Процесс списания дебиторской задолженности с истекшим сроком давности. Образец бухгалтерской справки о задолженности и ее списании

Если ваша дебиторская задолженность уже превратилась в безнадежную, значит, ее можно списать. Долг считается нереальным ко взысканию в следующих случаях (п. 2 ст. 266 НК РФ):

• по нему истек срок исковой давности. Как правило, он составляет 3 года (ст. 196 ГК РФ);
• организации-должника уже нет. То есть компания ликвидирована или исключена из ЕГРЮЛ, так как была признана недействующей (п. 2 ст. 64.2 ГК РФ);
• судебный пристав-исполнитель подтвердил невозможность взыскания долга, поскольку не удается определить место нахождения должника, его имущества, получить сведения о принадлежащих ему денежных средствах и иных ценностях, либо поскольку у должника нет имущества, за счет которого можно было бы погасить долг. При таких обстоятельствах пристав выносит постановление об окончании исполнительного производства и возвращает взыскателю исполнительный документ.

Для списания дебиторской задолженности необходимо составить:

• акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);
• приказ о списании безнадежной дебиторской задолженности.

Образец приказа о списании безнадежной дебиторской задолженности

Унифицированной формы приказа о списании дебиторской задолженности нет. Как правило, в нем указываются сведения о самой задолженности (сумма, реквизиты договора, в соответствии с которым она образовалась, и т.д.), сведения о должнике, основание для списания долга со ссылками на законодательство.

Подписывает приказ руководитель организации.

Приказ о списании дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности: образец 2017

Налоговый учет списанной дебиторки

Списание просроченной дебиторской задолженности для целей налогообложения прибыли учитывается так. При отсутствии резерва по сомнительным долгам сумма задолженности включается во внереализационные расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ), а при наличии резерва – задолженность списывается за счет него. Если же сумма долга окажется больше суммы резерва, то разница опять же может быть учтена во внереализационных расходах (

Приказ, по списанию дебиторской задолженности.

В каких случаях оформляется документ

Приказ (распоряжение) о списании дебиторской задолженности пригодится как в налоговом, так и в бухгалтерском учете.

В налоговом учете безнадежный долг относится к внереализационным расходам на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. А случаи «безнадежности» четко определены в пункте 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ. Их всего четыре:
- истек срок исковой давности;
- долг признан безнадежным на основании акта госоргана;
- должник ликвидирован;
- обязательство не может быть исполнено.

В бухучете сумма безнадежного долга увеличивает прочие расходы в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Порядок ее списания установлен Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н (далее - Положение). Среди документов, которые обязательны при такой операции, назван приказ руководителя.

Отметим, что бухгалтер может далеко не сразу обнаружить, что дебиторскую задолженность пора списать. Например, три года исковой давности истекли в сентябре 2009 года, а ежегодная инвентаризация проведена в январе 2010 года. В этом случае приказ по результатам инвентаризации можно издать в январе и включить сумму задолженности в финансовые результаты I квартала 2010 года. Также можно отсрочить списание, когда должник обанкротился, а компания узнала об этом лишь спустя некоторое время через средства массовой информации. И хотя налоговики в подобных ситуациях настаивают, что срок для списания уже пропущен, суды поддерживают налогоплательщиков (определение ВАС РФ от 18 ноября 2009 г. № ВАС-14369/09). По мнению судей через три года (общий срок исковой давности по ст. 196 Гражданского кодекса РФ) наступает момент, после которого компания вправе уменьшить свою прибыль на сумму долга. Но этот срок ничем не ограничен. Основанием для включения «дебиторки» в расходы будет приказ руководителя, который можно издать в том периоде, когда компания узнала о безнадежности долга.

В каком виде составить документ и что в нем указать

Унифицированной формы документа не существует. Поэтому приказ или распоряжение можно составить в произвольном виде (см. образец приказа в случае, если безнадежный долг признан таковым на основании постановления судебных приставов). То есть с должника совсем нечего взыскать и судебные приставы зафиксировали это документально.

Приказ должен содержать все необходимые реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Ведь при проверке он подтвердит обоснованность расходов.

Кроме того, в приказе стоит сослаться на документы, которые стали причиной перевода долга в разряд безнадежного. Во всех случаях это:
- документы, подтверждающие возникновение долга (договоры, товарные накладные, акты сверок);
- акт инвентаризации задолженности;
- бухгалтерская справка.

