Контакты
Главная / Журналы

Суточные при командировках в году таблица. Два сложных вопроса при оформлении командировки: расчет среднего заработка, суточные при командировке в страны СНГ

В 2015 году порядок оформления служебных командировок менялся не один раз. Новые правила значительно упростили список обязательных документов и облегчили работу учреждения. Теперь отпала необходимость оформлять командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о командировке, журналы учета командировок. О том, какие документы необходимо оформить при направлении работника в служебную командировку в 2016 году, какие подтвердят срок его поездки и что еще нужно предоставить работнику по возвращении – в статье.

Приказ на командировку

Правила направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749). Так согласно пункту 7 Положения № 749 основанием для направления сотрудника в командировку является письменное решение работодателя. То, в каком виде оно должно быть оформлено в Положении № 749, не прописано. Большинство учреждений используют для этого приказ (распоряжение).

Что касается формы такого приказа, то можно использовать:

– либо унифицированную форму № Т-9 (при направлении в командировку одного работника) или № Т-9а (при направлении в командировку нескольких работников), утвержденные приказом Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;

– либо самостоятельно разработанную и утвержденную.

В приказе укажите следующую информацию:

– наименование учреждения;

– наименование документа и дату его составления;

– Ф. И. О. работника, его должность и структурное подразделение, в котором он трудится;

– место, в которое направляется сотрудник (страна, город, организация);

– срок командировки, в том числе даты начала и окончания поездки;

– цель командировки;

– вид транспорта, на котором работник направляется в командировку (личный, служебный, транспорт, находящийся в собственности третьих лиц);

– основание издания приказа;

– организацию, которая оплатит работнику .

Напомню, что в общем случае при направлении сотрудника в командировку ему возмещаются следующие расходы (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 1 п. 11 Положения № 749):

– на проезд;

– на наем жилого помещения;

– связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (дополнительные расходы);

– произведенные сотрудником с разрешения работодателя (иные расходы).

Что касается суточных, они не выплачиваются при командировках в местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства исходя из условий транспортного сообщения, а также характера выполняемой в командировке работы.

Приказ о направлении работника в служебную поездку подписывает руководитель учреждение (уполномоченное им на это лицо). Рекомендую ознакомить с ним сотрудника под подпись. Поскольку в случае его привлечения его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа, нужны будут соответствующие доказательства. Иначе такое привлечение может быть признано неправомерным. Так как оно возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником по собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей (ч. 1 ст. 192 Трудового кодекса РФ).

Хранить приказы о направлении в служебные командировки нужно 75 лет. Основание – пункт «б» статьи 19 раздела II Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г № 558.

Документы, подтверждающие срок командировки

По возвращении из служебной поездки работник должен составить служебную записку, указав в ней фактический срок пребывания в месте командирования (п. 7 Положения № 749). Она необходима в трех случаях:

– при использовании служебного транспорта;

– при использовании личного транспорта;

– при использовании транспорта, которым работник управляет по доверенности.

Форма такой записки свободная. Для удобства ее составления сотрудниками, рекомендую приказом руководителя учреждения утвердить образец бланка.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). Какие именно, зависит от вида используемого транспорта.

Если работник передвигался на общественном транспорте

Срок проезда на поезде или ином общественном транспорте подтвердят проездные билеты. В случае утери документов на проезд, сроки командировки обоснуют документы на наем жилого помещения.

Обратите внимание: с 21 октября 2015 года действуют новые правила предоставления гостиничных услуг в РФ. Они утверждены постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085 (далее – Правила № 1085). При предоставлении человеку временного жилья с ним заключается договор. Основание – паспорт, а также иные документы, предусмотренные пунктом 19 Правил № 1085.

Такой договор заключается путем составления документа, который должен содержать, в том числе:

– цену номера (места в номере);

– период проживания в гостинице.

Об этом сказано в пункте 20 Правил № 1085.

Кроме того за проживание в гостинице работнику выдается кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности (п. 28 Правил № 1085).

Но командированный работник с ведома работодателя может самостоятельно снять комнату у собственника - физического лица. Тогда снованием для проживания и подтверждением произведенных расходов будет договор найма жилого помещения. Заключен он должен быть в соответствии со статьей 671 Гражданского кодекса РФ и статьей 30 Жилищного кодекса РФ. При этом к договору найма необходимо приложить документ, подтверждающий получение наймодателем платы. Таким документом может быть, например, расписка.

Если же указанные документы потеряны, для подтверждения срока пребывания работник представляет служебную записку и (или) иной документ. Он должно содержать подтверждение принимающей сотрудника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) к месту командирования (из места служебной поездки). Такой порядок предусмотрен абзацем 4 пункта 7 Положения № 749.

