Контакты
Главная / Доверенности

Приходный кассовый ордер используется. Заполняем приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер используется для учёта кассовых операций. Этот вид документации необходим для поддержания бизнеса. Существуют строгие рекомендации по его составлению. Чтобы заполнять ПКО без ошибок, необходимо внимательно изучить «Порядок учёта кассовых операций».

Зачем заполнять приходный кассовый ордер

ПКО фиксирует приём наличных денег в кассу. Организации могут принимать наличные деньги только при условии оформления такого ордера. А также ПКО выписывается при снятии средств с расчётного счёта и внесении их в кассу организации. Это расписка в том, что деньги приняты.

Назначение документа:

  • Контроль кассового состояния. С его помощью юридически правильно оформляют денежные поступления.
  • Информационная база для принятия управленческих решений.
  • Сбор сведений для учёта.

Бланк ПКО для использования в ООО и у ИП

Документ составляется по форме КО-1.

Унифицированная форма приходного кассового ордера

Форма и реквизиты ордера

  • Дата и регистрационный номер ордера.
  • Сведения для того чтобы составить бухгалтерские проводки: целевое назначение, код аналитического учёта, счета дебета и кредита.
  • Ф. И. О. лица, внёсшего денежные средства в кассу.
  • Основание принятия денежных средств. При необходимости приложить подтверждающий документ.
  • Сумма, которую плательщик сдаёт в кассу.
  • Подписи участников процесса: плательщика, получающего лица, бухгалтера, руководителя.
  • Квитанция, которая заполняется вместе с ордером и остаётся у плательщика в качестве доказательства операции.

Различные ситуации, которые требуют оформления ордера

  • Розничная выручка от покупателя.
  • Возврат кредита или возмещение ущерба.
  • Возврат подотчётных средств, которые не были израсходованы сотрудником.
  • Взнос в уставный капитал от учредителя.
  • Внесение средств для выплаты зарплаты.
  • Получение средств с расчётного счёта.

Форма бланка является межотраслевой и подходит для предприятий различных сфер деятельности.

По какой форме составить ПКО

ПКО состоит из двух частей: основной (ордера) и отрывной (квитанции).

Части документа разрываются. Квитанция выдаётся клиенту в качестве подтверждения, что его деньги зачислены. Ордер остаётся в бухгалтерии.

Кто должен выписывать ПКО

Составлять документ можно:

  • уполномоченному сотруднику: главному или рядовому бухгалтеру.
  • руководителю, если на предприятии нет другой подходящей должности.

Можно ли подписывать приходный ордер

На ПКО ставят подписи бухгалтер и кассир. Если такая штатная единица не предусмотрена в организации, то подпись ставит руководитель.

Как правильно оформить ПКО: пошаговая инструкция

  1. Бухгалтер или иное уполномоченное лицо подготавливает приходный ордер.
  2. Кассир принимает наличные средства от клиента, пересчитывает и проверяет купюры.
  3. Кассир сверяет полученную сумму наличных и сумму, прописанную в ордере. Сверяются подписи бухгалтера. Проверяют наличие приложений.
  4. Если данные соответствуют, кассир ставит на ПКО свои подписи и печать/штамп.
  5. Если сумма меньше, чем указано в ордере, то ПКО направляется в бухгалтерию для переоформления.
  6. Квитанция выдаётся клиенту.
  7. Часть документа (собственно ордер) передаётся в бухгалтерию.

Печать проставляется на квитанции, которая остаётся у плательщика. Подписи кассира и бухгалтера проставляются на обеих частях ПКО.

ПКО заполняется вручную на распечатанном бланке или заполняется в интерфейсе программы и распечатывается (например, в программе 1С).

Бланк ПКО интуитивно понятен, его легко заполнять.

Главные правила заполнения ПКО

  1. Сумму указывают цифрами и прописью, ставиться должна полная сумма с копейками.
  2. Записывают дату операции.
  3. Указывают основание принятия денег в кассу. Строка «Основание» содержит сведения о хозяйственной операции.
  4. Если НДС отсутствует при совершении сделки, то в ордере в строке «В том числе» пишут «без налога НДС».
  5. Корректно заполняют счета дебета (не путать со счетами кредита). Счёт кассы указывают 50.1.
  6. В строке «Приложения» указывают номера и даты прилагаемых первичных и других документов.

Каждый новый ПКО регистрируется в соответствующем Журнале № КО-3.

