Пояснительная записка налоговая с указанием исполнителя работ. Как должна выглядеть пояснительная записка об убытках? Расхождения по выплаченной зарплате

Сопроводительное письмо в налоговую - это пояснительная записка к уточненной декларации по НДС, а также другим документам, отправленным в налоговую инспекцию.

Как написать сопроводительное письмо в налоговую

Составляется сопроводительное письмо в налоговую согласно общей структуре делового письма.

В шапке письма указывается должность, № ИФНС, город и ФИО получателя.

После этого ставится дата, номер документа, заголовок письма.

Обращение к получателю прописывается по мере необходимости.

Текст сопроводительного письма в налоговую с описью документов обычно начинается со слов:

• Высылаем Вам…
• Направляем Вам…
• Представляем Вам…

Затем следует список прилагаемых документов с указанием их наименования, количества листов и экземпляров каждого документа.

Заключительная часть сопроводительного письма в налоговую содержит должность, подпись и ФИО отправителя.

Образец сопроводительного письма в налоговую

О направлении документов

Направляем в Ваш адрес, согласно требованию о предоставлении документов от 31.07.2013 № 245, следующие документы в целях проверки правильности исчисления налоговой базы по НДС за второй квартал 2013 года:
1. Счета-фактуры выставленные на 10 листах в 1 экз.
2. Счета-фактуры полученные на 10 листах в 1 экз.
3. Книга покупок на 10 листах в 1 экз.
4. Книга продаж на 10 листах в 1 экз.
5. Выписка с расчетного счета на 2 листах в 1 экз.

Оформление сопроводительного письма в налоговую производится на фирменном бланке организации.

Нередко при рассмотрении отчетности у налоговиков возникают вопросы, связанные с неточностями, ошибками или возможными нарушениями. В таких ситуациях инспекция запрашивает у налогоплательщика письменные пояснения.

Для составления грамотного ответа нужно четко понимать, что именно хотят выяснить инспекторы, проявить внимательность и тщательно подготовить необходимую информацию.

Пояснительная записка в налоговую: когда ее нужно предоставить

Исходя из положений Налогового кодекса можно выявить основные ситуации, когда потребуется представить разъяснения:

• расхождение сведений, имеющихся у ИФНС, и предоставленной информации в отчетности либо наличие ошибок и расхождений;
• проведение камеральной проверки;
• направление уточненной декларации со сниженным размером сумм отчислений.

Как писать пояснения в налоговую

В настоящее время законом не предусмотрена обязательная форма. Тем не менее, стоит помнить о необходимых атрибутах пояснительной записки:

• фирменный бланк;
• реквизиты и контактные данные;
• исходящий номер и дата;
• реквизиты полученного требования;
• подпись с расшифровкой и указание должности подписанта.

Кроме того, нужно представить запрашиваемую информацию с указанием на конкретные цифры и факты и при необходимости приложить подтверждающие документы.

Образец составления

Письмо налоговикам стоит начать следующим образом:
«В ответ на ваше требование о предоставлении пояснений касаемо __ № __, сообщаем следующее: …»
Далее необходимо прописать конкретные сведения в зависимости от сути требования. Необходимо детально осветить каждый вопрос.

Нюансы по определенным видам требований необходимо рассмотреть более детально.

Пояснения в налоговую о расхождениях в декларациях

ИФНС вправе запросить данные о причинах расхождений, который может выявить инспектор, сопоставив данные в нескольких документах.

Поскольку причины нередко связаны с разными правилами определения налоговой базы и отличиями в правилах налогового и бухгалтерского учета, они часто являются обоснованными. Например, ряд доходов не облагается НДС, однако учитывается при установлении размера налога на прибыль. Поэтому будет достаточно указать на данное обстоятельство со ссылкой на конкретные нормы закона.

Пояснительная записка по НДС к возмещению

При заявлении НДС к возмещению, как показывает практика, потребуется представить разъяснения.
Необходимость возмещения может быть обусловлена определенными причинами, например, приобретением дорогостоящего оборудования, на что и следует указать в письме.

Вместе с тем, существует вероятность, что сумма приобретений просто превысит сумму реализации без каких-либо дополнительных причин. Тогда нужно указать налоговикам на этот факт.

