Образец заполнения формы налогового регистра по расходам. Налоговые регистры по налогу на прибыль: сделай сам! Учетные регистры формирования отчетных данных
М.П. Захарова, юрист
Все ли документы налогового учета - регистры?
За отсутствие или неправильное заполнение каких налоговых регистров могут оштрафовать по ст. 120 НК РФ
По ст. 120 НК может быть штраф :
- <если> нарушения совершены в течение одного налогового периода и не повлекли занижения налоговой базы - 10 000 руб.;
- <если> нарушения совершены в течение более одного налогового периода - 30 000 руб.;
- <если> нарушения повлекли занижение налоговой базы - 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.
После многолетнего обсуждения необходимости введения налоговой ответственности за отсутствие регистров налогового учета или неправильное их заполнение такая ответственность в НК РФ появилась. С 3 сентября прошлого года грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения считается, в частностист. 120 НК РФ ; подп. «в» п. 45 ст. 1 , п. 1 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ :
- отсутствие регистров налогового учета;
- систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение в регистрах налогового учета операций, движения денег, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
Не возникает сомнений в том, что налоговые органы, руководствуясь обновленной ст. 120 НК РФ, будут штрафовать за отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев, регистров по налогу на прибыль.
“ Если согласно НК РФ налогоплательщик обязан вести какой-либо учетный документ в целях исчисления налога, то этот документ с полным правом можно отнести к регистрам налогового учета. К таким документам, в частности, относятся книги продаж и покупок, книга учета доходов и расходов, хотя они и не названы регистрами. Поэтому отсутствие или систематическое неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев являются грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, ответственность за которые установлена ст. 120 НК РФ.
Правила ведения регистров налогового учета, предусмотренные ст. 313 НК РФ, предполагают известную долю свободы налогоплательщика, однако их ведение является обязательным. И за их отсутствие налогоплательщиков также можно оштрафовать по ст. 120 НК РФ” .
Так ли это на самом деле?
Что такое регистры налогового учета
При внесении поправок разработчики упустили из виду, что в первой части НК РФ не дано понятие регистра налогового учета. Регистры там лишь вскользь упоминаютсяп. 4 ст. 88 НК РФ . В частности, сказано, что в ходе камеральной проверки налогоплательщик может представить в инспекцию выписки из регистров налогового учета.
В Законе о бухгалтерском учете есть понятие регистра бухгалтерского учетап. 1 ст. 10 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» . Однако вывести из него понятие налогового регистра тоже нельзя. Ведь это термин налогового законодательства, и его должен определить именно НКп. 3 ст. 11 НК РФ .
Понятие налогового регистра можно найти в гл. 25 «Налог на прибыль организаций». Так, аналитические регистры налогового учета - это сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями настоящей главы, без распределения по счетам бухгалтерского учета. В регистрах должна систематизироваться и накапливаться информация из принятых к учету первичных документов и аналитические данные налогового учета для расчета налоговой базыст. 314 НК РФ .
Согласитесь, определение очень удачное. И, например, книги учета доходов и расходов упрощенцев вполне ему соответствуют. Только вот распространять понятие регистра, данное для целей налога на прибыль, на остальные налоги без специального указания на это непосредственно в НК нельзяРешение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04 . А его нет.
Как видим, состав правонарушения в ст. 120 НК сформулирован недостаточно определенно, а это противоречит принципам установления ответственностип. 4 мотивировочной части Определения Конституционного суда РФ от 06.12.2001 № 257-О .
Внимание
По ст. 120 НК РФ можно штрафовать за отсутствие или неправильное заполнение только документов, прямо названных налоговыми регистрами в НК РФ.
А значит, это тот редкий случай, когда можно говорить о неясности налогового законодательства, которая должна толковаться в пользу налогоплательщикап. 7 ст. 3 НК РФ . Поэтому если какой-либо документ Кодекс прямо не называет налоговым регистром, то и штрафовать за его отсутствие или неправильное заполнение нельзя.
Это общие правила. А теперь рассмотрим, какие конкретные налоговые документы можно назвать регистрами.
Книги покупок и продаж
Все плательщики НДС должны вести книги покупок и продаж. Но регистрами налогового учета их не называют ни Кодексп. 3 ст. 169 НК РФ , ни даже Правила ведения этих книгутв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 . Забавно, но можно сказать, что сам Минфин России не считает книги покупок и продаж регистрами. Если мы заглянем в разработанный им Порядок заполнения налоговой декларации по НДС, то увидим, что она составляется на основании книг продаж, книг покупок и данных регистров налогового учетап. 4 Порядка заполнения налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость, утв. Приказом Минфина России от 15.10.2009 № 104н .