Для ИП разрешается применять как унифицированные бланки ПКО, так и собственные бланки. И также предприниматель может вообще не использовать ПКО. Этот вопрос остаётся на его усмотрение.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учёт доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определённый вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015), п. 4.1

Образец заполнения и обязательные реквизиты

  • Дата и номер документа.
  • Сумма наличных средств цифрами и прописью.
  • Наименование плательщика: название юрлица или Ф.И.О. физлица.
  • Основание получения средств.
  • Сумма НДС.
  • Подписи.

Если ИП работает без кассового аппарата, то заполняет не ПКО, а бланк строгой отчётности.

Для ООО обязательно оформлять ПКО при приёме наличных через кассу предприятия. Заполнение происходит аналогичным образом.

Должна ли ставиться печать

Проставление печати на этом документе обязательно. Исключение делается только для предпринимателей, работающих без печати. В этом случае следует использовать штамп «Оплачено».

Как исправить ошибку в приходном ордере

ПКО должны заполняться чётко, исправления не допускаются. Типичные ошибки:

  • исправление написанного;
  • приём денежных средств не в то кассовое отделение, которое указано в ПКО.
  • приём денежных средств не в тот же день, когда ПКО оформлен.

Наличие таких погрешностей делает ПКО недействительным. Единственный выход - оформить документ заново. Нумерация ПКО в журнале должна быть непрерывной.

Санкции за некорректное оформление или отсутствие ПКО

Если ПКО не оформлен, а деньги приняты в кассу, организации грозит штраф. Размер штрафа зависит от виновника: штраф для должностного лица составляет до 5 тыс. руб., для компании - до 50 тыс. руб.

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчётов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, - влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц - от 40 тыс. до 50 тыс. рублей.

КоАП, ст. 15.1

За нарушение кассовой дисциплины предусмотрена ответственность и в КоАП: её накладывают, если нарушение было выявлено не позднее двух месяцев с момента его совершения (ст. 4.5).

Приходной кассовый ордер - обязательный документ. К его заполнению нужно подходить ответственно, чтобы корректно приходовать денежные средства, надёжно сохранять учётные данные и не провоцировать споры с контрагентами.

Можно ли выдать клиенту вместе кассового чека квитанцию от ПКО? И правомерно ли вообще выдавать подобный документ? Поставленные вопросы довольно интересны.

Причина этому проста: есть реальные примеры, когда ИП, продавая какой-либо товар клиенту, не выдает ему пробитый ККТ чек, а предоставляет лишь квитанцию от приходника (приходного кассового ордера) и, например, накладную. Может ли предприниматель так делать? В каких случаях чек можно заменить другим документом? Начнем разбираться по порядку.

Понятия «касса» и «ККТ»: суть и отличия

Сначала немного теории. Свое рассуждение начнем с понятий «касса» и «ККТ». Большинство ошибок и заблуждений связано именно с тем, что их смысл часто путают.

Итак, касса – это все операции ИП (или организации), проводимые в наличной форме. Это могут быть как операции по приходу (поступление доходов), так и по расходу (расходование средств на разные цели). Все операции с наличными деньгами должны отражаться по кассе. По сути, касса есть у всех ИП и организаций, исключения весьма редки: даже если все операции проходят по безналу, то вы можете снимать деньги на какие-нибудь расходы на нужды бизнеса, например, на покупку канцелярии.

«Касса» — это своего рода воображаемый «кошелек», куда поступают деньги и откуда они берутся на расходы. Для организаций понятие «касса» выглядит более простым для понимания, так как в бухучете по плану счетов есть специальный счет 50 «Касса», по которому и отражаются все операции с наличностью.

ККТ – контрольно-кассовая техника , необходимая для проведения наличных расчетов за проданные клиенту товары, (или услуги), то есть непосредственно сам аппарат, который выбивает чек.

Определение из закона вообще звучит вот так:

Контрольно-кассовая техника – электронные вычислительные машины, иные компьютерные устройства и их комплексы, обеспечивающие запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирующие фискальные документы, обеспечивающие передачу фискальных данных и печать фискальных документов на бумажных носителях в соответствии с правилами, установленными законодательством РФ о применении ККТ.

Сразу отметим важные отличия:

  1. По ККТ идет учет только наличности, поступающей от покупателей за купленные у вас товары или услуги, по кассе приходом считаются все наличные поступления – выручка из ККМ за день, снятие денег с расчетного счета и так далее.
  2. Из ККТ нельзя тратить деньги – здесь нет расходной части, деньги на расходы могут быть выданы исключительно из кассы.