В некоторых ситуациях потребуются дополнительные бумаги. Например, если должник ликвидирован, то нужно приложить выписку из Единого государственного реестра юридических лиц. Выдает ее ИФНС по месту регистрации должника.

Когда контрагент по каким-то причинам не может исполнить обязательство, понадобится акт государственного органа. Например, постановление службы судебных приставов или решение суда, если имущество отсутствует. А если должник пострадал от пожара или стихийного бедствия, то придется обратиться в суд и получить на руки постановление, в котором будет написано, что должник рассчитаться не в состоянии.

Банкротство должника подтвердит определение суда о завершении конкурсного производства или о ликвидации должника.

Приказ нужно составлять отдельно на каждую задолженность по каждому контрагенту. Об этом прямо сказано в пункте 77 Положения. То есть если один контрагент должен деньги по нескольким договорам, заключенным в разное время, то объединять эти задолженности в один приказ не нужно. Ведь срок исковой давности по каждому долгу наступает в разное время. И тем более не нужно объединять в одном приказе нескольких должников.

О чем не забыть после подписания приказа

В бухгалтерском учете безнадежная дебиторская задолженность хоть и списывается в расходы, но продолжает учитываться. После оформления всех документов эту задолженность нужно вывести за баланс. Для этого предусмотрен счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Отражать за балансом списанный долг придется в течение следующих пяти лет. Это следует из пункта 77 Положения. Вполне вероятно, что в течение этого срока финансовое положение должника изменится и он вернет деньги. Тогда эту сумму придется учесть в доходах.

Где приказ можно использовать еще

Приказ, по списанию дебиторской задолженности. Помимо безнадежной дебиторской задолженности у компании может числиться в балансе «кредиторка» с истекшим сроком давности. Если такая задолженность обнаружилась в результате инвентаризации, то ее нужно списать с баланса и включить в доходы.

Однако уверенности в том, что инспекторы на местах будут руководствоваться этим решением, нет. Вероятнее всего подобную позицию придется отстаивать в судах. Поэтому компаниям, не готовым отбиваться от налоговых санкций, лучше выполнить требования законодательства и составить необходимый приказ руководителя.

Как только у предприятия появится возможность осуществить или кредиторской, это необходимо сделать для приведения данных в соответствие. Однако, данное мероприятие может повлечь за собой высокие налоговые риски, поэтому все документы, в том числе и приказ о списании задолженности, нужно правильно оформить, чтобы не было проблем в дальнейшем учете.

Основанием для списания кредиторской или дебиторской задолженностей могут быть самые разнообразные причины. Их перечень установлен на законодательном уровне. Сюда включаются ликвидация кредитора или должника, наступление форс-мажорных обстоятельств, прощение долга и т. д. Самым распространенным основанием для списания является истечение сроков давности долга.

Законодательством устанавливается, что если с момента предъявления требования кредитора о погашении задолженности прошло определенное количество лет (три года), то такой долг может быть списан.

При этом очень важно иметь в виду, что момент начала такого периода исчисляется со следующего дня, когда лицо, имеющее на это право, потребовало вернуть долг.

В заключенном договоре может устанавливаться также период, в течение которого должник обязан выполнить предусмотренные для него обязательства (выплатить долг). Срок исковой давности в этом начинает исчисляться со следующего за днем исполнения обязательства дня.

Также не стоит забывать про прерывание срока исковой давности. Если в течение исчисления данного периода должник проведет частичное погашение долга, подпишет акт сверки, осуществит погашение процентов по основному долгу, то срок исковой давности будет прерван.

Он начнет исчисляться со следующего дня, после выше перечисленных событий. В этом случае списать задолженность можно будет только после того, как пройдет три года с новой даты. При этом прерывать срок исковой давности можно много раз, тем самым увеличивая период, когда задолженность будет учитываться на балансе предприятия.

бухпроффи

Важно! Однако, не стоит забывать про существование предельного срока исковой давности. ГК РФ определяет его равным 10 годам. Исчисление его надо осуществлять с момента возникновения задолженности.

Образец приказа о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком давности

Приказ о списании дебиторской задолженности с истекшим сроком давности не имеет специального бланка, который необходимо было бы использовать в обязательном порядке. Поэтому чаще всего компании применяют фирменный бланк, либо разрабатывают собственную форму приказа.