Вывод
Несмотря на то что и бухгалтеры, и суды часто называют книги покупок и продаж налоговыми регистрамиПостановления ФАС ВВО от 24.08.2009 № А82-15261/2008-27 ; ФАС ВСО от 11.05.2010 № А33-3985/2008 ; ФАС УО от 05.05.2010 № Ф09-2994/10-С2 ; ФАС СЗО от 14.03.2006 № А56-1646/2005 ; Девятого арбитражного апелляционного суда от 12.08.2009 № 09АП-15822/2008-АК, 09АП-16330/2008-АК , для целей привлечения к ответственности по ст. 120 НК они регистрами налогового учета не являются. За их отсутствие или неправильное заполнение штрафовать нельзя.
Книга учета доходов и расходов у упрощенцев
Называет ли НК РФ этот документ налоговым регистром? В главе по УСНО нет ни слова о налоговых регистрах. В ст. 346.24 «Налоговый учет» НК РФ говорится лишь о том, что упрощенцы должны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу при УСНО в книге учета доходов и расходов.
Минфин России и налоговые органы ранее иногда называли книгу учета доходов и расходов упрощенцев налоговым регистромПисьма Минфина России от 15.04.2003 № 16-00-14/132 , от 15.12.2003 № 04-02-05/1/108 ; Письмо УМНС России по г. Москве от 27.12.2001 № 03-12/150 . Сейчас налоговые инспекции, обосновывая привлечение упрощенцев к ответственности за неправильное заполнение или отсутствие книги учета доходов и расходов, скорее всего, вспомнят о том, что даже ВАС РФ однажды назвал ее регистром налогового учетаРешение ВАС РФ от 08.09.2004 № 9352/04 . Однако тогда ВАС не рассматривал вопрос о привлечении к налоговой ответственности за неправильное ведение книги по новой редакции ст. 120 НК. Так что нельзя сказать, что позиция ВАС по рассматриваемому нами вопросу уже сформирована.
Вывод
Неправильное заполнение книги учета доходов и расходов или даже ее отсутствие не является основанием для привлечения упрощенца к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ.
Относительно книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов у организаций, применяющих упрощенку, такого же мнения придерживается и судья Высшего арбитражного суда РФ.
Из авторитетных источников
Судья Высшего арбитражного суда РФ, кандидат юридических наук
“ По моему мнению, нельзя привлекать к ответственности по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов упрощенцев, поскольку в гл. 21 «Налог на добавленную стоимость», 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ они не названы регистрами налогового учета. Однако как будет складываться практика судов, сказать трудно” .
Налоговые регистры по налогу на прибыль
В гл. 25 НК РФ содержится понятие регистров налогового учетаст. 314 НК РФ . Но дело в том, что регистры по налогу на прибыль организации ведут по собственному желанию, если в бухгалтерских регистрах недостаточно информации для определения налоговой базы.
А заставить налогоплательщиков вести эти регистры налоговые органы не могутст. 313 НК РФ .
Вывод
Даже за отсутствие или неправильное заполнение регистров по налогу на прибыль штрафовать нельзя.
Однако судья ВАС РФ с нами не согласилась.
Из авторитетных источников
“ Поскольку регистры по налогу на прибыль ведутся по желанию налогоплательщиков, то организация, утверждая учетную политику, одновременно определяет и регистры налогового учетаст. 313 НК РФ . Полагаю, что в связи с этим налоговые органы вправе оштрафовать организацию за отсутствие только тех регистров по налогу на прибыль, которые она сама утвердила в качестве обязательных в учетной политике” .
ВАС РФ
Таким образом, будет лучше, если в учетной политике вы утвердите только те регистры налогового учета по налогу на прибыль, которые точно будете вести.
