Как контролировать дебиторскую задолженность: методы и инструменты. Что такое дебиторская задолженность и как с ней работать
Дебиторская задолженность классифицируется:
- по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
- по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100%. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда есть возможность перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, поставки) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик сделает ему отгрузку), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока уже не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой, это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных факторов.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
Однако плановый уровень дебиторской задолженности нужно время от времени пересматривать. Зачем? Объясняет Евгений Найденов, руководитель департамента налогового аудита ООО «Бизнес аудит»:
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Способы погашения долга
О том, какие способы погашения долга возможны, узнайте от эксперта:
Любовь Соловьева, Эксперт фирмы «1С», Москва
В этой статье Вы прочитаете
- Как контролировать дебиторскую задолженность, чтобы это не отнимало много времени
- Как увязать учет и котроль дебиторской задолженности с зарплатой менеджера
- Когда выгодно списание дебиторски
Вести учет и контроль дебиторской задолженности приходится каждому руководителю. Например, можно проверять ее дважды в неделю. Как добиться, чтобы это не отнимало у Вас много времени? Как в любой момент видеть, соблюдает ли сотрудник установленные сроки погашения долгов?
Один из лучших способов учета и контроля дебиторской задолженности – использовать удобный и эффективный порядок управления, который можно настроить и закрепить в специальной программе. Это можно сделать практически в любой управленческой программе «1С», которая имеется во многих российских компаниях. На примере системы «1С:Управление небольшой фирмой 8» покажу, как проанализировать ситуацию с долгами компании и создать регламент, при котором менеджеры будут заинтересованы в регулярном и результативном контроле дебиторской задолженности.
- Как заставить вернуть долг: практические рекомендации для директоров
Как контролировать дебиторскую задолженность
Нужно составить реестр «старения» дебиторской задолженности. Он покажет, какие покупатели накопили долги относительно недавно (и нужно принимать активные меры по их погашению), а у каких имеется старая задолженность (и надо передать дело в суд или списать долг, так как вероятность возврата низкая). Для этого в программе выберите отчет «Дебиторская задолженность по срокам» (см. рис. 1). Все долги отсортированы в нем по дате возникновения: до семи дней, от одной до двух недель, от двух недель до месяца, от одного до двух месяцев и свыше двух месяцев. Какие категории Вы будете считать свежими или старыми – решите сами (это зависит от вида бизнеса). Внешний вид отчета, перечень выводимых данных, порядок их размещения на экране и в печатной форме можно менять.
Если в Вашей компании принято указывать продавца или менеджера, ответственного за сделку, можно в любое время посмотреть, какой объем задолженности накопил каждый. Вы сможете формировать отчет не только по контрагентам, их договорам и заказам, но и по ответственным за сделки менеджерам (группировка по реквизиту «Ответственный»).
Кроме того, из отчета Вы сможете перейти в данные: открыть документы, относящиеся к долгу покупателя, выяснить условия поставки и оплаты товара (включая скидки), просмотреть оформленные документы, относящиеся к сделке. Таким образом можно понять причины образования долга, чтобы меры по его устранению были адекватными.
> ;Списание дебиторки: когда это выгодно
Одно из оснований считать долг безнадежным – истечение срока исковой давности (три года). Если это произошло, то вправе его списать. При этом сумму долга, включая НДС, можно отнести к внереализационным расходам и уменьшить таким образом налогооблагаемую прибыль. Отсюда вывод: списание дебиторки выгоднее в том периоде, по итогам которого у компании есть прибыль, превышающая размер долга. В этом случае Вы сэкономите на налоге на прибыль. Если же в текущем периоде Ваша компания имеет убыток или прибыль, которая меньше размера задолженности, то лучше постараться продлить срок исковой давности.
Теперь о другом налоге – НДС. Если компания спишет задолженность, то с ее суммы придется уплатить НДС в бюджет, что может отвлечь из оборота существенные средства. Поэтому списывать задолженность выгоднее в том периоде, в котором у компании заявлены большие вычеты данного налога из бюджета.
