Отражение «Подотчета» В бухгалтерском учете. Как правильно обнулить долг по подотчетным суммам сотрудника

17 УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие административно - хозяйственные и командировочные расходы. Список лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды утверждаются руководителем предприятия. Размер этих сумм ограничен. Суммы выдачи на командировочные расходы зависят от срока командировки и места ее назначения. Служебная командировка - это поездка работника по приказу руководителя предприятия для выполнения служебного поручения. За время нахождения в командировке работнику сохраняется заработанная плата по месту постоянной работы. Денежный аванс командированному работнику выдается на основании командировочного удостоверения по расходно-кассовому ордеру. Указанные суммы на командировочные расходы называются нормированными. Суточные составляют 55 рублей. За проживание в пределах нормы 270 рублей плюс 7 рублей, если нет оправдательных документов. Нормированные суммы включаются в себестоимость продукции. В случае превышения фактических расходов над нормой разрешается их оплата за счет прибыли, остающийся в распоряжении предприятия. Перерасход сумм суммируется с начисленной заработной платой и с общей суммой удерживается подоходный налог. В течение трех дней по возвращению из командировки подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и израсходованные суммы. Для учета он составляет авансовый отчет. К нему прилагается командировочное удостоверение и другие оправдательные документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером и утверждается руководителем, после этого принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по приходно-кассовому ордеру, а перерасход выдается из кассы по расходно-кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета. Расходовать выданные под отчет суммы следует по назначению. Передача подотчетных сумм другому лицу запрещается. У лиц, не представившим отчеты в уставные сроки или не возвратившие в кассу остатки неиспользованных сумм, бухгалтерия имеет право удержать из заработной платы его задолженность. Руководителям предприятий предоставляется право в случаях, когда размер расходов на командировку известен заранее, разрешать оплату расходов без предоставления подтверждающих документов по расчету, подписывается руководителем и командировочном работником, которые хранятся в бухгалтерии. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Он активно-пассивный. Его сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или наоборот. По дебету отражается сумма возмещенного расхода и вновь выданных под отчет на основании расходно-кассовых ордеров. По кредиту - суммы, используемые согласно авансовым отчетам и сданные неиспользуемые суммы. Регистром для учета операции по движению подотчетных сумм является журнал - ордер № 7. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка. Журнал - ордер № 7 составляется на основании авансовых отчетов расходных и приходных кассовых ордеров.

Учет расчетов с дебиторами и кредиторами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организация постоянно взаимодействует с другими юридическими и физическими лицами, выступающими относительно нее в роли поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, кредиторов и заимодавцев, дебиторов и заемщиков, а также подотчетных лиц.

Как отмечается в ст. 307 ГК РФ, «в силу обязательства одно лицо (должник) обязано совершить в пользу другого лица (кредитора) определенное действие, как-то: передать имущество, выполнить работу, уплатить деньги и т. п., либо воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности».

Определение обязательства предполагает существование двух сторон: обязанной выполнить действие и имеющей право требовать исполнения. Стороны обязательства получили в законодательстве специальные наименования: «должник» и «кредитор». Денежное обязательство - это обязательство, в силу которого должник обязан уплатить кредитору определенную сумму денежных средств, а кредитор имеет право требовать от должника исполнения его обязанности. Основным способом прекращения денежного обязательства является его надлежащее исполнение, т. е. перечисление должником денежных средств в порядке и на условиях, предусмотренных обязательством.

Однако в современных условиях большое распространение получили так называемые «неденежные формы расчетов», предполагающие различные схемы прекращения обязательств контрагентов, отличающиеся от перечисления (получения) денежных средств. Возможные способы прекращения обязательств определены гражданским законодательством. Помимо исполнения обязательства должником, законодательством предусмотрено также прекращение обязательства вследствие исполнения его третьим лицом, зачетом встречного однородного требования, предоставлением взамен исполнения отступного, новацией, невозможностью исполнения, прощением долга и по иным основаниям. Изменение величины и (или) структуры дебиторской и кредиторской задолженности организации возможно также в результате перемены лиц в обязательстве (перевод долга, переход прав кредитора к другому лицу).

