Главная / Регистрация ИП

Выдача подотчетных средств. Документальное оформление выдачи

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

Многие компании грешат бесконечной выдачей под отчет денег своему директору или иному сотруднику высокой должности.

Делается это, как правило, для того, чтобы не сдавать сверхлимитные средства в банк, или для того, чтобы скрыть выдачу средств на собственные нужды собственнику фирмы, который обычно является и ее руководителем.

Однако такой бесконечный подотчет чреват неприятностями!

Что такое бесконечный подотчет

Эту операцию проводят многие бухгалтеры. И заключается она в том, что на руководителя компании в конце рабочего дня оформляется расходным кассовым ордером под отчет сумма наличных денег, которая превышает кассовый остаток, или та сумма денег, которую просто берет на свои нужды руководитель, являющийся учредителем компании.

На следующий день, например, в его начале «возвращается» из-под отчета, а в конце рабочего дня происходит снова списание некоторой суммы. И так каждый день. Это и называется бесконечным подотчетом.

Могут ли за это наказать?

Прежде всего, стоит напомнить, что своим пунктом 1 статья 15.1 КоАП РФ наказывает обычную организацию только за:

за расчеты наличными средствами с другими организациями или предпринимателями в суммах, превышающих установленный Указанием Банка РФ №3073-У от 07.1013г. лимит наличных расчетов – т.е. 100 тысяч рублей (в валюте РФ) и сумму, эквивалентную 100 тыс.рублей, если расчеты производятся в иностранной валюте. При этом следует иметь в виду, что данный лимит распространяется на расчеты по любым гражданско-правовым договорам, заключенным между организациями и (или) предпринимателями;

за полное или частичное неоприходование в кассу наличных денег, причем, любых, а не только выручки;

за нарушение порядка хранения свободных денежных средств. Согласно абз.7 п.2 Указания Банка России №3210-У от 11.03.14г. под свободными денежными средствами понимаются наличные деньги, которые превышают установленный предприятием кассовый лимит и фактически находятся в кассе. И храниться такие средства должны только на банковском счете;

за накопление наличных денег в кассе сверх установленного на предприятии кассового лимита. Исключение составляют накопления денежных средств в те дни, когда производится выплата зарплаты, стипендий и иных вознаграждений, которые относятся к фонду оплаты труда (согласно методологии, используемой для заполнения форм статистического наблюдения), и когда выплачиваются средства социального характера. В эти дни, когда абз.8 п.2 Указания №3210-У допускается превышение в кассе ее лимита, включают и день снятия наличности со счета в банке для осуществления указанных выплат. Кроме того, допускается хранение денег сверх лимита в кассе в нерабочие праздничные и выходные дни, но только в том случае, если организации и предприниматели в эти дни ведут кассовые операции.

В числе выше указанных нарушений нет ответственности за нарушения правил выдачи подотчетных средств .

В частности, это подтверждается выводами, сделанными в Постановлении от 26.03.2014 г. Седьмого арбитражного апелляционного суда РФ по делу №А67-5875/2013.

Суть рассматриваемого в этом Постановлении вопроса заключалась в том, что предприятие периодически выдавало под отчет своему руководителю денежные средства, которые превышали установленный кассовый лимит. Руководитель компании не предоставлял отчета по ранее полученным им подотчетным средствам.

Налоговая инспекция посчитала такое поведение, подпадающим под статью 15.1 КоАП РФ. Но суд выразил мнение, что в действиях руководителя компании есть нарушения только в порядке выдачи наличных денег под отчет, но нет нарушений, какие предусмотрены п.1 ст.15.1 КоАП РФ, т.е. нет оснований считать, что таким образом предприятие накапливало деньги сверх лимита и нарушало порядок хранения свободных денежных средств.

Более того, Суд сделал вывод, что свободными наличные средства являются до того момента, пока они не выданы под отчет уполномоченному лицу на цели деятельности компании.

Таким образом, после выдачи этих средств под отчет статус «свободных» они теряют, а значит, именно на эти суммы не распространяется обязательство хранить их на банковском счете компании и не распространяется наказание, предусмотренное п.1 статьи 15.1 КоАП РФ.

Однако рано радоваться . Суд в рассмотренном Постановлении отказал налоговой инспекции только потому, что она вменила нарушение в виде накопления сверхлимитных средств путем выдачи бесконечного подотчета, а фактически доказывала отсутствие у предприятия права на выдачу его руководителю денег под отчет без предоставления отчета по ранее уже выданным суммам.

Но есть решения и в пользу налогового органа . Например, Решение Московского горсуда от 14.08.13 г. по делу №7-1920/2013. В этом случае тоже был выявлен бесконечный подотчет, т.е. руководитель компании сдавал подотчетные деньги в кассу и тут же получал их в большей сумме снова под отчет. Указанные операции оформлялись приходными и расходными кассовыми документами.

Налоговый орган сделал вывод, что предприятие нарушает порядок хранения свободных денежных средств. И суд этот вывод поддержал, сославшись на то, что:

наличные средства, выдаваемые под отчет, не расходовались, в том числе и на нужды, перечисленные в Указании №3073-У Банка России;
руководитель компании не сдавал авансовых отчетов, из которых был бы виден сам факт расхода средства и их целевое или нецелевое использование;
денежные средства «покидали» кассу на незначительный промежуток времени и возвращались обратно в полном объеме.