Пояснения в ходе камеральной проверки

Обязанность дать налоговикам разъяснения по ошибкам и противоречиям, обнаруженным во время камеральной проверки, предусмотрена п. 3 ст. 88 НК РФ. При этом субъекту предоставляется 5 рабочих дней на предоставление ответа.

Помимо основных общих моментов следует учитывать и то, что если организация обязана направлять декларацию по НДС в электронной форме, то и разъяснения должны быть также направлены в электронной форме.

Пояснительная записка по декларации УСН

При рассмотрении отчетности инспекция может выявить расхождения в сведениях, представленных в декларации, и баланса УСН. Это может быть связано как с тем, что отраженные доходы меньше размера поступлений на расчетный счет, так и с различиями сумм в бухгалтерской и налоговой документации.

В первом случае необходимо пояснить, что суммы доходов верны, а прочие поступления не включаются в доход на основании ст. 346.15 НК.
Во втором же при отсутствии ошибок стоит указать на то, что расхождения вызваны применением УСН.

Пояснения в налоговую по убыткам: образец

У ИФНС могут возникнуть вопросы, связанные с обозначенными в расчете по налогу на прибыль убытками. Если размер убытков существенный либо налогоплательщик в течение нескольких отчетных периодов работает в минус, это практически неизбежно.

Образец используется аналогичный приведенному выше. В теле письма подробно описываются конкретные обстоятельства, обосновывающие убытки. В их числе могут быть такие факторы, как:

• изменение курса валют;
• существенные затраты на приобретение оборудования;
• снижение цен из-за снижения спроса на рынке;
• форс-мажор, повлекший ущерб.

Главное экономически обосновать все расходы, а также приложить документы, подтверждающие описанные обстоятельства.

Пояснительная записка по справкам НДФЛ

Инспекция вправе проверять корректность определения размера НДФЛ и составления соответствующих справок.
Ошибки в расчетах могут быть связаны с разницей между размерами исчисленного, удержанного и уплаченного налога, значительным уменьшением суммы налога по отношению к предшествующему периоду, неправильным использованием вычетов.

Во всех этих случаях необходимо внести в справки соответствующие исправления и указать на это в письме ИФНС.

Пояснительная записка по встречной проверке

При составлении ответа по встречной проверке стоит ограничиться предоставлением только той информации, которая запрашивается. Более того, некоторые сведения предоставлять не рекомендуется вообще. Это штатное расписание контрагента, дополнительные контакты и т.д. Обосновать это можно тем, что предприятие не обязано обладать подобными данными о контрагенте.

Образец ответа в рассматриваемой ситуации по существу будет представлять собой список представляемых копий документов, оформленный на фирменном бланке предприятия.

Ответственность за непредставление пояснительной записки

Положения статьи 126 НК РФ, которые устанавливают ответственность за непредставление сведений налогоплательщиком, не распространяются на случаи непредоставления разъяснений.
Однако на основании пункта 3 ст. 88 и ст. 129.1 НК РФ при осуществлении камеральной проверки предприятие обязано представлять, в том числе, пояснения, иначе ему грозит штраф 5000 рублей, а при повторном в течение года нарушении — 20000 рублей.

Во всех прочих случаях уклоняться от направления разъяснений также нежелательно, поскольку уплата штрафа — не единственное негативное последствие, которое должно удерживать от игнорирования требований. Ведь ИФНС вправе также доначислить налог, который будет трудно оспорить, либо осуществить выездную проверку.

Поэтому стоит всегда внимательно относиться к требованиям инспекции и не игнорировать их. Это поможет избежать сопутствующих осложнений, а во многих случаях и излишних убытков.

Это не самый приятный аспект, возникающий в процессе хозяйственной деятельности компании. Даже если налоговики не приходят в гости, они продолжают обращать пристальное внимание на отчетность и движения оборотов компании. Для этой цели предназначены налоговые требования, которые представляют собой мини-вариант удаленной проверки, вызываемой непонятными для системы цифрами.

Почему надо отвечать на требования?

Налоговое требование поступает на предприятие разными путями:

• почтой;
• через систему электронного документооборота;
• нарочным.

