Как удержать излишне начисленную сумму. Возврат излишне выплаченной заработной платы
В каких случаях работодатель не вправе производить удержания? Что считается счетной ошибкой? Каков порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка? Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен? Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку в расчете? Как отражаются операции по осуществлению удержаний в бухгалтерском учете БУ, АУ и КУ?
На практике возникают ситуации, когда по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.
В начале скажем, что если сотруднику была выплачена в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286-6-1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).
|
Счетные ошибки |
Не счетные ошибки |
|---|---|
|
Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы. |
Неправильное применение норм законодательства, например: – оплата отпуска большей продолжительности; – оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: – выплата премии в большем размере; – начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
|
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы. Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: – сбой компьютерной программы – это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); – сбой программы – не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы: – дважды; – в большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
1. Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
2. Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.
К сведению
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.
Обратите внимание
Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.
В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.
Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
- с бывшим сотрудником;
- документы по расчету и выплате заработной платы;
- акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
- уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.
К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
К сведению
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:
|
Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) |
Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) |
Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Начислена заработная плата |
|||||||
|
Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника |
|||||||
|
Отражена излишне начисленная заработная плата |
|||||||
|
Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы |
|||||||
|
Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными |
|||||||
|
Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета |
|||||||
* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.
1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:
- если была допущена счетная ошибка;
- при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
2. В случае обнаружения излишне выплаченных сумм работодатель должен составить акт о случившемся и уведомить об этом сотрудника.
3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).
4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.
5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.
6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.
Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Что такое «излишне выплаченная зарплата»
Под «излишне выплаченной зарплатой» правомерно понимать (ст. 137 ТК РФ):
1. Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты вследствие совершения «счетных ошибок» бухгалтерией организации-работодателя.
Пример счетной ошибки — непреднамеренное нажатие лишнего нуля на клавиатуре. А вот сбой в бухгалтерской программе к таким ошибкам относится не всегда (апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013).
2. Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате ложной оценки выполнения работником трудовых нормативов.
3. Суммы, включенные в состав выплаченной зарплаты в результате неправомерных действий самого работника (например, если он «взломал» бухгалтерский компьютер и начислил себе дополнительную премию).
4. Суммы отпускных, которые были предоставлены авансом, в то время как работник уволился, не отработав их.
5. Неотработанный аванс.
6. Суммы командировочных, которые подлежали целевому использованию, но не было подтверждено, что они использовались по назначению.
По всем переплатам, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, работодатель вправе в установленном законом порядке осуществить возврат. Рассмотрим, какие условия при этом должны быть выполнены.
Когда можно вернуть излишне выплаченную зарплату (и в каком объеме)
Работодатель вправе осуществить удержание излишне выплаченной заработной платы:
1. В случае когда переплата представлена неотработанным авансом — без каких-либо дополнительных условий. Работодателю достаточно издать приказ об удержании переплаты (далее мы рассмотрим особенности его составления).
В ст. 137 ТК РФ присутствует крайне диспозитивная норма о том, что работодатель должен издать такой приказ в течение месяца после окончания срока «возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат». Но нет никаких правил установления такого срока.
Максимальная сумма возврата излишне выплаченной заработной платы при этом не может превышать 20% от месячного трудового дохода (ст. 138 ТК РФ).
2. Если переплата представлена суммой, начисленной вследствие неправомерных действий — только на основании судебного решения (и последующего издания приказа об удержании переплаты).
Здесь предполагается, что суд выдаст исполнительный лист на взыскание переплаты. В этом случае лимит составит 50% от зарплаты.
3. В остальных перечисленных выше случаях признания зарплаты излишне выплаченной — только при наличии письменного согласия со стороны работника (и последующего издания приказа). Лимит — 20%.
Если письменное согласие не будет получено, то работодатель вправе взыскать переплату через суд. При этом взысканию через суд не подлежат (определение ВС РФ от ВС РФ от 25.10.2013 № 69-КГ13-6):
- командировочные, не подтвержденные документально;
- переплата по отпускам;
- неотработанные авансы после увольнения — если при итоговых расчетах их списать не удалось из-за недостаточности последней выплаченной зарплаты с учетом лимитов.
Лимит по исполнительному листу — 50%.
Как производится удержание из зарплаты излишне выплаченных сумм
В случае выявления неотработанного аванса работодателю достаточно издать приказ на удержание переплаты. В данном приказе фиксируются:
1. Причины возникновения переплаты («В связи с обнаружением неотработанного аванса»).
2. Сумма переплаты.
Не знаете свои права?
3. Распоряжение об удержании данной суммы, адресованное главному бухгалтеру.
Если письменное согласие требуется, то его необходимо у работника запросить. В этих целях могут быть применены:
- акт сверки, в котором указана сумма переплаты (подписывается работодателем и работником);
- уведомление работнику о необходимости дать согласие на списание переплаты (на нем работник может написать «даю согласие»).
На основании полученного письменного согласия работодатель издает приказ об удержании из заработной платы излишне выплаченных сумм. В нем необходимо привести ссылку на документ, отражающий факт согласия работника на возврат излишне выплаченных сумм зарплаты.