А можно ли подтвердить расходы на проезд в период командировки проездными документами, оформленными в электронном виде? Ответить на этот вопрос поможет приказ Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322. В соответствии с пунктом 2 этого документа расходы на приобретение железнодорожного билета можно подтвердить контрольным купоном электронного проездного документа, направляемым пассажиру в электронном виде в обязательном порядке.

Теперь поговорим об авиатранспорте. Если к месту командировки и обратно работник добирается авиатранспортом, то произведенные расходы подтвердят:

– маршрут/квитанция электронного билета;

– багажная квитанция на бумажном носителе;

– посадочный талон.

При потере посадочного талона, сотруднику нужно обратиться к авиаперевозчику (его представителю) за подтверждающим документом. Таким документом может быть, например, справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию. Таково мнение Минфина России (письма от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187, от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61).

Если сотрудник ездил на машине

В этом случае к служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником автомобиля (служебного, находящегося в его собственности или в собственности третьих лиц (по доверенности)):

– путевой или маршрутный лист;

– квитанции;

– кассовые чеки;

– иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (например, накладные с адресами поставщика, распечатки данных тахографа).

Авансовый отчет

По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю об израсходованных в связи с командировкой суммах. Сделать это он должен в течение трех рабочих дней.

К авансовому отчету сотрудник должен приложить все имеющиеся у него документы о расходах, произведенных в служебной поездке (п. 26 Положения № 749).

В соответствии с этим документом производится окончательный расчет по выданному работнику перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 10 Положения № 749).

Если сотрудник потратил денег меньше, чем ему было выдано, то он должен вернуть в кассу неизрасходованные подотчетные деньги. Но возможет и иной вариант - работник потратил денег больше, чем ему было выдано. То есть по авансовому отчету имеется перерасход. В этом случае сотруднику возвращают собственно потраченные суммы. Но сделать это нужно только после утверждения авансового отчета руководителем учреждения. Основании выдачи денег - (п. 6 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…»). Не забудьте внести реквизиты кассового ордера в авансовый отчет.

Журналы учета командировок

Учреждению больше не надо вести два журнала:

– учета работников, выбывающих в служебные командировки;

– учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Это связано с тем, что из Положения № 749 исключили пункт 8 (постановление Правительства РФ от 29 июля 2014 г. № 771), где говорилось о необходимости такого учета. Действуют новшества с 8 августа 2015 года.

С 19 октября 2015 года утратил силу и приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н, которым были утверждены формы таких журналов. Но, несмотря на это журналы учета командировок все же могут пригодиться учреждению. Чтобы продолжать вести такой учет работников установите соответствующий порядок учета в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 Трудового кодекса РФ). Причем можно предусмотреть порядок, как аналогичный ранее применявшемуся, так и иной удобный для учреждения.

Выводы

При направлении работника в служебную командировку нужно оформить всего лишь один документ – приказ (распоряжение). К документам, которые должен предоставить именно работник по возвращении из служебной поездки относятся:

– служебная записка (выше рассмотрены случаи ее составления);

– документы, подтверждающие произведенные в командировке расходы (их список зависит от того, на чем ездил сотрудник);

– авансовый отчет.

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом "К" или цифровым кодом "06".

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код "РВ" или цифровой код "03" (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в "прибыльном" налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

    в графах 6 и 8 - в той валюте, в которой оплачены расходы;

    в графах 5 и 7 - в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

    в строке 1а - в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

    в строке 1 - в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

    если на поезде - железнодорожным билетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета (Письмо Минфина от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);

    если на самолете - авиабилетом или маршрут-квитанцией (контрольным купоном) электронного билета и посадочным талоном (Письма Минфина от 01.09.2016 N 03-03-07/50992, от 19.06.2015 N 03-03-07/35548).

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

    за день выезда из РФ - по нормам для командировок за границу;

    за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ - по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

    для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, - по проездным документам;

    для командировок за границу - по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

Не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.


Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Загранкомандировка (заграничная командировка): подробности для бухгалтера

  • Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

    Если работниками организации, прибывшими из заграничной командировки, представляются счета за проживание в... валютного счета, направляя сотрудников в заграничную командировку, выдают им авансы в рублях...

  • Дайджест правовой информации для специалистов в сфере расчёта заработной платы за ноябрь 2018 года

    Заработка за время загранкомандировки Средний заработок за время загранкомандировки это доход, полученный...

