Реквизиты бухгалтерских документов. Документы и их значение в бухгалтерском учете
Документ - это письменное свидетельство на правосовершение или подтверждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.
Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Поэтому при помощи документации производится сплошное отражение хозяйственных операций в момент и на месте их совершения.
Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, который используется для контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов, и является основой для проведения документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, правовое значение при решении споров.
Реквизиты документов. Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.
Бланк документа - это материальный носитель информации определенной формы с нанесенными на него постоянными сведениями.
Материальными носителями учетной информации могут быть дискеты, диски при их обработке на персональном компьютере. Они применяются в зависимости от степени оснащенности организации средствами автоматизации обработки информации.
Условно документ можно разделить на части , основными из которых являются:
* заголовочная;
* оформляющая.
В каждой из частей документа отражаются соответствующие реквизиты. Реквизит - это отдельный показатель документа, имеющий самостоятельное значение.
Главный реквизит заголовочной части - это название документа (приходный кассовый ордер, платежное поручение и др.).
Реквизиты-признаки - это заголовки таблиц, граф и строк. Они предназначены для характеристики описываемого объекта.
Реквизиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета.
В оформляющей части документа отражается дата составления документа, утверждения, согласования, визы, наименование должностных лиц, их личные подписи и расшифровка, при необходимости - печать.
Реквизиты делятся на:
* обязательные;
* необязательные (дополнительные).
К обязательным реквизитам относятся:
* название (наименование) документа;
* дата составления документа;
* наименование организации, где и от имени которой составлен документ;
* измерители операции (единицы измерения);
Подписи лиц, ответственных за совершение операции и оформление документа и их расшифровка.
Необязательные (дополнительные) реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов.
К составлению документов предъявляются определенные требования. Все документы должны оформляться своевременно в момент совершения операции, качественно, разборчиво, без подчисток, помарок и неоговоренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы следует чернилами, шариковыми пастами синего, фиолетового или черного цвета вручную, на пишущих устройствах, персональном компьютере. Дата составления указывается число цифрой, а месяц - прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы.
Все документы денежного, материального, имущественного, расчетно-кредитного характера должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером.
Документы, оформляющие прием и выдачу материальных ценностей и денежных средств должны содержать подписи лиц, получивших и отпустивших эти ценности.
Отдельные документы в соответствии с действующими нормативными положениями относятся к бланкам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов изготавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. Это товарно-транспортные накладные, товарные накладные, приходные кассовые ордера и др. Их учет ведется в приходно-расходной книге типовой формы, которая нумеруется, скрепляется печатью и подписывается руководителем и главным бухгалтером.
Ответственность за достоверность данных в документе, их качественное составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должностные лица, подписавшие этот документ.
Классификация документов
Для облегчения изучения и использования в учетной практике большое разнообразие первичных документов классифицируется по следующим признакам:
| - назначению | · распорядительные; · оправдательные (исполнительные); · бухгалтерского оформления; · комбинированные |
| - последовательности (времени) составления | · первичные; · сводные (авансовый отчет); · производные; · промежуточные; |
| - способу использования или степени охвата хозяйственных операций | · разовые (кассовые ордера); · накопительные (лимитно-заборные карты); |
| - количеству позиций (строк) | · однострочные; · многострочные; |
| - месту составления | · внутренние; · внешние; |
| - форме | · типовые (унифицированные); · специализированные; |
| - способу заполнения | · вручную; · на пишущих машинах; · на персональном компьютере; |
| - воспроизведению информации | · подлинники (финансы); · копии; · выписки из документов; |
| - срокам хранения | · текущего срока хранения (от 1 до 5 лет); · постоянного хранения. |
20. Организация документооборота. Обработка документов
Документирование хозяйственных операций заключается в восприятии данных об операции (подсчет, измерение) и занесение полученных данных в документ (заполнение его реквизитов).
Создание совокупности первичных документов представляет собой первичный учет. Первичный учет - это комплекс приемов по восприятию исходной информации и регистрации ее в документах.
Первичный учет может осуществляться ручным и автоматизированным способом.
