Главная / Журналы

Что аналитические регистры бухгалтерского учета. Виды учётных регистров в бухгалтерском учёте

О регистрах синтетического и аналитического учета мы рассказывали в . В этом материале приведем перечень учетных регистров бухгалтерского учета.

Регистры бухучета

Напомним, что регистры бухгалтерского учета - это вид , предназначенных для регистрации, систематизации и накопления информации, которая содержится в первичных документах, принятых к бухучету (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Бухгалтерские регистры - это не только основа для сводного отражения информации на счетах учета. Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для составления бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета по назначению подразделяются на хронологические и систематические регистры, а по степени обобщения информации на синтетические регистры и регистры аналитического учета. К примеру, в отличие от хронологических систематические регистры бухгалтерского учета предназначены для обобщения информации об учетных объектах за определенный период, представляя сводные данные об оборотах и остатках в разрезе синтетических счетов.

Покажем, что такое регистры бухгалтерского учета на примере. Одним из наиболее распространенных регистров синтетического учета, широко применяемых бухгалтерами при составлении бухгалтерского баланса, является оборотно-сальдовая ведомость. В этом регистре за определенный период по каждому синтетическому счету приводится информация об остатке на начало периода, оборотах за период и сальдо на конец периода. Естественно, информация о сальдо и оборотах представляется раздельно по дебету и кредиту соответствующих счетов:

Счет	Сальдо на начало периода		Обороты за период		Сальдо на конец периода
Счет	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
…
99
Итого

Состав бухгалтерских регистров

Бухгалтерское законодательство предоставляет организации право самостоятельно разрабатывать формы и виды регистров бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Вопросы ведения регистров бухгалтерского учета также отданы на усмотрение организации. Так, регистры бухгалтерского учета могут вестись на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 6 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Выбор организация делает сама.

Перечень регистров бухгалтерского учета для является обязательным разделом. Виды учетных регистров бухгалтерского учета при наряду с ведомостями могут быть применены, в частности, следующие (Письмо Минфина СССР от 08.03.1960 № 63 , Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н):

Наименование регистра бухгалтерского учета	Кредитуемый счет бухгалтерского учета
	50 «Касса»
	51 «Расчетные счета»
	55 «Специальные счета в банках»
	66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»; 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
	71 «Расчеты с подотчетными лицами»
	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Авансы выданные»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», субсчет «Авансы полученные»; 68 «Расчеты по налогам и сборам»; 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»; 79 «Внутрихозяйственные расчеты»
	20 «Основное производство»; 21 «Полуфабрикаты собственного производства»; 23 «Вспомогательные производства»; 25 «Общепроизводственные расходы»; 26 «Общехозяйственные расходы»; 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»; 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; 96 «Резервы предстоящих расходов»; 97 «Расходы будущих периодов»
	40 «Выпуск продукции (работ, услуг); 41 «Товары»; 43 «Готовая продукция»; 45 «Товары отгруженные»; 46 «Выполненные этапы по незавершенным работам»; 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»; 90 «Продажи»
	86 «Целевое финансирование»
	01 «Основные средства»; 02 «Амортизация основных средств»; 80 «Уставный капитал»
	84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)»; 98 «Доходы будущих периодов»; 99 «Прибыли и убытки»
	07 «Оборудование к установке»; 08 «Вложения во внеоборотные активы»

При ведении бухгалтерского учета в специализированных бухгалтерских программах в учетной политике может предусматриваться, что регистры бухгалтерского учета ведутся в виде специальных форм в электронном виде и на бумажных носителях, в основе которых лежат регистры, предусмотренные программой. Такими регистрами, формируемыми в бумажном виде или на компьютере (с электронной подписью), могут быть Главная книга, оборотно-сальдовая ведомость.

Для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, и отражения на счетах бухгалтерского учета используются регистры бухгалтерского учета.

Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для учетных записей на основе первичных документов. Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Для уяснения сущности учетных регистров их принято классифицировать по определенным признакам, основными из которых являются внешний вид содержание и характер записей.

