Контакты
Главная / Как создать свой бизнес?

Как по-новому считать ндфл и взносы с командировочных расходов. Как учесть суточные при налогообложении

Командировки – неотъемлемая часть деятельности многих современных компаний. А затраты, так или иначе связанные с их проведением, в большинстве случаев можно признать в расходах при исчислении налога на прибыль. О каких случаях речь – читайте в статье.

Правовые и финансовые основы направления в командировку


Прежде всего, следует отметить, что такое мероприятие как командировка проводится исключительно в рамках трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Командировками не считаются поездки тех сотрудников, чья работа носит разъездной характер и осуществляется в пути (например, стюардесс, водителей или курьеров).


При проведении командировок работодатель обязан осуществлять в пользу своего сотрудника следующие выплаты (ст. 167 ТК РФ):


· оплата нахождения в командировке, исходя из среднего заработка;


· возмещение командировочных расходов, связанных с выполнением служебного поручения.

Имейте в виду: при расчете среднего заработка компания должна руководствоваться статьей 139 Трудового кодекса , а также профильным положением . Одновременно суммы среднего заработка, начисленные за время пребывания в командировке, должны учитываться в составе расходов на оплату труда.

К возмещаемым работодателем затратам относятся (ст. 168 ТК РФ):


· расходы на проезд;


· расходы по найму жилого помещения;


· дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);


· другие расходы, которые были произведены работником с разрешения или ведома работодателя (например, затраты на оплату мобильной связи).

Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов. Однако указанные нормативы должны быть закреплены коллективным договором или локальным актом предприятия (ст. 168 ТК РФ).

Документальное оформление командировки


Как правило, командировка должна быть оформлена следующими документами:


· служебным заданием;


· приказом или распоряжением о направлении одного или нескольких работников в командировку;


· командировочным удостоверением (выписывается в одном экземпляре и выдается на руки командированному работнику).

Обратите внимание: командировочным удостоверением подтверждается фактическое время пребывания в служебной поездке. В каждом пункте назначения должны проставляться отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника. Причем эта информация должна быть заверена подписью ответственного должностного лица, а также печатью.

При загранкомандировках хватит и одного приказа – пункт 15 постановления Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» .

В большинстве случаев служебная командировка оформляется первичными документами по следующим формам (утв. постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1):






После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. При этом можно воспользоваться формой отчета № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 .


К отчету прилагается пакет документов. В него входят:


· командировочное удостоверение;


· проездные документы;


· документы о найме жилых помещений;


· документы о других расходах, произведенных в командировке.

Снижаем налог на прибыль


Признать командировочные расходы в налоговом учете можно только в том случае, если они отвечают условиям статьи 252 Налогового кодекса . То есть затраты должны быть, во-первых, экономически оправданы, а, во-вторых, документально подтверждены.

Обратите внимание: расходы по проезду и проживанию, а также суточные за время участия в мероприятиях «нетрудового» характера (например, при проведении спортивных и корпоративных мероприятий на фирме) не учитываются при расчете налога на прибыль (см., например, письмо Минфина России от 22 ноября 2010 г. № 03-04-06/6-272).

Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией по правилам, предусмотренным подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса .


Налогоплательщики, которые применяют метод начисления, должны признавать командировочные расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).


Расходы, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли:


· проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;


· наем жилого помещения;


· суточные или полевое довольствие;


· оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;


· консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Имейте в виду: указанный перечень расходов не является закрытым. На практике это означает, что командировочными могут признаваться и некоторые другие затраты, которые были осуществлены в поездке.

Интересно, что для целей налогообложения прибыли не имеет значения, какой именно категорией комфортности воспользовался пассажир в командировке (см., например, письма Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-03-06/2/93 и от 21 апреля 2006 г. № 03-03-04/2/114).


Нередко работники используют в командировках личный автотранспорт. В подобных ситуациях должны применяться нормы, которые установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92 .


Следует обратить внимание также на следующий момент. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным. В целях налогообложения указанные затраты можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).


Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.

Обратите внимание: по однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. № 20-12/11312 и постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу № А05-5899/2005-12).

Таким образом, мы осветили главные моменты налогового учета командировочных расходов на предприятии.

Резюме:

1. Командировки могут осуществляться исключительно в рамках трудовых отношений. Люди, которые работают (или оформлены) по гражданско-правовым договорам и направляются в поездки, не считаются командированными.
2. Работодатель имеет право на самостоятельное определение размера и порядка возмещения командировочных расходов.
3. После того, как работник вернется из командировки, он должен в течение трех рабочих дней представить в бухгалтерию соответствующий авансовый отчет с подтверждающими расходы документами.
4. Командировочные расходы должны быть экономически оправданы и документально подтверждены.
5. Затраты на командировки учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
6. Если организация командировок компании отдана на внешнее обслуживание сторонней фирме, то возникающие расходы на оплату ее услуг не относятся к командировочным.
7. Командировочные расходы (в т.ч. суммы суточных) можно учесть в размере фактически произведенных затрат.
8. По однодневным командировкам сумма суточных не может быть учтена при исчислении налога на прибыль.

