Контакты
Главная / Доверенности

Сф на аванс нумеруются. Нумерация авансовых счетов-фактур

У меня в учетной политике оговорено, что авансовые счета-фактуры имеют отдельную нумерацию в хронологическом порядке с буквой А. Может ли это послучить основанием в отказе на вычет входного НДС у контрагентов, приславших мне аванс?

Нумерация всех счетов-фактур должна быть единой, счетам-фактурам на предоплату отдельные порядковые номера присваивать нельзя, поскольку проверяющие могут отказать покупателям в вычетах НДС. Нумеровать авансовые счета-фактуры нужно в общем хронологическом порядке, но для удобства можно присваивать им буквенный код (см. пример ниже). Такой порядок не будет являться ошибкой, в связи с которой налоговики могут отказать покупателю в вычете.

Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух», в статье журнала «Главбух», которую Вы можете найти в закладке «Журналы»

Заполнение счета-фактуры начинайте с указания порядкового номера и даты составления документа. Нумеровать счета-фактуры (включая счета-фактуры на полученные авансы) нужно в хронологическом порядке по мере их составления (подп. п. 1 п. 5 ст. 169 НК РФ , п. 1 приложения 1 к , письмо Минфина России от 10 августа 2012 г. № 03-07-11/284).*

Ольга Цибизова

2.Ситуация: какие ошибки в счете-фактуре можно считать допустимыми (не препятствующими праву на вычет «входного» НДС)

Допустимыми считаются ошибки, не мешающие идентифицировать продавца или покупателя, наименование и стоимость товаров, налоговую ставку и сумму НДС.

Налоговые инспекции не вправе отказать покупателю (заказчику) в вычете, если в счете-фактуре отражена неполная информация или допущены ошибки, которые не мешают идентифицировать:

  • продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика). В частности, если в счете-фактуре правильно указан ИНН, то неточный почтовый индекс или сокращенное наименование субъекта РФ в строке 2а «Адрес» не могут быть основаниями для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письмо Минфина России от 7 июня 2010 г. № 03-07-09/36);
  • наименование и стоимость реализованных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав). Например, если в счете-фактуре указано сокращенное наименование товара (письмо Минфина России от 10 мая 2011 г. № 03-07-09/10) или не проставлен код единицы измерения (письмо ФНС России от 18 июля 2012 г. № ЕД-4-3/11915), это не может служить основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре;
  • налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.*

Такой порядок предусмотрен пунктом 2 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Кроме того, по мнению контролирующих ведомств, не являются основанием для отказа в вычете НДС грамматические (орфографические, синтаксические) ошибки и технические дефекты, которые не искажают содержание реквизитов счета-фактуры. Например, такие как:

  • указание почтового индекса не в начале, а в конце строк, предназначенных для внесения соответствующего адреса;
  • указание какого-либо наименования (улицы, фамилии, товара) с нарушением правил орфографии, принятых в русском языке (в т. ч. опечатки, описки), например: «ул. Гочарова» вместо «ул. Гончарова»;
  • сокращение слов «проспект», «дом»;
  • проставление запятой между названием улицы и номером дома;
  • несоответствие цифрового кода и наименования страны происхождения товаров.

Об этом, в частности, сказано в письмах Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/41 , ФНС России от 4 сентября 2012 г. № ЕД-4-3/14705 . Такой же позиции представители финансового ведомства придерживаются и в частных разъяснениях.

При этом дополнительные требования по оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 , должны выполняться неукоснительно. Даже если эти требования прямо не прописаны в пунктах , 5.1 , 5.2 и статьи 169 Налогового кодекса РФ.

Ольга Цибизова
начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и
таможенно-тарифной политики Минфина России

3.Статья : Разъяснения чиновников, которые помогут вам оформлять без ошибок новые счета-фактуры

Какие изменения учесть: Нумерация всех счетов-фактур должна быть единой. Разделительные знаки можно использовать, только если компания реализует товары через филиалы. Счета-фактуры при посреднических сделках надо теперь выписывать по новым правилам.

Новые счета-фактуры стали обязательными не так давно - с 1 апреля, но наверняка успели вызвать у вас уже много вопросов. В частности, как правильно нумеровать счета-фактуры? А как должен выглядеть такой документ, если отгрузка идет через посредников или закупка - через обособленные подразделения компании?

