Главная / Ликвидация бизнеса

Почти всё о представительских расходах. Учет представительских расходов: все официально

Представительские расходы – это та часть расходов организации, при проверке который налоговые инспекторы действуют особенно тщательно, поэтому организации важно правильно оформить документы и подтвердить, что понесенные траты были именно представительскими. В статье расскажем про представительские расходы при налоге на прибыль, дадим примеры расчета.

Что такое представительские расходы

Для установления контракта с контрагентом иногда недостаточно телефонных переговоров. Так, обсуждение совместных идей, проектов и начинаний можно проводить не только в офисе, но и в более неформальной обстановке, например, за ужином в ресторане. Такие неформальные встречи положительно сказываются на деловых отношениях между сторонами и нередко приводят к заключению крупных контрактов и выгодных сделок.

Итак, давайте обратимся к Налоговому кодексу РФ. Согласно ст. 264 представительские траты организации относятся к прочим расходам, связанным с реализацией и производством и относящиеся к организации официальных приемов и обслуживанием представителей других организаций для проведения переговоров. Также согласно все той же статьи к представительским расходам относятся:

затраты, понесенные на переговоры с представителями юридических лиц, а также с клиентами, которые являются физическими лицами (причем они могут работать в вашей организации);
затраты, понесенные на организацию каких-либо официальных встреч и переговоров внутри организации (например, на организацию собрания директоров или членов правления компании).

Давайте рассмотрим что относится к представительским расходам более подробно.

Нормирование представительских трат

Стоит помнить о таком параметре, как нормирование. Представительские расходы учитываются в прочих расходах и не могут превышать 4% от суммы, которая была потрачена на оплату труда персоналу за отчетный период, в котором было проведено мероприятие, на которое расходы были понесены. Это правило регламентируется той же ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Норматив возрастает по мере того, как возрастают траты на оплату труда в течение года. Например, если в первом квартиле вы можете потратить только 4% от суммы, которая ушла на оплату труда работников за этот отчетный период, то в конце года вы уже можете потратить 4% от той суммы, которая была уплачена работникам за весь год (конечно, если до этого сумма не была растрачена на представительские траты в других отчетных периодах в течение года).

Что не относится к представительским расходам

Часто организации неправильно учитывают представительские траты, что ведет к неприятностям с налоговой службой, поэтому следует остановиться на пункте о том, что не относится к представительским расходам более подробно.

Наименование расходов	Разъяснение
Расходы на развлечения и отдых	Согласно разъяснениям Министерства финансов РФ, расходы на развлечения и отдых, как правило, организация несет уже после официальной обязательной части мероприятия, т. е. они имеют меньшее значения для успеха переговоров и поэтому не могут быть отнесены к представительским. Такими расходами считаются оплата гонорара приглашенных артистов, оплата фуршета и проч.
Расходы на покупку билетов	Министерство финансов РФ относится покупку билетов на какое-то мероприятие, на котором будут присутствовать обе стороны, к расходам на развлечения и поэтому эти затраты также не могут быть отнесены к представительским.
Расходы на оплату проживания и проезда	К сожалению, организация не может учесть в представительских расходах оплату проезда и жилья представителям организации-контрагента. Данное правило регламентируется Налоговым кодексом и не может быть нарушено.
Расходы на подарки и сувениры	Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ траты на подарки и сувениры также не могут быть включены в состав представительских, т. к. относятся к развлечениям.

Как оформить траты документально

Для того чтобы подтвердить представительские траты необходимы первичные документы, связанные с этим видов затрат. Однако для подтверждения представительских расходов одних первичных документов будет мало: необходимо также составить отчет о мероприятии, который в обязательно порядке должен быть подписан руководителем организации.

В отчете о мероприятии должны быть указаны:

дата и место, где было проведено мероприятие;
примерная программа мероприятия;
участники (как с принимающей стороны, так и с приглашенной);
смета расходной части мероприятия.

Если мероприятие оказалось действенным в результате него были заключены какие-либо договоры, либо подписаны какие-либо соглашения, то это также необходимо отразить в отчете.

Кроме отчета следует подготовить приказ руководителя организации о проведении мероприятия, а также отдельную смену по именно представительским расходам компании.

Бухгалтерский учет расходов

Если говорить о счетах, то такой вид затрат отражается в бухгалтерском учете следующим образом:

Пример учета расходов

Давайте остановимся на учете более подробно. Например, в первом квартале 2017 года организация понесла представительских расходов на 40 тыс. руб., во втором квартале такого вида расходов не было. Затраты, связанные с заработной платой работникам составили 600 тыс. рублей в первом квартале и 700 тыс. рублей во втором.

В первом квартале согласно нормативу можно учесть только 4% от 600 тыс. рублей, т. е. 24 тыс. рублей. Остальную сумму, а именно 16 тыс. рублей придется учесть для цели налогообложения дохода в первом полугодии.

Налоговый учет представительских расходов

Как вы уже поняли, все, что связано с налоговым учетом представительских расходов, можно узнать и ст. 364 Налогового кодекса РФ. Если вы показываете представительские траты, то будьте готовы к тому, что у налоговых органов могут возникнуть сомнения о том, нужны ли они были и поэтому обязательно подготовьте все документы, которые были перечислены выше. При устных переговорах с налоговыми органами обязательно упомяните о том, что переговоры принесли результаты и организации, которые участвовали в мероприятии, обязательно будут взаимовыгодно сотрудничать.

В качестве устного обоснования необходимости проведения мероприятия и расходов можно упомянуть следующие цели, которые ваша организация возможно преследовала:

переговоры были совершены для того чтобы обсудить вопросы, касающиеся сотрудничества и дальнейшей работы контрагентов;
переговоры затронули продление контрактов и согласование условий, на которые они будут продлены;
во время переговоров успешно прошло согласование предстоящих договоров и сделок.

Официально Налоговый кодекс РФ не налагает запрета на какие-либо цели, которые были преследуемы при проведении переговоров, однако, если вы упустите тот факт, что мероприятие привело к достижению каких-либо положительных результатов по сотрудничеству, налоговая инспекция в праве оспорить целесообразность таких затрат. В таком случае организации придется пытаться поспорить с налоговой уже в суде.

Статистика показывает, что более половины исков налоговой службы к организациям, чьи представительские траты ей показались необоснованными, закачиваются выигрышем компании, а не налоговой инспекции.