Вывод: касса не равнозначна ККТ – это разные понятия, обозначающие разные вещи. Касса – все наличные операции предпринимателя или организации (некий «большой кошелек»), ККТ – непосредственно аппарат для принятия денег у клиента и выбивания чека. Связь между двумя понятиями можно легко показать: в конце дня выручка магазина из ККМ сдается в кассу ИП (организации), операция оформляется приходником.

Нормативное регулирование вопроса

Итак, «кассу» и «ККТ» мы разделили между собой. Теперь разделим законодательные акты, регулирующие эти вопросы. Особо выделим два из них:

  1. Закон № от 22.05.2003 г. «О применении ККТ при осуществлении наличных денежных расчетов…» № 54-ФЗ – регламентирует применение ККТ.
  2. Указание ЦБ от 11.03.2014 г. «О порядке ведения кассовых операций…» № 3210-У– регламентирует ведение кассы.

Изучив документы, делаем вывод, что касса, то есть наличные операции есть у всех ИП и организаций (исключения могут встретиться, но очень-очень редко), а значит и вести их должны все. Право не оформлять документы по кассе (приходник, расходник, кассовая книга) есть только у ИП, которые учитывают доходы / расходы и физические показатели согласно нормам НК РФ (например, в КУДИР).

Вывод: повторимся еще раз, «касса» не равна «ККТ». Обязанность заполнения кассовой книги совершенно никак не связана с обязательным использованием ККТ при принятии оплаты от клиентов в наличном виде. Вполне реальна такая ситуация, что у вас есть ККТ, как этого требует законодательство, но вы как ИП пользуетесь правом не заниматься оформлением кассовых операций. Или, наоборот, вы как ИП попадаете под действие одного из исключений Закона № 54-ФЗ и ККТ не используете, например, выписывая БСО физическим лицам, но оформляете кассовые операции по приходу, заполняя приходники и кассовую книгу в контрольных целях.

Кассовый чек и ПКО

Описанные выше различия позволяют сделать вывод о различии двух документов – ПКО и кассового чека.

Кассовый чек – документ, который выбивает ККТ. В чем его смысл? Для клиента чек является подтверждением того, что ИП получил от него деньги. Соответственно, в дальнейшем, покупатель сможет с чеком обратиться с претензией, если товар оказался некачественным. Для ИП выбивание чека – подтверждение принятия наличных денег, то есть фактически подтверждение формирования суммы общей выручки от продаж.

ПКО – первичный бухгалтерский документ, служащий для оформления операций по «кассе». Значение приходного ордера совершенно иное: он используется непосредственно для учета движения наличности внутри вашей деятельности (или внутри организации).

Выглядит этот бланк так:

Вывод: ПКО не равнозначен кассовому чеку и заменить его не может. С помощью ПКО оформляют поступление денежных средств из различных источников, а не получение в ККТ денег от клиентов за купленный товар.

Теперь переходим к самому вопросу: можно ли выдать покупателю только квитанцию от ПКО? Постараемся дать подробный ответ. Опираться будем непосредственно на закон № 54-ФЗ.

Что мы имеем в исходных данных

  • ККТ должна применяться организациями и ИП, если они осуществляют расчеты наличностью, банковскими карточками, электронными средствами платежа;
  • если все продажи у вас проходят через расчетный счет (безналичный расчет), ККТ не применяется, так как просто не нужна;
  • из общего правила есть исключения, когда ККМ все-таки можно не применять:
    • оказание услуг населению (могут не использовать ККТ до 01.07.2018 г.);
    • специфика деятельности или месторасположения;
    • плата налога по вмененке или патенту.
    • О всех исключениях мы уже рассказывали в .
  • каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается некоторым условием, выполнение которого обязательно (что нужно выдавать вместо чека и каким образом этот документ должен быть оформлен).

Вывод: главный документ, служащий подтверждением оплаты клиентом товаров и услуг, – кассовый чек. Если Закон о ККТ обязывает вас использовать кассовый аппарат — вы обязаны выбивать чек, если вы можете не использовать ККТ, но она у вас есть (попадаете под исключение, но не пользуетесь этим) – вы обязаны выбивать чек.

Получается, что наличие ККТ обязывает ИП выдавать покупателю именно чек, а не какой-нибудь другой документ. Проговорим сразу еще несколько ситуаций:

  • вы должны применять ККТ, она у вас есть, но чек вы не выбиваете;
  • вы вправе не применять ККТ, но она у вас есть (не пользуетесь этим правом) и чек вы не выбиваете;
  • вы должны иметь ККТ, но ее у вас нет, соответственно, и чек вы выбить не можете.