Готовые ответы на все эти вопросы вы найдете в статье. А в таблице ниже - ряд важных разъяснений чиновников для неоднозначных ситуаций, прямых подсказок для которых в самих правилах нет.

Как заполнять новые счета-фактуры, следуя разъяснениям чиновников

Какую нумерацию счетов-фактур сейчас признают контролеры

Начнем с проблем, связанных с нумерацией счетов-фактур. Если в старом порядке по поводу того, как присваивать номера счетам-фактурам, практически ничего не говорилось, то в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 на этот счет появилось несколько правил.

Как вы нумеруете авансовые счета-фактуры?

Источник: опрос на сайте www.сайт

Допустимо ли начинать нумерацию счетов-фактур с начала квартала или месяца

В новых правилах не сказано о том, с какого момента начинать нумерацию счетов-фактур. Часто компании ведут такой отсчет с начала года. И кстати, это наиболее безопасный вариант.

В то же время, если у организации много отгрузок, можно обновлять нумерацию с любого периода - квартала или месяца. Правда, здесь нужно иметь в виду следующее. Чем меньший период выбран для нумерации, тем выше вероятность, что при проверке налоговики обнаружат у покупателя счета-фактуры одного и того же продавца с одинаковыми номерами. Это может вызвать у них вопросы.

Важная деталь

Новые правила не запрещают нумеровать счета-фактуры с начала каждого квартала.

Однако судьи подтверждают право поставщика присваивать номера не с начала года. Например, это указано в постановлении ФАС Уральского округа от 13 мая 2008 г. № Ф09-3337/08-С2 . Конечно, речь шла еще о старых правилах, но выводы судей можно применить и к новым счетам-фактурам. Раз уж постановление № 1137 этот вопрос не регламентировало.

Главное соблюдать хронологический порядок, чтобы не было счетов-фактур от одной даты с одинаковыми номерами. Пропускать номера тоже нежелательно. Лишние претензии со стороны проверяющих вам ни к чему.

Вправе ли поставщик использовать разделительные знаки и цифровые индексы в номере счета-фактуры

Компании вправе ставить разделительные знаки в номерах счетов-фактур только в ситуациях, которые прямо прописаны в пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры. Это подчеркнули сотрудники Минфина России в письмах от 22 мая 2012 г. № 03-07-09/59 и от 15 мая 2012 г. № 03-07-09/53 . То есть цифровой индекс к номеру счета-фактуры через разделительную черту нужно добавлять, лишь когда компания реализует товары через обособленные подразделения. Либо если является участником товарищества или доверительным управляющим.

Кстати, о том, что понимать под разделительной чертой, правила умалчивают. Скорее всего это косая черта. Впрочем, инспекторы могут заявить, что это также, например, и дефисы. Так что, если вы хотите полностью исключить придирки со стороны контролеров, лучше вообще избегать составных номеров, части которых как-либо отделены друг от друга.

Все эти рекомендации относятся и к цифровым индексам. Ведь их обычно вводят в номера как раз через косую или дефис. Так вот, цифровые коды тоже безопаснее использовать только в тех ситуациях, которые указаны в пункте 1 Правил.

Поясним на примере. Допустим, несмотря на мнение контролеров, бухгалтер компании дополняет номер счета-фактуры через знак «/» кодом, который присвоен конкретному контрагенту. Скажем, это код «15». И номер счета-фактуры, выставленного этому покупателю, выглядит так: «470/15». Как могут трактовать такой номер налоговики? Скорее всего они посчитают, что счет-фактура составлен на товары, реализованные через обособленное подразделение продавца с кодом «15». То же самое относится и к ситуации, когда поставщик добавляет номер месяца, в котором составлен счет-фактура.

В общем, чтобы избежать путаницы, советуем не дополнять счета-фактуры подобными индексами. Лучше нумеровать счета-фактуры максимально просто, без разделительных знаков и цифровых кодов, которые не предусмотрены новыми правилами. Тогда покупатель сможет спокойно заявлять налог к вычету. Но предположим, что поставщик все же использует другую, удобную ему, систему нумерации. О том, насколько правомерны претензии со стороны ревизоров в такой ситуации, рассказано в комментарии ниже.