  • Дополнительные (суточные) и иные расходы в командировке: их содержание и условия выплат

    В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику, в частности, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Разъясните, что представляют собой дополнительные расходы (суточные). Это расходы на организацию питания или какие-либо иные бытовые расходы работника? Вопрос: В соответствии со ст. 168 ТК РФ в...

  • Новые стандарты 2019 года

    Учреждение выдало аванс работнику на загранкомандировку в валюте. На дату выдачи...

  • Расходы на командировку при УСН: особенности их признания

    Загранпаспорте – если речь идет о загранкомандировке) или по путевым листам, служебной...

По ходу осуществления своей деятельности предприятия и организации время от времени отправляют своих работников за пределы города, а также и за рубеж, для решения определенных вопросов.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Цели поездок различны: обмен опытом, подписание договоров поставок с контрагентами, согласование мер для взаимного сотрудничества и множество других задач.

Что на это говорит закон?

Статья 166 Трудового кодекса такие рабочие поездки определяет как служебные командировки.

Их сроки и цели устанавливаются с подписью директора.

И хотя выполнение производственного задания происходит за пределами территории организации, а порой и за пределами страны, законодательство гарантирует, что:

  • за работником будет сохранено его место работы и среднемесячная зарплата, а также оплата периода болезни (ст.167 ТК РФ);
  • если деятельность работника согласно имеет разъездной характер, то поездки за пределы расположения офиса не считаются командировками (Постановление №749).

Какие нормативные документы используются?

  • Условия и процедура отправки сотрудников в заграничные командировки регламентируются Трудовым и Налоговым кодексами страны, Федеральным законом «О валютном регулировании…» от 10.12.13 №173-ФЗ.
  • Положение, раскрывающее порядок командирования, утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749.
  • Принцип возмещения расходов и их размеры определяются местными локальными документами ( , трудовым соглашением, сметами и др.).

В мире довольно часто происходят изменения во взаимоотношениях между странами. Поэтому немаловажно будет отслеживать изменения и поправки в действующие нормативные документы с тем, чтобы правильно оформлять документы.

Так, в результате достигнутых соглашений с некоторыми государствами — участниками СНГ о безвизовом пересечении границ, постановлением Правительства РФ от 29.12.14 №1595 внесены некоторые изменения в действующий документ №749 (о нюансах при оформлении поездок в страны СНГ будет рассмотрено ниже).

Кого можно направить?

До принятия решения об отправке в командировку того или иного сотрудника следует учесть некоторые положения Трудового кодекса.

Надо знать, что не разрешается направлять в служебные поездки следующие категории:

  • женщин, имеющих беременность;
  • инвалидов с ограничением или запретом на деятельность разъездного характера;
  • несовершеннолетних (кроме лиц творческих специальностей на время проведения съемок);
  • сотрудников во время (за исключением случая, когда поездка связана с учебой).
  • женщины с детьми 3-летнего и младше возраста;
  • одинокие отцы;
  • одинокие родители, воспитывающие детей пятилетнего и младше возраста;
  • сотрудники, имеющие на иждивении детей-инвалидов;
  • опекуны либо попечители несовершеннолетних;
  • работники, обязанные согласно медицинскому заключению ухаживать за членом семьи во время его болезни.

Особенности оформления

Документальное оформление командировок, как по российской территории, так и по зарубежной, приблизительно одинаковое.

В обоих случаях обязательно издается приказ. Командируемого работника необходимо с ним ознакомить, о чем в соответствующей строке приказа (распоряжения) проставляется личная подпись.

Изданию распоряжения может предшествовать производственное задание или приглашение к участию в конференции, выставке и т.п.

Здесь не лишне указать, что оформление аналогично многодневным.

То есть также издается распорядительный документ, поездка и в журнале соответствующей отметкой (06 или «К»).

Пошаговая инструкция

Последовательность направления командированного сотрудника в рабочую поездку следующая:

  • доклад руководителю о необходимости направления конкретного работника в загранкомандировку;
  • издание приказа с указанием цели, задач и сроков командировки;
  • выдача командировочного удостоверения (для поездки в страну СНГ);
  • ознакомление сотрудника с распоряжением руководства;
  • расчет предстоящих расходов с учетом курса валют и авансовые выплаты.

Важно: информация о возможных командировках должна содержаться в . При отсутствии таковых работник может на законных основаниях отказаться от поездок.

С чего начать?

Для начала стоит внимательно изучить приглашение иностранной компании и финансовые условия. Иногда принимающая сторона берет на себя некоторые расходы, например, по проживанию.

Также необходимо выяснить, имеется ли у командируемого сотрудника загранпаспорт. В случае отсутствия такового нужно учесть расходы по его оформлению.