По действующему законодательству, с 2017 года компания обязана отвечать на запросы ИФНС. Если ранее инспекторы рекомендовали не игнорировать их запросы, так как такие компании могли вызвать повышенный интерес со стороны органов контроля, то с 2017 года отсутствие пояснительной записки в налоговую по требованию в течение установленного на ответ срока приведет к наложению штрафа в размере 5000 рублей при первой провинности. Повторная просрочка ответа в течение года увеличивает штрафные санкции до 20000 рублей. Кроме того, ИФНС может заблокировать банковские счета фирмы.

Обязательные атрибуты пояснений

В связи с ужесточением правил образец пояснительной записки в налоговую по требованию приобрел востребованность среди бухгалтеров и юристов. На самом деле у ИФНС не предусмотрен обязательный шаблон разъяснений, но имеются правила ответа. Их притязания к оформлению пояснительной записки включают в себя ряд обязательных пунктов:

• фирменный бланк;
• реквизиты и контакты предприятия;
• наличие исходящего номера и даты записки;
• упоминание в теле письма реквизитов полученного требования для оперативности опознания;
• расшифровка должности и подписи лица, поставившего росчерк на письме.

В какой форме писать пояснения, решает налогоплательщик. Ответ в основном зависит от характера требования. В любом случае надо помнить, что отвечать на требование пустыми фразами не годится. Налогоплательщик должен ссылаться на конкретные факты, цифры и букву налогового кодекса, приводя документальные доказательства.

В каких случаях требуют документы?

Получая запрос о представлении документов, надо знать, что налоговики имеют право истребовать материалы только при проведении выездной или камеральной проверки. К требованиям такого рода относятся:

• встречные проверки;
• выявленные расхождения в отчетности;
• применение фирмой налоговых льгот;
• проведение мероприятий налогового контроля.

В прочих случаях организация не обязана представлять документы и может прямо указывать на это обстоятельство в своем ответе. Пояснительная записка в налоговую по требованию о предоставлении документов составляется в зависимости от характера сведений. Но, в любом случае, к такой записке должны быть приложены копии запрашиваемых материалов.

Как оформляются приложения?

Оформление доказательств должно быть строго в рамках закона. Если налогоплательщик ссылается на документы, то он должен перечислить их в теле пояснительной записки. К письму прилагается должным образом составленный комплект копий материалов. Документация копируется на чистые листы, сшивается, нумеруется. На каждой странице проставляется:

1. Порядковый номер.
2. Копия верна.
3. Расшифровка должности и подписи заверяющего копии.
4. Подпись.
5. Печать организации.

К комплекту прилагается копия доверенности лица, которое заверяло документацию. Если письмо подписал сотрудник, у которого не зафиксировано право на это в ИФНС, то необходимо приложить копию доверенности на совершение действий.

Ответ при встречной проверке

При написании ответов на запросы надо соблюдать некоторые условия, связанные с характером требования. Если на фирму пришел запрос о то компания обязана предоставить нужную документацию. При этом образец пояснительной записки в налоговую по требованию встречной проверки будет выглядеть как перечень копий представляемых материалов. Разумеется, необходимо упомянуть название, ИНН/КПП фирмы, проверяемый период.

Юристы не рекомендуют предоставлять подобные сведения, ссылаясь на то, что организация не обязана быть в курсе событий происходящего у контрагента. Поэтому в пояснительной записке в налоговую по требованию образцом станет отсылка на информацию, содержащуюся в договоре с контрагентом.

Если пришло требование по НДС

Если «посчастливилось» получить требование, касающееся налога на добавленную стоимость, то, скорее всего в сданной декларации были обнаружены ошибки и несоответствия. С 2017 года вся переписка по НДС ведется в электронном виде через телекоммуникационные каналы связи. Инспектор не примет ответ в бумажном виде, так как это запрещено законом. При обнаружении в декларации ошибок налогоплательщик обязан подать уточненный расчет с приложением книг покупок и продаж в сроки, установленные в требовании.

Кроме того, он должен загрузить скан-копию разъяснений. Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДС должен содержать следующие оправдания:

• причины возникновения ошибок и несоответствий;
• налогооблагаемая разница, на которую повлияет уточнение;
• тенденция налога к возникновению недоимки или переплаты;
• обещание внести исправления в декларацию;
• перечень прилагаемых скан-копий документальных доказательств в случае наличия.