Согласно ст. 264 Налогового кодекса РФ мероприятие, на которое компания понесла траты, может быть приурочено к какому-либо событию, либо празднику, причем обоснованность такого мероприятия, а также расходов на его, никак не падает.

Представительские расходы и судебное оформление

Суд и представительские траты – это достаточно частый случай в юриспруденции. Известны прецеденты, когда к рассматриваемым нами затратам были отнесены даже траты, которые были совершены на основании контракта об услугах консультирования.

Каждый случай индивидуален. Так, на практике не редки случаи того, что суд признает представительскими расходам и затраты на организацию перевозки журналистов (если мероприятие крупное и значимое для региона), тогда как налоговая служба категорически отрицала возможность того, что ни траты могут быть отнесены к представительским.

Позиция налоговой службы также известна по отношению к тем расходам, которые несет организация на оплату проживания приглашенных гостей. Налоговая инспекция руководствует в первую очередь Налоговым кодексом, который категорически не относит такую расходную часть к представительским затратам, однако, суд может принять другое решение. Например, значение слова «обслуживание», употребленного для описания рассматриваемых затрат можно истолковать по-разному, чем и пользуются компании, отвечая на судебный иск.

Итак, представительские расходы – это затраты, прежде всего, на обслуживание мероприятия, основная цель которого – это установление партнерских отношений с контрагентами, а именно обсуждение вопросов о текущей работе, обсуждение моментов, касающихся долгосрочных и краткосрочных планов обеих компаний.

Такой вид расходов должен быть тщательно задокументирован и помимо первичных документов необходимо предоставить в налоговую службу отчет о мероприятии, приказ о его проведении, а также смету как общих расходов, так и расходов, которые компания готова назвать представительскими.

Рейтинг 5 часто задаваемых вопросов

Вопрос №1. Как отчитываться за представительские расходы? В наличии только чеки – будет ли их достаточно?

В Налоговом кодексе отсутствует перечень документов, которые необходимы для отчетности, однако, на практике налоговая инспекция чаще всего требует приказ о проведении мероприятия, отчет, а также смету.

Вопрос №2. Входят ли такие представительские траты в себестоимость продукта?

Нет, не входят.

Вопрос №3 . Учреждения могут принять собственный акт о том, что именно относится к представительским затратам.

Да, могут. Такой акт, как правило, принимается один раз в год и может быть оспорен налоговой инспекцией.

Вопрос №4. Ансамбль от нашей организации ездил на конкурс, естественно расходов оказалось немало. Можно ли хоть какую-нибудь часть списать на представительские траты?

Так, нельзя, т. к. вы не организатор, а участник.

Вопрос №5. Принимали делегацию из другой страны, оплачивали проезд и проживание. Вышла кругленькая сумма. Можно ли списать это на представительские расходы?

Согласно налоговому законодательству нет, однако, вы можете это сделать и если налоговая подаст на вашу организацию иск, оспорить решение в суде. На практике известны случаи когда суд относил расходы на проживание делегаций к представительским, если по итогу мероприятия были достигнуты значимые договорённости.

Представительские расходы - расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.

Состав представительских расходов

Для целей налогообложения прибыли в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением (п. 2 ст. 264 НК РФ):

переговоров с представителями других компаний и клиентами - физическими лицами. Это могут быть как уже работающие с вашей организацией контрагенты, так и потенциальные;

заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) вашей организации.

К таким расходам относятся, в частности, затраты:

на организацию официального приема (завтрака, обеда, иного аналогичного мероприятия) или заседания, проводимого как на территории вашей организации, так и за ее пределами, например в ресторане. При этом в расходы включается и стоимость алкогольных напитков;

по доставке участников к месту проведения представительского мероприятия и обратно;

на буфетное обслуживание во время мероприятия;

на услуги переводчиков во время мероприятия.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Документальное оформление представительских расходов

Для подтверждения представительских расходов, кроме обычных первичных документов, подтверждающих затраты (накладные, акты и т.п.), обязательно надо оформить отчет о проведенном мероприятии, утвержденный руководителем организации.

В таком отчете должны быть указаны:

время и место проведения мероприятия;

программа мероприятия;

состав участников (приглашенных и принимающей стороны);

величина расходов на организацию мероприятия.

Если в результате проведения мероприятия заключены какие-либо договоры, это тоже надо отразить в отчете.

Этот отчет будет доказательством того, что произведенные расходы непосредственно связаны с проведением представительского мероприятия.

Помимо отчета лучше иметь еще два документа:

приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятия. В нем надо указать цель проведения мероприятия и работников организации, которые должны в нем участвовать;

смету расходов на проведение мероприятия, утвержденную руководителем организации.

Представительские расходы и

Согласно пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ организации вправе включить представительские расходы в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Нормирование представительских расходов

Представительские расходы учитываются в прочих расходах в пределах норматива - 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в котором проведено представительское мероприятие (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, размер норматива в течение года увеличивается вместе с увеличением расходов на оплату труда.

Поэтому, например затраты на проведение представительского мероприятия, не учтенные в расходах по нормативу I квартала, можно включить в расходы в следующих отчетных периодах по налогу на прибыль этого же года или по его итогам.

Бухгалтерский учет представительских расходов

В бухгалтерском учете, в отличие от налогового учета, представительские расходы не подлежат нормированию и принимаются в полной сумме.