Карточка учета доходов физических лиц
С 2011 г. упоминание о регистрах налогового учета появилось еще и в гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ. Кодекс называет так карточки учета доходов физических лиц, которые ведут налоговые агентып. 1 ст. 230 НК РФ ; п. 16 ст. 2 , п. 2 ст. 10 Федерального закона от 27.07.2010 № 229-ФЗ . Но по ст. 120 НК РФ можно оштрафовать только налогоплательщиков. Ведь в определении понятия грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения говорится именно о налогоплательщикахст. 120 НК РФ . Кроме того, штраф за это правонарушение, повлекшее занижение налоговой базы, исчисляется от суммы неуплаченного налогап. 3 ст. 120 НК РФ . Но налоговый агент налог не уплачивает, он лишь перечисляет его в бюджетст. 19 НК РФ , п. 1 ст. 24 НК РФ .
Внимание
За отсутствие или неправильное заполнение книг покупок и продаж, книги учета доходов и расходов при применении УСНО, регистров по налогу на прибыль, карточки учета доходов физических лиц по ст. 120 НК РФ штрафовать нельзя.
Суды также не раз приходили к выводу, что по ст. 120 НК налоговых агентов штрафовать нельзяПостановления ФАС МО от 09.08.2007 № КА-А41/7340-07 ; ФАС СЗО от 07.06.2004 № А66-838-04 , от 25.11.2003 № А21-4891/03-С1 , от 20.02.2003 № А05-10341/02-535/14 , от 16.06.2003 № А05-15583/02-872/13 ; ФАС ПО от 01.04.2004 № А49-4573/03-206А/17 ; ФАС ЦО от 06.08.2004 № А35-6672/03-С23 . Обосновывая такую позицию, ФАС Западно-Сибирского округа, в частности, указал, что понятие грубого нарушения правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения сформулировано применительно к налогоплательщику, а расширение в правоприменительной практике сферы действия норм налоговой ответственности недопустимоПостановление ФАС ЗСО от 21.04.2005 № Ф04-2289/2005(10564-А45-32) .
Хотя в арбитражной практике встречались и случаи, когда суды подтверждали правомерность привлечения налоговых агентов к ответственности по ст. 120 НКПостановления ФАС ДВО от 24.11.2004 № Ф03-А24/04-2/2967 ; ФАС ЗСО от 07.04.2005 № Ф04-1832/2005(9990-А27-7) .
Вывод
Налоговые агенты не могут быть привлечены к ответственности по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное заполнение карточек учета доходов физических лиц.
Вот что по вопросу о возможности привлечения к ответственности налоговых агентов думает судья ВАС РФ.
Из авторитетных источников
“ Поскольку в ст. 230 НК введена обязанность ведения налоговыми агентами регистров налогового учета, должна быть и ответственность за неисполнение ими этой обязанности.
Но ст. 120 НК сформулирована таким образом, что из нее невозможно понять, можно ли штрафовать налоговых агентов. До внесения этих поправок практика судов была неоднозначна. А после внесения поправок арбитражная практика еще не сформировалась. И по какому пути она пойдет - не известно .Внимание
Налоговых агентов и предпринимателей по ст. 120 НК штрафовать нельзя.
Поэтому предпринимателей нельзя привлекать к ответственности за отсутствие или неправильное заполнение, например, книги учета доходов и расходов для целей исчисления НДФЛПриказ Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002 или ЕСХН .
К тому же и налоговыми регистрами эти документы не признаются. В гл. 23 НК РФ вообще ни слова не говорится о необходимости ведения предпринимателями книги учета доходов и расходов. А в главе, посвященной ЕСХН, у предпринимателя есть обязанность заполнения книги учета, но регистром налогового учета ее не называет ни Кодексп. 8 ст. 346.5 НК РФ , ни Минфин в Порядке ее заполненияПриказ Минфина России от 11.12.2006 № 169н .
Конечно, нужно вести книги покупок и продаж, а также книги учета доходов и расходов, так как это упростит расчет налогов. К тому же штраф по ст. 120 НК РФ за отсутствие или неправильное ведение этих документов, несомненно, придется оспаривать в суде. А согласятся ли суды с нашими аргументами - покажет время.
Правильная организация ведения налоговых регистров поможет предпринимателю избежать штрафа от налоговой инспекции. А рассмотренные образцы налоговых регистров по налогу на прибыль помогут сделать правильные выводы.
Организации и предприятия, которые зарегистрированы налогоплательщиками, в обязательном порядке должны вести регистры налогового учета по требованиям, предъявляемым налоговыми инстанциями.
Вести регистры доходов и расходов обязаны не только плательщики налога на прибыль, потому что это условие не указано в налоговом кодексе, что служит предметом возникновения споров и неразберих.
