Командировочные удостоверения отменили, но не спешите о них забыть. Отмена командировочных удостоверений
Отмена командировочного удостоверения.Отмена командировочных удостоверений в 2015 году подразумевает, что теперь при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан его оформлять. Речь идет не только об отмене командировочного удостоверения - отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. С 08.01.2015 вступили в силу поправки, внесенные Постановлением № 1595 . Согласно п. 3 Постановления № 1595 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, нужно издать соответствующий приказ, который должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель). В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.
|
Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.
Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.
Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.
Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.
Фото: www.ru.123rf.com
Отмена командировочных удостоверений 2015.
Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.
Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.
Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах . Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.
Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».
Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»
В 2015 году были внесены поправки в порядок отправления сотрудников в командировку. Так с 8 января на основании постановления правительства было отменено обязательное использование командировочного удостоверения, которое использовалось в обязательном порядке, как для коммерческих организаций, так для муниципальных и государственных.
Однако отмена использования данного документа не запрещает его использовать в дальнейшем в организации. Отсюда возникает вопрос – какова необходимость этого документа после введения изменений и стоит ли его использовать в документообороте?
Несмотря на то, что командировочное удостоверение перестало применяться в качестве обязательного документа для подтверждения того, что сотрудник был направлен в командировку, некоторые компании продолжают его оформление. Основываясь на том, что для внутреннего контроля лишний документ не помешает, к тому же может пригодиться при проверке организации проверяющими органами.
Само по себе применение данного документа не запрещено, с введением новых требований и унифицированный бланк тоже не отменили. Использовать данный документ можно исключительно для внутренних целей организации. Скажем, для контроля маршрута работника. Но для того, чтобы продолжить использование в документообороте компании его необходимо предусмотреть в локальных нормативных актах компании, один из них – . После этого нужно ознакомить сотрудников с таким требованием компании, в противном случае они могут его игнорировать.
Нюансы использования в дальнейшем командировочного удостоверения
Если компания собирается в дальнейшем использовать в своей работе командировочное удостоверение, то могут возникнуть некоторые нюансы:
- во-первых, у принимающей организации нет обязательств в проставлении отметок в удостоверении, в связи с этим она может и отказать вашему сотруднику в визировании документа. К тому же в настоящее время организации могут и не использовать в своей деятельность печать (на основании Федерального закона №82-ФЗ от 06.04.2015). А если в удостоверении отсутствует печать, то смысл в нем теряется.
- во-вторых, в соответствии с командировочное удостоверение не подтверждает длительность командировки сотрудника. С 2015 года срок пребывания в деловой поездке определяется по проездным документам, при использовании общественного транспорта. А при использовании машины или другого попутного транспорта, срок командировки определяется на основании служебной записки и путевых листов, а также чеками и квитанциями (согласно Положения №49 п.7).
В случае не соблюдения действующего с 2015 года необходимого пакета документов при отправлении сотрудников в командировку, ровно как, если приложить по старинке к оформленный бланк командировочного удостоверения, это будет означать, что поездка оформлена неправильно. А неправильное оформление, в свою очередь, приведет к исключению из расходов организации сумму суточных и далее инспектора произведут начисление на нее НДФЛ и пени за просроченную оплату налога. Не оставят этот момент и ревизоры из ПФР – произведут доначисление взносов на эти суммы.
И пока нет судебной практики не известно, как суды будут реагировать на разрешение споров с проверяющими, если у вас будет оформленное удостоверение.
Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 " ".
Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 " " и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений ".
Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.
Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.
Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.
Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.
Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).
Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.
Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:
- командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
- о найме жилого помещения;
- о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
- об иных расходах, связанных с командировкой.
Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.
Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения - это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.
18.03.2015 23:38
Особенности направления работников в командировку регламентируются Постановлением Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Этот документ определяет, какие документы должны составлять работодатели и сотрудники при направлении в командировку и возвращении из нее, а также выплату суточных и других расходов во время командировки.
C 8 января 2015 года вступили в силу важные изменения, они упрощают документооборот, связанный с направлением работников в служебные командировки. Эти изменения: 1) не предусматривают составления служебного задания; 2) не требуют отчета о выполненной работе; 3) отменяют командировочное удостоверение в 2015 году.
Теперь работник направляется в командировку на основании приказа руководителя, а время его фактического пребывания в командировке определяется на основании предоставленных им проездных документов.
Отмена командировочного удостоверения и командировки за границу
В данном случае важен факт пересечения границы. Если сотрудник направляется в командировку в дальнее зарубежье, то факт пересечения границы устанавливается по отметкам в паспорте.
Если командировка осуществляется в страны СНГ, где при пересечении границы не ставятся отметки в паспорте, то факт пересечения границы можно увидеть в проездных документах сотрудника.
Документы для оформления командировки с 8 января 2015 года
- Приказ о направлении сотрудника в командировку по форме Т-9, в котором необходимо указать сроки командировки и ее цель.
- Журнал учета сотрудников, выбывающих в командировки. Теперь вместо номера командировочного удостоверения ставится номер и дата приказа о направлении работника в командировку.
