Штат индивидуального предпринимателя: нормы приёма на работу и увольнения. Какие ограничения по численности работников установлены для работодателей - ИП, применяющих спецрежимы налогообложения
работников ИП без работников не сдается в соответствии с п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ. Данный документ обязаны подать в налоговую инспекцию только те индивидуальные предприниматели, которые использовали наемный труд и заключили с работниками трудовой договор. Для своевременного и правильного представления данного документа ИП должен соблюдать определенные процедурные правила и сроки.
Списочная численность работников — это отчетный показатель для налоговой инспекции
Под списочной численностью работников понимают документ, содержащий сведения о количестве сотрудников в штате предприятия на определенный период. Допустим, с первого числа по последнее число месяца включительно. Учитываются все работники, с которыми у предприятия заключены трудовые договоры. На основе списочной численности рассчитывается среднесписочная, информацию о которой предприятия подают в инспекции ФНС.
Налоговые органы, в свою очередь, на основе данных показателей рассчитывают размеры обязательных страховых взносов, уплачиваемых в Пенсионный Фонд и другие целевые структуры, предоставляют индивидуальному предпринимателю определенные льготы, контролируют деятельность субъекта хозяйствования относительно соблюдения налогового законодательства.
С 01.01.2014 ст. 80 НК РФ индивидуальные предприниматели освобождены от подачи среднесписочной численности работников ИП без работников , поскольку в данном случае они осуществляют свою деятельность самостоятельно, без привлечения наемного труда. Это относится и к ИП, которые привлекают к своей деятельности членов семьи или компаньонов без заключения с ними трудовых договоров.
Расчет и сведения о среднесписочной численности работников за год и за месяц. Формула и порядок расчета
х = у * 12
х - среднесписочная численность сотрудников за 1 год;
у - сумма среднесписочной численности рабочих за каждый месяц.
При расчете всегда берется число 12, даже если индивидуальный предприниматель не работал целый год.
х = у * Д
х - средняя численность сотрудников за 1 месяц;
у - сумма количества рабочих за каждый день соответствующего месяца;
Д - количество дней в соответствующем месяце.
При расчете учитываются все календарные дни соответствующего месяца, даже если индивидуальный предприниматель не отработал все дни месяца.
В отличие от юридических лиц, ИП, которые зарегистрировались после 20 февраля отчетного года, не обязаны представлять сведения о наемных сотрудниках до 20 числа следующего месяца. ИП должен подать такой список до 20 февраля следующего года. А вновь созданная (реорганизованная) организация - юридическое лицо должна сдать такие сведения до 20 числа следующего месяца (ч. 3 ст. 80 НК РФ)
Справку о среднесписочной численности сотрудников в налоговую инспекцию можно сдать следующими способами:
- Сдать документы в налоговую службу самостоятельно на бумажных носителях.
- Путем оформления доверенности на лицо, имеющее знания и навыки ведения бухгалтерских расчетов и отчетов.
- Выслать составленные документы по почте.
- Сдать документы через интернет, используя специальные программы для сдачи налоговых отчетов.
Работники и другие лица, которые не включаются в список средней численности сотрудников
Индивидуальный предприниматель или другие лица, которые по его поручению занимаются бухгалтерскими расчетами, должны помнить, что в среднее количество рабочих не включают:
- Женщин, находящихся в отпуске вследствие беременности (родов), по уходу за новорожденным или усыновленным ребенком (под усыновленным ребенком нужно понимать ребенка, которого усыновили непосредственно из роддома).
- Работников, обучающихся в вузах или профессионально-технических заведениях без сохранения зарплаты.
- Лиц, работающих на индивидуального предпринимателя на основе гражданско-правового договора (подряда, поручения, комиссии и др.).
- Работников других предприятий, работающих в ИП на основе совместительства (внешние совместители).
Как рассчитать среднедушевой доход семьи
За основу расчета среднего дохода членов семьи берется общая сумма всех доходов семьи за определенный период, допустим за последние 12 календарных месяцев. Учитываются денежные средства всех родственников, которые проживают совместно. При этом к доходам относятся абсолютно все денежные поступления, включая премии, выплаты по арендной плате и т. д.
Общая сумма доходов семьи делится на 12 месяцев, а полученный результат - на количество членов семьи. Рассчитанная таким образом величина и будет среднедушевым доходом семьи.
Подача среднесписочной численности сотрудников в налоговые органы - обязательная процедура для каждого индивидуального предпринимателя, использующего наемный труд на основе трудового соглашения. Те ИП, которые не заключали трудовые соглашения, освобождены от сдачи этих показателей. Они также не обязаны подавать эти сведения в случае привлечения к хозяйственной деятельности членов семьи. Представление списка с отражением средней численности работников необходимо для расчета налогов ИП и страховых взносов за каждого работника.
