Главная / Заявления

1с 8.3 неправильно считает ндфл. Регистр накопления “расчеты налоговых агентов с бюджетом по ндфл”

Предлагаем рассмотреть нюансы по начислению и удержанию НДФЛ в программа 1С 8.3. И как правильно подготовиться к отчетности по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Важным пунктом является настройка в 1С «Регистрация в налоговом органе», которая отвечает за сдачу отчетности в налоговую службу. Проходим на вкладку меню «Главное» и выбираем «Организации».

Заходим в нашу организацию, жмем «Еще» и в выпадающем списке выбираем пункт «Регистрация в налоговом органе»:

Следующей важной настройкой является «Настройка зарплаты» в разделе «Зарплата и кадры».

Переходим в раздел «Общие настройки» и указываем в пункте «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» - «В этой программе» для того, чтобы соответствующие разделы были доступны.

Здесь проходим на закладку «НДФЛ», в которой указываем порядок применения стандартных вычетов «Нарастающим итогом в течение налогового периода»:

Тариф страховых взносов – «Организации, применяющие ОСН, кроме с/х производителей».

Ставка взноса от несчастных случаев – указываем ставку в процентном эквиваленте.

Все производимые начисления формируются на основании кода дохода для физических лиц, который можно просмотреть во встроенном справочнике «Виды доходов НДФЛ».

Данный справочник можно откорректировать, для этого возвращаемся в «Настройки зарплаты», разворачиваем раздел «Классификаторы» и проходим по ссылке «НДФЛ»:

После чего открывается окошко «Параметры расчета НДФЛ» и заходим на нужную вкладку «Виды доходов НДФЛ»:

Для настройки налогообложения НДФЛ по начислениям и удержаниям в окошке «Настройка зарплаты» разворачиваем раздел «Расчет зарплаты»:

Для начала учета зарплаты и НДФЛ установленных параметров достаточно. Но не забывайте обновлять конфигурацию на актуальную.

Начисление и расчет НДФЛ происходит за каждый полученный фактический доход ежемесячно в конце отчетного периода (месяца) по документам «Начисление зарплаты», «Отпуск», «Больничный лист» и другие. Рассмотрим документ «Начисление зарплаты».

Суммы налога по каждому сотруднику будут отражены на вкладке «НДФЛ»:

Эту же информацию можно просмотреть в проводках:

На основании документа формируется запись в реестре «Учет доходов для исчисления НДФЛ» и происходит заполнение форм отчетности:

Расходный кассовый ордер на выдачу наличных ДС;

Дата проведения документа будет являться датой удержания налога.

Уделим внимание документу «Операция учета НДФЛ». По нему рассчитывается НДФЛ с дивидендов, отпускных и другой материальной выгоды. Чтобы создать документ нужно пройти на вкладку «Зарплата и кадры», раздел «НДФЛ» и нажать ссылку «Все документы по НДФЛ».

Попадаем в журнал. Для формирования нового документа жмем «Создать» и из выпадающего списка выбираем нужный вариант:

Запись в регистре «Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ» формирует практически каждый документ, который затрагивает НДФЛ.

Рассмотрим на примере документа «Списание с расчетного счета». Перейдем на вкладку «Зарплата и кадры» и откроем пункт «Ведомости в банк»:

Создадим данный документ. И на основании сделаем списание с р/с:

А также движения по регистрам.

В программе 1С Бухгалтерия, начиная с версии 3.0.44, есть возможность вести учет не только заработной платы работников подразделений, но и учитывать НДФЛ. Согласно налоговому законодательству, работодатель обязывается перечислять НДФЛ не позднее следующего после выплаты заработной платы дня. В том случае, если работодатель выплачивает сотруднику пособие или перечисляет оплату отпуска, то НДФЛ должен быть уплачен не позже окончания месяца, в котором эти выплаты были произведены.

В учет перечисленного НДФЛ ведется следующим образом. Перечисление НДФЛ учитывается за каждый отчетный месяц отдельно, с указанием кодов КПП и ОКТМО (см. Справочник кодов и Рис. 1).

Кроме того, программа 1С Бухгалтерия 8.3 дает возможность учитывать перечисление НДФЛ в налоговый орган при уплате заработной платы сотрудникам подразделения (при этом НДФЛ перечисляется по адресу регистрации подразделения). Стоит отметить, что такая функция доступна только для организаций, штат которых насчитывает менее 60 сотрудников. Чтобы учитывать НДФЛ вышеописанным образом, следует отметить галочкой пункт «Расчет по обособленным подразделениям». Для выбранного подразделения необходимо прописать данные о налоговом органе, куда будет перечисляться НДФЛ (см. Рис. 2).

Перед тем, как перечислять НДФЛ, его следует исчислить и удержать. Выполняется это следующим образом.