Все эти случаю классифицируются как нарушение законодательства. Неприменение ККТ и непробивание чека считаются нарушениями и обеспечат вам привлечение к ответственности даже тогда, когда вы все-таки выдаете какой-нибудь документ покупателю (некий бланк, квитанцию от ПКО и так далее).

Здесь все довольно понятно. Теперь вернемся к исключениям. Каждое из исключений Закона о ККТ сопровождается особыми требованиями. Эти требования заключаются в следующем:

  • в ситуации с оказанием услуг населению (то есть физлицам) ККТ можно не применять, но только при условии, что каждый клиент будет получать от предпринимателя заполненный БСО;
  • при использовании или можно обойтись без ККТ, но выписывать по просьбе клиента товарный чек или прочий документ. В этих документах обязательно должны присутствовать все реквизиты, установленные законодательно;
  • при специфичности деятельности или месторасположения разрешено вообще ничего не выдавать.

Вывод: что можно выдать покупателю взамен кассового чека, если обязанность использования ККТ отсутствует? Варианта всего три:

  1. товарный чек или прочий документ, но с обязательным набором реквизитов;
  2. не выдавать ничего.

ПКО вместо БСО

Подходит ли ПКО к перечисленным вариантам? Рассмотрим первые два пункта: БСО и «иной документ».

Сразу скажу, что к БСО есть свои требования обязательных реквизитов (п. 2 Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.2008 г.), кроме того, он должен быть утвержден ИП (или ООО) и отпечатан в типографии. Аналогичные требования есть и к «прочему документу» (перечень реквизитов приведен в п. 1 ст. 4.7 закона № 54-ФЗ в редакции от 03.07.2016 г.).).

Теперь рассуждаем дальше. Если операция принятия наличности за товар будет оформляться ПКО, то клиент в таком случае получит квитанцию к ПКО. Может ли она заменить БСО или «прочий документ»? Нет, не может, потому что перечни обязательных реквизитов этих документов расходятся с реквизитами бланка приходника.

Возможно ли доработать форму квитанции к ПКО таким образом, чтобы она отвечала хотя бы требованиям, которые предъявляются к «прочему документу»? Это возможно только теоретически, на практике есть несколько существенных загвоздок:

  1. Вид ПКО утвержден, он составляется по форме № КО-1 – кто будет дорабатывать унифицированную форму? Желающих найдется немного.
  2. Чтобы квитанция к ПКО могла сойти за БСО ее нужно не только доработать, но и отпечатать бланки в типографии – этим тем более никто не будет заниматься.
  3. Имеется и еще один важный момент, еще более теоретический, чем предыдущие. При условии, что первые два пункта будут выполнены (представим себе такое), мы получим, по сути, новый документ. Изначальное предназначение ПКО – учет наличных операций по кассе. Будет ли наш новый документ считаться все еще пригодным для оформления кассовых операций, ведь от КО-1 он будет отличаться? Останется ли доработанный ПКО легитимным для своего первоначального предназначения? Вопрос очень спорный.

Вывод: теоретических рассуждений по этому вопросу может быть очень много, нам это совершенно ни к чему. На практике вывод один: квитанция от приходника не может заменить БСО или «прочий документ», которые должны выдаваться клиенту, если ИП вправе не применять ККТ.

Теперь обратимся к последнему варианту, когда ИП может не выдавать покупателю ничего. По сути, если ИП ничего выдавать клиенту не обязан, но выдает квитанцию приходника, напрямую закону № 54-ФЗ это не противоречит.

Но обратим внимание вот на что. Выдавать квитанцию от ПКО можно лишь тогда, когда наличность приходуется непосредственно в «кассу» ИП (или организации). Напомним, что не выдавать покупателю ничего можно лишь в случае исключений, связанных со специфичностью деятельности и месторасположения.

Получается, что «касса» практически никак не вяжется с этим исключением. Например, ИП никак не может получать деньги в «кассу», если занимается торговлей разносного типа или из цистерн, продажей продуктов на ярмарке. Получается, что выдача клиенту квитанции к приходнику в этом случае косвенно противоречит п. 3 закона № 54-ФЗ.

Вывод: в этом случае теоретически возможность выдавать квитанцию к ПКО, ничего при этом не нарушая, все-таки есть. Но возможность эта настолько мала, а обоснование настолько запутано, что сделать вывод о правомерности таких действий сложно.