Затраты на представительские мероприятия отражаются в составе общехозяйственных расходов или расходов на продажи, в зависимости от специфики деятельности организации, в корреспонденции со счетами учета расчетов или материальных ценностей и отражаются следующими проводками:

Представительские расходы: подробности для бухгалтера

Что именно относится к представительским расходам?
Произведенные расходы. Всем знакомо понятие «представительские расходы». При ведении бухгалтерского учета редко... попадают под классификацию «представительские» Состав представительских расходов определяется Налоговым кодексом РФ. Согласно... частой ошибкой является включение в представительские расходы: организацию «культурной» программы (посещение театра... обслуживание 26 «Общехозяйственные расходы» субсчет «Представительские расходы» 76 «Расчеты с транспортной организацией...
Представительские расходы на покупку спиртных напитков: учет и налогообложение
Иного руководящего органа налогоплательщика. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального... налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают. Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода...) поддержания взаимного сотрудничества, в состав представительских расходов, но только в пределах, обусловленных... материалами: - Энциклопедия решений. Учет представительских расходов; - Энциклопедия решений. Представительские расходы в целях налогообложения прибыли...
Представительские расходы: гражданские, административные и уголовные риски
Возникают в связи с осуществлением представительских расходов. В рамках развития бизнеса и... связи с осуществлением представительских расходов. Гражданско-правовые риски несения представительских расходов В соответствии с... тем, что у компании, несущей представительские расходы, отсутствует намерение одарить клиентов. Организовывая... критериев к ситуациям несения компанией представительских расходов должны быть аналогичны выводам о...
Отражение подарков сотрудникам, партнерам и клиентам в бухгалтерском учете
В судебных решениях. Однако представительские расходы учитываются при определении налоговой базы... подтверждены. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, являются: 1) приказ руководителя... нем участвовать); 2) смета представительских расходов (там должна фигурировать цена сувенирной... списание; 4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с... ; 5) отчет по произведенным представительским расходам. В нем должны найти отражение...
Bentley, лобстеры и Стас Михайлов: как обосновать «скромные» расходы?
Ст.264 НК РФ к представительским расходам относятся затраты, связанные с: официальным... личные встречи не учитывается как представительские расходы. Возмещение директору его личных расходов...

Представительские расходы – это нормируемые расходы. Рассчитывая налог на прибыль, организация должна соблюдать лимит представительских расходов. Можно учесть не больше четырех процентов от расходов на оплату труда за налоговый период.

Так как доходы и расходы подсчитываются нарастающим итогом за год, то бухгалтер должен пересчитать каждый отчетный период, не выходит ли сумма представительских расходов, учтенная для целей налогообложения прибыли, за рамки установленной нормы. Если предприятие платит авансовые платежи ежемесячно, то делать это нужно ежемесячно, а если ежеквартально, то и проверять нормируемые расходы на соответствие лимиту нужно ежеквартально.

В связи с тем, что в бухгалтерском учете сумма представительских расходов будет больше, чем в налоговом учете, у налогоплательщика возникает постоянная разница, согласно пункту 4 ПБУ 18/02. Её можно учесть отдельно, в регистрах аналитического учета, тогда сумма представительских целиком отражается на синтетическом счете, открывать обособленные субсчета не надо. А можно открыть к счету учета затрат два отдельных субсчета, например «Расходы, учитываемые в целях налогообложения» и «Расходы, не учитываемые в целях налогообложения» и учитывать постоянную разницу на них.

Возникшая в течение года постоянная разница может быть уменьшена или списана совсем, если в последующие периоды сумма представительских расходов уложится в норматив.

К налоговому учету такие затраты в пределах установленного лимита принимаются на основании первичных документов, по которым они были приняты к бухучету.

В тех случаях, когда лимит представительских расходов в бухучете превышен по сравнению с налоговым учетом, бухгалтеру нужно составить еще один документ – бухгалтерскую справку. В этом документе необходимо рассчитать сумму, которая будет учтена в налоговой базе для расчёта налога на прибыль.

ООО «Колосок» платит авансовые платежи ежемесячно, исходя из фактической прибыли. Величину представительских расходов надо рассчитывать так же ежемесячно.

Сумма представительских расходов, отраженная в бухгалтерском учете за 11 месяцев 2012 года, равна 15 600 руб. (без НДС). В неё вошли затраты на организацию делового обеда и транспортное обслуживание партнеров, а так же посещение спектакля в театре, билеты в который стоили 3 600 руб. Расходы на культурное мероприятие не относятся к представительским, более того, они вообще не учитываются для расчета налога на прибыль. Поэтому ООО «Колосок» может включить в состав прочих расходов, связанных с реализацией и производством в целях налогообложения, сумму представительских расходов в размере 12 000 руб. (15 600 – 3 600). За 11 месяцев 2012 года расходы предприятия по оплате труда составили 250 000 руб.

В налоговой базе за этот период компания может учесть в составе затрат текущего периода представительские расходы в сумме 10 000 руб. (250 000 руб. х 4%).

Для того чтобы привести в соответствие данные бухгалтерского учета и налогового, бухгалтер ООО «Колосок» составил следующий расчет:

В бухгалтерском учете ООО «Колосок» были сделаны такие записи:

Дт 26-1 Кт 60, 71, 76…

– 10 000 руб. –сумма представительских расходов, учитываемая в целях налогообложения;

Дт 26-2 Кт 60, 71, 76 ….

– 5 600 руб. (2 000 + 3 600) –сумма представительских расходов, не учитываемая при расчете налога на прибыль.

Сумма расходов, потраченная на проведение культурно-развлекательного мероприятия, в размере 3 600 руб. и сумма представительских расходов, превышающих лимит, в размере 2 000 руб. (12 000 руб. – 10 000 руб.) — это постоянная разница, на основании которой рассчитывается постоянное налоговое обязательство:

Дт 99 с/сч. «ПНО»

Кт 68 с/сч. «Расчеты по налогу на прибыль»

– 1120 руб. (5 600 руб. х 20%) –сумма постоянного налогового обязательства.

В декабре 2012 года затраты на оплату труда составили 20 000 руб. Значит, за весь год затраты на оплату труда равны 270 000 руб. Представительские расходы организацией за отчетный период больше не осуществлялись и их сумма не изменилась.

Максимальная сумма представительских расходов, которую можно учесть в целях налогообложения за 2012 год, составляет 10 800 руб. (270 000 руб. х 4%). Расходы на посещение театра не включатся в состав представительских расходов при расчете налога на прибыль.

ЫЛЬ

Глава 25 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) устанавливает два возможных метода определения доходов и расходов для целей налогообложения: метод начисления и кассовый метод.

Так, при методе начисления доходы и расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они имели место независимо от фактического поступления денежных средств и (или) иного имущества. Кассовый метод, наоборот, связывает момент возникновения доходов и расходов с фактическим поступлением (выбытием) денежных средств и (или) иного имущества.

Напомним, что применение кассового метода ограничено предельным размером выручки, поэтому далеко не все налогоплательщики будут в своей деятельности применять данный метод.