Подготовлено редакцией
Учет и контроль дебиторской задолженности менеджерами
Допустим, в Вашей компании свежими считаются долги до двух недель. Установите, что менеджер, ответственный за работу с клиентом и контроль дебиторской задолженности, должен направить клиенту уведомление о задолженности. В нем можно указать: «На основании изложенного просим Вас погасить задолженность в течение …(укажите нужное количество) дней». А чтобы Вы могли в любой момент видеть, выполняет сотрудник эту норму или нет, обяжите менеджеров прикладывать отсканированное письмо к документу «Событие», который создается на основании заказа покупателя по соответствующему договору. Тогда уведомление будет отправлено должнику прямо из программы (см. рис. 2). Часто такого напоминания бывает достаточно, чтобы клиент проснулся и вернул долг. Но все же подобный прием действует не на всех. В любом случае Вы можете выяснить, как обстоят дела, в отчете «Анализ оплаты по заказу» (см. рис. 3).
Если контрагент, получивший информационное письмо, не погасил задолженность, менеджер должен сделать следующий шаг, а именно отправить клиенту претензию. Действия будут аналогичными – факт отправки претензии также надо зафиксировать документом «Событие», приложив отсканированную форму. В тексте претензии рекомендую указать: «…В противном случае оставляем за собой право обратиться в арбитражный суд с отнесением на Ваш счет всех судебных издержек».
Если Вы, к примеру, не хотите ссориться с контрагентом, предложите ему погашать задолженность по индивидуальному графику. Этот график можно зафиксировать в программе документом «Поступление денег (план)». Несоблюдение запланированных сроков сразу будет отмечено в форме «Платежный календарь», и менеджеру придется вернуться к работе с должником. А с помощью вкладки «События» можно открыть любой документ из списка событий (письмо, претензию и т. д.) и ознакомиться с подробностями (см. рис. 4).
Кстати, на практике распространена ситуация, из-за которой возникают неплатежи, – нехватка того или иного документа по сделке. В результате Ваша компания ждет оплаты, а бухгалтерия клиента – приложения к договору. Поэтому поручите менеджеру по продажам проверять полноту пакета документов. Список всех бумаг по каждому договору можно просмотреть по ссылке «Структура подчиненности» в форме «Заказ покупателя». Любой документ можно открыть и распечатать.
Контроль дебиторской задолженности и зарплата менеджера
Наверное, Вам знакома ситуация, когда менеджеры считают, что их единственная задача – это оформить заказ и договор. Избежать такого положения дел можно, если поставить вознаграждение продавца в зависимость от оплаты клиентами договоров или от удельного веса дебиторки в его продажах. Для этого нужен алгоритм расчета вознаграждения, в котором будут учтены как объемы личных продаж и уровень выполнения плана, так и результаты работы менеджеров с дебиторской задолженностью. В форме «Виды начислений и удержаний» создайте начисление, в котором пропишите формулу расчета зарплаты менеджеров по продажам и установите бонус при достижении определенного процента плана (см. рис. 5). Аналогично устанавливаются штрафные санкции, например за дебиторскую задолженность свыше 25% суммы оплаты.
На основе этих данных программа автоматически рассчитает бонус за выполнение плана и наложит штрафные санкции, если в этом периоде учет и контроль менеджера дебиторской задолженности оказались недостаточно результативными (см. рис. 6).
В условиях современных коммерческих отношений между производителем и покупателем может возникнуть ситуация, когда платеж за полученные товары или услуги поступает на счет компании несвоевременно. Задержка может быть вызвана различными факторами. Долги заказчиков, покупателей могут накапливаться. Это ведет к замедлению оборотного цикла, невозможности предприятия финансировать свою деятельность.
Чтобы избежать негативных последствий, руководство компании обязано проводить контроль дебиторской задолженности . Это позволяет своевременно принять необходимые меры по ее уменьшению. Как происходит этот процесс, следует знать каждому финансовому менеджеру.
Понятие дебиторской задолженности
Выполняется любым предприятием независимо от сферы его деятельности. Это необходимо для обеспечения условий для нормального функционирования всех составляющих элементов компании.
Задолженность дебиторов представляет собой часть оборотного капитала организации. Это средства, которые временно отсутствуют на счете предприятия. Их какое-то время используют в своей деятельности дебиторы (должники). Это имущественные права компании, которые являются одним из объектов граждан.