Этапы

По курсу страны, в которую предстоит отправиться сотруднику, производится расчет всех предстоящих расходов и подготовки документов.

Поэтапно весь процесс можно выстроить следующим образом:

  • оформление визы (при необходимости);
  • бронирование гостиничного номера;
  • подготовка необходимых документов;
  • определение суммы аванса в зависимости от будущих затрат и суточных;
  • за дни командировки;
  • оплата НДФЛ и взносов в соответствующие внебюджетные фонды.

Длительность поездки

С 2019 года сняты ограничения по продолжительности командировок. Продолжительность служебной поездки обозначается в приказе. Во многих организациях разрабатываются местные положения о командировках.

Продолжительные по времени служебные поездки должны сопровождаться документами.

Их обоснованием может служить:

  • экономическая целесообразность;
  • документальное подтверждение превышения полученного дохода над произведенными расходами.

Не забывайте, что в случае превышения сотрудником общего срока загранкомандировок в количестве 183 дня в течение 12 месяцев следующих подряд ставка НДФЛ составит 30% вместо 13%.

Документы

Вся первичка, связанная с пребыванием сотрудника за границей, после возвращения должна быть приложена к , срок сдачи которого составляет три рабочих дня по прибытию.

Для документов на иностранном языке требуется построчный перевод.

Переводчиком может выступить специализированное агентство или любое лицо, имеющее соответствующую квалификацию (прилагается копия диплома, аттестата и т.п.).

Процедуры при отъезде

Выезд и въезд на территорию страны сопровождается отметками таможенной службы о пересечении границы.

Поэтому для обоснования суточных необходимо сделать копии страниц загранпаспорта со штампами таможни.

Отчет по служебной поездке в страну СНГ требует приложения проездных билетов.

Подтверждение

О фактически осуществленных затратах могут свидетельствовать различные документы — это чеки, багажные квитанции, билеты и т.п.

Иногда работники отправляются в служебные поездки на собственном автотранспорте, что не запрещено законом. В таких случаях документами, подтверждающими проездные расходы, могут служить квитанции с АЗС, чеки и т.п.

Оплачиваем и возмещаем расходы

Бухгалтерия предприятия принимает оформленный соответствующим образом авансовый отчет и возмещает произведенные затраты за вычетом полученного ранее аванса.

Кроме транспортных, оплачиваются также и . Порядок оформления брони и найма жилья обычно оговаривается в локальном документе.

Порой бывает дорого бронировать номер в отеле. В таких случаях выгоднее арендовать жилье. Тогда при отчете нужно приложить договор аренды жилья.

Какой курс учитывать при расчете?

Минфин РФ своим письмом от 17.07.15 дает разъяснение о целесообразности оплаты проживания и суточных путем использования банковских карт. Постановлением Правительства РФ за №749 определено, что порядок возмещения определяется колдоговором.

Поэтому возможна выдача иностранной валюты под отчет при соблюдении требований законодательства о валютном регулировании.

Курс обмена валюты, официально установленный банком, определяется на день списания денежных средств.

Размер суточных в 2019

Расчет суточных при осуществлении загранкомандировки производят учитывая количество дней проезда по российской территории и с момента пересечения границы согласно отметкам таможни.

Нормативы суточных, не облагаемых налогом, установлены ст.217 НК РФ и составляют для российской территории 700 рублей/сутки и для зарубежной — 2500 рублей.

Локальными документами могут быть утверждены повышенные нормы суточных, но тогда с разницы удерживается НДФЛ.

Пример бухгалтерских операций с суточными отражен в нижеследующей таблице:

Показатели Суммы денежных средств (в рублях) Проводки
Условие: время, проведенное за границей, с учетом перелета Москва — Прага = 3 дня
Выдано под отчет работнику из расчета 3500 р/сут. согласно колл.договору 10500 Дт 71 — Кт 50-1
Отражено в авансовом отчете 10500 Дт 20 — Кт 71
Удержан НДФЛ с сверхнормативной суммы ((3500-2500) * 13% * 3 сут.) 390 Дт 70 — Кт 68

Страховые взносы не уплачиваются, так как размер суточных оговорен внутренним актом организации.

Порой для осуществления загранпоездки бывает достаточно одного дня. Тогда суточные принимаются в половинном размере.

Соответственно, и норматив будет составлять 1250 р./сут. (2500 р. * 50%).

Расходы по изготовлению заграничного паспорта и оформлению визы

В ходе подготовки документов для командировки может выясниться то обстоятельство, что у работника нет заграничного паспорта.

