентаризация денежных средств может проводиться и в произвольном порядке по инициативе руководства предприятия или же по требованию контролирующих органов. Проведение внезапных инвентаризации на предприятии в кассе, сокращает число нарушений, которые смогут выявить проверяющие инстанции.

Процедура проведения инвентаризации предполагает несколько шагов: подготовка, проверка реального наличия средств и тождественность его с учетными бухгалтерскими данными, оформление акта инвентаризации и анализ полученных сведений.

На этапе подготовки руководителем предприятия формулируется приказ о проведении инвентаризации кассы, который определяет дату проведения инвентаризации, сроки предоставления материалов по результатам проверки и учреждается комиссия во главе с председателем и в количестве не меньше трех человек. Комиссия обеспечивает точность и полноту внесение информации, своевременность и обоснованность формирования материалов проверки. Важно отметить, что отсутствие даже одного члена комиссии, служит причиной для признания недействительными результатов проверки.

Непосредственно инвентаризация начинается с письменного подтверждения кассиром того, что все приходные и расходные кассовые документы, на основании которых осуществлялось движение денежных средств, учтены в отчете и переданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии, а также все наличные поступления в кассу — оприходованы, а расходы — отражены по соответствующим статьям.

Эта мера заранее предотвращает возможные заявления материально ответственных лиц, после проверки кассы, о существовании документов, не учтенных в последнем кассовом отчете. Остаток по кассе, указанный в отчете является учетной величиной, с которой сличается фактический выведенный показатель.

Денежные купюры, ценные бумаги и другие денежные документы пересчитываются по факту наличия полистно. При наличии существенного объема денежных средств комиссией составляется инвентаризационная опись с указанием достоинства купюр, количества и суммы. Данные, полученные по факту, сличаются с данными учетных регистров.

В ходе документальной проверки комиссия удостоверяется:

• в следовании порядку кассовой дисциплины
• соблюдении правил порядка приема и выдачи наличных
• достоверности сведений по операциям с обслуживающим банком
• документальном подтверждении списания денежных средств
• наличии договора о материальной ответственности кассира

Особое внимание уделяется , которая требует дополнительного контроля следования правилам ведения:

• последовательность нумерации страниц
• книга должна быть прошнурована и опечатана
• записи в книги должны быть сделаны своевременно и документально подтверждены, подчистки и несогласованные исправления не допускаются
• должен соблюдаться правильный подсчет итоговых сумм и перенос записей остатков с одной страницы на другую.

В условиях автоматизации системы бухгалтерского учета при проверке кассовой книги производится установление правильности работы инструментов программного обеспечения для обработки кассовых документов.

Параллельно в ходе инвентаризации комиссией проверяются условия оснащения сохранности денежных средств:

• наличие в помещении кассы сейфов
• работающей сигнализации в кассе
• обеспечение пожарной безопасности
• условия сохранности при доставке с банка

Акт инвентаризации кассы

При добросовестном ведении учета кассовых операций и корректной работе кассира, сумма фактического остатка денежной наличности совпадает с учетным. Расхождения свидетельствуют об обнаружении недостачи либо излишка, что говорит об ошибках или злоупотреблении работниками. В этом случае ответственными лицами проводятся служебные расследования по выявлению причин их образования, наказанию виновных и предупреждению подобных ситуаций в дальнейшем.

Результаты инвентаризации (отклонения или полное соответствие) отражаются в сличительной ведомости.

Ведомость служит основанием для обобщения полученной информации в бланке акта инвентаризации кассы формы № ИНВ-15, в котором обязательно заполняется:

• полное название предприятия, структурного подразделения, вид деятельности.
• номер акта и дата его составления
• номер и дата приказа, на основании которого, проводилась инвентаризация
• подпись материально ответственного лица и расшифровка ФИО.

В графах табличной части отражаются:

• фактическое количество в кассе денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, и сумма по данным учета прописью
• результат сопоставления этих позиций (излишек или недостача)
• номера последних документов движения по кассе (приходных и расходных кассовых ордеров)

В специальном разделе акта кассир обязан письменно объяснить причины обнаруженных нарушений. Информация по акту доводится до сведения руководства предприятия, затем утверждаются дальнейших мероприятиях по итогам инвентаризации.

Составляется акт инвентаризации кассы в двух экземплярах, а в случае нового назначения кассира — в трех, подписывается материально ответственным лицом и всеми членами инвентаризационной комиссии. Оригинал акта сдается в бухгалтерию, копия остается у материально-ответственного лица.

Возможные нарушения в инвентаризации

Нарушения, выявляемые при проверке, могут возникать как в результате халатности и невнимательности материально-ответственного лица, так и преднамеренного искажения данных, а также как результат отсутствия на предприятии отлаженной системы проведения внезапных проверок.

На практике наиболее часто обнаруживаются:

• отсутствие первичных кассовых документов
• некорректное оформления кассовых документов
• математические ошибки при итоговых подсчетах
• излишнее списание денег с кассы, списание сумм без документальных оснований
• вторичное использование одних и тех же документов
• несвоевременное заполнение учетных регистров
• отсутствие печатей, подписей руководителя или главного бухгалтера
• списание сумм без оснований или использование в качестве учетных документов различного вида расписок
• отсутствие росписей на расходных кассовых документах получателей средств
• выполнение во время отсутствия кассира его обязанностей другим работником без документального оформления и др.

Таким образом, качественное и регулярное проведение инвентаризаций денежных средств в кассе обеспечивает соответствие между фактическими и учетными данными, предотвращает случаи растраты денежных средств и гарантирует надлежащее ведение учета согласно требованиям, предъявляемым кассовым операциям, что в целом способствует финансовой стабильности предприятия.