Самым типичным примером дебиторской задолженности является долг контрагентов компании, которые не оплатили сразу же после отгрузки товаров, выполнения работ или услуг оговоренную их стоимость. Реже такие имущественные права компания получает при недоговорных обязательствах, например, при нанесении материального ущерба физическими или юридическими лицами.
Необходимость контроля
При работе с клиентами вопрос контроля их задолженности появился естественным путем. Он требует тщательной, внимательной проработки. относятся к вопросам финансовой стабильности организации, ее безопасности. Также подобная процедура влияет на получение предприятием чистой прибыли, оборачиваемость капитала и рентабельность бизнеса. Поэтому пренебрегать подобным анализом нельзя.
Контроль дебиторской задолженности позволяет руководству компании вовремя отреагировать на возникшие в этой сфере проблемы. Если контрагенты не рассчитываются по своим долгам вовремя, компания не может вовремя закупить необходимые материалы для производства, рассчитаться по собственным долгам за предоставленные им услуги других организаций.
Оборотный цикл в этом случае замедляется. Чистая прибыль компании снижается. Все показатели финансовой стойкости и стабильности снижаются. В результате организацию ждет крах. Чтобы этого не допустить, аналитики и руководство должны осуществлять контроль дебиторской и кредиторской задолженности.
Последствия отсутствия контроля
Должен выполняться на каждом предприятии. Если руководство не уделяет этому вопросу должного внимания, возникает ряд серьезных проблем.
Компания теряет денежные средства. Если покупатель получает отсрочку без веских на то оснований и перспектив возврата долга, даже в судовом порядке вернуть свой долг не получится. Это серьезный ущерб для любой организации.
Также снижаются показатели финансовой устойчивости. Компания не сможет в итоге рассчитаться по своим налоговым обязательствам, заплатить зарплату персоналу и т. д. Снижаются показатели эффективности использования ресурсов. Средства, которые числятся в обороте, на самом деле временно не участвуют в производственной деятельности. Их можно было бы направить на развитие предприятия, но в данный момент этот капитал отсутствует.
При росте дебиторской задолженности компания постепенно теряет свою деловую репутацию и конкурентоспособность продукции.
Цели контроля
Преследуют определенные цели. Управление долгами контрагентов необходимо для ограничения их количества до приемлемого уровня. Также контроль позволяет выбрать условия продаж, которые гарантируют своевременное поступление оплаты после реализации товаров или услуг.
Анализ дебиторской задолженности позволяет выработать определенный подход к каждому клиенту. Для одной группы покупателей требуется система скидок, а для другой, наоборот, надбавок.
Также контроль позволяет скорее потребовать возврат долга, уменьшить бюджетную задолженность. Менеджер при этом сможет оценить издержки, связанные с управлением долгами, упущенными возможностями в результате замораживания средств в обороте.
Классификация задолженности
Бухгалтерский учет и контроль дебиторской задолженности
предполагают разделение долгов на непросроченную и просроченную. К первой категории относятся обязательства покупателей, срок погашения которых, указанный в договоре, еще не наступил. Также в эту группу попадают долги, срок существования которых не превышает 1 месяца. Они связаны с нормальным процессом произведения расчетов (это указывается в соглашении).
К просроченной задолженности относится сумма средств, которые покупатель уже должен был внести на счет продавца, но этого не произошло. В этом случае предприятие может подать в суд на своего контрагента.
Также существует такое понятие, как сомнительный долг. У поставщика товаров или услуг в этом случае нет уверенности, что покупатель оплатит свою задолженность. Однако не следует путать сомнительные и безнадежные долги. Дебиторская задолженность последнего типа может списываться с баланса предприятия, так как срок ее исковой давности уже прошел. Сомнительные же долги учитываются предприятием до тех пор, пока они не станут безнадежными.
Методы контроля
Производится на основе инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками. Эту работу в обязательном порядке производят аналитики перед составлением годового отчета.
Однако проводить инвентаризацию долгов раз в год недостаточно. Проблемы могут возникнуть и накопиться в течение нескольких месяцев. Поэтому мероприятия по совершению контроля должны проводиться регулярно. Лучше всего уделять внимание этому вопросу раз в месяц. Для некоторых предприятий рекомендуется инвентаризировать долги контрагентов два раза в месяц, что связано с человеческим фактором.
Менеджеры по продажам должны быть мотивированы по принципу собираемости денежных средств с покупателей. Также необходим финансовый контроль дебиторской задолженности. Это позволяет вернуть в оборот значительное количество средств.
Мероприятия
Система контроля дебиторской задолженности базируется на определенных мероприятиях. Их условно делят на две группы. К первой категории относятся организационные мероприятия, а ко второй - оценка различных показателей задолженности дебиторов.
Чтобы провести организационные мероприятия, назначается сотрудник, на которого возлагается ответственность за проведение контроля. Чаще всего это может быть внутренний аудитор или ревизор.
После этого менеджер устанавливает контрольные даты, в которые будет произведена оценка соответствующих показателей. Разрабатываются условия предоставления отсрочки, а также документальное ее оформление. Регламент контролируется ответственным за выполнение проверки лицом.
Величина дебиторской задолженности должна учитываться в мотивации менеджеров по продажам. Для всех контрагентов устанавливаются кредитные лимиты. За состояние дебиторской задолженности должен отвечать коммерческий директор.
Техническое обеспечение
Чтобы выполнять внутренний контроль дебиторской задолженности , многие предприятия используют специальные компьютерные программы. Они значительно упрощают процесс обработки данных. Наиболее популярной на предприятиях нашей страны является программа «1С». С ее помощью можно составить реестр дебиторов, а также вести контроль старения их долговых обязательств.
Если менеджеры будут вести учет задолженности в подобной программе, они смогут отследить, у каких покупателей долги накопились относительно недавно, а у каких они уже значительно устарели.
В программе для этого необходимо сформировать соответствующий отчет. В нем дебиторская задолженность будет отсортирована по дате ее возникновения. В отчете могут появиться контрагенты, долг которых образовался неделю, две недели, месяц и год назад. Учитывая тип деятельности предприятия, полученные данные относят к старым или свежим долгам.
Оценка показателей
Производится на основе определенных показателей. В ходе его проведения необходимо подготовить бюджет задолженности по каждому контрагенту (при помощи программы). В конце каждого месяца рассчитывается коэффициент инкассации. Это позволит оценить долю оплаченного товара в общем объеме отгруженной продукции.
На основе условий договоров с контрагентами составляется план погашения задолженности дебиторов. Отслеживается динамика коэффициента оборачиваемости долгов контрагентов.
На основе полученных данных также рассчитывается длительность оборота задолженности дебиторов. Такой анализ позволяет оценить эффективность кредитного контроля, определить степень надежность контрагентов.
Проблемы внутреннего характера
Должен вестись опытным аналитиком. При этом удается найти и внутренние проблемы, из-за которых могли возникнуть долги. Возможно, сотрудники, ответственные за продажи, не придерживаются установленных норм предоставления отсрочки по платежам. Также случаются факты явной махинации сотрудников компании.
Так, например, для получения премии в конце месяца сотрудник, ответственный за продажи, стремится включить в отчет больше средств реализации. Поэтому он может попросить клиента купить товар фиктивно. То есть, средства заказчик не перечисляет, но как будто ему отгрузили партию товара. Эти средства поступают на баланс покупателя. Менеджер получает свою премию, а клиент - возможность привлечь в оборот дополнительные средства. Причем заказчик может за это также заплатить менеджеру по продажам определенную премию. Компания в этом случае остается в проигрыше.
Кредитный лимит
Может вернуть в оборот значительную сумму средств. Чтобы предупредить возможный ущерб для деятельности предприятия используется подход, который предполагает устанавливать кредитный лимит. Это уровень дебиторской задолженности, которая будет безопасной для компании.
Причем кредитный лимит устанавливается как для организации в целом, так и для каждого контрагента в отдельности. Также может устанавливаться подобный предел для каждого коммерческого отдела. Их выделяют по отраслевому принципу. Кредитный лимит устанавливается в соответствии с количеством выручки за прошлый месяц, который приносит подразделение. Этот показатель утверждает генеральный директор организации.
Необходим каждому предприятию. Это позволяет повысить показатели рентабельности и финансовой устойчивости организации.
Мечта любого предпринимателя получать авансовые платежи за свою продукцию, и не иметь дебиторской задолженности покупателей вовсе. Но рынок, есть рынок, борясь за покупателя, предприятия отгружают в отсрочку, и соревнуются с конкурентами в том, кто больше подвинет срок оплаты.
Дебиторская задолженность – это форма бесплатного кредитования покупателей. Беспроцентный коммерческий кредит. Слишком большая дебиторка может погубить бизнес, потому что вам элементарно не будет хватать денег на обеспечение производственного процесса.
Считается, что если дебиторская задолженность занимает более 30% структуры активов баланса, бизнес начинает испытывать сложности с платежеспособностью.
Чтобы задолженность покупателей не росла неуправляемо, ее нужно контролировать.
Управление Дебиторской Задолженностью включает в себя два этапа:
- Контроль образовавшейся задолженности
- Контроль будущей задолженности – формирование кредитной политики.
Контроль образовавшейся Дебиторской Задолженности
Первый инструмент контроля
Отчет по оперативному мониторингу задолженности. Этот отчет может быть ежедневным, еженедельным, или ежемесячным в зависимости от размеров Дебиторской задолженности.
Это операционный отчет – часть Управленческого Учета. Главное требование к управленческой отчетности – быстрота понимания информации и возможность быстрого принятия решений.
Управленческий отчет по дебиторской задолженности должен быть быстро и легко читаем, с хорошим «usability». Для этого важно, чтобы вся задолженность была сгруппирована в определенные разделы.
Сравните два отчета:
Кластеризация Дебиторской Задолженности
Текущая – задолженность в рамках условий договора или обычных условий хозяйствования (например, для вас может считаться текущей задолженность, которая сформирована в течение 10 дней с момента наступления обязанности оплаты).
Просроченная – задолженность клиента, которую вы допускаете и проводите «предпретензионные действия». Например, это может задолженность со сроком образования от 10-30 дней.
Проблемная – задолженность, которая не погашена в срок, который вы для себя определяете как максимальный. Период претензионной работы (например, от 30-60 дней с момента наступления срока платежа).
Судебная – задолженность, отношения по которой переданы в суд.
Сомнительная – задолженность, по которой вероятность возврата составляет менее 50%, например задолженность контрагента- банкрота.
Второй инструмент контроля
Регламент действий по работе с дебиторской задолженностью. По каждой стадии дебиторской задолженности должен быть свой порядок работы с контрагентами. Например:
Текущая задолженность – работа на уровне ответственного менеджера. Отправка уведомительных писем и счетов с напоминанием об оплате – за 10 дней, за 5 дней, за 1 день до дня оплаты.
Просроченная задолженность – руководитель подразделения, юрист, менеджер. Формирование писем с предложением заплатить, и указанием суммы штрафных санкций. Претензионная работа.
Судебная задолженность – коммерческий директор, руководитель продаж, юрист – судебные процедуры.
Сомнительная задолженность – директор, коммерческий директор коллекторы. Задолженность, по которой есть сомнения в получении.
И конечно, все регламенты должны подкрепляться мотивацией сотрудников. Наличие просроченной задолженности должно негативно сказываться на заработной плате менеджеров, а получение досрочной оплаты – поощряться.
| Вид задолженности | Ответственный | Участники Процесса | Процедура |
| Текущая | Менеджер | Менеджер | Звонок с напоминанием об оплате |
| Письмо с просьбой об оплате | |||
| Просроченная | Менеджер | Менеджер | Ежедневные звонки |
| Юрист | Предарбитражное предупреждение | ||
| Проблемная | Руководитель ОП | Менеджер | Ежедневные звонки |
| Юрист | Официальная претензия | ||
| Судебная задолженность | Коммерческий директор | Руководитель ОП | Проведение переговоров |
| Юрист | Исковое заявление | ||
| Сомнительная задолженность | Генеральный директор | Руководитель ОП | Проведение переговоров |
| Юрист | Действия по взысканию | ||
| Коллекторы | Действия по взысканию |
Набор инструментов для управления дебиторской задолженностью
Подведем итог. В список основных инструментов по работе с дебиторской задолженностью входят:
- еженедельный отчет;
- регламент действий;
- мотивация.
Контроль дебиторской задолженности включает несколько этапов.
1. Контроль за отгрузкой продукции, выпиской счета и его отправкой покупателю, составление картотеки дебиторов.
На этом этапе необходимо контролировать дату отгрузки продукции, отслеживать время выписки счета с тем расчетом, чтобы время выписки счета было максимально приближено ко времени отгрузки продукции. Лучше всего синхронизировать выписку счета и отгрузку продукции. После этого надо следить за тем, чтобы счет был отправлен плательщику как можно быстрее. На этом этапе следует составить картотеку дебиторов с указанием по каждому размера и сроков погашения дебиторской задолженности.
2. Контроль за финансовым состоянием дебиторов.
Финансовое состояние дебиторов может измениться в худшую сторону. Важно не упустить этот момент и получить с должника хотя бы часть суммы долга. Для ускорения процесса оплаты можно использовать телефонные звонки, телексы и другие формы напоминаний об оплате, а также взаимную выверку сроков и размеров дебиторской задолженности.
При поступлении средств делаются соответствующие пометки в регистрах учета и сумма дебиторской задолженности уменьшается.
Большие и качественные изменения в организацию бухгалтерского учета и управления вносит использование компьютеров и создаваемых на их основе автоматизированных систем управления производством. При этом ведение отдельного учета состояния дебиторской задолженности по каждому дебитору повысит детальность информации, позволит прослеживать ее динамику. На основе такой информации целесообразно будет составлять кредитную историю покупателя для принятия решения о дальнейших с ним взаимоотношениях.
По Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. № 2204 "Об обеспечении правопорядка при осуществлении платежей по обязательствам за поставку товаров (выполненных работ или оказание услуг", предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленные по договору товары (выполненные работы, оказанные услуги) равен трем месяцам с момента фактического получения товаров. Суммы не истребованной кредитором задолженности по обязательствам, порожденным указанными сделками, подлежат списанию по истечении четырех месяцев со дня фактического получения предприятием-должником товаров как безнадежная дебиторская задолженность на убытки предприятия – кредитора.
Если должник признает долг и не отказывается уплатить его, то в соответствии с письмом Банка России от 11 августа 1995 г. № 31-1868-95 "О порядке бесспорного списания средств на основании признанных должником претензий" в предъявляемых в банк распоряжениях на взыскание в бесспорном порядке признанной должником суммы претензии должна быть сделана ссылка на пункт законодательного акта либо договора, которыми взыскателю предоставлено право решения спорных вопросов в претензионном порядке. К распоряжению прилагается ответ должника о признании претензии с указанием суммы за подписью руководителя предприятия.
В случае признания долга может происходить совместная выработка нового графика его погашения, т.е. реструктуризация долга. При этом за каждый день просрочки платежа начисляются пени в размере одной трехсотой действующей ставки рефинансирования Банка России, но не более 0,1% от суммы долга.
3. Обращение предприятия-кредитора в Арбитражный суд с иском о взыскании просроченной задолженности.
Если должник отказывается признать долг и не оплачивает его, предприятие-кредитор вправе подать иск в арбитражный суд о взыскании долга. Эта процедура регулируется Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (АПК РФ). В соответствии со ст. 4 АПК РФ заинтересованное лицо вправе обратиться в арбитражный суд за защитой своих нарушенных прав и законных интересов в порядке, установленном этим кодексом. Отказ от права на обращение в суд недействителен.
В том случае, если установлен претензионный порядок урегулирования споров, в соответствии с ч. 3 ст. 4 АПК РФ спор может быть передан на рассмотрение арбитражного суда лишь после соблюдения такого порядка. Основанием для взыскания средств является исполнительный лист арбитражного суда, что регулируется ст. 198 АПК РФ.