Документация загружается в ТКС отдельными файлами в соответствии с принадлежностью и реквизитами. Надо помнить, что электронный способ доставки не освобождает от заверки копий по всем правилам.

Могут ли проверять НДФЛ?

Образец пояснительной записки в налоговую по требованию по НДФЛ также должен соответствовать запрашиваемой информации. В отличие от отчетности по НДС, справки по НДФЛ не являются налоговыми декларациями, поэтому ИФНС не может проводить камеральные проверки. Тем не менее, она имеет право проверять правильность составления справок и исчисления налога.

Если организация получила требование по НДФЛ, значит, при составлении справок были допущены ошибки в расчетах. Такими ошибками могут быть:

• расхождения между исчисленным, удержанным, уплаченным налогом;
• неверно примененный вычет;
• существенное снижение НДФЛ в сравнении с предыдущим периодом.

Отвечая на запрос фискальных органов, надо внести исправления в справки и обозначить это в записке. При этом придется поименно перечислить каждого сотрудника, по которому была допущена ошибка, и внести корректировки в бухгалтерский учет.

Как отвечать по другим налогам?

Образец пояснительной записки в налоговую по требованию, касающегося прочих налогов, примерно похож на ответ по НДС. Так как вся сданная отчетность подлежит камеральной проверке, то прежде всего надо исключить возможность допущения ошибок. Если налогоплательщик все же ошибся, то он обязан подать уточненные расчеты в указанный срок. В ответе компания упоминает, как повлияют новые расчеты на величину налога в суммовом выражении.

К своему образцу пояснительной записки в налоговую по требованию организация прилагает заверенные копии доказательств. Бывает, что запрос налоговой в отношении расхождений в отчетности вызван законными действиями предприятия. Например, подобные расхождения между доходами и расходами, отраженными в декларации по НДС и по налогу на прибыль, могут быть вызваны наличием необлагаемых сумм. Многие виды доходов и расходов, отражаемые в декларации по налогу на прибыль, не подлежат обложению НДС.

Обоснованные расхождения

Тем не менее, их надо включать в прочие доходы и расходы в целях налогообложения прибылью. В связи с этим ошибок в декларации нет, и налогоплательщику в пояснительной записке в налоговую по требованию, образец которой легко можно найти в интернет-ресурсах, просто нужно указать на данное обстоятельство, сославшись на статью налогового кодекса. Сдавать в таких случаях нет необходимости.

Нередко приходят требования о несоответствии с по прибыли. Не следует опасаться подобных запросов. Причина расхождений заключается в разнице между бухгалтерским и налоговым учетом. Образцом пояснительной записки в налоговую по требованию в таком случае может быть аргументированная ссылка на разные принципы составления отчетности и ведения учета.

Подозрительные убытки

Налог на прибыль вызывает у ИФНС много вопросов, особенно если вместо прибыли в декларации получается убыток. Если убыток носит единоразовый характер, то обычно это не привлекает внимание органов контроля. Но в случае постоянных убытков организации следует ожидать ежеквартальных запросов ИФНС. Подобные результаты коммерческой деятельности кажутся налоговикам подозрительными, тем более, если предприятие при этом не собирается начинать процедуру банкротства.

Факторы, влияющие на убыточность работы предприятия, могут быть самые разные. В большинстве случаев это происходит из-за высокой доли внереализационных расходов, не связанных с получением прибыли. Например, организация имеет большую дебиторскую задолженность с просроченным сроком действия и по закону обязана создавать резерв, суммы которого попадают во внереализационные расходы.

Пояснительная записка в налоговую по требованию об убытках должна содержать разъяснения о возникновении причин превышения расходов над доходами. В случае если на результаты повлияли макроэкономические факторы, следует писать, что компания не в силах изменить экономическую ситуацию в регионе, валютный курс, уровень инфляции и тому подобное. В то же время желательно пообещать провести оптимизацию затрат в ближайшем будущем.

Надо помнить, что компанию подозревают в неправомерности действий и вправе вызвать руководящих лиц на комиссию, если ответ не будет достаточно обоснованным. Разъяснения пишутся в свободной форме.

Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Наиболее частые вопросы от налоговой

Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах. Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному , из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов. Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления , подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.

