Порядок учета денежных документов в бюджетных учреждениях. Как бюджетной организации учесть выдачу и списание почтовых конвертов? Бухгалтерский учет отдельных видов денежных документов

Вопрос: Казенное учреждение приобретает почтовые конверты с литерой "А", то есть с марками, нанесенными типографским способом, а не наклеенными. Являются ли данные маркированные конверты денежными документами? Надо ли их приходовать в кассу учреждения? Если являются денежными документами, то каков срок выдачи под отчет данных конвертов? Можно ли их выдавать на срок, например, 1 месяц?

Ответ от 23.04.2015:

Конверты почтовые с литерой "А", то есть, с марками нанесенными типографским способом, являются средством оплаты за услуги почтовой связи, поэтому с полным основанием считаются денежными документами. Их следует приходовать в фондовую кассу по приходному фондовому ордеру, выдавать под отчет по расходному фондовому ордеру.

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.30221.730 - поступление конвертов в фондовую кассу от поставщика

Дебет счета 1.20135.510 - Кредит счета 1.20821.660 - поступление конвертов в фондовую кассу при приобретении через подотчетное лицо

Дебет счета 1.20821.560 - Кредит счета 1.20135.610 - выдача конвертов сотруднику под отчет

Предельный срок, на который конверты выдаются сотруднику под отчет, может быть установлен распоряжением руководителя, может быть оговорен в учетной политике в разделе, регламентирующем порядок документооборота. Также следует при выдаче конвертов под отчет под роспись уведомлять подотчетного сотрудника о сроке выдачи конвертов (указывать в расходном фондовом ордере срок выдачи), так как подотчетное лицо не обязано знать все распоряжения руководителя и учетную политику.

При определении предельного срока, на который будут выдаваться конверты под отчет, следует исходить из среднедневной потребности в конвертах, а также из имеющихся у сотрудника возможностей обеспечить их сохранность. Если например, у такого сотрудника, нет сейфа (иного защищенного от проникновения хранилища), неразумно выдавать ему конвертов больше, чем необходимо на день работы. Если же у сотрудника, есть возможность для их длительного хранения, следует в учетной политике предусмотреть возможность плановой и внезапной инвентаризации текущего остатка конвертов.

Инструкция , утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н) не определяет, какими первичными документами подотчетное лицо может подтверждать произведенные расходы. Следовательно, необходимо в учетной политике определить, какими первичными документами будет отчитываться сотрудник о расходовании конвертов. Это может быть, например, реестр отправленной корреспонденции. Форма такого первичного документа должна соответствовать требованиям о наличии обязательных реквизитов, приведенном в

Учет марок и маркированных конвертов ведется на счете 0 201 35 000 «Денежные документы». Данное правило установлено пунктами 169-172 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н , а также пунктом 50 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н (далее - Инструкция № 162н).

В соответствии с Указаниями по применению бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 171н , расходы на приобретение почтовых марок, маркированных конвертов и бланков относятся на код 221 «Услуги связи» КОСГУ. Отметим, что по нему же могут быть отражены и дальнейшие расходы на пересылку почтовых отправлений, включая затраты на их упаковку, а также на оплату маркированных почтовых уведомлений.

Приобретение и использование

Марки и почтовые маркированные конверты выдаются работнику, ответственному за отправку почтовой корреспонденции.

Проводки оформляются с применением счета 0 208 21 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг связи». При выдаче под отчет операция представляет собой формирование задолженности по счету 0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи».