Таким образом, руководитель компании, по мнению суда , при оформлении сверхлимитного остатка денег, как выданного под отчет на хозяйственные нужды, действовал фиктивно и фактически подменил собой кредитную организацию, храня свободные денежные средства (т.е. сверхлимитные) у себя. Как итог – компания и ее директор были наказаны на основании п.1 статьи 15.1 КоАП РФ .

Почему не наказывают предпринимателей за подобные правонарушения ? Потому что они их не допускают: в отличие от юридического лица предприниматель может списать на собственные нужды в конце дня всю наличность из кассы до копейки! И ему не нужно оформлять бесконечный подотчет. Тем более, Указание Банка России №3073-У даже лимита не предусматривает при выдаче наличности предпринимателю для личных целей.

Что в этом видит налоговая инспекция?

Как только при проверке порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция видит выдачу средств руководителю компании под отчет и возвращение этих денег через день-два в кассу предприятия, то считается – таким образом предприятие хранит сверхлимитную наличность.

Свои доводы налоговики строят, исходя из того, что:

деньги не расходуются совсем, в том числе и на нужды предприятия;
авансовый отчет не сдается;
в заявлении на получение средств из кассы (если данное заявление есть вообще) указывается фиктивная цель. И само заявление нужно лишь для формального соблюдения требований Указания Банка РФ №3210-У.

И даже если будет сдаваться нулевой авансовый отчет, налоговый орган будет делать упор на отсутствие фактического расхода подотчетных денег . Именно этот факт послужит главным доказательством подмены действиями руководителя компании обязанности предприятия хранить сверхлимитные деньги на банковском счете.

Особенно, если под отчет «выдается» несколько десятков или сотен тысяч рублей, и эта сумма от раза к разу увеличивается. В итоге, сразу видно, что вся процедура по возвращению и последующей выдаче наличности под отчет является фиктивной!

Более того, налоговый орган может поставить под сомнение фактическое наличие указанных средств . Ведь очень часто, чтобы не платить лишних налогов с доходов учредителей, выплату дивидендов им прячут за выдачей бесконечного подотчета.

Кроме того, налоговики при выездной проверке солидные подотчетные суммы, которые руководитель компании вообще не тратит, могут посчитать его доходом со всеми вытекающими отсюда проблемами. Т.е. исчислить с этой суммы НДФЛ! Тем более, есть судебная практика, которая выступает на стороне налоговых органов.

Так же могут поступить и представители внебюджетных фондов при проведении своей проверки – начислить страховые взносы на эти суммы.

Как избежать таких проблем? Прежде всего, нужно найти способ, чтобы обнулить уже имеющийся бесконечный подотчет и изыскать возможность вообще его избежать, используя совсем другие операции.

Как можно погасить бесконечный подотчет

Не устанавливать лимит кассы

Малые предприятия на основании абз.10 п.2 Указания Банка РФ №3210-У вправе не устанавливать лимит кассы – и хранить у себя в кассе сколько угодно наличных денег и самостоятельно принимать решение о необходимости их сдачи на расчетный счет.

Для этого достаточно издать приказ, где следует заявить об отмене (!) лимита (а не о том, что он равен «0»). Без этого документа налоговый орган будет считать лимит нулевым, а любое его превышение даже на 1 копейку признавать нарушением, которое должно наказываться по ст.15.1 КоАП РФ. И тогда можно «грешить» бесконечным подотчетом, но все-таки не злоупотреблять им!

Предприниматель тоже может отменить лимит. Но ему гораздо проще поступить иначе: он может в конце каждого рабочего дня полностью обнулять остаток наличности в кассе, забирая ее для личных нужд . И это не запрещено. Более того, даже не предусматривается ограничений по сумме, но при условии, что в расходном кассовом ордере будет стоять «на личные нужды».

Оформить договор беспроцентного займа

Можно, например, оформить договор беспроцентного займа. Такой вариант подходит только для организаций . Данная операция позволит закрыть долг по подотчетным суммам руководителя компании.

Но тут есть свои минусы:

у сотрудника при беспроцентном займе возникает материальная выгода в виде экономии на процентах (пп.1 п.1 статьи 212 Налогового Кодекса РФ). А это облагается 35% НДФЛ;
чтобы избежать материальной выгоды, потребуется установить процент по займу. Но тогда у предприятия возникнет налогооблагаемый доход;
более того, заем только отодвинет решение проблемы с бесконечным подотчетом – ведь заем все равно когда-то нужно будет вернуть.

Стоит напомнить, что согласно Указанию Банка РФ №3073-У выдачу займов можно производить только из тех средств, которые сняты для этого с расчетного счета. Поэтому, чтобы не платить лишние деньги, оформляют только записи на бумаге в виде зачета:

Д сч.73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет «Предоставленные займы» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — произведено покрытие задолженности по подотчетным средствам договором займа, оформленного с должником.

На самом деле долг по подотчетной сумме просто меняет свою форму. Но сначала нужно чтобы подотчетная сумма была признана предприятием и самим должником задолженностью. Для этого следует оформить акт сверки и подписать его.

Кроме того, потребуется письменное согласие сотрудника на зачет между обязательствами. Ведь фактического получения займа не было, как и не было его внесения в кассу предприятия для гашения долга по другому обязательству.

И как только закрыт долг по подотчетным средствам, не стоит бояться раздувания документооборота: нужно сделать еще один акт сверки с закрытым долгом по счету 71, который должен подписать должник. Кроме того, с возобновлением бесконечного подотчета стоит подождать, пока не закрыт заем.