Итог всего

Выдача клиенту при расчете наличностью квитанции от приходника в качестве подтверждения оплаты вместо выбитого ККТ чека или иных предусмотренных в случае исключений документов неправомерна. Основным документом в любом случае считается исключительно кассовый чек. Заменить его БСО, товарным чеком или «прочим документом» можно только в ситуациях, предусмотренных законом. ПКО – первичный бухгалтерский документ, у которого есть свое собственное значение – оформление кассовых операций внутри деятельности.

Независимо от организационно-правовой формы, каждое предприятие обязано вести бухгалтерский и налоговый учет. От распоряжений руководства и выбранной системы (УСН, ЕНВД, КСНО) зависит полнота его ведения. В любом случае основанием для внесения бухгалтерской информации в отчетность являются задокументированные хозяйственные операции. Приходный кассовый ордер является первичным бухгалтерским документом, отражающим движение денежных средств в кассе предприятия. Все организации, осуществляющие операции с наличностью, обязаны фиксировать перемещение средств по счету 50 «Касса». Для поступления конкретных сумм применяют приходные кассовые ордера, для расходных операций - расходные. Параллельно для учета наличности устанавливается ККМ. Данные учета по активному балансовому счету 50 и журнала регистрации кассовых чеков должны быть сопоставимы на конец каждого рабочего дня.

Бланк ПКО

Приходный кассовый ордер заполняется в строгом соответствии с формой, утвержденной Госкомстатом РФ 18 августа 1998 года, постановлением № 88. Унифицированная форма КО-1 используется для автоматизированной системы учета и заполнения вручную. Единый бланк ПКО состоит из двух частей, содержащих однозначное подтверждение факта внесения наличных средств. Отрывной частью является квитанция, которая оформляется для подтверждения внесения определенной суммы физическим лицом. Информация, содержащаяся в ней, подтверждается подписями главного бухгалтера и кассира, принявшего денежные средства. Обязательным условием достоверности документа является печать на приходном кассовом ордере: большая часть оттиска располагается на квитанции, но обязательно небольшой фрагмент должен отпечататься на ПКО. Основная часть ордера остается в организации, заверяется подписями кассира, руководителя (в случае отсутствия бухгалтерии), главного бухгалтера или сотрудника, имеющего право подписи на основании приказа. ПКО является документом, в котором не допускаются исправления, поэтому его заполнение должно полностью соответствовать утвержденным стандартам и отражать достоверные данные.

Порядок заполнения ПКО

Заполнению ПКО стоит уделить особое внимание, ведь кассир несет материальную ответственность за содержимое кассы и достоверность документов, которые подписывает. Так же тщательно приходный кассовый ордер проверяет главный бухгалтер предприятия, т. к. при некорректном заполнении корреспонденции счетов контрагентов ошибка отражается во всех регистрах бухгалтерского, управленческого и налогового учета. Заполнение ПКО происходит поэтапно, с первой строки бланка, в следующей последовательности.

Пошаговая инструкция заполнения ПКО

  1. Наименование организации. В данной строке указывается правовая форма предприятия и его наименование, которое должно соответствовать данным ЕГРЮЛ в полном или сокращенном виде. Структурное подразделение организации прописывается в случае его наличия, иначе ставится прочерк.
  2. Порядковый номер документа заносится в соответствии с журналом регистрации ПКО, который формируется с начала календарного года.
  3. В графу дата вписывается число фактического прихода средств, формат записи стандартный для документов ДД. ММ. ГГГГ.
  4. Ячейки для указания корреспондирующих счетов могут быть заполнены не кассиром, а бухгалтером, который производит дальнейшее отражение данной информации по счетам и регистрам бухгалтерского учета. В строке "Дебет" отражается счет 50 "Касса", возможно использование валютной кассы или аналитического субсчета, прописанного в учетной политике предприятия. Для заполнения строки "Кредит" необходимо знать источник поступления средств.
  5. Сумма, полученная в кассу, прописывается цифрами с указанием копеек.
  6. Следующая графа заполняется в случае использования на предприятии кодов назначения; если данная информация не прописана в учетной политике, то ставится прочерк.
  7. Далее прописывается, от кого принята указанная сумма. При внесении средств сотрудником компании записывается его фамилия и инициалы; если сумму вносит физическое лицо, представляющее стороннюю фирму, то необходимо указывать полное название организации контрагента, а данные физического лица и номер его доверенности можно указать в приложении.
  8. Основанием для поступления наличных средств может быть договор с контрагентом, распоряжение руководителя организации, авансовый отчет и т. д., в зависимости от источника поступления.
  9. Сумма прописью, копейки можно писать цифрами. При заполнении данной строки свободное от текста поле обязательно маркируется прочерком, для исключения возможности дописки.
  10. При работе предприятия с НДС его сумма указывается в строке «В том числе»; если налог не платится или не включен в данную сумму, ставится прочерк либо пишется «Без НДС».
  11. В приложении указываются дополнительные документы, например, номер и дата доверенности на сотрудника другой организации, номер отгрузочного документа, который оплачивает покупатель, дата и номер приказа о возмещении сотрудником ущерба и т. д. Квитанция ПКО должна полностью дублировать информацию, содержащуюся в ордере. После заполнения она отрывается и передается лицу, внесшему денежные средства, иногда возможно подтверждение поступления наличности при помощи кассового чека (если предприятие имеет ККМ). Бланк приходно-кассового ордера в бухгалтерских программах идентичен типографским бланкам, так же аналогичен порядок их заполнения.