Рассмотрим теперь особенности возврата излишне выплаченной заработной платы по решению суда.
Каков порядок взыскания переплаты через суд
Работодатель вправе отсудить любые виды переплат, кроме командировочных, излишних сумм по отпускным и авансам (после увольнения). Типичный сценарий — судебное взыскание переплаты вследствие счетной ошибки, которую работник признавать отказался.
В данном случае иск к работнику подается на основании ст. 1102 и 1109 ГК РФ, то есть работодатель просит суд признать за работником неосновательное обогащение.
В судебном иске фиксируются:
1. Наименование суда.
2. Наименование истца (название фирмы, Ф.И.О. ИП), адрес.
3. Ф.И.О., адрес ответчика.
4. Сумма требований.
5. Основной текст заявления, в котором отражаются:
- период работы ответчика в организации, его должность;
- приказ, на основании которого человек был принят на работу;
- приказ об увольнении — если он уже не работает;
- обстоятельства появления переплаты;
- ссылки на документы, удостоверяющие наличие задолженности (например, расчетная ведомость, выписка с расчетного счета в банке).
6. Просьба о взыскании с ответчика указанной в заявлении суммы.
К исковому заявлению прилагаются документы, на которые присутствует ссылка.
Срок исковой давности при возврате излишне выплаченной заработной платы через суд — 3 года.
В случае принятия судом решения в пользу работодателя последний получает исполнительный лист, на основании которого списывает долг с текущих трудовых доходов истца. А если он уволился — передает исполнительный лист судебным приставам.
Рассматриваемому сценарию, когда переплата удерживается с работника, есть альтернатива в виде удержания убытков предприятия с виновного лица.
Альтернатива удержанию: как списать убытки с доходов виновного лица
Виновным лицом при возникновении переплат в общем случае признается ответственный сотрудник бухгалтерии фирмы. При этом имеет значение, заключался ли между бухгалтером и работодателем договор о материальной ответственности .
Если да, то бухгалтер полностью возмещает убыток работодателю (ст. 242-244 ТК РФ). Если нет, то убыток покрывается частично — в пределах месячной заработной платы (ст. 241 ТК РФ).
При этом существуют следующие критерии признания за бухгалтером вины (письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1):
- доказанность совершения противоправного действия;
- наличие прямой связи между данным действием и фактом возникновения излишне уплаченной зарплаты;
- доказанность совершения противоправного действия именно бухгалтером.
Обязательно рассматриваются обстоятельства непризнания вины, отраженные в ст. 239 ТК РФ.
В случае если бухгалтер отказывается компенсировать убытки в размере, превышающем среднемесячный оклад, работодатель вправе инициировать взыскание этих убытков через суд (ст. 248 ТК РФ).
Если бухгалтер погашает убыток на основании договора о материальной ответственности или же в размере среднего заработка, то лимит по ежемесячным списаниям с его зарплаты составит 20%. Если убытки удерживаются на основании исполнительного листа после выигрыша дела в суде, то лимит составит 50%.
Удержание переплат работодатель может произвести, в зависимости от типа задолженности работника, в рамках нескольких сценариев: без дополнительных условий, с согласия (либо прямого распоряжения) работника или по суду. Разные удержания могут иметь разный приоритет и лимиты по сумме трудового дохода работника.
На практике возникают ситуации, когда бухгалтер по начислению заработной платы допускает ошибки при расчете сумм заработной платы, полагающейся сотрудникам. В этом случае работники могут получить большую сумму или наоборот. В настоящей статье расскажем, что необходимо сделать, чтобы вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату.
В начале скажем, что если сотруднику была выплачена заработная плата в меньшем размере, то необходимо просто доплатить ее. При этом нужно составить бухгалтерскую справку и докладную записку руководителю учреждения. Если же сотруднику была выплачена заработная плата в большем размере, могут возникнуть трудности, так как согласно ст. 137 ТК РФ излишне выплаченная заработная плата не может быть взыскана с сотрудника, за исключением ряда случаев.
Излишне выплаченная заработная плата в результате: |
|
Счетной ошибки; Признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда; Его неправомерных действий, установленных судом. | Неправильного применения норм трудового законодательства; Неправильного применения иных нормативных правовых актов; Остальных случаев. |
Что такое счетная ошибка?