ИФНС России как государственный контролирующий орган требует от индивидуальных предпринимателей разнообразные отчеты, чтобы анализировать общую ситуацию в сферах деятельности, относящихся к функционированию ИП. К подобной документации относится и отчет о среднесписочной численности, непредставление которого влечет за собой наложение штрафных санкций на предпринимателя со стороны налоговых органов. В статье мы рассмотрим как определяется среднесписочная численность ИП, какая формула расчета для ИП с работниками и без.
Сущность среднесписочной численности персонала
Сущность среднесписочной численности заключается в том, что просчитывается среднее количество всех сотрудников за предшествующий календарный год. Данный показатель необходим налоговым органам для того, чтобы понимать, какой документооборот должен быть организован с предпринимателем — электронный или бумажный. Напомним, что если среднесписочная численность работников превышает 25 человек, то организация обязана подавать все отчеты и вести переписку с контролирующими органами только в электронном виде через специализированные телекоммуникационные каналы связи.
Кроме годового срока отчет о среднесписочной численности необходимо подавать при создании либо реорганизации компании не позднее 20-числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли соответствующие изменения. Но это касается только ООО, когда запись о новой информации вносится в ЕГРЮЛ. Для индивидуальных предпринимателей такой обязанности не предусмотрено, то есть даже при внесении записи в ЕГРИП они не обязаны подавать отчет о среднесписочной численности.
Видео-справка «Расчет среднесписочной численности различного персонала»
Видео обучение по расчету среднесписочной численности сотрудников работающих на различных условиях: по трудовому договору, совместительству, сезонно т.д. Занятие проводит преподаватель сайта «Бухгалтерский и налоговый учет для чайников», главный бухгалтер Гандева Н.В. Для просмотра урок онлайн нажмите на видео ниже ⇓
Особенности для ИП: среднесписочная численность с работниками и без них
До 2014 года все ИП обязаны были представлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности сотрудников, нанятых для выполнения каких-либо должностных обязанностей. Начиная с 2014 года такая обязанность отменена на законодательном уровне (ст.80 Налогового Кодекса РФ ). Таким образом, сдавать сведения обязаны только те индивидуальные предприниматели, которые привлекали сотрудников на основании трудовых договоров.
Если, к примеру, предприниматель использует труд членов своей семьи, при этом не оформляя трудовых отношений, то эти люди не используются для расчета среднесписочной численности. В таком случае при отсутствии нанятых сотрудников отчетность к сдаче не обязательна.
Итак, если деятельность зарегистрирована в качестве индивидуального предпринимательства, необходимо помнить о следующих моментах:
Подача сведений о среднесписочной численности для ИП
Сведения подаются в налоговые органы по месту регистрации ИП при помощи составления и представления отчета о среднесписочной численности, который составляется по специальной форме. Она утверждена приказом ФНС России, а, кроме того, имеется разработанный и официально утвержденный порядок заполнения формы документа. Отчет необходимо передать до 20-го января следующего года, который идет за отчетным годом, или же до 20-го числа месяца, идущего после месяца, в котором организация создана. Если количество сотрудников превышает 25 человек, отчет следует передавать в налоговые органы только через телекоммуникационные каналы связи, но никак не на бумажном носителе.
В том случае, когда сдача отчетности может быть произведена на бумажном носителе, необходимо предоставить два экземпляра документа: один для налоговой службы, второй — для предпринимателя. На экземпляре, принадлежащем ИП, сотрудник налоговых органов проставляет отметку о приеме с обязательным указанием даты приема документа и фамилии принявшего сотрудника.
Ответственность за непредставление сведений
Отчет о среднесписочной численности должен в обязательном порядке представляться в налоговые органы для обработки и проверки, иначе в противном случае к организации и ее должностным лицам применяются штрафные санкции. Они заключаются в следующем:
| Виновный субъект | Административная санкция |
| Юридическое лицо (налоговый агент) — непреднамеренное непредставление | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 200 руб. за каждый не представленный документ |
| Юридическое лицо (налоговый агент) — непреднамеренное представление недостоверных сведений | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере 500 руб. за каждый ошибочный документ |
| Должностное лицо — непредставление документов или представление с неверной информацией | В случае нарушения предусматривается штрафная санкция в размере от 300 до 500 руб. за каждый не представленный или ошибочный документ |
Формулы расчета среднесписочной численности
Расчет среднесписочной численности организации не сильно сложен, он, тем не менее, иногда вызывает некоторые затруднения. Для этого рассмотрим пример расчета более детально.