Исчисленный НДФЛ учитывается путем создания документа «Начисление заработной платы» при формировании месячного расчета.

Удержанный НДФЛ должен быть зарегистрирован в бухгалтерской отчетности при помощи документов, которые будут отражать факт выплаты заработной платы сотрудникам. Это может быть документ «Выдача денежных средств», документ по списанию средств с расчетного счета компании или операция, отражающая учет налога.

Рассмотрим следующий пример. Компания «ТФ-МЕГА», зарегистрированная в Москве, уплачивает НДФЛ за своих работников, которые работают по месту расположения компании. За январь с работников был удержан НДФЛ общей суммой 18100 рублей. Зарплата сотрудникам перечисляется 4-го числа месяца, следующего за тем месяцем, за который необходимо уплатить работникам доход. НДФЛ также исчисляется в день перечисления заработной платы.

В 1С Бухгалтерия расчет заработной платы и исчисление налога выполнено путем формирования документа «Начисление заработной платы» (см. Рис. 3).

На Рис. 4 отражен учет выплаты заработной платы сотрудникам за январь (выплата была произведена 4-го февраля).

В отчете по исчисленному НДФЛ по месяцам можно просмотреть сумму налога, который был удержан отдельно за каждый отчетный месяц, а также коды НДФЛ. Кроме того, можно увидеть, была ли зарегистрирована необходимости в отражении перечисления НДФЛ в бюджет (см. Рис. 5, подраздел «Уплачено»).

Для того чтобы перечислить НДФЛ, следует сформировать новый документ - платежное поручение. Перечисление должно быть зарегистрировано отдельно за каждый месяц отчетного периода, с указанием всех кодов. Кроме того, необходимо создать документ по списанию средств с расчетного счета организации. Это делается для того, чтобы отразить в отчетности перечисление суммы обслуживающим компанию банкам. Когда данный документ будет проведен, НДФЛ автоматически будет разбит по сотрудникам (физ. лицам).

В документе по списанию средств со счета компании в момент перечисления НДФЛ имеется возможность перечислить тех работников, за которых компания уплачивает налог. Для этого нужно воспользоваться функцией «разбивка по сотрудникам». Появится окошко, в котором можно вручную ввести данные о работниках и указать конкретную величину НДФЛ, перечисляемого за каждого сотрудника. Также можно заполнить эти данные на основании ведомостей по заработной плате (см. Рис. 6).

В том случае, если НДФЛ перечисляется по подразделениям компании, то необходимо заполнить раздел «Регистрация в ФНС», указав данные налогового органа и данные о подразделениях компании (см. Рис. 7).

Для того чтобы просмотреть перечисленный НДФЛ и его распределение по сотрудникам, можно воспользоваться функцией «Реестр НДФЛ» из документа «Списание средств со счета компании» (см. Рис. 8).

Сегодня мы рассмотрим, что – какие инструменты и функционал, имеет программа 1С для исчисления с НДФЛ и его корректного отражения в налоговом учете.

Порядок обложения налогом вводится при настройке вида расчета.

Рис.1

Код с Рис.1 можно выбрать в «Видах доходов НДФЛ», где каждому элементу присвоен процент налогообложения и указано, относится ли он к оплате труда.

Категория дохода позволяет уточнить дату его получения в ведомости, которая была указана первоначально в расчетном документе. Для указания порядка расчета налога на доход уволенных работников в одноименном справочнике выбирается порядок расчета.

Рис.2

Для указания варианта расчета налогов для других доходов физлиц также используются соответствующие справочники.

Рис.3

Можно обозначить код дохода непосредственно в поле документа.

Рис.4

Вычеты хранятся в «Видах вычетов НДФЛ».

Авансовые платежи по налогу по иностранным гражданам фиксируются одноименным документом «Авансовые платежи по НДФЛ». Заявление о правомерности зачета аванса расположено в «1С-Отчетность».

В регистры учета НДФЛ в 1С 8.3 расчетными документами фиксируется налогооблагаемая база и исчисленный налог, который определяется на дату фактического получения дохода.

Налог со всевозможных пособий, отпускных и других межрасчетных оплат в документах отображается сразу на планируемую дату оплаты.

Фактическое получение дохода для видов расчета, в коде дохода которых указано «Соответствует оплате труда», датируется последним днем месяца начисления или числом увольнения.

Рис.5

Доход фиксируется в «Начислении…», «Премии» и др.

Рис.6

Рис.7

Удержание налога датируется числом выплаты, проставленным в зарплатной ведомости. Фактическая дата выплаты фиксируется еще и документами «Подтверждение выплаты доходов», «Подтверждение зачисления зарплаты».