В том случае, если налогоплательщик использует метод начисления, то в соответствии со статьей 318 НК РФ, в целях исчисления налога на прибыль расходы на производство и реализацию, осуществленные в отчетном периоде подразделяются на прямые и косвенные. К прямым расходам будут отнесены: материальные расходы, определяемые в соответствии со статьей 254 НК РФ, расходы на оплату труда (статья 255), ЕСН без пенсионного фонда и сумма амортизационных отчислений. Все остальные расходы, понесенные налогоплательщиком, будут представлять собой косвенные расходы. Таким образом, представительские расходы организации – это косвенные расходы. А так как сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном периоде относится в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации, следовательно, это правило, относится и к представительским расходам.

Особенностью представительских расходов является то, что данный вид расходов является нормированным в целях исчисления налога на прибыль. Так было и до момента введения главы 25 НК РФ, такой порядок сохранился и сейчас. Однако, в отношении норм представительских расходов, нужно отметить, что они претерпели значительные изменения. Для большей наглядности представим основные изменения, касающиеся представительских расходов, в виде таблицы.

		Порядок, установленный Налоговым Кодексом РФ
Состав представительских расходов	Затраты, связанные с посещением культурно-зрелищных мероприятий включаются в состав представительских расходов.	Затраты на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний участников представительского мероприятия не включаются в состав представительских расходов.
База для расчета норматива представительских расходов	Объем выручки от продажи продукции (выполнения работ, оказания услуг)	Расходы на оплату труда
Норматив представительских расходов	От 1 до 0,5% в зависимости от величины выручки	4% от расходов на оплату труда

База для расчета норматива представительских расходов установлена пунктом 2 статьи 264 НК РФ, согласно которому представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

При этом, необходимо иметь в виду, что расходы организации на оплату труда должны определяться в соответствии со статьей 255 НК РФ. Согласно указанной статье к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме: стимулирующие надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом труда и работы, премии, единовременные поощрительные выплаты, расходы по содержанию работников, предусмотренные требованиями ТК РФ и (или) коллективными договорами.

А как быть в том случае, если представительские расходы не укладываются в данные нормы? На этот вопрос дает ответ статья 270 НК РФ. Согласно пункту 44 данной статьи представительские расходы в части превышающей их размеры, установленной пунктом 2 статьи 264 НК РФ относятся к расходам, не учитываемым в целях налогообложения.

Рассмотрим на конкретном примере.

Пример 1.

(В рассматриваемом примере суммы приведены без учета налога на добавленную стоимость).

ООО «Мелена» в феврале провело переговоры с ООО «Радуга» с целью организации совместного производства мебели. Предположим, что затраты организации на проведение данных переговоров составили:

Затраты на официальный прием (обед в ресторане) – 10 000 рублей.

Транспортное обслуживание участников переговоров – 1000 рублей.

В ходе переговоров была предусмотрена культурная программа, а именно посещение местного драматического театра.

Билеты в театр – 1000 рублей.

Доставка участников в театр и обратно - 500 рублей.

Буфетное обслуживание в театре составило 1200 рублей.

Таким образом, общая сумма затрат по приему делегации у ООО «Мелена» составила 13 700 рублей.

Анализируя данные затраты организации, бухгалтер организации должен исключить из состава представительских расходов, относящихся к данной встрече, сумму, связанную с посещением театра, так как расходы, связанные с организацией развлечений, а именно: стоимость билетов в театр, доставка участников делегации в театр и буфетное обслуживание в театре, не относятся к представительским в целях налогообложения прибыли. Следовательно, сумма расходов организации, в целях налогообложения признаваемых представительскими, составит 11 000 рублей.

В 1 квартале расходы на оплату труда в ООО «Мелена» составили 235 000 рублей, следовательно, норматив представительских расходов будет равен 235 000 рублей х 4% = 9400 рублей. Норматив по величине меньше, чем сумма фактических затрат - 11 000 рублей. Следовательно, ООО «Мелена» в целях налогообложения сможет принять представительские расходы в пределах норматива (9 400 рублей), а величина 1600 рублей (11 000 рублей – 9 400 рублей) при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учтена не будет.

Окончание примера.

Необходимо отметить, что в настоящее время работа бухгалтера достаточно сложна и трудоемка, так как ведение двойного учета (бухгалтерского и налогового), которое необходимо в рамках действующего налогового законодательства, влечет за собой определенные трудности. Поэтому, как правило, бухгалтер в организации стремится организовать такую систему налогового учета, которая позволяет максимально использовать данные бухгалтерского учета. Нужно отметить, что сближение бухгалтерского и налогового учета снимает и многие вопросы, по учету требований Приказа Минфина РФ от 19 ноября 2002 года №114н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль» ПБУ 18/02. Ведь когда в организации бухгалтерская прибыль совпадает с налогооблагаемой базой по налогу на прибыль, тогда меньше в учете будет выявлено постоянных разниц, налоговых обязательств и налоговых активов.

Создавая систему налогового учета, каждая организация использует систему налоговых регистров, в которых систематизируются данные из первичных документов или из данных бухгалтерского учета, необходимых для расчета налога на прибыль. При этом каждая организация формирует налоговые регистры с учетом своих индивидуальных особенностей. В том случае, когда доходы и расходы признаются в налоговом и в бухгалтерском учете в одном отчетном периоде и в одинаковом размере, формирование отдельного налогового регистра не является необходимостью, то есть в данной ситуации организация может использовать данные бухгалтерского учета для расчета налога на прибыль. Если требования налогового учета идут в разрез с требованиями бухгалтерского законодательства, создание налогового регистра необходимо. Представительские расходы являются как раз одним из тех случаев, когда создание такого регистра обоснованно, так как в бухгалтерском учете признается вся сумма в размере фактических затрат, а для целей налогового учета данные расходы списываются в пределах норм.

Форма налогового регистра утверждается приказом о налоговой политике организации, сроки заполнения такого регистра зависят от того, какие сроки у предприятия являются отчетными. Если отчетными периодами являются квартал, полугодие, 9 месяцев, то налоговый регистр составляется ежеквартально.

Составляя регистр-расчет представительских расходов, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

а) Представительские расходы являются косвенными расходами, поэтому в налоговом регистре нет необходимости деления расходов на прямые и косвенные.

б) Представительские расходы, относящиеся к различным видам деятельности, учитываются для целей налогообложения в одинаковом порядке, поэтому распределение данных расходов по видам производственной деятельности не требуется.