Состояние (т.е. достоверность и своевременность) первичного учета зависит от обеспеченности организации разнообразными техническими средствами для подсчета и измерения количественных величин.
Следовательно, первичный учет - это организованная система наблюдения, измерения, регистрации данных о хозяйственных организациях и других фактах хозяйственной деятельности, используемая для принятия управленческих решений.
Необходимо не только правильно оформлять документы, но и своевременно представлять их для обработки, т.е. должен выдерживаться график документооборота.
Документооборот - это движение документа от момента его составления через все стадии учетной обработки до передачи на хранение.
В организации должен быть разработан план-график документооборота, где указываются сроки сдачи в бухгалтерию документов для обработки (по их видам) с указанием ответственных лиц. План-график документооборота предусматривает равномерную нагрузку не только учетного аппарата, но и всех других работников, связанных с первичным учетом.
План-график документооборота разрабатывает главный бухгалтер. Он же осуществляет контроль за его выполнением.
В каждой организации должна быть разработана система управления документооборотом , включающая:
* разработку положения о бухгалтерской службе;
* составление должностных инструкций учетному аппарату;
* составление плана-графика документооборота;
* создание технологии обработки учетной информации;
* разработка номенклатуры дел для текущего и постоянного хранения.
Обработка документов в бухгалтерии
Обработка проверенных и принятых бухгалтерией документов включает в себя следующие этапы:
После проставления корреспонденции счетов документы используются для записи операций по сетам в учетные регистры.
Обеспечение сохранности документов и форм отчетности возложено на руководителя организации.
После составления бухгалтерской отчетности первичные документы передаются на хранение. Время хранения документов определяется специальным перечнем, в котором по конкретным видам документов установлены сроки хранения.
Документы постоянного хранения передаются в ведомственные и государственные архивы.
Изъятие документов у организации может производиться только на основании постановлений органов дознания и судов. Изъятие оформляется актом, копия которого вручается под расписку должностному лицу организации. С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие, главный бухгалтер (другое должностное лицо) может снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.
Понятие бухгалтерских документов, их экономическое и правовое значение
Документация является одним из элементов метода бухгалтерского учета и способом оформления хозяйственных операций, которые крайне важно отразить в бухгалтерском учете организации.
Оформление документа для этих целей является обязательным, так как он является экономическим и правовым основанием для совершения любой хозяйственной операции, вызывающей изменения в составе имущества организации, в составе и структуре ее источников, а также в хозяйственных процессах и финансовых результатах.
Документ является деловой бумагой и письменным свидетельством о праве на совершение хозяйственной операции, о факте ее совершения и служит основанием для бухгалтерских записей. Никакая информация не отражается в бухгалтерском учете без надлежаще оформленного документа.
Документы, составляемые специалистами, ответственными за содержание и совершение каждой хозяйственной операции называются первичными документами. Первичный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции. Сведения, содержащиеся в первичных документах, могут обобщаться и систематизироваться за разные сроки отчетного периода (за неделю, декаду) и по разным признакам (приход материалов за день, расход материалов за день). Для этих целей составляются сводные документы.
Первичные и сводные документы могут составляться вручную или с использованием средств автоматизации как на бумажных носителях, так и в электронном виде, с возможностью распечатки таких документов при крайне важности на бумажных носителях.
Документы являются носителями экономической информации, так как с их помощью осуществляется наблюдение за фактами хозяйственной деятельности, их регистрация, дальнейшее обобщение и группировка свершившихся фактов по определенным признакам. Одновременно сведения, содержащиеся в документах являются юридическим основанием для подтверждения законности совершения указанных в них действий.
Принимая во внимание экономическое и юридическое значение информации, содержащейся в документах, используемых для целей бухгалтерского учета͵ правила их оформления регламентируются законодательством Российской Федерации.
В законе «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 ᴦ. № 129-ФЗ статья 9 посвящена определению понятия «первичные документы» и основному их содержанию. Согласно этой статье все первичные документы должны составляться на бланках типовых форм, утвержденных соответствующими постановлениями Государственного Комитета по статистике. Такое положение позволяет всем организациям оформлять однотипные операции на бланках одинаковой формы, что облегчает понимание информации, содержащейся в них, внутренними и внешними пользователями разного уровня и способствует улучшению коммуникаций между организациями.
