Зарубежные командировки бухгалтерский учет. Налоговый учет расходов на зарубежную командировку
Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки
Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).
В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:
- расходы по проезду и найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
- иные обязательные платежи и сборы.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).
Обратите внимание
Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.
В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).
Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.
Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.
В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.
Суточные во время загранкомандировок
Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:
- при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
- при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.
- в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
- в рублях - при следовании на территорию РФ.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.
В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).
Пример 1
Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.
Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.
27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.
Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:
- за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
- за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
- за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
- за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
- за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.
Если аванс выдан в валюте
Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ .
В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).
Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.
При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).
Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.
В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?
Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.
Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).
Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).
Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.
Пример 2
27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.
Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.
Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:
27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;
02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет | 50-в* | 52 | 73 563,3 |
|
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро) | 71 | 50-1 | 73 563,3 |
| 02.02.2015 | |||
|
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро) | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро) | 50-1 | 71 | 781,1 |
|
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро) | 71 | 91-1 | 4 547,2 |
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.
В налоговом учете организации будут отражены:
- прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
- внереализационные доходы - 4 547,2 руб.
Если аванс выдан в рублях
В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:
- на дату утверждения авансового отчета;
- на дату выплаты подотчетных сумм;
- на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?
Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Пример 3
Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.
В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.
В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.
По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.
Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.
2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.
Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.
Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).
Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.
Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).
Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).
Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| 71 | 50 | 76 000 | |
| 02.02.2015 | |||
| 26 | 71 | 74 200 | |
| Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом | 50 | 71 | 1 800 |
| Отражен ПНА | 68 | 99 | 625,88 |
В вышеупомянутых письмах Минфина (№ 03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№ КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.
Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.
Пример 4
Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.
В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:
| Содержание операции | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 27.01.2015 | |||
| Выдан командированному работнику аванс в рублях | 71 | 50 | 76 000 |
| 02.02.2015 | |||
| Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету | 26 | 71 | 77 329,4 |
|
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб. | 71 | 50 | 1 329,4 |
Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.
Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.
Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».
Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.
Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.
В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.
Оформление и учет зарубежных командировок
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Помимо командировок на территории РФ сотрудники организации могут быть командированы и за рубеж.
Командировка в страну, входящую в состав СНГ, как и на территорию РФ, оформляется приказом руководителя и командировочным удостоверением. В первом случае издание приказа о направлении работника в краткосрочную заграничную командировку обязательно. На основании приказа, в котором должны быть указаны место командировки (название страны и населенного пункта), фамилии и должности командируемых работников, цель и срок командировки, составляется смета командировочных расходов. В командировочном удостоверении в месте командировки должны быть сделаны отметки о прибытии и убытии, закрепленные печатью организации, в которую был командирован работник. Если работник командирован сразу в несколько различных населенных пунктов, то отметки в командировочном удостоверении должны быть сделаны в каждом пункте.
Не требуется оформлять командировочное удостоверение, если организация направляет своего работника в страны дальнего зарубежья, включая прибалтийские государства - бывшие республики СССР. Такие загранкомандировки оформляются только приказом руководителя о направлении одного или нескольких работников в краткосрочную командировку за границу с указанием места, цели и срока командировки, а также контингента командируемых работников. Никаких отметок о пребывании в месте командировки в документах командированного не делается. По возвращении из загранкомандировки работник кроме авансового отчета представляет копию загранпаспорта, в котором имеются отметки контрольно-пограничных пунктов РФ. По этим отметкам определяются даты пересечения границы согласно п.9 Правил об условиях труда советских работников за границей, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР от 25.12.74 г. № 365.
Размеры суточных при зарубежных командировках регламентируются Приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н "О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств".
Желательно, чтобы был представлен краткий отчет о проделанной в месте командировки работе. Руководитель организации на отчете работника ставит резолюцию о соответствии проделанной работы цели командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая целесообразность произведенных работником расходов.
Согласно п.71 Правил работнику выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, а также возмещаются расходы, связанные с проездом, провозом багажа, наймом жилого помещения, получением заграничного паспорта и виз, пропиской паспорта и уплатой комиссионных при обмене чека в банке на иностранную валюту.