Признать за подотчетным лицом долг

Есть еще один вариант обнуления бесконечного подотчета: организация может признать за подотчетным лицом долг и письменно истребовать его. В этом случае само подотчетное лицо должно согласиться с этим долгом и заключить соглашение с предприятием о постепенном погашении данной задолженности из его зарплаты.

Тем более это позволяет сделать статья 248 Трудового Кодекса РФ. В этом случае разрешается даже установить рассрочку в погашении долга при наличии согласия между должником и организацией.

Что это дает? Во-первых, это делает бесконечный подотчет безопасным, поскольку он официально признается задолженностью. Во-вторых, эта сумма постепенно возвращается на предприятие и не облагается никакими налогами и взносами.

Но снова выдать бесконечный подотчет, пока не будет погашен прежний «долг», не стоит. Кроме того, подотчетному лицу придется смириться с некоторыми потерями из его заработка.

А можно поступить иначе: простить долг и списать его. Но тогда у подотчетного лица возникнет налогооблагаемый доход по НДФЛ в размере всего бесконечного подотчета, который числится за ним. И со всей этой суммы придется взыскать 13% НДФЛ (п.1 ст.224 НК РФ).

Кроме того, придется на сумму прощенного предприятием долга начислить и страховые взносы (письмо Минздравсоцразвития РФ от 17.05.10г. №1212–19).

Кроме того, прощенный сотруднику долг организация не сможет:

признать безнадежным;
и списать его на внереализационные расходы!

Заключить договор аренды имущества сотрудника

Можно оформить договор аренды имущества сотрудника, чтобы потом «на бумаге» или фактически погасить с помощью этих денег бесконечный подотчет. Арендная плата будет облагаться 13% НДФЛ, но не страховыми взносами. Более того, эти платежи пойдут в расходы предприятия.

Но нужно только, чтобы имущество было в наличии, было передано по акту предприятию и принято им на забалансовый учет на счет 001 «Арендованные основные средства», а сумма аренды не должна превышать текущую рыночную.

Арендные платежи позволят постепенно закрыть бесконечный подотчет:

Д сч. 001 – принято арендуемое у сотрудника имущество на забалансовый учет;

Д сч. 26 «Общехозяйственные расходы» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражены ежемесячные начисления арендной платы (если имущество арендуется у руководителя компании),

Д сч. 97 «Расходы будущих периодов» К сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» — отражена годовая арендная плата. Данная сумма потом ежемесячно будет списываться на расходы в размере 1/12;

Д сч.73, субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 51 «Расчетные счета», 50 «Касса» — если производятся фактические выплаты. Но нужно помнить: если арендуется недвижимое имущество у сотрудника, то платить по этому договору наличными деньгами можно только, если они сняты с расчетного счета. Из наличной выручки нельзя !

И далее из этих денег производится гашение долга по подотчетным суммам, оформленное приходным ордером с формулировкой «Гашение долга по подотчетным средствам». А если производится сразу зачет арендных платежей и долга по подотчетным суммам, минуя кассу и расчетный счет, то ежемесячно делается следующая проводка:

Д сч.73 субсчет «Аренда имущества сотрудника» К сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

В этом случае не лишним будет периодически составлять и подписывать с должником акт сверки по счету 71, где будет отражаться постепенное гашение подотчетной суммы.

Выплата компенсации сотруднику за автомобиль

Вместо аренды можно оформить выплату компенсации сотруднику за использованный им в интересах предприятия свой автомобиль. Для этого потребуется соглашение о выплате компенсации и соответствующий приказ.

Данный вариант обнуления бесконечного подотчета возможен только, если у сотрудника есть автомобиль . Тогда выплачиваемая компенсация в пределах норм не будет облагаться НДФЛ (п.3 ст.217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» части 2 п.1 ст.9 Федерального закона №212-ФЗ от 24.07.09г. «О страховых взносах»).

Правда, величина необлагаемого лимита компенсации не так уж значительна , в частности, при использовании легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб.см включительно в месяц положена компенсация в размере 1200 рублей (Постановление Правительства РФ №92 от 08.02.02г.).

Видео — подотчет или как вытащить наличку из своей фирмы:

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет – это указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций» (далее – Указание). Указанием Центрального банка РФ № 4416-У от 19.06.2017 в него внесены существенные изменения, которые стали действовать с 19 августа.

Главная новация: оформлять расходный кассовый ордер можно не только на основании письменного заявления подотчетного лица, но и по распорядительному документу компании или ИП (подп. 6.3 Указания). Кроме того, отменен запрет выдавать подотчетные суммы при наличии задолженности у подотчетного лица.

Но никто не запрещает выдавать сотрудникам деньги под отчет «по старинке», на основании их письменного заявления.

Санкионируем выдачу

Итак, сторонники такого подхода, условно назовем их «консерваторами», должны заручиться письменным заявлением работника – на имя руководителя, в произвольной форме. В тексте заявления должны быть отражены сумма наличных денежных средств и срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату.

Что касается «новаторов», которые решат воспользоваться новой возможностью, предоставленной им ЦБ РФ, то им надлежит издать распорядительный документ о выдаче денег. Состав реквизитов распорядительных документов и общие требования к их оформлению на сегодняшний день установлены «ГОСТ Р 6.30-2003», принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Именно этим документом рекомендует руководствоваться Банк России. Распорядительный документ должен содержать следующие сведения:

фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
суммы наличных денег;
срок, на который они выдаются;
подпись руководителя;
дату и регистрационный номер документа.