Для принятия документов к исполнению они должны содержать обязательные реквизиты, а именно:
Наименование документа;
Дату составления документа;
Наименование организации, от имени которой составлен документ;
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
Наименование должностных лиц, ответственных за проведение хозяйственной операции и правомерность ее совершения;
Личные подписи указанных лиц.
Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, обязательные реквизиты - ϶ᴛᴏ сведения, которые придают документу юридическую силу и являются основанием для отражения информации, содержащейся в нем в бухгалтерском учете. Наряду с обязательными реквизитами, первичные документы могут содержать различные дополнительные реквизиты. К примеру, банковские документы на осуществление платежей обязательно должны иметь печать организации.
В случае если для оформления хозяйственной операции организации типовой бланк не утвержден постановлением Государственного комитета по статистике, организация может самостоятельно разработать необходимый бланк с учетом всех требований законодательства, утвердить его приказом руководителя организации и использовать для отражения хозяйственных операций. При крайне важности организации могут вводить в первичные документы дополнительные строки и графы.
Статья 9 пункта 6 Закона «О бухгалтерском учете» законодательно закрепляет обязанность организации составлять сводные документы. При этом их структура, периодичность составления и степень обобщения информации законодательством не регламентируется, а определяется организацией по степени своевременности и полезности обобщаемой информации для различных целей.
Для эффективного использования информации, содержащейся в документах, и их своевременной обработки документы классифицируются по различным признакам.
Таблица 6.1
Классификация документов
| Классификационный признак | Наименование групп документов | Примеры документов |
| Поназначению | 1. Распорядительные | Банковский чек Наряд на выполнение работ |
| 2. Исполнительные | Приходный ордер склада Приемный акт | |
| 3. Бухгалтерского оформления | Расчет суммы амортизации Расчет суммы прибыли | |
| 4. Комбинированные | Авансовый отчет Отчет кассира | |
| Пообъемусодержащейсяинформации | 1. Первичные | Приходный кассовый ордер |
| 2. Сводные | Отчет кассира | |
| Поколичествуоднородныхопераций | 1. Разовые | Накладная на отпуск материала |
| 2. Накопительные | Лимитно-заборная карта | |
| Поколичествузаполненныхпозиций | 1.Однопозиционные | Расходный кассовый ордер |
| 2. Многопозиционные | Расчетно-платежная ведомость | |
| Поместусоставления | 1. Внутренние | Акт инвентаризации материальных ценностей |
| 2. Внешние | Счет поставщика | |
| Постепениподлинностиинформации | 1. Подлинники | Денежный чек |
| 2. Копии | Выписка из расчетного счета в банке | |
| Поформедокумента | 1. Типовые | Любые бланки, утвержденные Госкомстатом РФ |
| 2. Нетиповые | Разработанные и утвержденные организацией | |
| Постепениавтоматизации | 1. Заполненные вручную | Денежный чек |
| 2. Заполненные с использованием средств автоматизации | Платежное поручение | |
| Посодержаниюинформации | 1. Учет денежных средств | Приходный и расходный кассовый ордер |
| 2. Учет материалов | Приходный ордер склада Лимитно-заборная карта | |
| 3. Учет заработной платы | Наряд на выполнение работ Расчетно-платежная ведомость | |
| Посрокамхранения | 1. Текущего хранения | Документы по учету денежных средств, материалов |
| 2. Длительного хранения | Лицевые счета работников Устав организации |
Классификация документов производится по многочисленным признакам, при этом, с точки зрения оправданности производимой хозяйственной операции, любой документ можно считать оправдательным (при наличии всех необходимых реквизитов). Так распоряжение банку о выдаче денежных средств с расчетного счета можно считать оправдательным для осуществления этой операции. Исполнительный документ на оприходование материалов на склад – как оправдание такого оприходования.
Для обеспечения своевременности поступления необходимых документов во все структурные подразделения организации крайне важно разработать документооборот.