Основные источники поступления наличных в кассу

  • Расчетный счет предприятия.
  • Частичная или полная оплата от покупателей.
  • Возврат подотчетной суммы.
  • Поступление средств от прочих дебиторов и кредиторов.
  • Средства, полученные от филиалов/подразделений.
  • Возврат выданной сотруднику ссуды.
  • Сумма, излишне уплаченная поставщикам.
  • Погашение задолженности, возникшей в результате проведения инвентаризации и т. д.

Кто вправе подписывать приходный кассовый ордер

Все кассовые документы, в том числе и ПКО, имеют право подписывать, на основании Положения-373 П, следующие лица:

  • главный бухгалтер;
  • бухгалтер, имеющий право подписи на основании приказа;
  • кассир;
  • руководитель предприятия.

Заполнять бланк имеет право любой бухгалтер. Кассир подписывает документ после получения указанной суммы в кассу организации и тщательной проверки заполнения документа. При отсутствии в штате бухгалтера или его временном отсутствии на рабочем месте, оформить и подписать кассовый ордер может руководитель предприятия.

Движение ПКО по регистрам бухгалтерского учета

ПКО после проведения находит отражение в кассовой книге, которая заполняется кассиром ежедневно. Для сверки всех полученных за день кассовых документов с фактическим наличием в кассе предприятия средств кассир и ведет данную книгу. При оформлении очередного листа в него вносятся данные обо всех приходных кассовых ордерах и расходниках. На начало каждого дня записывается остаток по кассе, который в конце дня пересчитывается с учетом всех поступлений и расхода. Контроль над своевременным внесением записей в кассовую книгу и достоверностью отраженной информации осуществляет главный бухгалтер или руководитель предприятия, который подписывает каждый лист кассовой книги.

ПКО в автоматизированном учете

При применении предприятием автоматизированной системы учета, что в настоящее время является правилом, а не исключением, значительно упрощается процесс заполнения ПКО. Программы, при помощи которых организации ведут бухгалтерский, управленческий и налоговый учет позволяют в автоматическом режиме заполнять большую часть документации. Каждый заполненный в программе документ проводится (проходит по всем соответствующим регистрам) и распечатывается. При использовании специализированных программ значительно снижается возможность некорректного заполнения не только кассовых, но и всех бухгалтерских бланков.

Любой индивидуальный предприниматель, работающий с наличными деньгами и ведущий хозяйственную деятельность, обязан соблюдать существующую в нашем государстве кассовую дисциплину. Это значит, что выдача денежных средств оформляется расходным кассовым ордером, а прием наличных – приходным кассовым ордером. Все эти документы нужны для контроля за финансовой деятельностью предприятия и возможности принятия правильных управленческих решений. , а вот как его правильно заполнить? Разбираемся в вопросе.

Что такое приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер относится к первичной учетной документации кассовых операций. Он подтверждает прием определенной денежной суммы в кассу организации. Для приходного ордера предусмотрен унифицированный бланк КО-1. Согласно «Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации», который был утвержден в 1993 году, кассы предприятий и индивидуальных предпринимателей имеют право принимать наличные средства только по приходному кассовому ордеру, который в обязательном порядке должен подписывать главный бухгалтер или лицо, обладающее этими полномочиями. Бланк ПКО (приходного кассового ордера) имеет две части: сам приходный ордер и отрывную квитанцию к приходному ордеру. При приеме наличных денег тот, кто их вносит, получает на руки в качестве подтверждения оплаты квитанцию к приходному ордеру с печатью организации, подписью ответственного лица и суммой, которая была внесена.