В настоящее время законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». Согласно разъяснениям сотрудников Роструда счетной считается арифметическая ошибка, то есть ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (Письмо от 01.10.2012 № 1286‑6‑1). Для более наглядного понимания того, что признается счетной ошибкой, а что нет, приведем таблицу (перечень ошибок, представленных в ней, не является исчерпывающим).| Счетные ошибки | Не счетные ошибки |
| Арифметическая ошибка, например, при сложении составных частей заработной платы. |
Неправильное применение норм законодательства, например: Оплата отпуска большей продолжительности; Оплата всех часов сверхурочной работы в двойном размере. Неправильное применение нормативно-правовых актов организации, в том числе: Выплата премии в большем размере; Начисление дополнительных выплат, которые не установлены данному работнику |
|
Ошибка в результате сбоя бухгалтерской программы. Примечание: в настоящее время сложилась противоречивая судебная практика: Сбой компьютерной программы - это частный случай счетной ошибки (Определение Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012); Сбой программы - не счетная, а техническая ошибка (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.03.2013 № 33-709/2013) |
Получение работником заработной платы: Дважды; В большем размере из-за технической ошибки при вводе данных. Примечание: в Определении ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11‑17 сказано, что дважды выплаченные работнику деньги счетной ошибкой не считаются. Кроме того, в этом же документе отмечено, что технические ошибки, совершенные по вине работодателя, не являются счетными |
Порядок действий при возврате излишне выплаченной работнику заработной платы, если произошла счетная ошибка
- Комиссия учреждения составляет акт, в котором фиксируется факт ошибки. В нем обязательно указывается, является ли эта ошибка счетной. Пример акта см. на стр. 32.
- Составляется и направляется работнику уведомление, в котором отражается срок удержания переплаты. Пример уведомления см. на стр. 32.
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе принять решение об удержании сумм из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возврата неправильно исчисленных выплат, при условии что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
3. Издается приказ об удержании переплаты (только если сотрудник согласен и срок удержания не истек). В Письме Роструда от 09.08.2007 № 3044‑6‑0 сказано, что согласие на удержание сумм из зарплаты должно быть дано работником в письменном виде.
Обратите внимание
Если срок принятия решения истек или работник отказывается в добровольном порядке вернуть излишне полученную им заработную плату, работодателю придется взыскивать ее в судебном порядке.
В заключение этого подраздела отметим, что согласно ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, - 50% заработной платы, причитающейся сотруднику.
Как взыскать излишне выплаченную заработную плату, если сотрудник уволен?
Для этого необходимо, как и в случае, когда сотрудник продолжает работать в учреждении, составить акт и уведомление, в котором также потребовать вернуть излишне выплаченную сумму заработной платы в добровольном порядке, но дописать, что если работник этого не сделает, то учреждение обратится в суд.Учреждение имеет право обратиться в суд, так как согласно ст. 1102 ГК РФ лицо, которое неосновательно обогатилось за счет другого лица, обязано возвратить последнему это неосновательное обогащение, за исключением случаев, предусмотренных ст. 1109 данного кодекса. В пункте 3 ст. 1119 ГК РФ сказано, что не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, суммы возмещения вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средств к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки.
Таким образом, если работодатель выплатил сотруднику заработную плату в большем размере из-за счетной ошибки, на основании гражданского законодательства он имеет право потребовать вернуть эту сумму даже в том случае, если сотрудник уволился.
К сведению
При обращении в суд работодателю необходимо подготовить:
- трудовой договор с бывшим сотрудником;
- документы по расчету и выплате заработной платы;
- акт комиссии о выявленной счетной ошибке;
- уведомление, которое было направлено сотруднику, с предложением добровольно вернуть излишне выплаченную ему заработную плату.
Можно ли взыскать сумму ущерба с бухгалтера, который совершил ошибку при расчете?
Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо рассмотреть две ситуации: когда с работником заключен договор о материальной ответственности и когда такой договор не заключен. Согласно ст. 244 ТК РФ письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности могут заключаться с работниками, достигшими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество. При этом перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы данных договоров утверждаются Правительством РФ.К сведению
В настоящее время перечни должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85.
Кроме того, материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовыми договорами, заключаемыми с заместителями руководителя организации, главным бухгалтером (ст. 243 ТК РФ).
Договор о материальной ответственности |
|
Заключен | Не заключен |
Работодатель имеет право взыскать с работника излишне выплаченную ему заработную плату | Работодатель не имеет права взыскивать излишне выплаченную работнику заработную плату |
|
Составить акт об ущербе; Издать приказ о возмещении виновным сотрудником суммы ущерба | Издать приказ о создании комиссии для установления причин и размера ущерба; Потребовать от виновного сотрудника пояснительную записку; Если сотрудник отказывается давать пояснения, составить соответствующий акт; |
Согласно ст. 248 ТК РФ взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей средний месячный заработок, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
К сведению
Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание может осуществляться только судом.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на выплату заработной платы относятся на подстатью 211 «Заработная плата» КОСГУ. Учет расчетов по оплате труда ведется на счете 0 302 11 000 «Расчеты по заработной плате» (п. 256 Инструкции № 157н ). Следовательно, типовые операции по возврату излишне выплаченной заработной платы будут отражаться следующим образом:| Казенное учреждение (Инструкция № 162н*) | Бюджетное учреждение (Инструкция № 174н**) | Автономное учреждение (Инструкция № 183н***) | |||||
| Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | Дебет | Кредит | ||
| Начислена заработная плата | |||||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 109 60 211 | 0 302 11 730 | 0 109 60 211 | 0 302 11 000 | ||
| Перечислена сумма заработной платы с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника | |||||||
| 0 302 11 830 | 1 304 05 211 | 0 302 11 830 | 0 201 11 610 | 0 302 11 000 | 0 201 11 000 | ||
|
Отражена излишне начисленная заработная плата методом «красное сторно» |
|||||||
| 1 401 20 211 | 1 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 730 | 0 401 20 211 | 0 302 11 000 | ||
| 1 209 30 560 | 1 302 11 730 | 0 209 30 560 | 0 302 11 730 | 0 209 30 000 | 0 302 11 000 | ||
| Отражены внесенные в кассу суммы излишне полученной заработной платы | |||||||
| 1 201 34 510 | 1 209 30 660 | 0 201 34 510 | 0 209 30 660 | 0 201 34 000 | 0 209 30 000 | ||
| Отражено внесение наличных денежных средств на счет на основании расходного кассового ордера, квитанции к объявлению на взнос наличными | |||||||
| 1 210 03 560 | 1 201 34 610 | 0 210 03 560 | 0 201 34 610 | 0 210 03 000 | 0 201 34 000 | ||
| Отражено зачисление наличных денежных средств на счет на основании выписки с лицевого (банковского) счета | |||||||
| 1 304 05 211 | 1 210 03 660 | 0 201 11 510 | 0 210 03 660 | 0 201 11 000 | 0 210 03 000 | ||
Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.