Выдаем деньги

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Ордер может быть оформлен главным или «рядовым» бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (подп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания). Ордер проверяет кассир. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность, работнику выдаются наличные деньги (подп. 6.1 п. 6 Указания).

Кассовый ордер подписывается получателем и кассиром. Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (п. 4 Указания).

По оформленному ордеру проводится запись в кассовой книге.

Разбираемся с отчетом работника

Набираемся терпения и ждем, когда работник отчитается за полученное. Если деньги выданы на командировку, то авансовый отчет должен быть представлен работником в течение трех рабочих дней со дня (подп. 6.3 п. 6 Указания, п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

истечения срока, на который выдавались деньги;
возвращения из командировки;
выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляются проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подп. 6.3 п. 6 Указания).

После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Если потрачено меньше, то, чтобы принять оставшиеся деньги, главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Если потрачено больше, после утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если авансовый отчет не утвержден (например, по причине отсутствия подтверждающих документов) или не возвращен остаток, то деньги можно

Подотчетные деньги — это определенная сумма денег бюджетной организации, выдаваемая сотруднику на осуществление расходов по целевому назначению.

Это могут быть расходы:

командировочные;
на хозяйственные нужды учреждения;
представительские.

Основной нормативный документ, регулирующий взаиморасчеты с подотчетными лицами, это Указания Центрального Банка России №3210-У от 11.03.2014. Выдать деньги подотчет можно только работникам организации, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договора.

До 19.08.2017 действовал запрет на сотрудников-должников, то есть работникам, за которыми числится задолженность, было запрещено давать деньги под отчет. Изменения, утвержденные новыми Указаниями №4416-У от 19.08.2017 данный запрет отменили.

Как выдавать

Для этого необходимо оформить два документа: заявление от сотрудника, в котором указана сумма, целевое направление, сметный расчет и прочая информация, и распоряжение руководителя, о выдаче денег в подотчет.

Дополнительно в организации должны быть разработаны и утверждены обязательные локальные документы:

Положение о расчетах с подотчетными лицами.
Распоряжение об утверждении максимальной суммы подотчета (законодательно не ограничено).
Приказ об установлении максимального срока, на который выдаются деньги (нормативно ограничений не установлено).
Приказ об установлении срока предоставления авансового отчета по выданным деньгам (не более трех рабочих дней).

По желанию руководителя, в организации может быть установлен перечень работников, которым выдача подотчетных средств разрешена.

За нарушение порядка выдачи средств подотчет, проверяющие вправе наложить штраф по статье 15.1 КоАП до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Как отчитываться работнику

Допустим, что сотрудник уже представил заявление руководителю и получил одобрение.

На основании приказа, кассир выдает наличные из кассы организации, либо бухгалтерия перечисляет на карту сотрудника.

Совершая покупку, работнику нужно обязательно сохранять подтверждающие документы.

Когда сотрудник закончил траты, перед ним встает вопрос, как отчитаться за подотчетные деньги. Для этого он обязан составить авансовый отчет и представить его в бухгалтерию. В документе следует указать: какую сумму он получил, сколько потратил и на какие цели, каков остаток. Приложить к отчету подтверждающую документацию (квитанции, чеки, товарные накладные, билеты и прочее).

Отчет проверяет ответственный бухгалтер или главбух. Затем передают на утверждение руководителю. После этого производятся окончательные расчеты с сотрудником: возврат неиспользованного остатка подотчетных средств или доплата перерасхода. Если работник не желает возвращать неизрасходованный остаток, то сумму можно удержать из его заработной платы.

Как отчитывается руководитель

Точно так же, как и любой другой работник. Нужно составить отчет, приложить чеки и другие подтверждающие документы, вернуть остаток выданной суммы.

Ситуация, в которой директор учреждения отказывается отчитываться или возвращать денежные средства, встречаются не часто. Но если встал вопрос, как взыскать с директора подотчетные денежные средства, бухгалтеру бюджетного учреждения можено рекомендовать:

Грамотно объяснить руководителю, чем грозит его поведение: административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственностью, которая может стать причиной его отстранения от обязанностей.
Рассказать о размерах штрафов, которые выпишут проверяющие, за нарушение кассовой дисциплины, за искажение финансовой отчетности.
Напомнить, что невозвращенные средства могут быть направлены на другие важные расходы учреждения, в том числе на премии или развитие деятельности.

Удержать средства из заработной платы без распоряжения и согласия руководителя нельзя. Невозвращенную сумму подотчета следует подвергнуть налогообложению, то есть удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У. Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания новых норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств. Вот о них мы и поговорим в этой статье.

Ошибка N 1. Без заявления

Средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов; чтобы успеть, бухгалтер просто выдает средства, не требуя с сотрудника соответствующее заявление. Впоследствии о такой бумаге никто также не вспоминает. Однако отсутствие заявления является ошибкой. Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такую бумагу нужно подготовить по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.
Рекомендую заранее оформить шаблоны заявлений о выдаче средств под отчет, в которые сотрудник будет только вписывать свою фамилию, имя, отчество, сумму и срок, на который выдаются деньги.