По внешнему виду учетные регистры представляют собой бухгалтерские книги, карточки, свободные листы, машинные носители.

Бухгалтерские книги - это таблицы, разграфленные определенным образом для регистрации фактов хозяйственной жизни (хозяйственных операций) в зависимости от специфики объектов бухгалтерского наблюдения, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, заключены в отдельный переплет; на обороте последней страницы указывается количество страниц в книге, затем проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя и печать организации. Книги, как правило, используются в качестве учетных регистров, когда перечень учитываемых объектов в организации незначителен. Однако по некоторым объектам учета (например, кассовые операции) все организации ведут учет регистрации операций в книгах (кассовая книга). Обобщение движения всех объектов бухгалтерского учета ведется в Главной книге.

Карточки - это бланки, отпечатанные в виде таблицы. Карточки можно легко сортировать, они нагляднее, удобнее, доступнее в обращении, чем книги. Внешний вид карточек может быть различным, но наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные, многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют одностороннюю форму, так как колонки дебета и кредита помещаются рядом. Такие карточки используются для учета расчетов с юридическими и физическими лицами. Наличие параллельных колонок дебета и кредита позволяет четко видеть состояние расчетов, т.е. кто, кому, за что и сколько должен.

Инвентарные карточки применяются для учета материальных ценностей. В таких карточках вводится графа «Остаток», где указывается остаток данного вида ценностей после регистрации факта хозяйственной жизни (хозяйственной операции), по приходу и расходу данного вида ценностей. В этих карточках обязательно присутствуют три графы: приход, расход и остаток. При этом каждая графа делится на две колонки: количество и сумма. Для учета материалов, сырья и т.п. в таких карточках указывается лимит (норматив) запаса, что позволяет осуществлять контроль за обеспеченностью организации этими ценностями для бесперебойной работы.

Многоколончатые карточки предназначены для учета производственных затрат в постатейном разрезе (по статьям калькуляции), связанных с выпуском продукции, выполнением работ и услуг. Совокупность данных по этим статьям позволяет исчислять себестоимость конкретных видов продукции (работ, услуг), так как эти карточки ведутся по каждому виду выпускаемой продукции, выполняемым работам, услугам.

В течение всего отчетного года карточки хранятся в специальных ящиках. Совокупность однородных по назначению карточек называется картотекой. Карточки в картотеке располагаются по номерам счетов, алфавиту, номенклатурным номерам и другим признакам. Применение особых разделителей и индикаторов (металлические пластинки с обозначением букв алфавита, обозначения счетов и т.д.) облегчает их быстрое нахождение. Карточки в основном применяются для учетной регистрации по аналитическим счетам. С целью обеспечения сохранности карточек их регистрируют в специальных регистрах, где им присваиваются порядковые номера. Это дает возможность проверять их наличие и тем самым осуществлять контроль за их сохранностью.

Свободные листы, так же как и карточки, представляют собой бланки с отпечатанными таблицами, но большие по размеру и объему отражаемой в них информации. В бухгалтерской практике это главным образом различные ведомости. Такие учетные регистры используются для обобщения однородной информации, например начисления амортизации основных средств, ведомость отгрузки (отпуска) продукции и т.п. В целях контроля за сохранностью этих видов учетных регистров их хранят в отдельных папках. Использование в качестве учетных регистров карточек и свободных листов предоставляет большие возможности для разделения труда учетных работников и заполнения их средствами вычислительной техники.

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров -- ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров.

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журнально-ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака. Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно-позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно-позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

Преимущество использования линейно-позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.

Ведение бухгалтерского учета основано на сборе и оформлении документов, фиксирующих факты и явления хозяйственной деятельности предприятия. Поэтому любая официальная бумага, поступившая в бухгалтерию, не только должна быть проверена по форме и содержанию, но и в обязательном порядке зарегистрирована и подшита для сдачи в архив. А все финансовые данные, отраженные в счетах, договорах, актах, накладных заносятся финансовым работником предприятия в специальную бухгалтерскую программу, которая автоматически их группирует в системе аналитических и синтетических счетов. Таким образом формируются сведения о движении финансовых и материальных ресурсов, фиксируется источник их поступления, а также отражается информация о дебиторской, кредиторской задолженности и об остатках имущества на счетах предприятия. Иными словами, все данные из первичных и внутренних документов предприятия заносятся в специальные счетные таблицы, которые называются учетными регистрами.