Командировочные расходы и налог на доходы физических лиц

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации командировочные расходы работника подлежат обязательному возмещению работодателем. Причем это возмещение производится последним физическому лицу, которое, как известно, признается налогоплательщиком НДФЛ. В силу этого у многих бухгалтеров при возмещении командировочных расходов возникает масса вопросов в части удержания НДФЛ. По общему правилу, расходы командированного лица, осуществленные им в поездке, не влекут за собой удержания НДФЛ. Тем не менее, в некоторых случаях возмещение командировочных расходов может вызвать у организации необходимость исчисления и удержания суммы налога на доходы физических лиц с работника. Вот об этом мы и поговорим далее более подробно.

Для начала напомним, что статья 167 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) гарантирует работнику, направляемому в служебную поездку, сохранение места работы (должности), среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Причем состав возмещаемых командировочных расходов определен статьей 168 ТК РФ, в него включены:

l расходы по проезду;

l расходы по найму жилого помещения;

l дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

l иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Обратите внимание, что перечень возмещаемых командировочных расходов не является исчерпывающим, вследствие чего он может быть и дополнен. Так, например, организация может принять решение о возмещении работнику расходов на оплату услуг связи, аренды автомобиля в месте командирования и так далее и тому подобное.

В соответствии со статьей 168 ТК РФ по общему правилу работодатель самостоятельно определяет, в каком порядке и размерах он будет возмещать своим работникам командировочные расходы. Документальным подтверждением данного решения является либо коллективный договор, либо иной локальный нормативный акт компании, например, Положение о командировках.

Нужно сказать, что обычно к установлению своих "внутренних" норм возмещаемых командировочных расходов фирмы подходят очень грамотно и продуманно. Оно и понятно, чем полнее проработаны данные нормы, тем больше у организации шансов не конфликтовать в дальнейшем с фискалами, которые, как известно, всегда проявляют повышенное внимание к командировочным расходам организаций.

Устанавливая свои нормы, организация может принять решение о выплате как одинаковых норм возмещения исключительно для всех сотрудников фирмы, так и дифференцированных, предусматривающих повышенный размер, например, для руководства компании.

Однако, наличие "внутренних" норм возмещения еще не является достаточным условием для выплаты возмещаемых расходов работнику – физическому лицу.

Важно правильно оформить соответствующую документацию, которую довольно часто именуют "командировочным документооборотом". В состав такого документооборота входят приказ о командировке и авансовый отчет работника, который представляется последним в бухгалтерию фирмы в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу из командировки.

Обратите внимание!

l служебное задание;

l командировочное удостоверение.

Теперь оформление указанных документов не является обязательным, что следует из подпунктов "б" – "е" пункта 2 постановления Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 года № 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации", внесшего изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 года № 749 (далее – Положение № 749), которым сегодня руководствуются все работодатели при направлении работников в командировку.

Принимая во внимание, что запрета на оформление данных документов нет, организация вправе, руководствуясь статями 8 и 22 ТК РФ, локальным нормативным актом предусмотреть оформление служебного задания и командировочного удостоверения, а также утвердить форму и порядок их составления.

Исходя из положений статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), организации, за исключением организаций государственного сектора, вправе применять как самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов, так и унифицированные формы. При этом самостоятельно разработанные формы командировочной документации должны отвечать требованиям пункта 2 вышеназванной статьи Закона № 402-ФЗ.

Учитывая вышеизложенное, при направлении работника в командировку, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" оформляется Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 – если в командировку направляется один сотрудник, или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по форме № Т-9а – при направлении в командировку нескольких работников.

Если организацией принято решение продолжать использовать служебное задание и командировочное удостоверение, то еще оформляются:

l служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме № Т-10а;

l командировочное удостоверение по форме № Т-10.

Авансовый отчет оформляется по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года № 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет".

Обратите внимание!

Важно не только оформить все вышеуказанные документы, но и сделать это правильно. Имейте в виду, что некачественное заполнение любых первичных документов может поставить под сомнение любые расходы организации, в том числе и расходы по командировкам. Причем с таким подходом к заполнению любой "первички" соглашается и большинство судов, на что указывает, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 27 августа 2009 года № Ф04-4977/2009(12934-А03-14) по делу № А03-8213/2007.

Наличие первичной учетной документации по командировкам, оформленной по установленным формам и исключающей какие-либо дефекты заполнения, позволяет организации признать командировочные расходы, как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения.

Мы уже отметили, командировочные расходы, возмещаемые работнику организации – физическому лицу, тесно связаны с исчислением НДФЛ, налоговым агентом по которому признается любой работодатель. Чтобы разобраться с вопросами обложения указанным налогом возмещаемых командировочных расходов нужно обратиться к главе 23 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ), а именно к статье 217 НК РФ, содержащей перечень доходов физического лица, не подлежащих налогообложению НДФЛ.

Из пункта 3 статьи 217 НК РФ вытекает, что командировочные расходы, возмещаемые работнику, не являются доходом физического лица, и соответственно, не облагаются НДФЛ. При этом возмещаемые командировочные расходы освобождаются от налогообложения только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации.

Как уже было отмечено, по общему правилу порядок их выплаты и размер устанавливается внутренними нормами компании. Причем, как следует из статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Итак, для целей обложения НДФЛ возмещаемые командировочные расходы подлежат нормированию, в частности, необлагаемый размер суточных для целей НДФЛ составляет:

l не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

l не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Статья 217 НК РФ устанавливает не размер суточных, выплачиваемых работодателем, а нормы, в пределах которых суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 10 июня 2008 года № 03-04-05-01/192.