Часть оборотных активов организации, направленная на расчеты с физическими и юридическими лицами, является дебиторской задолженностью. Для учета дебиторской задолженности предусматриваются следующие счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (по авансам выданным), 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.

Дебиторская задолженность в зависимости от сроков ее погашения и исходя из требований составления бухгалтерской отчетности подразделяется на краткосрочную (срок погашения установлен и в течение 12 месяцев с момента возникновения) и долгосрочную (срок погашения превышает 12 месяцев с момента постановки на учет).

Кредиторская задолженность - это обязательства организации за поставленные ей товары, работы и услуги, а также другие обязательства в пользу кредиторов, обусловленные прошлыми хозяйственными событиями и сделками. Выполнение обязательств организации I влечет за собой использование активов в определенном периоде, т.е. их передачу по требованию кредиторов и, следовательно, отток экономических ресурсов организации, обусловленный необходимостью исполнения существующих обязательств, выраженных в конкретной сумме.

Для учета кредиторской задолженности предусматриваются счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (по авансам полученным), 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

По активно-пассивным счетам учета расчетов (71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.) сальдо в балансе отражается развернуто, т.е. дебетовое сальдо отражается в активе баланса, а кредитовое – в пассиве.

В процессе ведения предпринимательской деятельности случаются ситуации, когда сотруднику организации приходится совершать финансовые расходы, связанные с его должностными обязанностями. Для этих случаев предусмотрены средства на погашение таких затрат, выдающиеся или безналичным способом. При этом задолженность подотчетных сумм необходимо отражать в бухотчетности в специальных полях для заполнения, чтобы избежать финансовых несогласованностей. Так что же представляет собой задолженность подотчетных лиц? И в каких случаях необходимо прибегать к использованию тех самых сумм? Разберемся подробнее в статье.

Общие сведения

Список лиц, имеющих право получать денежные средства от фирмы с целью погашения служебных затрат, обозначен специальным приказом предприятия.

Основным нормативным документом в делах о задолженности подотчетных сумм является Приказ Минсельхоза РФ № 68 от 29.01.2002.

Помимо наличного и безналичного способов получения денежных средств, сотруднику суммы могут быть выданы авансом. В этом случае возникает перед организацией, которая представляет собой накопившийся в течение определенного времени долг по разным процессам получения средств.

Бывают и такие ситуации, когда сверх выплаченные деньги остаются, в результате чего образуется задолженность подответного лица по выданным денежным суммам. Подответным лицом называют сотрудника, имеющего правомочия на получение финансов и их расходы на нужды предприятия.

Денежные обязательства организации перед подотчетным лицом называются кредиторскими. Срок их погашения устанавливается законом.

Любая задолженность должна быть отображена в бухгалтерском учете с предельной точностью, о чем свидетельствует Приказ Минсельхоза РФ № 68 от 29.01.2002, счет 71. Расхождений с данным нормативным актом допускать нельзя.

Особенности заполнения отчетностей

Каждая балансовая строка предназначена для определенной операции и подлежит заполнению. Если же финансовые средства, выданные подотчетному лицу или сверх потраченные, не будут зафиксированы в нормативном документе, налоговая инстанция может посчитать их как доход предприятия либо заем. Известно, что прибыль компании подлежит налогообложению. Но, так как суммы не были вовремя обложены налогом, государственная инстанция вправе выписать немалый штраф.

По дебиторскому долгу создается отдельный документ, а неизрасходованные деньги возвращаются в кассу. Если этого не происходит, денежная сумма вычитается из зарплаты подотчетного сотрудника. В любом случае, как процедура ликвидации долга, так и процесс вычитания суммы из заработной платы должны быть отображены в балансе специальной записью согласно нормам действующего закона.

Кредиторская задолженность имеет место быть в том случае, когда сотрудник совершал расходы, которые превысили уровень запланированных трат. При таком раскладе сохраняются все платежные справки и чеки, на основании которых возмещаются все затраты, произведенные свыше аванса, после чего оформляется расчетно-кассовый ордер.