Что относится к регистрам бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета – это важные элементы бухгалтерского учета, которые помогают сохранить и упорядочить информацию, отраженную в первичных финансовых и налоговых документах. Он предназначен для систематизации хозяйственных операций на бухгалтерских счетах. Регистры могут иметь разное внешнее оформление, содержаться в специальных журналах, на листах, а также ведение реестров может осуществляться с помощью вычислительной техники. Если для ведения учетных регистров используются компьютеры, то необходимо предусмотреть, чтобы информацию можно было представить на бумажных носителях.

До 2013 года информация, которая содержалась в реестрах бухгалтерского учета на различных предприятиях, являлась коммерческой тайной. Регистры играют две основные роли в хозяйственной деятельности предприятия. Во-первых, на них отображается итоговая информация на бухгалтерских счетах. Во-вторых, благодаря данным документам формируется бухгалтерская отчетность, отображающая результаты деятельности предприятия за определенный период.

Формы регистров

До 2013 года форма реестров бухучета имела единый образец для всех субъектов хозяйственной деятельности. Соблюдение общепринятой формы являлось обязательным для всех юридических лиц. Однако на сегодняшний день все кардинально изменилось. Формы регистров бухгалтерского учета принимаются руководителями предприятий. Несмотря на серьезные изменения, в регистрах должна быть отображена определенная информация, а именно:

заголовок;
название предприятия, на котором заполняется соответствующий реестр;
период, в течение которого проводилось ведение данного реестра бухучета;
классификация учетных объектов по определенному виду;
валюта операции;
должность лиц, которые являются ответственными за ведение соответствующего реестра;
реквизиты ответственных лиц.

Классификация бухгалтерских регистров

Существуют три основные классификации регистров бухгалтерского учета. Первая классификация отображает назначение определенных реестров бухучета. Бывают:

Хронологические. События, которые имели место в хозяйственной деятельности, отображаются в хронологическом порядке с течением времени (регистрационные журналы).
Систематические . Заполнение происходит в соответствии с определенными бухгалтерскими счетами. Получается некая систематизация хозяйственной деятельности (сальдовая ведомость).
Комбинированные регистры бухучета – это регистры, которые объединяют два предыдущих вида. Использование различных способов записи операций хозяйственной деятельности делает представление более наглядным. Таким образом, запись систематических и хронологических списков носит название комбинированных и предлагает более наглядное представление информации.

Классификация учетных регистров

Реестры могут различаться по обобщению информации:

Синтетический регистр в бухгалтерском учете – это регистр, при регистрации операции в котором указывается только дата и сумма.
Аналитические. Кроме информации, которая относится к реквизитам операции, отображается определенное описание данной хозяйственной операции.

Для более полной информации, как и в случае с комбинированными регистрами, могут производить объединение синтетических регистров с аналитическими. В результате такого отображения итоги по каждому из регистров совпадают, что позволят освободить себя от дополнительной проверки правильности расчетов.

Последняя классификация реестров является по внешнему виду:

Книжное представление. Реестр имеет вид книги, листы которой подшиваются специальным образом, а также пронумеровываются. В конце ставится соответствующая печать и подписи лиц, которые являются ответственными за данный регистр.
В виде карточки. Данный регистр – это машинописная таблица.
На свободном листе. Таблица, которая так же, как и книга, впоследствии подшивается. Для регистров на свободных листах ведется специальный реестр, чтобы избежать подмен и других противоправных действий с любой стороны.
На машинном носителе. Документ электронного образца, который подтверждается специальной электронной подписью и хранится на магнитном носителе. Главным назначением является своевременная печать электронной информации на бумажных носителях.