В том случае, если коллективным договором организации или Положением о командировках закреплен более высокий размер суточных, то сумма превышения признается налогооблагаемым доходом физического лица, и, следовательно, организация должна удержать с работника НДФЛ и перечислить его в бюджет. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 26 декабря 2012 года № 03-04-06/6-368, от 11 июня 2009 года № 03-04-06-01/133.

Обратите внимание!

Определение дохода в виде суточных, выплаченных сверх необлагаемого размера, производится после утверждения авансового отчета работника, а исчисление и удержание сумм налога осуществляется в соответствии с пунктом 4 статьи 226 НК РФ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме. Это вытекает из письма Минфина России от 14 января 2013 года № 03-04-06/4-5.

Как уже было отмечено, сегодня при направлении работников в командировку работодатели руководствуются Положением № 749. В части российских однодневных поездок Положение № 749 содержит запрет на выплату суточных. В пункте 11 Положения № 749 сказано, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

В то же время, учитывая право, предоставленное работодателю статьей 168 ТК РФ, организация может предусмотреть в своем коллективном договоре или в Положении о командировках выплату таких суточных. Имейте в виду, что выплата однодневных суточных в части НДФЛ связана у организации с определенными налоговыми рисками. Несмотря на то, что сама глава 23 НК РФ не содержит прямого указания на то, что они являются налогооблагаемым доходом физического лица, налоговики квалифицируют их именно в таком качестве, и, соответственно, требуют удержания НДФЛ. Заметим, что арбитражная практика по этому вопросу неоднозначна. Одни суды соглашаются с доводами налоговых органов, о чем свидетельствует, например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 19 мая 2009 года по делу № А32-2910/2008-29/78-56/24. Другие – напротив, считают требования контролеров неправомерными, на что указывает, в частности, постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 июля 2012 года по делу № А56-48850/2011. В силу того, что вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не является урегулированным, компании придется самостоятельно решать вопрос о том, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет.

Однако в этой ситуации можно пойти иным путем. Из разъяснений, изложенных в письме Минфина России от 26 мая 2014 года № 03-03-06/1/24916, следует, что если при направлении работника в однодневную командировку выплачиваемую компенсацию квалифицировать не как "суточные", а как "иные расходы, связанные с командировками", то суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных пунктом 3 статьи 217 НК РФ.

Отметим, что в разъяснениях, приведенных в письме ФНС России от 26 марта 2013 года № ЕД-4-3/5200@ "О направлении письма Минфина России", уточняется, что в соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные не требуют документального подтверждения их использования. Поэтому если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов.

При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут в соответствии с постановлением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 11 сентября 2012 года № 4357/12 освобождаться от налогообложения в пределах 700 рублей при нахождении в командировке на территории Российской Федерации и 2 500 рублей при нахождении в заграничной командировке.

Обратите внимание!

Если имеет место командировка за рубеж, то суточные могут выплачиваться работнику и в иностранной валюте. При совершении операций в иностранной валюте коммерческая организация должна руководствоваться Положением по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006), утвержденным Приказом Минфина России от 27 ноября 2006 года № 154н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (ПБУ 3/2006)".

Если суточные, выплачиваемые командируемому работнику в иностранной валюте, превышают нормы, установленные коллективным договором или Положением о командировках, то у физического лица возникает налогооблагаемый доход. Причем произвести пересчет налогооблагаемого дохода физического лица в рубли нужно по курсу Центрального Банка Российской Федерации, действующему на дату утверждения авансового отчета, на это указано в письмах ФНС России от 20 апреля 2015 года № БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц", от 7 апреля 2015 года № БС-4-11/5737.

В силу статьи 217 НК РФ помимо суточных не признаются налогооблагаемым доходом физического лица фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы:

l на проезд до места назначения и обратно;

l сборы за услуги аэропортов;

l комиссионные сборы;

l на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

l на провоз багажа;

l по найму жилого помещения;

l по оплате услуг связи;

l по получению и регистрации служебного заграничного паспорта;

l по получению виз;

l связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Обратите внимание!

При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату указанных расходов, их возмещение сотруднику будет рассматриваться в качестве доходов физического лица, подлежащих налогообложению НДФЛ.

Исключение составляют лишь расходы по найму жилого помещения. Как следует из статьи 217 НК РФ, при отсутствии документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. На это указывают и финансисты в своих письмах от 28 апреля 2010 года № 03-03-06/4/51, от 5 февраля 2008 года № 03-04-06-01/30.

Иначе говоря, в отношении неподтвержденных расходов по найму жилого помещения в целях НДФЛ применяются такие же нормы, как при суточных.

Итак, в целях НДФЛ командировочные расходы не облагаются налогом только в пределах норм, установленных законодательством Российской Федерации. На первый взгляд, вроде бы все ясно, однако практика показывает, что при выплате командировочных расходов бухгалтер сталкивается с массой проблем. Так, например, много вопросов возникает в части комфортного проезда или расходов на проезд в командировку из другого населенного пункта (когда работник проживает не в месте нахождения организации и так далее).

Ответ на вопрос, возникает ли НДФЛ в отношении стоимости платного сервисного обслуживания, включенного в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности, содержится в письме Минфина России от 7 мая 2008 года № 03-04-06-01/125.

По мнению финансистов, данные расходы при командировании работника не подлежат налогообложению НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 НК РФ, так как стоимость сервисных услуг включена в стоимость проезда в вагонах повышенной комфортности.