- Табель учета рабочего времени.
- Авансовый отчет. По возвращении из командировки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней заполнить авансовый отчет. К нему надо приложить проездные документы и другие бумаги, которые подтверждают расходы в командировке. Если сотрудник отправлялся в командировку на личном транспорте, то он должен приложить к авансовому отчету служебную записку и документы, подтверждающие использование этого транспорта (расходы на ГСМ).
- Служебная записка от сотрудника, заполненная в произвольной форме, в том случае если он едет к месту командировки и обратно на личном транспорте. В ней указывается фактический срок пребывания в командировке, также к ней прилагаются документы, подтверждающие использование личного транспорта и то, что на него были расходы (путевые листы, чеки, счета и т. д.). Служебная записка прикладывается к авансовому отчету.
Можно ли продолжать оформлять командировочные удостоверения?
Если работодатель хочет, чтобы его сотрудники по-прежнему оформляли командировочные удостоверения, то он имеет на это право.
Если в положении об оплате командировочных расходов содержатся требования по определенному документообороту и туда не вносились изменения, действующие с 8 января 2015 года и предусматривающие отмену командировочных удостоверений, то работники будут обязаны по-прежнему проставлять отметки в командировочное удостоверение - до тех пор, пока в соответствующий приказ руководителя не будут внесены изменения.
Если же работодатель поддерживает инициативу о минимизации документооборота, то он может внести изменения в свой приказ или даже издать новый приказ о документообороте при направлении работников в командировку, оговорив, на основании каких документов сотрудники будут направляться в командировку. При этом не стоит забывать о том, что даже при наличии командировочного удостоверения проездные документы имеют большое значение.
Часто работодатели утверждают «Положение о командировках». В случае отказа от использования командировочных удостоверений необходимо внести соответствующие изменения в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Что для этого потребуется сделать:
- убрать упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
- указать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
- зафиксировать, что в случае поездки сотрудника в командировку на личном транспорте, по возвращении он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.
Нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Что делать?
Бывают ситуации, когда у работника вообще нет документов, подтверждающих проезд и проживание в период командировки. Но при этом у него есть командировочное удостоверение с необходимыми отметками. С одной стороны, это может служить для налоговой доказательством того, что командировка действительно была. С другой стороны, в такой ситуации компания все равно будет сильно рисковать. И это стоит иметь в виду.
В случае потери проездных документов работодателю лучше запросить подтверждение поездки у транспортной организации.
В командировку на служебном транспорте: особенности оформления
Правила не уточняют, как подтверждать дни нахождения сотрудника в командировке, если он едет в командировку на служебном транспорте, а также, как подтвердить, что он был в командировке, если у него вообще нет документов на проезд.
Работодатели сами определяют размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, в локальных нормативных актах или коллективных договорах, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами РФ (ст.168 ТК РФ). Это значит, что во всех остальных случаях (за исключением тех, когда работник едет в командировку, у него есть билеты или он едет в командировку на личном транспорте) работодатель вправе сам устанавливать, как будет определяться время нахождения работника в командировке и на основании каких документов это будет осуществляться.
Если работник отправляется в командировку на служебном транспорте и сам при этом находится за рулем, подтверждать факт его нахождения в командировке будет служебная записка с приложением путевого листа.
Если в командировку на служебном автобусе с водителем за рулем отправляются несколько сотрудников, можно написать в приказе руководителя, что работники отправляются в командировку на служебном автобусе. В этом случае в приложении об оплате командировочных расходов можно оговорить, что при возвращении из командировки работники обязаны составить служебную записку. В служебной записке сотрудники зафиксируют работодателю, на каком автобусе они отправлялись в командировку, когда выехали и когда вернулись. Служебная записка и путевой лист будут служить подтверждением количества дней нахождения работников в командировке. Такой документооборот следует оговорить в локальном нормативном акте.
Работник остается в командировке на выходные или направляется в командировку раньше
Время нахождения в командировке определяется на основании оформляемых документов. В Постановлении №749 есть п.19, который предусматривает выплату суточных за время задержки в пути, но только в том случае, если работник представит документы, подтверждающие факт вынужденной задержки.
В распоряжении руководителя о направлении работника в командировку должны быть четко указаны даты нахождения работника в командировке, а от работника должна быть служебная записка, в которой он просит приобрести билет на более позднюю дату или раннюю дату. При этом необходимо получить одобрение руководителя. На основании распоряжения руководителя дни командировки будут оплачиваться в соответствии с приказом. Лишние дни оплачиваться не будут.
В данном случае необходимо помнить о письме Минфина от 30 июля 2014 года №03-04-06/37503 по НДФЛ и налогу на прибыль. Если работник задержался в командировке, например, на выходные, то обратный билет можно учесть в расходах по налогу на прибыль и он не будет являться доходом работника на облагаемый НДФЛ. Соответственно, начислять страховые взносы не нужно.
Копирование и любая переработка материалов с сайта сайт запрещены