Защита учетных реестров и исправление ошибок

Лица, которые заполняют и подписывают учетные реестры, отвечают за правильность отражения тех или иных бухгалтерских операций. Они также несут ответственность за достоверное отображение информации на счетах бухгалтерского документа. Хранение регистров должно сопровождаться надежной защитой от неправомерного доступа посторонних лиц, не имеющих соответствующих полномочий для совершения подобных действий. Несанкционированные исправления могут повлечь за собой ответственность.

Исправление ошибок же должно проходить в надлежащей форме, быть обоснованным, а также подтверждаться подписью лиц, которые вносят изменения в регистры. В конце обязательно указывается дата проведения исправление. Разглашение информации, которая содержится в реестрах и не может быть публично озвучена, несет за собой ответственность в соответствии с действующим российским законодательством.

Если вдруг была обнаружена ошибка в документе, то ответственное лицо имеет право внести свои коррективы, подтвержденные личной подписью. Элемент, который является неверным, зачеркивается одной линией для того, чтобы его можно было распознать. Сверху исправления пишется верная информация. Более того, ответственное лицо должно в регистре дать письменное разъяснение той или иной корректировке.

Пример бухгалтерского реестра

Для тех, кто хочет конкретно узнать, что такое регистры бухгалтерского учета, пример будет представлен дальше. Оборотно-сальдовая ведомость является едва ли не самым распространенным регистром в синтетическом учете. Данная ведомость имеет широкое применение при составлении учетного баланса.

Представляется информация в специальной таблице, которая делится на три блока. В первом блоке отображается остаток, который имел место на начало периода. Второй блок содержит оборот хозяйственной деятельности. В третьем блоке записывается сальдо, которое получается в конце периода. В каждом блоке данные записываются по дебету и по кредиту, в результате чего сумма по каждому столбцу должна совпадать. Тех, кого интересует вопрос, что такое учетные регистры в бухгалтерском учете на примере оборотно-сальдовой ведомости, ниже представлена таблица.

Счет	Сальдо на начало периода		Оборот за период		Сальдо на конец периода
Счет	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
01
02
…
Итог

В учетной политике, ведя бухгалтерский учет в специально разработанных программах, может учитываться тот факт, что реестры ведутся в формах специального назначения как в электронном формате, так и на бумаге, в основе которых заложены программные реестры. Регистрами, которые формируются на бумаге и в компьютере, может быть Главная книга или оборотно-сальдовая ведомость, которая была представлена выше.

Любое предприятие во время своей хозяйственной деятельности обязано применять учетные регистры согласно российскому законодательству. На основании данных документов в будущем формируется отчетность за определенный период деятельности компании. Также наличие реестров необходимо для систематизации важных данных бухгалтерского учета, в которых учитываются все хозяйственные операции данного предприятия.

Разработка форм регистров коммерческих юридических лиц ложится на административный аппарат предприятия с последующим утверждением со стороны руководителя. На основе утверждения глава компании издает приказ. На предприятиях государственной формы собственности данный аспект утверждается вышестоящим органом в лице Министерства финансов Российской Федерации.

Учетные регистры - это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

По назначению

Хронологические - регистры, в которых запись фактов хозяйственной жизни выполняется по мере их возникновения без иной систематизации (журналы регистрации, реестры и т.д.).

Систематические - регистры, в которых запись выполняется в разрезе группировочных признаков - счетов.

Записи в хронологических и систематических регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических регистров.

Комбинированные (синхронистические) - регистры, в которых выполняется как хронологическая, так и систематическая запись.

По обобщению данных

Интегрированный

Дифференцированный

Каждый регистр может рассматриваться индуктивно - от частного к общему, т.е. от первичных документов до отчетности, и/или дедуктивно - от общего к частному, т.е. от отчетности до первичных документов. В первом случае имеет место интеграция данных, во втором - их дифференциация.

По внешнему виду

Книга - разграфленный определенным образом учетный регистр, переплетенный, прошнурованный и подписанный главным бухгалтером.

Карточка - бланк, отпечатанный в виде таблицы.