Среднесписочная численность сотрудников за календарный год рассчитывается на основе среднесписочной численности сотрудников за календарные месяцы. При этом необходимо суммировать 12 полученных показателей и разделить на 12, то есть:
СрСЧ (год) = [ СрСЧ (январь) + СрСЧ (февраль) + СрСЧ (март) + СрСЧ (апрель) + СрСЧ (май) + СрСЧ (июнь) + СрСЧ (июль) + СрСЧ (август) + СрСЧ (сентябрь) + СрСЧ (октябрь) + СрСЧ (ноябрь) + СрСЧ (декабрь) ] / 12
Что касается среднесписочной численности за месяц, то она высчитывается путем суммирования всех сотрудников, которые полностью отработали весь месяц и деления полученного результата на количество календарных дней. Расчет выглядит следующим образом:
СрСЧ (месяц) = сумма всех сотрудников, полностью отработавших месяц / кол-во календарных дней
Даже если некоторые сотрудники находились в ежегодном отпуске, в командировке или болели, их все равно необходимо учитывать, поскольку они находятся в штате работников организации. В расчет не берутся те сотрудники, которые являются внешними совместителями, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в отпуске за свой счет, оформленные по гражданско-правовым договорам, отправленные на обучение с отрывом от производства и получением стипендии, а также непосредственно сам индивидуальный предприниматель.
При расчете среднесписочной численности сотрудников в большинстве случаев получается дробный результат, который необходимо округлить до целого числа. Делается это по правилам математики:
- десятичный знак от 5 и больше округляется в большую сторону с прибавлением целой единицы;
- десятичный знак 4 и меньше округляется в меньшую сторону без прибавления целой единицы.
Если в организации имеются сотрудники, которые работают больше, чем на одну ставку, к примеру, на 1,25 или 1,5, они должны учитываться как один человек, то есть принимается к расчету 1-ца. Что касается сотрудников, работающих неполный рабочий день, то они учитываются пропорционально отработанному ими времени. При этом производится следующий расчет среднесписочной численности по сотрудникам, работающим неполный день:
СрСЧ (неполная занятость за месяц) = кол-во отработанных чел-час / продолжительность трудового дня / кол-во рабочих дней месяца
Продолжительность трудового дня также может быть различна для предприятий: стандартной считается 40-часовая неделя или 8-часовой рабочий день, но также может быть 20-часовая неделя и 4-часовой рабочий день и др.
В том случае, когда по каким-либо причинам индивидуальный предприниматель не вел производственную деятельность, за эти месяцы среднесписочная численность принимается равной 0.
Автоматизация учета
Расчет среднесписочной численности можно производить самостоятельно по представленной формуле, но для большей точности лучше использовать автоматизированную систему учета. Как правило, бухгалтерский учет осуществляется на основе программного обеспечения, в который включена функция и кадрового учета. С ее помощью можно получить более точный расчет, к которому не будет вопросов со стороны налоговых органов. Но если ИП привлекает к наемному труду всего нескольких сотрудников, нет смысла специально для формирования отчета приобретать дорогостоящее программное обеспечение — с данной задачей можно вполне справиться самостоятельно.
Пример расчета среднесписочной численности
ИП Харитонов Д.В. имеет в своем штате наемных сотрудников: 70 человек, один из которых в мае был в отпуске полный месяц, второй находится весь год в отпуске по уходу за ребенком, третий — в октябре весь месяц был в командировке, четвертый — в ноябре брал отпуск за свой счет на месяц.
Среднесписочная численность работников за весь год считается следующим образом:
СрСЧ (январь, февраль, март, апрель, июнь, июль, август, сентябрь, декабрь) = (70 — 1) * 9= 621 — человек в отпуске по уходу за ребенком не берется в расчет
СрСЧ (май) = 70 — 1= 69 — человек в ежегодном отпуске берется в расчет
СрСЧ (октябрь) = 70 — 1= 69 — человек в командировке берется в расчет
СрСЧ (ноябрь) = 70 — 1 — 1= 68 — человек в отпуске за свой счет не берется в расчет
Суммируя полученные результаты, рассчитываем среднесписочную численность за год:
СрСЧ (год) = (69 * 11 + 68) / 12 = 68,92
Путем округления получаем, что среднесписочная численность наемных работников в ИП Харитонов Д.В. за год составляет 69 человек.
Блиц ответы на 4 частозадаваемых вопроса о среднесписочной численности
Вопрос №1. Если у ИП нет наемных работников, нужно ли подавать сведения о среднесписочной численности?