Примерная форма налогового регистра-расчета представительских расходов приведена ниже.

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1, однако дополним его некоторой информацией.

Предположим, что во 2 квартале 2005 года ООО «Мелена» провело официальную встречу с представителями Германии, при этом сумма представительских расходов составила 15 000 рублей. Расходы на оплату труда с начала года в ООО «Мелена» составили 520 000 рублей.

Регистр-расчет представительских расходов

за 1 полугодие 2005 года

	Вид расхода	Оправдательный документ

	По состоянию на конец предыдущего отчетного периода (на 01.04.05) Строка 030 регистра – расчета за 1 квартал 2005 года
	Представительские расходы, осуществленные за 2 квартал 2005 года, в том числе:
03.02. 2005 года	Деловые переговоры с немецкой фирмой	Договор о сотрудничестве, акт, авансовый отчет


	Всего представительских расходов с начала года
	Сумма расходов на оплату труда с начала года
	Предельная величина представительских расходов
	Сумма представительских расходов с начала года, принимаемая для целей налогообложения (стр. 030, если строка 050 меньше суммы, указанной по строке 030, строка 050, если сумма по строке 030 больше суммы, указанной по строке 050)
	Сумма представительских расходов, принятая в качестве расходов в 1 квартале 2005 года
	Сумма представительских расходов, принимаемая в качестве расходов в 2 квартале 2005 года

Подпись лица, ответственного за составление налогового регистра ___________________

Таким образом, на основании данных этого налогового регистра, бухгалтер определяет из общей суммы представительских расходов, принимаемых для целей налогообложения, ту часть представительских расходов, которая принимается в качестве расходов текущего квартала.

Окончание примера.

В отношении налога на прибыль хочется еще отметить один момент. Как правило, переговоры с партнерами принято вести за обеденным столом. Иначе говоря, такие мероприятия редко обходятся без спиртного. Можно ли учесть такие расходы на алкоголь в составе представительских?

Обратимся к письму Минфина РФ от 19 ноября 2004 года № 03-03-01-04/2/30. Согласно разъяснениям Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4 процентов от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговой) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (сделок).

При этом статья 5 Гражданского кодекса Российской Федерации под обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано ли оно в каком-либо документе.

Для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных договоров организация должна проводить разного рода приемы. Затраты на такие мероприятия принято называть представительскими расходами.

БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ

В настоящее время в нормативных актах не содержится определения представительских расходов. Его можно отыскать только в Письме Минфина РФ от 06.10.1992 № 94, где оно выглядит так:
«Представительские расходы — это затраты организации, связанные с ее коммерческой деятельностью, по приему и обслуживанию представителей других организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации и ревизионной комиссии».

К представительским расходам Минфин РФ в указанном Письме относит следующие затраты:

связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников);
транспортное обеспечение участников приема;
посещение культурно-зрелищных мероприятий;
буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы;
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Это же определение использовалось во всех последующих документах, которые уточняли размер представительских расходов, учитываемых в себестоимости продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, в том числе и в Приказе Минфина РФ от 15.03.2000 № 26н «Нормы и нормативы на представительские расходы, ..., регулирующие размер отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей налогообложения, и порядок их применения».

Признание представительских расходов в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете не установлено никаких ограничений по видам и размерам представительских расходов. Они включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и признаются в том отчетном периоде, в котором возникли, независимо от времени фактической оплаты.

Основное требование — затраты на прием и обслуживание представителей других организаций должны быть связаны с установлением или поддержанием взаимовыгодного сотрудничества, а расходы на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета или ревизионной комиссии — с работой этих органов. Представительские расходы, понесенные организацией, в полном объеме отражаются на счетах учета затрат.

Представительские расходы могут быть учтены в составе расходов по обычном видам деятельности предприятия (п. 5 — 8 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33). В этом случае представительские расходы являются текущими и учитываются на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в корреспонденции со счетами:

60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В некоторых случаях представительские расходы могут быть отнесены на капитальные вложения, если они связаны с капитальным строительством, модернизацией, реконструкцией, приобретением основных средств или нематериальных активов. В этом случае они будут отражаться по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и включаться в первоначальную стоимость основных средств или нематериальных активов.

Представительские расходы могут быть включены в состав прочих операционных расходов, если они связаны с продажей основных средств, нематериальных активов или ценных бумаг. В этом случае сумма указанных расходов будет списана в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 2 «Прочие расходы».

НАЛОГОВЫЙ УЧЕТ

Определение и состав представительских расходов

Согласно НК РФ к представительским относятся расходы на официальный прием и обслуживание:

представителей других организаций, которые участвуют в переговорах;
участников, которые прибыли на заседание совета директоров, правления или иного руководящего органа.

В состав представительских расходов включаются 4 вида затрат предприятия.

Расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для этих лиц, а также для официальных лиц принимающей организации, которые участвуют в приеме.
- на аренду помещения;
- на его оформление и украшение;
- на оборудование стендов, проекторов и т.д.

По мнению налоговиков, в состав расходов на проведение официального приема включаются только те расходы, которые непосредственно связаны с организацией питания. Следовательно, все остальные расходы не учитываются в составе представительских. Речь в данном случае идет о следующих расходах:

Такая позиция изложена в Письме Департамента налоговой политики Минфина РФ от 12.03.2003 № 07-02-03/29.

Расходы на транспортное обслуживание — доставка этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно.
Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров.
Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате принимающей организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Обратите внимание! Для целей налогообложения прибыли состав представительских расходов является закрытым т. е. при расчете налога на прибыль не учитываются расходы принимающей стороны:

на оплату услуг по оформлению виз, проезда железнодорожным или авиационным транспортом представителей другой организации или совета директоров;
на оплату их проживания во время проведения переговоров или заседания совета директоров в гостиницах или в арендованных квартирах.

В некоторых случаях налогоплательщикам удавалось оспорить это мнение налоговиков. Например, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 17.05.2004 № А56-21571/03 встал на сторону налогоплательщиков. Он согласился с доводами истца о том, что организация может включить в состав представительских расходов затраты по оплате проживания участников официального приема.

Также не учитываются в составе представительских расходы:

на организацию развлечения, отдыха, профилактики и лечения заболеваний;
на приобретение цветов, подарков и сувениров для участников приема (Письмо УМНС РФ по г. Москве от 22.01.2004 № 26-08/4777);
на обслуживание участников, которые прибыли на заседание ревизионной комиссии.