Свободный лист - те же карточки, но отпечатанные на тонкой бумаге, их размер больше размера карточек. Если карточки хранятся в картотеках, то свободные листы хранятся и брошюруются в папках. Свободные листы являются компромиссом между книгами и карточками

Для карточек и свободных листов необходимо вести реестры (перечни открытых карточек и свободных листов). Основной смысл реестра в том, что их наличие не позволяет подменить карточки, а в случае утери какой-либо из них всегда легко установить, какой карточки не хватает.

Наиболее распространены три вида: контокоррентные, инвентарные и многоколончатые.

Контокоррентные - имеют одностороннюю форму, так как колонки «Дебет» и «Кредит» помещены рядом, наличие двух параллельных колонок позволяет четко видеть состояние расчетов предприятия.

Инвентарные - для учета материальных ценностей. В каждом счете присутствуют три графы: приход, расход и остаток. Каждая графа делится на две колонки: количество, сумма.

Многоколончатые - предназначены для учета фактов хозяйственной жизни с выделением в колонках их составляющих, например оплата различных расходов предприятия.

Машинные носители - отличаются технически и размещают данные не на бумажном, а, как правило, на магнитном носителе, его особенности диктуют и порядок расположения бухгалтерской информации.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления в соответствии со ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

16. Формы бухгалтерского учета .

Форма бухучета - процесс обработки учетной информации при различном сочетании регистров аналитического и синтетического учета, их взаимосвязь и последовательность записи в них.

Отличие форм БУ :

Набор учетных регистров

Система взаимодействия учетных регистров

Объединение форм БУ :

Подтверждение хозяйственных операций первичными учетными документами

Отражаются методом двойной записи на счетах бухгалтерского учёта в соответствии с планом счетов.

Выбор формы бухгалтерского учета должен быть закреплен в приказе по учетной политике предприятия.

Различают следующие формы бухгалтерского учета:

- Журнал-главная

Эта форма находит применение на предприятиях с небольшой численностью работающих и с небольшим количеством операций. Книгу может вести один бухгалтер.

Схема учета по форме Журнал-главная:

- Мемориально-ордерную

Возникла в 1928-1930 годах. Основана на раздельном ведении хронологических и систематических записей. Оформление бухгалтерских проводок производится специальными документами – мемориальными ордерами, которые составляются на основе первичных документов. Мемориальные ордера регистрируются в специальном журнале (хронологическая запись) и на их основе производятся записи на счетах главной книги (систематическая запись). За каждым мемориальным ордером закрепляют постоянный номер, что дает возможность составлять на каждую группу однородных операций лишь один ордер в месяц. По операциям, не поддающимся систематизации, и по сторнировочным операциям составляются мемориальные ордера, которые нумеруются за каждый месяц в отдельности.

Достоинства мемориально-ордерной формы:

Не ограничивает числа учитываемых операций;

Конкретизирует изменения в средствах на счетах;

Расширяет возможности разделения труда между работниками бухгалтерии и автоматизации учета;

Строгая последовательность учетного процесса;

Простота и доступность учетной техники;

Широкое использование стандартных форм аналитических регистров;

Возможность разделения учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работниками.

Недостатки мемориально-ордерной формы:

Многократность записей и трудоемкость учета;

Отрыв аналитического учета от синтетического;

Сложность приемов выявления ошибочных записей.

Схема мемориально-ордерной формы учета:

- Журнально-ордерную

Основана на использовании шахматного принципа регистрации операций и их накапливании за каждый месяц.

Схема: «документ – регистр – форма отчетности».

Журналы-ордера строятся по кредитовому признаку, т.е. записи операций производятся по кредиту конкретного счета в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Журналы-ордера:

В основу построения единой журнально-ордерной формы положены следующие принципы:

Записи в журналах-ордерах производятся в порядке регистрации операций только по кредиту счета в корреспонденции с дебетом счетов;

Совмещение в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

Отражение в учете хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

Применение журналов-ордеров по сетам, связанных друг с другом экономически;

Применение регистров с заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, показателями, необходимыми для составления отчетности;

Журнально-ордерная форма учета не имеет перспектив, так как в основном рассчитана на ручной труд.