Сведения о среднесписочной численности для ИП нужно подавать только в том случае, если он зарегистрирован в качестве работодателя, то есть использует наемный труд физических лиц. Если же ИП не имеет наемных сотрудников, он не обязан подавать в налоговые органы отчет о среднесписочной численности.
Хотя в законодательстве напрямую указано, что ИП, не нанимающие сотрудников, не обязаны подавать отчет о среднесписочной деятельности, возможно, имеет смысл сдать нулевой отчет или же подробно узнать в налоговой инспекции. Дело в том, что некоторые ИП отмечают такой факт: отчет не сдавали по причине отсутствия наемных работников, а налоговые органы выписывали им штраф за непредставление документов. Все это влечет за собой судебные тяжбы, поэтому необходимо заранее удостовериться в налоговой о необязательности представления отчета или же сдать его с нулевыми графами.
Вопрос №2. Если за прошедший годовой отчетный период среднесписочная численность не изменилась, нужно ли повторно сдавать отчет?
Да, отчет обязателен к сдаче за каждый год, даже если сведения в двух следующих друг за другом отчетах не изменились.
Вопрос №3. Что нам будет, если мы забыли сдать отчет о среднесписочной численности?
В этом случае предусмотрены штрафные санкции в размере 200 руб. Если бы вы намеренно отказались представлять указанные сведения, налоговые органы наложили бы на вашу организацию штраф в размере 500 руб.
Для этого необходимо взять в расчет только те месяцы, в которых осуществлялась финансово-хозяйственная деятельности ИП. И тогда уже делить нужно будет не на 12 месяцев (как при годовой работе), а на то количество месяцев, в которые действительно ИП функционировало.
Какие ограничения по численности работников установлены для работодателей - ИП, применяющих спецрежимы налогообложения?
Индивидуальный предприниматель может принять на работу любое количество работников. Трудовой кодекс РФ не ограничивает его в этом праве.
Но если индивидуальный предприниматель перейдет с общего режима налогообложения на применение УСН, ЕНВД или Патентной системы налогообложения то для сохранения права находиться на этих спережимах налогообложения ИП необходимо соблюдать установленные ограничения по численности работающих у него людей.
Так, индивидуальный предприниматель вправе применять УСН, если средняя численность его работников за налоговый (отчетный) период не превышает 100 человек.
На уплату ЕНВД не переводятся индивидуальные предприниматели, средняя численность работников которых за предшествующий календарный год превышает 100 человек.
При применении Патентной системы налогообложения (ПСН) индивидуальный предприниматель вправе привлекать наемных работников, в том числе по договорам гражданско-правового характера. При этом средняя численность наемных работников не должна превышать за налоговый период 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности, осуществляемым ИП.
Во всех вышеуказанных случаях средняя численность работников определяется по правилам, установленным Указаниями по заполнению форм федерального статистического наблюдения N П-1 "Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг", N П-2 "Сведения об инвестициях в нефинансовые активы", N П-3 "Сведения о финансовом состоянии организации", N П-4 "Сведения о численности и заработной плате работников", N П-5(м) "Основные сведения о деятельности организации (утверждены Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428).
В соответствии с п. 77 вышеуказанных Указаний, средняя численность работников организации включает:
а) среднесписочную численность работников;
б) среднюю численность внешних совместителей;
в) среднюю численность работников, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера.
Но индивидуальный предприниматель вправе применять не один спецрежим налогообложения, а совмещать их применение. Например, Налоговый кодекс РФ не содержит запрета на совмещение применения индивидуальными предпринимателями ПСН с иными режимами налогообложения, в том числе УСН и системой налогообложения в виде ЕНВД в отношении отдельных видов предпринимательской деятельности.
Как в таком случае соблюдать ограничения по численности работников?
Чиновники Минфина РФ разъясняют, что индивидуальный предприниматель, совмещающий ПСН и УСН, вправе иметь наемных работников, средняя численность которых не превышает за налоговый период 100 человек, при условии, что средняя численность привлекаемых наемных работников, занятых в предпринимательской деятельности, облагаемой в соответствии с ПСН, за налоговый период не превышает 15 человек (письмо Минфина России от 20.03.2015 N 03-11-11/15437).
Аналогичное правило применяется при совмещении предпринимателем ПСН и ЕНВД. Так, при совмещении ЕНВД и ПСН предприниматель вправе иметь до 100 наемных работников. Но при этом численность наемных работников, занятых в деятельности, переведенной на ПСН, не должна превышать 15 человек (Письма Минфина России от 22.08.2014 N 03-11-11/42180, от 01.09.2014 N 03-11-12/43538).