Порядок выдачи иностранной валюты для командировочных расходов при командировании работника за границу определен положением Банка России от 25.06.97 г. N 62 "О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для командировочных расходов" (с учетом указания Банка России от 20.10.98 г. N 383-У). Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением N 1 к приказу N 92н. В настоящее время нормы возмещения расходов по загранкомандировкам (включая командировки в государства - участники СНГ) установлены в свободно конвертируемой валюте, которую каждая организация может приобрести через банк на валютной бирже и получить наличными для выдачи аванса командированному. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте. При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.
Командированный за границу сотрудник получает в кассе аванс в иностранной валюте. Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению; передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то в составе счета 50 "Касса" открываются субсчета по обособленному учету иностранных валют, например 50-2 "Касса в долларах США", 50-3 "Касса в немецких марках" и т.д. В зависимости от предполагаемого объема операций с наличной иностранной валютой в рублевой кассовой книге выделяется несколько страниц или заводится отдельная валютная кассовая книга. Учет движения наличной иностранной валюты ведется непосредственно в валюте и в рублях, полученных путем пересчета валюты в рубли по курсу Банка России на день совершения операции. Синтетический учет ведется только в рублях. Остатки кассовой наличности в иностранной валюте подлежат переоценке при изменении курса рубля по отношению к имеющейся в кассе предприятия валюте. Переоценка производится на день совершения операции и на последнее число каждого месяца с отнесением курсовых разниц на счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Согласно положению N 62 юридические лица могут приобретать иностранную валюту только в безналичном порядке. Для этого юридическое лицо подает в банк поручение на покупку валюты с обязательной пометкой о назначении платежа "Командировочные расходы". Приобретенные таким образом валютные средства (наличная валюта, дорожные чеки) могут быть использованы лишь на командировочные нужды. Выдача приобретенной валюты со счета в банке осуществляется на основании заявки. В соответствии с Федеральным законом от 21.07.97 г. N 120-ФЗ (с изменениями от 16.07.98 г. N 98-ФЗ) "О налоге на покупку иностранных денежных знаков и платежных документов, выраженных в иностранной валюте" при снятии приобретенных средств со счета взимается налог 0,5% рублевой суммы. К заявке необходимо приложить приказ о норме суточных командированного лица и приказ о командировке с указанием фамилии, имени и отчества командированного лица, даты отправления и возврата, страны командировки. Заявка подается в двух экземплярах, копия с отметкой банка о дате приема заявки возвращается клиенту. Получение организацией наличной иностранной валюты, покупка дорожных чеков в уполномоченном банке осуществляются за счет средств на валютном счете и только для оплаты командировочных расходов. После представления заявки, но не ранее чем за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме N 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты и дорожных чеков командируемыми лицами. В организации обязательно ведется "Журнал учета справок по форме N 0406007". Если сумма наличной иностранной валюты или дорожных чеков, выдаваемая клиенту на один день, превышает эквивалент 10 000 долл. США, то банк обязан не позднее 5 дней с даты выдачи наличной иностранной валюты или дорожных чеков подать извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю.
Расчеты с подотчетными лицами, получившими под отчет валюту, ведутся в иностранной валюте в рублевом эквиваленте. Учет расчетов с подотчетными лицами по командировкам внутри страны и за рубежом ведется с применением счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". К счету 71 следует открыть субсчета 71-1 "Расчеты с подотчетными лицами по командировкам внутри страны" и 71-2 " Расчеты с подотчетными лицами по загранкомандировкам". По дебету счета 71 записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные суммы на основании расходных кассовых ордеров, а по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам.
Выдача наличных денег в под отчет оформляется бухгалтерскими записями:
Д 71, К 50-1 - выдана работнику сумма аванса на командировочные расходы в рублях из кассы,
Д 50-2 К 52 - получена в банке наличная валюта для выдачи работнику на командировочные расходы,
Д 71-2, К 50-2 - выдана работнику сумма аванса на командировочные расходы в инвалюте из кассы,
Д 71-2, К 52 - перечислена сумма аванса на командировочные расходы в банк на лицевой счет работника в иностранной валюте.
При возмещении командировочных расходов на территории иностранных государств не предусмотрено возмещение расходов по найму жилого помещения, не подтвержденных документально.