В органы ОВиР для его изготовления обращается сам сотрудник. Оплату госпошлины возмещает бухгалтерия после предъявления квитанции и копии готового паспорта.

Оформить визу можно самостоятельно либо с помощью специализированной компании.

Затраты по изготовлению заграничного паспорта, оформлению визы и возможных курьерских услуг можно отнести на командировку, если такие пункты внесены в локальный документ о командировках.

Нормы проживания

Законодательные документы, определяющие нормы пребывания (проживания) за границей, утратили свою силу.

С 2019 года действуют лишь нормативы суточных для налогообложения.

Длительность нахождения в поездке, условия размещения и возмещение командировочных затрат оговариваются внутренними документами компании.

Порядок выдачи аванса

Перед отъездом командируемого сотрудника для определения предстоящих расходов составляется смета.

Ее статьи, как правило, следующие:

  • проезд к месту командирования и обратно;
  • проживание;
  • суточные;
  • оформление медицинской страховки;
  • перевозка багажа весом до 30 кг;
  • телефонные переговоры;
  • получение визы и загранпаспорта;
  • расходы при обмене валюты.

Смета прикладывается к расходному ордеру. Во избежание трудностей с обменом, аванс командируемому лучше выдавать в валюте страны следования.

Компенсация проезда

По окончанию служебной поездки работником составляется отчет с предоставлением всей первички — билеты, посадочные талоны, багажные квитанции, платежные документы за консульские и аэродромные сборы.

Если приобретался электронный билет, то для получения компенсационных выплат предоставляется его распечатка и талон при посадке.

Поездка на служебном автомобиле

Использование в поездке личного или служебного транспорта возможно, если на есть письменное разрешение руководства.

Для получения выплат компенсирующего характера сотрудник предоставляет путевой лист, оплаченные счета, кассовые чеки, квитанции.

Необходимо также представить копию техпаспорта автомобиля и доверенности в случае управления не личным, а служебным автомобилем.

Аренда (прокат) автомобиля

Сейчас стало популярным использование в служебных разъездах такой услуги, как прокат автотранспорта.

Это, порой, экономичнее поездок на такси и позволяет более оперативно решать поставленные задачи. Для оформления нужно обратиться в компанию арендодателя с предъявлением загранпаспорта и водительских прав.

К отчету о транспортных затратах в таком случае прикладываются следующие документы:

  • договор аренды (проката) автомобиля;
  • акт о возврате автотранспорта;
  • чеки и счета об оплате услуг компании.

Использование платежных карт

Очень удобно и для командируемых и для бухгалтерии использование во время служебной поездки корпоративных и личных банковских карт. Ведь тогда командированный может произвести оплату проездных и затрат по проживанию безналичным путем, а также при необходимости снятия наличных воспользоваться банкоматом.

Бухгалтер принимает к учету следующие фактические затраты:

  • оплата затрат по курсу ЦБ на день утверждения авансового отчета;
  • расход на конвертацию, подтвержденный банковской выпиской.

Пример:

Командировка сотрудника в Берлин на три дня с 1 февраля 2019 года. Локальным документом организации предусмотрен норматив суточных для поездок в Германию в размере 60 Евро за сутки. 1.02.16 было произведено снятие наличными суточных расходов в размере 180 Евро (по банковской выписке списано 15620 рублей). 3.02.16 оплачен гостиничный номер в сумме 520 Евро (списано 46790 рублей). Авансовый отчет сотрудника утвержден 05.02.16 г. с учетом оплаты стоимости проездных работодателем.

Расходы по результатам поездки отражены в нижеследующей таблице:

Расходы Курс ЕВРО на дату утверждения отчета Сумма в ЕВРО Сумма в РУБЛЯХ
Суточные за 3 дня 84,8104 180 15265,78
Расход на конвертацию 354,22 (15620 – 15265,78)
Проживание в гостинице 84,8104 520 44101,41
Расход на конвертацию 2688,59 (46790 – 44101,41)

Рассчитываясь банковской картой не забывайте о необходимости сохранять квитанции!

Бухучет и проводки

Расходы по командировке учитываются по основному виду деятельности.

Проводка выглядит так: Дт 20 (26, 44 …) Кт 71 («подотчетные лица»).

Перевод в российские рубли осуществляется на момент выдачи валюты.

Если продолжить пример с командировкой в Берлин (Германия) и предположить, что сотруднику 29.01.16 г. было выдано наличными 100 Евро для непредвиденных расходов, полученные из банка 27.01.16 г., то проводки будут следующими:

  • 27.01.16: Дт 50 субсчет «Валютная касса»  Кт 52 «Валютные счета» (получена валюта из банка в кассу)  8888,58 руб. (по курсу 88,8858 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 71 — Кт 50 (выданы сотруднику из кассы на командировочные расходы)  8413,70 руб. (по курсу 84,1370 руб./Евро);
  • 29.01.16: Дт 50 — Кт 91-1 (начислена курсовая разница)  474,88 руб. (8888,58 – 8413,58).