В какой форме приходит требование

Налоговая инспекция может выслать требование о пояснениях как в бумажном, так и в электронном виде. При этом, в случае, электронного послания, налогоплательщик обязан отреагировать на него в течение пяти рабочих дней. Если же данный документ пришел в бумажном виде, на него также необходимо дать ответ в кратчайшие сроки, причем вне зависимости от того, имеется ли на нем печать налоговой инспекции или нет.

Порядок действий при получении требования

После того, как налогоплательщик получает требования о пояснениях, он должен сверить переданные в налоговую документы с имеющимися у него на руках данными.

В первую очередь, при проверке , анализу подвергаются указанные в ней суммы (на предмет их соответствия с суммами по всем входящим и исходящим счетам-фактурам). Далее аналогичным образом исследуются даты, номера счетов-фактур, и прочие реквизиты (ИНН, КПП, адреса и т.п.).

Если вопросы возникли по декларации УСН или по налогу на прибыль , следует проанализировать все суммы расходов и доходов, которые были приняты для их расчета. Идентично приведенному алгоритму проверяются и все другие виды документов, вызвавшие вопросы у налоговой инспекции.

После того, как ошибка будет найдена, нужно передать в налоговую уточненную отчетность с исправленными данными — но это касается только сумм. Если же ошибка не относится к финансовой части, то «уточненку» сдавать не надо, достаточно предоставить необходимые пояснения.

Внимание: закон не говорит о том, что пояснения должны быть даны именно в письменной форме, т.е. это значит, что они могут быть предоставлены и устно. Однако во избежание дальнейших разногласий, лучше все-таки озаботиться составление письменного ответа.

Как поступить, когда требование налоговой несправедливо

Случается, что налоговая инспекция требует пояснений необоснованно, т.е. в отчетности не было допущено никаких ошибок. В таких ситуациях игнорировать письма от налоговой тоже нельзя.

Во избежание каких-либо санкций (в том числе и внезапных ) необходимо своевременно уведомить надзорную службу о том, что в соответствии с информацией предприятия, все предоставленные сведения верны.

В любом случае, при составлении ответа надо помнить, что для налоговой важно даже не столько содержание письма, сколько сам факт ответа на требование.

Как оформить ответ на требование налоговой о предоставлении пояснений

Оформить его можно либо на бумаге, написав «от руки», либо в электронном виде, напечатав на компьютере. При этом, если пояснение пересылается по обычной почте, то отправлять его надо заказным письмом с уведомлением о вручении, тогда риск того, что письмо затеряется, будет сведен к минимуму.

Использование электронного формата возможно только при наличии у организации электронной цифровой подписи.

К пояснению могут быть приложены какие-либо дополнительные документы – их наличие нужно отразить в содержании ответа.

Образец составления ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений

Как уже говорилось выше, унифицированной формы ответа для дачи пояснений налоговой нет, так что составлять его можно в произвольном виде. Стоит отметить, что форма ответа должна быть предельно корректной и стандартной с точки зрения правил оформления подобного рода бумаг.

1. Вначале слева или справа (не имеет значения) нужно указать адресата, т.е. именно ту налоговую инспекцию, куда отправляется ответ. Здесь нужно вписать ее номер, а также район и населенный пункт, к которому она относится.
2. Далее указывается отправитель письма: пишется название предприятия, его адрес (фактический), а также номер телефона (на случай, если у налогового инспектора возникнут какие-либо дополнительные вопросы к пояснению).
3. Далее в ответе следует сослаться на номер требования (а таким документам налоговая служба всегда присваивает номера), и его дату (отметим: не дату получения, а именно дату составления), а также коротко обозначить суть вопроса.
4. После этого можно приступать непосредственно к даче пояснений. Их следует писать максимально подробно, со всеми нужными ссылками на документы, законы, нормативные акты и т.п. Чем тщательнее будет оформлена эта часть ответа, тем больше шансов на то, что налоговая будет им удовлетворена.

   Ни в коем случае нельзя давать в ответе недостоверные или заведомо ложные сведения – они будут быстро обнаружены и тогда последуют немедленные санкции со стороны налоговиков.

5. После того, как пояснение будет дано, необходимо заверить письмо подписью главного бухгалтера (при необходимости), а также руководителя компании (обязательно).