Согласно Правилам возмещение работникам суточных по загранкомандировкам производится при проезде по территории РФ - в российских рублях по нормам, установленным действующим законодательством по оплате служебных командировок на территории РФ; при проезде и за время пребывания на иностранной территории - в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих в краткосрочные служебные командировки из РФ за границу. Правилами также установлено, что расходы, связанные с получением загранпаспорта и виз, а также пропиской паспорта, не требуют документального подтверждения. Однако эта норма вступает в противоречие с правилами бухгалтерского учета, требующими отражать операции в регистрах учета только на основании первичных учетных документов. Нам представляется, что все такие расходы физического лица могут быть подтверждены документально (извещением об уплате госпошлины, кассовым ордером или чеком, квитанцией, выданными при расчетах за получение визы, и т.п.).
Суточные за день пересечения границы РФ при выезде в командировку выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для загранкомандировок, а за день пересечения границы РФ при возвращении из командировки - в рублях по нормам, установленным для командировок на территории РФ. В случае выезда в заграничную командировку и возвращения в РФ в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% установленной нормы.
При направлении работника в командировку в две или более страны суточные выплачиваются в размере 100%, как правило, в валюте по нормам страны, в которую направляется работник. В тех случаях, когда работники, направленные в краткосрочную командировку за границу, в период командировки обеспечиваются иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет им за свой счет питание, то направляющая сторона выплачивает им суточные в размере 30% нормы, включая надбавки.
При направлении за границу делегаций учащихся направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15% нормы при условии, что они обеспечиваются питанием за счет направляющей или принимающей стороны и не получают иностранную валюту на личные расходы от принимающей стороны.
В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней выплата суточных начиная с 61-го дня производится в размерах, установленных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение. В этих же размерах производится выплата суточных работникам загранучреждений РФ и другим категориям работников, направленных на работу за границу, за время проезда по иностранной территории к месту работы за границей и обратно и при следовании в краткосрочную командировку в Россию из-за границы и обратно.
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Положением N 62 определен также и срок представления авансового отчета - 10 календарных дней с даты окончания служебной командировки за пределы РФ.
Авансовый отчет является основным документом, на основании которого производится списание задолженности с подотчетного лица. После того как руководителем организации признана целесообразность расходов, включенных работником в авансовый отчет в рублях и в валюте, бухгалтер должен проверить правильность составления этого отчета, а также соответствие и комплектность предъявленных документов, подтверждающих данные расходы. Затем производится расчет суточных и расходов по найму жилья в установленных пределах. Эти расходы, возмещаемые работнику в пределах норм, а также оплата проезда к месту командировки, оформления выезда за границу и др. относятся на себестоимость продукции (работ, услуг) организации.
В бухгалтерском учете производится запись:
Дебет 20(26,44), Кредит 71.
По окончании командировки организация обязана в течение 10 календарных дней представить в банк авансовый отчет с приложением всех документов, подтверждающих расходы. При непредставлении авансового отчета банк имеет право отказать в выдаче суммы задолженности по отчету.
При наличии у командированного лица перерасхода по командировке сумма задолженности перед ним может погашаться путем:
выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте (Дебет 71, Кредит 50-2);
выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности (Дебет 71, Кредит 50-1);
перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица - резидента в уполномоченном банке (Дебет 71, Кредит 52).
Валюта и форма расчетов с командированным лицом определяются по договоренности между организацией и этим лицом.
При определении налогооблагаемой прибыли в расчет включаются командировочные расходы в пределах утвержденных норм. При этом если расходы оплачены работником в иностранной валюте, то их стоимость пересчитывается в российские рубли по курсу Банка России на день утверждения авансового отчета. Согласно положению по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" ПБУ 3/2000, утвержденному приказом Минфина России от 10.01.2000 г. N 2н, курсовая разница, образовавшаяся за период со дня выдачи работнику наличной валюты по день утверждения авансового отчета, относится на счет 91.
Согласно п.3 ст.217 НК РФ расходы на командировки как внутри страны, так и за ее пределы, не включаются в доход, подлежащий налогообложению. К ним относятся суточные, выплачиваемые в пределах норм, установленных действующим законодательством, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, на оплату услуг связи, получения и регистрации служебного заграничного паспорта, получения виз, а также расходы, связанные с обменом валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Если налогоплательщик не представил документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, то суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения в пределах норм, установленных действующим законодательством.