Поэтому те расходы, которые не указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия.

Признание представительских расходов

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

В налоговом учете представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (п. 2 ст. 264 НК РФ). Такие затраты включаются в состав косвенных расходов, которые в полном объеме уменьшают доходы от производства и реализации текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Представительские расходы, перечисленные в п. 2 ст. 264 НК РФ, включаются в состав расходов организации в целях налогообложения независимо от следующих условий:

Место проведения приема представителей других организаций или заседание совета директоров. Прием или заседание может проводиться в том месте, где расположена принимающая организация, или в любом другом месте (в другом городе, в другой стране). При этом необходимо решать вопросы безопасности участников приема и технического обеспечения встречи.
Количество участников и их состав как со стороны принимающей, так и со стороны контрагента. Организация самостоятельно определяет состав участников встречи.
Конечный результат переговоров. При этом не имеет значения, подписан или нет договор по результатам встречи. В случае спора с налоговиками судьи обычно встают на сторону налогоплательщиков (см., например, Постановление ФАС Уральского округа от 17.06.2004 № Ф09-2441/04-АК).
Цель переговоров. На официальном приеме могут решаться вопросы о реализации продукции (работ, услуг), о приобретении товаров (работ, услуг), совместной деятельности, слиянии предприятий и т.д.

Норматив представительских расходов

Представительские расходы являются нормируемыми расходами. Это значит, что при расчете налога на прибыль за отчетный (налоговый) период Вы можете учесть эти расходы в размере, не превышающем 4% от расходов Вашей организации на оплату труда за этот период.

Расходы и доходы при расчете налога на прибыль учитываются нарастающим итогом в течение года. Поэтому Вам необходимо пересчитывать сумму расходов, которая укладывается в установленный норматив. Делать это можно ежемесячно — если Вы уплачиваете ежемесячные авансовые платежи, или ежеквартально — если Вы перечисляете ежеквартальные авансовые платежи по налогу на прибыль.

Так как в налоговом учете нормируемые расходы учитываются не в полной сумме, то в бухгалтерском учете затраты оказываются выше, чем в налоговом. В то же время расходы, не учтенные в одном отчетном периоде, могут быть признаны в другом отчетном периоде.
Сумма сверхнормативных представительских расходов представляет собой постоянную разницу. Возникшую постоянную разницу можно учитывать как на отдельном субсчете к счетам учета затрат, так и обособленно в регистрах аналитического учета.

На основании постоянной разницы организация обязана формировать постоянные налоговые обязательства. Такое требование установлено п. 7 ПБУ 18/02, которое утверждено Приказом Минфина РФ от 19.11.2002 № 114н.
Если постоянная разница возникает в течение отчетного года, то в последующие периоды указанная сумма расходов может уложиться в установленный лимит. В этом случае начисленное постоянное налоговое обязательство необходимо уменьшить или вовсе списать.

Пример

000 «Призма» перечисляет авансовые платежи по налогу на прибыль ежемесячно, исходя из фактической прибыли.
За 11 месяцев 2004 г. расходы 000 «Призма» по оплате труда составили 200 тыс. руб. Сумма представительских расходов за этот период равна 9 тыс. руб. (без учета НДС).

При расчете налога на прибыль за этот период 000 «Призма» может учесть в составе затрат текущего отчетного периода представительские расходы в размере 8 тыс. руб. (200 000 руб. 4%).

Сумма сверхнормативных представительских расходов в размере 1 тыс. руб. (9 000 8 000) является постоянной разницей, на основании которой бухгалтер сформировал постоянное налоговое обязательство:

Д 99/субсчет «ПНО»
К 68/субсчет «Расчеты
по налогу на прибыль»:

240 руб. (1 000 руб. 24%) —
отражена сумма постоянных
налогового обязательства.

В декабре 2004 г. расходы на оплату труда составили 30 тыс. руб. Следовательно, в целом за год расходы на оплату труда равны 230 тыс. руб. Величина представительских расходов, осуществленных 000 «Призма» за отчетный период, не изменилась.
При расчете налога на прибыль в целом за 2004 г. 000 «Призма» может учесть представительские расходы в размере 9 200 руб. (230 000 руб. 4%). Значит, все представительские расходы 000 «Призма» укладываются в установленный норматив.
В бухгалтерском учете была сделана такая запись:

Д 99/субсчет «ПНО»
К 68/субсчет «Расчеты
по налогу на прибыль»:

сторнирована сумма 240 руб. —
ранее начисленного постоянного
налогового обязательства.

Как определить состав расходов на оплату труда

Состав расходов на оплату труда указан в ст. 255 НКРФ.
Если при расчете налога на прибыль Вы применяете метод начисления, то в состав расходов на оплату труда Вы включаете соответствующие суммы выплат в пользу работников, которые начислены за текущий отчетный (налоговый) период.
В случае использования кассового метода в состав расходов на оплату труда можно включить только те суммы выплат, которые фактически выплачены работникам из кассы Вашего предприятия или переведены по безналичному расчету (ст. 273 НК РФ).

Обратите внимание! Перечень расходов на оплату труда в соответствии со ст. 255 НК РФ намного шире, чем состав тех расходов, которые отражаются в бухгалтерском учете по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Например, на основании п. 16 ст. 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда включаются суммы:

Платежей (взносов) организации по договорам обязательного страхования.
Платежей (взносов) организации по договорам добровольного страхования или договорам негосударственного пенсионного обеспечения. Речь идет о договорах, которые заключены в пользу работников со страховыми организациями или негосударственными пенсионными фондами. При этом страховая организация или негосударственный пенсионный фонд должны иметь лицензию на ведение этих видов деятельности.

В бухгалтерском учете расходы на страхование отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет 1 «Расчеты по имущественному и личному страхованию».

Как составить справку о размере представительских расходов в пределах лимита

Представительские расходы в пределах установленных лимитов учитываются при расчете налога на прибыль на основании тех же первичных документов, на основании которых они были приняты к бухучету.
В том случае, если сумма представительских расходов в бухгалтерском учете превышает лимит, установленный для целей налогообложения, Вам необходимо составить еще один документ — бухгалтерскую справку. В ней нужно рассчитать сумму представительских расходов, которая может быть учтена при расчете налога на прибыль.