При составлении распоряжения в верхней его части записывается полное название организации.

После этого на следующей строке указывается название документа «Приказ», а затем необходимо поставить его номер. Под этим номером приказ необходимо будет занести в журнал регистрации распоряжений по организации.

Под названием документа обычно указывается краткое содержание документа - к примеру, «О списании дебиторской задолженности».

На следующей строке необходимо указать место составления распоряжения и текущую дату.

• Ст. 196 ГК РФ;
• Акт проведенной инвентаризации и указать данные о его составлении;
• Бухгалтерская справка, также с выходными данными.

Затем записывается слово «Приказываю», после чего необходимо перечислить выдаваемые распоряжения:

• Выполнить списание дебиторской задолженности организации, с проставлением ее названия и суммы долга. В качестве причины списания здесь нужно указать, что истек срок исковой давности;
• Дать указание главному бухгалтеру или иному ответственному лицу произвести отражение данной операции по бухучету и налоговому учету;
• Назначить лицо, которое будет контролировать выполнение приказа.

Оформленный приказ подписывает руководитель фирмы. Ниже свои подписи должны проставить лица, которые назначены как ответственные за какие-либо действия согласно текста приказа.

Образец приказа о списании кредиторской задолженности с истекшим сроком давности

Приказ на не имеет специальной установленной формы. Компании могут применять для этого свой бланк с указанием обязательных реквизитов.

В верхней части документа нужно указать наименование компании.

Ниже записывается его название – «Приказ», после чего проставляется порядковый номер. Под ним распоряжение нужно зарегистрировать в книге учета приказов по предприятию. Следующей строкой можно записать краткое содержание приказа - например, «О списании кредиторской задолженности».

К ним относятся:

• Ст. 196 ГК РФ;
• Акт инвентаризации расчетов с указанием его реквизитов;
• Бухгалтерская справка с указанием ее реквизитов.

После этого записывается слово «Приказываю», после чего формулируются распоряжения:

• Произвести списание задолженности с указанием наименования компании и ее суммы. Также необходимо отметить, что списание производится по причине истечения срока исковой давности;
• Указание главному бухгалтеру отразить данную операцию по бухучету и налоговому учету;
• Указать ответственное лицо, которое будет вести контроль за выполнением этого распоряжения.

Приказ подписывает руководитель. После этого должны проставить свои подписи все прочие лица, которые упомянуты в нем.

Ежегодно предприятия, перед сдачей годового баланса, осуществляют инвентаризацию, по итогам которой выявляют просроченные долги. Курирующие службы организации обязаны вести учет проблемной задолженности, претензионную работу, контролировать сроки возникновения, динамику погашения.

Если долги отнесены к категории безнадежных, то нужно провести списание просроченной дебиторской задолженности в установленном порядке, в противном случае, понадобятся услуги по закрытию бизнеса. Какие суммы относить к проблемным долгам? Как правильно их аннулировать?.

Что такое дебиторская задолженность?

Так именуют долги контрагентов предприятию за выполненные им работы (услуги) и (или) реализованные товары. Если есть уверенность в том, что должник не рассчитается с организацией или срок исковой давности по возврату истек, то задолженность переходит в разряд «безнадежной», то есть невозможной к взысканию.

В чем состоят риски просроченной задолженности?

От размера долгов зависят результаты хозяйственной деятельности предприятия. Благодаря невозврату денег снижается оборот капитала, появляется дефицит ресурсов для расчетов с работниками, кредиторами, по налоговым и другим обязательным платежам в казну.

Высокий уровень просроченной задолженности влечет отказ в банковском заимствовании, поскольку свидетельствует о слабой платежной дисциплине контрагентов, некачественной экспертизе договоров , угрозе невыполнения предприятием обязательств по договорам.

Важно регулярно просматривать состояние дебиторской задолженности, проводить анализ и принимать необходимые меры по ее уменьшению и (или) списанию.

Как правильно списать просроченную дебиторскую задолженность?

Механизм процедуры регламентирован Положением по ведению бухучета и бухотчетности в РФ. Нормативный акт утвержден приказом МФ РФ от 29.07.98 N 34н.