**
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.
***
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.
В заключение еще раз обратим ваше внимание на основные моменты, связанные с возвратом излишне выплаченной сотруднику заработной платы.
1. Учреждение имеет право вернуть излишне выплаченную работнику сумму заработной платы только в строго установленных случаях:
- если была допущена счетная ошибка;
- при признании органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда;
- если выплата работнику излишней заработной платы произошла в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
3. Даже если учреждение имеет право вернуть излишне выплаченные суммы, необходимо получить письменное согласие работника на удержание этих сумм (или работник добровольно возвращает их).
4. Удержание излишне выплаченной суммы из заработной платы работника может растянуться на несколько месяцев, поскольку нужно учитывать положения ст. 138 ТК РФ.
5. Если сотрудник отказывается возвращать излишне полученную сумму или срок принятия решения истек, учреждение вправе обратиться в суд.
6. Учреждение может взыскать излишне выплаченную сумму с сотрудника, допустившего не счетную ошибку.
|
об обнаружении счетной ошибки Бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной была обнаружена счетная ошибка при выплате заработной платы за июнь 2016 года сотруднику П. Ф. Сорокину. Ошибка произошла из-за арифметического действия (сложения), в результате чего в июне 2016 года заработная плата П. Ф. Сорокину была выплачена в большей сумме, а именно больше на 2 000 руб. Комиссия в составе главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой факт обнаружения счетной ошибки подтверждает. Бухгалтер по расчету заработной платы Плаксина В. А. Плаксина Члены комиссии: Главный бухгалтер Лисина А. М. Лисина Начальник отдела кадров Смирнова Е. В. Смирнова Бухгалтер-кассир Воробьева Е. А. Воробьева Государственное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 183» Уведомление Учителю физики Уважаемый Петр Федорович! Сообщаем, что в результате счетной ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной платы В. А. Плаксиной, Вам была излишне выплачена заработная плата за июнь 2016 года. Данный факт подтвержден соответствующим актом комиссии в лице главного бухгалтера А. М. Лисиной, начальника отдела кадров Е. В. Смирновой и бухгалтера-кассира Е. А. Воробьевой. На основании вышесказанного предлагаем Вам добровольно вернуть излишне выплаченную Вам сумму заработной платы за июнь 2016 года в размере 2 000 руб. в срок до 16 августа 2016 года. В противном случае эта сумма будет удержана из Вашей заработной платы. Директор ГБОУ «СОШ № 183» Соколов В. И. Соколов Не возражаю против удержания суммы из заработной платы, Сорокин, 02.07.2016. |
Олеся добрый день!
Все случаи при которых могут удержать денежные средства из зарплаты перечислены в ст.137 Трудового кодекса РФ:
Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях;
для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок , а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Удержания за эти дни не производятся, если работник увольняется по основаниям, предусмотренным пунктом 8 части первой статьи 77 или пунктами 1, 2 или 4 части первой статьи 81, пунктах 1, 2, 5, 6 и 7 статьи 83 настоящего Кодекса.
В случаях, предусмотренных абзацами вторым, третьим и четвертым части второй настоящей статьи, работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
счетной ошибки;
если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (часть третья статьи 155 настоящего Кодекса) или простое (часть третья статьи 157 настоящего Кодекса);
если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
Так, что к сожалению удержать в Вашем случае могут.
Удержание излишне выплаченной заработной платы
Можно ли вернуть излишне выплаченную работнику заработную плату? На первый взгляд вопрос кажется абсурдным. Есть масса простых способов урегулирования расчетов по оплате труда с работником предприятия. Однако, насколько эта простота будет законной будет зависеть от многих факторов. Попытаемся их проанализировать.
В соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении законов или иных нормативно-правовых актов), не может быть с него взыскана, за исключением случаев:
— когда органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
— когда заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом;
— совершения счетной ошибки.
При этом не существует законодательно установленного определения понятия «счетная ошибка». К числу счетных ошибок относятся только те, которые допущены непосредственно при выполнении арифметических действий, то есть, связаны именно с подсчетами. Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются (определение Верховного суда РФ от 20.01.12 № 59-В11-17).