Ошибка N 2. Неизрасходованные деньги

Денежные средства, выданные под отчет и неизрасходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. Ошибкой будет, если сотрудник этого не сделает. Равно как и если средства он вернет намного позже или расход не будет подтвержден первичными документами.
По смыслу п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет, либо вернуть наличность.
Во избежание ошибки целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью вернуть средства. Это можно сделать, если дать ему прочесть внутренние документы компании, закрепляющие обязанность возврата денег, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре. Еще один выход из ситуации — составление авансового отчета.
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию. В этих целях в соответствии со ст. 137 ТК РФ он вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты, правда, с учетом 20-процентного ограничения, предусмотренного ст. 138 ТК РФ, при каждой выплате заработка. Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает оснований и размеров удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Ошибка N 3. Ранее выданные

Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую «партию» денег.
Согласно п. 6.3 Указания N 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Следовательно, перед выдачей средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.
Эта ошибка часто приводит к судебным спорам. В качестве примера можно привести Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 февраля 2014 г. N 09АП-47328/2013 по делу N А40-144835/13.
Вместе с тем расчеты посредством корпоративных карт не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда N 09АП-10884/2013).

Примечание. Директор взял из кассы компании деньги, но в тот же день их вернул. На следующий день руководитель захотел взять еще 144 000 руб., и бухгалтер эти деньги выдал. В результате инспекция привлекла компанию к ответственности по ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. И арбитры с ней согласились.

Ошибка N 4. Нет авансового отчета

В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например он потерялся. Еще одной ошибкой является неправильное заполнение этого документа, например к таким неточностям можно отнести: отсутствие назначения аванса, обязательных реквизитов отчета; несоответствие сумм выданных и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами; отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.
Унифицированная форма авансового отчета (форма N АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55. Однако с 1 января 2013 г. ее применение не является обязательным. Если компания использует собственную утвержденную форму, то в ней должны содержаться обязательные реквизиты, предусмотренные ст.

9 Закона N 402-ФЗ:
1) наименование документа;
2) дата его составления;
3) название фирмы, составившей документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
6) должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
7) подписи.
Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением. Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание. Чтобы проверка документов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за ревизию документа. Им может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита. Соответствующие обязанности необходимо прописать в трудовом договоре с работником.

Ошибка N 5. Нарушен лимит

Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 руб. (Указание Банка России от 07.10.2013 N 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»). Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные средства в кассу поставщика. Однако расходование на выдачу сотрудником денег под отчет осуществляется без учета предельного размера расчетов.
Напомним, что ранее действовало ограничение и на выдачу средств под отчет (Указание N 1843-У). И такая ошибка может быть выявлена ревизорами за предыдущие периоды в рамках проверки за три года. А значит, пока расслабляться рано.
По возможности осуществляйте расчеты безналичным методом. Расчеты «живыми» деньгами рекомендуется проводить только в случае крайней необходимости, например если компании понадобились ручки или бумага для принтера.

Ошибка N 6. Нет первичных документов

Любой факт хозяйственной деятельности компании должен быть подтвержден первичными бумагами. Однако зачастую фирмы такие документы оформить забывают.
Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете» закрепляет, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Расходование средств должно быть подтверждено документально. Например, чеком, квитанцией, актом приемки-передачи, накладной ТОРГ-12, железнодорожными и авиабилетами, платежными поручениями.
При отсутствии первичных документов невозможно будет подтвердить, что средства потрачены именно на те цели, которые указаны работником в авансовом отчете. На это обязательно обратят внимание чиновники во время ревизии.

Ошибка N 7. Только чек

При оплате товаров (работ, услуг) наличными для документального подтверждения расходов наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью предприятия, направленной на получение доходов. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 25 июня 2013 г. N ЕД-4-3/11515@.
Следовательно, подотчетному лицу недостаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить, что расходы были осуществлены на корпоративные цели.
Во избежание спорных ситуаций необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать сотрудников, какие бумаги они должны собрать.

Ошибка N 8. Отсутствует кассовый ордер

Взяв заявление с подотчетного лица о выдаче средств под отчет, бухгалтер может забыть выписать кассовый ордер. Однако форма такого документа даже утверждена документально. Согласно п. 6.4 Указания N 3210-У выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.
Таким образом, отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.

Ошибка N 9. Начисление НДФЛ

Если работник не вернул деньги, эти средства рассматриваются как его выгода. Однако может сложиться ситуация, когда работник не вернул наличность в результате забывчивости. Или, например, он действительно потратил деньги, но не отчитался по ним, так как уехал в командировку.
Минфин считает, что налогооблагаемая выгода может возникнуть в связи с прощением долга. В одном из своих писем специалисты ведомства указали, что на дату прощения долга работник получит право распоряжаться средствами и у него возникнет налогооблагаемый доход (Письмо Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).
Однако суды не согласны с подобной позицией. Арбитры полагают, что до тех пор, пока есть вероятность того, что работник отчитается, существует возможность удержания неиспользованных сумм (поскольку не истек срок исковой давности), выданные средства не должны признаваться экономической выгодой сотрудника (Постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 N А55-15647/2012).
По моему мнению, начислять НДФЛ в данном случае нецелесообразно. Ведь в такой ситуации возможен спор с работником, да и деньги он может все-таки вернуть.