ИП, совмещающий вышеуказанные налоговые режимы, должен вести раздельный учет средней численности работников как в целях применения ПСН, так и в целях применения УСН и (или) ЕНВД.
Штат ИП - определённый состав сотрудников, выполняющих работу соответственно должностной инструкции, разработанной ИП. Все сотрудники заняты трудовой деятельностью и представляют собой некую совокупность трудовых ресурсов. В штат сотрудников входят даже те лица, которые находятся на балансе предприятия: находящиеся в отпуске, на сессии, временно нетрудоспособные. Штат индивидуального предпринимателя он набирает самостоятельно, исходя из потребностей своего бизнеса.
Законодательством закреплено право ИП работать самостоятельно, то есть быть единственным сотрудником компании. Но также не запрещено принимать на работу необходимых работников. ИП имеет право содержать штат не боле 100 человек, а в случае превышения этой нормы он может потерять прав на использование некоторых систем налогообложения. Используя патент, предприниматель и вовсе вынужден ограничиваться количеством сотрудников в пять человек.
Экономически более выгодно заключать с лицами договора при выполнении ими каких-либо работ или услуг, но это не всегда возможно технически. Некоторая деятельность, например, производственная требует приёма на работу лиц по трудовому, а не гражданско-правовому договору.
Штат индивидуального предпринимателя, даже если он состоит из одного работника, должен быть оформлен на работу в соответствии с действующим законодательством. В первую очередь предприниматель заключает с новым сотрудником трудовой договор. Далее, он обязан поставить работника или нескольких на учёт в ПФ и ФСС для произведения дальнейших страховых платежей за данных сотрудников. Если заключается трудовой договор, а не гражданско-правовой, ИП оформляет документацию о приёме работника в штат. Фонд страхования и Пенсионный фонд ИП посещает только при приёме в штат первого сотрудника.
При приёме в штат новый сотрудник предоставляет предпринимателю заявление с просьбой о приёме на работу. Далее, с сотрудников заключается в трёх экземплярах договор. По одному экземпляру оставляет у себя работодатель в лице ИП и сотрудник. Третий договор ИП предоставляет в центр занятости для постановки лица на учёт. Заключение договора обязательно во всех случаях: если ИП принимает работника на вакантную должность, на временную работу по замещению постоянного сотрудника или на испытательный срок. В тексте договора прописывается следующая информация:
ФИО сотрудника и его паспортные данные;
ИНН работника;
ФИО представителя ИП, который уполномочен заключать подобные договоры, например, сотрудник отдела кадров;
Дата и место, где был заключён указанный договор.
В тексте договора прописываются условия труда: место работы, длительность рабочего дня, указание квалификации сотрудника, характер выполняемой работы, гарантии компенсации при выполнении тех работ, когда предусмотрена компенсация и прочие нюансы функционирования сотрудника. В целях экономии многие ИП предпочитают заключение гражданско-правового договора трудовому. Но, надо отметить, что ИП идёт на риск. Если работник в случае неурегулированного спора подаст иск в судебную инстанцию, суд может признать отношения с сотрудником трудовыми. В такой ситуации предпринимателя обяжут внести все полагающиеся по закону взносы и налоги за своего работника.
При приёме на работу сотрудника, ИП должен верно оформить трудовую книжку лица. Если работник будет трудиться по совместительству, книжка не нужна. Если ИП - первое место работы лица, то предприниматель самостоятельно заводит ТК и оформляет страховое свидетельство. Сотрудник считается принятым на работу после подписания ИП приказа о приёме на работу. Также оформляется карточка сотрудника формы Т-2, хотя это и не является обязательным условием.
Штат индивидуального предпринимателя может подвергнуться увольнению. Наиболее распространёнными формулировками при увольнении работников принято считать:
Соглашение сторон;
Расторжение договора с подачи работодателя или работника (по собственному желанию);
Перевод работника на другой вид работы;
Окончание срока действия трудового договора.
При закрытии бизнеса у предпринимателя также встаёт вопрос об увольнении своих работников. За две недели до прекращения хозяйственной деятельности ИП обязан сообщить о каждом, подлежащем сокращению сотруднике, в центр занятости. Далее, издаётся приказ об увольнении на каждого работника в отдельности. При закрытии ИП увольнение касается сотрудников, находящихся в отпуске, на больничном. Увольнение штата работников должно быть окончено до того момента, когда поступят сведения о закрытии в ЕГРИП. Размеры и сроки выплаты компенсации при увольнении должны быть заранее оговорены в тексте трудового договора. Если этого сделано не было, компенсацию уволенный работник может и не получить.