По поводу того, возникает ли НДФЛ при проезде в командировку из места жительства работника, официальное мнение Минфина России содержится в письме от 11 июня 2008 года № 03-04-06-01/164. В нем Минфин России настаивает на том, что такие "проездные" расходы, возмещаемые организацией, признаются доходом физического лица, полученным в натуральной форме, а, следовательно, на основании статьи 211 НК РФ стоимость билета облагается НДФЛ.

Вместе с тем, с такой позицией можно и поспорить. Ведь статья 166 ТК РФ не содержит каких-либо ограничений в части пунктов отправления в командировку. По мнению автора, ключевым моментом здесь выступает то, что командировка предполагает выполнение служебного поручения вне места постоянной работы, поэтому возмещение "проездных" расходов из места жительства работника должно рассматриваться как компенсация командировочных расходов, не влекущая за собой удержания НДФЛ.

Конечно, эта точка зрения довольно рискованная, но, тем не менее, она имеет право на существование. Предупреждаем, что ее отстаивание может привести организацию в суд, при этом заранее сказать, чью сторону займут арбитры, нельзя, так как подобная арбитражная практика отсутствует. Тем, кто спорить не готов, рекомендуем согласиться с Минфином России.

Столкнуться с проблемами бухгалтер может и при расходах в части оплаты жилья. Достаточно вспомнить о дополнительных услугах, оказываемых гостиницами, которые оплачиваются отдельно. Нужно ли такие суммы включать в налоговую базу командированного работника и удерживать с них НДФЛ? Сама глава 23 НК РФ ответа на этот вопрос не дает. В то же время Минфин России в письме от 23 мая 2013 года № 03-03-06/1/18308, в отношении услуг химчистки, оказываемых гостиницей, разъясняет, что абзац 12 пункта 3 статьи 217 НК РФ содержит перечень расходов на командировки, суммы возмещения которых не подлежат налогообложению. На суммы оплаты стоимости услуг химчистки для командированного сотрудника указанные положения пункта 3 статьи 217 НК РФ не распространяются, и такие доходы подлежат обложению НДФЛ, если только они не включены в стоимость проживания в гостинице.

Если организация возмещает своему работнику расходы на такси, то ей следует обратить внимание на письма Минфина России от 27 ноября 2013 года № 03-04-05/51373, от 29 января 2015 года № 03-04-06/3305, в которых разъясняется, что в статье 217 НК РФ не содержится ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок.

Следовательно, суммы оплаты организацией проезда работника в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, являются возмещением командировочных расходов работника, поэтому не подлежат обложению НДФЛ, в том числе и в случае, когда аэропорт или вокзал находится за чертой населенного пункта.

За дни нахождения в командировке работнику положены средний заработок и суточные за каждый календарный день поездки. Компания вправе сама решать, сколько суточных платить за день. Разберем, как правильно оплачивать командировки по России и за границу.

Порядок выплаты суточных работникам

Суточные — это дополнительные расходы работника, связанные с его проживанием вне места жительства.

Работодатель обязан возмещать работникам суточные (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • за каждый день, пока он находится в командировке;
  • за выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 11 Положения о командировках). Например, работник уехал в командировку в воскресенье, а вернулся на следующей неделе в субботу. Суточные за субботу и воскресенье выплачиваются.

Суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, но работодатель вправе предусмотреть в локальных нормативных актах организации компенсацию взамен суточных по таким поездкам. Подробно про суточные при однодневных командировках читайте далее в этой статье.

  • за 9 дней — 40 евро за каждый день;
  • за 1 день возвращения в Россию — 700 руб.

Курс (условно) евро:

  • на дату выдачи аванса (30 мая) - 70 руб. за 1 евро;
  • на дату утверждения авансового отчета (14 июня) - 68 руб. за 1 евро.

Решение . В расходы по налогу на прибыль суточные будут включены в сумме:

40 евро х 70 руб. х 9 дней = 25 200 руб.

Суточные по России = 700 руб.

Итого: 25 200 руб. + 700 руб. = 25 900 руб

Размер суточных при командировках по России и за границу

Компания вправе сама решать, сколько платить сотрудникам за день командировки (ст. 168 ТК РФ). Размеры суточных при командировках необходимо закрепить во внутренних документах организации, например в положении о командировках.

Бухгалтеры знают про 700 и 2 500 руб. — если размер суточных не превышает эти суммы, то с этих сумм не придется платить НДФЛ. Поэтому некоторые компании для удобства вводят эти размеры суточных. Но это вовсе не означает, что организация может установить размер суточных сотрудникам 700 и 2 500 руб. и ни рублем больше или меньше. Можно, к примеру, закрепить суточные хоть 4 000 руб. за каждый день командировки по России, но тогда с 3 300 руб. придется удержать НДФЛ (4 000 руб. - 700 руб. = 3 300 руб.).

По общему правилу суточные, выплачиваемые сотруднику, не облагаются НДФЛ, если их размер не превышает:

  • 700 руб. — за каждый день командировки на территории России;
  • 2 500 руб. — за каждый день при поездках за границу.

Вывод : как такового лимита суточных для коммерческих организаций нет. Есть только суммы, которые не облагаются НДФЛ (700 и 2 500 руб.). Так сколько платить суточных? Решайте самостоятельно (решение закрепите во внутренних документах организации).