Ошибка N 10. Вес валютного законодательства

По общему правилу валютные операции между резидентами запрещены. То есть, к примеру, компания не может выдать 10 долл. США сотруднику из кассы на покупку канцтоваров. Однако из этого правила есть исключения. Например, в валюте можно выдать аванс на зарубежную командировку (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07 по делу N А33-1127/2007). Но выдача иностранных денег нередко приводит к судебным спорам.
Еще один вопрос: а можно ли выдавать наличность под отчет в рублях иностранному сотруднику? В Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 11 февраля 2014 г. по делу N А69-3113/2013 суд указал, что так поступать можно. Арбитры сделали вывод, что выдача иностранцу рублей не входит в Перечень валютных и иных операций резидентов и нерезидентов, содержащийся в Приложении 2 к Инструкции Банка России от 4 июня 2012 г. N 138-И. Таким образом, выдачу компанией своему иностранному работнику под отчет средств нельзя отнести к валютной операции. Аналогичный вывод сделан в Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 5 февраля 2014 г. по делу N А69-3098/2013.
Получение работником наличности в иностранной валюте в целом запрещено. А вот выдать валюту на командировку можно.
При выдаче иностранной валюты нужно грамотно заполнить авансовый отчет. Реквизиты, относящиеся к ней (строка 1а лицевой стороны формы, графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются исключительно в случае выдачи подотчетному лицу средств в иностранной валюте в соответствии с установленным действующим законодательством РФ порядком. О них нельзя забывать. Если операция осуществляется в валюте, то нужно проверить реквизиты авансового отчета.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Выдача наличных денег под отчет

Порядок выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя установлен п.

6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Для получения наличных денег из кассы работник (подотчетное лицо) должен представить в бухгалтерию заявление, составленное в произвольной форме и содержащее запись:

— о сумме наличных денег;

— о сроке, на который выдаются наличные деньги;

— подпись руководителя (индивидуального предпринимателя, иного уполномоченного лица) и дату.

На основании заявления бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер 0310002.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю, индивидуальному предпринимателю, иному уполномоченному лицу) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

В случаях получения под отчет наличных денег на командировочные расходы работник обязан представить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

Проверку авансового отчета осуществляет главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель, индивидуальный предприниматель, иное уполномоченное лицо). Внутренним регламентом организации (индивидуального предпринимателя) должны быть установлены сроки:

— проверки авансового отчета;

— утверждения авансового отчета руководителем (индивидуальным предпринимателем, иным уполномоченным лицом);

— окончательного расчета по авансовому отчету.

Образец внутреннего регламента по расчетам с подотчетными лицами

Приказом руководителя ООО «Наша фирма» утвержден Стандарт организации 08-06.14 «Расчеты с подотчетными лицами, оформление документов».

Стандартом установлено следующее:

Наличные деньги на хозяйственные нужды, приобретение ГСМ, канцелярских принадлежностей выдаются из кассы организации под отчет работникам, список которых утверждается ежегодно приказом руководителя.

2. Наличные деньги на командировочные расходы выдаются из кассы организации под отчет командированным работникам при наличии приказа о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9, № Т-9а).

3. Основанием для оформления расходного кассового ордера 0310002 на выдачу наличных денег из кассы организации является заявление по форме согласно приложению № 1 к настоящему Стандарту.

4. Устанавливается следующий порядок оформления и подписания заявления:

1) работник заполняет и подписывает заявление. Заявление может быть заполнено от руки или компьютерным способом;

2) старший бухгалтер ставит на заявлении отметку об отсутствии за работником задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег;

3) заявление передается на подпись финансовому директору;

4) финансовый директор рассматривает и подписывает заявление не позднее следующего рабочего дня;

5) на основании подписанного заявления бухгалтер по учету кассовых операций оформляет расходный кассовый ордер на выдачу наличных денег под отчет работнику и передает его кассиру с приложенным заявлением;

6) работник (кроме командированных работников) обязан на следующий день после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) с прилагаемыми подтверждающими документами;

7) командированный работник обязан представить старшему бухгалтеру авансовый отчет (унифицированная форма № АО-1) в день выхода на работу;

8) старший бухгалтер производит проверку авансового отчета и приложенных к нему первичных документов, при необходимости урегулирует вопросы по авансовому отчету с подотчетным лицом в течение 2 рабочих дней и при наличии полного пакета подтверждающих документов передает авансовый отчет на подпись главному бухгалтеру;

9) при приобретении подотчетным лицом товарно-материальных ценностей старший бухгалтер передает накладные, счета-фактуры, а при их отсутствии – копии товарных чеков, кассовых чеков, иных документов, подтверждающих оплату и приобретение товарно-материальных ценностей (их наименование, количество и цену), бухгалтеру по учету материалов;

10) главный бухгалтер в тот же день подписывает авансовый отчет и передает на утверждение финансовому директору;

11) финансовый директор рассматривает, утверждает авансовый отчет и передает его старшему бухгалтеру в течение 2 рабочих дней;

12) в случае перерасхода по авансовому отчету выдача наличных денег работнику осуществляется на основании служебной записки старшего бухгалтера, подписанной главным бухгалтером по форме согласно приложению № 2 к настоящему Стандарту;

13) утвержденный авансовый отчет и служебная записка передаются главному бухгалтеру для осуществления окончательного расчета с работником в течение 2 рабочих дней с даты утверждения авансового отчета.

Приложение № 1

Финансовому директору ООО «Наша фирма»

________________________________

От (Ф.И.О. и должность работника)

ЗАЯВЛЕНИЕ № ___

от «__» ________ _______ г.