При расчете удержания заполняется документ-основание, по которому фиксируется сумма дохода, которая впоследствии учитывается в строке 130 в отчете 6-НДФЛ.

Для отображения в отчетах перечисленный налог отображается в ведомости на выплату зарплаты при указании признака «Налог вместе с зарплатой» или отдельной формой «Перечисления в бюджет». При этом срок перечисления обусловлен видом дохода. Крайний срок регистрируется в системе при удержании и используется при составлении отчета 6-НДФЛ.

Для анализа НДФЛ существуют следующие отчеты:

Помесячная аналитика;
Регистр налогового учета по НДФЛ;
Сводная 2-НДФЛ.

Если в ЗУП необходимо перерасчитать налог по каким-либо причинам, то используют документ «Перерасчет налога на доходы физлиц», расположенный в меню «Налоги и взносы». Здесь налог пересчитывается с начала налогового периода, указанного здесь же.

Рис.8

Для корректировки учета рассматриваемого вида налога в 1С ЗУП используется специализированный документ «Операция учета НДФЛ». Он позволяет редактировать налоговые регистры:

Вычеты, предост. по уведомлению НО;
Предоставленные стандартные и социальные вычеты;
Расчеты налоговых агентов/налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ;
Учет доходов для расчета НДФЛ.

Стандартные вычеты вводятся в систему документом «Заявление на вычеты по НДФЛ». Порядок подсчета стандартных вычетов задается в настройках учетной политике в карточке организации: имущественные – в «Уведомлении НО о праве на вычеты», профессиональные – в «Акте приемки выполненных работ», «Договоре авторского заказа».

Если по сотруднику излишне удержан налог, то в текущем периоде по нему он рассчитается с «минусом». В случае, когда за текущий месяц его общая сумма по сотруднику отрицательная, он не будет удержан и не будет приниматься к зачету в счет будущих платежей. В расчетных документах НДФЛ к зачету можно увидеть на вкладке «Корректировки выплаты». В следующем периоде система автоматом уменьшит удержанный налог на сумму корректировки, но можно и возвратить налог с помощью «Возврата».

Корректный учет НДФЛ в системе зависит от правильности заполнения регистрации в налоговом органе в карточке подразделения/организации. По регистрации в налоговом органе собираются соответствующие отчеты в ЗУП. На базе срока выдачи дохода рассчитывают крайнюю дату перечисления, которая отображается в регистрах при проводке.

Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате и сразу перечислить ее в бюджет.

Учет перечисленного в бюджет НДФЛ в разрезе физических лиц в программе необходимо вести с целью автоматического формирования отчета «Регистр налогового учета по НДФЛ» и заполнения документов «Справка 2-НДФЛ» (как для сотрудника, так и для передачи в ИФНС), так как этого требует законодательство.

То, какими документами и в какой момент (какой датой) будет зарегистрирован в программе удержанный НДФЛ, зависит от настройки параметров учета (см. Рис. 1).

Если здесь флаг снят, то удержанный налог регистрируется в учете документами, отражающими факт выплаты сотруднику денежных средств («Зарплата к выплате организаций» при упрощенном учете взаиморасчетов или «Расходный кассовый ордер», «Выписка банка на перечисление зарплаты», «Депонирование организаций» при обычном учете взаиморасчетов).

Если флаг установлен, то удержанный налог регистрируется одновременно с исчисленным одним и тем же документом.

Суммы перечисления НДФЛ регистрируются в программе отдельным документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» (меню «Расчет зарплаты по организациям» - «Налоги и взносы» - «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ»).

В документе вручную указывается общая сумма перечисленного налога, дата его перечисления, месяц налогового периода, ставка налогообложения, коды ОКАТО/КПП, а также реквизиты платежного документа.

Рассмотрим учет НДФЛ в разрезе физических лиц на примере. Для этого начислим зарплату документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций».

При проведении данного документа в системе будет зарегистрирован НДФЛ как начисленный и удержанный (при использовании настройки «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный»), а также зарегистрирована необходимость перечисления удержанного НДФЛ в бюджет. Это можно увидеть в отчете «Анализ начисленных налогов и взносов» на вкладке НДФЛ (см. Рис. 2).

Далее следует ввести документы на выплату зарплаты: «Зарплата к выплате организаций» при включенном упрощенном учете взаиморасчетов. Если упрощенный учет взаиморасчетов не включен, то потребуется ввести еще и документы «Расходный кассовый ордер» при выплате через кассу и/или документы «Платежное поручение исходящее» и «Выписка из банка на перечисление зарплаты» при перечислении через банк.

Информацию о перечислении НДФЛ следует отразить документом «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Общая сумма перечисленного налога, вручную указанная в документе, автоматически распределяется по физическим лицам пропорционально суммам, которые ранее были зарегистрированы в качестве необходимых к перечислению (см. Рис. 3).