Приходный ордер выписывается от руки и в одном экземпляре, при этом исправления или подчистки в этом документе не допускаются. В случае ошибок, испорченный бланк нужно заменить другим и выписать ордер заново.

Заполняем приходный кассовый ордер

Несмотря на то, что приходные ордера используются достаточно давно, многие бухгалтеры часто допускают ошибки при оформлении этого документа. А ведь правильное заполнение приходного кассового ордера – принципиальный вопрос, так как ордер не только является кассовым документом для организации, которая принимает наличные средства, но и довольно часто – отчетным документом для организации, которая приобретает товар или услугу.

Кроме того, в случае предоставлении некачественных услуг или покупки бракованного товара, квитанция к приходному ордеру может использоваться для защиты прав потребителей в суде и послужит подтверждением того, что товар или услуга приобретены у конкретного продавца.

Это значит, что правильности заполнения приходного ордера и квитанции к нему стоит уделять пристальное внимание, не допуская грубых ошибок и исправлений, которые сделают документ недействительным. Образец приходного кассового ордера перед вами, а чтобы правильно его заполнить, необходимо аккуратно вписать во все строки нужную информацию без ошибок:

  • графа «Организация» — тут необходимо вписать правовую форму предприятия (ООО, ЗАО, ИП) и наименование предприятия или же фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, который принимает наличные средства;
  • код ОКПО – здесь необходимо вписать код предприятия, присвоенный органами статистики (если код не присвоен, то нужно просто поставить прочерк);
  • строка «Структурное подразделение» заполняется только в том случае, если сдачу наличных средств производит, например, продавец торговой точки предприятия в конце рабочего дня. Если же это средства сторонней организации или частного лица, строка не заполняется и там ставится прочерк;
  • в графе «Номер документа» ставится порядковый номер ордера; все ордера нумеруются по нарастающей, нумерация не должна прерываться, а с началом календарного года, начинаться заново;
  • в графе «Дата» указывается день, когда средства поступили в кассу; запись производится в формате ДД.ММ.ГГГГ. Это значит, что число и месяц в случае, если они состоят из одной цифры, дополняются цифрой «0». Например, 05.03.2014;
  • графы «Дебет» и «Кредит» не заполняются предприятиями, применяющими УСН (упрощенную систему налогообложения), поэтому эти графы остаются пустыми;
  • графа «Код целевого назначения» используется для записи кода использования поступивших в кассу средств теми организациями, которые применяют систему кодирования; если в организации не работают по такой системе, графа не заполняется;
  • в графе «Сумма, руб.коп.» указывается размер внесенной в кассу суммы; сумма записывается цифрами с указанием рублей и копеек через запятую. Например, 15674,56 рублей
  • в графе «Принято от….» нужно вписать фамилию, имя и отчество того, кто вносит денежные средства, в родительном падеже (если это работник того же предприятия или просто частное лицо). Если же деньги вносят от имени другого предприятия, которое приобретает товар или услугу, то нужно указать наименование организации, а потом через кого вносятся средства, например, ООО «Восток» через Петрову Анну Сергеевну;
  • в графе «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например, оплата услуг, оплата товара, возврат средств, получение из банка, торговая выручка и прочее.
  • в графе «Сумма прописью» нужно указать прописью сумму, поступившую в кассу. При этом рубли пишутся прописью с заглавной буквы с начала строки, а копейки указываются цифрами. Свободное место, оставшееся после написания суммы, нужно обязательно прочеркнуть;
  • в графу «В том числе» нужно вписать ставку и сумму НДС, которая записывается цифрами. Если НДС не предусмотрен, то в графу вносится запись «Без НДС»;
  • в графе «Приложение» указываются все прилагаемые первичные документы, если они имеются, например, отчет кассира, распоряжения или приказы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

После того, как заполнен сам кассовый ордер, необходимо заполнить квитанцию к нему. Ее заполняют так же, как принято заполнять приходный кассовый ордер. На заполненный документ ставится печать так, чтобы половина оттиска осталась на самом ордере, а половина – на квитанции к ордеру. Ордер подписывает ответственный сотрудник (это может быть бухгалтер, кассир или другое лицо, уполномоченное выполнять прием наличных по письменному распоряжению руководителя предприятия) с указанием расшифровки подписи и инициалов. Когда все действия по заполнению приходного ордера закончены, квитанция отрезается по линии отрыва и выдается тому, кто внес наличные средства в кассу. Сам же ордер подшивается к кассовым документам.