Прошу выдать под отчет __________ руб. на __________________ сроком на ___________.

В соответствии со Стандартом организации 08-06.14 обязуюсь:

1) представить авансовый отчет не позднее _________;

2) в случае неполного использования полученной под отчет суммы наличных денег внести в кассу организации остаток наличных денег _________.

В случае невнесения в кассу остатка наличных денег прошу удержать неиспользованную подотчетную сумму, рассчитанную по авансовому отчету, из моей заработной платы.

Работник: (должность, подпись, расшифровка подписи)

Старший бухгалтер: последнее получение под отчет наличных денег – _________, задолженность отсутствует .

Разрешаю: Финансовый директор

Приложение № 2

К Стандарту организации 08-06.14

Главному бухгалтеру ООО «Наша фирма»

_____________________________________

От _______________, старшего бухгалтера

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № _____

от «___» ________ ____ г.

Подлежит выдаче (должность, Ф.И.О. подотчетного лица) перерасход по авансовому отчету № _____ от __________, утвержденному финансовым директором (Ф.И.О.) в сумме ______ руб. __ коп.

Детали платежа:

— получено по расходному кассовому ордеру № _____ от _________ – _______ руб. __ коп.;

— утвержден авансовый отчет в сумме ______ руб. ____ коп.;

— перерасход – ____ руб__ коп.

Старший бухгалтер: (подпись, расшифровка подписи) .

Разрешаю к выплате (указать дату выплаты):

Главный бухгалтер (подпись, расшифровка подписи, дата)

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (А-П). Аналитический учет по счету ведется по каждому подотчетному лицу. После выдачи денег работнику, бухгалтер составит проводку:

Дебет 71 – выданы деньги под отчет

Кредит 50 (51)

Списание израсходованных подотчетных сумм производится на основании утвержденного авансового отчета и отражается по кредиту счета 71.

СПИСАНИЕ ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДОВ

Вид расхода	Проводка
− приобретено имущество	Д 10 (08, 41) – оприходованы материалы (основные средства, К 71 товары), приобретенные подотчетным лицом При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек ко н трольно-кассовой машины (ККМ).
− расходы связаны с нуждами основного, вспомогательного или обслуживающего производств	Д 20 (23, 29) – списаны расходы подотчетного лица на затраты К 71 основного (вспомогательного, обслуживающего) производства
− расходы связаны с управленческой деятельностью	Д 25 (26) – оплачены подотчетными лицами общепроизводственные К 71 (общехозяйственные) расходы.
− расходы связаны с продажей готовой продукции или товаров	Д 44 – учтены в расходах на продажу затраты подотчетных лиц
− расходы на мероприятия непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т.п.):	Д 91 – учтены в составе прочих расходов затраты подотчетного

СПИСАНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Цель командировки	Проводка
− покупка, доставка основных средств (оборудования, автомобилей и т.п.)	Д 08 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой, К 71 доставкой основных средств
− покупка, доставка материалов	Д 10 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой, К 71 доставкой материалов
− покупка, доставка товаров	Д 41 – списаны затраты по командировке, связанной с покупкой, К 71 доставкой товаров
− заключение договоров о продаже продукции, изучение рынков сбыта в других регионах, участие в выставках	Д 44 – списаны затраты по командировке, связанной с продажами
− участие в обучающих семинарах, собраниях акционеров, другие цели, связанные с производственной деятельностью	Д 26 – списаны затраты по командировке, необходимой для К 71 управленческих нужд организации
− гарантийный ремонт ранее проданной продукции (если создан резерв на гарантийный ремонт)	Д 96 – списаны затраты по командировке, связанной с возвратом, К 71 транспортировкой бракованной продукции
− командировка непроизводственного характера (например, проверка летнего лагеря, находящегося на балансе предприятия)	Д 29 (91) – списаны затраты по командировке, непосредственно не К 71 связанной с производственной деятельностью пред-
− устранение последствий чрезвычайных ситуаций	Д 91 – списаны затраты по командировке, связанной с К 71 устранением последствий чрезвычайной ситуации

Если у работника остался неизрасходованный остаток аванса , то в течение 3-х дней, отведенных для составления авансового отчета, он должен быть возвращен в кассу по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учете такая операция оформляется проводкой:

Д 50 – возвращен в кассу остаток аванса от подотчетного лица

Если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на сумму большую, чем выданный аванс, то сумма перерасхода возмещается ему из кассы организации на основании утвержденного авансового отчета. Эта операция оформляется проводкой:

Д 71 – возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму выданного аванса

Если работник не возвратил подотчетную сумму в установленный срок, то в течение месяца (срок исковой давности) по распоряжению руководителя предприятия она должна быть удержана из заработной платы работника.

Данная операция оформляется проводками:

Д 94 – отражена не возвращенная в срок подотчетная сумма

Д 70 – удержана из заработной платы работника невозвращенная подотчетная сумма

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

ведется на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операцияфм» (А − П). К счету могут быть открыты субсчета: 73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;

73-3 «Расчеты за товары, предоставленные в кредит»;

73-4 «Расчеты по страхованию» и др.

», ноябрь 2017

С внесением поправок Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У порядок выдачи подотчетных денежных средств стал проще.