Налоговики не вправе отказать покупателю в вычете из-за ошибки в номере счета-фактуры

Ошибка в нумерации счета-фактуры не влияет на право покупателя принять НДС к вычету. Ведь такая погрешность не мешает определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость, ставку и сумму налога. Причем даже если неточность связана с кодом обособленного подразделения. Так как идентифицировать продавца, которым является компания, а не филиал, контролеры могут исходя из строки 2 счета-фактуры.*

Если же местные инспекторы будут придерживаться другого мнения, компании придется подавать жалобу в УФНС или в суд. Так, по старым счетам-фактурам покупателям нередко удавалось отстоять вычеты, когда поставщик присваивал номера не в хронологическом порядке. Пример - постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 марта 2009 г. по делу № А05-8288/2008 .

Для продавца ошибки в номерах счетов-фактур не должны привести к негативным последствиям. В статье 120 Налогового кодекса РФ установлен штраф лишь за отсутствие самих счетов-фактур.

Может ли компания как-то выделять авансовые счета-фактуры

Нередко по авансовым счетам-фактурам компании ведут свою нумерацию. Но это неверно. Дело в том, что все счета-фактуры, включая авансовые и корректировочные, нужно нумеровать в общем хронологическом порядке. Это установлено в пункте 1 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Скажем, компания выставила счет-фактуру на отгрузку № 155. Затем она выписывает счет-фактуру на предоплату. Значит, по общим правилам он должен иметь номер № 156.

Другой вопрос. Можно ли вводить в номер авансовых счетов-фактур какой-нибудь специальный признак? Вообще, как мы видели, ситуации, в которых номер счета должен содержать какие-либо индексы, приведены в пункте 1 Правил заполнения счета-фактуры. И про авансовые счета в этой норме не сказано. Но многим бухгалтерам удобно все же как-то выделять счета-фактуры на предоплату. Мы считаем, что для этого можно использовать буквенный код. Во всяком случае, существенной ошибкой это точно не будет.

Важная деталь

Нумеровать авансовые счета-фактуры нужно в общем хронологическом порядке. Но для удобства можно присваивать им буквенный код.

Как это может выглядеть? Предположим, вы составили счет-фактуру на отгрузку № 304. Следующий счет-фактуру вы выписываете на предоплату и присваиваете ему № 305А. При таком варианте соблюдается требование единой нумерации счетов-фактур. Кроме того, в номере нет никаких разделительных знаков и цифровых кодов. Так что налоговики вряд ли будут придираться к такой системе нумерации.

Какой-нибудь специальный признак можно добавлять и в корректировочные счета-фактуры. Например, буквенный код «К».*

4.Статья : «Счета-фактуры на аванс мы нумеруем отдельно. Что нам будет?»

Чем рискуете: За отдельную нумерацию счетов-фактур на аванс штраф компании не грозит. Но инспекторы могут отказать вашим покупателям в вычетах НДС. Поэтому есть риск, что не желающие спорить потребуют от вас исправить документы.

Но допустим, вы по какой-либо причине присваивали счетам-фактурам на предоплату отдельные порядковые номера. И кстати, это очень распространенная ошибка среди компаний. К чему она может привести?

Сразу скажем, оштрафовать вашу организацию за несоблюдение единой нумерации счетов-фактур инспекторы не вправе. Такое наказание налоговым законодательством не предусмотрено. А штраф по статье 120 Налогового кодекса РФ возможен, только если счетов-фактур нет как таковых.

Тут риск в другом. Проверяющие могут отказать вашим контрагентам в вычетах НДС, поскольку счета-фактуры оформлены с нарушением правил. Поэтому не желающие спорить покупатели станут требовать от вас исправленные счета-фактуры.

Конечно, вы можете пойти навстречу. Но чтобы наладить единую нумерацию, вам понадобится исправить буквально все документы. И значит, выписать чуть ли не каждому контрагенту исправленные счета-фактуры. Благо у вас это не повлияет на налоговую базу по НДС. Вы лишь зарегистрируете исправления в квартале, в котором получили аванс или отгрузили товары.

Но вот покупатель будет вынужден снять вычеты за период, в котором зафиксировал первоначальный счет-фактуру, и перенести их на тот, когда получил исправленный. И если это разные кварталы, он подаст уточненку по НДС и доплатит налог с пенями. Вряд ли такой вариант устроит тех, кто не требовал от вас исправить документы.

Так что подобные просьбы проще игнорировать. Мол, неверный номер не мешает идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров, ставку и сумму НДС. И значит, не лишает покупателя права на вычеты (п. 2 ст. 169 Налогового кодекса РФ).