Учет представительских расходов в налоговых регистрах

Вы можете разработать специальный регистр для учета представительских расходов в целях налогообложения или воспользоваться регистром бухгалтерского учета, дополнив его необходимыми реквизитами (ст. 313НКРФ).
На наш взгляд, гораздо целесообразнее использовать второй вариант, т. к. дополнения будут небольшими. В бухгалтерский регистр необходимо внести:

суммы расходов на оплату труда за отчетный период;
определение предельной величины представительских расходов;
сравнение ее с фактически произведенными затратами.

Меньшая из двух величин — предельная величина представительских расходов или фактически произведенные расходы — включаются в состав прочих расходов при расчете налога на прибыль.

НДС по представительским расходам

Обычно в стоимость услуг, которые оплачивает организация при приеме представителей других организаций, входит НДС.
Сумму «входного» НДС по представительским расходам Вы можете предъявить к налоговому вычету, если выполнены условия, перечисленные в ст. 171 и 172 НК РФ:

представительские расходы приняты к бухгалтерскому учету;
на представительские расходы имеется счет-фактура, в котором указана сумма НДС;
представительские расходы оплачены, а сумма НДС выделена в платежном документе отдельной строкой;
представительские расходы относятся к деятельности, которая облагается НДС.

НДС по сверхнормативным расходам

Довольно часто перед бухгалтером встает вопрос о том, можно ли предъявить к налоговому вычету сумму «входного» НДС, которая была уплачена по сверхнормативным представительским расходам?
Официальная позиция Минфина РФ изложена в Письме от 09.11.2004 № 03-04-11/201 «Об НДС по рекламным расходам». Так как рекламные расходы также являются нормируемыми, следовательно, мнение Минфина в отношении «сверхнормативного» НДС можно распространить и на представительские расходы.

Возместить «входной» НДС по нормируемым расходам можно только в том размере, который соответствует сумме представительских расходов, которая, в свою очередь, укладывается в норматив (п. 7 ст. 171 НК РФ), т. е. в ту часть расходов, которая учитывается при расчете налога на прибыль. НДС, который приходится на сверхнормативные расходы, по мнению Минфина РФ нельзя ни предъявить к налоговому вычету, ни учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль. При этом специалисты финансового ведомства ссылаются на п. 49 ст. 270 НК РФ.

В бухгалтерском учете сумму «входного» НДС по сверхнормативным представительским расходам можно включить в состав расходов в том же месяце, в котором были учтены нормируемые расходы. Как правило, указанная сумма НДС списывается со счета 19 в дебет того же счета, на котором были учтены представительские расходы.
На наш взгляд, это не совсем верно.

Дело в том, что суммы «входного» НДС могут включаться в расходы на производство и реализацию товаров (работ, услуг) только в определенных случаях (п. 2 ст. 170 НК РФ), например:

представительские расходы относятся к деятельности организации, которая не облагается НДС;
организация не является плательщиком НДС;
товары (работы, услуги) организация реализует за пределами РФ;
представительские расходы относятся к операциям, которые не являются объектом обложения налогом на добавленную стоимость.

Таким образом, среди перечисленных случаев не указан такой, который относился бы к «входному» НДС по сверхнормативным расходам. Следовательно, эту сумму НДС нельзя отнести на затраты, связанные с производством и реализацией, или включить в первоначальную стоимость основного средства или нематериального актива.
Гораздо правильнее учитывать сумму «входного» НДС по сверхнормативным расходам в составе внереализационных расходов предприятия на субсчете 91 —2 «Прочие расходы».

В бухгалтерском учете предприятие может:

распределять общехозяйственные расходы между различными видами деятельности пропорционально прямым затратам, заработной плате производственных рабочих, расходам на содержание оборудование и т.д.;
полностью списывать их в конце каждого месяца в дебет счета 90 субсчет «Управленческие расходы».

Главное — нужно указать выбранный способ в учетной политике.
Однако входной НДС, которые относится к этим расходам, можно распределять только пропорционально удельному весу продажной стоимости облагаемой и необлагаемой продукции в общей стоимости отгруженных товаров.
В налоговом учете сумма НДС, не принятая к вычету, учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции (ст. 264 НК РФ).

Пример

Медицинский центр 000 «Силуэт» оказывает населению медицинские и косметические услуги. Медицинские услуги не облагаются НДС (подп. 2 п. 2 ст. 149 НК РФ).

Предположим, что представительские расходы организации составили 11 800 руб., в том числе НДС — 1 800 руб.
000 «Силуэт» распределяет общехозяйственные расходы пропорционально прямым затратам. Так, на оказание медицинских услуг приходится 20% всех расходов, а на оказание косметических — 80%.
НДС организация платит ежемесячно.

В конце месяца 000 «Силуэт» должно распределить НДС по арендной плате по двум видам деятельности. Предположим, что в апреле доля выручки от оказания медицинских услуг составила 30%, а от оказания косметических услуг — 70%.
Сумма НДС по арендной плате, которая учитывается в ее стоимости, составит:
4 000 руб. 30% 1 200 руб.

Сумма НДС по арендной плате, которая принимается к вычету, составит:
4 000 руб. 1 200 руб. 2 800 руб.

В бухгалтерском учете 000 «Силуэт» делаются проводки:

Д 26 К 60:	20 тыс. руб. — отражены расходы по аренде офиса;
Д 19-2 К 60:	4 тыс. руб. — выделена сумма НДС;
Д 60 К 51:	24 тыс. руб. — перечислена арендная плата арендодателю;
Д 26 К 19-2:	1 200 руб. — часть суммы НДС включена в арендную плату;
Д 20-1 К 26:	16 тыс. руб. (20 000 руб. 80%) — часть общехозяйственных расходов включена в затраты на оказание косметических услуг;
Д 20-2 К 26:	5 200 руб. (20 000 руб. 20% 1 200 руб.) — другая часть общехозяйственных расходов включена в затраты на оказание медицинских услуг;
Д 68/субсчет «Расчеты по НДС» К 19-2:	2 800 руб. — часть суммы НДС принята к налоговому вычету.