- Упрощенную

Используется для субъектов малого предпринимательства.

Предусматривающая две формы учета:

Простая форма

Применяется в том случае, когда на малом предприятии совершается незначительное количество хозяйственных операций и содержанием хозяйственной деятельности не является сфера материального производства. Способ двойной записи не применяется, ведется книга учета доходов и расходов.

Упрощенная форма

Предусматривает использование ведомостей для учета имущества предприятия. Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых счетов.

Схема упрощенной формы учета:

- Автоматизированную

Форма бухгалтерского учета предусматривающая применение электронно-вычислительных машин.

Автоматизированная форма учета позволяет проводить большое число различных операции, в частности начисление амортизации, заработной платы, отчислений на социальные нужды, распределение затрат, закрытие месяца и другие операции.

Основные достоинства данной формы учета:

Однократное введение первичной информации;

Быстрота обеспечения пользователей необходимой информацией.

Применение вычислительной техники для сбора, регистрации и обработки информации;

Возможность диалогового режима работы с ЭВМ;

Возможность выдачи информации по запросу;

Освобождение времени учетного персонала для контрольно-аналитических функций.

Основными принципами автоматизированной формы бухгалтерского учета являются:

Однократный ввод учетных данных;

Автоматическое создание регистров аналитического и синтетического учета;

Автоматическое поучение информации об отклонениях от установленных нормативов и норм;

Автоматическое формирование всех учетных регистров и форм бухгалтерской и налоговой отчетности.

Бухгалтерские регистры нужны для контроля за финансовыми потоками компании. С их помощью информацию о предприятии сначала систематизируют и классифицируют, затем регистрируют, а далее хранят в течение как минимум 4-х лет с наступления налогового периода. При этом составление и регистрация ведомостей - не прихоть российских предпринимателей, а прямая обязанность при осуществлении коммерческой деятельности: за отсутствие бухгалтерской документации компанию и ответственных лиц штрафуют, а в перспективе это может привести и к более тяжелым последствиям. В связи с этим понимание того, что такое бухгалтерские регистры и зачем они нужны, важно для руководителей предприятий и их бухгалтеров. Подробности - в настоящей статье.

Деятельность предприятий, особенно крупных, напрямую зависит от грамотного контроля финансовых потоков, а также от отслеживания итогового баланса предприятия. Именно этим занимается бухгалтерия: без ее работы предприятиям самого разного масштаба было бы крайне сложно развиваться.

Кроме того, даже если руководитель предприятия желал бы обойтись без подобного финансового самоконтроля, согласно Федеральному Закону от 06.12.2011 N 402, юридические лица обязаны отправлять в ФНС данные о балансе, задолженностях и прочем. В совокупности это означает, что обойти требование о бухучете просто невозможно, но и ненужной бюрократизацией это также не является, т.к. самоконтроль способствует росту предприятия.

Ответ на главный вопрос - что такое регистры бухгалтерского учета простыми словами - звучит так: это средство систематизации бухданных . Выглядят они как счетные таблицы, построенные таким образом, чтобы был ясен имеющийся баланс и источники активов и пассивов.

С помощью регистров учитывается отчуждение прав на какую-либо собственность в компании, передвижение финансовых средств и прочие процессы. Далее все эти бумаги направляются в Федеральную Налоговую Службу (ФНС). Так все данные о компании, ее балансе, открытых депозитах и кредитах регистрируется в государственных органах.

Справка: реестры бухгалтерского учета находятся под защитой коммерческой тайны. Это легко понять, если учесть, что используемые при регистрации бухгалтерские регистры - это код всего официального дохода предприятия, его долгов, адресатов отчислений, заработных плат сотрудников и т.п. Любой, кто овладел бы такими данными до поправки в российское законодательство, мог бы использовать их как средство для подрыва конкурентного бизнеса.