С помощью формы ПКО осуществляются операции по поступлению наличных денежных средств в операционную кассу предприятия.

Документ выписывается в момент взноса сумм и отражает поступление выручки, перерасхода по авансовым отчетам, депонированной части заработной платы и прочих поступлений.

Форма бланка КО-1 обязательна для всех предприятий.

Документ относится к унифицированным видам , не подлежащим самостоятельной разработке.

Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ первичного кассового учета. В нем отражаются величины наличных сумм, внесенных в кассу.

Порядок применения данного бланка и его форма описаны в Указании ЦБ РФ о порядке ведении кассовых операций.

Записи в ПКО производятся с обязательным заполнением всех реквизитов. Ответственность за ведение кассовых операций, выписку бланков первичного учета несет кассир или иное лицо, временно исполняющее его обязанности.

Образец заполнения журнала учета

Документ состоит из 2-х частей – собственно самого ПКО и квитанции к форме. В первоначальном виде обе части находятся слитно и содержат дублирующую информацию. После совершения операции квитанция отрезается и передается лицу, внесшему средства.

Приходные кассовые ордера регистрируются в журнале . Запись производится сразу после выписки документа.

Форма приходного ордера и порядок его заполнения одинаковы вне зависимости от регистрационной формы предприятия. Для ИП допускается возможность не заверять печатью текст и подписи должностных лиц. Предприниматели не ведут бухгалтерский учет в полном объеме и с использованием двойной записи. Поля со счетами ИП не заполняют.

Подробная инструкция по заполнению

При ручном заполнении все строки формы требуют заполнения. Пустые, не имеющие информацию строки прочеркиваются . При машинном заполнении документа ряд реквизитов заполняется автоматически.

В бланке КО-1 указываются:

  • Наименование организации в точном соответствии с учредительными документами. Если наряду с полным зарегистрировано краткое наименование, допускается внести название предприятия в сокращенном виде.
  • Строка о структурном подразделении предназначена для филиалов торговых точек и прочего внутреннего разделения. При отсутствии данных указывается «основное» подразделение или ставится прочерк.
  • В окошко «Номер документа» заносится его числовая регистрация в журнале приходных и расходных ордеров.
  • В графе «Дата документа» заносится день проведения операции по взносу наличных. Требуемый формат данных – дд.мм.гггг.
  • В табличной части в окошке «дебет» вносится номер счета синтетического учета и аналитический корсчет к нему. В дебете располагается кодировка кассы.
  • В окошке «кредит» показываются данные корреспонденции счета кассы и отнесение сумм в рамках аналитического учета.
  • Код целевого назначения заполняется только при организации кодировок на предприятии некоммерческого направления деятельности. Коды в учете имеют бюджетные организации всех уровней. В преимущественном числе случаев в окошке ставится прочерк.

Образец заполнения приходного кассового ордера (бланк КО-1)

Проводки, счета учета могут заносится позднее при разноске документов. Учет ведется бухгалтером по обработке первичных документов. Реквизиты счетов и корреспонденции к ним не являются необходимыми реквизитами и заполняются для удобства внутреннего документооборота.

Одним из основных реквизитов ПКО выступают данные о вносимых денежных средствах . В табличной части сумма заносится в числовом исполнении с обязательным указанием рублей и копеек. В случае взноса сумм в целых рублях допускается прочерк в месте размещения копеек.

Под табличной частью КО-1 заносятся данные:

  • Лица, вносимого суммы. Указываются его полные данные – фамилия, имя, отчество в родительном падеже без сокращений и наименование компании, которую представляет плательщик. Для работников компании допускается запись только ФИО.
  • «Основания» – запись о причинах вноса средств – выручка, заем и прочее.
  • «Суммы» – полностью рублями в форме прописи и копейками в виде цифр. Если в составе суммы имеется НДС, его величина указывается строкой ниже.

Документ подписывается главным бухгалтером и ответственным за составление кассовым работником.

Сведения в точном порядке переносятся в соответствующие разделы квитанции.

Видео: Учет денежных средств, внесенных в кассу предприятия

В данном видеоматериале рассматриваются общие сведения по приходным кассовым ордерам.

Заполнение ПКО в ПО «1С Бухгалтерия 8.2» на примере возврата от подочетного лица описано в следующем видеофайле.