Общепринятые правила ведения регистров налогов
Ведение налогового регистра – это систематизация и сводка данных за налоговый или отчетный период, которые не имеют распределения в сфере счетов бухгалтерского учета.
Обязательными реквизитами для налогового регистра являются: название, дата составления или период, измерители проведения операции в форме денежного или натурального эквивалента, а также отображение самой операции. Подтверждается регистр подписью ответственного лица, которая в обязательном порядке должна иметь расшифровку. Такие требования предъявлены статьей 313 НК.
В качестве налогового регистра можно использовать также регистр бухгалтерского учета, дополнив его необходимыми сведениями, что также предусматривает статья 313.
Регистры подлежат ведению и в бумажной, и в электронной форме.
Для бухгалтеров, которые не справляются с составлением регистров, налоговые службы разработали примерные формы образцов налоговых регистров по налогу на прибыль.
При этом налогоплательщик вправе сам составлять форму налогового регистра и определять порядок ведения учета для подключения к учетной политике и налогообложению. Это указано в статье 314 НК.
Согласно требованиям налоговых служб, регистры заполняются на базе первичных учетных документов. Запрещено:
- Заполнять регистры, не соблюдая хронологический порядок проведения операций.
- Делать безосновательные изъятия из них информации по операциям.
- Безосновательно добавлять какие-либо учетные мероприятия.
- Вести регистр беспорядочно.
Очень важным моментом является внесение поправок в уже составленный регистр. Эта документация должна быть защищенной от вмешательства несанкционированного характера. Поправки и исправления имеет право вносить лишь то лицо, которое отвечает за ведение регистров, это же лицо обязано заверить внесенную поправку своей подписью и датой исправления.
Учет налога на прибыль
Заполняя декларацию на прибыль, требуется минимум 2 регистра налогового учета по налогу на прибыль. Один из них будет отображать налоговый учет доходов, а другой – расходов. Информация, предоставленная на базе регистров, является необходимой для расчета налоговой базы – прибыли, ведь без этого этапа расчет самого налога на прибыль невозможен.
Дополнительные регистры обязательно понадобятся организации, если ее деятельность имеет несколько разновидностей. В таком случае каждый вид проводимых операций заносится в содержание регистра.
Отдельной регистрации также требуют операции, которые облагаются налогами в специальном порядке.
Например, минимальный перечень необходимых регистров для расчета налога на прибыль ООО «Цветочек»:
- Регистр налогового учета по доходам от реализации.
- Регистр налогового учета операций, которые уменьшают доходы от реализации.
- РНУ о внереализационных доходах.
- РНУ о внереализационных расходах.
Оформляя доходные регистры, стоит помнить, что сумма за реализованные товары заполняется без учета НДС и что некоторые операции не включаются в список доходов, перечень их можно найти в Налоговом кодексе.
Расходы, которые отображаются в бухгалтерском учете, не всегда налогоплательщик вправе отобразить в налоговом учете и, соответственно, заносить их в расходный налоговый регистр. Эти моменты также стоит не забывать и учитывать при ведении регистров. Некоторые затраты, которые в бухучете отображаются полностью, имеют установленные налоговым кодексом рамки, поэтому отображать их в учете налоговом следует только после внесения корректировок и поправок.
В преддверии предстоящего вскоре заполнения декларации по налогу на прибыль за 2011г., стоит заняться анализом состояния регистров налогового учета в организации и, в случае необходимости, внести необходимые уточнения и дополнения.
Хорошо живется тому бухгалтеру, чей бухгалтерский учет максимально идентичен налоговому учету, оба этих учета автоматизированы и абсолютно верно и подробно обрабатываются программой автоматизации бухгалтерского и налогового учета. При этом ведется подробный учет расходов для целей бухгалтерского учета и для целей налогового учета, формируются все разницы в соответствии с ПБУ 18/02 и автоматически рассчитываются ОНА, ОНО, ПНА, ПНО и налог на прибыль в конечном итоге.
Таким людям можно только позавидовать. Они открывают отчет о прибылях и убытках, нажимают кнопку «заполнить» и, вуаля, вот он - готовый к предоставлению в налоговую инспекцию расчет по налогу на прибыль с приложениями и расшифровками. Жаль только, что подобным положением дел могут похвастаться далеко не все труженики бухгалтерского и налогового учета.
Но есть и хорошая новость! Наша статья призвана облегчить их скорбный и нелегкий труд, расставить точки над ё и оказать всяческое содействие в понимании и помощь в составлении налоговых регистров, на основании которых можно будет заполнить декларацию по налогу на прибыль.
1.Организация налогового учета
В соответствии с положениями Налогового кодекса, налогоплательщики по налогу на прибыль исчисляют налоговую базу по этому налогу на основе данных налогового учета (ст. 313 НК РФ). Что представляет собой налоговый учет?
Налоговый учет - это сводная информация, полученная на основе данных первичных документов. Она необходима для определения налоговой базы по налогу на прибыль. Эта информация группируется в соответствии с требованиями НК РФ.
Информация, сформированная на основе данных первичных документов, содержится в регистрах бухгалтерского учета. К сожалению, из-за различий между бухгалтерским и налоговым учетом, данных бухгалтерских регистров обычно недостаточно для формирования налоговой базы по налогу на прибыль. В этом случае, Налоговым кодексом допускается самостоятельное дополнение организацией бухгалтерских регистров.
Таким образом, регистрами налогового учета могут стать регистры бухгалтерского учета, если их дополнить необходимыми для определения базы по налогу на прибыль, реквизитами.
Зачем нужен налоговый учет?
Налоговый учет необходимо вести для контроля за правильностью, полнотой и своевременностью исчисления налога в бюджет.
Ведение налогового учета осуществляется в целях обеспечения полноты и достоверности информации о порядке учета хозяйственных операций для целей налогообложения.
Так же он служит для обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей.
Налоговый кодекс предлагает налогоплательщику самостоятельно организовать систему налогового учета, последовательно от одного периода к другому применяя правила и нормы налогового учета (ст. 313 НК РФ).
Обратите внимание: порядок ведения налогового учета и методы формирования регистров необходимо прописать в учетной политике для целей налогового учета организации. Для этих целей можно воспользоваться следующей формулировкой.
Бухгалтерские регистры обязаны вести все компании. Если в них недостаточно сведений, чтобы рассчитать налог на прибыль, следует разработать регистры налогового учета. Правила составления и образец налогового регистра по налогу на прибыль - в статье.
Что такое налоговый регистр по налогу на прибыль
Налоговые регистры по налогу на прибыль - это сводные данные за налоговый или отчетный период, которые не распределены по счетам бухгалтерского учета. Такое понятие прописано в статье 314 НК РФ.
Регистры налогового учета по налогу на прибыль содержат информацию о том, на основании каких документов и каким образом сформирована налоговая база. Налоговикам регистры нужны, чтобы сверить данные в декларации или подтвердить реальность сделки.
Как составить регистр по прибыли
Перечня налоговых регистров, на основании которых следует считать налоговую базу по налогу на прибыль, в Налоговом кодексе нет. Каждая организация разрабатывает регистры сама, поэтому и выглядеть они могут по-разному.
Однако любой аналитический регистр по налогу на прибыль должен обязательно содержать пять реквизитов
- наименование;
- период (дату) составления;
- измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;
- наименование хозяйственных операций;
- подпись и ФИО лица, ответственного за составление регистра.
Разрабатывая собственные формы регистров, компания вправе взять за основу шаблоны, предложенные МНС России еще в 2001 году (Рекомендации «Система налогового учета для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 НК РФ»).
Чтобы использовать регистры налогового учета, нужно закрепить их в формы в приложении к учетной политике и издать соответствующий приказ (абз. 7 ст. 314 НК РФ).
Имейте в виду: если необходимая для налогового учета информация есть в регистрах бухгалтерского учета, то отдельные налоговые регистры по налогу на прибыль можно не заводить.
Как вести регистры налогового учета по налогу на прибыль
Формируют регистры налогового учета по налогу на прибыль в хронологическом порядке на основании первичных документов или других регистров (например, книги покупок и книги продаж).
Вести налоговые регистры по налогу на прибыль (образец в конце статьи) компания вправе как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Однако принять регистры в электронном виде налоговики вряд ли согласятся. Так как электронный формат таких документов законодательством не утвержден. Исключение - книги покупок и книги продаж. Поэтому для инспекции следует распечатать налоговые регистры, пронумеровать их, заверить подписью и печатью компании.
Образец налогового регистра по налогу на прибыль
- доходы от реализации;
- внереализационные доходы;
- расходы, уменьшающие доход от реализации;
- внереализационные расходы.
Если компания ведет два вида деятельности и больше, потребуются дополнительные регистры. Также желательно вести допрегистры налогового учета, если компания ведет операции с особыми условиями перехода права собственности или по которым предусмотрен специальный порядок формирования налоговой базы.
Скачать нужный налоговый регистр можно в разделе «Формы» электронного журнала «Главбух». Вот несколько примеров:
Штрафы, если нет регистров по налогу на прибыль
Регистры налогового учета по налогу на прибыль компании ведут по своему желанию. Применяемые формы регистров она утверждает в учетной политике. Привлечь организацию к ответственности можно только за непредставление тех регистров, которые она должна вести в соответствии со своей учетной политикой. Размер штрафа - 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ).
Если же налоговики требуют те регистры, которые компания не ведет и вести не собирается, то ни о каких штрафах речи быть не может. Такой вывод следует из постановления ФАС Северо-Западного округа от 10.10.2005 № А42-7611/04-15.
Регистры налогового учета позволяют обобщать сведения, необходимые для исчисления различных видов налогов. Данные формы не утверждаются налоговым законодательством, в отношении каждого вида налогового обязательства компании разрабатывают свои формы регистров, при этом нужно учитывать рекомендации налоговой по их формированию.
Заполнение налоговых регистров
Основное назначение регистров – это обобщение информации по исходным данным в отношении каждого вида налога. Регистры помогают контролировать налогоплательщиков? и позволяют самим плательщикам проверять верность проводимых расчетов по каждому виду налогового обязательства.
Разрабатываемые формы должны обеспечить простоту и удобство заполнения, содержать необходимые графы и строки для отражения нужных данных, что позволяет проверить верность исчисления отдельных видов налогов.
Регистры полезны как для налоговой с целью контроля плательщиков, так и для самих компаний. Правильно заполненные бланки регистров позволяют верно формировать налоговую отчетность и упрощают восприятие необходимой для расчета информации.
Заполнять регистры можно в электронном или бумажном виде. Никаких особых требований в данном вопросе налоговая не предъявляет.
Ответственность по заполнению регистров ложится на определенных лиц, подписи которых должны заверять оформляемые документы. Данные лица должны обеспечить не только корректность заполнения регистров, но и надлежащее их хранение и исключение возможности внесения исправлений посторонними лицами.
Редактировать регистр может только ответственное лицо, заверяя вносимые корректировки подписью, датой и пояснениями.
Регистры по НДФЛ
Обязанность по учету выплачиваемых доходов трудоустроенным лицам ложится на работодателя, который выполняет роль налогового агента по отношению к налогу, вычисляемому с доходов физлиц. Чтобы верно рассчитать подоходный налог, нужно грамотно организовать учет выплачиваемых доходов. Для этой цели компания формирует собственные регистры для ведения налогового учета для расчета НДФЛ.
Регистры необходимы как для налоговой с целью контроля работодателей, так и для компаний, использующих наемный труд. Сбор данных о работающих физлицах, выплачиваемых им суммах, применяемых льгот и удерживаемых НДФЛ позволяет работодателю:
- Видеть общую картину по всем работникам;
- Заполнять справки 2-НДФЛ по итогам года;
- Определять права работников на «детский» вычет, отслеживать тот момент, когда данное право прекращается;
- Устанавливать права на иные вычеты стандартного характера;
- Выявлять случаи неправильного исчисления и удержания налога.
Формирование регистра
Компания вправе сама решить, как она будет учитывать доходы и рассчитываемый с них НДФЛ, и какие учетные бланки будут для этого использоваться. НК РФ определяет, что нужно отразить в налоговых регистрах. Необходимые сведения, подлежащие включению в регистр, закреплены в п.1 ст.230:
- Идентификационные данные по каждому физлицу;
- Разновидности выплачиваемых доходов;
- Предоставляемые льготы по НДФЛ, уменьшающие базу для вычисления налога;
- Величины выплачиваемых сумм;
- Даты выдачи сумм персоналу;
- Величины исчисленного налога;
- Даты его удержания и перечисления;
- Сведения о платежной документации, подтверждающей уплату.
Указанные сведения приводятся в разрезе по каждому сотруднику.
Бланк налогового регистра по НДФЛ разрабатывается с тем учетом, чтобы обеспечить удобную работу с информацией, наглядность ее представления. При этом в бланк включаются необходимые сведения, требуемые налоговой.
Качества, которыми должен обладать разработанный бланк регистра:
- Простота – не должно возникать путаницы в представлении данных по сотрудникам;
- Наглядность – данные должны легко читаться, бланк должен позволять быстро перенести необходимую информацию в 2-НДФЛ;
- Краткость – не нужны лишние сведения, они не несут никакой значимости и создают сложность восприятия информации.
Бланк регистра должен учитывать особенности деятельности организации и выплачиваемые виды доходов, поэтому не утверждено универсального бланка регистра. Каждое предприятие составляет такой документ, который будет включать необходимые сведения и обладать указанными выше свойствами.
Для удобства компания может формировать несколько налоговых регистров для полного отражения необходимых данных в целях налогового учета НДФЛ. Налоговое законодательство работодателей в данном вопросе не ограничивает. Можно применять отдельный регистр в отношении каждого вида дохода или каждого физлица.
Часто компании за основу берут действовавший ранее бланк справки 1-НДФЛ, на примере которого подготавливается подходящий регистр.
Бланк регистра по НДФЛ
В разрабатываемый налоговый регистр включаются сведения из п.1 ст.230. Ниже в таблице даны пояснения по каждому виде необходимой информации.
| Обязательные сведения регистра | Пояснения |
| Идентификационные данные о налогоплательщиках | Данные о работающих физлицах, включающие:
|
| Виды доходов | Каждый выплачиваемый вид дохода должен иметь поле для указания специального цифрового кодового обозначения. Коды утверждены Приказом ФНС №MMB-7-11/387@ 10.09.15. Не обязательно отражать данные по доходам, не облагаемым НДФЛ, так как они не формируют базу. Доходы, облагаемые налогом в ограниченном пределе, отражать обязательно, так как они способны накапливаться на протяжении года. |
| Виды вычетов | В регистре вычеты отражаются с указанием кодовых обозначений. Коды вычетов утверждены тем же приказом, что и коды доходов. |
| Суммы доходов | Рекомендуется указывать суммы доходов:
|
| Даты выплаты доходов | Предусматривается поле для указывания дня, когда:
|
| Статус налогоплательщика | В регистр включается поле для указания того, относится физлицо к резидентам или нерезидентав РФ. |
| Даты удержания НДФЛ | В специальной графе прописывается фактический день удержания налога, который зависит от вида дохода. |
| Даты перечисления НДФЛ | Берутся из подтверждающей платежной документации. |
| Реквизиты п/п | Достаточно указать №, дату п/п и перечисляемую по нему сумму налога. |
| НДФЛ | В регистр вносится посчитанный и удержанный налог. |
Если работников много, то удобнее разработать регистр, который бы отражал данные по каждому отдельному физлицу. По такому принципу построен бланк 1-НДФЛ. Можно взять указанный бланк в качестве основы и адаптировать его под современные реалии и требования НК РФ – добавить недостающие данные, убрать лишние, неактуальные.
Компания ведет регистр в удобном виде – бумажном или электронном.
С учетом вышеизложенных сведений налоговый регистр по НДФЛ может принимать такой вид:
Регистр по налогу на прибыль
Для целей учета показателей для вычисления налога на прибыль компания заполняет самостоятельно разработанные бланки налоговых регистров, данные в эти регистры переносятся из бухгалтерских счетов и первичной документации.
Бланки регистров составляются с учетом особенностей деятельности конкретного предприятия. Актуальность в применении налоговых регистров отдельно от бухгалтерских по налогу на прибыль возникает в том случае, если организация выполняет операции, суммы по которым учитываются по-разному в бухгалтерии и налогообложении.
Требования налогового и бухгалтерского учета по некоторым операциям могут не совпадать, в таких случаях и нужно отдельно применять налоговые регистры.
Если же предприятия не выполняет тех операций, по которым налоговый учет ведется в отличной от бухучета форме, то для вычисления налога на прибыль достаточно бухгалтерских регистров.
Налоговые регистры могут принимать форму бухгалтерских с необходимыми дополнениями. Также допускается формировать отдельные бланки, не схожие с бухгалтерскими. Налоговая разрешает компаниям в данном вопросе проявить инициативу и подготовить подходящий для себя бланк. В НК РФ даются только рекомендации о том, какие реквизиты отражаются в регистре:
- Название бланка;
- Временной отрезок, за который он составляется;
- Количественные и денежные измерители необходимых показателей;
- Сведения о проводимых операциях;
- Подпись ответственного лица.