Как рассчитать дни командировки, за которые надо выплатить суточные

Если сотрудник едет в командировку на личном и служебном автомобиле, то посчитать дни можно по служебной записке. Такую записку работник должен предоставить по возвращении из командировки вместе с документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командировки и обратно (путевой лист (например, по форме № 3), счета, квитанции, кассовые чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта). В иных случаях количество дней, за которые надо выплатить суточные, определяется по проездным документам.

Суточные в иностранной валюте

Суточные при командировках за пределы РФ платите в том размере, который установлен во внутренних документах компании.

Суточные при однодневной командировке

По закону минимальный срок командировки не установлен. Поездка по заданию работодателя может быть и однодневной. Оформляем такую поездку как многоднедвную командировку (выпускаем приказ, ставим соответствующую отметку в табеле учета рабочего времени: «К» или «06»).

После сотрудник отчитывается за поездку. Работодатель возмещает ему расходы, например на проезд, а также другие согласованные суммы. А суточные положены? По закону суточные за «мини-поездки» по России не выплачиваются. Оставить сотрудника совсем без денег даже в однодневной командировке — не лучшая идея, даже если это и по закону. Как можно выйти из ситуации?

Выплаты при однодневных командировках взамен суточных

Работодатель по собственному решению может выплатить сотруднику некую сумму вместо суточных.

Суточные по однодневным командировкам:

  • за границу — в размере 50% от суммы суточных по загранкомандировкам, установленным в локальных документах компании;
  • по России — в общем случае не выплачиваются, но вы можете установить выплату работнику самостоятельно.

НДФЛ с суточных при однодневных командировках

Ранее ситуация с налогообложением суточных и возмещением иных расходов при однодневных командировках была спорной. Сегодня с уверенностью можно говорить, что ситуация стабилизировалась и общая тенденция такова: выплаты по однодневным командировкам не облагаются НДФЛ. Тем не менее позиции различных ведомств отличаются:

  1. Мнение Минфина РФ : документально подтвержденные расходы, связанные с однодневной командировкой (например, расходы на питание), можно не облагать НДФЛ полностью. Если подтвердить такие расходы нечем, то они освобождаются от налога в пределах 700 руб. при внутрироссийской командировке и 2 500 руб. при однодневной командировке за границу (Письмо Минфина России от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).
  2. Мнение ВАС РФ : выплаченные работнику денежные средства (названные суточными) не являются таковыми в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, облагаемым НДФЛ (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Суточные при командировке в страны СНГ

Командировки в страны СНГ (например, в Казахстан, Беларусь и пр.) являются особым случаем. При таких командировках не ставят отметки в загранпаспорте о пересечении границы. Суточные для таких поездок считают в особом порядке: дата пересечения границы определяется по проездным документам (п. 19 Положения № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

Отчет по суточным в командировке

Работник по возвращении из командировки обязан предоставить работодателю в течение трех рабочих дней:

  • авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;
  • окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках № 749).

В составе авансового документа с отрудник не обязан отчитываться ни по суточным при командировках по России, ни по суточным при командировках за пределы РФ, ни по однодневным или каким-либо еще командировкам. Подтверждающих документов по суточным не существует. Работодатель платит суточные — икс рублей, работник тратит их по собственному желанию.

В наш век информационных технологий вопросы, связанные с такой статьёй расходов компании, как командировки сотрудников, по-прежнему не теряют своей актуальности. Особенность учета этих затрат состоит в том, что сейчас они затрагивают облагаемую базу сразу по трём направлениям: НДФЛ, налог на прибыль и страховые взносы, расчёт которых в свете недавних законодательных изменений зачастую вызывает трудности.

Отправляя сотрудника в целевую поездку, каждая компания сталкивается с необходимостью возмещения следующих основных категорий затрат:

  • проезд (бронирование билетов, оформление проездных, аренда авто, бензин);
  • аренда жилья (гостиница/квартира/комната и т.д.);
  • дополнительные затраты, обусловленные проживанием командированного вне дома (суточные);
  • другие затраты (к примеру, покупка местной сим-карты, канцелярии), согласованные с работодателем.

Рассмотрим подробнее нюансы нормирования и налогообложения суточных. Они причитаются работнику за каждые сутки его пребывания в деловой поездке, а также нахождения в дороге, при этом выходные и государственные праздники, если таковые выпадают непосредственно на даты служебной поездки - не исключение. Документально подтверждать расходование суммы суточных не нужно.

Для целей налога на прибыль разрешается принять в расходы всю начисленную сумму суточных, размер которых зафиксирован в локальных нормативных актах фирмы. Это можно сделать без какой-либо дополнительной первички, руководствуясь стандартным приказом о направлении в командировку и утверждённым авансовым отчётом.

Аналогичное правило действует и при применении УСН: закреплённая в документах фирмы сумма суточных уменьшает налогооблагаемую базу без ограничений.

Несмотря на то, что сумма полагающихся работнику суточных законодательно не ограничена, нормы для целей учёта НДФЛ в Налоговом кодексе существуют: налог удерживают с суточных, превышающих ежедневные 700 руб. при служебной командировке по территории РФ и 2500 руб. при командировке за рубеж.

Что касается взносов на страхование, с 2017 года ими облагаются суточные сверх этих же норм (ранее для целей обложения взносами действовал лимит, который компании самостоятельно устанавливают в своих локальных актах).

Нужно отметить, что это правило касается только тех взносов, которые с 1 января 2017 администрирует ФНС (на ОПС, ОМС и социальное страхование), тогда как от взносов на травматизм по-прежнему освобождается вся сумма суточных независимо от размера.