Документооборотом принято называть движение документа в пределах организации с момента его составления (поступления в организацию) до завершения действия, указанного в нем всеми заинтересованными пользователями данной организации и передачи документа для архивного хранения или отправки его за пределы организации.
С целью рациональной организации документооборота на каждом предприятии разрабатывается график пооперационного движения документов, в которых крайне важно указать:
Исполнителей, ответственных за проведение операции, зафиксированной в документе;
Срок оформления документа;
Сроки обработки документа в каждом структурном подразделении;
Направления передачи документа;
Количество экземпляров составляемого документа;
Правила общего пользования документами, составляемыми в одном экземпляре;
Исполнители, обрабатывающие документ на каждом этапе его движения;
Меры по обеспечению сохранности документа и информации, содержащейся в нем;
Место и сроки хранения.
Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.
Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.
Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.
Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно после её окончания.
Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.
Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:
По назначению:
Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.
Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры - это приложения к товарно - транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции
Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.
Комбинированные документы - содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.
2. По месту составления:
Внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.
Внешние. Например: ТТН, счет - фактуры
3. По степени обобщения хозяйственных операций;
Первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.
Сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.
4. По порядку использования;
Разовые. Например: ПКО, РКО, акты.
Накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.
Реквизиты бухгалтерских документов
Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).
Совокупность реквизитов документа определяют его форму.
Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.
Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:
Наименование документа (формы)
Код формы
Дата составления
Наименование организации составившей документ
Измерители хозяйственной операции
Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.
Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.
Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.
Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.
Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.
Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.
Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.
Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов - это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.
Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.
Понятие о документообороте Хранение документов
Путь, который, проходит документ от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом. В организации должен быть составлен график документооборота, который утверждается руководителем.
За достоверность данных, содержащихся в документах, ответственность несут лица, подписавшие документ. За обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу в архив ответственность возложена на главного бухгалтера.
Для большинства документов срок хранения устанавливается в пределах 5 лет, а лицевые счета работников хранятся 75 лет. Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Дело должно содержать не более 250 листов. Дела размещаются в закрывающихся сейфах или картотеках. Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается руководителем. Изъятие дел по требованию компетентных органов должно осуществляться только по письменному распоряжению, с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.
Документы предприятия могут храниться краткие сроки, могут оставаться длительное время, могут уничтожаться. Отбор производится с помощью экспертизы ценности документов. Ее проводит экспертная комиссия предприятия. Экспертиза должна проводиться ежегодно. Одновременно проводится отбор документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы составляются акты о выделении дел к уничтожению. После утверждения актов дела уничтожают. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет, по личному составу передаются в ведомственный архив по описям. Предприятия должны проверять состояние и наличие документов в архиве 1 раз в 10 лет.
Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты первичных документов.
Какие обязательные реквизиты должны содержать первичные учетные документы, чиновники закрепили в пункте 2 статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Они актуальны как для унифицированных форм, так и для тех, которые организация .
Обязательные реквизиты документа в бухгалтерском учете:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта (организации), составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию, и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи указанных лиц с расшифровкой и иную информацию, необходимую для идентификации этих лиц.
Наименование первичного документа
Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае возможно, что придется даже судиться (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).
Дата
Тут все понятно — без этого реквизита просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что затраты будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы порой не удается даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013). Получается, дата - это основной обязательный реквизит первичного учетного документа.
Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно указать, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.
Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко.
Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям. Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.
Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг. Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы. Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.
Натуральное или денежное измерение
В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно. Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.).
В других ситуациях удобно указывать только натуральный измеритель. Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.
Если в накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой, такую ошибку безопаснее исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.
Любую совершенную операцию бухгалтер письменно оформляет первичным документом. Если бухгалтер составил или принял от контрагента документ с ошибкой, это будет грубым нарушением правил учета. Из-за этого инспекторы могут выписать штраф, снять расходы и вычеты по НДС (статья 120 НК).
Кто бы ни составлял документ и какую бы форму не использовали, основой первичного учетного документа являются семь обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов бухгалтерского документа установлен в части 2 статьи 9 Закона о бухучете № 402-ФЗ.
Должности
Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления.
Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из Закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки могут менеджер, кладовщик и т. д.
Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», документ можно не исправлять. Если в нем стоит верная подпись, а также Ф.И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен.
Подписи в первичном документе
Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает одно и то же лицо. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением (постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011).
Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012).
Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Поэтому, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).
ВВЕДЕНИЕ. 17
1. Формы и реквизиты документов. 18
2. Порядок составления и обработки документов. 19
3. Изъятие первичных документов. 24
4. Хранение документов. 24
Литература. 27
ВВЕДЕНИЕ
Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации.
Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.
1. Формы и реквизиты документов
Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации.
С 1 января 1999 г. организации применяют формы первичных учетных документов, содержащихся в Альбоме новых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а.
Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.
Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, т.е. установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.
2. Порядок составления и обработки документов
Документы следует составлять на бланках установленной формы с заполнением всех реквизитов. Если некоторые реквизиты не заполнены, то свободное место прочеркивают.
Запись в документах делают чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. Если в тексте или цифрах допущена ошибка, ее следует зачеркнуть (так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое) и написать сверху правильный текст или сумму. Затем правильный текст или сумму повторяют на полях документа и заверяют подписью лица, оформляющего документ. Текст оговорки таков:
Написанному в исправление ошибки.................................. верить
(новый текст или сумма)
Дата Подпись
В некоторых документах, например в приходных и расходных кассовых ордерах, исправления делать не разрешается.
Поступающие в бухгалтерию документы обязательно проверяют. Прежде всего производят проверку по фopмe J в процессе которой устанавливают необходимое количество заполненных реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа. Затем осуществляют арифметическую проверку, при которой определяют правильность подсчетов в документе. После этого документы проверяют по существу, устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций.
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергаются бухгалтерской обработке, которая включает в себя их расценку, группировку и разметку (контировку).
Расценка, или таксировка, документов - это денежная оценка указанных в документе материальных ценностей.
Группировка - это подбор однородных документов в пачки, что позволяет делать записи общими итогами. На основе групп первичных документов часто составляют сводные документы.
Разметка, или контировка - это определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отраженной в документах.
После разметки данные документов о хозяйственных операциях записывают в синтетических и аналитических счетах, а использованные документы сдают в архив. Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.
Перед сдачей документов в архив их необходимо соответствующим образом подготовить: однородные первичные документы формируют в дела, содержащие обычно до 250 листов при толщине не более 4 см.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие условия: документы постоянного и временного сроков хранения группировать в дела раздельно; подлинники должны быть отделены от копий, а годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; в дело должно быть включено по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного периода - месяца, квартала, календарного года, - кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся по окончании календарного года). При наличии в деле документов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединятся к документам, к которым они относятся.
Существуют определенные правила группировки в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами; приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2003 г., должен быть отнесен к 2002 г.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности организации, состоящие из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, а затем приложения. Лицевые счета сотрудников организации по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий. Протоколы заседаний совета трудового коллектива или собрания акционеров организации группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами заключаются в переплет. На титульном листе указывают наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала года, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов в деле, срок хранения дела.
Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определены Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения материалов, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г., с учетом изменений, внесенных решением Госналогслужбы РФ и Росархива от 27 июня 1996 г. «Об изменении сроков хранения документов бухгалтерского учета».
В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам; к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов; к документам со сроком хранения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним; к документам со сроком хранения 10 лет - годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий -к сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы.
3. Изъятие первичных документов
Изъятие первичных документов у организации разрешается только органам дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судам, налоговым инспекциям и налоговой полиции на основе их постановлений в соответствии с действующим законодательством РФ. Изъятие документов оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку руководителю организации или главному бухгалтеру.
С разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, главный бухгалтер или другое должностное лицо может снять копии с изъятых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждается руководителем предприятия.
4. Хранение документов
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив.
Все организации и предприятия обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия.
Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа.
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета.
Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. На папке указывают месяц и год, к которому относятся документы, их номера (с... по... включительно), другие справочные сведения.
Денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.
Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности.
Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом.
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия.
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.
Литература
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 640 с.