По мнению представителей Минздравсоцразвития России, к счетной ошибке относят:
— механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу (если, к примеру, размер оклада введен в большей сумме, чем следовало бы, или пропущена цифра, неправильно набрано какое-либо число);
— ошибку, вызванную сбоем в программе;
— ошибку, которая связана с арифметическими действиями при расчете зарплаты (получен неверный результат при сложении составных частей заработной платы (оклада, доплат, премий), которые по отдельности были исчислены правильно).
К несчетной ошибке относится:
— неправильное применение законодательства. К примеру, оплачен отпуск большей продолжительностью, чем предусмотрено законодательством и (или) локальным нормативно-правовым актом учреждения, в результате чего сумма отпускных выплат оказывается завышенной;
— двойная выплата заработной платы;
— неправильное применение нормативно-правовых актов учреждения.
Таким образом, работодатель не имеет права по своей инициативе производить удержания в следующих случаях:
— если начисленные в пользу работника суммы ошибочно выплачены ему дважды;
— если начисление излишней суммы обусловлено ошибкой бухгалтера: заработная плата исчислена исходя из более высокого оклада (тарифной ставки), нежели установлен работнику в трудовом договоре; премия начислена в большем размере, чем указано в приказе на премирование; неправильно учтены в расчетах среднего заработка суммы премий; неверно произведена корректировка среднего заработка в связи с повышением в организации окладов (тарифных ставок) и пр.;
— если начисление излишней суммы заработной платы обусловлено ошибками в Табеле учета рабочего времени (например, дни временной нетрудоспособности отражены в Табеле как отработанные и т.п.).
Работодатель вправе издать приказ (распоряжение) о возврате денежных средств работником, если переплата возникла по причинам необходимости возмещения:
— неотработанного аванса в счет заработной платы;
— неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
— сумм, излишне выплаченных вследствие счетной ошибки.
Обязательными условиями возврата по распоряжению руководителя являются:
— работник не оспаривает оснований и размеров удержаний (есть письменное согласие работника);
— с момента исчисления излишней суммы выплаты или с установленного срока представления авансового отчета о расходах в командировке прошло не более месяца. По истечении одного месяца со дня окончания установленного срока, излишне выплаченные работнику суммы, а также суммы, оспариваемые работником, могут быть взысканы только на основании решения суда.
Статьей 138 ТК РФ установлено, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 % заработной платы, причитающейся работнику.
При прекращении выплат (в случае, например, увольнения) оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Таким образом, в случае, когда переплата произошла вследствие несчетной ошибки, работник, которому была излишне выплачена заработная плата, не обязан возмещать сумму переплаты учреждению. В данном случае сумму переплаты должен возместить сотрудник, допустивший ошибку.
С целью выяснения причин совершения ошибки и виновных лиц, специально назначенной комиссией учреждения должен быть оформлен акт, в котором также указывают, какая ошибка была допущена: счетная или нет. Далее, если виновное лицо вернет ошибочно выплаченные суммы, инцидент будет исчерпан.
В противном случае для удержания переплаты из зарплаты следует составить (если сотрудник не оспаривает основание и сумму переплаты):
— уведомление, в котором указывают срок удержания переплаты (не более одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат). В документе сотрудник проставляет свое согласие (несогласие) на удержание;
— приказ об удержании переплаты (издается, если получено согласие сотрудника и срок удержания не истек).
Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.
Вот так не просто решается простая на первый взгляд задача по возврату переплаты по зарплате.
Согласно статьи 137 ТК РФ зарплата считается излишне выплаченной и должна быть возвращена работником в случае:
- счетной ошибки;
- доказанной комиссией по трудовым спорам или судом вины работника в простое или не выполнении норм труда;
- установленных судом допущенных неправомерных действий работника с целью получения не заработанных денег.
Основные правила
При этом, согласно статьи 137 ТК РФ, работодателем издается приказ на удержание излишне выплаченной заработной платы с работника . Если сумма большая, удерживать нужно будет несколько месяцев, так как предприятие имеет право на удержание не более 20% начисляемой ежемесячной зарплаты.
Работник с этим приказом обязательно должен быть ознакомлен под роспись и с указанием даты ознакомления , с письменным подтверждением своего согласия на удержание указанной суммы в оговоренных ежемесячных размерах (если сумма большая и не возможно ее удержать в течение одного месяца).
Возможен и второй вариант — работник сам пишет заявление на имя руководителя организации с просьбой производить удержание излишне выплаченной заработной платы (с указанием процентов).
Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты
По его заявлению это может быть и более 20% в месяц.
Если счетная ошибка обнаружена по уволившемуся работнику , необходимо в месячный срок со дня обнаружения ошибки, заказным письмом его об этом известить. При этом, отразить просьбу самостоятельно вернуть излишне полученную сумму. Следует также предупредить, что в случае отказа от добровольного возврата, последует обращение в суд для принудительного взыскания суммы.