Чтобы исключить споры в дальнейшем, начните единую нумерацию всех счетов-фактур сейчас, не дожидаясь 2013 года. Можно с начала месяца или квартала. Новый вариант нумерации пропишите в учетной политике. Подробнее о требованиях к номерам счетов-фактур мы писали в статье «Разъяснения чиновников, которые помогут вам оформлять без ошибок новые счета-фактуры» (опубликована в журнале «Главбух» № 13, 2012).*

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Чекалова Наталья.

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Колосова Наталья.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

  • Скачайте формы

Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2019 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).

О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте .

Каковы правила нумерации счетов-фактур

Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп. «а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов. Например, возобновлять нумерацию можно с начала очередного года, квартала, месяца. Единственное, против чего высказывались чиновники, — это ежедневная нумерация счетов-фактур с первого номера (письмо Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466).

Номера счетов-фактур могут состоять не только из цифр: допускается использование буквенных префиксов и цифровых индексов. Последние в обязательном порядке проставляются в счетах-фактурах:

  • обособленных подразделений (номер документа через слеш дополняется цифровым индексом ОП, закрепленным в учетной политике);
  • участников товариществ или доверительных управляющих (также через слеш указывается принятый в компании индекс операции по конкретному договору).

Подробнее о реквизитах счета-фактуры и их значимости для этого документа читайте в этой статье .

Можно ли отдельно нумеровать авансовые или корректировочные счета-фактуры

Прямое указание на единую хронологию всех составляемых налогоплательщиком счетов-фактур появилось в 2012 году с выходом постановления № 1137. В действовавшем ранее постановлении Правительства РФ от 02.12.2000 № 914 таких норм не было, поэтому зачастую бухгалтеры счета-фактуры на отгрузку и на предоплату нумеровали отдельно — так было удобно. Теперь этого делать не стоит, чтобы не вызвать нареканий со стороны проверяющих.

Однозначно против отдельной нумерации авансовых счетов-фактур выступает Минфин России (письма от 16.10.2012 № 03-07-11/427 и 10.08.2012 № 03-07-11/284). Если есть желание или потребность как-то выделять счета-фактуры на аванс, допустимо использовать буквенный префикс (например, А или АВ) к номеру, который укладывается в единую хронологию.

Об оформлении счетов-фактур на аванс подробнее читайте в статье «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2019 году» .

Что касается счетов-фактур корректировочных, то в правилах заполнения четко говорится, что им порядковые номера присваиваются в общем хронологическом порядке. Этот порядок нужно соблюдать.

Номера идут не по порядку: накажут ли продавца

Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.

Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?

Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.

Отразится ли скачущая нумерация на покупателе

Скорее всего, не отразится. Ошибка в номере счета-фактуры не препятствует идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг) и их стоимости, ставки и суммы НДС, а значит, оснований для отказа покупателю в вычете не дает (п. 2 п. 169 НК РФ). Во всяком случае, подобные претензии контролеров уже давно легко оспариваются. По мнению некоторых судов, даже отсутствие номера в счете-фактуре не должно лишать вычета по НДС (постановления ФАС Центрального округа от 08.04.2013 по делу № А14-7612/2011, ФАС Московского округа от 10.08.2011 по делу № А41-41420/09).

Итоги

Одним из обязательных реквизитов каждого из типов счета-фактуры является его порядковый номер. Слово «порядковый» предполагает нумерацию по порядку по мере оформления документов. Однако соблюсти ее получается не всегда, а попытка упорядочивания отражается на нумерации документов, выставленных позже тех, на номере которых произошел сбой. Ответственность за скачущие или отсутствующие номера не предусмотрена. Вычету ошибки в номере не препятствуют.

В разъяснениях Минфина можно найти иную позицию. При получении оплаты и реализации товара в одном квартале можно авансовый счет-фактуру не выписывать. Главное, чтобы между этими двумя событиями прошло не более пяти дней. Такая точка зрения доведена, например, письмами ведомстваот 12.10.2011 № 03-07-14/99 и от 06.03.2009 № 03-07-15/39 . Однако разъяснения Минфина носят рекомендательный характер, поэтому риски доначисления НДС в случае, если налоговики выявят подобный факт, существенны.

Совет. Если компания не готова судиться с налоговыми органами, всегда выписывайте счета-фактуры на предоплату.