Если бы по итогам поездки образовался перерасход , то его следовало бы отразить в проводке Дт 71 — Кт 50 (работнику выдан перерасход).

Если же валютные средства были недоиспользованы и возвращены сотрудником, то проводка такая: Дт 50 — Кт 71 (в кассу возвращен остаток неиспользованных денежных средств).

Налогообложение

О расходах на загранкомандировки, облагаемых налогами и взносами, можно узнать из нижеследующей таблицы:

Расходы Налог на прибыль НДФЛ Страховые взносы
Суточные Учитываются в расходах в размере согласно локальному документу Не облагаются не превышающие 2500 руб. за каждый день загранкомандировки Не начисляются
Проживание (включая бронирование) Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой в счете Не облагается в размере согласно локальному акту при документальном подтверждении. Не облагается в пределах 2500 руб. в сутки, если нет документального подтверждения) Не начисляются
Доп.услуги, оказываемые гостиницами Учитываются в расходах, если их стоимость не выделена отдельной строкой Не облагаются в части размеров, установленных локальным актом и в пределах 2500 р. если нет документов. Не начисляются
Проезд Учитываются фактические затраты при наличии документов Не облагаются в случае документального подтверждения Не начисляются
Доп.услуги (сервисные сборы, пользование постельным бельем Учитываются в полном объеме в прочих расходах Не облагаются Не начисляются
Плата за пользование VIP-залом аэропорта Учитывается в составе прочих расходов, если предусмотрено локальным документом Облагается Начисляются
Оплата такси Учитывается в прочих расходах при наличии экономического обоснования и подтверждения документами Не облагается Начисляются
Мед.страховка Учитываются в прочих расходах, когда наличие страхового полиса является условием въезда Не облагается Начисляются
Консульские и аэродромные сборы Не облагаются Не начисляются
Сборы за право въезда или транзита автотранспорта Учитываются в размере фактических расходов Не облагаются Начисляются

Нюансы для бюджетников

Отправляя работников бюджетной сферы в загранкомандировку, следует изучить постановление Правительства РФ от 26.12.05 №812, где отмечено, что нормы суточных и проживания определяются Минфином РФ по согласованию с Министерством иностранных дел.

Учитываются также расходы принимающей стороны.

Так, если принимающая сторона обязуется обеспечить командированного валютой для использования в личных целях, то командирующая сторона суточные не выдает. Если же иностранное государство не выплачивает инвалюту, но зато оплачивает питание, то суточные выдаются в размере 30% от нормативов.

Проживание принимается в расчет по цене одноместного номера в отеле среднего разряда.

Порядок оформления для госслужащих

Указом Президента РФ от 18.07.05 за №813 утверждены порядок и условия пребывания в заграничной командировке государственных служащих.

Отличие состоит лишь в возмещении проездных затрат по нормам, утвержденным в соответствии с занимаемой должностью (транспортом 1 категории комфортности, бизнес или эконом-класса).

Как оплатить командировку директора бюджетного учреждения?

При компенсации командировочных затрат руководителя бюджетного учреждения применяются нормы для проезда транспортом повышенной комфортности, а для проживания — стоимость двухместного номера гостиницы.

Порядок возмещения и размеры компенсации командировочных расходов работников и руководителей госорганов изложены в постановлении Правительства РФ от 02.10.02 за №729.

Суточные командировочные расходы в 2016 году, равно как и ранее, представляют собой финансовую выплату, которую выдает бухгалтерия предприятия человеку, отправляющемуся выполнять свою работу в другой город, регион или даже за границу.

При этом рассчитывается сумма, которая должна быть достаточна человеку для пребывания вне дома. Конечно же, она может показаться и не такой большой, однако без нее было бы совсем не хорошо. Такая выплата позволяет работнику не тратить слишком много в поездке и слегка компенсирует его расходы.

Какие суммы приняты к выплате

Размер командировочных расходов в 2016 году (суточные) определен законодательством. И это существенно упрощает задачу их расчетов. Так, например, все зависит от того, куда работник направляется.

Если он едет в рамках своего домашнего региона, его суточная выплата составит 200-300 рублей. С одной стороны, это вполне справедливо, т.к. иногда расстояние между городами всего 20-30 км, и сотрудник легко может ездить вечером домой.