В типовой конфигурации принято следующее правило: дата платежа должна быть строго больше даты, которой зарегистрирована необходимость перечисления налога в бюджет. То есть принято допущение, что налог в бюджет перечисляется не ранее, чем на следующий день после дня, считаемого выплатой дохода. В нашем примере удержанный налог регистрируется документом «Начисление зарплаты сотрудникам организаций», то есть 31.01.12. Значит, дату платежа в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» можем указать 01.02.12. Если же упрощенный учет НДФЛ не включен, то дату платежа следует указывать следующую после регистрации выплаты дохода физическому лицу. Если дата выбрана неверно, то автоматического распределения не произойдет и программа укажет ошибку: «Не обнаружены данные для записи в документ».

Хотелось бы обратить внимание, что в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» дата платежа больше даты регистрации удержанного налога только с целью автоматического заполнения документа. После выполнения распределения перед проведением целесообразно в качестве даты платежа указать реальную дату платежа для последующего правильного ее отражения в «Регистре налогового учета по НДФЛ».

Если перечисленная сумма меньше или больше удержанной, то программа распределит ее между физическими лицами таким образом, что в результате будет зарегистрирован тот факт, что по каждому физическому лицу перечислено налога меньше (больше), чем удержано.

При перечислении суммы НДФЛ меньше, чем удержано после проведения документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ», в учете останется зарегистрированной необходимость перечислить по каждому лицу разницу между образовавшимися суммами.

При вводе следующего документа сумма в нем будет распределена пропорционально оставшимся необходимым к перечислению суммам.

При перечислении суммы НДФЛ больше, чем удержано, в учете будет зарегистрирован излишне перечисленный налог, то есть необходимость со знаком «минус».

Такая необходимость на следующий месяц не переносится и не будет зачтена при вводе следующего документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ». Такой подход основывается на положениях НК РФ и подтверждается письмом ФНС от 19.10.2011 №ЕД-3-3/3432, в котором сказано, что перечисленные в бюджет суммы, превышающие сумму фактически удержанного НДФЛ, не являются налогом и в таком случае налоговому агенту следует обратиться в ИФНС с заявлением о возврате этих сумм на расчетный счет.

Таким образом, следует с осторожностью перечислять суммы НДФЛ в бюджет и внимательно отражать этот факт в программе. Если же все-таки была перечислена сумма большая, чем нужно, то в программе этот факт регистрировать не следует, то есть в качестве перечисленной следует указать сумму, равную удержанной, а сумму, не являющуюся налогом, вернуть из ИФНС. Автоматических средств контроля такой переплаты типовая конфигурация не содержит.

Распределение сумм НДФЛ в документе «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» между сотрудниками можно заполнять вручную, исходя из собственных соображений.

Отражение перечисления НДФЛ с «межрасчетных» выплат

Для повышения точности отражения в регистре налогового учета дат выплаты «межрасчетных» доходов, дат исчисления и удержания с них налога, начиная с релиза 2.5.57 в программе «1С:Зарплата и Управление Персоналом» реализован новый подход, призванный заменить ранее используемый.

Теперь дата выплаты дохода фиксируется непосредственно документами, которыми эти доходы начисляются:

Начисление отпуска сотрудникам организаций;

Начисление по больничному листу;

Регистрация разовых начислений сотрудникам организаций;

Начисление дивидендов организаций.

Для отпускных дата выплаты дохода заполняется датой, на 3 дня меньшей даты начала отпуска.

Для заполнения даты выплаты остальных «межрасчетных» доходов» (кроме дивидендов) программа обращается к настройкам параметров учета на закладку «Выплата зарплаты».

Дата выплаты заполняется при создании нового документа по следующим правилам:

1) если хотя бы одна из дат в параметрах учета не заполнена, то подставляется текущая (рабочая) дата;

2) если обе даты заполнены, то из этих дат выбирается ближайшая очередная дата к текущей (рабочей), т.е. либо дата выплаты аванса, либо дата выплаты зарплаты в этом или следующем месяце;

3) если текущая (рабочая) дата совпадает с одной из дат выплаты, то подставляется ближайшая очередная дата выплаты.

Для дивидендов дата выплаты дохода по умолчанию заполняется при создании нового документа «Начисление дивидендов организации» его датой (т.е. фактически рабочей датой).

Хотелось бы обратить внимание, что для уже имеющихся до обновления на релиз 2.5.57 в базе документов дата выплаты при обновлении будет заполнена автоматически в соответствии с теми данными, которые зарегистрированы в учете. Для отображения этих дат в регистре налогового учета документы необходимо перепровести, при необходимости исправив даты на реальные даты выплаты дохода.