Расчет НДФЛ необходимо производить последним днём того месяца, в котором был утверждён авансовый отчёт сотрудника, вернувшегося из командировки. Удерживают налог из суммы ближайшей по времени выплаты дохода, а его уплата в бюджет производится не позднее следующего рабочего дня после этой выплаты.

В базу для начисления страховых взносов сверхлимитные суточные также попадут в месяце утверждения авансового отчета.

Кстати! Безошибочно и в автоматическом режиме рассчитать НДФЛ и страховые взносы с командировочных расходов вы можете с помощью онлайн-сервиса « Моё Дело ». Также сервис легко считает зарплату, декретные и отпускные, позволяет вести учет сотрудников, начислять зарплатные налоги и взносы, готовить и отправлять отчетность по сотрудникам в ПФР, ФСС и ФНС. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Пример

Инженер Иванов едет в командировку из Санкт-Петербурга в Москву на 4 дня с 7 по 10 ноября 2017 г. В коллективном договоре организации прописана сумма суточных 2000 рублей. Перед отъездом Иванов получил на карту 8000 рублей (4 сут. × 2000 руб.). По возвращении из командировки им был представлен авансовый отчет, который директор утвердил 13 ноября. Бухгалтер произвёл начисление НДФЛ 30.11.2017: (2000 руб. - 700 руб.) × 13% × 4 = 676 руб., а также начисление страховых взносов: база для их расчёта (2000 руб. - 700 руб.) × 4 = 5200 руб.

День выплаты заработной платы в компании установлен 5 числа. Напомним, что в общем случае срок уплаты НДФЛ - не позднее рабочего дня, следующего за днём фактического перечисления заработной платы, а для страховых взносов - 15-е число месяца, следующего за месяцем начисления. Проиллюстрируем ситуацию проводками:

03.11.2017 Дебет 71 Кредит 51 - 8000 руб. (выплата суточных на карту);

13.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 71 - 8000 руб. (утвержден авансовый отчет в части суточных);

30.11.2017 Дебет 70 Кредит 68 - 676 руб. (начислен НДФЛ со сверхнормативных выплат);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.01 - 150,80 руб. (начислены взносы на социальное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.02 - 1040 руб. (начислены взносы на обязательное пенсионное страхование с превышающих лимит суточных);

30.11.2017 Дебет 20 (26, 44) Кредит 69.03 - 265,20 руб. (начислены взносы на обязательное медицинское страхование с превышающих лимит суточных);

05.12.2017 Дебет 68 Кредит 51 - 676 руб. (уплачен НДФЛ со сверхнормативных суточных в бюджет);

15.12.2017 Дебет 69 Кредит 51 - 1560 руб. (уплачены страховые взносы с сумм превышения норм суточных в ФНС).

При перемещениях в командировке работники нередко прибегают к услугам служб такси. Однако при проверках к таким расходам в налоговом учёте контролёры относятся с особым вниманием, да и с обоснованием производственной необходимости таких затрат возникают сложности.

Затраты на такси относятся к группе расходов на проезд, и, поскольку Налоговым кодексом не конкретизированы виды транспорта, которые может использовать командированный для проезда к месту работы и обратно, их можно учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией при условии надлежащего документального оформления.

Корректным подтверждением таких расходов может служить чек ККМ либо квитанция, содержащая обязательные реквизиты:

  • наименование, серия, номер документа;
  • наименование фрахтовщика;
  • дата выписки;
  • стоимость услуги по перевозке;
  • ФИО и личная подпись уполномоченного лица.

Также безопаснее запросить у сотрудника пояснения в письменном виде о причинах необходимости использования такси: такими могут быть, например, ранний рейс, неудобное расположение офиса относительно места проживания (трудно добраться городским транспортом) либо необходимость присутствия на рабочем месте в ночное время.

Нередко коммерческая организация принимает решение возместить сотруднику ряд прочих расходов, понесённых во время поездки по долгу службы. К прочим возможным расходам при командировках относят следующие:

  • на услуги связи (мобильной, интернет);
  • на оформление загранпаспорта, визы;
  • на банковские комиссии при обмене валюты;
  • на услуги VIP-залов на вокзалах и в аэропортах.

В тех случаях, когда такие расходы были понесены работником и документально подтверждены, эти суммы не будут облагаться НДФЛ и взносами. Если же документы сотрудник не представил, компенсировать эти расходы организация может, однако освобождаются они от НДФЛ и страховых взносов только в рамках установленных НК РФ норм. Не подтвержденные документально затраты для целей расчета налога на прибыль учесть нельзя.