Суммы сверхнормативных командировочных расходов, возмещаемых работнику, подлежат включению в совокупный доход данного работника и обложению налогом на доходы в установленном порядке.
Кроме авансового отчета в банк представляется отчет клиента. Копия отчета с отметкой банка возвращается клиенту. Если отчет не представлен в течение 3 месяцев, а сумма предполагаемого отчета превышает 5000 долл. США, то банк обязан не позднее 5 дней с момента истечения 3 месяцев направить извещение в Федеральную службу России по валютному и экспортному контролю. При несостоявшейся командировке в банк возвращаются справки по форме N 0406007; если командировка не состоялась, а справка утеряна, то в банк подается объяснительная записка.
В соответствии с положением N 62 клиент несет ответственность в виде штрафа в пределах той суммы, которая не была учтена или учтена ненадлежащим образом при представлении авансового отчета. Если организация нарушает сроки представления отчетов, то банк вправе приостановить операции по выдаче клиенту иностранной наличной валюты с валютного счета до момента сдачи отчетности.
Таким образом, для оформления зарубежных командировок сотрудников и подтверждения валютных расходов в бухгалтерии организации должны быть собраны документы: копия заявки с отметками банка, копия отчета, сданного в банк, с его отметками, авансовый отчет командированного лица и Журнал учета справок по форме N 0406007.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами является журнал-ордер № 7. В данном регистре сочетается аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере соответствует одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи по этим операциям будут произведены на этой же строке. Основанием для заполнения журнала-ордера N 7 являются приходные и расходные кассовые ордера. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, целесообразность указанных в них расходов должна быть утверждена руководителем организации. При обработке авансового отчета бухгалтер проставляет корреспондирующие счета как на самих документах, так и на отчете.
Пример расчета командировочных расходов и порядка заполнения авансового отчета.
Сотрудником организации представлены авансовый отчет о служебной командировке в Нью-Йорк и документы, подтверждающие фактические расходы. Срок командировки - шесть дней. 4 января получен аванс в размере 1900 долл. США и 100 руб. (курс Банка России на дату выдачи аванса составлял 30 руб. за 1 долл.).
Выдача аванса отражена в учете следующим образом:
Дебет 71.2, Кредит 50-2 - 57 000 руб. (1900 х 30),
Дебет 71.1, Кредит 50-1 - 100 руб.
Утвержденные нормы суточных в США 67 долл. Норма, утвержденная советом директоров, - 75 долл. (курс доллара на день представления отчета 29 руб.за 1 долл.). Согласно авансовому отчету произведены следующие расходы:
Всего расходы по нормам составили: 23200 руб. + 14500 руб. + 9715 руб. = 47415 руб.
Расходы сверх норм составили: 2900 руб. + 1160 руб. = 4060 руб.
При списании расходов в бухгалтерском учете производятся записи:
Дебет 26, Кредит 71.2 - 1635 долл.(47415 руб.),
Дебет 26, Кредит 71.1 - 100 руб.,
Дебет 26, Кредит 71.2 - 140 долл.(4060 руб.).
Отрицательная курсовая разница, возникшая с момента выдачи валюты до момента подписания отчета, составила 1900 руб. (30 руб. - 29 руб.) х 1900 долл.
Эта разница отражена в учете бухгалтерской записью:
Дебет 91, Кредит 71.2 - 1900 руб.
Остаток неиспользованных сумм был сдан в кассу, в бухгалтерском учете произведена запись:
Дебет 50.2, Кредит 71.2 - 125 долл. (3625 руб.).
Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.
Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.
Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.
Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица
Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):
Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать
Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.
Загранкомандировка: как считать суточные
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.
По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
- при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
- при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.
Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.
Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей
Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.
Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):
Полученная сумма учитывается в расходах.
Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ
При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:
Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).
Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:
Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы
По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (
Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?
Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.
Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.
Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.
Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.
Командировка за границу: основные расходы
Суточные при командировке за границу
Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.
По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.
Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.
Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.
Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.
При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.
Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.
Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.
Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.
Расходы на проезд
Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).
Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.
Расходы на проживание
В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.
Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.
Расходы на оформление загранпаспорта
Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.
Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.
Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.
Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.
Расходы на получение визы
Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.
Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера. Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов. Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.
Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.
Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.
Прочие расходы на зарубежную командировку
Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.
Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.
Документальное оформление командировки за границу
Оформление зарубежной командировки начинается с , в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.
Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять . Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.
Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.
Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте . Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.
При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.
Читаю статью Зарплата №2 от февраля 2016. По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку, в ней написано,что работник не может подтвердить обменный курс, то пересчитайте валюту в рубли по курсу ЦБ РФ на день выдачи аванса (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836); в то время как Журнал «Российский налоговый курьер» № 12, Июнь 2015 Загранкомандировка: налоговые сложности пересчетаутверждает, что Величина командировочных расходов также определяется исходя из официального курса ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета.Это две разные даты. Какой статье верить? Мы перечислили аванс в рублях на личную карту, за границей он будет рассчитываться личной картой документы привезет в валюте. я бы пересчитала на дату утверждения авансового отчета, как в данной ситуации поступить? Дата предоставления авансового отчета после загранкомандировки также составляет 3 рабочих дня или можно подольше?
Ответ
1. Если сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях, при этом сам платеж прошел в иностранной валюте, то командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту, тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи .
Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ.
И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета ().
Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России и .
2. Авансовый отчет сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
Вернувшись из командировки, сотрудник должен приложить к авансовому отчету оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты (например, квитанции банкоматов, слипов). В них обязательно должна быть указана фамилия держателя банковской карты. Такой же порядок действует, если сотрудник использовал для оплаты личную банковскую карту ().
Предположим, сотрудник в загранкомандировке расплатился банковской картой, которая номинирована в рублях. При этом сам платеж прошел в иностранной валюте. Тогда затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам по курсу обмена, действовавшему на момент проведения платежа. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (). Это правило актуально как при методе начисления, так и при кассовом методе.
Пример учета при расчете налога на прибыль расходов в валюте во время загранкомандировки, оплаченных рублевой картой
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев был направлен в командировку за границу. 20 июля 2015 года организация перевела 35 000 руб. на рублевую корпоративную банковскую карту.
24 июля Кондратьев расплатился данной картой за гостиницу. Сумма платежа составила 400 евро. При списании валюты по корпоративной карте со счета организации был списан рублевый эквивалент, пересчитанный по курсу банка - 64,90 руб. за евро. Общая сумма платежа составила 25 960 руб. (400 EUR × 64,90 руб./EUR).
28 июля Кондратьев представил авансовый отчет. К нему были приложены счет из гостиницы на сумму 400 евро и справка о движении денежных средств на счете, заверенная банком. При расчете аванса по налогу на прибыль за девять месяцев 2015 года была учтена сумма 25 960 руб.
А если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену? Тогда сумму расходов в валюте можно сопоставить с подотчетной суммой в рублях, выданной в авансе, по официальному курсу Банка России на дату выдачи. Объяснение такое. В случае перечисления аванса на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления денег. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ. Такие разъяснения приведены в .
Если же организация применяет кассовый метод и справки о движении средств по счету нет, для пересчета потраченных сумм валюты в рубли используйте официальный курс Банка России на дату выдачи денег. Расходы же признавайте на дату утверждения авансового отчета. Это следует из статьи 273 Налогового кодекса РФ.
Бывает также, что расходы командированного оплачены с банковской карты другого человека. Тогда потраченные средства включите в состав налоговых затрат при условии, что деньги возвращены владельцу банковской карты. В этом случае (наряду с документами, подтверждающими понесенные во время командировки расходы) сотрудник должен дополнительно представить расписку держателя банковской карты. В ней должно быть указано, что командированный возместил ему соответствующие расходы ().
Андрей Кизимов, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Что оформить при возвращении сотрудника из командировки
Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:
- и - подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;
- ксерокопии загранпаспорта - с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.
Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.
По окончании загранкомандировки сотрудник заполнил авансовый отчет. Часть расходовон указал в рублях, часть — в валюте.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтеру нужно определить в рублях:
- - сальдо расчетов с работником по подотчетным суммам;
- - величину командировочных расходов, которая уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.
РАБОТНИК ПОДТВЕРДИЛ КУРС ОБМЕНА ВАЛЮТЫ
Курс обмена валюты подтверждает справка банка. Банк выдает ее в момент продаживалюты гражданину. Если работник принес такую справку, курс для пересчета валюты в рубли берите из нее.