Из-за нецелесообразности дальнейшего отражения просроченных средств на счетах предприятия, они подлежат списанию двумя способами: путем отнесения на финансовый результат (тем самым уменьшая его) и в счет резервного фонда (запаса, создаваемого для покрытия сомнительных долгов).

Причины для аннулирования просроченной задолженности:

1. Минование давностного срока— временного промежутка, в течение которого в судебном порядке предъявляются претензии о возврате долга. Он составляет три года согласно статье 196 ГК РФ.
2. Ликвидация предприятия—должника.
3. Исключение предприятия—должника из ЕГРЮЛ по причине отсутствия деятельности.
4. Возврат исполнительного листа в связи с невозможностью взыскания. Если должник не обладает средствами и активами, реализовав которые можно погасить задолженность, то судебный пристав прекращает производство по делу.

Каков порядок аннулирования?

Документальное списание просроченной дебиторской задолженности заключается в следующем:

1. Руководитель предприятия выносит приказ о проведении инвентаризации. В нем указываются состав комиссии, ответственные лица и сроки процедуры.

1. Инвентаризационная комиссия проводит проверку финансово-учетной и договорной документации.

Долги с истекшим давностным сроком выявляются отдельно по каждому обязательству. Процесс составления договора занимает разные сроки исполнения. Если в документе отсутствует указание на дату оплаты средств, то обязательство должно быть исполнено в течение 7 дней с момента отправки претензии должнику. По истечении указанного времени начинает течь давностный срок.

1. По итогам проверки составляются: инвентаризационный акт расчетов с контрагентами- дебиторами и справка к нему с указанием счетов.

1. Руководитель предприятия издает приказ о проведении аннулирования сомнительных к взысканию долгов. Образец приказа о списании просроченной дебиторской задолженности доступен на сайте ресурса.

1. О том, как списать просроченную дебиторскую задолженность, какие документы служат основанием, изложено в пунктах 77 и 78 Положения. К последним относятся инвентаризационный акт, приказ об аннулировании, письменное обоснование, претензии, бумаги, подтверждающие возникновение и размер задолженности (договоры, ордера, платежные поручения, приемо-сдаточные материалы, акты сверок и т. д.).
2. Ответственные лица составляют акт списания просроченных долгов, утверждаемый затем приказом руководителя.

Когда по итогам осуществленных мероприятий была документально выявлена и списана истекшая задолженность, предстоит правильно отразить это в бухгалтерском и налоговом учете.

Как провести списание просроченной дебиторской задолженности - проводки

Есть два пути решения проблемы: погашение долга за счет средств резервного фонда или отнесение его на расходы.

При наличии резервного фонда сомнительной задолженности в бухгалтерском учете осуществляется проводка - списание просроченной суммы с Кт 62 на Дт 63. Основанием будет служить бухгалтерская справка и договор. После этого сумму относят на счет 007.

Если резервный фонд отсутствует (его недостаточно), необходима проводка с Кт 62 на Дт 91.2. В случае наличия у одного и того же контрагента дебиторского и кредиторского долга, требуется предварительное проведение взаимозачета. Лишь после этого возможно списание безнадежной задолженности, если она не погашена кредиторской.

Если были заложены средства в резервный фонд предприятия, то они идут на покрытие убытков на основании статьи 266 Налогового кодекса. При нехватке резервных сумм безнадежный долг относят на внереализационные расходы, так происходит списание просроченной дебиторской задолженности.

При отсутствии запасов по сомнительной задолженности, убытки включаются во внереализационные затраты. При этом списание осуществляется в налоговом периоде, на который приходится сам факт, служащий основанием (истечение давностного срока, исключение регистрационной записи о должнике, получение постановления судебного пристава о прекращении исполнительного производства). В результате убыточной деятельности руководители часто принимают решение о реорганизации юридического лица.

Наличие дебиторской задолженности — привычное явление на предприятии, но необходимо работать над ее сокращением, в том числе путем правильного отражения в бухгалтерском и налоговом учете. В противном случае главная цель коммерческой организации, заключающаяся в получении прибыли, не будет достигнута.

Если у вас остались вопросы, вы сможете задать их консультантам сайта «33Юриста.ру» . Специалисты подскажут, как правильно составить приказ о списании просроченной дебиторской задолженности, ниже добавлена приблизительная форма приказа.