На наш взгляд, гораздо удобнее не включать «входной» НДС по сверхнормативным представительским расходам в состав затрат в том месяце, в котором были учтены указанные расходы, а учитывать его на счете 19 до конца года.
В конце года необходимо составить справку-расчет, в которой будет указана:

сумма представительских расходов, которая была учтена при расчете налога на прибыль за год;
сумма «входного» НДС, которая может быть предъявлена к налоговому вычету в отношении представительских расходов.

На основании этой справки-расчета Вы можете списать сумму «входного» НДС по представительским расходам в пределах установленных норм с кредита счета 19 в дебет счета учета расчетов с бюджетом (68).
Сумму «входного» НДС по сверхнормативным представительским расходам следует включить в состав расходов по обычным видам деятельности.

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

Оформлению документов на представительские расходы следует уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).
Действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому Вы вправе самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
программой мероприятий, составом делегации приглашенной стороны с указанием должностей;
списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий;
порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия;
сметой представительских расходов, в которой следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов, а также определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы;
актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов, подписанным руководителем организации, в котором должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы;
отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием, что, кому и сколько вручено;
меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия, причем калькуляция должна составляться без наценки;
авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов (чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.).

Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они, за исключением авансового отчета, не имеют унифицированных форм. Поэтому эти документы Вы должны разработать самостоятельно. При этом следует учитывать, что бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Закона о бухгалтерском учете:

название документа;
дата составления;
наименование организации, от которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

дату деловой встречи или приема;
место проведения этого мероприятия;
программу мероприятий;
состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
цель проведения мероприятия;
сумму предполагаемых расходов.

Обратите внимание! Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствии с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 НК РФ.
Например, цели проведения официального приема могут быть следующие:

Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации:

в приказе на организацию официального приема;
в программе проведения встречи;
в отчете о проведенных переговорах.

Желательно, чтобы формулировка «проведение переговоров» фигурировала и в первичных документах по представительским расходам, которые Вы получите от контрагентов.
Для включения представительских расходов в состав затрат по обычным видам деятельности необходимо, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

заключенными договорами;
подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий необходимо собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные на организацию официального приема.

Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).
- товарных накладных типовой унифицированной формы № ТОРГ-12;
- накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы № ТОРГ-13.

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета на счет 10 «Материалы» субсчет «Продукты для представительских целей».

Эти продукты списываются на счета учета затрат на основании:

Указанные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.
Списание других материальных ценностей, например сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы № М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Транспортное обеспечение участников приема.
- двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
- счет на оплату транспортных услуг;
- счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
- путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.
- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор.

После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать свой собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.
- счетами;
- договорами на оказание услуг;
- заказ-счетами типовой унифицированной формы № ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы № ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 15.12.1998 № 132.
- продукция винодельческой промышленности (подкласс 91 7000);
- продукция ликеро-водочной, спиртовой, пивоваренной промышленности (подкласс 91 8000).
- сложившиеся, то есть устойчивые и достаточно определенные в своем содержании;
- широко применяемые;
- не предусмотренные законодательством;
- применяемые в какой-либо области предпринимательской деятельности.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д. Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

Что касается алкогольных напитков, то налоговые органы придерживаются в отношении них прямо противоположных мнений.
Например, в Письме УМНС РФ по Московской области от 10.03.2004 № 04-27/03000 говорится, что расходы на алкоголь не предусмотрены перечнем расходов на представительские цели, которые указаны в п. 2 ст. 264 НК РФ, и, следовательно, не учитываются при расчете налога на прибыль.

Однако НК РФ не уточняет, что понимать под расходами на завтрак, обед, ужин или буфетное обслуживание, тогда как утверждение, что в ходе этих мероприятий употребляются пищевые продукты, является бесспорным.

Согласно Общероссийскому классификатору продукции ОК 005-93, который утвержден Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 №301, к продукции пищевой промышленности (класс 91 0000) относятся также:

Специалисты МНС РФ считают, что расходы организации на алкогольную и табачную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в целях налогообложения прибыли, но только в тех размерах, которые предусмотрены обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (см. Письмо МНС РФ от 15.12.2003 № 02-5-10/127).
Аналогичной позиции придерживается и Минфин РФ (см. Письмо Минфина РФ от 09.06.2004 № 03-02-05/1/49).
Однако ни один нормативный документ в области налогообложения не дает определения понятию «обычаи делового оборота», и уж тем более не устанавливает нормы потребления алкогольных напитков во время официальных приемов.

Определение этого понятия содержится в п. 1 ст. 5ГКРФ.

«Обычаем делового оборота является сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет».
Таким образом, правила поведения превращаются в обычаи делового оборота в том случае, если обладают следующими признаками:

Соответственно, употребление алкогольных напитков на официальных приемах является обычаем делового оборота. Но к этому вопросу необходимо подходить осмотрительно, с позиции разумной достаточности.
Хотя никакой регламентации употребления алкогольной продукции налоговым законодательством не установлено, количество выпитого алкоголя, на наш взгляд, должно находиться в пределах разумных норм употребления спиртных напитков, например, не более 50—100 г водки или коньяка на одного человека, не более 0,3 — 0,5 л пива и т.д.
Вы можете разработать и утвердить нормы потребления спиртных напитков при проведении деловых переговоров в расчете на одного человека в сутки, а затем учитывать расходы на алкоголь в качестве отдельной статьи затрат на буфетное или ресторанное обслуживание по каждому официальному приему в зависимости от количества участников официального приема.

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Как учитывать представительские расходы при совмещении упрощенки и ЕНВД

В бухгалтерском учете — как обычно.
При расчете единого налога — не учитываются. При расчете ЕНВД — не имеют значения.

Утверждаю Иванов И. И.
(подпись)
Генеральный директор ООО «Смайл»
(дата утверждения)

Акт
о списании представительских расходов
на официальный прием представителей
ЗАО «Смайл» 05.01.2005 г.

Вид расходов	Дата возникновения	Сумма, включая НДС, руб.	Основание
Стоимость официального ужина в ресторане			Заказ-счет № 28 от 05.01.2005 от ООО «Харчевня трех пескарей»
Буфетное обслуживание			Чек ККМ ООО «Ашан» № 2146 от 05.01.2005
Транспортные расходы			Договор на оказание транспортных услуг № 894 от 30.12.2004, счет № 12 от 05.01.2005 от ООО «Попутчик» с приложением путевых листов»