В то же время отражение в учете уменьшения этой задолженности проводится в зависимости от того, для какой цели используются марки и маркированные конверты. При этом учет марок и конвертов выглядит следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Поступили марки и почтовые маркированные конверты	0 201 35 510 «Поступления денежных документов в кассу учреждения»	0 302 21 730 «Увеличение кредиторской задолженности по оплате услуг связи»
Марки и конверты выданы под отчет лицу, ответственному за отправку почтовой корреспонденции	0 208 21 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи»	0 201 35 610
Отправлена корреспонденция: - по основной деятельности казенного учреждения; - по деятельности, связанной с изготовлением готовой продукции, выполнением работ, услуг	0 401 20 221 «Расходы на услуги связи»; 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» (при почтовой отправке)	0 208 21 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате услуг связи

После того как марки и маркированные конверты использованы, подотчетным лицом составляется авансовый отчет. К нему должен быть приложен реестр отправленной корреспонденции, форму которого целесообразно определить в учетной политике учреждения.

Безвозмездные операции

Отражение в учете поступления и передачи марок и почтовых маркированных конвертов на безвозмездной основе зависит от источника поступления и направления выбытия. Приведем примеры бухгалтерских записей:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Отражено безвозмездное поступление марок и конвертов от учреждения, подведомственного тому же главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств	0 201 35 510	0 304 04 221
Отражено в учете безвозмездное поступление марок и конвертов от учреждения, подведомственного другому главному распорядителю (распорядителям) бюджетных средств одного бюджета	0 201 35 510 «Поступление денежных документов в кассу учреждения»	0 401 10 180 «Прочие доходы»
Отражено безвозмездное поступление марок и конвертов от учреждения другого бюджета	0 201 35 510 «Поступление денежных документов в кассу учреждения»	0 401 10 151 «Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации»
Отражена безвозмездная передача марок и конвертов учреждению, подведомственному тому же главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств	0 304 04 221 «Внутриведомственные расчеты по услугам связи»	0 201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения»
Отражена безвозмездная передача марок и конвертов учреждению, подведомственному другому главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств одного бюджета	0 401 20 241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям»	0 201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения»
Отражена безвозмездная передача марок и конвертов организациям, не относящимся к государственным и муниципальным	0 401 20 242 «Расходы на безвозмездные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»; 0 401 20 251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации»	0 201 35 610 «Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

Проводки показывают, что основанием для классификации направлений безвозмездной передачи марок служит определенная характеристика их получателя.

Документальное оформление

В то время как обычные конверты принимаются к учету в составе материальных запасов, маркированные конверты вместе с марками хранятся в кассе учреждения. Их прием и выдача оформляются приходным (ф. 0310001) и расходным (ф. 0310002) кассовыми ордерами с пометкой «Фондовый», которые регистрируются в журнале «приходников» и «расходников» отдельно от документов по операциям с денежными средствами.

Движение марок и маркированных конвертов отражается на отдельных листах кассовой книги учреждения с проставлением на них записи «Фондовый». Учет ведется в журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира. Аналитика по видам этих ценностей ведется в карточке учета средств и расчетов.

Http://tinyurl.com/y4vcb2qr

Любите ли вы писать письма? Я - нет! И не потому, что мне проще позвонить или написать SMS, а все из-за мелочной возни при учете почтовых марок. Однако так уж получается, что бумажная переписка все еще актуальна. Поэтому в этой статье мы попытаемся развеять все мифы трудностей учета почтовых марок, маркированных конвертов и просто конвертов, так как и без них письма не получится. Мы опишем просто и доступно, а главное - с примерами, действия бухгалтера и приведем образцы заполнения всех необходимых бухгалтерских документов, используемых при учете почтовых марок.

Начнем с того, что определимся с понятием «почтовая марка» с точки зрения не филателиста, а бухгалтера (говоря «почтовая марка» будем подразумевать и маркированный конверт, и маркированную карточку, и почтовый блок).

Теперь давайте поэтапно разберем приобретение, расходы и списание почтовых марок.

Приобретение

Тут сразу необходимо учесть, что приобрести марки возможно только у одного поставщика, которым является ПАО «Укрпочта» (п. 2 Положения № 388 ), что, в свою очередь, облегчает задачу и делает невозможным проведение конкурентных торгов в случае, если планируется закупка марок на сумму свыше 200000 грн. В таком исключительном случае будет целесообразно провести переговорную процедуру закупки согласно Закону № 922 .

Планировать приобретение почтовых марок необходимо по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование, инвентарь» (п. 1 п.п. 2.2.1 Инструкции № 333 ).

Хранение и использование

Так как мы определились с тем, что почтовые марки являются денежными документами, то, соответственно, хранить их необходимо в кассе учреждения. В этом случае ответственным за их учет будет кассир.

Однако кассы в учреждении может и не быть. Что делать в этом случае? Тогда руководитель организации своим приказом должен назначить материально ответственное лицо за сохранность, учет и списание марок, а сами марки будут храниться в сейфе. Таким материально ответственным лицом может быть и бухгалтер, и секретарь, и инспектор отдела кадров или юрист организации.

Учет почтовых марок у лица, ответственного за их получение и выдачу, осуществляется с учетом норм Положения № 637 (ср. 025069200). Исходя из п. 3.3 этого Положения приходуют почтовые марки на основании приходного кассового ордера, а в подотчет выдают, заполняя расходный кассовый ордер. Как приходные, так и расходные кассовые ордера в обязательном порядке регистрируются в Журнале регистрации расходных и приходные кассовых ордеров , который заводится отдельно для учета почтовых марок .

Приведем примерный образец заполнения такого Журнала:

Приходные и расходные кассовые ордера заполняются на бланках типовых форм, приведенных в приложениях 2 и 3 Положения № 637 .

Подотчетное лицо, которому в течение месяца выдаются почтовые марки, ведет у себя учет этих марок в Журнале регистрации исходящих документов , а в конце отчетного периода составляет отчет об использовании почтовых марок , на основании которого комиссией по списанию товарно-материальных средств, созданной по приказу руководителя, составляется акт на списание использованных денежных документов. Именно этот акт является основанием для бухгалтера списать марки на фактические расходы. Не использованные в течение месяца почтовые марки желательно вернуть в кассу учреждения.

Форма Журнала регистрации исходящих документов приведена в приложении 6 к Правилам № 1000/5 .

Отдельно хотим уточнить, что по причине того, что марки считаются денежными документами, то отчет об использовании марок должен быть составлен с учетом требований приказа № 841 , а именно - «Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет». Однако смеем предположить, что не будет большим нарушением, если подотчетное лицо составит отчет об использовании марок в произвольной форме. Форму такого отчета можно разработать самостоятельно и утвердить в приказе об учетной политике.

Предлагаем примерный образец заполнения такого отчета.

На основании отчета об использовании товарно-материальных ценностей комиссия учреждения составляет акт на списание использованных почтовых марок. Пример его заполнения приведем ниже.

Учет марок в бухгалтерии учреждения

НП(С)БУГС 134 «Финансовые инструменты» - Национальное положение (стандарт) бухгалтерского учета в государственном секторе 134 «Финансовые инструменты», утвержденное приказом Минфина от 18.05.2012 г. № 568 .

Типовая корреспонденция - Типовая корреспонденция субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами распорядителей бюджетных средств и государственных целевых фондов, утвержденная приказом Минфина от 29.12.2015 г. № 1219 .

Предприятие находится на традиционной системе налогообложения. Порядок отражения маркированных и не маркированных конвертов в учете?

Немаркированные конверты отражайте в составе канцелярских принадлежностей (счет 10), а маркированные конверты в составе денежных документов и при использовании в деятельности списывайте по основанию, установленному в учетной политике (п.4 ст. 252 НК РФ).
В налоговом учете затраты на приобретение непромаркированных конвертов могут быть учтены как затраты на приобретение канцелярских товаров, т.е. в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основание – (см. Решение Арбитражного суда г. Москва от 17.08.2006, 18.08.2006 № А40-10124/06-90-55).

А вот в Решениях Арбитражного суда г. Москвы от 23.11.2005, 05.12.2005 № А40-55022/05-99-343, от 06.07.2005 № А40-15236/05-114-111 суды указали на возможность использования налогоплательщиком подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
В силу подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на почтовые услуги.
Например, в Постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.08.2007 № А56-51990/2006 суд установил, что в доказательство произведенных расходов налогоплательщик представил авансовые отчеты и накладные со штампом почтового отделения с указанием количества и стоимости проданных марок. Как указал суд, указанные документы являются надлежащим доказательством произведенных расходов. Поэтому маркированные конверты в бухгалтерском учете следует отразить в составе денежных документов:

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) маркированные конверты;

Дебет 71 (73, 26, 91-2...) Кредит 50-3

А в налоговом учете выбрать основание для признания расходов. Если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия

Рекомендация: Как организовать учет денежных документов

Что относится к денежным документам

К денежным документам относятся:
– проездные документы (авиа– и железнодорожные билеты, а также проездные на общественный транспорт);
– денежные талоны на бензин ;
– путевки, приобретенные организацией ;
– почтовые марки;
– другие аналогичные документы.

Ценные бумаги, приобретенные у других компаний: акции, облигации, векселя и т. п., к денежным документам не относятся. Обязательства, которые связаны с ними, нужно учитывать на счете 58 «Финансовые вложения», а не на счете 50 «Касса». Об этом сказано в пункте 3 ПБУ 19/02.

Денежные документы следует отличать от бланков строгой отчетности . Обычно денежные документы оформляются на бланках строгой отчетности , и их отличие от бланков заключается в том, что они указывают, что расчеты между сторонами уже произведены, а в некоторых случаях они являются документом это подтверждающим. Например, в учете организации, купившей авиабилеты, они будут отражаться на счете 50-3 . А бланки еще невыписанных авиабилетов у торгующей ими компании будут учитываться как бланки строгой отчетности на счете 006 .

Хранение денежных документов

Денежные документы храните в кассе вместе с наличными деньгами. В бухучете операции с денежными документами отражайте на специальных субсчетах к счету 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов ). Например, для учета авиабилетов можно использовать счет 50-3 субсчет «Проездные документы» и т. д.

Поступление и выбытие денежных документов отражайте проводками:*

Дебет 50-3 Кредит 71 (60...)
– получены (приобретены) денежные документы;

Дебет 71 (73, 91-2...) Кредит 50-3
– выданы денежные документы сотруднику (под отчет) или списаны на расходы.

Порядок отражения НДС, относящегося к приобретенным денежным документам, зависит от того, как оформлены первичные документы на их приобретение. Если НДС выделен в денежном документе или документ поступил со счетом-фактурой, то налог учитывайте отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Сам денежный документ учитывайте на счете 50-3 «Денежные документы» по фактической стоимости (Инструкция к плану счетов ).

Если сумма НДС в денежном документе не выделена, то в бухучете она также не выделяется и отдельно не учитывается (Инструкция к плану счетов , письмо Минфина России от 10 января 2013 г. № 03-07-11/01 ).

О том, как учесть НДС, выделенный в поступившем счете-фактуре, если не соблюдены условия вычета, см. Как отразить НДС в бухучете и при налогообложении .

Учет движения денежных документов

Ситуация: как оформить выдачу сотрудникам денежных документов (учитываемых на счете 50-3)

Оформите выдачу сотрудникам денежных документов по ведомости, разработанной самостоятельно.

Все хозяйственные операции должны быть оформлены первичными документами (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ ). Однако специальной формы для учета денежных документов, выданных сотрудникам, не предусмотрено. Поэтому разработайте ее самостоятельно. Например, это может быть ведомость (книга) учета движения денежных документов . Ее можно составить в произвольной форме, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*

Ситуация: как отразить в бухучете операции по приобретению талонов на захоронение отходов: как денежные документы или как авансы выданные