Обращение в суд
В случае обращения в районный суд, подается заявление со следующими документами :
- копией трудового договора с ответчиком;
- расчеты по излишне выплаченной заработной плате;
- составленный акт на предприятии о выявленной ошибке с соблюдением сроков исковой давности;
- копию направленного письма уволенному работнику с уведомлением об его отправке.
На суде предъявить оригиналы всех вышеперечисленных документов . В ходе разбирательства придется доказывать факт совершенной счетной ошибки или вину работника.
Излишне выплаченная зарплата, не подлежащая возврату работником
Запрещено требовать возврата средств, оговоренных пунктом 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ. Также не подлежит удержанию излишне выплаченная зарплата в случае счетной ошибки, если не издан своевременно соответствующий приказ , с которым под роспись ознакомлен финансово пострадавший сотрудник.
Технические ошибки не относятся к счетным . И поэтому запрещено удерживать с сотрудника переплаты из-за ошибок в бухгалтерской программе и других денежных документах, неверного применения законодательных и нормативно-правовых актов.
В частности, не подлежит возврату излишне выплаченная зарплата :
- оплата отпуска большей продолжительности;
- выплата зарплаты дважды: как за себя и как бы за однофамильца;
- ошибочно выплачена зарплата за время нахождения в отпуске;
- бухгалтером начислена не установленная надбавка;
- ошибочно выплачена премия.
Подходя к возникшему вопросу не со стороны законных актов, а просто по - человечески: каждый знает, какая ему сумма причитается. Начислениями заработной платы занимается бухгалтер и не всегда есть у него возможность досконально всех проверить перед выплатой.
Удержание суммы ущерба за излишне выплаченную зарплату с виновного лица
На основании главы 39 ТК РФ излишне выплаченная зарплата, не подлежащая возврату работником, может быть удержана работодателем с бухгалтера , совершившего данную ошибку, вина которого будет подтверждена при административном расследовании данного факта. А также работодатель может наказать главного бухгалтера за недостаточный контроль на данном участке ведения бухгалтерского учета.
Согласно статьи 248 Трудового кодекса, по факту ущерба, причиненного работниками, издается приказ (распоряжения) руководителя в установленные законодательством сроки .
Если установленный срок для издания приказа (распоряжения) истек , а так же если взыскиваемая сумма с должностного лица больше его месячного оклада, взыскание ущерба возможно только по согласию с виновного работника или через суд.
Главная — Консультации
Удержание из зарплаты работника излишне выплаченных сумм
Нередко случается так, что из зарплаты работника необходимо удержать некоторые суммы. Это может случиться по разным причинам, например после выплаты зарплаты обнаруживается ошибка в начислениях или работник стал должен по причине нанесения ущерба предприятию. Подскажите какие суммы правомерно удерживать из зарплаты работника по российскому законодательству? Как правильно удерживать такие суммы?
Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:
(или) причинения работником материального ущерба работодателю;
(или) выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее — излишние выплаты) (Статья 137 ТК РФ).
Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.
Виды излишних выплат
Из зарплаты (Статья 129 ТК РФ) работника разрешено удерживать:
- отпускные за неотработанные дни отпуска . Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему "увольнительных" выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельзя. Например, при увольнении:
- в связи с сокращением штата или численности работников (Пункт 2 ст. 81 ТК РФ);
- отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работы (Пункт 8 ст. 77 ТК РФ);
- призывом на военную службу (Пункт 1 ст. 83 ТК РФ);
- восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работу (Пункт 2 ст. 83 ТК РФ);
- неотработанные авансы в счет зарплаты . Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
- неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы , в том числе выданные при направлении в служебную командировку (Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1144-ТЗ);
- (Статьи 155, 157 ТК РФ). Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработке (Определение Московского облсуда от 15.12.2011 N 33-25895);
- суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки
. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними.
Так же считают и специалисты Роструда.
Из авторитетных источников
Шкловец Иван Иванович, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости
"Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок. Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т.д.
Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты)".
Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математики (Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1). Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:
- одна и та же сумма из-за технической ошибки перечислена дважды (Определение ВС РФ от 20.01.2012 N 59-В11-17);
- при расчете не учтена ранее выплаченная сумма (Определение Свердловского облсуда от 16.02.2012 N 33-2365/2012; Кассационное определение Краснодарского краевого суда от 14.02.2012 N 33-3340/12);
- в расчете использованы неверные исходные данные (например, не тот тариф или коэффициент (Апелляционное определение Орловского облсуда от 20.06.2012 N 33-1068), не то количество дней (Кассационное определение Хабаровского краевого суда от 08.02.2012 N 33-847/2012));
- зарплата в программе начислена в двойном размере из-за ошибки в алгоритме расчета (Апелляционное определение Брянского облсуда от 03.05.2012 N 33-1077/12);
- при расчете неправильно применены нормы локального нормативного акта организации (Апелляционное определение Московского горсуда от 16.07.2012 N 11-13827/12).
Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечении (Определение Самарского облсуда от 18.01.2012 N 33-302/2012).
А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены "увольнительные" выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумму (Кассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 N 33-12413).
Предупреждаем руководителя
Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки
и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащение (Статья 1102, п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.
Порядок удержания излишних выплат
Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.