Для поездок вне региона действует следующая вилка: от 500 до 1000 рублей в день. А вот самыми дорогими считаются поездки за рубеж. В этом случае компания возмещает работнику от 1000 до 2500 рублей.

Вилки даны, чтобы работодатель мог ориентироваться, согласно своим возможностям. При этом он совсем не ограничен данными рамками и вполне может назначать суточные расходы по своему усмотрению – сумма легко может быть значительно выше и больше. Однако стоит понимать несколько деталей.

Что стоит учитывать

Но тут есть один нюансы, который необходимо понимать. Норма суточных командировочных расходовустанавливается каждой компанией самостоятельно, основываясь на внутренних правилах и принятых договорах.

При этом законодательство достаточно однозначно трактует максимальные значения. Например, согласно правилам и требованиям власти, максимальные суточные следует ограничить при поездках по России цифрой 700 рублей, за границу – 2500 рублей. Все, что выдается сотруднику выше, расценивается как доходы физического лица и начинает обкладываться налогом на доходы.

Понятно, что в более выгодном положении находятся сотрудники частных компаний, где руководство может устанавливать свои варианты расценок. В государственных фирмах и предприятиях такое невозможно – здесь по максимуму стараются не переходить через требования закона.

Что с минимальными понятиями

Естественно, на фоне определения максимума многим становятся интересными и минимальные командировочные расходы (суточные) в 2016 году.

И тут стоит понимать, что, в принципе, такого понятия не существует. И минимумы могут устанавливать сами компании. Но тут главное, чтобы они не переусердствовали и не поставили слишком низкие цифры. Иначе целесообразность поездки для работника будет существенно ниже.

Когда и как оплачивают такие расходы

Оплата суточных командировочных расходов в 2016 году будет происходить по стандартной схеме. Такие средства выдаются сотруднику еще до начала поездки и в полном объеме, исходя из количества дней командировки и варианта выезда – по домашнему региону, за его пределы или за границу.

Выдачу денег бухгалтеры осуществляют привычным способом для компании. Сегодня большей частью многие предприятия используют перечисления на банковский счет и на карточки. Это позволяет минимизировать риски при выдаче средств и защищает работника от произвола бухгалтеров.

Выплачиваются суточные сразу же – затягивать их выплату нельзя, т.к. считается, что сотрудник будет жить на эти средства. Если же не дать ему их сразу, то априори это будет означать, что он должен провести командировку за свой счет. А это понравится немногим. Ведь выезд по служебной необходимости из дома на некоторый срок приносит неудобства, особенно для семейных сотрудников. И далеко не каждый бюджет это выдержит. Кроме того, в регионах заработные платы далеко не самые большие, за счет чего выплата суточных работником самостоятельно становится сложным испытанием, которое не всем подойдет.

Какие есть опасности

Сейчас стали говорить, что необходимо . Авторы проекта уверены, что сотрудник на выезде и сам справится. Эксперты же считают, что таким образом государство существенно усложнит жизнь тем компаниям, в которых предполагается работа с командировками.

Сотрудники попросту будут отказываться ездить в них. Да и найти работников на вакансию с предлагаемыми командировками будет крайне сложно. А это ставит под угрозу развитие как многих традиционных производств, так и различных перспективных бизнесов. И тут стоит хорошо подумать, что выгоднее – крепкие компании, дающие в бюджет неплохие средства за счет налогов. Или сэкономленная некая выгода на суточных. Тем более, что такой запрет большей частью коснется лишь государственных предприятий – частные как платили, так и будут платить. А это значит, что выгода будет достаточно сомнительной.

Надо ли за них отчитываться

Суточные расходы считаются личными расходами работника, которые выдаются ему работодателем, чтобы компенсировать неудобства отсутствия дома. Поэтому он может делать с ними все, что угодно. Хочет копит, не хочет – тратит.

Главный плюс – за них не нужно отчитываться, собирать чеки и составлять финансовые отчеты. Такие выплаты не учитываются при сдаче всех документов. Поэтому они являются как бы своеобразным бонусом. И отказываться от них большая часть сотрудников вряд ли захочет.

Часто ли в процессе осуществления работы Вас направляли в командировку? Если на этот вопрос Вы можете ответить положительно, следует задуматься о том, знаете ли Вы свои права в отношении компенсации расходов в процессе поездки, и не нарушает ли их работодатель. Оплата командировочных расходов в 2016 году не претерпела серьезных изменений, однако есть некоторые нюансы, которые необходимо учитывать. Об общих правилах оплаты суточных и нововведениях в этой области читайте в нашей статье.