Общий порядок обложения НДФЛ командировочных расходов

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
В силу ст. 166 ТК РФ под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Трудовым кодексом установлены случаи возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание:
- при направлении работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ);
- при возмещении расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ);
- при осуществлении работы вахтовым методом (ст. 297 ТК РФ).
В указанных случаях суммы возмещения работодателем работнику расходов на проезд и проживание освобождаются от обложения НДФЛ.
При возмещении работодателем работнику обозначенных расходов в иных случаях, не установленных Трудовым кодексом, данные суммы подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (Письмо Минфина России от 26.09.2014 N 03-04-06/48396).
Положениями ст. 217 НК РФ предусмотрено, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются:
- суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке;
- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, оплату услуг связи, получение и регистрацию служебного заграничного паспорта, получение виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;
- расходы на наем жилого помещения. При непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам работодателей, не относящихся к государственным и муниципальным органам и учреждениям, органам местного самоуправления, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание! С 8 января 2015 г. упразднены командировочные удостоверения, служебные задания и отчет о выполненной работе в командировке (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 "О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации"). Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Из дословного прочтения приведенных норм следует, что в соответствии со ст. 217 НК РФ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, признаются доходами, которые в силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению.
В отношении компенсационных выплат, связанных с возмещением командировочных расходов, следует иметь в виду, что согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ указанные выплаты, за исключением суточных, освобождаются от налогообложения в пределах фактически произведенных и документально подтвержденных целевых расходов на проезд до места назначения и обратно, расходов на наем жилого помещения и др.
Иными словами, в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ только суточные не требуют документального подтверждения их использования. В отношении выплат, компенсирующих все остальные расходы налогоплательщика, связанные с командировкой, для их освобождения от налогообложения требуется документальное подтверждение произведенных расходов (Письмо Минфина России от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).
Отметим, что если работник направляется для участия в каких-либо мероприятиях, не связанных с выполнением им трудовых обязанностей, то эта поездка не будет являться командировкой в понимании Трудового кодекса.
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им и в денежной, и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
Доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, поименованы в ст. 217 НК РФ.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов.
С учетом того, что в рассматриваемой ситуации работники направляются для участия в мероприятиях, не связанных с выполнением ими трудовых обязанностей, названные поездки не являются командировками и, соответственно, расходы, связанные с участием работников в данных мероприятиях, не являются командировочными расходами.
Следовательно, оплата организацией расходов работника, возникших в результате участия в мероприятиях, не связанных с выполнением трудовых обязанностей, на основании положений ст. 211 НК РФ является доходом работника, полученным в натуральной форме, и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (Письмо ФНС России от 05.03.2014 N БС-4-11/4032@).
Рассмотрим разные виды командировочных расходов и их обложение НДФЛ.

НДФЛ и суточные

Порядок и размеры возмещения суточных, связанных со служебными командировками, работникам устанавливаются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Размер суточных может быть любой.
При этом установлено, что не облагаются НДФЛ только суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Соответственно, если размер суточных превышает установленные значения, то разницу между установленным размером суточных и 700 руб. (2500 руб. в загранкомандировке) надо обложить НДФЛ.
Командировки на территории Республики Крым и Севастополя. В 2014 г. изменился порядок обложения НДФЛ суточных при направлении работников в Республику Крым и город федерального значения Севастополь. Разъяснения о том, как же облагать суточные НДФЛ в 2014 г. и далее, дали представители ФНС и Минфина (Письма ФНС России от 04.08.2014 N БС-4-11/15175@, Минфина России от 24.07.2014 N 03-04-06/36482).
В соответствии со ст. 2 Федерального конституционного закона от 21.03.2014 N 6-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов - Республики Крым и города федерального значения Севастополя" в составе РФ образованы новые субъекты - Республика Крым и город федерального значения Севастополь.
В силу Федерального закона от 21.03.2014 N 36-ФЗ "О ратификации Договора между Российской Федерацией и Республикой Крым о принятии в Российскую Федерацию Республики Крым и образовании в составе Российской Федерации новых субъектов" Республика Крым принята в состав РФ с 18.03.2014.
Таким образом, при направлении сотрудников организации в командировки на территории РФ, включая новые субъекты РФ - Республику Крым и город федерального значения Севастополь, - выплачиваемые обозначенным сотрудникам суточные освобождаются от обложения НДФЛ в пределах 700 руб.
Например, в доход, подлежащий обложению НДФЛ, сотрудников организации, командированных в апреле 2014 г. в Республику Крым, на основании абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ не включаются суточные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке в Республике Крым. Если суточные выплачиваются в размере более 700 руб. в день, то разница между суммой фактически выплаченных суточных и 700 руб. за каждый день облагается НДФЛ.
Однодневные командировки. Сегодня не потерял своей актуальности вопрос об однодневных командировках, точнее, о том, можно ли выплачивать суточные работнику, если срок командировки равен одному дню.
Напомним, что поворотным моментом в решении данного вопроса стало Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12. Судьи пришли к выводу, что суточные выплачиваются работникам при направлении их в командировку для исполнения трудовых функций вне места постоянной работы на срок не менее суток и предназначены для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При направлении работников в однодневную командировку, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются, а произведенные выплаты не являются суточными исходя из определения, содержащегося в трудовом законодательстве.
Согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Применительно к положениям указанной нормы размер выплачиваемого работодателем при однодневных командировках возмещения, не включаемого в подлежащий налогообложению доход, также ограничен суммой 700 руб.
Соответственно, если работнику, направляемому в однодневную командировку, выплачиваются денежные средства для компенсации расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, то выплаченные суммы не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.
Итак, если работнику выплачиваются указанные денежные средства, встает вопрос о том, надо ли их облагать НДФЛ. Позиция представителей Минфина по данному вопросу следующая.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, включая возмещение командировочных расходов. При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
При направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ (Письма Минфина России N 03-04-07/6189, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916).
Суточные в иностранной валюте. Как облагать НДФЛ суточные по загранкомандировке, если они выплачены в иностранной валюте?
Размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, установленные п. 3 ст. 217 НК РФ, - не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке - применяются ко всем суточным, выплачиваемым работникам.
Пунктом 5 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что доходы (расходы, принимаемые к вычету) налогоплательщика, выраженные (номинированные) в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу Банка России, установленному на дату фактического получения указанных доходов (дату фактического осуществления расходов).
Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией - налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника.
Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета (Письмо Минфина России от 29.12.2014 N 03-04-06/68074). Затем полученная цифра сравнивается с установленным значением 2500 руб. за каждый день командировки за пределы РФ.

НДФЛ и оплата проезда

Согласно нормам, установленным ст. 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Получается, что работник обязан документально подтвердить расходы на оплату проезда к месту командировки и обратно. Фактически произведенные расходы на проезд не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ.
Если затраты на проезд документально не подтверждены, то они не компенсируются. Если же работодатель принимает решение о компенсации расходов на проезд в командировке, не подтвержденных документально, то эти выплаты облагаются НДФЛ в общем порядке.
Дата проездного документа не соответствует дате начала или дате окончания командировки, указанной в приказе. Часто возникает вопрос о том, надо ли удерживать НДФЛ с суммы возмещения работнику стоимости проезда от места командировки к месту работы и наоборот, если он остается на выходные (праздничные) дни в месте командировки или выезжает в командировку не в день, обозначенный в приказе, а в один из предшествующих ему выходных или праздничных дней или вечером после окончания работы в предшествующий командировке день.
В абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.
В соответствии со ст. ст. 106 и 107 ТК РФ выходные дни и нерабочие праздничные дни - это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
При этом согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка представляет собой поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
Таким образом, если работник убывает в командировку ранее даты, указанной в приказе о командировании (возвращается из командировки позднее установленной даты), оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о командировании (например, в случае если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. В этой ситуации оплата организацией за сотрудника обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, согласно пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, признается его доходом, полученным в натуральной форме. Стоимость указанного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ. Если же, например, работник остается в месте командирования, используя выходные или нерабочие праздничные дни, оплата организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы не приведет к возникновению у него экономической выгоды.
Аналогичный подход используется в случае выезда работника к месту командировки до даты ее начала (Письма Минфина России от 20.06.2014 N 03-03-РЗ/29687, от 30.07.2014 N 03-04-06/37503).
Таким образом, если дата проездного документа не соответствует дате начала или дате окончания командировки, указанной в приказе, то необходимо разграничивать два случая:
- когда работник с разрешения руководителя организации остается в месте командирования, используя выходные дни, либо выезжает к месту командировки в выходные дни, предшествующие дате начала командировки, оплата организацией проезда к месту командировки и обратно не приводит к возникновению у работника экономической выгоды и объект обложения НДФЛ не возникает;
- если работник пребывает в месте командировки значительно больше срока командирования, то у него возникает экономическая выгода в виде оплаты организацией проезда от места проведения свободного от работы времени до места работы. Стоимость названного билета подлежит обложению НДФЛ в полном объеме в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.
Разъездной характер работы. В случае если работа сотрудников организации по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения указанных расходов следует учитывать, что согласно ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения названных расходов могут также устанавливаться трудовым договором (Письмо Минфина России от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482).
Отметим, что Трудовой кодекс не содержит понятия разъездного характера работы и не указывает на конкретные трудовые обязанности, при исполнении которых работа может считаться разъездной.
Соответственно, выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

НДФЛ и плата за наем помещения

Порядок возмещения расходов на наем жилого помещения в командировках практически аналогичен компенсации расходов на оплату проезда - фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на наем помещения не являются доходом работника и не облагаются НДФЛ. Однако установлено, что при непредставлении налогоплательщиком документов, подтверждающих оплату расходов на наем жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Это означает, что если документы по найму помещения есть, то оплачивается фактически затраченная сумма. Без подтверждающих документов работнику может быть компенсировано не более установленной суммы (700 и 2500 руб. соответственно), которая не облагается НДФЛ.
На практике применение данных норм особых трудностей не вызывает. Вопросы возникают по возмещению расходов на наем жилья, связанных со служебными поездками работников с разъездным характером работы.

Отметим, что на основании ст. 57 ТК РФ в трудовой договор обязательно должны быть включены условия о разъездном характере работы работника.
В соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками, в том числе расходы на наем жилого помещения.
Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками вышеуказанных работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения названных расходов могут тоже устанавливаться трудовым договором.
При этом Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Данные компенсации, согласно ст. 129 разд. VI "Оплата и нормирование труда" ТК РФ, являются элементами оплаты труда.
Второй вид компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ, в силу которой под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением трудовых обязанностей.

Таким образом, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей.
На основании п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Из приведенных норм следует: если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, в том числе расходов на наем жилья, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письма Минфина России от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 15.09.2014 N 03-03-06/4/46131).
Вместе с тем отметим, что компенсируемые организацией сотруднику суммы расходов на аренду квартиры в месте нахождения организации, не связанные с разъездным характером работы, признаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ.

Действующим законодательством определен порядок возмещения командировочных расходов работникам, направляемым в служебные командировки.
Налоговым кодексом установлено, что не подлежат обложению НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на наем жилого помещения и суточные в пределах норм. При этом без подтверждающих документов не облагаются НДФЛ суммы оплаты расходов на наем жилого помещения также в установленных суммах.
Представители Минфина и ФНС последовательно дают разъяснения о практическом применении установленных правил обложения НДФЛ компенсационных выплат по командировочным расходам.