Заблуждение № 2. Авансовый счет-фактура должен содержать в номере префикс А

Одни бухгалтеры утверждают, что нумерация по авансовым счетам-фактурам должна быть отдельной, ни в коем случае нельзя вести сквозную нумерацию со счетами-фактурами на отгрузку. Другие специалисты пытаются заставить продавцов переделывать документ, если в его номере нет префикса «А».

Правила и порядок заполнения документов, отражающих НДС, закреплены в постановлении Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 . Никаких префиксов для авансовых счетов-фактур там не предусмотрено.

К тому же, Минфин России считает, что отдельная нумерация счетов-фактур по авансам не предполагается (письмо ведомства от 16.10.2012 № 03-07-11/427). Министерство ссылается на подпункт «а» пункта 1 «Правил заполнения корректировочного счета-фактуры» Постановления № 1137. А там сказано, что все счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке.

Допустим, 01.09.2016 выписали три счета-фактуры на отгрузку с порядковыми номерами 124, 125, 126. На следующий день бухгалтеру нужно выписать счет-фактуру на аванс, который был зачислен на расчетный счет от покупателя. Значит, номер у авансового счета-фактуры будет следующий по порядку — 127.

В то же время ФНС не сможет отказать в вычете покупателю из-за погрешности в номере, ведь номер не мешает идентифицировать продавца и покупателя.

Совет. Не идите на поводу у клиентов, оформляйте и нумеруйте документы в соответствии с законодательством и подзаконными актами.

Заблуждение № 3. В наименовании нужно обязательно написать, что это предоплата

Покупатели внимательно относятся к входящим счетам-фактурам, ведь от этого зависит возможность принятия НДС к вычету. Зачастую клиенты настаивают на том, чтобы продавец в графе «Наименование товара» указал, что это предоплата.

На самом деле законодательство не содержит такого требования, ведь отличить счет-фактуру на аванс от обычного очень просто: достаточно посмотреть на ставку, указанную в нем. Расчетная ставка 18/118 или 10/110 — верный признак счета-фактуры на предварительную оплату. А документ на отгрузку содержит ставку налога, равную 18% или 10%.

Если обратиться к нормативным документам (пп. «а» п. 2 приложения 1к Постановлению № 1137 ; п. 5.1 ст. 169 НК РФ), то можно увидеть, что в данной графе нужно указывать лишь наименование товаров (описание услуг, работ). Значит, у продавца нет обязанности делать отметку об авансе в счете-фактуре. Даже если про аванс написать, то это не будет ошибкой — при условии, что указано наименование товара.

Верные варианты заполнения графы наименования выглядят так:

Совет. Обязательно укажите в счете-фактуре на аванс наименование товара, хотя бы его категорию. Например, допустимо указать обобщенное название — «обувь» вместо конкретного наименования «сапоги».

Заблуждение № 4. Можно не указывать номера платежных поручений

Номера всех платежек, по которым поступил аванс от покупателя, указывать обязательно. Также нужно указать даты документов на оплату. Если аванс внесен наличными, нужно указать номер и дату приходного кассового ордера. Об этом прямо говорит Налоговый кодекс (подп. 3 п. 5.1 ст. 169 НК РФ).

На практике, если номер платежного поручения состоит более чем из трех цифр, в счете-фактуре пишут только три последние цифры.

Совет. Не забывайте указывать реквизиты платежных поручений, иначе покупателю могут отказать в вычете. На каждый документ оплаты выписывайте отдельный авансовый счет-фактуру.

Заблуждение № 5. Нельзя вносить в счет-фактуру на предоплату дополнительные реквизиты

Продавец вправе внести в авансовый счет-фактуру дополнительные реквизиты для упрощения своей работы. Например, можно сделать пометку «аванс» с помощью специального штампа.

Совет. Вы можете вносить в счета-фактуру дополнительные данные, а вот удалять имеющиеся графы и строки нельзя.

Эксперт сервиса Контур.Норматив компании СКБ Контур

Елена Рогачева

Благодаря Закону от 26 ноября 2008 г. N 224-ФЗ с 1 января 2009 г. плательщики НДС получили право на вычет "входного" налога не только по отгрузке, но и при внесении предоплаты в счет таковой. Одновременно в целях обеспечения такой возможности была введена обязанность продавца не позднее пяти календарных дней с момента получения аванса выставить покупателю счет-фактуру на полученную предоплату (п. 3 ст. 168 НК). Впрочем, по сути, оформлять и регистрировать данный документ в книге продаж налогоплательщик должен был и раньше. Такая обязанность вытекала из п. 18 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914. Просто покупателю в данном случае счет-фактура не выставлялся.
Конечно, ни налоговых, ни административных санкций за нарушения требования о , в том числе относительно "авансового" документа, законодательство не содержит. Более того, по сути, у покупателя нет никаких инструментов, которые позволили бы ему воздействовать на продавца в этом смысле (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 сентября 2008 г. по делу N А11-11888/2007-К1-9/605-40). Однако вполне очевидно, что халатное отношение поставщика к данному вопросу вряд ли поможет удержать найденных заказчиков. Никто из них не захочет терять право на вычет по НДС, разве что в том случае, если правом на вычет налога, перечисленного в составе предоплаты, покупатель не пользуется, а счета-фактуры на отгрузку продавец выставляет исправно. Но стоит ли ограничивать круг клиентов, если необходимо лишь своевременное и верное оформление счетов-фактур, в том числе и по предоплате?

Форма и реквизиты

Обязательные для оформления счетов-фактур реквизиты установлены ст. 169 Налогового кодекса. Причем для "авансовых" документов и счетов-фактур на отгрузку предусмотрены разные их перечни. Согласно п. 5.1 ст. 169 Налогового кодекса счет-фактура "по предоплате" в обязательном порядке должен содержать следующие реквизиты:
- порядковый номер и дату составления счета-фактуры;
- наименование, адрес и идентификационные номера налогоплательщика и покупателя;
- номер платежно-расчетного документа;
- наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав;
- наименование валюты;
- сумма оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- налоговая ставка;
- сумма налога, предъявляемая покупателю товаров (работ, услуг), имущественных прав, определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.
Форму счета-фактуры в рассматриваемой ситуации следует использовать стандартную, то есть утвержденную Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. N 914 (Письмо Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39). Конечно, Кабинетом министров должен быть разработан специальный "авансовый" бланк, так же как и в принципе новая форма счета-фактуры, предусматривающая, в том числе, место для отражения наименования валюты (п. 8 ст. 169 НК, Письмо Минфина России от 12 октября 2010 г. N 03-07-09/46). Однако до сих пор, как говорится, воз и ныне там. Впрочем, применять на практике "авансовый" вычет НДС данный факт покупателю не мешает.
Рассмотрим порядок отражения обязательных реквизитов в строках счета-фактуры.

"Авансовые" особенности

Прежде всего отметим те строки, которые заполняются в привычном порядке, то есть аналогично правилам, предусмотренным для оформления подобных документов на отгрузку. К таковым относятся строки 2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б. Иными словами, информация о продавце и покупателе, их адресе местонахождения, а также ИНН и КПП отражается в общем порядке.
Не вызовет много вопросов и порядок заполнения граф 7 "Налоговая ставка", 8 "Сумма налога", 9 "Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав - всего с учетом налога. В данном случае просто необходимо помнить, что НДС с предоплаты исчисляется расчетным путем (пп. 7 п. 5.1 ст. 169 НК), соответственно, и ставка указывается расчетная (18/118, 10/110). В качестве же стоимости товаров указывается сумма полученного аванса с учетом налога (пп. 5 п. 5.1 ст. 169 НК).
Сложность может представлять лишь ситуация, когда аванс перечислен под разные товары, облагаемые НДС по различным ставкам , и нельзя определить, какая часть предоплаты к какому виду продукции относится. Как поясняют специалисты Минфина, в этом случае ко всей сумме аванса следует применять ставку 18/118.
Не составит проблемы заполнение граф 2 - 6 и 10 - 11 счета-фактуры. Дело в том, что при оформлении такового на предоплату в данных графах попросту ставятся прочерки. Аналогичным образом прочеркиваются и строки 3, 4. Ведь поскольку отгрузки еще не было, то нет данных и о грузоотправителе с грузополучателем.
Обратите внимание! не выставляются, если предоплата поступила под товары, которые в силу тех или иных причин не облагаются НДС или к которым применяется "нулевая" ставка налога.
Что касается строки 1, то в данном случае просто следует продумать порядок нумерации счетов-фактур с учетом требования о ее хронологическом характере. Например, для удобства можно использовать буквенный код и к номерам всех авансовых счетов-фактур добавить букву "А". Дата документа должна "попадать" в пять календарных дней с момента получения продавцом предоплаты. В связи с этим не стоит пытаться уместить в счет-фактуру сразу несколько "авансов", если товар был оплачен в несколько заходов. Ведь скорее всего по какому-либо из них срок на выставление счета-фактуры все же будет нарушен.
Особое внимание стоит уделить такому реквизиту, как номер платежно-расчетного документа . Очевидно, что если он не будет заполнен, то о вычете покупателю можно и не мечтать, поскольку счет-фактура выставляется как раз таки по причине поступления аванса. При этом ошибок в указании реквизитов "платежки", конечно, лучше избежать. Вместе с тем есть весьма интересное судебное решение, когда оплошность в указании номера "платежки" не была признана ошибкой, автоматически лишающей права на вычет. Так, судьям ФАС Северо-Кавказского округа довелось рассмотреть дело N А53-13963/2009, в котором поводом для отказа в вычете НДС стало несовпадение номера платежного поручения N 1245, названного поставщиком общества в счете-фактуре в графе "К платежно-расчетному документу", с реальным номером N 245. При этом в Постановлении от 21 декабря 2009 г. по этому делу судьи пришли к выводу, что данный "огрех" вполне простителен. Даже при осуществлении платежа через расчетную сеть Банка России, указали они, номера "платежек" все равно идентифицируются по трем последним разрядам (Указание Центрального банка от 24 апреля 2003 г. N 1274-У).
Кстати говоря, номер "платежки" из "авансового" счета-фактуры придется указать и в итоговом "отгрузочном" документе. Об этом свидетельствует Письмо Минфина России от 28 марта 2007 г. N 03-02-07/1-140.
А вот на порядке заполнения графы 1 счета-фактуры стоит остановиться подробнее.

Наименование товаров

Даже несмотря на то что в рассматриваемом случае речь идет об "офактуривании" аванса, указание в графе 1 счета-фактуры фраз вроде "Предоплата", "Предварительный платеж" может привести к весьма плачевным последствиям (Письмо Минфина России от 25 февраля 2009 г. N 03-07-14/26). Как уже указывалось, обязательным реквизитом "авансового" счета-фактуры является именно "Наименование товаров (работ, услуг )". Из содержания абз. 2 п. 2 ст. 169 Налогового кодекса следует, что ошибки в счете-фактуре, которые препятствуют идентификации данного показателя, не относятся к "простительным". Проще говоря, они вполне могут служить основанием для отказа в вычете НДС.
Обратите внимание! По мнению Минфина России, в том случае, если отгрузка производится в пределах пятидневного срока с момента получения предоплаты, то в "авансовом" счете-фактуре нет необходимости (Письмо ведомства от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39). Однако представители ФНС считают, что данное обстоятельство не освобождает продавца от необходимости выставить счет-фактуру на предоплату (Письмо ФНС России от 10 марта 2011 г. N КЕ-4-3/3790).
В частности, и налоговики указывают, что при заполнении графы 1 "авансового" счета-фактуры необходимо руководствоваться наименованием товаров (описанием работ, услуг), имущественных прав, указанных в договорах , заключенных между продавцом и покупателем (Письмо УФНС России по г. Москве от 7 мая 2009 г. N 16-15/045429). Той же точки зрения придерживается и Минфин России (Письмо ведомства от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39).
Более того, не устраивает чиновников и формулировка "Выполнены работы по договору (акту)" (Письма Минфина России от 11 ноября 2009 г. N 03-07-05/55, от 21 сентября 2009 г. N 03-07-09/49, УФНС России по г. Москве от 15 августа 2008 г. N 19-11/76813). Необходимо, указывают они, именно подробное описание работ или услуг. Указанные разъяснения, конечно, приводились представителями финансового ведомства и налоговой службы в отношении "отгрузочных" счетов-фактур, однако учитывая, что в данном случае к "авансовому" документу предъявляются аналогичные требования, сбрасывать их со счетов не стоит.
Единственная "поблажка", на которую согласны финансисты, - в случае получения предоплаты по договорам поставки товаров, предусматривающим их отгрузку в соответствии с заявкой (спецификацией), оформляемой после оплаты, возможно указание лишь обобщенного наименования поставляемых товаров ("Нефтепродукты", "Кондитерские изделия", "Хлебобулочные изделия", "Канцелярские товары" и т.п.). Дело в том, что именно так, как правило, они указываются и в договоре (Письма Минфина России от 6 марта 2009 г. N 03-07-15/39, от 9 апреля 2009 г. N 03-07-11/103). Причем, судя по Письму финансового ведомства от 26 июля 2011 г. N 03-07-09/22, это единственное исключение. В иных случаях подобное заполнение графы 1 счета-фактуры, даже если в ней указана ссылка на документ, содержащий полный перечень товаров, неправомерно.

Нумеруются обособленно от других документов. То есть одной датой могут идти счета-фатуры №136, №137 и авансовый счет-фактура №36/А. Надо ли нумеровать авансовые счета наряду с общими и корректировочными или можно сохранить имеющиеся настройки?

Нумерация счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единая. Это прямо закреплено в Постановлении N 1137 .

То, что в бухгалтерской среде именуется авансовым счетом-фактурой, есть не что иное, как обычный счет-фактура, только заполненный в связи с поступлением предоплаты от покупателя. Постановлением N 1137 предусмотрены определенные особенности его заполнения. Однако нумеровать такие счета-фактуры надо в общем порядке – здесь никаких особенностей нет. Получается, что для счетов-фактур, выставляемых продавцом при получении предоплаты, нельзя вести отдельную нумерацию.

Примечание. Если считать, что авансовый счет-фактура и счет-фактура на отгрузку – это разные документы, то получится, что у нас вообще нет ни утвержденной формы для авансового счета-фактуры, ни правил его заполнения, ни правил его регистрации где бы то ни было. Что, согласитесь, неправдоподобно.

Вихляева Елена николаевна – Советник отдела косвенных налогов Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Постановлением N 1137 закреплен хронологический порядок присвоения номеров счетам-фактурам (в том числе корректировочным счетам-фактурам) . По моему мнению, он предусматривает хронологию по дате их составления и/или выставления в порядке возрастания номеров. Таким образом, и счета-фактуры, выставляемые продавцом покупателю при получении от него предоплаты (авансовые счета-фактуры), должны нумероваться в рамках общей нумерации. Постановлением N 1137 их отдельная нумерация не предусмотрена".

В случае, если вам необходимо отделить авансовые счета-фактуры от отгрузочных и корректировочных, для удобства после номера можно проставлять буквенные обозначения, например "А". Таким образом, номер счета-фактуры будет составным (из цифр и буквы). Цифровая часть номера определяется в рамках единой хронологии, а буквенная лишь показывает особенность операции. Буквенную часть номера можно рассматривать как дополнительный реквизит счета-фактуры. Против таких реквизитов не возражают ни ФНС, ни Минфин.

К примеру, номер счета-фактуры на отгруженные товары – 76, следом за ним выписан счет-фактура на аванс с номером 77/А. Против такой нумерации специалисты Минфина ничего не имеют против.

"По моему мнению, порядковые номера, присваиваемые счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам в хронологическом порядке, могут быть составлены из цифр и букв. Главное, чтобы числовая часть номера присваивалась последовательно – в рамках хронологического порядка".

Что будет за неправильную нумерацию счетов-фактур

Цель единой нумерации, заложенной в Постановлении N 1137, довольно очевидна. Это борьба с теми, кто любит задним числом выписывать первичные документы. Наведение порядка в номерах счетов-фактур должно облегчить инспекторам проверку.

Правда, никаких штрафов за неправильную нумерацию счетов-фактур для продавца нет. Это подтвердили специалисты Минфина.

Вихляева Елена Николаевна, Минфин России

"За присвоение счетам-фактурам и корректировочным счетам-фактурам порядковых номеров не в хронологическом порядке нормами действующего законодательства о налоге на добавленную стоимость ответственности не предусмотрено".

У покупателя тоже не должно быть никаких проблем, даже если выявится, что полученный им счет-фактура пронумерован поставщиком неправильно. Налоговики не имеют права отказать из-за этого в вычете.

Если вы хотите, чтобы ваши счета-фактуры были выписаны в полном соответствии с Постановлением N 1137, придется:

    обратиться к компании – разработчику программы для изменения настроек. Минус этого в том, что с вас могут попросить за такую эксклюзивную услугу дополнительные деньги;

    или исправлять вручную номера счетов-фактур.