Заявление от сотрудника стало необязательным

Ранее единственным способом предоставления работнику подотчетных сумм являлась заявка от сотрудника, подтвержденная письменным согласием руководителя. Теперь заявление от сотрудника для выдачи денежных средств под отчет стало необязательным.

С вступлением в силу изменений юрлица могут выдавать деньги под отчет, основываясь на распоряжении руководителя в письменной форме. ЦБ РФ не уточнил вид данного документа, а значит, он может составляться в свободной форме. Но обязательными требованиями остается: сумма, подлежащая к выдаче, срок, подпись ответственного лица (руководителя) и дата. Соблюдение включения данных пунктов требует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, который раскрывает порядок ведения кассовой дисциплины.

Но стоит заметить, что выдавать денежные средства можно и на основании заявления самого сотрудника.

Преимущество юрлиц состоит в выборе формы использования документа. Запрета на использование одновременно двух форм нет. С одной стороны, отказ от заявления сотрудника облегчает работу бухгалтерии. Процесс предоставления денежных средств под отчет раньше включал составление заявления сотрудником, визирование от руководителя, проверку в бухгалтерии на наличие всех пунктов, а также исправление ошибок. А с другой стороны выплата на основании распорядительного документа не требует обязательного письменного подтверждения ознакомления сотрудником. Но рекомендуется требовать подпись работника как доказательство об изучении документа.

Неотъемлемым плюсом в нововведении является выдача авансов сразу нескольким сотрудникам. В данном случае достаточно одного письменного распоряжения руководителя с перечнем лиц для осуществления выдачи средств.

Также не запрещается использовать выдачу средств на основании приходно-кассового ордера и (или) перечислять на карточку сотрудника деньги под отчет. В заявке сотрудника или приказе при перечислении денег на карту обязательно должны содержаться реквизиты банковской карты. В назначении платежа следует указать, что денежные средства перечисляются под отчет. Это необходимо для того, чтобы при проверке налоговые органы не засчитали данные суммы в доход сотрудника и не удержали из них НДФЛ.

Для структурированности и единообразия порядка выплаты подотчетных сумм рекомендуется внести в учетную политику формы документов, которые будут служить базой для определения выдачи, а также зафиксировать способы перечисления.

Выдача денег при непогашенной задолженности

Также теперь деньги можно выдавать при непогашенной задолженности за предыдущие полученные авансы.

Ранее действовало правило, что сотрудник мог получить под отчет денежные средства, если за ним не числилась задолженность по ранее полученным авансам. Сотрудник должен был полностью погасить долги на основании составления авансового отчета, предоставления подтверждающих документов и только после этого получить новую сумму под отчет. За неисполнение данного пункта налоговые органы вправе были применить штраф до 50 000 руб.

Сейчас данное правило отменено, и нет оснований не выдавать авансы под отчет, даже если есть долги по предыдущим выдачам. На данном этапе необходимо дополнительно отслеживать задолженности по каждому сотруднику и требовать отчетность за полученные деньги. Сроки предоставления отчетных документов устанавливаются юрлицом самостоятельно. После истечения трех дней установленного срока сотруднику необходимо отчитаться за выданные суммы. Накапливать долги нецелесообразно, так как налоговые органы при обнаружении сумм, по которым нет отчетных документов, могут удержать с них НДФЛ. Работодатель вправе удержать данную сумму из заработной платы сотрудника при непредоставлении отчетности в срок, но только с его письменного согласия.

Законодательные акты не запрещают варьировать использование новых поправок в действующей кассовой дисциплине. Например, можно в положении о подотчетных деньгах запретить выдавать авансы, если за сотрудником числятся долги, или указать допустимые ограничение по сумме задолженностей, при которой выдача запрещена. Допустим, если за сотрудником числится задолженность более 5 000 руб., то новую сумму он сможет получить только после предоставления полного отчета по ранее полученным авансам.

Обратите внимание на суммы под отчет

Изменений по суммам выдачи средств под отчет не произошло, однако нужно быть внимательнее к суммам расчета наличными с юрлицами, если деньги для этого выдаются под отчет сотруднику.

Юрлицо имеет право выдавать под отчет своим сотрудникам любые суммы – ограничения законодательством не предусмотрены. Но работодатель должен учитывать, что между юрлицами ограничены и не должны превышать более 100 000 руб. по одному договору.

Если юрлицо захочет приобрести товар или услугу за наличный расчет от своего лица и выдаст аванс сотруднику более 100 000 руб. для осуществления покупки, то произойдет нарушение кассовой дисциплины. По данному пункту предусмотрен штраф в размере 50 000 руб. При такой сделке выдавать деньги под отчет можно в сумме до 100 000 руб. Поэтому осуществлять крупную покупку за наличный расчет необходимо по нескольким договорам и в предусмотренной законодательством сумме лимита.

Пример

Компания «Бухгалтер» хочет приобрести компьютерное оборудование у компании «Поставщик». А именно: монитор – 25 600 руб., системный блок – 55 200 руб., блок питания – 16 000 руб., клавиатура и мышь – 5660 руб., за наличный расчет в общей сумме 102 460 руб.

Чтобы не нарушить кассовую дисциплину, необходимо заключить два договора от имени компании «Бухгалтер». И тогда факт покупки не будет противоречить законодательству.

Следует отметить, что лимита по наличным расчетам между физическими и юридическими лицами не существует. Поэтому сотрудник может приобрести товар, услуги от своего имени, в этом случае соблюдать ограничение в пределах 100 000 руб. не надо.