Номер счета дебиторского долга работника отличается от номера задолженности кредитора при формировании отчета. При допущении оплошностей в заполнении отчетностей должностному лицу может грозить штраф или другие санкции, предъявляемые налоговой службой.

Погашение и взыскание подотчетных сумм

Режим списания каждой из задолженностей специфичен. При этом каждые отдельные случаи нетипичны и в корне отличаются друг от друга.

Задолженность по подотчетным суммам лучше всего отображать с помощью специальной бухгалтерской программы 1С.

Долги с уволенных сотрудников взыскиваются в момент их увольнения, а задолженность вычитается из заработка. Если этого не сделать вовремя, вопрос можно решить посредством обращения в суд. Однако судебные издержки могут обойтись дороже суммы взыскания.

Итак, задолженность подотчетных сумм – это задолженность финансовых средств, выданных на расходы компетентному сотруднику под отчет. Чтобы избежать налогообложения тех самых сумм, не нужно их сразу же списывать. Лучше держать подотчетные суммы как задолженность предприятия в балансе. Если же момент списания отложить невозможно, необходимо настоять на возврате всех денежных средств подотчетным лицом, избегая возможных штрафов и других санкций ФНС.

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Список лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет

При этом список лиц, имеющих право получить деньги под отчет, компания утверждать не обязана.

Однако организация может прописать их в локальном нормативном акте (ЛНА): это может быть как отдельный документ - инструкция по расчетам с подотчетными лицами, так и раздел в положении о документообороте в организации.

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и "зарплатные" налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф "Количество", "Цена товара", "Подпись продавца".

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил .

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

Страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом "доходы минус расходы" в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .

Подотчетные лица: подробности для бухгалтера

• Расчеты с подотчетными лицами с использованием карты «Мир»

  На основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица. Заявление должно содержать: назначение аванса... ; сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. Кроме того... производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, ... счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством (п...  руб. для приобретения подотчетным лицом поздравительных открыток и сувенирной продукции...

• Осуществляем контроль расчетов с подотчетными лицами

  Проверка правильности оформления расчетов с подотчетными лицами. Указанная проверка осуществляется с целью... производиться на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. ... учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет... , при проверке расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание: на... разрезе каждого подотчетного лица; на правильность отражения операций с подотчетными лицами в бухучете...

• Расчеты с подотчетными лицами

  Расходование подотчетных денежных средств, полученных подотчетным лицом, а также доказательств, подтверждающих оприходование... . Несвоевременный возврат подотчетным лицом неизрасходованной суммы. Нередки ситуации, когда подотчетное лицо не возвращает в... . Несвоевременный возврат учреждением подотчетному лицу перерасхода. Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения...

• Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами

  ... (ф. 0504833). Если подотчетное лицо признано неплатежеспособным Приказом Минфина РФ... неплатежеспособным дебитором может быть и подотчетное лицо, имеющее просроченную задолженность перед... балансом. Списание дебиторской задолженности подотчетных лиц с баланса отражается следующей бухгалтерской... связанных с отражением расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующее: изменение... подотчетного лица, признанного неплатежеспособным; введение проводок для отражения расчетов с подотчетными лицами...

• Важные вопросы о выдаче авансов подотчетным лицам

  Актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы основные... актами порядок выдачи авансовых платежей подотчетным лицам. О том, каковы... бухгалтерия имеет право выдать аванс подотчетному лицу. Сотрудник, получивший под отчет... счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Важно также отметить, что... Организация может выдать наличные средства подотчетному лицу несколькими способами: наличными в... компании на зарплатную банковскую карту подотчетного лица. Такая возможность прописана в...

• В Инструкцию № 157н внесены очередные изменения

  По доходам, выданным авансам, с подотчетными лицами, по ущербам и иным доходам... ;33 000 Расчеты с подотчетными лицами по приобретению непроизведенных активов 208 ... ;64 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате пенсий, пособий, выплачиваемых... ;66 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным пособиям и компенсациям... ;67 000 Расчеты с подотчетными лицами по социальным компенсациям персоналу в... ;98 000 Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат капитального...

• Учет расчетов с применением платежных карт

  Физические лица – подотчетники. Обеспечение подотчетных лиц учреждения денежными средствами с использованием... уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений... денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое...) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на... 10н) Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт, ...

• Когда и как применять онлайн-кассу в учреждении?

  ККТ при выдаче денежных средств подотчетному лицу? Выдача денежных средств работнику... средства выдаются подотчетному лицу без применения онлайн-ККТ. Вопрос: Подотчетное лицо приобретает за... разным. Если в момент покупки подотчетное лицо идентифицировано как представитель организации (им... организаций. Если доверенность у покупателя (подотчетного лица) отсутствует, он выступает как физическое... На период служебной командировки для подотчетного лица автономного учреждения была арендована квартира...

• Разъяснения по представлению бюджетной отчетности в 2018 году

  Кредиторская задолженность субъекта учета перед подотчетными лицами, отраженная по соответствующим счетам... учреждения). Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной... «Расчеты с подотчетными лицами» числится задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, которое не... погашения задолженности. Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возвратам предоставленных им... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в...

• Анализ изменений, внесенных в Инструкцию № 191н

  Не показывается Дебиторская задолженность подотчетных лиц по возврату предоставленных им средств... задолженности в случае нарушения подотчетным лицом сроков возврата средств в... 000 «Расчеты с подотчетными лицами» выявлена задолженность (дебетовый остаток) подотчетного лица, отношения с... сроков перечисления (выдачи) средств подотчетному лицу в соответствии с порядком, установленным... учета. Кредиторская задолженность перед подотчетным лицом заявительного характера к просроченной задолженности...

• ККТ: применять – не применять?

  Услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... услуги), в том числе через подотчетных лиц и по договору ГПХ. Однако... в том числе с привлечением подотчетных лиц, и их дальнейшую реализацию. ... 15707). Расчеты через подотчетных лиц При осуществлении покупок через подотчетных лиц речь, как... как правило, достигается путем предъявления подотчетным лицом доверенности), ККТ продавец должен применять... . При осуществлении расчетов через подотчетных лиц ККТ должна применять только одна...

• Изменен Единый план счетов

  Расходов» Расчеты с подотчетными лицами 208 27* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования... » 208 28* «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами» 208 93 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров)» 208 94 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам» 208 95 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... » 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов» Расчеты...

• В Инструкцию № 157н внесли изменения

  Объектами 208 27* Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования 208 28 ... * Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для... объектами 208 93 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение... (договоров) 208 94 Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по... обязательствам 208 95 Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций... с подотчетными лицами по оплате прочих расходов» 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по...

• Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

  Упрощен порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам (внесены изменения в абз. 1 ... проводиться при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под... : Сегодня многие организации расчеты с подотчетными лицами ведут посредством пластиковых карт. Причем... положения, регулирующие порядок расчетов с подотчетными лицами. Кроме того, в платежном поручении... представлением посадочного талона, подтверждающего перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете...

• Учитываем комиссию, удержанную за возврат билета на проезд

  ... № 65н : оплата приобретенных через подотчетное лицо билетов для проезда к месту... бухгалтерском учете учреждения расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 0 208 ... 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами», кредиторская задолженность – на аналитических... следующие операции по расчетам с подотчетным лицом по расходам на оплату проезда... Выданы денежные средства из кассы подотчетному лицу на приобретение билетов к месту... 000 Приняты к учету расходы подотчетного лица в сумме удержанного штрафа за...

Для сбора и обработки всех информации о суммах, выдаваемых работникам организации под отчет, в бухгалтерском учете применяется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами», который используется практически всеми компаниями.

Основные характеристики расчетов с подотчетными лицами

Следует иметь в виду! Любой работник компании может взять деньги под отчет.

Выдача денежных средств под отчет, как правило, происходит на следующие нужды:

1. Как авансовые платежи на командировочные затраты;
2. Хозяйственные затраты самой организации: покупка канцелярии, хозяйственных материалов, ГСМ и т.д.
3. Представительские расходы.

Внимание! Согласно действующему законодательству запрещено выдавать новые денежные средства под отчет работнику, не предоставившему отчет по ранее полученным финансам.

Денежные средства выдаются под отчет на выполнение административных и хозяйственных операций, поэтому по принципу двойной записи суммы отображаются на соответствующих корреспондентских счетах:

1. Выдача денег под отчет: Дт71 Кт50,51;
2. Израсходование денежных средств: Дебет счета затрат (в зависимости от целей) Кт71.

Расчеты с подотчетными лицами – важный элемент мониторинга расходования денежных средств на предприятии. В связи с этим появляется необходимость включения результатов в состав бухгалтерского баланса.

Отображение сальдо 71 счета на строках бухгалтерского баланса

Расчеты с подотчетными лицами формируют показатели дебиторской и кредиторской задолженности. Отображение сумм происходит из итоговых результатов на конец отчетного периода, поэтому предварительно стоит убедиться в правильности разнесения всех сумм и выявить причины возникновения остатков.

– актив предприятия, на котором отражаются все суммы задолженности контрагентов перед организацией. Одним из элементов строки 1230 является дебетовый остаток на 71 счете в разрезе сумм, по которым отчет работников будет происходить в будущем.

Внимание! Учет операций по 71 счету ведется по каждому работнику отдельно с целью недопущения возникновения долга.

1520 строка бухгалтерского баланса – пассив предприятия, отражение сумм задолженностей предприятия перед контрагентами.

Кредитовый остаток 71 счета – один из элементов формирования 1520 строки в части сумм, которые организация должна возвратить работнику (например, при перерасходе).

Списание 71 счета

Обнуление показателей долга руководителей

1. Одним из способов погашения остатков по «Расчетам с подотчетными лицами» для руководителей является зачет сумм выплачиваемых дивидендов. Преимущество данного способа – нет необходимости проведения искусственных операций. Однако, это выгодно при условии высокой суммы дивидендов, позволяющей покрыть всю сумму задолженности.
2. Переоформление долга в заемные средства – не решит проблему возврата денежных средств, но позволит отсрочить обязательства.

Внимание! При оформлении беспроцентных займов появляется обязанность уплаты НДФЛ с материальной выгоды в размере 35 процентов.

Списание дебиторской задолженности

Законодательно установлена возможность списания просроченных задолженностей с истекшим сроком исковой давности (3 года).

Внимание! В случае признания лицом своего долга, срок прерывается.

При невозможности истребовать денежные средства по истечению 3 лет, суммы долга списываются на прочие расходы (Дт91), в налоговом учете отображаются в составе внереализационных расходов, учитываемых при налогообложении.

Внимание! При списании просроченной дебиторской задолженности с 71 счета бухгалтер должен подать сведения в ИФНС о возникновении дохода бывшего сотрудника в форме прощеного долга. Срок подачи сведений – не позднее месяца после календарного года.

Заключение

Ведение 71 счета на предприятии – важная составляющая распределения денежных средств. Это позволит избежать штрафных санкций за повторную выдачу финансов лицам, не предоставившим отчет за предыдущие операции. Кроме того, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — контроль над процессами выдачи и целевого использования денежных средств, позволяющий не допускать неэффективные затраты организации.

Добрый вечер!
Вопросы по подотчетным лицам:
По сотруднику имеется кредиторская задолженность по 71 счету, срок давности у одного сотрдника более 3 лет, у другого — с 2016 года. Как мы можем эту задолженность списать? И просьба рассмотреть вариант с дебиторской задолженностью более 3 лет и по сотруднику недавно уволившемуся.
Спасибо!

Как списать задолженность подотчетного лица?

Если организация не манипулирует подотчетными суммами, а в действительности не может взыскать с работника долг (пропущен месячный срок для безоговорочного удержания из зарплаты, желания обращаться в суд нет), у нее есть выбор:

— простить долг работнику, в том числе и бывшему сотруднику;

— все же попытаться взыскать долг в течение срока исковой давности, а затем, если взыскать не получилось, списать.

Суммы, по которым пропущен срок исковой давности, подлежат списанию.

При списании (не важно по какому основанию) задолженность по подотчетным сумам отражается в составе прочих расходов по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. п. 11, 14.3 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, Инструкция по применению Плана счетов).

Проводка будет следующая:

Д 91-2 К 71 — Отражена в прочих расходах не возвращенная уволившимся работником подотчетная сумма

Налог на прибыль

Сумма безнадежных долгов, если не создавался резерв по сомнительным долгам, включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Безнадежным долгом в целях налогообложения прибыли признаются:

— долг, по которому истек установленный срок исковой давности;

— долг, по которому в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Если на момент выявления дебиторской задолженности по подотчетной сумме установленный срок исковой давности, в общем случае равный трем годам, не истек (ст. 196 ГК РФ), и организация не имеет на руках документа госоргана о невозможности взыскания (т.к. не обращалась в суд), организация не имеет возможности до истечения срока исковой давности включить эту дебиторскую задолженность в состав внереализационных расходов (см., например, Письмо Минфина России от 15.09.2010 N 03-03-06/1/589).

В любом случае доход на стороне подотчетного лица возникает в тот момент, когда долг прощается либо списывается по истечении срока исковой давности. В этот момент организация должна исполнить обязанности налогового агента по исчислению и удержанию НДФЛ с данной суммы (налог можно удержать из любых других доходов сотрудника, полученных в организации, в частности из зарплаты). А в отношении уволившегося сотрудника нужно направить сообщение в налоговую о невозможности удержания НДФЛ.

Страховые взносы чиновники требуют исчислить досрочно — по истечении одного месяца, в котором организация имела право на удержание долга из зарплаты. С ними можно не соглашаться, но надо понимать, что это приведет к конфликтной ситуации.

НДФЛ

На дату прощения долга по подотчетным сумам или его списания ввиду окончания срока исковой давности (пп. 5 п. 1 ст. 223 НК РФ, Определение ВС РФ от 27.02.2015 N 305-КГ14-5343) у физического лица возникает доход, который включается в расчет базы по НДФЛ, в силу содержания ст. 41 и 210 НК РФ. Организация в этом случае выступает в качестве налогового агента. Она обязана исчислить, удержать и уплатить налог за физическое лицо либо сообщить в налоговый орган о невозможности удержания налога (ст. 226 НК РФ).

Если до конца календарного года Вы не смогли удержать НДФЛ у уволившегося сотрудника, то не позднее 1 марта следующего года нужно сообщить об этом и о сумме задолженности (п. 5 ст. 226 НК РФ, Письма Минфина от 24.03.2017 N 03-04-06/17225, ФНС от 30.03.2016 N БС-4-11/5443):

— в ИФНС по месту нахождения вашей организации;

— физлицу, с доходов которого налог не был удержан.

Сообщение оформляйте справкой 2-НДФЛ, указав в ней (п. 5 ст. 226 НК РФ, разд. II, V, VII Порядка заполнения справки):

— в поле «признак» — цифру «2»;

— в разд. 3 — сумму дохода, с которого не удержан НДФЛ;

— в разд. 5 — сумму исчисленного, но не удержанного НДФЛ.

В остальном справка 2-НДФЛ заполняется как обычно.

Страховые взносы

И ФСС, и Минтруд единодушны в вопросе обложения страховыми взносами невозвращенных подотчетных сумм. Важно, что объект для начисления страховых взносов они обнаруживают спустя месяц, в котором организация могла удержать долг из заработной платы подотчетного лица (ст. 137 ТК РФ), но не сделала этого. То есть когда работодатель принимает решение не удерживать упомянутые суммы, они рассматриваются чиновниками как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Письма Минтруда РФ от 19.12.2014 N 17-3/В-618, от 12.12.2014 N 17-3/В-609). Если впоследствии долг все-таки погашается (добровольно или принудительно (в судебном порядке)), чиновники предлагают провести перерасчет исчисленных страховых взносов.