Регистры бухучета отражают все расходы и доходы предприятия, но делать это можно по-разному в зависимости от удобства и преследуемых бухгалтером целей. Поэтому существует классификация регистров, позволяющая каждому предпринимателю подстроиться под нынешнюю ситуацию в бизнесе.

Классификация учетных регистров бухгалтерского учета

В зависимости от того, каким образом бухгалтерия желает структурировать данные о предприятии, регистры делятся на:

Систематические. Такой вид учетного регистра предназначен для записи по бухгалтерскому счету, привязанному к предприятию. Это позволяет отслеживать сальдо организации (т. н. сальдовая ведомость), общий баланс и т.д. Пример систематического регистра - главная книга предприятия;
Хронологические. Отличие от систематического типа заключается в заполнении данных в соответствии с мерой их поступления. Другими словами, все поступления и изменения в бухданных фиксируются без привязки к счету, но с указанием даты события. Пример - журнал регистрации, кассовая книга и т.д.;
Синхронистические. Объединяют в себе признаки обеих предыдущих групп: записи ведутся с привязкой и к бухгалтерскому счету, и с указанием даты события. Наиболее распространенным документом с таким типом регистра является журнал-ордер.

Помимо вышеперечисленных видов регистров бухгалтерского учета, ведение перечня для учетной политики классифицируется также по содержанию и объему записей:

Аналитические. Регистры такого рода позволяют систематизировать данные по какому-либо одному признаку (например, суммировать данные о зарплатах сотрудникам). В результате руководитель и бухгалтерия организации могут проанализировать конкретную составляющую бизнеса;
Синтетические. В данном случае систематизация происходит по принципу однородности документов: в отдельную группу аккумулируются все имеющиеся в организации бумаги, принадлежащие к какому-либо классу документов. Они, как правило, обладают денежным эквивалентом. Пример - главная книга организации;
Комплексные. Имеют признаки как аналитического, так и синтетического регистра, применяются в большинстве случаев при заполнении журнала-ордера.

Какая бывает форма у регистров?

Они делятся не только по внешнему виду, но также по форме построения.

Форма построения бывает:

Односторонняя или двухсторонняя. Данные заполняются в журнале согласно выбранной форме (наиболее распространена двухсторонняя форма заполнения);
Шахматная. В таком случае данные делятся по какому-либо признаку - например, активы и пассивы организации - и заполняются в клетках под углом друг к другу. Как правило, в качестве разделяющих данных берут имеющиеся дебеты и кредиты. Дебеты строятся по горизонтали журнала, а кредиты - по вертикали.

Помимо формы построения, у каждого регистра имеется документ, специализированный под его использование. Это называется внешней формой регистра.

Всевозможные карточки. На специальном бланке с таблицей бухгалтер заполняет те или иные данные. По состоянию на 2019 год можно разделить контокоррентные, многоколончатые и инвентарные карточки - к примеру, карточка для аналитического учета расходов предприятия;
Книги. Выглядят как разграфленные и сшитые регистры, насчитывающие, как правило, больше двухсот бумаг. Каждая страница книги имеет нумерацию и подпись главного бухгалтера. Самые известные в этой области книги - главная книга организации, книга по учету основных средств, кассовая книга, а также журнал регистрации;
Так называемые «свободные листы» . Увеличенные карточки, чей функционал мало отличается от простых бланков - свободный лист лишь дает чуть большее представление о состоянии компании. Часто на свободных листах печатают различные ведомости;
Машинограммы. То же самое, что было указано выше. Разница заключается в том, что эти документы составляются или печатаются при помощи компьютеров. На данный момент количество документов, заполненных с помощью техники, растет настолько большими темпами, что машинограммы могут утвердить в Правительстве РФ как устаревший вид регистров.

Как утверждаются и заполняются регистры?

До 2013-го года, когда в законодательство России были введены правки по части оформления бухгалтерских документов, все предприятия должны были фиксировать информацию на унифицированном бланке. Теперь же допустимо использовать любой подходящий для регистрации документ; нужно лишь в обязательном порядке привести в нем следующие данные:

наименование самого документа;
юридическое название компании, ведущей учет;
временной охват документа;
форма регистров и выбранный порядок классификации;
указание всех валют и единиц измерения, приводимых в документе;
ФИО и должность того человека, кто занимается бухучетом.