Курс валюты из справки банка используйте:
- - для завершения расчетов с работником по подотчетным суммам;
- - отражения командировочных расходов в бухучете;
- - в налоговом учете.
На это указывают Минфин России в письмах и и ФНС России в .
Работник представил справку банка об обмене валюты
Сотрудник АО «Свирель» О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб./евро на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).
18 января 2016 года сотрудник сдал авансовый отчет (образец 1 ниже). К авансовому отчету О.К. Свистков приложил расходные документы и справку Сбербанка России о покупке валюты. Справка банка в авансовом отчете не указана, она подтверждает не сумму расходов, а только курс обмена валюты.
Решение
Расчеты с работником
Сотрудник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2).
О.К. Свисткову полагаются суточные в размере 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).
Расходы в валюте составили 254 евро. По курсу банка на день ее покупки (11 января) это 21 729,70 руб. (254 евро × 85,55 руб.).
Сумма утвержденных расходов равна 30 869,70 руб. (940 руб. + + 8200 руб. + 21 729,70 руб.).
Неиспользованный остаток подотчетных сумм равен 4130,30 руб. (35 000 руб. - 30 869,70 руб.). О.К. Свистков вернул его в кассу.
На лицевой стороне авансового отчета (см. образец ниже) укажем реквизиты приходного кассового ордера.
Бухгалтерский учет
Сделаем проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— 30 869,70 руб. — утверждены командировочные расходы по авансовому отчету работника;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 4130,30 руб. — отражен возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм в кассу.
Проводки отразим на лицевой стороне авансового отчета.
Налоговый учет
Для налога на прибыль командировочные расходы также рассчитываем по курсу, указанному в справке банка об обмене валюты. Расходы командированного сотрудника составили 30 869,70 руб.
РАБОТНИК НЕ МОЖЕТ ПОДТВЕРДИТЬ ОБМЕННЫЙ КУРС
Работник не представил справку об обмене валюты
Изменим условие примера 1. О.К. Свистков 11 января 2016 года получил из кассы под отчет 35 000 руб. на загранкомандировку в Вену. В этот же день работник купил 400 евро в Сбербанке России по курсу 85,55 руб. на сумму 34 220 руб. (400 евро × 85,55 руб.).
Положением о командировках в компании установлены нормы суточных:
— 2500 руб. — за каждый день загранкомандировки;
— 700 руб. — за каждый день командировки на территории РФ.
К авансовому отчету он приложил расходные документы без справки Сбербанка России о покупке валюты, он ее потерял.
Нужно отразить командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
Решение
Пересчет валюты в рубли
Для пересчета валюты в рубли возьмем курс ЦБ РФ на дату выдачи денег под отчет (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Этот курс будем использовать:
— для завершения расчетов с работником;
— бухгалтерского и налогового учета расходов на командировку.
Сумма расходов в валюте после пересчета в рубли составляет 20 228,43 руб. (254 евро × 79,6395 руб.).
Сумма командировочных расходов
Работник израсходовал на проезд на метро и аэроэкспрессе до аэропорта и обратно 940 руб. (50 руб. × 2 + 420 руб. × 2). Ему положены суточные в сумме 8200 руб. (2500 руб. × 3 календ. дн. + 700 руб. × 1 календ. дн.).
Сумма утвержденных расходов равна 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).
Неиспользованный остаток подотчетных сумм — 5631,57 руб. (35 000 руб. - 29 368,43 руб.). Работник вернул его в кассу.
На лицевой стороне авансового отчета укажем реквизиты приходного кассового ордера.
Налоговый учет
Командировочные расходы признаем на дату утверждения авансового отчета — на 18 января 2016 года (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Сумма командировочных расходов, признаваемых в налоговом учете, составила 29 368,43 руб. (940 руб. + 8200 руб. + 20 228,43 руб.).
Бухгалтерский учет
Сделаем проводки:
ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
— 35 000 руб. — выдан командированному сотруднику аванс в рублях;
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 71
— 29 368,43 руб. — отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету;
ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71
— 5631,57 руб. — возвращен неиспользованный остаток подотчетных сумм в кассу.