Традиционно такими расходами считаются суточные и расходы, связанные с проездом и проживанием. Возможны также иные расходы, которые санкционируются работодателем. Так, например, если стажировка подразумевает поездку за рубеж, в которую необходимо наличие визы, то расходы на ее оформление оплачивает работодатель.

При каких обстоятельствах должны выплачиваться суточные?

Наиболее распространенным вариантом, когда работодатель обязан выплатить суточные работнику, является командировка. Однако это не единственное основание: бывает, например, что работники вынуждены работать в полевых условиях, либо их работа в принципе связана с постоянными разъездами. В таких обстоятельствах работнику также выплачиваются суточные. Не стоит поэтому думать, что командировка – исключительное основание для выплаты суточных.

Оплата суточных-командировочных расходов в 2016 году

Законодательством не предусмотрены предельные размеры суточных, которые организация может выплачивать работнику. Их определение остается исключительно на усмотрение работодателя. При этом конкретные суммы должны быть указаны во внутренних актах организации.

Единственное ограничение, которое устанавливает законодатель, связано с необходимостью уплаты страховых взносов и НДФЛ с определенной суммы. Так, в ситуации, когда суточные составляют больше 700 рублей ежедневно для командировок в Российской Федерации и 2500 рублей для зарубежных командировок, денежные средства сверх этих сумм облагаются взносами и налогами. Причем начисление страховых взносов на данные суммы – нововведение законодательства, вступающее в силу с 2017 года. До этого вне зависимости от суммы суточных, указанной во внутренних актах организации, страховыми взносами они не облагались.

Выплата командировочных расходов в 2016 году: предоставление документов

Для того, чтобы работнику было предоставлено необходимое количество суточных, нужно, чтобы были правильно рассчитаны дни, во время которых он находился в командировке. Раньше для этого использовали командировочные удостоверения, сейчас же их оформление необязательно, и вместо них для этой цели работник представляет проездные документы. Если же в распоряжение сотрудника был предоставлен служебный транспорт, то вместо проездных документов используется служебная записка.

Оплата командировочных расходов: расчет суточных

Подсчитать сумму, которую работодатель обязан выплатить работнику при его командировке, несложно: суточные за каждый день умножаются на то количество дней, которые работник пробыл в командировке. Важно, что учитываются и выходные, и праздничные дни. Если сумма превышает те, которые были рассмотрены выше, необходимо учесть и налоги.

Оплачиваются ли суточные при командировке длиной в один день?

Согласно законодательству, при однодневной командировке работодатель не должен оплачивать работнику суточные. По собственной инициативе он может выплатить дополнительные денежные средства, однако суточными они не будут являться. Вопрос о выплате денежных средств перестает быть актуальным в ситуации, когда работник обладает возможностью ежедневно приезжать обратно в собственное место жительства, и работодатель посчитает, что это разумно.

Однако эти правила действуют только при командировке в Российской Федерации. При необходимости же поездки за рубеж сотруднику выплачивается половина от суточных, положенных ему по внутренним документам компании.

Возмещение расходов, связанных со служебными командировками: оплата проезда

В процессе чтения данной статьи может возникнуть вопрос о том, в каком порядке оплачиваются суточные при переезде через границу Российской Федерации и при возвращении в нее. Здесь действует простое правило: необходимо смотреть, куда направляется работник. Так, если он выезжает из России, суточные будут оплачиваться по правилам, предусмотренным для страны, куда он прибывает; если же он наоборот въезжает на территорию нашей страны, суточные будут определяться уже по правилам начисления суточных для командировок по России.

Те же правила действуют и при необходимости перемещения между разными странами: суточные всегда необходимо платить в том размере, который предусмотрен для страны, куда летит или едет сотрудник.

Возмещение командировочных расходов заказчиком в валюте

При отправлении работника в командировку в другую страну работнику удобнее выдавать суточные в валюте. Может ли так сделать работодатель?

На этот вопрос можно ответить положительно. Ограничений в способах выплаты суточных не устанавливается. Однако следует учитывать, что сумму суточных для их учета необходимо будет переводить в рубли, хотя бы чтобы понять, превышают ли они 700 рублей для командировки в России и 2500 рублей для зарубежной командировки в день. Ведь если так, необходимо уплатить налог на доходы физических лиц.

Как оплачивать суточные в ситуации, если работник заболел во время командировки?

Болезнь работника во время исполнения своих рабочих обязанностей в другой местности – неприятное обстоятельство, которое, к сожалению, может случиться. Если это произошло, суточные выплачиваются такому сотруднику в общем порядке. Вдобавок к этому, работодатель обязан оплатить больничный лист работника.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .