Контакты
Главная / Кадровый учет

Как списать выданные аттестаты школы. Акт о списании и уничтожении аттестатов и приложений, испорченных при заполнении - документ

Скорректирован порядок заполнения, учета и выдачи документов о высшем образовании, квалификации и их дубликатов. Так, если изменилась фамилия, имя или отчество выпускника, при выдаче дубликата старый диплом нужно изъять. О том, как соотнести эти новшества с бухучетом, читайте в статье.

Приход

В конце учебного года образовательные учреждения самостоятельно покупают необходимые бланки. Оприходуйте их по документам поставщиков (изготовителей). Расходы оплатите по КВР 244. В учете отразите затраты по подстатье 226 КОСГУ. Бланки дипломов и аттестатов обычно относят к бланкам строгой отчетности. Напомню, что перечень таких бланков учреждение разрабатывает самостоятельно и утверждает в рамках учетной политики. А сами бланки строгой отчетности учитывают на забалансовом счете 03 в условной оценке один бланк – 1 руб. либо по стоимости приобретения.

Изменения в порядок учета дипломов и аттестатов внесены приказом Минобрнауки России от 31 марта 2016 г. № 352 .

Пример №1

Общеобразовательная школа заключила договор на поставку бланков аттестатов.

Количество аттестатов об основном общем образовании – 60 штук, из них пять с отличием. А аттестатов о среднем общем образовании – 30 штук, в том числе два с отличием. Общая сумма по договору – 9 тыс. руб.

На основании документов поставщика в учете записано:

ДЕБЕТ 4 109 60 226 КРЕДИТ 4 302 26 730

– начислена задолженность по договору на поставку аттестатов;

– учтены аттестаты на забалансовом счете в условной оценке один бланк – 1 руб.

Кассир как материально ответственное лицо оприходовал бланки в кассу учреждения.

В книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) для разных видов аттестатов предназначены разные страницы. Ниже вы увидите, как бухгалтер отразил поступление обычных аттестатов об основном общем образовании, указав их номера и серии:

Хранение и выбытие

Бланки строгой отчетности хранят либо в специальной кладовой в металлических ящиках, либо в несгораемых сейфах под замком.

Передачу бланков должностному лицу, которое будет их заполнять и выдавать документы об образовании выпускникам, оформите как внутреннее перемещение.

Пример №2

Заместитель директора получил бланки для оформления аттестатов об основном общем образовании.

53 аттестата выдали из кассы учреждения по требованию-накладной.

Бухгалтер оформил проводки:

– учтены аттестаты за заместителем директора по учебной работе;

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

– отражена выдача аттестатов из кассы.

Когда придет время заполнить бланки и выдать документы выпускникам, отразите выбытие по ранее принятой стоимости. Сделайте это на основании акта о списании (ф. 0504816). По нему же спишите испорченные бланки.

Пример №3.

В учреждении оформили и выдали выпускникам 51 аттестат об основном общем образовании.

Заполняя документы, завуч испортил один бланк. Еще один бланк остался невостребованным. Завуч вернул его в кассу учреждения.

Бухгалтер указал в учете:

– выданы выпускникам оформленные аттестаты. Основание – акт о списании по форме 0504816(см. образец на стр. 28)*;

– списан испорченный аттестат*;

* Материально ответственное лицо – завуч.

– отражен возврат невостребованного бланка аттестата в кассу (материально ответственное лицо – кассир).

Последнюю операцию он отразил в книге учета бланков:

Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним

и медалей «За особые успехи в учении».
1.Порядок учета и списания бланков аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложений к ним.

При поступлении.

Требования:

1.Бланки аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и приложения к ним, поступившие в учреждение, принимаются материально ответственным лицом. Приемка производится в день поступления бланков документов. При приемке проверяется соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.). Операция по поступлению БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Листы в книге должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем, а также скреплены печатью учреждения.

Допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а так же подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.

2.Возврат не использованных и испорченных БСО отражается в книге учета бланков строгой отчетности (ф.0504045).

3.В бухгалтерском учете операции по учету БСО отражаются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения в условной оценке: один бланк, один рубль.

При выбытии.

Требования:

Согласно п. 337 Инструкции N 157н:

Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении производятся на основании первичного оправдательного документа - Акта приема-передачи. (Приложение № 2) Все операции по выбытию БСО отражаются в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по наименованиям, сериям и номерам.

Выбытие БСО в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятия решения об их списании (уничтожении) производится на основании Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) в условной оценке: один бланк, один рубль.

В акте должен быть приведен состав комиссии по списанию, указаны дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена, прописан период, за который производится списание. Списываемые БСО перечисляются с проставлением их номеров, серии и объяснением причин списания. Акт должен быть подписан членами комиссии и утвержден руководителем образовательного учреждения.

При списании БСО, оформленных соответствующим образом и выданных учащимся по завершении процесса образования о получении ими определенного уровня образования, при выдаче дубликата и порчи БСО, учитываются данные специальных книг регистрации выданных документов об образовании. Книга регистрации выданных документов об образовании ведется в соответствии с требованиями Приказа Министерства образования и науки РФ № 115 от 14.02.2014. К Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) (Приложение №3) прикладывается выписка из Книги регистрации выданных документов об образовании, заверенная подписью руководителя учреждения и скрепленная печатью.

(Приложение № 5)

При уничтожении.

Требования:

В случае уничтожения испорченных либо устаревших БСО составляются Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) отдельно на списание бланков о среднем общем образовании и основном общем образовании.

Уничтожение испорченных БСО следует производить в присутствии назначенной приказом руководителя комиссией путем:

Вырезания номера и приклеивания данного номера к Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816);

При этом Акты о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816) будут являться одновременно и актами на уничтожение бланков строгой отчетности.

Отчетность образовательных учреждений.

По окончании выдачи БСО образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию Отчет об израсходовании бланков документов об образовании (Приложение№ 4) и Акт на списание бланков строгой отчетности (ф.0504816) с приложением заверенной руководителем выписки из Книги регистрации выданных документов об образовании (Приложение № 5).

На основании предоставленных документов сотрудник Централизованной бухгалтерии проводит сверку данных бухгалтерского учета с Книгой учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) о чем делается соответствующая запись.

Требования, предъявляемые к хранению бланков строгой отчетности.

Бланки строгой отчетности хранятся в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним, - в специально выделенном и оборудованном помещении, в сейфе или в металлическом шкафу с надежным внутренним или навесным замком, обеспечивающим их сохранность.

Приказом руководителя устанавливается перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности.

С работниками учреждения, которые отвечают за прием, учет, выдачу и хранение бланков, должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85.
Контроль над сохранностью бланков строгой отчетности.

Основными методами контроля за сохранностью бланков строгой отчетности является проведение инвентаризации и внутренние контрольные мероприятия.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности следует производить в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49, по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

При этом осуществляются подсчет фактического наличия бланков строгой отчетности и сверка их остатков с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф.0504045) и бухгалтерского учета.

В ходе проведения инвентаризации необходимо также проверить и порядок ведения книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045): полноту ее заполнения, соответствие данных первичным документам и наличие остатков неиспользованных и испорченных бланков.

2.Порядок учета и списания медалей «За особые успехи в учении»
Бухгалтерский Учет медалей осуществляется на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в условной оценке один предмет один рубль.

Медаль вручается одновременно с выдачей аттестата об образовании с отличием. При выдаче медалей делается соответствующая запись в книге регистрации выданных медалей (п.3 Порядка выдачи медали «За особые успехи в учении» утв. Приказом Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685).

По окончании выдачи медалей образовательное учреждение представляет в Централизованную бухгалтерию выписку из Книги регистрации выданных документов об образовании в части выданных аттестатов с отличием. (Приложение № 5)
Нормативные документы:

Приказ Минобрнауки России от 14 февраля 2014 г. N 115 «Об утверждении порядка заполнения, учета и выдачи аттестатов об основном общем и среднем общем образовании и их дубликатов»;

Приказ Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению»;

Приказ Минобрнауки России от 23 июня 2014 г.№ 685 «Об утверждении порядка выдачи медали «За особые успехи в учении».

Лето всегда было временем выпускных экзаменов. Образовательное учреждение, имеющее государственную аккредитацию и реализующее общеобразовательные, профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. И не важно, это аттестат, диплом или, что иногда случается, академическая справка - все они одинаково относятся к категории "Бланки строгой отчетности".

Бланки строгой отчетности (БСО) широко используются в различных учреждениях и организациях. Их применяют для приема наличности без применения контрольно-кассовой техники. Специальные БСО применяют при продаже, например, билетов, абонементов. Бланки листков нетрудоспособности, родовых сертификатов подтверждают права на соответствующие выплаты. Дипломы, аттестаты, академические справки, трудовые книжки, путевки, бланки ценных бумаг - все это БСО. Требования к их оформлению и содержанию определяются законодательными актами различного уровня, в том числе и отраслевыми.

Подтверждают образование

Отдельной группой среди многообразия БСО стоят документы об образовании. Формы бланков, технические требования к документам государственного образца об образовании любого уровня утверждаются Приказами Минобрнауки России. Среди таких требований - изображения государственных символов, оговоренный тип бумаги, наличие защитных элементов, голограмм. Каждый бланк должен иметь свой уникальный номер.
Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.
Бланк должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.
Законодательные нормы, регламентирующие порядок приобретения, учет, хранение документов, подтверждающих получение образования, определены рядом документов:
Законом РФ от 10 июля 1992 г. N 3266-1 "Об образовании" (далее - Закон N 3266-1);
Приказами Минобрнауки России:
- от 10 марта 2005 г. N 65 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 65);
- от 9 марта 2007 г. N 80 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 80);
- от 23 марта 2007 г. N 92 "Об утверждении Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца о начальном профессиональном образовании и уровне квалификации, заполнении и хранении соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 92);
- от 28 февраля 2011 г. N 224 "Об утверждении Порядка выдачи документов государственного образца об основном общем и среднем (полном) общем образовании, заполнения, хранения и учета соответствующих бланков документов" (далее - Приказ N 224);
- от 22 мая 2000 г. N 1509 "Об утверждении Инструкции о выдаче документов государственного образца о соответствующем уровне образования и (или) квалификации и академической справки (справки об обучении в образовательном учреждении)" (далее - Приказ N 1509).

Получаем и храним

Полномочия по организации обеспечения документами государственного образца об уровне образования и (или) квалификации возложены на Минобрнауки России (п. 5.20 Постановления Правительства РФ от 15 мая 2010 г. N 337 "О Министерстве образования и науки Российской Федерации").
Обеспечение образовательных учреждений БСО, подтверждающими образование, регламентировано положениями п. 7 ст. 27 Закона N 3266-1. В соответствии с ним организация обеспечения образовательных учреждений и научных организаций, имеющих государственную аккредитацию, бланками документов государственного образца об уровне образования и (или) квалификации в отношении федеральных образовательных учреждений, образовательных учреждений высшего профессионального образования и дополнительного профессионального образования, научных организаций осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.
Приобретенные бланки дипломов, аттестатов, академических справок поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т.д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.
Порядок поступления, учета, контроля бланков документов об образовании такой же, как и у иных БСО. Он определен Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" (далее - Постановление N 359).
Руководитель учреждения должен создать необходимые условия, обеспечивающие сохранность бланков документов. В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что бланки документов об образовании хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности, то есть в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и учитываются по специальному реестру. По окончании рабочего дня место хранения бланков документов опечатывается или опломбировывается. Те же требования регламентируют и положения п. 16 Порядка N 359.
Бланки документов, поступившие в организацию, принимаются работником, ответственным за хранение, в присутствии комиссии, созданной в учреждении. Приемка производится в день поступления БСО. Проверяются целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в первичных сопроводительных документах, и составляется акт приемки бланков. Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет (п. 15 Порядка N 359).
Для учета оборота бланков документов используются первичные учетные документы и регистры, утвержденные Приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. N 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению" (далее - Приказ N 173н).
Аналитический учет БСО, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица, ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) учреждения, а также скреплены печатью (штампом). Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Внимание! Передача полученных образовательным учреждением любого уровня бланков документов другим образовательным учреждениям не допускается.

Инвентаризация бланков

Инвентаризация бланков строгой отчетности является обязательным мероприятием. Согласно п. 17 Порядка N 359 она проводится одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.
В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.
Фактическое наличие бланков строгой отчетности устанавливается по видам бланков с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49).
При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия пересчитывает БСО. Проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Заключительный этап инвентаризации - сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовом учете по счетам бюджетного учета. Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которая является основанием для составления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Если по результатам инвентаризации выявлены излишки, то их следует списать, применяя Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Этот же первичный документ применяется и для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО. Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности.
Для оформления решения о списании испорченных (в том числе при заполнении) БСО применяется Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Он формируется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия бланков строгой отчетности. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения. Выявленные в ходе инвентаризации недостачи и излишки отражаются в бюджетном учете, а также проводятся мероприятия по установлению причин их возникновения.
Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков с указанием сжигаемых номеров, если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.
В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этих бланков. Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо обеспечить внутренний финансовый контроль (регулярно проводить внезапные проверки). Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения. В составе приказа об учетной политике на текущий год руководителем образовательного учреждения утверждается график внутренних проверок. Назначенная комиссия, согласно графику проверок, производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц. По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.

Распишитесь в получении

Все имеет свое логическое завершение, в том числе и процесс обучения. В подтверждение этого образовательное учреждение или научная организация, имеющие государственную аккредитацию, выдают документы государственного образца об уровне образования и (или) квалификации (п. 2 ст. 27 Закона N 3266-1). Если освоить учебную программу не удалось, то образовательное учреждение выдаст академическую справку установленного образца.
В Приказах Минобрнауки России N N 65, 80, 92, 224 указано, что для регистрации выдаваемых дипломов, приложений к ним и академических справок в каждом образовательном учреждении ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся необходимые для учета данные: порядковый регистрационный номер; фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку), номер бланка, дата выдачи, дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии, номер приказа об отчислении студента (слушателя), подпись руководителя подразделения, выдающего дипломы, подпись лица, получившего диплом (академическую справку).
Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью вуза и хранятся как документы строгой отчетности. Расписавшись в получении, выпускник получает долгожданный документ, а учреждение, давшее ему знания, ведет учет дальше.
В соответствии с п. 8 ст. 27 Закона N 3266-1 учреждения, осуществляющие выдачу документов государственного образца об образовании, ученых степенях и ученых званиях, представляют в федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере образования, сведения о выданных документах путем внесения их в федеральный реестр, формирование и ведение которого происходит на электронных носителях, в целях информационно-технологического обеспечения проверки подлинности таких документов.
Ведение федерального реестра документов государственного образца об образовании, об ученых степенях и ученых званиях на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими его совместимость и взаимодействие с иными государственными информационными системами и информационно-телекоммуникационными сетями.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет БСО в образовательных учреждениях осуществляется на основании Приказов Минфина России:
- от 1 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 157н);
- от 6 декабря 2010 г. N 162н "Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 162н) - в отношении получателей бюджетных средств;
- от 16 декабря 2010 г. N 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 174н);
- от 23 декабря 2010 г. N 183н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и Инструкции по его применению" (далее - Инструкция N 183н).
БСО, находящиеся на хранении и используемые в рамках хозяйственной деятельности учреждения, учитываются на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля над сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации об их наличии. В целях обеспечения управленческого учета учреждение вправе вводить дополнительные забалансовые счета для сбора информации. Учет по забалансовому счету 03 "Бланки строгой отчетности" ведется по простой системе, то есть без применения метода двойной записи (абз. 2 п. 332 Инструкции N 157н). Положения п. 337 Инструкции N 157н определяют порядок учета БСО:
- поступление бланков строгой отчетности отражается записью на забалансовом счете 03 в условной оценке 1 руб. за 1 бланк или по стоимости приобретения бланков (порядок оценки устанавливается учреждением в учетной политике);
- учет бланков строгой отчетности ведется в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц и мест хранения;
- внутреннее перемещение бланков строгой отчетности в учреждении отражается путем изменения ответственного лица и (или) места хранения на основании оправдательных первичных документов;
- выбытие бланков строгой отчетности отражается по стоимости, по которой они ранее были приняты к учету.
В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденными Приказом Минфина России от 21 декабря 2011 г. N 180н, оплата договоров на приобретение и изготовление бланков строгой отчетности осуществляется по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
В зависимости от типа учреждения учет ведется в соответствии с Инструкциями N N 162н, 174н, 183н.
В автономном учреждении:
Дебет 0 401 01 226

Кредит 0 302 26 000


Дебет 0 302 26 000
"Расчеты по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 000
"Денежные средства учреждения на лицевых счетах в органе казначейства"


- оприходованы БСО;

- списаны БСО.
В бюджетном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730

- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830

Кредит 0 201 11 610
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.
В казенном учреждении:
Дебет 0 401 01 226
"Расходы по прочим работам, услугам"
Кредит 0 302 26 730
"Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
- отражены расходы по приобретению бланков;
Дебет 0 302 26 830
"Уменьшение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам"
Кредит 0 201 11 610, 0 304 05 226
"Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства", "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по прочим работам, услугам"
- произведена оплата приобретенных бланков;
Дебет 03 "Бланки строгой отчетности"
- оприходованы БСО;
Кредит 03 "Бланки строгой отчетности"
- списаны БСО.

Внимание! Бланки ученических билетов и зачетных книжек не являются бланками строгой отчетности, поэтому они учитываются как прочие материальные запасы на счете 0 105 36 000 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения".
Получение ученических билетов и зачетных книжек со склада в деканат производится на основании Требования-накладной (ф. 0315006).
Списание выданных ученических билетов и зачетных книжек осуществляется на основании оформленного надлежащим образом Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Как правильно уничтожать испорченный бланк аттестата? Какова последовательность действий, какие распорядительные документы необходимы?

Ответ

По общему правилу, испорченные аттестаты списывают на основании акта о списании бланков строгой отчетности.

<…> Выбытие бланков строгой отчетности в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта о списании, по стоимости, по которой бланки строгой отчетности были ранее приняты к учету ( Инструкции по применению единого плана счетов для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н). <…>

<…> Приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" содержит форму акта о списании бланков строгой отчетности (). <…>

<…>Исходя из анализа регионального законодательства, как правило, списание и уничтожение испорченных при заполнении бланков аттестатов осуществляется по решению комиссии, создаваемой образовательной организацией под председательством ее руководителя. Помимо этого, списание и уничтожение бланков документов об образовании и бланков других документов оформляются отдельными актами.

Можно использовать способ уничтожения бланков аттестатов об образовании, который был закреплен ранее действовавшим приказом Минобрнауки России. Акты составлялись в двух экземплярах, в них указывались количество (числом и прописью) и номера уничтожаемых бланков аттестатов и приложений. Номера испорченных титулов аттестатов вырезались и наклеивались на отдельный лист бумаги, который прилагался к первому экземпляру акта. Первый экземпляр акта с приложением представлялся в уполномоченный орган исполнительной власти, второй экземпляр оставался в образовательной организации. <…>

Актуально сейчас:

"Советник в сфере образования", 2010, N 5

Образовательное учреждение, которое имеет государственную аккредитацию и реализует общеобразовательные (за исключением дошкольных), профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. Такой документ в бюджетном учете является бланком строгой отчетности.

Операции с бланками строгой отчетности в бюджетном учете имеют свои особенности. Кроме того, такие документы подлежат своему особому учету.

Понятие БСО

Бланки видов документов, подтверждающих уровень образования, являются бланками строгой отчетности (далее - бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция). Бюджетный учет бланков строгой отчетности осуществляется в соответствии с Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

В Инструкции N 148н к бланкам строгой отчетности отнесены аттестаты, дипломы, квитанционные книжки, бланки удостоверений, бланки трудовых книжек и вкладыши к ним и т.п., но приложение к диплому и академические справки, являясь номерными бланками, в перечне не прописаны.

Порядок приобретения

В п. 7 ст. 27 Закона РФ от 10.07.1992 N 3266-1 "Об образовании" определено, где образовательные учреждения должны приобретать бланки дипломов и аттестационно-бланочную продукцию.

В отношении федеральных образовательных учреждений и образовательных учреждений высшего и послевузовского профессионального образования приобретение таких БСО осуществляется уполномоченными федеральными органами исполнительной власти.

Перечень организаций, имеющих лицензию Минфина России на осуществление деятельности по изготовлению защищенной от подделок полиграфической продукции, доведен Письмом Минобрнауки России от 18.01.2007 N 03-58.

Бланк документа изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. При этом такая техника должна иметь защиту от несанкционированного доступа, а также идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с документами не менее пяти лет. Кроме того, должны быть сохранены уникальный номер и серия документа.

Бланк документа должен содержать сведения об изготовителе бланка документа (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов.

Порядок поступления

Приобретенные бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция поступают в образовательное учреждение вместе с сопроводительными документами (счетами-фактурами, накладными и т.д.) с указанием наименования бланков, их серий, номеров и стоимости.

Приказом руководителя образовательного учреждения должна быть создана комиссия для принятия бланков строгой отчетности в учреждении. Руководитель также назначает работника, ответственного за их хранение. Как правило, комиссия определяется в начале года приказом об учетной политике на текущий год.

В присутствии комиссии бланки принимает работник, ответственный за их хранение. Проверяется целостность упаковки, соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляется акт о приемке (приложение). Акт, подписанный комиссией и утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции на учет указанным работником, с которым должен быть обязательно заключен договор о полной материальной ответственности.

Порядок хранения

Бланки документов о высшем профессиональном образовании хранятся в вузах как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру (п. 12 Приказа Минобрнауки России от 10.03.2005 N 65).

Бланки дипломов и аттестационно-бланочная продукция должны храниться в сейфах или металлических шкафах в специально оборудованных помещениях, исключающих их порчу и хищение. По окончании рабочего дня место хранения бланков должно опечатываться или опломбироваться.

Учет бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем и главным бухгалтером образовательного учреждения, а также скреплена печатью или штампом. Записи в книгу производятся при любом движении бланков. На каждый вид бланков строгой отчетности должна заводиться отдельная книга. Если в учреждении видов бланков немного, то допускается ведение одной книги учета. В этом случае в книге выделяется необходимое количество страниц под каждый вид бланка.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 "О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" если в образовательное учреждение поступает небольшое количество бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, то они, как правило, хранятся в кассе образовательного учреждения и ответственность возлагается на кассира.

В п. 10 Приказа Минобрнауки России N 65 предусмотрено, что для регистрации выдаваемых дипломов (приложений к ним и академических справок, дубликатов документов) необходимо вести книги регистрации . В них вносятся следующие данные:

а) порядковый регистрационный номер;

б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);

в) номер бланка диплома (академической справки);

г) дата выдачи диплома (академической справки);

д) наименование направления подготовки (специальности);

е) наименование присвоенной степени или квалификации;

ж) дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии;

з) номер приказа об отчислении студента (слушателя);

и) подпись руководителя подразделения (службы) вуза, выдавшего дипломы;

к) подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных аттестатов, дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью образовательного учреждения.

Передача полученных образовательным учреждением бланков в другие учреждения не допускается.

Копии выданных документов в одном экземпляре хранятся в архиве образовательного учреждения в личном деле выпускника образовательного учреждения.

Бюджетный учет БСО

Приобретение бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции отражается следующими проводками (на примере бюджетной деятельности):

  1. Принято бюджетное обязательство текущего финансового года согласно договору на поставку бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции в его момент подписания:

Дебет 1 50113 226 "Лимиты бюджетных обязательств получателей бюджетных средств по расходам на оплату прочих работ, услуг"

Кредит 1 50211 226 "Принятые бюджетные обязательства на оплату прочих работ, услуг".

  1. Оплачен поставщику счет на приобретение бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции:

Дебет 1 30218 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам"

Кредит 1 30405 226 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами по оплате прочих услуг".

Оплату расходов спецсвязи за рассылку дипломной продукции необходимо относить на подстатью 221 "Услуги связи". Если же вышеуказанные расходы включены в стоимость договора поставки дипломной продукции, то их следует отражать по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.

  1. Приобретены образовательным учреждением бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции:

Дебет 1 40101 226 "Расходы на прочие работы, услуги"

Кредит 1 30218 730 "Увеличение кредиторской задолженности по прочим расходам".

  1. Одновременно формируется запись на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности":

Дебет 03.1 (03.2) (по субсчетам в зависимости от вида бланков).

Учет на забалансовых счетах может быть организован по видам деятельности бюджетной и приносящей доход деятельности.

03.1 - "Бюджет Бланки строгой отчетности",

03.2 - "Внебюджет Бланки строгой отчетности".

Согласно п. 263 Инструкции по бюджетному учету бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.

Порядок списания

Лицам, завершившим обучение по образовательным программам высшего и послевузовского профессионального образования и прошедшим итоговую аттестацию, выдаются документы о соответствующем уровне образования (Федеральный закон от 22.08.1996 N 125-ФЗ "О высшем и послевузовском профессиональном образовании", п. 48 Постановления Правительства РФ от 14.02.2008 N 71 "Об утверждении Типового положения об образовательных учреждениях высшего профессионального образования (высшем учебном заведении)").

Списание израсходованных бланков диплома и аттестационно-бланочной продукции производится по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Также данной формой акта оформляют списание испорченных бланков аттестатов, дипломов, приложений к ним и академических справок.

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляются с указанием их номеров, серии и причин списания. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель образовательного учреждения.

При списании бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, которые были испорчены, должны быть уничтожены. В акте необходимо указывать дату их уничтожения.

В бюджетном учете при списании формируется запись на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" по субсчетам в зависимости от вида списываемых бланков:

Кредит 03.1 (по субсчетам в зависимости от вида бланков).

Порядок уничтожения

Уничтожение испорченных бланков строгой отчетности производится путем сжигания или вырезания номера документа и приклеивания его к акту на списание. Если бланки сжигаются, то в этом случае составляется акт на уничтожение бланков; если вырезается номер, то акт на списание с приклеенными номерами будет являться одновременно и актом на уничтожение бланков строгой отчетности.

Порядок установления контроля

Для исключения случаев мошенничества, хищений или ошибок в использовании бланков строгой отчетности необходимо регулярно проводить внезапные проверки.

Контрольные функции возлагаются на бухгалтерскую и юридическую службы учреждения.

Приказом об учетной политике на текущий год руководитель образовательного учреждения утверждает график внутренних проверок. Назначенная комиссия согласно графику проверок производит проверки ведения учета и соблюдения условий хранения бланков строгой отчетности у материально ответственных лиц.

По результатам внутренних проверок составляется отчет руководителю образовательного учреждения для принятия оперативных мер по устранению выявленных нарушений.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризацию бланков строгой отчетности проводят одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов согласно Постановлению Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.

В учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В случае большого объема работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств целесообразно кроме постоянно действующей инвентаризационной комиссии создать рабочие инвентаризационные комиссии.

При инвентаризации бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции комиссия определяет фактическое наличие бланков путем обязательного их подсчета. При этом проверяются номера и серии бланков с использованием Инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Все инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.

Все установленные в инвентаризационных описях расхождения фактического наличия с данными бухгалтерского учета, например недостачи или излишки бланков дипломов и аттестационно-бланочной продукции, фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Актом о результатах инвентаризации (ф. 0504835) оформляют результаты инвентаризации.

Этап подведения итогов - заключительный, то есть происходит сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на забалансовых счетах бюджетного учета.

Суммы излишков и недостач в Инвентаризационной описи указываются в соответствии с их оценкой в бюджетном учете.

В случае проведения инвентаризации в связи со сменой материально ответственных лиц сотрудник, принявший бланки дипломов и аттестационно-бланочной продукции, расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этих бланков.

По заполнению бланков аттестатов следует руководствоваться Письмом Департамента государственной политики в образовании Минобрнауки России от 04.06.2010 N 03-1121.

Г.В.Мокрецова

кафедры "Бухгалтерский учет,

анализ и аудит"