Удержание отпускных за неотработанные дни отпуска
Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспись (Статьи 22, 130, 137 ТК РФ).
А затем удержать задолженность из "увольнительных" выплат. Но максимум, что можно вычесть, — 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержание (Статья 138 ТК РФ; Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержания (Статья 136 ТК РФ).
Удержание иных излишних выплат
Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие условия (Статья 137 ТК РФ).
Условие 1. Истек срок, установленный для возврата излишних выплат
Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:
- неизрасходованные подотчетные суммы (Пункт 4.4 Положения, утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) — на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда — в этот срок;
- выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника — в день вступления в силу решения суда;
- суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты
— в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению.
Счетная ошибка при начислении заработной платы
Оформить уведомление можно, к примеру, так.
Условие 2. Получено согласие работника на удержание
Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (Статья 137 ТК РФ).
Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.
Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г., и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержание (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 N 33-2856, ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 N 33-2570/2011). Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.
Из авторитетных источников
Шкловец И.И., Роструд
"При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практикой".
Оформить свое согласие на удержание работник может так.
Условие 3. Своевременно издан приказ об удержании
Приказ (распоряжение) об удержании нужно издать не позднее месяца со дня истечения срока для возврата излишних выплат. А непосредственно удержать деньги из зарплаты работника можно и позже (Статья 137 ТК РФ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 03.10.2011 N 33-3519/11), то есть при выплате зарплаты работнику. Причем удержание, с учетом ограничений по его сумме, может растянуться на несколько месяцев.
В приказе укажите основание и сумму удержания. И ознакомьте с ним работника под роспись (Статья 22 ТК РФ).
Условие 4. Сумма удержаний при каждой выплате не превышает 20%
При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20% (Статья 138 ТК РФ). Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листке (Статья 136 ТК РФ).
Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действуют (Статьи 130, 138 ТК РФ). И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.
Условие 5. Соблюдена очередность удержаний
В первую очередь, как вы знаете, из зарплаты нужно удержать НДФЛ (Письмо Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).
Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др.) (Статья 138 ТК РФ).
И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний — не более 20% зарплаты.
Совет
Соблюдайте при удержании все перечисленные условия. Ведь при несоблюдении любого из них работник может через суд признать удержание незаконным. И тогда удержанные с него суммы будут взысканы с вашей организации обратно — в его пользу (Определения Санкт-Петербургского горсуда от 07.03.2012 N 33-2718, от 16.01.2012 N 33-238; Камчатского краевого суда от 22.01.2009 N 33-38/2009; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 19.10.2009 N 33-2803; Калининградского облсуда от 03.08.2011 N 33-3553/2011).
Если удержать излишние выплаты не удалось
Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% "увольнительных" выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случаях (Статья 137 ТК РФ; п. 3 ст. 1109 ГК РФ; Определение Приморского краевого суда от 20.12.2011 N 33-12174; Определения ВС РФ от 28.05.2010 N 18-В10-16; ВАС РФ от 08.10.2008 N 12227/08):
(или) была допущена счетная ошибка;
(или) имели место недобросовестные действия работника (например, работник неправомерно начислял себе зарплату, злоупотребляя служебным положением (Определение Свердловского облсуда от 12.07.2012 N 33-8492/2012), неправомерно получал зарплату после увольнения (Кассационное определение Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 N 33-4545-2011), представил ложные сведения, повлиявшие на размер зарплаты, или сфабриковал документы для начисления зарплаты в большем размере (Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 28.08.2012 N 33-17581/2012));
(или) суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).
При отсутствии подобных обстоятельств суды в большинстве своем отказывают работодателям во взыскании с работников излишних выплат (Определения ВС Республики Коми от 23.07.2012 N 33-2899АП/2012, Санкт-Петербургского горсуда от 03.11.2011 N 33-16437/2011; Апелляционные определения Волгоградского облсуда от 15.03.2012 N 33-2387/2012; Московского горсуда от 06.08.2012 N 11-16329; Ярославского облсуда от 05.07.2012 N 33-3460; Псковского облсуда от 15.05.2012 N 33-749/2012).
Противоположные решения единичны (Апелляционное определение Суда Еврейской АО от 27.07.2012 N 33-366/2012; Кассационное определение Брянского облсуда от 24.02.2011 N 33-507/11). Причем иногда излишние выплаты удается взыскать с работника как материальный ущерб (Кассационное определение ВС Республики Татарстан от 24.10.2011 N 33-12920/11).
Если речь идет не об излишних выплатах работнику в рамках трудовых отношений, а о его задолженности по другим основаниям, то возможность ее взыскания с работника, конечно же, есть. Например, если:
(или) работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании) (Статьи 248, 392 ТК РФ). Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласия (Статья 248 ТК РФ);
Такси в командировке Выходные в командировке
Вообразите себе ситуацию: в положенный срок вам падает на карточку зарплата. А потом, сразу же, еще одна. Вы радуетесь: премия! Тратите ее, а через пару-тройку месяцев выясняется, что это не премия, а бухгалтерская ошибка. Дали лишнего, а теперь требуют отдать. И что делать? Это ведь они ошиблись – а расплачиваться вам. Что об этом говорит закон?
Материалы по теме:
Действия работника
Когда придется вернуть
Закон суров к работодателю. Излишне выплаченная вам зарплата может быть взыскана только в исключительных случаях. Таковыми статья 137 Трудового кодекса признает
- счетную ошибку;
- доказанную вину работника в невыполнении норм труда или простое;
- неправомерные действия работника, направленные на получение «лишних» денег, что должно быть установлено судом.
Какая ошибка считается счетной?
Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Однако Определение Верховного суда от 20.01.2012 г. N 59-В11-17 гласит, что счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях, то есть в действиях, связанных с подсчетом.
Таким образом, вернуть переплату вам придется в том случае, если бухгалтер сложил два плюс два и получил пять.
Технические ошибки, в том числе совершенные по вине работодателя, счетными не являются. Таким образом, вам не придется отдавать «лишнюю» зарплату в случае механической ошибки при вводе данных в бухгалтерскую программу, сбоев в работе бухгалтерской программы, опечаток и описок в финансовых документах, а также неправильного применения законодательства или нормативно-правовых актов организации.
В частности, вам не придется расставаться с денежками, если:
- оплачен большей продолжительности, чем положено, в результате сумма отпускных оказывается завышенной;
- при расчете среднего заработка бухгалтер учел премию, начисленную после расчетного периода, и т.п.;
- вы получили зарплату два раза;
- вам выплатили и отпускные, и зарплату за время отпуска;
- бухгалтер начислил надбавку, которая вам не установлена;
- вам случайно выплатили премию без соответствующего распоряжения руководства.
Что значит «доказанная вина»?
Если работодатель, уже после выплаты , узнал, что во время оплаченного периода вы ничего не делали, или делали, но неправильно - излишне выплаченную зарплату также придется вернуть. Но лишь в том случае, если факт невыполнения нормы или простоя признан органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров. В противном случае работодателю придется доказывать вашу вину в суде.
Какие действия считаются неправомерными?
Если в ошибке, приведшей к излишней выплате зарплаты, виноваты вы - например, именно вы целенаправленно ошиблись при вводе данных в бухгалтерскую программу - работодатель может подать на вас в суд и доказать, что ваши действия были направлены на получение не полагающихся ему сумм.
Когда возвращать не надо
Во всех остальных случаях проблема переплаты вас не касается. Об этом прямо говорит пункт 3 статьи 1109 Гражданского кодекса РФ, согласно которому не подлежат возврату в качестве неосновательного обогащения «заработная плата и приравненные к ней платежи, пенсии, пособия, стипендии, возмещение вреда, причиненного жизни или здоровью, алименты и иные денежные суммы, предоставленные гражданину в качестве средства к существованию, при отсутствии недобросовестности с его стороны и счетной ошибки».
Также вы можете оставить денежки себе, если истек срок давности - а приказ об удержании так и не был издан. Согласно статье 137 ТК РФ, «работодатель вправе принять решение об удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока принятия решения об удержании излишне выплаченной зарплаты».
Действия работодателя
Ограничения при удержании
Даже в том случае, когда работодатель имеет право взыскать излишне выплаченную зарплату с сотрудника, существует ряд ограничений.
Во-первых, сделать это можно только с согласия работника. Если работник против - то придется идти в суд. При этом в статье 137 ТК РФ не говорится, как должно быть оформлено согласие работника - устно или письменно. Во избежание недоразумений, лучше зафиксировать согласие письменно.
Во-вторых, согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%. Значит, период удержания может растянуться на несколько месяцев. По соглашению сторон возможно возмещение ущерба с рассрочкой платежа - например, работник будет отдавать не по 20%, а по 10% ежемесячно. В такой ситуации работник подписывает обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. Если работник уволится до окончания выплат - работодатель сможет взыскать остаток задолженности через .
Оформляем удержание
После того, как согласие работника получено, работодатель издает приказ об удержании излишне выплаченной суммы. Издать приказ нужно не позднее месяца после обнаружения выплаты. Работника знакомят с приказом под роспись.
После этого работодатель в рабочем порядке удерживает оговоренную сумму из зарплаты работника.
Удержание с уволившегося сотрудника
Уволившемуся работнику необходимо направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. В уведомлении нужно указать, что, если бывший сотрудник не вернет излишне выплаченную ему сумму, работодатель обратится в суд.
Если бывший сотрудник отказался возвращать деньги, работодателю необходимо обратиться в районный суд. В ходе разбирательства работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки или вины работника.
К заявлению нужно приложить копии и оригиналы следующих документов:
- трудового договора с бывшим работником;
- документов по расчету и выплате заработной платы;
- акта о выявленной ошибке;
- уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.
Удержание суммы ущерба с виновного лица
Если излишняя зарплата не подлежит возврату работником, работодатель вправе взыскать ущерб с бухгалтера, совершившего ошибку. Действия работодателя в этом случае зависят от того, заключен ли с виноватым сотрудником договор о материальной ответственности.
Причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в статье 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника, его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба.
При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба.
Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.
Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.