Утвердить документ в обязательном порядке должен тот человек, кто ответственен за бухучет (как правило, главный бухгалтер): документация должна быть подписана и заверена печатью организации.

Обратите внимание: ранее вносить правки в заполненный унифицированный бланк было запрещено. Теперь же, начиная с 2013-го года, аккуратные исправления в документации стали допустимым явлением.

Нюансы внесения правок

Лицо, ведущее бухгалтерский учет предприятия, несет прямую ответственность за сообщение ложных сведений, за сокрытие данных и их искажение. Из этого вытекает одновременно два пункта: с одной стороны, желание исправить документ должно поощряться, с другой - наказываться, так как это вносит путаницу в контроль над организацией.

Поэтому исправление ошибок допускается, но лишь при соблюдении правил. Если хотя бы одно из них будет нарушено, при этом бланк будет отправлен вместе с остальными документами в ФНС или иные органы, организация подвергнется штрафным санкциям.

Первый метод: можно зачеркнуть ошибочные сведения одной ровной линией, а сверху, над ошибочными данными, вписать верные сведения. Изменения нужно здесь же заверить подписью того лица, кто ответственен за бухгалтерский учет компании;
Второй метод, так называемый «метод сторно»: ничего не зачеркивая, нужно вписать красными чернилами дополнительную запись в том окне, где была допущена ошибка. При этом внесенные изменения так же нужно заверить подписью;
Рядом с исправлением следует указать дату внесения правок;
Пользоваться при исправлении корректорами, ластиками, лезвием и т.д. крайне не рекомендуется: государственные органы при прочтении документа должны видеть первоначально написанные данные;
В дополнение ко всему вышеуказанному, в регистр, где была допущена ошибка, нужно вписать краткое и содержательное объяснение подобных исправлений. Например: «При заполнении документа данные о коммерческих доходах были перепутаны с данными о расходах предприятия за последний квартал ».

Порядок хранения

Хранить бухгалтерскую документацию нужно в сухих, защищенных от прямого солнечного света местах, идеально для этого подходят закрытые стеллажи, шкафы и сейфы.

Сроки хранения регламентированы главным образом ст. 29 «О бухгалтерском учете» и пп. 8 п. 1 статьи 23 Налогового кодекса РФ. В первом документе указан срок не менее 5-ти лет после отчетного года, во втором - в течение как минимум четырех лет с момента наступления налогового периода.

Такие сроки хранения устанавливаются государством в связи с необходимостью в определенных ситуациях обращаться к архивным документам. Часто документы запрашивают в связи с каким-либо судебным разбирательством, причем необязательно напрямую связанным с компанией - это может быть судебная тяжба у одного из ее сотрудников, например.

Следует помнить, что некоторые регистры нужно хранить дольше указанных выше сроков. Так, например, ведомости по заработным платам нужно хранить не менее 75 лет с момента их регистрации.

Пример бухгалтерского регистра

Одним из наиболее распространенных регистров является оборотно-сальдовая ведомость. Она не только проста в заполнении, но также необходима к заполнению любому коммерческому предприятию: фактически, именно эта ведомость отражает нынешний баланс предприятия, а также его общую капитализацию.

Поэтому в качестве образца можно использовать именно сальдовую ведомость. Выглядит она достаточно просто: содержание делится на смысловые блоки «Сколько было до учета», «Во время учета» и «К концу учетного периода». Составляется таблица с делением на два подблока под каждым столбцом (блоки «Дебет» и «Кредит», основные в бухгалтерском учете).

Опытному бухгалтеру заполнить такую таблицу совсем несложно, тем более в бух. документации сальдовые ведомости - практически самой простой тип регистра. Однако он дает хорошее начальное понимание того, как выглядит регистр и зачем он нужен, а также как его заполнять.