Принудительное исполнение судебного акта производится на основании исполнительного листа, выдаваемого арбитражным судом, принявшим этот акт. Исполнительный лист выдается взыскателю после вступления судебного акта в законную силу. Исполнительный лист на взыскание денежных средств в доход бюджета направляется налоговому органу по месту нахождения должника.
Исполнительный лист на взыскание денежных средств направляется взыскателем банку или иному кредитному учреждению, а в отдельных случаях – судебному исполнителю. Для списания средств со счета должника предприятие – кредитор направляет исполнительный лист в банк предприятия – должника.
4. Возбуждение дела о банкротстве.
В случае неспособности должника оплатить счет поставщика, тот может обратиться в арбитражный суд с иском о несостоятельности (банкротстве). Данная процедура регулируется Федеральным законом от 26 октября 2002 г. № 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" (далее – Закон о банкротстве). В соответствии с ГК РФ этот федеральный закон устанавливает основания признания должника несостоятельным (банкротом) или объявления должником о своей несостоятельности (банкротстве), регулирует порядок и условия осуществления мер по предупреждению несостоятельности (банкротства), проведения внешнего управления и конкурсного производства и иные отношения, возникающие при неспособности должника удовлетворить в полном объеме требования кредиторов.
Закон о банкротстве распространяется на все юридические лица за исключением казенных предприятий, политических партий и религиозных организаций.
Признаки банкротства: юридическое лицо считается неспособным удовлетворить требования кредиторов по денежным обязательствам и (или) исполнить обязанность по уплате обязательных платежей, если соответствующие обязательства и (или) обязанности не исполнены им в течение трех месяцев с момента наступления даты их исполнения.
Дело о банкротстве может быть возбуждено арбитражным судом, если требования к должнику – юридическому лицу в совокупности составляют не менее 100 000 руб., а к должнику-гражданину – не менее 10 000 руб.
Правом на обращение в арбитражный суд с заявлением о признании должника банкротом в связи с неисполнением денежных обязательств обладают должник, конкурсный кредитор и уполномоченные органы.
С момента принятия арбитражным судом к производству заявления о признании должника банкротом кредиторы не вправе обращаться к должнику в целях удовлетворения своих требований в индивидуальном порядке.
Требования кредиторов удовлетворяются в порядке установленной законом очередности. Вне очереди погашаются судебные расходы должника и все расходы, связанные с проведением конкурсного производства.
В первую очередь удовлетворяются требования граждан, перед которыми должник несет ответственность за причинение вреда жизни и здоровью путем капитализации соответствующих повременных платежей.
Во вторую очередь производятся расчеты по выплате выходных пособий и оплате труда с лицами, работающими по трудовому договору, в том числе по контракту, и по выплате вознаграждений по авторским договорам.
В третью очередь удовлетворяются требования кредиторов но обязательствам, обеспеченным залогом имущества должника.
5. Возмещение убытков из фонда компенсации безнадежных долгов.
В случае признания должника банкротом дебиторская задолженность списывается как безнадежная и возмещается из фонда компенсации безнадежной дебиторской задолженности.
Согласно п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, предприятия могут создавать резервы сомнительных долгов. Сомнительной считается дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные договором и не обеспечена соответствующими гарантиями.
До 1 января 1999 г. резерв мог создаваться только в конце отчетного года по итогам проведения годовой инвентаризации дебиторской задолженности, теперь же его разрешено создавать в течение всего года. Для предприятий это выгодно, так как суммы резерва учитываются в составе внереализационных расходов, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, а следовательно, снижают сумму налога на прибыль. Если предприятие платит налог на прибыль раз в квартал, то инвентаризацию дебиторской задолженности следует проводить по окончании квартала, если раз в месяц – ежемесячно. Инвентаризация расчетов с дебиторами оформляется актом по форме № ИНВ-17, утв. постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
По результатам инвентаризации руководитель организации принимает решение о создании резерва сомнительных долгов. Сумма резерва относится на финансовые результаты деятельности организации. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния должника и вероятности погашения долга полностью или частично. Обязательным условием создания резерва является истечение сроков погашения задолженности. Резерв сомнительных долгов создастся на всю сумму задолженности с учетом НДС. Резервы сомнительных долгов могут создаваться только по расчетам за продукцию, товары, работы или услуги.